perancangan dan pembelian bahan perpustakaan
Post on 15-Jan-2017
239 Views
Preview:
TRANSCRIPT
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 1/26
PROSEDUR PERANCANGAN DAN PEMBELIAN
BAHAN PERPUSTAKAAN PK.PPAS(O)01
NAMA
T/TANGAN
TARIKH
DISEDIAKAN OLEH
SITI SALIHA BT MOHD SAID Penolong Pegawai Perpustakaan
08/01/2015
DISEMAK OLEH
SUZLIANA BT ABD HAMID Wakil Pengurusan
08/01/2015
DILULUSKAN OLEH
MASTURA HJ MUHAMAD Pengarah PPAS
08/01/2015
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 2/26
REKOD PINDAAN
Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk mempastikan salinan
dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang
dinyatakan di dalamnya.
HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Para Muka surat Bentuk Pindaan Diluluskan
08/01/2015 Keseluruhan Penambahbaikan Proses
Kerja
Pengarah
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 3/26
KANDUNGAN MUKASURAT
1. Objektif
2. Skop
3. Rujukan
4. Definisi
5. Singkatan
6. Tindakan dan Tanggungjawab
7. Carta Aliran Kerja
8. Rekod Kualiti
9. Lampiran
4
4
4
5 - 6
6
7 - 15
16 - 24
25
26
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 4/26
1. OBJEKTIF
Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi mempastikan perancangan dan
pembelian bahan perpustakaan dilaksanakan dengan betul, cekap dan berkesan,
mengikut keperluan semasa berdasarkan peraturan yang telah ditetapkan PPAS.
2. SKOP
Prosedur ini digunapakai di Bahagian Pembangunan & Pengurusan Koleksi (KOL)
PPAS semasa merancang pembelian bahan serta pelaksanaan proses pembelian
bahan.
3. RUJUKAN
3.1 MK.PPAS.05 - Manual Kualiti MS ISO 9001:2008
Seksyen 7.4 - Proses Perolehan
Seksyen 7.4.3 - Verifikasi Bekalan Dan Perkhidmatan
Seksyen 7.4.4 - Perlantikan Pembekal
Seksyen 7.5.1 - Kawalan Bagi Pelaksanaan Proses-Proses
Seksyen 7.5.3 - Identifikasi dan Kemudahkesanan
Seksyen 8.2.4 - Pemantauan Dan Pengukuran Produk
3.2 Polisi Pembangunan Koleksi PPAS
3.3 Garispanduan Menjadi Pembekal Bahan Perpustakaan Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor.
3.4 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 1 Tahun 2014 (Langkah Penjimatan Dalam Perolehan Kerajaan)
3.5 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 12 Tahun 2007 (Had Nilai dan Syarat-Syarat Pembelian terus Bagi Bekalan dan Perkhidmatan)
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 5/26
4. DEFINISI
4.1 Bahan
Bahan Monograf terdiri daripada buku, ensiklopedia, kamus, direktori, atlas, buku
manual, kertas persidangan, tesis, peta, poster dan brosur,
Bahan Pandang Dengar terdiri daripada VCD, DVD, CD-ROM, Blu Ray, kaset,
gambar, filem dan slaid.
Bahan Terbitan Bersiri terdiri daripada majalah, jurnal, laporan tahunan, indeks,
abstrak, warta kerajaan dan akta.
4.2 Alat Bantu Pemilihan Bahan
Sumber/alat yang dapat dijadikan rujukan dan panduan dalam pemilihan bahan
yang baik bagi koleksi perpustakaan. Contoh: Katalog penerbit, bibliografi, buku
contoh, ulasan di akhbar dan internet dan lain-lain.
4.3 Slip Aliran Kerja
Dokumen yang mengandungi butiran bahan iaitu nama pengarang, judul bahan,
penerbit, tempat terbitan, tahun terbitan, penempatan bahan, nombor katalog,
ISBN, harga bahan, naskhah dan nama pembekal.
4.4 Senarai Pesanan
Dokumen yang mengandungi judul bahan, nama pengarang, penerbit, tahun
penerbitan, tempat penerbitan, harga, ISBN, kuantiti bahan yang dipesan, nama
pembekal, sumber pesanan, nombor pesanan, tarikh pesanan dan syarat
pembekalan bahan.
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 6/26
4.5 Jawatankuasa Pemilihan bahan
Jawatankuasa yang menjalankan pemilihan bahan perpustakaan. Terdiri
daripada Pengarah, Timbalan Pengarah, Ketua Bahagian, Penolong Pegawai
Perpustakaan dan wakil yang dilantik oleh Pengarah. Jawatankuasa pemilihan
bahan secara ad-hoc boleh diwujudkan dalam keadaan tertentu. (Contoh:
Pemilihan di pesta-pesta buku dan lain-lain).
5. SINGKATAN
PPAS - Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor
KOL - Bahagian Pembangunan & Pengurusan Koleksi
PMP - Bahagian Perkhidmatan Maklumat & Penyelidikan
KEW/ P - Bahagian Kewangan dan Penyelenggaraan
JKPB - Jawatankuasa Pemilihan Bahan
TP - Timbalan Pengarah
KB - Ketua Bahagian
PPP - Penolong Pegawai Perpustakaan
PP - Pembantu Perpustakaan
PT - Pembantu Tadbir
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 7/26
6. TINDAKAN DAN T/JAWAB
TINDAKAN T/JAWAB
A. PERANCANGAN PEMBELIAN BAHAN
1. Bincang dengan JKPB perancangan tahunan bagi pembelian bahan
berdasarkan maklumat dan cadangan yang diterima daripada:
a. Pihak kerajaan
b. Penerbit dan pembekal bahan perpustakaan
c. Pelanggan perpustakaan
2. Rujuk belanjawan yang diperuntukkan bagi pembelian bahan:
a. Bahan monograf
b. Bahan pandang dengar
c. Bahan terbitan bersiri
d. Peruntukan kewangan
3. Sediakan perancangan bagi pembelian bahan perpustakaan.
KB
4. Kenal pasti bahan – bahan yang dirancang untuk dibeli mengikut
keperluan pelanggan bagi:
a. Kategori Kanak-kanak
b. Kategori Remaja
c. Kategori Dewasa
d. Jenis bahan
e. Keperluan bilangan bahan
f. Keperluan semasa
JKPB
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 8/26
TINDAKAN T/JAWAB
5. Dapatkan kelulusan Pengarah bagi perancangan yang telah
digariskan.
KB
6. Semak dan luluskan perancangan pembelian bahan
Pengarah
B. PEMILIHAN PEMBEKAL
7. Kemukakan surat permohonan yang diterima dari pembekal kepada
Pengarah.
KB
8. Tetapkan tarikh temuduga.
Pengarah
Temuduga Pembekal
9. Sediakan surat/notis temuduga kepada Panel Temuduga iaitu:
a. Pengarah
b. Ketua Bahagian
PPP
10. Hantar surat panggil temuduga kepada syarikat pembekal
berkenaan.
PPP
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 9/26
TINDAKAN T/JAWAB
11. Semak dan pastikan perkara berikut dikemukakan oleh pembekal
semasa temuduga:
a. Sijil Pendaftaran Syarikat
b. Sijil Kementerian Kewangan (jika ada)
c. Rekod prestasi syarikat
12. Luluskan syarikat pembekal yang memenuhi kriteria.
Panel Temuduga
13. Sediakan Surat Daftar Sebagai Pembekal kepada syarikat
pembekal yang berjaya. (Lampiran 1)
14. Kemukakan Surat Daftar Sebagai Pembekal kepada KB untuk
semakan
15. Kemukakan Surat Daftar Sebagai Pembekal untuk tandatangan
Pengarah
PPP
16. Semak dan tandatangani Surat Daftar Sebagai Pembekal
Pengarah
17. Wujudkan nombor fail syarikat yang telah diluluskan.
PPP
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 10/26
TINDAKAN T/JAWAB
C. PEMILIHAN BAHAN
Monograf/ Pandang Dengar
18. Dapatkan maklumat bahan melalui alat bantu pemilihan bahan.
19. Pilih bahan yang hendak dibeli (bahan monograf & pandang
dengar, rujuk langkah 4).
JKPB
20. Pilih judul, tentukan jumlah naskhah dan penempatan dalam Slip
Aliran Kerja.
21. Semak judul yang dipilih untuk menggelakkan duplikasi
22. Pesan tambahan naskhah jika ada keperluan (bagi judul yang
telah dibeli).
KB/ PPP
Majalah
23. Dapatkan cadangan judul majalah daripada KB PMP dan lain-lain
KB. (jika ada)
24. Sediakan cadangan senarai majalah dan senarai majalah terpilih,
serta lokasi penempatan
25. Kemukakan kertas cadangan kepada Pengarah untuk kelulusan
Ahli Lembaga Pengarah.
JKPB
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 11/26
TINDAKAN T/JAWAB
26. Bentangkan jumlah tajuk, harga dan senarai pembekal dalam
Mesyuarat Lembaga Pengarah untuk kelulusan.
27. Maklumkan kepada KB keputusan mesyuarat secara dasar.
Pengarah
28. Sediakan surat permohonan kelulusan bagi bekalan majalah.
KB
29. Serah maklumat yang berikut kepada KEW/P untuk proses
Pesanan Kerajaan (LO):
a. Sebut harga
b. Kelulusan
c. Borang Pembelian/Tuntutan
PPP
D. PESANAN BAHAN (BUKU)
30. Semak baki peruntukan di dalam sistem.
KB
31. Terima sebutharga dari pembekal.
32. Masuk data bahan yang ingin dipesan ke dalam sistem (Rujuk
AK/PPAS/01).
33. Buat pesanan bahan di dalam sistem. (Rujuk AK/PPAS/02)
34. Cetak Senarai Pesanan
PP
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 12/26
TINDAKAN T/JAWAB
35. Semak Senarai Pesanan
36. Kemukakan kepada Pengarah untuk kelulusan pembelian bahan.
a. Senarai Pesanan
b. Pesanan Kerajaan
c. Borang Permohonan Pembelian & Tuntutan
d. Borang AJK Pemilihan Bahan
PPP
37. Semak dan luluskan pembelian bahan
Pengarah
38. Serah kepada pembekal perkara berikut:
a. Pesanan Kerajaan (Lampiran 2)
b. Senarai Pesanan (Lampiran 3)
PPP/PP
39. Asingkan Borang Permohonan Pembelian/ Tuntutan.
PTR
E. PEMBATALAN PESANAN PPAS
40. Hantar Surat Peringatan kepada pembekal jika bahan masih tidak
dibekalkan dalam tempoh sebulan bagi pesanan bahan tempatan
dan selepas 3 bulan bagi pesanan bahan luar negara.
PPP
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 13/26
TINDAKAN T/JAWAB
41. Jika tiada maklum balas diterima dalam tempoh 2 minggu,
batalkan pesanan tersebut.
PPP
F. PEMBATALAN PESANAN OLEH PEMBEKAL
42. Terima pembatalan pesanan daripada pembekal.
43. Kenalpasti pembatalan pesanan berdasarkan perkara berikut:
a. Bahan tiada dalam stok
b. Bahan tiada dalam cetakan
c. Lewat pembekalan
PP
G. PROSES INVOIS
44. Semak dan pastikan butiran bahan pada invois menepati
pesanan.
PT
45. Kemukakan perkara berikut untuk tandatangan KS/KB.
a. Surat Penyerahan Invois ke KEW/P
b. Invois
c. Nota Hantaran
d. Borang Permohonan Pembelian/ Tuntutan (Lampiran 4)
e. Pesanan Kerajaan
PT
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 14/26
TINDAKAN T/JAWAB
46. Semak dan tandatangani perkara dalam tindakan 45.
KB
47. Sediakan satu salinan Borang Permohonan Pembelian/ Tuntutan
dan Invois.
48. Serahkan perkara di dalam tindakan 45 ke KEW/P untuk
pembayaran.
PP
49. Terima salinan Invois daripada KEW/P dan failkan di dalam Fail
Invois Berbayar.
PT
H. PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL
50. Semak dan nilai prestasi pembekal.
51. Kenalpasti pembekal yang bermasalah.
52. Arahkan PPP sediakan Surat Tunjuk Sebab kepada pembekal
yang bermasalah.
KB
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 15/26
TINDAKAN T/JAWAB
53. Sediakan Surat Tunjuk Sebab kepada pembekal yang tidak
menunjukkan prestasi yang baik dan tidak aktif.
PPP
54. Tandatangani surat tunjuk sebab kepada pembekal.
KB
55. Terima maklumbalas dan nilai semula prestasi pembekal yang
tidak aktif.
56. Gugurkan syarikat pembekal berkenaan dari senarai pembekal
PPAS jika tiada maklum balas dalam tempoh 14 hari.
KB
57. Kemaskini Senarai Pembekal PPAS.
58. Kemukakan Surat Penguguran Pembekal kepada Pengarah.
KB
59. Semak dan tandatangani Surat Pengguguran.
Pengarah
60. Maklumkan secara bersurat kepada pembekal yang telah
digugurkan.
KB
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 16/26
7. CARTA ALIRAN KERJA
A. PERANCANGAN PEMBELIAN BAHAN
TINDAKAN T/JAWAB
KB - Rancang pembelian tahunan.
- Rujuk belanjawan yang diperuntukkan
JKPB
- Kenal pasti bahan yang dirancang
KB
- Dapatkan kelulusan Pengarah
Pengarah
- OK? - Luluskan perancangan
Tidak
Ya
MULA
MULA
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 17/26
B. PEMILIHAN PEMBEKAL
TINDAKAN T/JAWAB
KB - Kemukakan surat permohonan dari pembekal kepada Pengarah
Pengarah
- Tetapkan tarikh temuduga
PPP - Sediakan surat/ notis panggil temuduga
KB
PPP
- Semak, tandatangan
- Hantar surat panggil temuduga
- Temuduga?
Panel
Temuduga - Semak & pastikan syarat temuduga
dipenuhi
- Lulus?
PPP
- Sediakan Surat Daftar Sebagai
Pembekal
MULA
Tidak
Ya
Tidak
Ya
GAGAL
A
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 18/26
B. PEMILIHAN PEMBEKAL (SAMB.)
TINDAKAN T/JAWAB
KB - Semak surat & kemuka kepada Pengarah
Pengarah - Tandatangan Surat
PPP
- Wujudkan no. fail dan kemaskini
TAMAT
A
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 19/26
C. PEMILIHAN BAHAN (MONOGRAF/PANDANG DENGAR)
TINDAKAN T/JAWAB
JKPB -
KB/ PPP -
Pilih & dapatkan maklumat bahan
Pilih judul, tentukan jumlah naskhah & penempatan dalam slip aliran kerja
-
Semak judul untuk elak duplikasi
Duplikasi?
PPP - Betulkan slip aliran kerja
Tidak
Tidak
Ya
MULA
Tambahan
naskhah?
TAMAT
Ya
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 20/26
C. PEMILIHAN BAHAN (MAJALAH)
TINDAKAN T/JAWAB
JKPB -
-
Terima cadangan judul majalah daripada KB PMP/ KB Sediakan cadangan senarai majalah & lokasi
-
Kemuka kertas cadangan & sebutharga kepada Pengarah
Pengarah - -
Semak kertas cadangan Bersetuju?
- Bentang cadangan kepada mesyuarat Ahli Lembaga Pengarah - Maklum keputusan mesyuarat kepada KB KB - Sedia surat permohonan kelulusan PPP - Serah maklumat ke KEW/P
Tidak
Ya
MULA
TAMAT
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 21/26
D. PESANAN BAHAN
TINDAKAN T/JAWAB
KB - PP - -
Semak baki peruntukan Terima sebutharga Masukkan data bahan dalam sistem dan cetak senarai pesanan
PPP -
Betul/memuaskan?
-
Kemuka dokumen kepada Pengarah untuk kelulusan
Pengarah -
Semak dokumen pembelian bahan
- -
Setuju?
Luluskan pesanan
PPP/ PP -
Serahkan dokumen kepada pembekal
PTR - Asingkan Borang Permohonan Pembelian/Tuntutan
Ya
Tidak
MULA
TAMAT
Ya
Tidak
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 22/26
E. PEMBATALAN PESANAN
TINDAKAN T/JAWAB
PPP -
-
Keluarkan surat peringatan jika bahan tidak dibekalkan Batalkan pesanan jika tiada maklum balas dalam tempoh 2 minggu
PP -
-
Terima pembatalan pesanan daripada pembekal. Kenal pasti punca pembatalan
MULA
TAMAT
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 23/26
G. PROSES INVOIS UNTUK PEMBAYARAN
TINDAKAN T/JAWAB
PP -
-
Semak & pastikan butiran invois menepati pesanan
Betul? Kemaskini rekod & daftarkan no. perolehan
Cetak voucher no, catat no bil invois, barkod no
Kemukakan dokumen kepada KB Semak & tandatangan dokumen Sediakan salinan dokumen Failkan invois belum berbayar Serah ke KEW/P Failkan
-
PT -
- KB - PP - - - -
Ya
Tidak
Pulangkan kepada pembekal
MULA
TAMAT
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 24/26
H. PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL
TINDAKAN T/JAWAB
KB - -
Semak & nilai prestasi pembekal
Kenal pasti pembekal bermasalah & arah PPP keluarkan surat tunjuk sebab
PPP -
Sediakan surat tunjuk sebab kepada pembekal
KB - Terima maklum balas daripada pembekal & nilai semula prestasi
- -
Maklumbalas? Kemaskini Senarai Pembekal Berdaftar PPAS
Gugur
Maklum penguguran secara
bersurat
TAMAT
MULA
Ya
Tiada
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 25/26
8. REKOD KUALITI
Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh Penyimpanan
8.1
8.2
8.3
8.4
8.5
8.6
Fail Pembekal Terpilih (No. Fail : PA 3.3/1) Fail Borang Permohonan Pembelian/Tuntutan (No. Fail : PA 3.3/6) Rekod Kod bar Nombor Perolehan Fail Statistik Penerimaan Bahan (No. Fail : PA 3.3/8) Fail Invois Berbayar (No. Fail : PA 3.3/9) Fail Penyerahan Invois (No. Fail : PA 3.3/14)
KOL
KOL
KOL
KOL
KOL
KOL
5 tahun
5 tahun
5 tahun
5 tahun
5 tahun
5 tahun
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)01
NO. KELUARAN
: 01
PERANCANGAN DAN PEMBELIAN BAHAN PERPUSTAKAAN
NO. PINDAAN
: 01
TARIKH KUATKUASA
: 08/01/2015
MUKA SURAT : 26/26
9. LAMPIRAN
Bil. Jenis Lampiran Lampiran
9.1 Contoh Surat Daftar Sebagai Pembekal Lampiran 1
9.2 Contoh Pesanan Kerajaan Lampiran 2
9.3 Contoh Senarai Pesanan Lampiran 3
9.4 Contoh Borang Permohonan Pembelian/Tuntutan
Lampiran 4
top related