penyeliaan berkesan

OLEH :

EN. KHAIROL ANUAR B. MASUAN

Definisi Penyelia

Seseorang yang diberi kuasa dan tanggungjawab untuk merancang dan mengawal tugas-tugas dalam sesuatu organisasi di bawah pengawasan beliau.

Elemen-elemen asas :- Membina dan

mengekalkan satu organisasi yang cekap

Mencipta dan mengekalkan suasana bekerja yang berkesan

Mengawal tugas-tugas tersebut

Merancang objektif organisasi Memastikan orang bawahan faham objektif organisasi Mengekalkan hubungan organisasi dan orang bawahan Menjelaskan, mengarah dan mengawal segala aktiviti organisasi Kumpulan perlu dalam organisasi Mencadangkan perubahan dalam organisasi - jika perlu Gunakan kepakaran sewajarnya Menyelaras semua aktiviti kumpulan bagi

mencapai objektif

Hubungan yang baik di kalangan pekerja Ujudkan komunikasi yang baik Maklumat yang tepat dan lengkap - polisi,misi,visi,objektif Pertingkatkan moral kakitangan Kekalkan tindakan tatatertib Kursus orientasi / Induksi Latihan pekerja baru / baru bertukar Menyelaras hal berkaitan pertukaran, naik pangkat atau tatatertib Kenaikan gaji

Penurunan kuasa / tanggungjawab Keputusan yang baik dan tepat Peraturan dalaman Motivasi Kawalan kualiti

Tanggungjawab kepada :-◦Pengurusan Atasan◦Kakitangan Lain◦Kakitangan Unit / Seksyen Lain◦Penyelia Lain◦Kesatuan Sekerja

Perancangan :- Tetapkan objektif Tentukan andaian/anggapan / sasaran Menyemak segala kemungkinan perancangan /

strategi Kenalpasti plan tindakan yang sesuai / plan

kotegensi Pilih pilihan plan terbaik Tukar plan kepada tindakan dan laksanakan Tindakan susulan

Organising / Mengelola :- Kerja dijelaskan mengikut objektif organisasi Membahagikan tenaga kerja dengan sewajarnya Kumpul aktiviti tertentu dalam satu kumpulan

tertentu Pilih mekanisma yang sesuai / pilih anggota sesuai Memantau keberkesanannya dan buat

penyelarasan jika perlu untuk meningkatkan keberkesanan tersebut

Staffing (Menyelaras) :- Tentukan pekerja diletakkan mengikut

kepakaran Latihan dan Perkembangan Staf Penempatan Program Orientasi Persekitaran Yang Produktif

Leading (Mengetuai) :- Menentukan pekerja membuat mengikut apa yang

telah ditetapkan Berkaitan kualiti pemimpin/penyelia atau gaya,

kuasa dan aktiviti komunikasi, kepimpinan, motivasi dan disiplin

Aktiviti ‘Directing’ / Mengarah :- Komunikasi Membuat Keputusan Penyelesaian Masalah Motivasi Kepimpinan Penugasan (Delegation)

Kawalan / Mengukur (Controlling) :- Proses untuk memastikan matlamat / objektif

organisasi tercapai

Proses Kawalan / Pengukuran Menetapkan sasaran atau indikator Mmengukur pencapaian prestasi berdasarkan

standard Analisa dan mengukur prestasi dan

mengambil tindakan pembetulan berdasarkan standard yang telah ditetapkan.

“Organising” ialah “mengumpulkan aktiviti-aktiviti yang perlu untuk mencapai objektif organisasi dan menugaskan tiap-tiap kumpulan aktiviti kepada seseorang berserta dengan autoriti untuk menguruskannya”

Melibatkan 3 langkah utama :-1.Menetapkan kerja yang hendak dibuat

2.Membuat struktur

3.Memperuntukkan sumber-sumber

Gunakan prinsip “Persamaan Tugas”

Carta Organisasi - menunjukkan kedudukan kerja dan kepada siapa ia bertanggugjawab.

Memberi panduan kepada ‘superior’ dan ‘surbordinat’ arah sebenar yang hendak ditujui.

Menolong menyelesaikan masalah

Kunci kepada penyusunan semula.

Manusia dan peralatan - pekerja dipertugaskan dengan kerja yang boleh dilaksanakannya.

Kebolehan, minat dan kecenderungan pekerja perlu diambilkira.

Menyediakan peralatan dan mesin yang sesuai dengan kerja (dan pekerja).

MENGETAHUI OBJEKTIF

? ? ?

KERJA-KERJA YANG TERLIBAT

JENIS KAKITANGAN

BILANGANNYA

TEMPAT DAN BENTUKNYA

ALAT-ALAT DAN KELENGKAPAN YANG DIPERLUKAN

WANG YANG DIKEHENDAKI

A. SENARAIKAN AKTIVITI-AKTIVITI YANG TERLIBAT

A. BENTUK STRUKTUR CARTAORGANISASI

- PANDUAN ARAHAN- BIDANG KAWALAN

B. PERHUBUNGAN KERJA, KUASADAN TANGGUNGJAWAB

- TINGGI / RENDAH- SENIOR / JUNIOR- PENGALAMAN TAK

PENGALAMAN

C. TETAPKAN PERATURAN-PERATURAN CARA-CARA STANDARD

D. SEDIAKAN SENARAI TUGAS

DAPATKAN SUMBER : TEMPAT MANUSIA ALAT-ALAT BAHAN MESIN WANG

PASTIKAN PEMBEKALAN

MEMPERUNTUKAN SUMBER : MANUSIA -

SESUAI DENGAN KERJA

ALAT-ALAT - SESUAI DENGAN PEKERJA DAN KERJA

Dapatkan keyakinan / hormat dari staff Kerapkali berbincang dgn individu / ahli kumpulan Penyertaan ahli kumpulan dalam perancangan Perjelaskan sebarang perubahan perancangan segera Ujud cadangan dalam setiap tindakan Gunakan pengetahuan ahli kumpulan dan kenalpasti personaliti

ahli kumpulan

Beri penghargaan kepada ahli yang menyumbang Kawal sensitiviti tingkahlaku ahli kumpulan Beri pengiktirafan jika perlu Kritikan membina Be consistent (tetap dalam tingkahlaku) Tentukan matlamat jelas dan berkesan Demonstrate pride (maruah kumpulan)

Penyelia yang baik perlu kepada penugasan kerja.

Penugasan kerja bukan bermaksud memberi kuasa memimpin secara total kepada orang bawahan atau orang yang dipimpin.

Penugasan adalah memberi kepercayaan kepada pekerja bawahan agar mereka bertanggungjawab terhadap kerja dengan memberikan sedikit kuasa.

Ada beberapa sebab baik dan buruk, jika pekerja baru kepada tugas atau tiada kemahiran atau memerlukan latihan.

Kakitangan tidak mempunyai masa / sumber

Penugasan hanya menyebabkan kerja penyelia ringan

Penyelia rasa dia sahaja yang tahu tentang kerja itu

Tidak yakin kepada orang lain Tidak mahu ambil risiko Suka berahsia dan tak percaya staff Takut silap Takut hilang kuasa/penghargaan Tidak yakin kepada pengurusan atasan Tidak yakin kepada penyelia dalam penugasan

kerja berdasarkan pengalaman lepas Kurang yakin terutama pekerja baru, takut

dikritik atau takut gagal Penolakan dari pihak bawahan sebab pihak

atasan tidak beri pengiktirafan Kurang yakin pada keupayaan diri sendiri

Anda tidak boleh membuat semua kerja Kerja anda adalah untuk mengurus Mereka yang hampir dengan masalah lebih mudah

menyelesaikannya Penugasan menjurus kepada kepercayaan,

penghormatan dan pengiktirafan kepada individu / kumpulan

Penugasan menjurus kepada pengembangan dan pembangunan staff

Sebagai penyelia, tidak semua kuasa dan tanggungjawab boleh diturunkan. Tidak boleh menurunkan semua tanggungjawab dan kuasa yang ada.

Kepercayaan, keyakinan dan pengetahuan staff adalah penting dalam penentuan penugasan kerja.

Latihan adalah perlu. Pemahaman staff adalah elemen penting dalam

penugasan kerja iaitu sebagai garis pemisah setiap kuasa.

Bila tidak ada masa untuk melaksanakan sesuatu tugas yang diserahkan kepada anda

Bila penyelesaian masalah yang lebih bersifat domestik / bawahan

Bila penyelia mementingkan pembangunan staff

Bila ahli kumpulan sanggup menerima sebarang obligasi untuk melakukannya demi kejayaan organisasi

YANG BAIK DAN SEMPURNA DARI ALLAH

YANG LEMAH DAN KEKURANGAN DARI SAYA SENDIRI

SEKIAN TERIMA KASIH.