penyeliaan berkesan

37
OLEH : EN. KHAIROL ANUAR B. MASUAN

Upload: khairolanuarmasuan

Post on 12-Aug-2015

2.000 views

Category:

Documents


336 download

TRANSCRIPT

Page 1: Penyeliaan Berkesan

OLEH :

EN. KHAIROL ANUAR B. MASUAN

Page 2: Penyeliaan Berkesan

Definisi Penyelia

Seseorang yang diberi kuasa dan tanggungjawab untuk merancang dan mengawal tugas-tugas dalam sesuatu organisasi di bawah pengawasan beliau.

Page 3: Penyeliaan Berkesan

Elemen-elemen asas :- Membina dan

mengekalkan satu organisasi yang cekap

Mencipta dan mengekalkan suasana bekerja yang berkesan

Mengawal tugas-tugas tersebut

Page 4: Penyeliaan Berkesan

Merancang objektif organisasi Memastikan orang bawahan faham objektif organisasi Mengekalkan hubungan organisasi dan orang bawahan Menjelaskan, mengarah dan mengawal segala aktiviti organisasi Kumpulan perlu dalam organisasi Mencadangkan perubahan dalam organisasi - jika perlu Gunakan kepakaran sewajarnya Menyelaras semua aktiviti kumpulan bagi

mencapai objektif

Page 5: Penyeliaan Berkesan

Hubungan yang baik di kalangan pekerja Ujudkan komunikasi yang baik Maklumat yang tepat dan lengkap - polisi,misi,visi,objektif Pertingkatkan moral kakitangan Kekalkan tindakan tatatertib Kursus orientasi / Induksi Latihan pekerja baru / baru bertukar Menyelaras hal berkaitan pertukaran, naik pangkat atau tatatertib Kenaikan gaji

Page 6: Penyeliaan Berkesan

Penurunan kuasa / tanggungjawab Keputusan yang baik dan tepat Peraturan dalaman Motivasi Kawalan kualiti

Page 7: Penyeliaan Berkesan

Tanggungjawab kepada :-◦Pengurusan Atasan◦Kakitangan Lain◦Kakitangan Unit / Seksyen Lain◦Penyelia Lain◦Kesatuan Sekerja

Page 8: Penyeliaan Berkesan

Perancangan :- Tetapkan objektif Tentukan andaian/anggapan / sasaran Menyemak segala kemungkinan perancangan /

strategi Kenalpasti plan tindakan yang sesuai / plan

kotegensi Pilih pilihan plan terbaik Tukar plan kepada tindakan dan laksanakan Tindakan susulan

Page 9: Penyeliaan Berkesan

Organising / Mengelola :- Kerja dijelaskan mengikut objektif organisasi Membahagikan tenaga kerja dengan sewajarnya Kumpul aktiviti tertentu dalam satu kumpulan

tertentu Pilih mekanisma yang sesuai / pilih anggota sesuai Memantau keberkesanannya dan buat

penyelarasan jika perlu untuk meningkatkan keberkesanan tersebut

Page 10: Penyeliaan Berkesan

Staffing (Menyelaras) :- Tentukan pekerja diletakkan mengikut

kepakaran Latihan dan Perkembangan Staf Penempatan Program Orientasi Persekitaran Yang Produktif

Page 11: Penyeliaan Berkesan

Leading (Mengetuai) :- Menentukan pekerja membuat mengikut apa yang

telah ditetapkan Berkaitan kualiti pemimpin/penyelia atau gaya,

kuasa dan aktiviti komunikasi, kepimpinan, motivasi dan disiplin

Aktiviti ‘Directing’ / Mengarah :- Komunikasi Membuat Keputusan Penyelesaian Masalah Motivasi Kepimpinan Penugasan (Delegation)

Page 12: Penyeliaan Berkesan

Kawalan / Mengukur (Controlling) :- Proses untuk memastikan matlamat / objektif

organisasi tercapai

Proses Kawalan / Pengukuran Menetapkan sasaran atau indikator Mmengukur pencapaian prestasi berdasarkan

standard Analisa dan mengukur prestasi dan

mengambil tindakan pembetulan berdasarkan standard yang telah ditetapkan.

Page 13: Penyeliaan Berkesan

“Organising” ialah “mengumpulkan aktiviti-aktiviti yang perlu untuk mencapai objektif organisasi dan menugaskan tiap-tiap kumpulan aktiviti kepada seseorang berserta dengan autoriti untuk menguruskannya”

Page 14: Penyeliaan Berkesan

Melibatkan 3 langkah utama :-1.Menetapkan kerja yang hendak dibuat

2.Membuat struktur

3.Memperuntukkan sumber-sumber

Page 15: Penyeliaan Berkesan

Gunakan prinsip “Persamaan Tugas”

Page 16: Penyeliaan Berkesan

Carta Organisasi - menunjukkan kedudukan kerja dan kepada siapa ia bertanggugjawab.

Memberi panduan kepada ‘superior’ dan ‘surbordinat’ arah sebenar yang hendak ditujui.

Menolong menyelesaikan masalah

Kunci kepada penyusunan semula.

Page 17: Penyeliaan Berkesan

Manusia dan peralatan - pekerja dipertugaskan dengan kerja yang boleh dilaksanakannya.

Kebolehan, minat dan kecenderungan pekerja perlu diambilkira.

Page 18: Penyeliaan Berkesan

Menyediakan peralatan dan mesin yang sesuai dengan kerja (dan pekerja).

Page 19: Penyeliaan Berkesan
Page 20: Penyeliaan Berkesan

MENGETAHUI OBJEKTIF

? ? ?

Page 21: Penyeliaan Berkesan

KERJA-KERJA YANG TERLIBAT

JENIS KAKITANGAN

BILANGANNYA

Page 22: Penyeliaan Berkesan

TEMPAT DAN BENTUKNYA

ALAT-ALAT DAN KELENGKAPAN YANG DIPERLUKAN

WANG YANG DIKEHENDAKI

Page 23: Penyeliaan Berkesan

A. SENARAIKAN AKTIVITI-AKTIVITI YANG TERLIBAT

Page 24: Penyeliaan Berkesan

A. BENTUK STRUKTUR CARTAORGANISASI

- PANDUAN ARAHAN- BIDANG KAWALAN

Page 25: Penyeliaan Berkesan

B. PERHUBUNGAN KERJA, KUASADAN TANGGUNGJAWAB

- TINGGI / RENDAH- SENIOR / JUNIOR- PENGALAMAN TAK

PENGALAMAN

Page 26: Penyeliaan Berkesan

C. TETAPKAN PERATURAN-PERATURAN CARA-CARA STANDARD

D. SEDIAKAN SENARAI TUGAS

Page 27: Penyeliaan Berkesan

DAPATKAN SUMBER : TEMPAT MANUSIA ALAT-ALAT BAHAN MESIN WANG

PASTIKAN PEMBEKALAN

Page 28: Penyeliaan Berkesan

MEMPERUNTUKAN SUMBER : MANUSIA -

SESUAI DENGAN KERJA

ALAT-ALAT - SESUAI DENGAN PEKERJA DAN KERJA

Page 29: Penyeliaan Berkesan

Dapatkan keyakinan / hormat dari staff Kerapkali berbincang dgn individu / ahli kumpulan Penyertaan ahli kumpulan dalam perancangan Perjelaskan sebarang perubahan perancangan segera Ujud cadangan dalam setiap tindakan Gunakan pengetahuan ahli kumpulan dan kenalpasti personaliti

ahli kumpulan

Page 30: Penyeliaan Berkesan

Beri penghargaan kepada ahli yang menyumbang Kawal sensitiviti tingkahlaku ahli kumpulan Beri pengiktirafan jika perlu Kritikan membina Be consistent (tetap dalam tingkahlaku) Tentukan matlamat jelas dan berkesan Demonstrate pride (maruah kumpulan)

Page 31: Penyeliaan Berkesan

Penyelia yang baik perlu kepada penugasan kerja.

Penugasan kerja bukan bermaksud memberi kuasa memimpin secara total kepada orang bawahan atau orang yang dipimpin.

Penugasan adalah memberi kepercayaan kepada pekerja bawahan agar mereka bertanggungjawab terhadap kerja dengan memberikan sedikit kuasa.

Page 32: Penyeliaan Berkesan

Ada beberapa sebab baik dan buruk, jika pekerja baru kepada tugas atau tiada kemahiran atau memerlukan latihan.

Kakitangan tidak mempunyai masa / sumber

Penugasan hanya menyebabkan kerja penyelia ringan

Penyelia rasa dia sahaja yang tahu tentang kerja itu

Page 33: Penyeliaan Berkesan

Tidak yakin kepada orang lain Tidak mahu ambil risiko Suka berahsia dan tak percaya staff Takut silap Takut hilang kuasa/penghargaan Tidak yakin kepada pengurusan atasan Tidak yakin kepada penyelia dalam penugasan

kerja berdasarkan pengalaman lepas Kurang yakin terutama pekerja baru, takut

dikritik atau takut gagal Penolakan dari pihak bawahan sebab pihak

atasan tidak beri pengiktirafan Kurang yakin pada keupayaan diri sendiri

Page 34: Penyeliaan Berkesan

Anda tidak boleh membuat semua kerja Kerja anda adalah untuk mengurus Mereka yang hampir dengan masalah lebih mudah

menyelesaikannya Penugasan menjurus kepada kepercayaan,

penghormatan dan pengiktirafan kepada individu / kumpulan

Penugasan menjurus kepada pengembangan dan pembangunan staff

Page 35: Penyeliaan Berkesan

Sebagai penyelia, tidak semua kuasa dan tanggungjawab boleh diturunkan. Tidak boleh menurunkan semua tanggungjawab dan kuasa yang ada.

Kepercayaan, keyakinan dan pengetahuan staff adalah penting dalam penentuan penugasan kerja.

Latihan adalah perlu. Pemahaman staff adalah elemen penting dalam

penugasan kerja iaitu sebagai garis pemisah setiap kuasa.

Page 36: Penyeliaan Berkesan

Bila tidak ada masa untuk melaksanakan sesuatu tugas yang diserahkan kepada anda

Bila penyelesaian masalah yang lebih bersifat domestik / bawahan

Bila penyelia mementingkan pembangunan staff

Bila ahli kumpulan sanggup menerima sebarang obligasi untuk melakukannya demi kejayaan organisasi

Page 37: Penyeliaan Berkesan

YANG BAIK DAN SEMPURNA DARI ALLAH

YANG LEMAH DAN KEKURANGAN DARI SAYA SENDIRI

SEKIAN TERIMA KASIH.