penulisan surat rasmi

PENULISAN SURAT RASMI

Disediakan oleh:

INTAN SHARIZAT MUHAMAD NASIR

PEN. PENGARAH (PENGURUSAN)

HOSPITAL KUALA KRAI

ISI KANDUNGAN

OBJEKTIF

1. Memberi kefahaman kepada peserta mengenai perbezaan surat rasmi jabatan dan memo.

2. Mendedahkan teknik penulisan surat rasmi yang berkualiti

3. Memberi kesedaran kepada peserta kepentingan pengurusan rekod dan surat-menyurat

• Surat ialah alat komunikasi bertulis.• Ia dibahagikan 2 KATEGORI : - surat rasmi - surat tidak rasmi• Surat rasmi memainkan peranan penting dalam

kerjaya pada masa kini.• Kepentingan surat rasmi: - dokumentasi yang dijadikan bahan rujukan

apabila timbul sesuatu masalah. - sebagai duta iaitu duta peribadi, jabatan atau n

negara.

PENGENALAN

RUJUKAN

JENIS SURAT RASMI

CIRI-CIRI SURAT RASMI

KEGUNAAN SURAT RASMI

KEGUNAAN SURAT RASMI

FORMAT SURAT RASMI

• Pengenalan pengirim dan penerima• Rujukan fail (pengirim/ penerima)• Tarikh surat• Tajuk Surat• Isi surat• Penutup surat (harapan, nama pengirim dan

jawatan)• Identation (jarak tepi permulaan menulis)• Jarak perenggan• Jarak baris

1

2

6

78

5

3 4

9

CONTOH FORMAT SURAT RASMI

BIL PERKARA KANDUNGAN

1 Kepala Surat Maklumat Penghantar:• logo• Nama Jabatan• Alamat Jabatan• Poskod• No. Telefon Jabatan• No Faks Jabatan• E-mail

2 Maklumat Penerima

• Rujukan penerima• Rujukan pengirim• Tarikh keluar surat• Nama penerima dan jawatan• Alamat penuh penerima• (u.p.:) Nama pegawai petugas – jika perlu• Melalui: (ketua penerima surat – jika berkenaan)

CONTOH FORMAT SURAT RASMI

BIL PERKARA KANDUNGAN

3 Sapaan / Gelaran Dato’/ Datin/ Tuan/ Puan

4 Tajuk Surat • Ditaip dengan huruf besar• Dihitamkan• Digaris bawah

5 Isi/ Maksud surat • Pembukaan bicara dan rujukan(Angka 1 tidak ditaip sebagai pengenalan)• Perenggan pertama: maksud sebenar surat(Angka 2 – Isi/ maksud surat yang utama• Pecahan isi surat – sebab musabab dan tujuanCth: 2.1 Senarai nama yang akan hadir kursus sebagaimana berikut:- i) Azmi b. Abas ii) Rosak Anak Binasa

CONTOH FORMAT SURAT RASMI

BIL PERKARA KANDUNGAN

6 Penutup Penutup surat dan ucapan terima kasih

7 Slogan Ungkapan khas organisasi

8 Pengakuan Kesetiaan

Saya yang menurut perintah

9 Pengirim •Tandatangan pengirim•Nama pengirim•Jawatan pengirim•Kenyataan perwakilan (b.p. jika perlu)

10 Penerima salinan s.k Ketua Jabatan Patologi Penyelia Asrama

PRINSIP PENULISAN SURAT(4C + 1P)

PRINSIP PENULISAN SURAT(4C + 1P)

• Ejaan • Tatabahasa• Laras bahasa (penggunaan ganti nama

& gelaran)• Data, fakta dan maklumat• Wacana• Format teknik

CORRECT (BETUL)

PRINSIP PENULISAN SURAT(4C + 1P)

• Tujuan• Perkara / Tajuk / mesej• Protokol/ prosedur penulisan• Struktur penulisan• Ayat mudah difahami• Urutan logik• Penggunaan perenggan• Sistem nombor

CLEAR (JELAS)

PRINSIP PENULISAN SURAT(4C + 1P)

• Terus kepada mesej• Tiada pembaziran perkataan• Tiada ayat-ayat berbunga

CONSICE(RINGKAS & PADAT)

PRINSIP PENULISAN SURAT(4C + 1P)

• Data utama dan data sokongan• Spesifikasi terperinci• Maklumat lengkap• Rasional/ justifikasi• Konstruktif

COMPREHENSIVE (LENGKAP)

PRINSIP PENULISAN SURAT(4C + 1P)

• Diplomasi• Wacana hormat• Wacana rujukan• Wacana harapan• Wacana antisipasi (jangkaan)

POLITE (SOPAN)

PRINSIP PENULISAN SURAT(4C + 1P)

• Diplomasi• Wacana hormat• Wacana rujukan• Wacana harapan• Wacana antisipasi (jangkaan)

POLITE (SOPAN)

MEMO

• Ia merupakan singkatan perkataan ‘memorandum’.

• Ia bermaksud catatan atau peringatan.• Ia berperanan seperti surat tetapi

biasanya digunakan untuk jabatannya sendiri.

PENGENALAN

MEMO

• Gaya bahasa yang digunakan untuk tulis memo berbeza dengan gaya penulisan rasmi.

• Memo memfokuskan kepada isi yang hendak disampaikan.

GAYA BAHASA

MEMO

• Ringkas, padat dan jelas• Lembut dan berdiplomasi• Tidak menimbulkan sikap negatif pada

pembaca• Tidak timbulkan prasangka• Elakkan daripada membuat teguran

berbentuk negatif.

TIPS BAHASA

MEMO

• Bersama-sama ini dikembalikan draf memo berkenaan. Draf ini kurang memuaskan dari segi ejaan dan tatabahasa. Tuan diminta menulis semula dengan membetulkan ejaan dan tatabahasa yang telah ditanda sebelum memo ini diedarkan.

Contoh 1

MEMO

• Bersama-sama ini dikembalikan draf memo berkenaan. Draf ini telah pun disemak dan dikesan terdapat sedikit kesilapan ejaan dan tatabahasa seperti yang telah ditandai. Saya berharap tuan dapat membaikinya sebelum mengedarkannya.

Contoh 2

MEMO

KAEDAH PENULISAN

MEMO

KAEDAH PENULISAN

KERTAS KERJA

• Biasanya kertas kerja dibuat untuk tujuan berikut:-

a)Permohonan pelaksanaan kursusb)Memberi cadangan & alternatifc) Tatatertib

KERTAS KERJA

1. Latar belakang2. Objektif3. Penyertaan4. Kumpulan sasaran5. Tempat 6. Tarikh7. Penganjur8. Penceramah 9. Anggaran Perbelanjaan10. Tentatif Program11. Penutup12. Keputusan

PERMOHONAN ANJUR KURSUS