penulisan & penutupan ncr - reg.upm.edu.myreg.upm.edu.my/reg/etc/audit/penulisan n penutupan...

PENULISAN & PENUTUPAN NCR

Pemantapan Audit Dalam 26 Mei 2011 Hotel Uniten

1

Penulisan Ketidakpatuhan • Guna Borang Ketidakpatuhan PGR/BR03/KKP • Jelas --- senang difahami • Tepat --- spesifik kepada proses, peralatan,

rekod tertentu – Rujukan kepada keperluan standard, peraturan,

dokumen Sistem Pengurusan Kualiti

• Padat --- ketidakpatuhan dinyatakan secara terperinci 2

• PGR.BR03.KKP - Kawalan Produk Perkhidmatan Tidak Patuh.pdf

3

Pernyataan ketidakpatuhan 3 elemen

• F --- Penemuan ketidakpatuhan

• OE --- Bukti yang objektif

• R --- Keperluan kriteria audit

4

Ketidakpatuhan

• Penemuan tidak memenuhi kriteria berikut: – Standard MS ISO 9001:2008 – Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti – Peraturan/akta/dasar – Keperluan pelanggan

5

Bukti yang objektif

• Rekod/dokumen • Pemerhatian (persekitaran, pelaksanaan

proses) • Jawapan yang diberikan (informasi) + verifikasi • Penemuan ujian

6

Penemuan

• Didapati kompetensi pegawai tidak ditentukan

• Pegawai yang mengendalikan aplikasi i-GIMS bagi Sem.2 2009/2010 di

• SPS --- A09988, A04455

• Fakulti Pertanian --- A06578, KA01122

• Institut Biosains ---KA04321

• Klausa 6.2.2 • SPK --- Arahan

Kerja Latihan Pegawai

Bukti yang objektif Keperluan Kriteria Audit

7

8

C. Keterangan Ketidakpatuhan Tandakan ( ) pada ruangan berkaitan. i. Keperluan: Standard MS ISO 9001, Klausa 6.2.2 Dokumen Sistem Pengurusan Kualiti Arahan Kerja Latihan Pegawai Akta/Peraturan ____________________________ Lain-lain _____________________________

Borang Ketidakpatuhan (PGR/BR03/KKP

Borang Ketidakpatuhan (PGR/BR03/KKP

II. Penemuan ketidakpatuhan

– Didapati kompetensi pegawai tidak ditentukan

III. Bukti yang objektif – Pegawai yang mengendalikan i-GIMS bagi Semester 2

2009/2010 – SPS – A09988, A04455, F. Pertanian – A06578, KA01122,

Institut Biosains – KA04321 9

Borang Ketidakpatuhan (PGR/BR03/KKP

I. Keperluan – Standard MS ISO 9001, Klausa 6.22 – Dokumen SPK, PGR Latihan

II. Penemuan ketidakpatuhan

– Didapati kompetensi pegawai tidak ditentukan

III. Bukti yang objektif – Pegawai yang mengendalikan i-GIMS bagi Semester 2

2009/2010 – SPS – A09988, A04455, F. Pertanian – A06578, KA01122, Institut

Biosains – KA04321 10

Peringatan dalam penulisan Laporan Ketidakpatuhan

• Nama tidak dicatit (kecuali untuk rekod latihan staf)

• Juruaudit bukan membuat penilaian staf

• Juruaudit melihat kepada kepatuhan dan

ketidakpatuhan

• Juruaudit tidak mengkritik atau menuduh 11

Kenapa Laporan Ketidakpatuhan tidak boleh ditutup

• Tindakan pembetulan tidak dilaksanakan • Tindakan pembetulan dilaksanakan tetapi tidak

berkesan (punca penyebab tidak di analisis) • Tindakan pembetulan dilaksanakan tetapi tidak

berkesan (punca penyebab di analisis) • Keadaan telah bertukar di mana cadangan

tindakan pembetulan tidak lagi relevan untuk dilaksanakan.

12

13

PENULISAN NCR

PENUTUPAN NCR

14

CARTA ALIRAN SUSULAN PENUTUPAN AUDIT

Tindakan pembetulan

Susulan audit oleh juruaudit

Berkesan?

Rekod Bukti & Tutup NCR

Buat Laporan / kemaskini log

Proses tamat

Rekod Bukti, NCR tidak ditutup. Keluar semula NCR tidak

ya

Failkan

Penyataan Ketidakpatuhan

Kenalpasti Punca Penyebab Ketidakpatuhan

Tindakan auditi

• PGR.BR03.KKP - Kawalan Produk Perkhidmatan Tidak Patuh.pdf

15

• E. Pengesahan Keberkesanan Tindakan Pembetulan

• TIDAK DITERIMA Dalam siasatan dan tidak ditutup, pengesahan semula pada:___________ (jika perlu) / Ketidakpatuhan baharu dikeluarkan.

• DITERIMA Pengesahan tindakan berkesan dan ketidakpatuhan ditutup

• Tarikh: _____ Tandatangan: _________________ Nama :

16

Perincian Susulan Audit

• Tanggungjawab Juruaudit Organisasi – Menyemak pembetulan yang dilaksanakan. (Jika boleh

dilaksanakan) – Menyemak tindakan pembetulan yang dilaksanakan – Mengesah keberkesanan tindakan yang dilaksanakan

17

Perincian Susulan Audit

• Kaedah/Aktiviti Penutupan Ketidakpatuhan –

– Pemeriksaan di lokasi (site visits) Contoh: mengesah jentera pertanian berfungsi – “Closed-off remotely” Semakan pada dokumen yang

dikemukakan sebagai bukti Contoh: penyediaan jadual penyelenggaraan &

rekod penyelenggaraan, pertukaran pada prosedur 18

Perincian Susulan Audit • Perkara dilaksanakan oleh Juruaudit sebelum setuju

menutup ketidakpatuhan –1. Menyemak tindakan yang dilaksanakan

organisasi berkenaan • Pembetulan (jika boleh dilaksanakan) • Analisis punca penyebab • Pelaksanaan tindakan pembetulan • Kesan pada tindakan pembetulan

19

Perincian Susulan Audit

• Perkara dilasanakan oleh Juruaudit sebelum setuju menutup ketidakpatuhan –2. Memastikan adanya bukti yang objektif [Objective Evidence = Information + Verification] untuk menunjukkan tindakan pembetulan telah

dilaksanakan dengan sempurna dan memastikan ketidakpatuhan tidak berulang lagi

20

Perincian Susulan Audit

• Perkara dilaksanakan oleh Juruaudit sebelum setuju menutup ketidakpatuhan

–3. Merekod bukti yang objektif pada borang ketidakpatuhan sebagai pengesahan keberkesanan tindakan pembetulan

21

Perincian Susulan Audit

• Perkara dilaksanakan oleh Juruaudit sebelum setuju menutup ketidakpatuhan – 4. Mengesahkan keberkesanan tindakan yang

telah dilaksanakan atau sebaliknya. Jika tindakan pembetulan tidak sempurna & berkesan, tidak boleh ditutup dan dikeluarkan semula

– laporan tindakan pembetulan merujuk kepada laporan yang lama dan mempersetujui tempoh baru penyempurnaan tindakan pembetulan 22

• Klausa 8.2.2 (Audit Dalaman) – Pihak pengurusan proses yang diaudit mestilah

memastikan pembetulan dan tindakan pembetulan diambil tanpa lengah untuk menyingkir punca-punca dan ketidakpatuhan yang dikesan

• Klausa 8.5.3 (Tindakan Pembetulan) – Mengambil tindakan untuk menyingkir punca-

punca ketidakpatuhan untuk memastikan ketidakpatuhan tersebut tidak berulang 23

24

Klausa 8.2.2 (Audit Dalaman) Pihak pengurusan proses yang diaudit mestilah memastikan

pembetulan dan tindakan pembetulan diambil tanpa lengah untuk menyingkir punca-punca dan ketidakpatuhan yang dikesan.

Klausa 8.5.2 (Tindakan Pembetulan) Mengambil tindakan untuk menyingkir punca-punca

ketidakpatuhan untuk memastikan ketidakpatuhan tersebut tidak berulang.

Klausa 8.5.3 (Tindakan Pencegahan) Mengambil tindakan untuk menyingkir punca-punca

ketidakpatuhan yang berpotensi untuk memastikan mengelakkan ketidakpatuhan tersebut berlaku.

PENYINGKIRAN PUNCA KETIDAKPATUHAN

25

Masalah/ketidakpatuhan – • Didapati kompetensi pegawai tidak ditentukan Punca – 1. Prosedur hanya meliputi pegawai SPS sahaja 2. Latihan hanya menekankan aspek kefahaman terhadap

dokumen SPK sahaja. Tindakan Pembetulan – 1. Pinda prosedur di mana latihan berkaitan proses pengajian

siswazah, contohnya penggunaan i-GIMS hendaklah meliputi pegawai di PTJ.

2. Penerangan terhadap prosedur yang dipinda akan diberikan kepada staf yang menguruskan latihan.

2. Analisis Keperluan Latihan (TNA) pegawai perlu mencakupi aspek kemahiran teknikal seperti penggunaan i-GIMS.

26

Susulan Audit – Didapati semua tindakan pembetulan telah diambil: 1. Pindaan prosedur di mana latihan berkaitan proses

pengajian siswazah, contohnya penggunaan i-GIMS telah mengambil kira pegawai di PTJ.

2. Penerangan terhadap prosedur yang dipinda telah diberikan kepada staf yang menguruskan latihan pada 21 Jun 2010 berdasarkan senarai kehadiran yang direkodkan.

3. Analisis Keperluan Latihan (TNA) pegawai telah mencakupi aspek kemahiran teknikal seperti penggunaan i-GIMS (rujuk rekod TNA).

4. Semua pegawai yang mengendalikan i-GIMS di SPS dan PTJ mempunyai kemahiran minimum yang diperlukan semasa susulan audit dibuat.

Nota - Juruaudit perlu memastikan semua perkara

yang dinyatakan untuk tindakan pembetulan telah dilaksanakan.

- Tidak perlu menunggu satu kitaran (satu semester dll.) untuk memastikan KEBERKESANAN tindakan pembetulan

27

28

SEBAB LAPORAN KETIDAKPATUHAN TIDAK BOLEH DITUTUP

1. Tindakan pembetulan tidak dilaksanakan. Contoh: Pernyataan Ketidakpatuhan Didapati tiada penilaian keberkesanan latihan dibuat Fail: UPM/TNCAA/PS/Lat.

Kursus i-GIMS bertarikh: 21 Jan 10 di Bilik Mesyuarat SPS. Pegawai yang tidak dinilai: Ali Maidin Abu Samah. Ini tidak mematuhi Langkah 9Arahan kerja Latihan Pegawai dan klausa 6.2.2.c MS ISO 9001:2008

Punca Penyebab terlepas pandang Tindakan Pembetulan Buat penilaian latihan.

Tidak berkesan kerana ini adalah PEMBETULAN

29

SEBAB LAPORAN KETIDAKPATUHAN TIDAK BOLEH DITUTUP

2. Tindakan pembetulan dilaksanakan tetapi tidak berkesan (punca penyebab tidak dianalisis).

Contoh: Pernyataan Ketidakpatuhan Didapati 7 lampu di kaunter khidmat pelanggan telah 5 kali terbakar

dalam seminggu semasa waktu beroperasi. Ini tidak mematuhi klausa 6.3 MS ISO 9001:2008.

Punca Penyebab kemungkinan pendawaian usang Tindakan Pembetulan lantik kontraktor untuk buat pendawaian baru

Tidak berkesan kerana punca sebenar adalah kerana

menggunakan mentol yang tidak mengikut spesifikasi

30

SEBAB LAPORAN KETIDAKPATUHAN TIDAK BOLEH DITUTUP

3. Tindakan pembetulan dilaksanakan tetapi tidak berkesan (punca penyebab dianalisis).

Contoh: Pernyataan Ketidakpatuhan Prosedur Latihan Pegawai yang digunakan mempunyai semakan 00

tetapi Prosedur di Bilik Kawalan semakan 03. Ini tidak mematuhi langkah 7.12.1 Prosedur kawalan Dokumen dan Klausa 4.2.3 MS ISO 9001:2008

Punca Penyebab Proses penarikan balik prosedur usang dan pemberian dokumen terkini

oleh PKD tidak sistematik dimana pemberian dokumen baru dibuat tanpa menarik dokumen lama.

Tindakan Pembetulan PKD akan memberikan Prosedur Latihan St yaf yang terkini kepada staf

yang terbabit. Latihan berkaitan Prosedur tersebut akan dibuat pada 12/02/10.

Tidak berkesan kerana dokumen lama masih belum ditarik balik

31

SEBAB LAPORAN KETIDAKPATUHAN TIDAK BOLEH DITUTUP

4. Keadaan telah bertukar (contoh: pertukaran dasar) dimana cadangan tindakan pembetulan tidak relevan lagi untuk dilaksanakan.

Contoh: Pernyataan Ketidakpatuhan Didapati semua staf menghadiri 9 hari latihan sahaja untuk 2007 (keperluan

latihan disasarkan 12/staf/tahun). Punca Penyebab …………………………………… Tindakan Pembetulan Tidak dapat diambil tindakan pembetulan kerana dasar berkaitan latihan untuk

2008 menetapkan minimum latihan/staf/tahun adalah 7 hari sahaja.

32

TINDAKAN SETERUSNYA

Laporan ketidakpatuhan ditutup tidak berkesan dan dikeluarkan semula Laporan Ketidakpatuhan yang baharu; merujuk kepada Laporan Ketidakpatuhan yang lama

TERIMA KASIH SELAMAT MENGAUDIT

33

34

Borang Ketidakpatuhan (PGR/BR03/KKP I. Keperluan

– Standard MS ISO 9001, Klausa 7.5.5 Pemeliharaan produk

II. Penemuan ketidakpatuhan – Didapati sampel penyelidikan pelajar tidak dipelihara dengan baik

III. Bukti yang objektif

– 5 Sampel pelajar GS29999, GS 21999, dan GS23858 di Makmal Kajibumi disimpan pada suhu 0 C. Sampel perlu disimpan dalam suhu sepatutnya -10 C

– 2 sample milik pelajar GS 29171 di Makmal Strategik Alam Sekitar disimpan pada suhu 10 C , Sampel perlu disimpan pada suhu 0 C

35

Borang Ketidakpatuhan (PGR/BR03/KKP

IV. Punca Masalah – Freezer tidak di selenggara

V. Tindakan Pembetulan

– Laksanakan penyelenggaraan berkala – Pastikan suhu freezer seperti yang ditetapkan

VI. Bukti yang objektif

– Jadual penyelenggaraan – Rekod suhu freezer memenuhi spesifikasi yang ditetapkan

(0 C) 36

• E. Pengesahan Keberkesanan Tindakan Pembetulan

• TIDAK DITERIMA Dalam siasatan dan tidak ditutup, pengesahan semula pada:___________ (jika perlu) / Ketidakpatuhan baharu dikeluarkan.

• DITERIMA Pengesahan tindakan berkesan dan ketidakpatuhan ditutup

• Tarikh: _____ Tandatangan: _________________ Nama :

37

• E. Pengesahan Keberkesanan Tindakan Pembetulan

• TIDAK DITERIMA Dalam siasatan dan tidak ditutup, pengesahan semula pada:___________ (jika perlu) / Ketidakpatuhan baharu dikeluarkan.

• DITERIMA Pengesahan tindakan berkesan dan ketidakpatuhan ditutup

• Tarikh: _____ Tandatangan: _________________ Nama :

38

UNIVERSITI ATRUP AISYALAM

39

Borang Ketidakpatuhan (PGR/BR03/KKP

I. Keperluan – Standard MS ISO 9001, Klausa 6.22 – Dokumen SPK, PGR Latihan

II. Penemuan ketidakpatuhan

– Didapati kompetensi pegawai tidak ditentukan

III. Bukti yang objektif – Pegawai yang mengendalikan i-GIMS bagi Semester 2

2009/2010 – SPS – A09988, A04455, F. Pertanian – A06578, KA01122, Institut

Biosains – KA04321 40

Borang Ketidakpatuhan (PGR/BR03/KKP

I. Keperluan – Standard MS ISO 9001, Klausa 6.22 – Dokumen SPK, PGR Latihan

II. Penemuan ketidakpatuhan

– Didapati kompetensi pegawai tidak ditentukan

III. Bukti yang objektif – Pegawai yang mengendalikan i-GIMS bagi Semester 2

2009/2010 – SPS – A09988, A04455, F. Pertanian – A06578, KA01122, Institut

Biosains – KA04321 41

D. Laksanakan Tindakan Pembetulan I. Kenalpasti punca:

– Job Description – tugas staf, kemahiran & tahap kemahiran TIDAK JELAS

– Pemahaman , pelaksanaan dan pemantauan terserah kepada PTJ

II. Cadangan tindakan pembetulan – Kemaskini Job Description – Tingkatkan kefahaman, pelaksanaan dan pemantauan – Jadual Latihan/Taklimat, Kandungan Latihan/Taklimat – Bukti komunikasi “cascading of info”--- Garispanduan tentang

tindakan bagi staf baharu dilantik menjalankan tugas tertentu – Jadual pemantauan kompetensi staf

42