pengurusan rekod fail

PENGURUSAN REKOD & FAIL

Mohd Jasmi bin JaafarUnit Pengurusan Kualiti, PPD Maran

Pengurusan kita?

Fail-fail lama masih ada dan belum diambil tindakan pelupusan

APA ITU PENGURUSAN REKOD

• Kawalan secara efisyen dan sismatik ke atas pewujudan, penerimaan, penyelenggaraan, penggunaan dan pelupusan rekod

• Kawalan ini termasuk memelihara bukti dan maklumat dalam bentuk rekod mengenai aktiviti dan transaksi sesebuah organisasi

KON

SEP

PEN

GU

RUSA

N

REKO

D

Definisi Pengurusan Rekod-rekod

Kitaran Hayat Rekod

Sifat Rekod

Difinisi Rekod AwamRekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan mana-mana pejabat awam bagi perjalanan hal ehwalnya atau oleh mana-mana pekhidmat awam atau pekerja pejabat dalam perjalanan tugas rasminya dan termasuk rekod-rekod perusahaan kerajaan…….

Akta Arkib Negara 2003

Pengujudan Penghasilan / Penerimaan Rekod Agihan

Penguna Dalaman, Pengunaan Luaran

Penggunaan

Penyelenggaraan Simpan / Kesan / Pelihara

Pelupusan Pemindahan, Musnah atau simpan di jabatan

Kitaran Hayat Rekod

CONTOH KULIT FAIL11

2.5 cm

2.5 cm

19

PEMBUKAAN KULIT FAILFAIL DI BUKA ATAS SEBAB-SEBAB BERIKUT:1. Fail yang diperlukan belum ada.

2. Fail asal ditutup bersambung pada kulit fail jilid baharu3. Fail asal tidak dapat dikesan

4. Fail asal didapati rosak dan perlu diganti dengan kulit baharu Sambung.....

Sambungan

5. Perubahan pejabat pentadbiran awam dan

6. Skima klasifikasi fail dirombak atau bertukar kepada sistem klasifikasi

yang baharu

Perhatian:-Semak dalam Daftar Fail Sekolah dengan teliti sebelum fail baharu dibuka untuk mengelakkan:-

2. Wujud dua fail dengan tajuk yang sama tetapi nombor rujukan berlainan.

1. Wujud dua fail dengan tajuk dan nombor yang sama.

3. Wujud dua fail dengan tajuk yang berlainan tetapi nombor rujukan sama.

Perhatian:-Semak dengan teliti sebelum fail baharu dibuka:-

2. Semak klasifikasi fail bagi menentukan nombor fail dan tajuk fail.

1. Baca dengan cermat isi kandungan surat dan perkara utama dalam surat.

3. Buka kulit fail baru dengan menggunakan jenis kulit fail

yang sesuai.

2.5 cm

2.5 cm

A 2 1 Ada

Ada

Ada

A 4 25C 4 9

CEB4036.500-1/1/1

CEB4036.500-1/1/1

CEB4036.500-1/1/1

CEB4036.500-1/1/1 Daftarkan di bawah pekara

Kertas-kertas yangberhubung

Catatkan no rujukan fail yang ada hubung kait dengan fail ini umpamanya fail mesyuarat.

500-1/1 Penstrukturan Semula

Penyusunan Dan Struktur Organisasi

Pengetua 09/10/14

08/10/14

Catatkan Tarikh

Dokumen/ Surat

Pertama Bukan Tarikh Terima

Catatkan Tarikh

Fail diedarka

n

Catatkan Tarikh

Dokumen/ Surat terakhir apabila fail di tutup

CEB4036.500-1/1/1

CEB4036.500-1/1/1 Daftarkan di bawah pekara

Kertas-kertas yangberhubung

Catatkan no rujukan fail yang ada hubung kait dengan fail ini umpamanya fail mesyuarat.

500-1/1 Penstrukturan Semula

Penyusunan Dan Struktur Organisasi

Pengetua 29/4/14

28/4/14

Catatkan kepada/ Tarikh

Fail diedarka

n

GPK 1R

30/4/1409/10/14

R - SDP10/5/14

Menfail atau mendaftarkan

dokumen ke dalam fail dan penulisan minit

DITERIMA

PADA09/10/1

4

Cop terima hendaklah

diruang kosong tidak

boleh menindih sebarang

huruf atau perkataan

Sebarang catatan

arahan atau tindakan

tidak boleh ditulis diatas

surat.

Gpk 1Sila ambil tindakan

Daftarkan surat dalam buku daftar penerimaan surat

(Am 10)

DITERIMA

PADA29/04/1

4

Ditebuk lubang

1

Cop bulat dan

nomborkan

Cop terima surat

Surat kpd._____________bth. ______________d/f pd._____________

PPD Jerantut24/4/14

24/4/14Surat kpd._____________bth. ______________d/f pd._____________

Surat drd._____________bth. ______________d/f pd._____________

Surat drp._____________bth. ______________d/f pd._____________

PPD Jerantut 24/4/1424/4/14

11

1

1

2

2

Contoh menulis minit

(Kertas Minit ini dalam ukuran Metrik ISO A4 = 210mm x 297 mm)PNMB., K.L

Kertas Minit No. Helaian No.

Rajah 2.4.1: Contoh Kertas MinitCEB4036.500-1/1/1 1

Surat drp. JPNP Phg bth. 29/4/14 d/f. 29/4/14

1

(Kertas Minit ini dalam ukuran Metrik ISO A4 = 210mm x 297 mm)PNMB., K.L

Kertas

Minit

Kulit Fail

Kertas Minit No. Helaian No.CEB4036.500-1/1/1 1

Surat drp. JPNP Phg bth. 29/4/14 d/f. 29/4/14

DITERIMA PADA

29/04/14

Surat

Nomborkan Kandungan Surat dibulatkan

11

Cop terima

(Kertas Minit ini dalam ukuran Metrik ISO A4 = 210mm x 297 mm)PNMB., K.L

Kertas Minit No. Helaian No.

Rajah 2.4.1: Contoh Kertas Minit

CEB4036.500-1/1/1 1 Surat drp. JPNP Phg bth. 29/4/14 d/f. 29/4/14

1

Surat kpd. JPNP Phg bth. 29/4/14 d/f. 29/4/14

2

GPK (Pentadbiran) Sila ambil tindakan

Pengetua 29/4/14

Tindakan telah diambi/selesai

GPK (Pentadbiran) 30/4/14

KAD PERGERAKAN

FAIL

CEB4036.500-1/1/1

CEB4036.500-1/1/1 Daftarkan di bawah pekara

Kertas-kertas yangberhubung

Catatkan no rujukan fail yang ada hubung kait dengan fail ini umpamanya fail mesyuarat.

500-1/1 Penstrukturan Semula

Penyusunan Dan Struktur Organisasi

Pengetua 29/4/14

28/4/14

Catatkan dihantar kepada/

Tarikh Fail dihantar

GPK 1R

30/4/142/5/14

R - SDP10/5/14

CEB4036.500-1/1/1 500-1/1 Penstrukturan Semula

Penyusunan Dan Struktur Organisasi

PO/PTPengetua GPK 1RR - SDP10/5/14

29/4/1430/4/142/5/14

PO/PTPO/PT

Simpan dlm perhatian mempunyai tempoh

tertentu

CEB4036.500-1/1/1 500-1/1 Penstrukturan Semula

Penyusunan Dan Struktur Organisasi

PO/PTPengetua GPK 1RR - SDP10/5/14

29/4/1430/4/142/5/14

PO/PTPO/PT

Apabila sebuah fail selesai tindakan dan kembali ke Registri Kad Pergerakan Fail ini hendaklah dimasukan kembali ke dalam fail

Format RekodBahan dalam bentuk bertulis atau bentuk lain yang menyatakan fakta atau peristiwa atau selainnya merakamkan maklumat dan termasuklah kertas,dokumen,daftar,bahan foto, mikrofilem, filem sinematograh, rakaman bunyi, rekod yang dihasilkan secara elektronik tanpa mengira bentuk atau ciri-ciri fizikal dan apa-apa salinannya.

Akta Arkib Negara 2003

Sifat Rekod• Sahih/Tulin (Authenticity)• Boleh dipercayai (Reliable)• Keutuhan (Intergrity)• Boleh digunakan (Usability)

Faedah Didapati Daripada Pengurusan Rekod Dapat melaksanakan tugas dengan teratur,

efisyen dan berkesan Dapat menawarkan perkhidmatan secara

konsisten dan adil Berupaya membuat dasar dan keputusan yang

tepat dan berkualiti Pengurusan ilmu pengetahuan (Knowledge

Management) dan Organisasi Pembelajaran (Learning Organisation)

Menjimatkan kos (ruang, peralatan dan masa)

PIAWAIAN PENGURUSAN REKOD Pengurusan Rekod konvensional

mestilah merujuk kepada prosidur operasi yang ditetapkan dalam: Arahan Perbendaharan 150 & 299 Pekeliling Perkhidmatan Bil.5 Tahun 2007 Arahan Keselamatan Surat-surat pekeling Am dan Kewangan

(sambungan……..) Pengurusan rekod elektronik mestilah

mematuhi piawaian dan prosidur yang telah dibangunkan oleh ANM Meliputi dari pewujudan, penggunaan dan

penyelenggaraan dan pelupusan rekod

ISO 15489 -Record Management MS 2223 - Record Management

PERUNDANGAN DAN PIAWAI YANG PERLU DIPATUHIAKTA

PERATURAN

PROSEDUR STANDARD OPERASI

AKTA ARKIB NEGARA 2003 (Akta 629), AKTA RAHASIA RASMI 1972 (PINDAAN 1986), AKTA

SEKATAN MASA 1953, AKTA AKTIVITI KERAJAAN ELEKTRONIK 2007

ARAHAN KESELAMATAN,ARAHAN PERBENDAHARAAN 150 DAN 299,

WARTA KERAJAAN 13 OTKOBER 2008

PEKELILING PERKHIDMATAN 5/2007, SURAT PEKELILING AM BIL.2/1987-PERATURAN

PENGELASAN SEMULA REKOD TERPERINGKAT, SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN 3

NOVEMBER 1993-KAEDAH MEMUSNAHKAN REKOD MS 2223-2-2009 Pt 1 & 2

APA TANGGUNGJAWAB ANDA? Mewujud dan menjaga rekod-rekod

jabatan Menyimpan rekod secara sistematik dan

memelihara rekod dengan baik

Mengasingkan rekod yang tidak diperlukan

Dapatkan khidmat konsultansi daripada ANM untuk pengurusan Rekod Jabatan

PENGURUSANKLASIFIKASI FAIL ARKIB NEGARA MALAYSIA

FAIL TERBAHAGI KEPADA1) AM / HOUSE

KEEPING100 200300400500

FAIL TERBAHAGI KEPADA2) FUNGSI /FUNGSIAN

600700800

SENARAI KOD FUNGSI SISTEM FAIL

100 - PENGURUSAN PENTADBIRAN

200 - PENGURUSAN TANAH DAN BANGUNAN

300 - PENGURUSAN ASET

400 - PENGURUSAN KEWANGAN

500 - PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

SENARAI KOD FUNGSI SISTEM FAIL

600 - TADBIR URUS SEKOLAH

700 - TADBIR URUS MURID

800 – TADBIR URUS ASRAMA

100 - PENGURUSAN PENTADBIRAN

Perkara berkaitan dengan perundangan, Perhubungan awam, Kerjasama dalam negeri, Kerjasama luar negara, Laporan & perangkaan,

100 - PENGURUSAN PENTADBIRAN

Pengurusan mesyuarat, Kemudahan (fasiliti), Pertubuhan, Penerbitan,

100 - PENGURUSAN PENTADBIRAN Teknologi maklumat dan

komunikasi, Pengurusan rekod, Pembaharuan

pentadbiran, Piawaian International

Organization for Standardization (ISO),

100 - PENGURUSAN PENTADBIRAN

Pengurusan Pejabat, Majlis / Sambutan/

Perayaan, Pusat sumber /

perpustakaan, Jemputan,

100 - PENGURUSAN PENTADBIRAN

Warisan dan Harta Intelek,

Lembaga Penasihat, Rancangan Malaysia

dan Pilihanraya.

Pengurusan Mesyuarat 100-6

100-6/1/1 Mesyuarat Pengurusan 100-6/1/2 Mesyuarat Guru 100-6/1/3 Mesyuarat Kurikulum 100-6/1/4 Mesyuarat Ko-kurikulum 100-6/1/5 Mesyuarat HEM 100-6/1/6 Mesyuarat Kakitangan 100-6/1/7 Mesyuarat Penyelarasan

Kebersihan/keselamatan sekolah

100-8/1/5 PIBG

100 – 11/2/1 Emel Sekolah 100-11/2/8 e-Operasi 100-11/2/9 e-Tukar 100-11/2/10 e-Pangkat

Pembaharuan Pentadbiran 100-13/1 Piagam Pelanggan 100-13/2 NKRA seperti JK KPI, JK

NKRA, Tawaran Baru (New Deals) 100-13/3 MPK 100-13/4 Fail Meja 100-13/5 Inovasi seperti KMK,

KIK 100-13/6 Kad Perakam Waktu 100-13/8 5S 100-13/10 Pengurusan Risiko

100-15 Pengurusan Pejabat Pelan strategik Pelan Induk Pembangunan Pendidikan Perancangan Operasi Perancangan Taktikal

200 - PENGURUSAN TANAH DAN BANGUNAN

Perkara berkaitan dengan Perancangan Perolehan

Tanah / Bangunan, Perolehan, Pelepasan dan Tukar Guna

Tanah,

200 - PENGURUSAN TANAH DAN BANGUNAN

Pembinaan/ Perolehan/ Pelupusan Bangunan,

Ruang, Keselamatan

Bangunan/ Tanah dan Penyenggaraan.

300 - PENGURUSAN ASET Penerimaan, Pendaftaran, Penggunaan, Penyimpanan, Pemeriksaan,

300 - PENGURUSAN ASET

Penyelenggaraan, Pelupusan,

Kehilangan dan Hapus kira serta Tadbir urus aset.

400 - PENGURUSAN KEWANGAN

Perkara Berkaitan dengan Akaun,

Audit Kewangan, Bank, Bayaran,

400 - PENGURUSAN KEWANGAN

Bajet, Waran Peruntukan, Bon, Cek dan elektronik funds

transfer (EFT),

400 - PENGURUSAN KEWANGAN

Kumpulan wang disatukan,

Penurunan Kuasa, Perolehan Bekalan,

400 - PENGURUSAN KEWANGAN

Perkhidmatan dan Kerja

Pinjaman Kakitangan Awam.

500 - PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

Perkara Berkaitan Perjawatan

dan Perkhidmatan, Cuti, Kompetensi, Peperiksaan Perkhidmatan,

500 - PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

Pengurniaan dan Penghargaan,

Kursus/ Latihan Kerjaya, Bengkel, Perhubungan Pekerja,

500 - PENGURUSAN SUMBER MANUSIAPerancangan Sumber

Manusia dan

Fail-fail Personal (Peribadi).

600 - TADBIR URUS SEKOLAH

Perkara berkaitan dengan Tadbir Urus Sekolah,

Meliputi Dasar, Peraturan, Takwim,

600 - TADBIR URUS SEKOLAH Kurikulum, Peperiksaan, Pemantauan Pengajaran

Dan Pembelajaran (P & P) dan

Naziran.

Pentadbiran600-2 Takwim sekolah

Jadual Waktu Persekolahan, peribadi, anjal, guru ganti

600-3/1 Kurikulum Standard Sekolah Jawatankuasa Panitia (JK Panitia perlu gunakan fail ini untuk tujuan

rasmi seperti surat-menyurat) Fail sokongan boleh diwujudkan mengikut

kehendak Panitia. (sebaiknya Ring-Fail) 600-4 Peperiksaan 600-5 Pemantauan Pengajaran

700 - TADBIR URUS MURID Perkara Berkaitan

dengan Kemasukan, Penempatan,

Pertukaran Aliran, Pertukaran Keluar

dan Masuk Sekolah,

700 - TADBIR URUS MURID Aktiviti Ko-kurikulum, Program Kecemerlangan, Kebajikan, Pemeriksaan Kesihatan, Profil/data Murid, Disiplin dan Kaunseling.

800 – TADBIR URUS ASRAMAPerkara Berkaitan dengan Penginapan, Kemasukan, Pendaftaran, Penyeliaan, Perubatan,

800 – TADBIR URUS ASRAMA Kecemasan, Aktiviti dan Program Asrama.

RUJUKAN Sila rujuk Buku Klasifikasi Fail Sekolah-

sekolah Negeri Pahang.

PADA 30 NOV 2012 SEMUA FAIL TERMASUK FAIL PERIBADI YANG ADA PERLU DITUTUPRujuk Surat JPNP.SKPP.01.100-6/1/(43)

bertarikh 08 Okt. 2012

ARAHANMULAI 01 DIS 2012, SEMUA URUSAN WAJIB MENGGUNAKAN NOMBOR FAIL BARU.

Rujuk Surat JPNP.SKPP.01.100-6/1/(43) bertarikh 08 Okt. 2012

ARAHAN

FAIL BARU DIBUKA APABILA ADA KEPERLUAN

BERBUAT DEMIKIAN

Transformasi Pengurusan rekod dan fail Pengurusan data Pengurusan pejabat/kerja Pengurusan sekolah dan pelajar Pengurusan diri

Terima kasih Sebarang maklumbalas sila rujuk atau

hubungi pengawai kualiti, PPD Maran.

PENGURUSAN

PEMBUKAAN FAIL

PEMBUKAAN FAIL1. Fail yang diperlukan belum ada;2. Fail asal ditutup dan bersambung pada kulit fail jilid

baharu;3. Fail asal tidak dapat dikesan;4. Fail asal didapati rosak dan perlu digantikan dengan

kulit baharu;5. Perubahan pentadbiran sesuatu pejabat awam; dan6. Skima klasifikasi fail dirombak atau bertukar

kepada sistem klasifikasi yang baharu.

PERINGATANSEMUA FAIL TIDAK

DIBENARKAN DIBAWA KELUAR DARI RUANG

PEJABAT .

JENIS KULIT FAIL(i) a. TERBUKA : Kulit fail berwarna putih (Am 435 - Pin. 1/80) b. SAMPUL KECIL : Kulit fail berwarna kuning (Am 435A – Pin. 1/82)

(ii) TERHAD : Kulit fail berwarna putih (Am 435 – Pin. 1/80)

dengan cop TERHAD

(iii) SULIT: Kulit fail berwarna hijau (Am 436);

(iv) RAHSIA : Kulit fail berwarna merah jambu berpalang

merah (Am 437)

(v) RAHSIA BESAR : Kulit fail berwarna kuning muda, berpalang

merah (Am 438).

CONTOH KULIT FAIL

97

MEMFAIL ATAU MENDAFTARKAN DOKUMEN KE DALAM FAILi.Cap tarikh terima surat/dokumen di ruang yang kosong;

ii. Daftar surat dalam buku daftar penerimaan surat;

iii. Ditebuk di penjuru atas sebelah kiri;

iv. Kandungkan dokumen di sebelah kanan fail menggunakan tali Hijau (green tag); dan

v. Catatkan nombor kandungan di penjuru atas sebelah kanan sebagai nombor kandungan fail. Dokumen terawal diberi nombor kandungan. Dokumen-dokumen berikutnya akan diberi nombor kandungan seturut dan dibulatkan.• Nombor lampiran bagi surat masuk hendaklah ditulis dengan pen berdakwat merah, manakala• Nombor lampiran bagi surat keluar ditulis dengan pen berdakwat biru atau hitam.

vi. Surat/dokumen diminit atau direkodkan ke dalam kertas minit

PENYEDIAAN KERTAS MINITKandungan di dalam fail hendaklah didaftarkan ke

dalam kertas minit bagi tujuan kawalan pada peringkat dokumen(i) Kandungan (surat masuk) hendaklah dicatatkan

• Surat daripada (Surat drp....)• bertarikh (bth.....)• difailkan pada (d/f pd.....)• Ditulis menggunakan pen dakwat merahsebagaimana berikut:Surat drp. ________bth._______d/f pd._______

(ii) Kandungan (surat keluar) hendaklah dicatatkan• Surat kepada (Surat kpd....)• bertarikh (bth.......)• difailkan pada (d/f pd.....)• Ditulis menggunakan pen dakwat biru/hitamsebagaimana berikut:Surat kpd. _______bth._______d/f pd.________

Penulisan Minit TindakanKebiasaan menulis minit tindakan di atas dokumen masuk/keluar yang diamalkan sekarang perlu diubah. Kertas Minit hendaklah digunakan oleh pegawai untuk mencatat arahan, keputusan atau maklumbalas ringkas yang berkaitan dengan sebarang kandungan yang terdapat di dalam sesebuah fail untuk tindakan pegawai yang lain.

Penulis minit perlui. Nyatakan nombor lampiran yang dirujuk;ii. Catatkan singkatan nama jawatan pegawai yang

diminitkan;iii. Minit tindakan ditulis dengan ringkas dan jelas.

Minit tindakan ini boleh ditulis dengan tangan atau ditaip.

iv. Penulis minit perlu menandatangan ringkas serta mencatat singkatan nama jawatan pegawai dan tarikh; dan

v. Minit tindakan tidak boleh ditulis di atas surat/dokumen masuk atau keluar.

KAD PERGERAKAN FAIL1. Kad pergerakan fail yang digunakan untuk

mengawal pergerakan fail hendaklah dimasukkan ke dalam fail di antara kertas minit dengan lampiran menggunakan tali hijau semasa fail tersebut disimpan di registri.

2. Apabila fail tersebut diminta oleh pegawai untuk tindakannya kad ini hendaklah dikeluarkan dan dicatatkan butiran pergerakan fail.

3. Apabila fail dikembalikan ke registri kad ini hendaklah dimasukkan semula ke dalam fail.

KAEDAH PENUTUPAN FAILFail ditutup apabila :

1. Mencapai ketebalan 4sm ; atau

2. Kandungannya sudah mencapai 100 lampiran;

3. Fail yang tidak dirujuk dalam masa 5 tahun dan tidak lagi dikehendaki untuk pentadbiran harian;

4. Fail telah tamat tindakan dan tiada tindakan lanjut yang perlu diambil ke atas fail tersebut;

5. Perubahan pentadbiran sesuatu pejabat awam;

6. Skima klasifikasi fail dirombak semula dan bertukar kepada sistem baharu; dan

7. Sesuatu pejabat awam ditamatkan fungsi dan tidak lagi beroperasi.

SAMPUL KECILSampul kecil dibuka apabila :

1. Fail Tidak Dapat Dikesan.

2. Dua atau lebih pegawai menggunakan fail pada masa yang sama.

BILIK REGISTRI / BILIK FAIL

Pelbagai istilah/pangggilan - Bilik Pendaftaran

Fail/Ruang Penyimpanan Rekod/Bilik Fail/Bilik

Registri

109

BILIK FAIL / BILIK REGISTRI

Bilik fail yang boleh dicontohi…

114

MANA SATU PILIHAN

116

?

BILIK REKOD

Ruang simpanan sementara bagi rekod-rekod separa aktif dan tidak aktif supaya pengunaan, penyelenggaraan, pengawalan terhadap rekod-rekod tersebut menjadi lebih ekonomi dan lebih cekap

Ruang 'high-density' storage  Bilik sementara menunggu tindakan pemisahan

diambil ke atasnya sama musnah atau simpan  Tidak boleh disamatakrif dengan setor

APA ITU BILIK REKOD

Untuk menyimpan secara teratur rekod-rekodsepara aktif dan tidak aktif supaya :

KEGUNAAN BILIK REKOD

Mudah dikesan kembaliMudah diuruskan tindakan

pemisahanMelicinkan kerja Unit RegistriRuang pejabat menjadi teratur dan

kemasTerjamin keselamatannyaPerbelanjaan mengurus dapat

dijimatkan

KEPERLUAN BILIK REKOD KESELAMATAN BANGUNAN

Tinggi dari punca air/banjir Dekat dengan ibu pejabat Tingkat atas bangunan Jauh dari punca kebakaran spt. gudang,

kawasan berlalang, stesen minyak, depoh gas dll.

Akses: Kawasan terkawal dan berpagar 

LOKASI

Bangunan dan bilik:   Kekuatan lantai (Floor Loading) Tidak mudah terbakar seperti siling, pintu

rintangan api Pintu keluar dan pintu masuk Tanda kawasan larangan Bangunan kayu tidak digalakkan Kemudahan elektrik (Sistem Pendawaian

conduit) 

BAHAN BINAAN

 Jenis rak yang bersesuaian, Meja dan kerusi, Mesin Pericih (Shredder), Trolley, Tangga, Kotak, Mesin taip/word prosessor, Vacuum cleaner, Telefon/Fax, Alat pemadam api/alat bantu mula 

PERALATAN

1. Api:2. Air:3. Kawalan kelembapan4. Kawalan suhu:5. Pencerobohan:6. Bencana Alam:

KESELAMATAN BILIK REKOD

Musuh :  Manusia, Bakar,  SabotaJ,  Curi,  Jual  Kawalan :  Kawasan larangan, Larangan merokok, makan

minum,  Perkhidmatan kaunter/tingkap,  Bilik kebal, Jauh dari orang awam

Musuh-musuh rekod  Serangga, Lipas, Gegat, Bubuk, Anai-anai, Tikus,

Silver fish

Kawalan Bahan Kimia, Ubat gegat, Pewasapan, Kontrak

pembasmian, Makanan, Racun

Musuh-Musuh Rekod

Sedap mata memandang

Bilik Rekod yang tidak selamat

Penyembur Air Automatik

Alat Pengesan Asap

Telefon Bomba

Hose Bomba

Alat Penggera

ALAT PEMADAM API

137BILIK REKOD TIDAK BOLEH MENYIMPAN PERALATAN SEPERTI DALAM GAMBAR…

Kawasan larangan

Larangan merokok, makan

& minum

Perkhidmatan

kaunter/tingkap

Bilik kebal

Jauh dari orang awam

MUSUH REKOD & KAWALAN138

Manusia Bakar Sabotaj Curi Jual

Pembersihan Fail/Rekod

BANJIR

GEMPA BUMI

ANAI-ANAI

LIPAS

TIKUS

GEGAT

Dehumedifier

Jangkasuhu

149

CARA-CARA MEMELIHARA REKOD

Kotak dan Rak

153

KECUAIAN MANUSIA

155

Rekod Dan Fail Yang Tidak Disusun Dengan Teratur .

156

Stor Yang Tidak Dijaga Dengan Baik

157

Pelupusan Rekod TIDAK SAMA Dengan Pelupusan Aset

PANDUAN PELUPUSAN REKOD AWAM

Cara menguruskan pengasingan rekod dengan tujuan

- pemusnahan, - Pemindahan - selainnya (penangguhan pemindahan)

– Seksyen 2 (Tafsiran), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].

P E L U P U S A N

Jadual yang mengenal pasti rekod yang mempunyai nilai arkib untuk dipelihara dan membenarkan pemusnahan rekod yang tinggal selepas luput tempoh pengekalan yang ditentukan - seksyen 27(3), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].

JADUAL PELUPUSAN REKOD

Memisahkan rekod-rekod :i. Yang telah tamat tindakan daripada yang belum tamat tindakan

ii. Terperingkat dan terbukaiii. Mengikut siri, kategori dan sebagainya

PENGASINGAN REKOD AWAM

PEMUSNAHAN REKOD AWAM

Perbuatan memusnahkan atau menghapuskan apa-apa jenis rekod mengikut prosedur yang ditetapkan

- Sek.2(Tafsiran) Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629]

Memindahkan rekod-rekod yang telah dikenalpasti oleh ANM mempunyai nilai sejarah atau kebangsaan yang kekal dan lama bertahan atau kedua-duanya ke ANM.

PEMINDAHAN REKOD

LARANGAN PEMUSNAHAN

REKOD AWAM

1- Tiada seseorang pun boleh memusnahkan atau membenarkan pemusnahan mana-mana rekod awam yang dalam jagaan atau di bawah kawalannya tanpa terlebih dahulu mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Pengarah, ANM mengikut seksyen 25 (1) dan seksyen 25 (2), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].

2- Sesiapa yang melakukan kesalahan dan disabitkan dengan kesalahan ini, boleh dikenakan denda tidak melebihi RM5 000.00 atau dipenjarakan selama tempoh tidak melebihi satu (1) tahun atau kedua-duanya mengikut peruntukan seksyen 25 (5), Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629].

Tatacara Bagi Permohonan Pemindahan RekodAwam ini meliputi :

- Pemindahan Rekod Awam yang dinyatakan dalam Jadual

- Pemindahan Rekod Awam yang tidak dinyatakan dalam Jadual

PERMOHONAN PEMINDAHAN REKOD AWAM

TANGGUNGJAWAB JABATANJabatan/ Agensi kerajaan hendaklah

mengenalpasti- - siri rekod, rekod telah tamat tindakan dan

telah mematuhi tempoh simpanan yang ditetapkan dalam JPR

- rekod/fail yang diputuskan pindah berdasarkan keputusan penilaian rekod yang dinyatakan dalam Surat Kebenaran Pelupusan Rekod daripada Ketua Pengarah ANM.

TERIMA KASIH