pengurusan perbelanjaan & bayaran

oleh :Zamani bin AzaliAkauntan (Naziran & Pemantauan)Bahagian Akaun, Kementerian Kerja Raya

1

KandunganPengenalan – Perundangan & AmKuasa & TanggungjawabPeraturan & PenguatkuasaanKawalan PerbelanjaanProsedur PerbelanjaanJenis-jenis BayaranKaedah / Cara PembayaranProsedur / Tatacara BayaranPeraturan Am Pembayaran

2

PERLEMBAGAAN PERSEKUTUAN –PERKARA 74 DAN PERKARA 96 - 112

Perkara 97 : Semua hasil dan wang yang diterima oleh Kerajaan hendaklah dimasukkan dalam

Kumpulanwang Disatukan:- Persekutuan – Kumpulan Wang Disatukan

Persekutuan- Negeri – Kumpulan Wang Disatukan bagi Negeri

semua pemberian, tanggungan dan perbelanjaan hendaklah dipertanggungkan kepada Kumpulanwang ini. perbelanjaan selain dari perbelanjaan tertanggung hendaklah dibentangkan di Parlimen untuk kelulusan dalam Rang Undang-undang Perbekalan/Rang Undang-undang perbekalan tambahan.

PERUNDANGANPERUNDANGAN

AKTA PROSEDUR KEWANGAN 1957 ( DISEMAK 1972 )

Akta ini bersama-sama Akta Audit 1957 menyediakan peruntukan perundangan bagi prosedur kewangan, perakaunan harian dan pengauditan.

Seksyen 6(1)

- mempertanggungjawabkan Menteri Kewangan secara keseluruhan ke atas

pengurusan Kewangan Persekutuan

PERUNDANGANPERUNDANGAN

55

SIAPAKAH PEGAWAI PERAKAUNAN?

Sek. 3 Akta Tatacara Kewangan 1957 & AP 9:“Seseorang Pegawai Yang Ada Urusan Berkenaan

Dengan Wang Awam Atau Aset Awam”

Bertanggung jawab:(a) pungut, terima atau akaun wang awam; atau(b) belanja / bayar apa-apa wang awam.

“…dipakai bagi Ketua Jabatan atau bagi pegawai bawahannya yang paling rendah, apabila mereka menguruskan wang awam”

PERUNDANGANPERUNDANGAN

66

SIAPAKAH PEGAWAI PENGAWAL?

Akta Tatacara Kewangan 1957 & AP 10:“…pegawai yang dilantik oleh Menteri Kewangan atau Menteri Besar atau Ketua Menteri di bawah Seksyen 15A Akta Tatacara Kewangan 1957 [Akta 61] bagi setiap tujuan perbelanjaan yang diperuntukan bagi mana-mana tahun kewangan dalam anggaran, bagi mengawal, tertakluk kepada sebarang arahan yang ditujukan oleh pihak penguatkuasa kewangan, perbelanjaan yang dikuatkuasakan dibawah tujuan itu, dan termasuk semua tanggungjawab Pegawai Perakaunan”

PERUNDANGANPERUNDANGAN

ARAHAN PERBENDAHARAAN (AP)

AP memberi penjelasan/panduan mengenai tatacara/prosedur kewangan. Ia diperjelaskan lagi melalui Pekeliling/Surat Perbendaharaan:

AP yang dirujuk adalah ;

AP 10 – mempertanggungjawabkan Pegawai Pengawal mengawal peruntukan dan segala wang awam yang dipungut, diterima, disingkir atau dilupus.

AP 11 – kuasa Pegawai Pengawal ini boleh diturunkan kepada pegawai bahawan secara bertulis.

AP 12 – Pegawai Pengawal masih bertanggungjawab dan boleh dipanggil ke hadapan JK Akaun Awam (PAC) untuk memberi penjelasan teguran.

AP 13 – Pegawai Pengawal dipertanggungjawabkan ke atas pelaksanaan/pentadbiran dan program/projek.

PERUNDANGANPERUNDANGAN

Pengenalan - AmDalam sistem perbelanjaan dan bayaran Kem./Jab. Persekutuan dibahagi kepada 2 Jabatan Mengakaun Sendiri (JMS) dan Jabatan Tidak Mengakaun Sendiri (JTMS)

JANM adalah pejabat pembayar bagi JTMS.

8

Pegawai PengawalBertanggungjawab mengawal terhadapTerimaanPerbelanjaanPeruntukanBarang-barang awamMelapor

9

Peranan & TanggungjawabPegawai Pengawal

Bertanggungjawab melaksanakan kewajipan kewangan pejabat masing-masing dengan sempurna – AP53

Dikehendaki Mengawal Perbelanjaan - AP54Pengawasan Atas Perbelanjaan - AP57

10

AP 92 (a)Bertanggungjawab atas betulnya semua perbelanjaan

AP 92 (b)Bertanggungjawab atas semua perbelanjaan tanpa kuasa sepatutnya

AP 102 (a)Pegawai yang mengesahkan baucer bayaran adalah bertanggungjawab diatas kebetulan dan ketepatannya

AP 102 (b)Jika berlaku kehilangan akibat sesuatu perakuan yang tidak betul pada sesuatu baucer pegawai yang memperakui akan dipertanggungjawabkan 11

Peranan & TanggungjawabPegawai Pengawal

AP 103 (a)Mempastikan bil dan tuntutan dibayar dengan segera dalam tempoh 14 hari dari tarikh ianya diterima

AP 166 (b)Bertanggungjawab sendiri membayar balik jika berlaku kerugian ke atas perbelanjaan di bawah kawalannya

AP 59Pembayaran sesuatu bil yang dikemukakan dengan sempurna oleh seseorang bagi satu orang atau perkhidmatan yang dibekalkan dengan suci hati kepada kerajaan tidak boleh ditahan oleh sebab apa-apa keraguan

12

Peranan & TanggungjawabPegawai Pengawal

1313

TANGGUNG JAWAB PEGAWAI PENGAWAL DALAM PERSEKITARAN ELEKTRONIK:

(1) Memberi Peranan kepada pegawai yang melaksanakan tugas kewangan – secara bertulis – AP 11(2) Menjaga keselamatan Kad Pintar dan No Pin(3) Menentukan Had Kuasa Berbelanja (Kew.290) kepada pegawai dengan sewajarnya – AP 11 & AP 101(4) Mempastikan semua perbelanjaan dikawal dengan

sempurna(5) Melakukan pusingan tugas jika ianya perlu(6) Membuat semakan dengan dokumen asal sebelum membuat pengesahan/perakuan

Peranan & TanggungjawabPegawai Pengawal

1414

TANGGUNG JAWAB PEGAWAI PENGAWAL DALAM PERSEKITARAN ELEKTRONIK (samb.):

(7) Tidak meletakkan semua tanggungjawab kepada seorang atau pegawai yang sama dalam melakukan semua urusan kewangan elektronik(8) Melaksanakan peraturan-peraturan pelaksanaan sistem yang telah ditetapkan oleh JANM(9) Memaklumkan kepada pihak-pihak tertentu jika terdapat sebarang keraguan(10) Mendapatkan khidmat nasihat dari JANM jika terdapat kemusykilan atau pertanyaan dalam peraturan-peraturan kewangan dan akaun

Peranan & TanggungjawabPegawai Pengawal

1515

AP 11(a)“Kewajipan kewangan dan perakaunan

bagi pegawai-pegawai bawahan yang bekerja di bawah seseorang Pegawai Pengawal mestilah dinyatakan dengan jelas olehnya, dan khususnya setakat mana mereka itu dibenarkan menjalankan bagi pihaknya, tugas-tugas yang menjadi tanggung jawabnya mestilah dinyatakan dengan bertulis”.

Kuasa & Tanggungjawab

1616

AP 101“Seseorang Pegawai Pengawal atau Pemegang

Waran Peruntukan boleh memberi kuasa secara bertulis bagi memperakui baucar dan, dalam hal yang demikian, ia hendaklah menghantar kepada Pegawai Pembayar yang bertanggung jawab di Perbandaharaan nama pegawai yang diberi kuasa berserta dengan contoh tandatangannya di dalam persekitaran manual dan elektronik. Pemberian kuasa ini adalah terhad dan tidak boleh meliputi perkara-perkara yang telah ditetapkan oleh Pegawai Pengawal sebagai tanggung jawab Pemegang Waran Peruntukan itu sendiri”.

Kuasa & Tanggungjawab

1717

AP 102(a)“…Pegawai Pengawal atau wakilnya yang diberi kuasa adalah

memperakui…Pegawai yang memperakui adalah bertanggung jawab bahawa:(1) perkhidmatan / bekalan diterima dengan sempurna;(2) harga dikenakan - ikut kontrak / skala yg diluluskan,

atau patut dan munasabah mengikut kadar semasa;(3) kebenaran telah didapati seperti yang dinyatakan;(4) perhitungan dan pengiraan adalah betul;(5) penerima adalah pihak yang berhak terima bayaran;(6) bayaran - pertanggungan yg sepatutnya kpd Program

dan Aktiviti atau Projek atau akaun yg dinyatakan;(7) peruntukan mencukupi & tidak dipertanggungkan

bagi Maksud lain.

Kuasa & Tanggungjawab

Tanggungjawab Pegawai PembayarPegawai Pembayar adalah yang

sebenarnya membelanjakan wang awam Pegawai Pembayar hendaklah berpuas

hati sebelum sesuatu pembayaran boleh dibuat - AP93

Mempastikan perbelanjaan tidak melebihi peruntukan

Telah diperakui oleh Pegawai PengawalPotongan dibuat bagi caruman / bayaran

balik dengan sempurna.

18

PeraturanSemua urusan pembelian dan perolehan serta perbelanjaan kerajaan tertakluk kepada undang-undang , peraturan dan prosedur seperti:Perlembagaan MalaysiaAkta Prosedur Kewangan 1957Arahan PerbendaharaanPekeliling PerbendaharaanPekeliling Akauntan Negara Malaysia

19

Penguatkuasaan

Perbendaharaan Malaysia adalah pihak berkuasa pusat yang mengawal dan menyelia pengurusan pembelian dan perolehan bekalan perkhidmatan kerajaan samaada di Malaysia atau di luar negeri (AP 166.1)

20

KAWALAN DALAMAN BELANJA & PROSES BAYARAN•AP 58(a), AP 59, Ap 99, AP100, AP101, AP 102 & AP 103•PP Bil. 4 / 2002, SPANM Bil. 1 / 2008 & SPP Bil. 8 / 2009

Had kuasa berbelanja yang ditetapkan dalam sistem selaras dengan perwakilan kuasa menandatangani baucar yang diluluskan

Pegawai yang bertukar / berhenti / bersara / tidak bertugas – batal / tidak aktifkan capaian dalam sistem

Pegawai yang tidak bertugas – kad pintar tidak diguna

Pengasingan tugas – Pegawai Penyedia vs Pelulus

Dokumen sokongan bagi Baucar Bayaran (BB)

12

KAWALAN DALAMAN BELANJA & PROSES BAYARAN(Samb…)

Patuhi Peraturan Kewangan

Pembayaran adalah wajar & dibuat dengan betul

Penjenisan pembayaran – rekod dengan betul

Bayaran kepada penerima yang sah

BB / dokumen sokongan – tebuk / cop “Telah Bayar”

Simpan BB – selamat, teratur & mudah dikesan

Perolehan harta modal di bawah OS 35000 – hanya diluluskan oleh Pegawai Pengawal

AP 58(a) – hanya untuk Belanja Mengurus sahaja

Justifikasi pembayaran di bawah AP 58(a) & AP 5912

Kawalan Perbelanjaan

Terbahagi Kepada TigaPeranan & Tanggungjawab Pegawai PengawalPenurunan Kuasa Pegawai PengawalTanggungjawab Pegawai Pembayar.

23

Prosedur Perbelanjaan

Penurunan Kuasa Penurunan KuasaPembahagian TugasPemeriksaanPenyelenggaraan Rekod Perakaunan

- Daftar Bil- Penyelenggaraan Buku Vot- Penyelenggaraan Panjar

Pengesahan dan Penyesuaian

24

Jenis Perbelanjaan

Terbahagi Kepada Dua JenisPerbelanjaan Mengurus

- Perbelanjaan Bekalan - Vot B

- Perbelanjaan Tanggungan - Vot TPerbelanjaan Pembangunan- Vot P

Vot B & P Memerlukan Kelulusan Parlimen

Vot T Kelulusan melalui Perlembagaan

25

Jenis-jenis BayaranGajiBekalan dan PerkhidmatanAsetPemberian (Grant)Lain-lain Perbelanjaan

26

Cara Pembayaran

Kod-kod Perakaunan – Bergantung Kepada Kod Profil Sesebuah Kem/JabVot – B10Kod Jabatan - 231Kod Pusat Tanggungjawab (PTJ) - 010101Kod Pusat Tanggungjawab dan Pusat Kos (PTJ/PK) - 010102Program/Aktiviti - 020301Objek - Objek Am 10000, Objek Sebagai 11000 & Objek Lanjut – 11101.

27

Cara Pembayaran

Butir-butir Bayaran – AP 99Baucar disokong butir yang lengkap Nama seseorang pegawai kerajaan tidak

boleh ditunjukkan sebagai penerima bayaran kecuali bayaran gaji, pendahuluan dan pinjaman atau tuntutan persendirian

Perakuan pegawai jika tuntutan ganti bayaran (Kew.50 – PWR).

28

Cara Pembayaran

Butir-butir Bayaran – AP 99Kontrak bekalan/kerja mengikut harga kontrakPerakuan kerja /bekalan disempurnakanBaucar satu penama kecuali ada dalam kontrakSurat kuasa wakil/surat tadbir pusakaTandatangan setiap lembaran baucarPengenalan penerima / tandatangan ada saksi.

29

* Dokumen-dokumen Bayaran

Waran Peruntukan – Kew 308Pesanan Tempatan – Am 75Baucer Bayaran - Kew 304Baucer Bayaran (perihal cek

berganda)-Kew.304ABaucer Bayaran (draf/tt) - Kew 304BBaucer Jurnal - Kew 306Baucer Kecil - Kew 50 & Kew 50A

(PWR)Sebutharga / Kontrak

30

Prosedur / Tatacara Bayaran

Penyediaan BayaranBayaran GajiBayaran Tuntutan PerjalananBayaran Perkhidmatan & Bekalan

- Bayaran Dengan Pesanan Tempatan (Am 75)

- Bayaran Dengan Borang Inden Kerja (JKR 58)

- Bayaran Dengan Perakuan Bayaran Interim (JKR 66).

31

Prosedur / Tatacara Bayaran

Penyediaan Baucer Gaji Kewangan 8 (Kew.8)Surat Lantikan / Surat Arahan PertukarSijil Gaji Akhir ( LPC )Penyata Perkiraan Jika PerluPenyata Tuntutan Elaun Lebih MasaSurat Kelulusan Sesuatu Elaun/Pemberian

32

Prosedur / Tatacara Bayaran

Penyediaan Baucer GajiSijil Gaji Akhir – AP 104

Tiada Bayaran Gaji, Elaun Dan Pencen Boleh Dibayar Kecuali Secara Pendahuluan Sehingga Sijil Gaji Akhir Dikemukakan

Tarikh Pembayaran Gaji – AP 105 Tidak boleh dibayar sebelum 25 hari bulan kecuali hari perayaan

33

Prosedur / Tatacara Bayaran

Tuntutan Perjalanan – AP 100Dikemukakan < 10 Haribulan Hanya Satu Tuntutan Elaun Perjalanan

Kenderaan / Tambang Pengangkutan Awam Mengikut Bulan Perjalanan Diselesaikan (?)

Menyatakan Tarikh, Masa, Jarak, Kadar, Jawatan, Gaji Pokok, Jenis Tugas Dan Cara Perjalanan Mengikut Borang Tuntutan

Tuntutan Perjalanan Rasmi Dan Perpindahan Diasingkan

34

Prosedur / Tatacara Bayaran

Bayaran Perkhidmatan & BekalanBayaran Dengan Pesanan Tempatan (Am 75)Bayaran Dengan Borang Inden Kerja (JKR 58)Bayaran Dengan Perakuan Bayaran Interim (JKR

66)

35

Prosedur/Tatacara BayaranBayaran Dengan Pesanan TempatanPastikan Yang Berikut:Pesanan Tempatan (PT) Hendaklah

Lengkap- Nama Pembekal Dengan Alamat Lengkap- Butiran Lengkap Pada Perihal- Amaun Dengan Angka & Perkataan- Kod Caj Perakaunan , Pengesahan Jab. & Tarikh- Perakuan Pembekal- Perakuan Jabatan.

36

Prosedur / Tatacara Bayaran

Bayaran Dengan Pesanan Tempatan Invois Hendaklah Lengkap Seperti Berikut: Tarikh Invois Hendaklah Sama / Selepas Tarikh PT Butiran Bekalan / Perkhidmatan Hendaklah Sama Amaun adalah betul Nama Bank & Nombor Akaun Hendaklah

Dicatatkan Disahkan Oleh Pegawai Yang Bertanggungjawab

Keatas Pesanan Tersebut Surat Kebenaran / Kelulusan

37

Prosedur / Tatacara Bayaran

Bayaran Perkhidmatan & Bekalan Bayaran Dengan Borang Inden Kerja (JKR58)Sebelum Pembayaran Dibuat Pastikan Yang Berikut:

Borang Inden Kerja Hendaklah Lengkap- Nama Pembekal Dengan Alamat Lengkap- Arahan Kerja & Amaun Spt Dlm Tawaran Kerja- Disahkan Oleh Pegawai Yang Bertanggungjawab- Pengesahan Siap Kerja Oleh Pemborong- Diperaku Oleh Pegawai Penyelia Kerja

38

Prosedur / Tatacara Bayaran

Bayaran Perkhidmatan & Bekalan Bayaran Dengan Borang Inden Kerja (JKR58)Sekiranya Pembayaran Dibuat Lebih Dari Sekali Salinan BIK Juga Hendaklah Dilengkapkan Dengan Menyatakan Amaun Yang Patut Dibayar Dalam Tuntutan TersebutCara Tawaran Dibuat – Dokumen Perlu Disertakan

- Tender

- Sebut Harga

- Runding Terus (Nyatakan Cara Tawaran, Pusingan, Undian dsb)

39

Prosedur / Tatacara Bayaran

Bayaran Perkhidmatan & BekalanBayaran Dgn Borang Inden Kerja (JKR

58) Dokumen Lain Yang Perlu Disertakan

- Salinan Yang Disahkan Sijil Pendaftaran Pusat Khidmat Kontraktor

- Salinan Yang Disahkan Insuran Kerja

- Salinan Yang Disahkan Jaminan Bank

- Salinan Yang Disahkan Perakuan Terima Kerja

- Dokumen-Dokumen Lain Yang Berkaitan Jika Ada

40

Prosedur / Tatacara Bayaran

Bayaran Perkhidmatan & Bekalan Bayaran Dengan Perakuan Bayaran Interim (JKR66)

Sebelum Pembayaran Dibuat Pastikan Yang Berikut:

Satu Salinan Dokumen Kontrak Hendaklah Diserahkan kepada Pejabat Pembayar

Perakuan Bayaran Interim – JKR 66 Hendaklah Dilengkapkan Dengan Sempurna

-Bahagian A – Adalah Untuk Menunjukkan Bayaran & Potongan Yang Terdahulu

-Bahagian B – Adalah Untuk Perakuan Bayaran Semasa

41

Prosedur / Tatacara Bayaran

Pembayaran Disokong Dokumen Lengkap–AP 107Dokumen Lengkap Perlu Dikemukakan. Jika Tidak Bayaran Tidak Boleh Dibuat Kecuali Sistem Bayaran Pukal

42

Prosedur / Tatacara Bayaran

Baucar Asal Hilang – AP 108 Jika baucar asal hilang, maka pegawai mesti

mengemukakan salinan baucar pejabat dan diakui sah oleh pegawai dan memperakui bahawa bayaran tidak dua kali

43

Prosedur / Tatacara Bayaran

Menandatangani Baucar – AP 1011. Tandatangan Pegawai Pengawal Atau Orang Yang

Diwakilkannya Dan Contoh Tandatangan. 2. Surat Pekeliling ANM Bilangan 1 Tahun 2008

i. Nilai < RM20,000 – gred <26ii. Nilai > RM20,000 – gred >27iii. EFT – Had Kuasa Berbelanja oleh PTJ

3. Pegawai Yang Menandatangani Terdiri:i. Pegawai Penjaga Peruntukanii . Pegawai Yang Menyemak Dan Mengesahkaniii. Pegawai Memperakui – Pegawai Terkanan

44

Prosedur / Tatacara BayaranTanggungjawab Pegawai Yang Memperakui Baucar – AP102

Memperakui Butir Bayaran Dalam Baucar Benar

i. Bekalan/perkhidmatan Sempurna

ii. Harga Ikut Kontrak/manasabah

iii. Kebenaran Diberikan/ Kiraan Betul

iv. Penerima Sebenar/program & Aktiviti

v. Wang Mencukupi

Bertanggungjawab atas kehilangan wang awam jika perakuan salah

Pastikan syarat pelarasan, pulang balik pendahuluan dan pinjaman dipatuhi

45

Prosedur / Tatacara Bayaran

Bil Dibayar Segera – AP 103 Bil Dibayar Dalam Masa 14 hari Daftar Bil Diselenggarakan Untuk

Menunjukkan i. Tarikh Bil ii. Amauniii. Perakuan Pegawai Kerja Sempurna iv. Tarikh Baucar Disediakan v. Tarikh Baucar Dihantar Ke Pejabat Pembayarvi. Tarikh Cek Disediakan

Tindakan Surcaj Dan Tatatertib Boleh Dikenakan Jika Bil Lewat Dibayar

46

Prosedur / Tatacara Bayaran

Kaedah PerolehanPembelian RuncitPembelian melalui Kontrak Pusat -

ePerolehanPembelian melalui Sebutharga Pembelian melalui TenderPembelian TerusTender TerhadTender melalui Perundingan TerusPembelian Darurat

47

Peraturan Am Pembayaran

Kaedah Bayaran – AP 97Pembayaran Dengan Cek BerpalangCek Tidak Berpalang Kepada Penerima

Tanpa Akaun BankBayaran Secara Tunai – Perlu Patuhi AP 96Pembayaran Dengan PWR

48

Peraturan Am PembayaranKaedah BayaranBayaran Melalui CekTunai (AP 96)Electronic Fund Transfer (EFT)Sistem Bayaran PukalPanjar Wang Runcit Bayaran Melalui Bank DerafPemindahan Telegraf (TT)Bayaran Melalui Baucer Jurnal

49

Peraturan Am Pembayaran

Pemeriksaan Daftar Pembayaran – AP98(b)

Sebulan sekaliPegawai yang ditukar dan yang mengganti

mesti mengesahkan daftar bayaranApa-apa selisih hendaklah dilaporkan kepada

Pegawai Pengawal, JANM atau Bendahari Negeri

50

Peraturan Am Pembayaran

Perbelanjaan Tidak Diakui – AP 107Sesuatu bayaran hendaklah dianggap sebagai perbelanjaan tidak diakui jika tidak ada keterangan bahawa ia telah dilakukan, dibenarkan, dan diselesaikan dengan sepatutnya Pegawai Pembayar mestilah meminta kelulusan Perbendaharaan supaya pembayaran itu dibiar dipertanggungkan kepada akaun. Laporan mengikut Arahan Perbendaharaan 109 hendaklah dihantar dan disertai dengan baucer asal/salinan pejabat yang diperakukan

51

Peraturan Am Pembayaran

Bayaran Dibawah AP58(a)Kebenaran khas adalah dikehendaki untuk

membayar baucer yang dikemukakan selepas bulan pertama tahun kewangan yang baru mengenai pertanggungan tahun lepas

Masih mempunyai baki vot tahun berkenaanMemohon kelulusan Perbendaharaan sekiranya

baki vot tahun berkenaan tiadaSijil AP 58(a) hanya diluluskan oleh Akauntan

sahaja

52

Peraturan Am Pembayaran

Bayaran Dibawah AP96

Mengeluarkan Wang Dari Perbendaharaan Untuk Dibahagi-bahagikan

Cek Atas Nama Jawatan PegawaiDisertakan Senarai Nama PenerimaDikembalikan Kepada Perbendaharaan Setelah

Senarai Tersebut Diperakui Terima Untuk Disimpan Bersama Baucer Asal

Wang Yang Tidak Dapat Diserahkan Dalam Tempoh 21 Hari Hendaklah Dikembalikan Kepada Perbendaharaan

53

Tel : 03-27714195Fax : 03-27157506e-Mail: zamani@anm.gov.my

54

SekianSekian

Terima KasihTerima Kasih