pengurusan bajet · cadangan perbelanjaan berhemah perbelanjaan jamuan elaun lebih masa belanja...

PENGURUSAN BAJET

Disampaikan oleh : FADZILLAH BINTI RAHMAN

Bahagian Akaun, Belanjawan, Penerimaan & Pelaburan

Pejabat Bendahari UTM fazilah@utm.my/07-5530256/019-7299935

KATEGORI PERUNTUKAN

Bajet Mengurus (U)

Dasar Sedia Ada

One Off

Dasar Baru

Dana Universiti Penyelidikan (Q)

Geran Penyelidikan (R)

Tabung Amanah (A)

Bajet Pembangunan (D)

KONSEP PENYEDIAAN BAJET

Outcome Based Budgeting (OBB)

Penekanan adalah kepada pencapaian outcome, KPI dan output

UTM - PK3 : PENJANAAN ILMU DAN INOVASI

- Penyediaan bajet 2 tahun sekali

- Pemeriksaan bajet dibuat setiap tahun

PROGRAM DAN OUTCOME KPT

AKAUNTABILITI DAN PENGURUSAN PRESTASI SEKTOR AWAM

6

Amalan yang menggalakkan pengurus

dan kakitangan untuk memberi

tumpuan kepada

keberhasilan Program.

Bukan sekadar ‘mencapai sasaran’ dan menggunakan peruntukan bajet yang ditetapkan.

7

Suasana dinamik

Peningkatan ekspektasi

Peningkatan permintaan akauntabiliti

Usaha ke arah “rightsizing”

Sumber terhad

8

Bagaimana tanggungjawab dan

kewajipan yang diamanahkan dapat

dilaksana dan sasaran dicapai oleh

pihak yang diamanahkan dengan

menggunakan sepenuhnya sumber

yang telah ditetapkan.

9

Kewangan

Pengurusan

Program

10

Memastikan semua peraturan dan perundangan kewangan dipatuhi sepenuhnya

11 11

November 2007/ Page 11 November 2007/ Page 11

Pengurusan yang cekap

Meningkatkan nilai untuk

perbelanjaan

Mengoptimumkan sumber

Akauntabiliti Pengurusan

Memastikan kualiti

Mengelakkan pembaziran

12

Menentukan program mencapai objektif yang dipersetujui.

Program menghasilkan outcome yang diharapkan.

Outcome program memenuhi keperluan pelanggan dan stakeholder.

Opsyen dan alternatif dasar terbaik digunakan.

STRATEGI PENYEDIAAN BAJET

Mengambilkira Polisi Perbelanjaan Berhemah (Pek. Bendahari Bil. 5/2010)

PTJ hendaklah mengamalkan dan laksanakan program/aktiviti secara paling cekap, ekonomi dan berkesan dengan ambilkira;

keutamaan perbelanjaan disusun semula dengan tumpuan kepada aktiviti yang dapat menyumbang kepada pencapaian KAI secara cekap dan berkesan

memastikan semua perbelanjaan komited terutamanya berkontrak disediakan peruntukan mencukupi

Penyelenggaraan peralatan dan kelengkapan diberi keutamaan

PTJ adalah bertanggungjawab untuk memantau prestasi perbelanjaan PTJ masing-masing.

PTJ digalakkan untuk menjana pendapatan bagi meningkatkan sumber dalaman Universiti.

Penggunaan tabung di PTJ masing-masing adalah digalakkan bagi menampung ketidakcukupan perbelanjaan.

STRATEGI PENYEDIAAN BAJET

CADANGAN PERBELANJAAN BERHEMAH

Perbelanjaan jamuan

Elaun Lebih Masa

Belanja bekalan pejabat

Penggunaan kertas/ toner/fotocopy/alat tulis

Bengkel/ Kursus perlu dirancang lebih awal tertakluk kepada peruntukan sedia ada

Perjalanan dan aktiviti tidak melebihi jarak 400 km

Sharing facilities

ISU-ISU BAJET

Kurang pemantauan prestasi perbelanjaan dan peruntukan

Tanggungan (Pesanan Tempatan) tidak dapat dibayar pada tahun semasa

Tuntutan perjalanan lewat dikemukakan

Tuntutan pembayaran melangkau tahun

Pembatalan permohonan pembelian/PT tidak dibatalkan dalam sistem

Pembelian tidak dirancang dengan baik - Christmas Shopping

Permohonan tambahan/virement

dibuat berulangkali

PENGURUSAN PEROLEHAN

KAEDAH PEROLEHAN

Lantikan/ Pembelian Terus

Sebut Harga

Rundingan Terus

Kontrak Pusat

Panjar Wang Runcit

Perlanjutan/ Perubahan Kontrak

Tender

HAD NILAI PEROLEHAN, KAEDAH, TATACARA & KUASA MELULUS

Nilai Perolehan (RM)

Kaedah Perolehan Tatacara Perolehan Kuasa Melulus

< RM300.00 Panjar Wang Runcit (i) Tiada dokumen pembelian diperlukan dan memadai dengan mengemukakan resit sahaja.

Penolong Pendaftar/ Pegawai Eksekutif

>RM300.00 – RM1,000.00

Pembelian Terus (i)

(ii)

Pembelian Terus kepada syarikat yang diketahui sentiasa mengenakan harga berpatutan. Buat kajian pasaran untuk memastikan harga yang ditawarkan berpatutan.

Ketua Jabatan/ Ketua Makmal/ Ketua Bahagian/ Ketua Unit

Rujukan : PEKELILING BENDAHARI BIL. 1/2009 TATACARA PEROLEHAN UNIVERSITI (BEKALAN & PERKHIDMATAN)

Nilai Perolehan (RM)

Kaedah Perolehan Tatacara Perolehan Kuasa Melulus

>RM1,000.00 – RM10,000.00

setahun

Pembelian Terus (i) Pembelian terus kepada syarikat yang diketahui sentiasa mengenakan harga yang berpatutan.

Ketua Jabatan/ Ketua Makmal/ Ketua Bahagian/ Ketua Unit.

(ii) Buat kajian pasaran untuk memastikan harga yang ditawarakan adalah berpatutan.

(iii) Digalakkan mendapat sebut harga sekurang-kurangnya daripada dua (2) syarikat.

(iv) Pesanan Tempatan/Surat Setuju Terima yang mana berkaitan dikeluarkan.

HAD NILAI PEROLEHAN, KAEDAH, TATACARA & KUASA MELULUS

Nilai Perolehan (RM)

Kaedah Perolehan Tatacara Perolehan Kuasa Melulus

>RM10,000.00 – RM50,000.00

setahun

Sebut Harga (i) Sekurang-kurangnya 3 pembekal bertaraf Bumiputera dan berdaftar dengan Kementerian Kewangan.

Ketua/Timbalan Ketua Pusat Tanggungjawab

(ii) Sebut harga dibuat secara bertulis.

(iii) Sebut harga yang diterima dan anggaran pejabat dimasukkan dalam Peti Sebut Harga pada tarikh tutup.

(iv) Peti Sebut Harga dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga Pusat Tanggungjawab.

HAD NILAI PEROLEHAN, KAEDAH, TATACARA & KUASA MELULUS

Nilai Perolehan (RM)

Kaedah Perolehan Tatacara Perolehan Kuasa Melulus

(v) Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga serah dokumen sebut harga kepada pemohon untuk dibuat penilaian.

(vi) Pemohon serah kepada Urusetia Sebut Harga Pusat Tanggungjawab untuk mendapatkan kelulusan.

(vii) Pesanan Tempatan/ Surat Setuju Terima yang mana berkaitan dikeluarkan selepas kelulusan diperolehi.

HAD NILAI PEROLEHAN, KAEDAH, TATACARA & KUASA MELULUS

Nilai Perolehan (RM)

Kaedah Perolehan Tatacara Perolehan Kuasa Melulus

>RM50,000.00 – RM100,000.00

setahun

Sebut Harga (i) Sekurang-kurangnya 5 pembuat/ pembekal bertaraf Bumiputera dan berdaftar dengan Kementerian Kewangan.

Jawatankuasa Sebut Harga Pusat Tanggungjawab

(ii) Sebut Harga dipelawa secara bertulis lengkap dengan spesifikasi.

(iii) Sebut harga yang diterima dan anggaran pejabat dimasukkan dalam Peti Sebut Harga pada tarikh tutup.

(iv) Peti Sebut Harga dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga Pusat Tanggungjawab.

HAD NILAI PEROLEHAN, KAEDAH, TATACARA & KUASA MELULUS

Nilai Perolehan (RM)

Kaedah Perolehan

Tatacara Perolehan Kuasa Melulus

(v) Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga serah dokumen kepada Urusetia Sebut Harga Pusat Tanggung jawab.

(vi) Urusetua Sebut Harga serah Sampul A kepada Jawatankuasa Penilaian Harga dan Sampul B kepada Jawatankuasa Penilaian Teknikal.

(vii) Kedua-dua Jawatankuasa Penilaian hendaklah bermesyuarat dan mengemukakan Laporan Penilaian dalam tempoh 14 hari kepada Urus Setia Sebut Harga Pusat Tanggung jawab.

HAD NILAI PEROLEHAN, KAEDAH, TATACARA & KUASA MELULUS

Nilai Perolehan (RM)

Kaedah Perolehan

Tatacara Perolehan Kuasa Melulus

(viii) Urus Setia menyediakan kertas taklimat untuk mendapatkan kelulusan.

(ix) Pesanan Tempatan atau Surat Setuju Terima yang mana berkaitan dikeluarkan selepas kelulusan diperolehi.

HAD NILAI PEROLEHAN, KAEDAH, TATACARA & KUASA MELULUS

Nilai Perolehan (RM)

Kaedah Perolehan

Tatacara Perolehan Kuasa Melulus

>RM100,000.00 – RM500,000.00

setahun

Sebut Harga (i) Sekurang-kurangnya 5 pembuat/pembekal bertaraf Bumiputera dan Bukan Bumiputera.

(i) >RM100,000 – RM200,000.00 Kelulusan diberi oleh Jawatankuasa Sebut Harga Pusat Tanggungjawab

(ii) Sebut Harga dipelawa secara bertulis lengkap dengan spesifikasi.

(ii) > RM200,000.00 – RM500,000.00 Jawatankuasa Sebut Harga Pusat Tanggungjawab peraku dan diluluskan oleh Jawatankuasa Sebut Harga Universiti.

(iii) Sebut harga yang diterima dan anggaran pejabat dimasukkan dalam Peti Sebut Harga pada tarikh tutup.

HAD NILAI PEROLEHAN, KAEDAH, TATACARA & KUASA MELULUS

Nilai Perolehan (RM) Kaedah Perolehan Tatacara Perolehan Kuasa Melulus

(iv) Peti Sebut Harga dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga Pusat Tanggungjawab.

(v) Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga serah dokumen kepada Urusetia Sebut Harga Pusat Tanggung jawab.

(vi) Urusetia Sebut Harga serah Sampul A kepada Jawatankuasa Penilaian Harga dan Sampul B kepada Jawatankuasa Penilaian Teknikal.

(vii) Kedua-dua Jawatankuasa Penilaian hendaklah bermesyuarat dan mengemukakan Laporan Penilaian dalam tempoh 14 hari kepada Urus Setia Sebut Harga Pusat Tanggung jawab.

HAD NILAI PEROLEHAN, KAEDAH, TATACARA & KUASA MELULUS

Nilai Perolehan (RM)

Kaedah Perolehan Tatacara Perolehan Kuasa Melulus

(viii) Urus Setia menyediakan kertas taklimat untuk mendapatkan kelulusan.

(ix) Pesanan Tempatan atau Surat Setuju Terima yang mana berkaitan dikeluarkan selepas kelulusan diperolehi.

HAD NILAI PEROLEHAN, KAEDAH, TATACARA & KUASA MELULUS

Nilai Perolehan (RM)

Kaedah Perolehan Tatacara Perolehan Kuasa Melulus

> RM500,000.00 Tender (i) Pemohon menyediakan Jadual Teknikal, Jadual Harga dan Syarat-Syarat Khas.

Lembaga Perolehan Universiti

(ii) Jawatankuasa Penentuan Teknikal Universiti akan bermesyuarat dan membuat semakan; Pemohon dikehendaki membetulkan semula jika ada kekurangan/kesilapan.

(iii) Jadual Teknikal, Jadual Harga dan Syarat-Syarat Khas yang telah dibetulkan dikemukakan kepada Urusetia Jawatankuasa Penentuan Teknikal.

(iv) Penyediaan dokumen tender, iklan, jual dan buka tender akan diuruskan oleh Pejabat Bendahari.

HAD NILAI PEROLEHAN, KAEDAH, TATACARA & KUASA MELULUS

Nilai Perolehan (RM) Kaedah Perolehan Tatacara Perolehan Kuasa Melulus

(v) Jadual Teknikal dan Syarat-Syarat Khas akan dikemukakan kepada Jawatankuasa Penilaian Teknikal Pusat Tanggungjawab untuk di nilai dalam tempoh 14 hari.

(vi) Penilaian harga dan kedudukan kewangan Petender akan dinilai oleh Jawatankuasa Penilaian Kewangan Petender.

(vii) Semua laporan penilaian hendaklah dikemukakan kepada Urusetia Tender untuk dibuat kertas taklimat bagi mendapatkan kelulusan.

(viii) Pesanan Tempatan atau Surat Setuju Terima yang mana berkaitan dikeluarkan selepas kelulusan diperolehi.

HAD NILAI PEROLEHAN, KAEDAH, TATACARA & KUASA MELULUS

Pembelian tidak mengikut prosedur

Pesanan Tempatan lewat dikeluarkan dan tiada pemantauan pembekalan (melebihi tarikh pembekalan)

Memecahkecilkan pembelian

Pembelian tidak dirancang dengan baik - Christmas Shopping

Kesilapan dalam penentuan chargeline

Anggaran pejabat disediakan selepas perolehan dilaksanakaan

Anggaran pejabat tidak dimasukkan dalam peti tawaran dalam tempoh pelawaan Sebut Harga

Pegawai memberi user id kepada staf/pegawai lain untuk melulus proses dalam sistem

ISU-ISU PEROLEHAN

PROSEDUR PUNGUTAN WANG

- Bendahari

- Dekan/Ketua Jabatan

- Penyelia/Juruwang PTJ

1. Pekeliling Pejabat Bendahari Bil. 3 Tahun 2010

KUASA MEMUNGUT WANG

Surat Perwakilan Kuasa a) bertulis b) user id/password

Keselamatan user id dan password

PERAKUAN PUNGUTAN

1. RESIT RASMI PTJ 2. RESIT RASMI BENDAHARI

3. KUPON

a) Peralatan Kolej b) Pelekat Kenderaan

MODUL PENERIMAAN (UTMFIN)

Menjana Resit Rasmi di PTJ

Jenis Projek & Sub Projek

Failkan Salinan Resit Rasmi

Failkan Resit ‘BATAL’

PENYEDIAAN RESIT PTJ

MODUL PENERIMAAN (UTMFIN)

Pindahan Rekod Pungutan Mengikut Mod Bayaran

Nombor Pindahan Dijana Pindahan Wang Secara Fizikal Setiap Minggu Jumlah Pungutan = Laporan Analisis Pindahan Wang Failkan Laporan Analisis Pindahan Wang Dengan Resit Rasmi Pejabat Bendahari (Bukti)

PINDAHAN WANG PTJ

* e-resit@groups.utm.my L

HASIL

• Bil Tuntutan berkaitan Yuran Pelajar, Sewa Ruang & Utiliti

TUNTUTAN HASIL & AMANAH UNIVERSITI

AMANAH

• Bil Tuntutan berkaitan Seminar, Program Kerjasama, Perundingan & Penyelidikan

1. PTJ perlu mengeluarkan bil tuntutan 2. Sesalinan bil tuntutan dikemukakan kepada Pejabat

Bendahari 3. PTJ hendaklah membatalkan bil yang tidak memenuhi spesifikasi pelanggan & maklumkan kepada Pejabat Bendahari

4. PTJ bertanggungjawab mengeluarkan Surat Peringatan –

hutang > 30 hari.

ISU-ISU PUNGUTAN WANG

Kesilapan data semasa Penyediaan Resit PTJ (UTMFIN) Contoh: - Penetapan Chargeline - Mod Bayaran - Jumlah Kutipan

* akan menyebabkan pindahan dihapus.

Lewat membuat pindahan rekod dan penghantaran wang ke Pejabat Bendahari. Tidak memfailkan salinan resit PTJ (copy) dan Laporan Analisis Pindahan. Terimaan melalui kad kredit tidak disertakan ‘Sales Slip’. Notis ‘Semua Pembayaran Hendaklah Diperakukan Dengan Resit’ tidak dipamerkan.

ISU-ISU PUNGUTAN WANG

User ID/password disalahgunakan dan tidak dikemaskini. Mendahulukan wang pungutan untuk pengendalian program. Tidak menyelenggara ‘Rekod Kawalan Kupon’. Tidak memfailkan resit rasmi Pejabat Bendahari (Bukti).

Tidak mengecop dan memfailkan resit batal. Tidak menyimpan kebenaran bertulis yang diperolehi daripada Pejabat Bendahari.

SEKIAN, TERIMA KASIH