panduan pengurusan projek ict sektor awam - mbsa.gov.my · metodologi pengurusan projek ict sektor...

Metodologi Pengurusan Projek ICT Sektor Awam (PPrISA)

Panduan Pengurusan Projek ICT Sektor Awam

Subramani Nagaiah subramani@mampu.gov.my

Auditorium, Blok B1, Kompleks JPM

Putrajaya

PROGRAM KESEDARAN DASAR DAN GARIS PANDUAN ICT SEKTOR AWAM

12 JANUARI 2016

1

Metodologi Pengurusan Projek ICT Sektor Awam (PPrISA) 2

AGENDA

Tujuan

Latar Belakang

Konsep Asas

Metodologi PPrISA

Penutup

1

2

4

3

5

Metodologi Pengurusan Projek ICT Sektor Awam (PPrISA) 3

Tujuan

Untuk memberi panduan komprehensif bagi menguruskan projek ICT di agensi-agensi Sektor Awam dengan berpandukan Metodologi PPrISA (Pengurusan Projek ICT Sektor Awam)

Sasaran utama adalah anggota Kerajaan yang diberi tanggungjawab sebagai Pengurus Projek untuk melaksanakan projek ICT

Metodologi Pengurusan Projek ICT Sektor Awam (PPrISA) 4

Sept 2009 Ogos 2010 2010-2015 2015

Mula dibangunkan

Didedahkan di INTAN melalui Kursus Pengurusan Projek ICT (Asas)

Bootcamp dan bengkel/ kursus di agensi Kerajaan

Libat urus dengan Pengurus ICT & Industri Panduan disiapkan

Latar Belakang

Metodologi Pengurusan Projek ICT Sektor Awam (PPrISA) 5

Definisi Projek

“Projek adalah satu usaha sementara terdiri daripada beberapa siri aktiviti dan tugas yang dibuat untuk menghasilkan satu produk atau perkhidmatan yang unik”

PMI (Project Management Institute)

Metodologi Pengurusan Projek ICT Sektor Awam (PPrISA) 6

Definisi Projek: ciri-ciri

Objektif (S.M.A.R.T)

Spesifikasi

Tempoh (Tarikh mula dan tarikh tamat)

Peruntukan (bajet)

Sumber (manusia, peralatan)

Projek

Objektif

Spesifikasi

Tempoh Sumber-sumber

Bajet

Metodologi Pengurusan Projek ICT Sektor Awam (PPrISA) 7

3P (Portfolio, Program, Projek)

Projek A Program C

Projek 1 Projek 2

A structured grouping of projects designed to produce clearly identified business value

A group of proposed or current projects and programmes to achieve strategic

business vision at enterprise level

Program B

Portfolio

Strategi Visi

Objektif

Projek 3

Metodologi Pengurusan Projek ICT Sektor Awam (PPrISA)

Jenis Projek ICT Projek pengkomputeran yang melibatkan salah satu

atau gabungan jenis-jenis projek ICT berikut: 1. Kajian ICT 2. Perancangan strategik ICT 3. Pembangunan sistem aplikasi 4. Perolehan perkakasan dan

perisian komputer 5. Peningkatan sistem ICT 6. Perluasan sistem ICT 7. Pematuhan dan pengukuhan ICT 8. Perkhidmatan ICT

Rujukan : Surat Arahan Ketua Pengarah MAMPU bertarikh 5 Mac 2010: PANDUAN PELAKSANAAN PENGURUSAN PROJEK ICT SEKTOR AWAM

8

Metodologi Pengurusan Projek ICT Sektor Awam (PPrISA)

Rangka Kerja Pembangunan Projek ICT Sektor Awam

Tenaga Kerja Teknologi Proses

Tadbir Urus

Bajet &

Prosedur Perolehan

Pengurusan

Perm

ulaa

n

Pera

ncan

gan

Pela

ksan

aan

&

Kaw

alan

l

Pena

mat

an

Projek Operasi

& Penyeleng-

garaan

Polisi Piawaian Garis panduan Perundangan

9

Metodologi Pengurusan Projek ICT Sektor Awam (PPrISA)

Pengurusan Projek

3

1

2

Perancangan dan pengurusan sumber untuk menyempurnakan matlamat dan objektif projek

Pengaplikasian elemen berikut kepada aktiviti projek : pengetahuan, teknik, tools dan kemahiran

Pendekatan untuk menguruskan kerja (work) dalam kekangan masa, kos dan skop/kualiti

10

Metodologi Pengurusan Projek ICT Sektor Awam (PPrISA)

The Triple Constraints

Apa yang cuba dicapai oleh projek? Apakah harapan sponsor?

Kos projek Jadual kos

Memenuhi spesifikasi dan kualiti yang ditetapkan serta memuaskan hati pengguna/stakeholder

Tempoh projek Jadual projek

11

Metodologi Pengurusan Projek ICT Sektor Awam (PPrISA)

Metodologi Pengurusan Projek

Satu set panduan lengkap yang mengandungi proses, aktiviti, prosedur, tools dan teknik khusus yang perlu diikuti dalam melaksanakan setiap aktiviti dalam kitar hayat projek

12

Metodologi Pengurusan Projek ICT Sektor Awam (PPrISA)

Metodologi PPrISA (Pengurusan Projek ICT Sektor Awam)

Peng

urus

an

Skop

Peng

urus

an

Risik

o

Peng

urus

an

Isu

Peng

urus

an

Kual

iti

Peng

urus

an

Sum

ber

Peng

urus

an

Kom

unik

asi

Peng

urus

an

Peru

baha

n

Peng

urus

an

Kos

13

Metodologi Pengurusan Projek ICT Sektor Awam (PPrISA)

Fasa Permulaan

14

Metodologi Pengurusan Projek ICT Sektor Awam (PPrISA)

Penyediaan Dokumen Permulaan Projek

15

Metodologi Pengurusan Projek ICT Sektor Awam (PPrISA)

Memohon Peruntukan Kewangan

16

Metodologi Pengurusan Projek ICT Sektor Awam (PPrISA)

Memohon Kelulusan Melaksanakan Projek

17

Metodologi Pengurusan Projek ICT Sektor Awam (PPrISA)

Fasa Perancangan

18

Metodologi Pengurusan Projek ICT Sektor Awam (PPrISA)

Komponen Tadbir Urus & Organisasi Projek

19

Metodologi Pengurusan Projek ICT Sektor Awam (PPrISA)

Struktur Tadbir Urus Projek

20

Metodologi Pengurusan Projek ICT Sektor Awam (PPrISA)

Struktur Organisasi Projek

Struktur organisasi bagi pelaksanaan projek secara co-sourcing, dilaksanakan secara usaha sama agensi dengan kontraktor

21

Metodologi Pengurusan Projek ICT Sektor Awam (PPrISA)

Struktur Organisasi Projek

Struktur organisasi bagi kaedah pelaksanaan projek secara outsourcing dilaksanakan melalui dua kumpuan berasingan

22

Metodologi Pengurusan Projek ICT Sektor Awam (PPrISA)

Komponen Pengurusan Skop

23

Metodologi Pengurusan Projek ICT Sektor Awam (PPrISA)

Komponen Pengurusan & Kawalan

Pelan Pengurusan

Kualiti

Pelan Pengurusan Komunikasi

Pelan Pengurusan

Risiko

Pelan Pengurusan

Isu

Prosedur Permohonan

Pindaan

24

Pelan Pengurusan Perubahan

Metodologi Pengurusan Projek ICT Sektor Awam (PPrISA)

Komponen Pengurusan Perolehan & Kontrak

• Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi

• Jawatankuasa Pembuka Tender

• Jawatankuasa Penilaian Teknikal

• Jawatankuasa Penilaian Kewangan

Melantik Jawatankuasa Berkaitan Perolehan

25

Metodologi Pengurusan Projek ICT Sektor Awam (PPrISA)

Fasa Pelaksanaan & Kawalan

Tujuan Fasa Pelaksanaan & Kawalan Projek : • Laksanakan kerja yang terdapat dalam dokumen PPP • Uruskan sumber projek dengan baik • Pantau & kawal pelaksanaan projek agar ikut

perancangan

26

Metodologi Pengurusan Projek ICT Sektor Awam (PPrISA)

Aktiviti Fasa Pelaksanaan & Kawalan Projek

1.

1. Memulakan Pelaksanaan Projek

2. Menguruskan Pasukan Projek

3. Melaksanakan Pembangunan Aktiviti &

Penerimaan Serahan

4. Memantau Aktiviti & Serahan Projek

5. Mengawal Aktiviti & Serahan Projek

6. Melaporkan Status Kemajuan Projek

7. Melaksanakan Pelan Pengurusan Perubahan

8. Melaksanakan Pentadbiran Kontrak

9. Memastikan Dokumentasi Lengkap 2

Fasa Perancangan

Fasa Penamatan

27

Metodologi Pengurusan Projek ICT Sektor Awam (PPrISA)

Fasa Penamatan

28

Metodologi Pengurusan Projek ICT Sektor Awam (PPrISA)

Aliran Proses Pengurusan Projek

Dokumen Permulaan Projek

Fasa 1 Permulaan

Idea/ Keperluan projek

Pelan Pengurusan Projek Fasa 2 Perancangan

Dokumen Permulaan Projek

Laporan Penamatan Projek

Fasa 4 Penamatan

Serahan projek

Serahan projek Fasa 3 Pelaksanaan & Kawalan

Pelan Pengurusan Projek

kelulusan 29

Metodologi Pengurusan Projek ICT Sektor Awam (PPrISA)

PENUTUP

30

01 Panduan ini membantu agensi-agensi dalam memperkasakan pelaksanaan projek ICT di Sektor Awam

Penggunaan metodologi pengurusan projek secara efektif hanya salah satu kaedah membawa kepada kejayaan pelaksanaan projek-projek ICT

02

Metodologi Pengurusan Projek ICT Sektor Awam (PPrISA)

31

Metodologi Pengurusan Projek ICT Sektor Awam (PPrISA)

TERIMA KASIH

subramani@mampu.gov.my www.mampu.gov.my

32