manual pengguna - jpsh.kklej.edu.myjpsh.kklej.edu.my/file/manual_ipsh.pdf · km5, jalan payamas ......

MANUAL PENGGUNA SISTEM PENGURUSAN DATA PEMBELAJARAN

SEPANJANG HAYAT (iPSH)

VERSI 2 (2015)

ISI KANDUNGAN MUKASURAT

MANUAL PENGGUNA SISTEM PENGURUSAN DATA PEMBELAJARAN SEPANJANG

HAYAT - iPSH

Isi Kandungan 1

Penghargaan 2

Senarai Ahli Jawatankuasa 3

Pendahuluan 4

Tatacara Membuat Permohonan Kursus Baru 7

Tatacara Mengemaskini Pangkalan Data (Administrator) 10

Tatacara Menyemak Rekod Kursus 17

Tatacara Menyedia, Mengemaskini & Menyemak Takwim 24

Tatacara Menyediakan Perancangan PSH 27

Tatacara Menyemak Dokumen 34

Tatacara Mencari Maklumat Kursus 40

SISTEM iPSH

Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 1

PENGHARGAAN

“BUKU MANUAL PENGGUNAAN SISTEM PENGURUSAN DATA PEMBELAJARAN SEPANJANG HAYAT”

Jabatan Pembelajaran Sepanjang Hayat, Kolej Komuniti Ledang Johor (KKLJ) ingin merakamkan penghargaan yang

tidak terhingga atas sokongan dan komitmen daripada semua pihak bagi menjayakan Buku Manual Penggunaan

Sistem Pengurusan Data Pembelajaran Sepanjang Hayat - iPSH ini.

Komitmen dari semua pihak pada tahap yang maksimum membolehkan sistem pengurusan data pembelajaran

sepanjang hayat secara atas talian dapat dilaksanakan dengan jayanya. Bagi memudahkan pengurusan dan

pentadbiran Jabatan Pembelajaran Sepanjang Hayat (JPSH) yang bermula sejak 2002 yang dilakukan secara

manual, kini pihak jabatan telah mewujudkan Sistem iPSH hasil daripada inovasi sistem yang dibangunkan oleh

kakitangan dan pensyarah di jabatan ini sendiri.

Buku Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data Pembelajaran Sepanjang Hayat dibina bagi memberi panduan

kepada Pegawai Pendidikan Pengajian Tinggi (PPPT) di seluruh organisasi untuk membuat pengurusan dan

pentadbiran di Jabatan Pembelajaran Sepanjang Hayat melalui sistem iPSH.

Sebarang Komen atau cadangan amat dialu-alukan daripasa semua pihak agar Buku Manual Penggunaan Sistem

Pengurusan Data Pembelajaran Sepanjang Hayat - iPSH ini ditambah baik dari semasa ke semasa.

Jabatan Pembelajaran Sepanjang Hayat

Kolej Komuniti Ledang Johor

Kementerian Pendidikan Tinggi

KM5, Jalan Payamas

84900 Tangkak Johor

06 – 9789 295 / 834

06 – 9791 682

jpsh@kklej.edu.my

Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 2

SENARAI AHLI JAWATANKUASA

PENAUNG

Jamalluddin bin Mohd Ali

Pengarah

PENGERUSI

Razzatul Iza Zurita binti Rasalli

Ketua Jabatan Pembelajaran Sepanjang Hayat

PENULIS

Razzatul Iza Zurita binti Rasalli

Siti Nor Hayati binti M. Yusop

Siti Hazwani binti Rosli

Rizarina binti Ekhwan

Norazila binti Aniah

Nurul Ain binti Azmi

Unit Pembelajaran Sepanjang Hayat

PENGATURCARA & PEREKA GRAFIK

Zaidah binti Zaini

Unit ICT

Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 3

PENDAHULUAN

Layari laman sesawang http://jpsh.kklej.edu.my

ATAU

layari laman web rasmi Kolej Komuniti Ledang > APLIKASI INTRANET dan klik ikon

PENGURUSAN DATA KURSUS PENDEK seperti di bawah:

Klik Sini

Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 4

Paparan muka hadapan Sistem iPSH seperti berikut:

Masukkan maklumat berikut: ID ADMIN :

<admin.nama spt id email> JIKA ADMIN atau <nama spt id email> JIKA BUKAN ADMIN

CTH : admin.iza JIKA ADMIN atau mazly BUKAN ADMIN

Masukkan KATALALUAN: <nombor kad pengenalan>

Kemudian Klik ikon LOG IN

Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 5

Status pengguna sistem dikelaskan kepada 3 level utama iaitu ADMIN, KETUA dan USER.

ADMINISTRATOR terdiri dari kakitangan unit JPSH KKLJ, KETUA pula merujuk kepada

ketua kluster manakala USER adalah para pensyarah selain dari kategori di atas. Status ini

menghadkan capaian kepada sistem di mana tidak semua pengguna dibenarkan mencapai

semua MENU sepertimana jadual di bawah :

STATUS CAPAIAN ‘MENU BAR’ YANG HANYA DIBENARKAN

< ADMIN > Semua MENU

< KETUA >

UTAMA

KURSUS PENDEK

TAKWIM > Menyemak TAKWIM BULANAN

PERANCANGAN PSH

CETAK : Borang Pra Permohonan, Borang 1, Borang 11, Senarai

Semak & Perancangan PSH

< USER >

KURSUS PENDEK

TAKWIM > Menyemak TAKWIM BULANAN

PERANCANGAN PSH

CETAK : Borang 11, Senarai Semak & Perancangan PSH

Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 6

TATACARA MEMBUAT PERMOHONAN KURSUS BARU

Paparan di skrin UTAMA:

Klik butang “TAMBAH”

untuk menambah

permohonan kursus

pendek baru.

Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 7

Paparan di skrin berikut adalah borang untuk menambah permohonan kursus pendek baru.

Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 8

Lengkapkan maklumat yang diperlukan dan kemudian klik “SIMPAN” untuk menyimpan

permohonan data tersebut.

Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 9

TATACARA MENGEMASKINI PANGKALAN DATA (ADMINISTRATOR)

Sistem akan memaparkan data permohonan baru selepas pengguna log masuk. Terdapat 9

menu mengikut keperluan pengguna. Bagaimanapun capaian setiap menu bergantung

kepada level pengguna tersebut samada sebagai ADMIN, KETUA ataupun USER.

MENU BAR bagi ADMINISTRATOR membolehkan ADMIN menguruskan dan

mengemaskini data mengikut kategori yang dipilih mengikut:

PENGGUNA

KLUSTER

TAHUN

KUMPULAN PESERTA

Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 10

MENGEMASKINI PENGGUNA/USER

ADMIN boleh menambah PENGGUNA baru, edit atau memadam data sedia ada. Klik

pada PENGGUNA untuk mendapatkan paparan seperti berikut:

a) Tambah

PENGGUNA baru

b) Untuk kemaskini data

PENGGUNA sedia ada

c) Untuk memadam

data PENGGUNA

Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 11

a) Tambah PENGGUNA baru

Klik pada butang TAMBAH, paparan borang maklumat untuk mendaftarkan PENGGUNA

baru akan tertera seperti berikut:

Lengkapkan maklumat yang diperlukan dan kemudian klik “SIMPAN” untuk menyimpan data

PENGGUNA baru yang telah didaftarkan.

b) Untuk kemaskini data PENGGUNA sedia ada

Klik ikon EDIT untuk kemaskini maklumat dan kemudian klik “KEMASKINI” untuk menyimpan

data baru PENGGUNA.

c)

Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 12

Untuk memadam data PENGGUNA

Klik pada butang PADAM, paparan skrin untuk memadamkan PENGGUNA akan tertera

seperti berikut:

Pilih “YA” atau “ TIDAK” untuk samada memadam data PENGGUNA.

Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 13

MENGEMASKINI KLUSTER

ADMIN boleh menambah baru dan memadam kluster sedia ada. Klik pada

ADMINISTRATOR > KLUSTER untuk mendapatkan paparan seperti berikut:

Klik ikon ini untuk PADAM

KLUSTER sedia ada

Untuk tambah kluster baru,

kemudian klik SIMPAN

Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 14

MENGEMASKINI TAHUN

ADMIN boleh menambah baru dan memadam TAHUN sedia ada. Klik pada

ADMINISTRATOR > TAHUN untuk mendapatkan paparan seperti berikut:

Klik ikon ini untuk padam

TAHUN sedia ada

Untuk tambah tahun baru,

kemudian klik SIMPAN

Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 15

MENGEMASKINI KUMPULAN PESERTA

ADMIN boleh menambah baru dan memadam Kumpulan Peserta sedia ada. Klik pada

ADMINISTRATOR > KUMPULAN PESERTA untuk mendapatkan paparan seperti berikut:

Untuk tambah KUMPULAN

PESERTA baru, kemudian klik

SIMPAN

Klik ikon ini untuk padam

KUMPULAN PESERTA sedia

ada

Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 16

TATACARA MENYEMAK REKOD KURSUS

MENU BAR bagi KURSUS PENDEK membolehkan ADMIN / KETUA / USER menyemak

data mengikut kategori yang dipilih mengikut:

a) KPI PESYARAH ALL

b) DATA PENSYARAH

c) DATA KLUSTER

d) DATA TAHUN (KPI TAHUNAN)

e) DATA KUMPULAN PESERTA

f) DATA CSR

g) DATA AKAUN AMANAH

h) ANALISA PELAKSANAAN KURSUS PENDEK

Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 17

a) KPI PESYARAH ALL

Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 18

b) DATA PENSYARAH

Paparan skrin di atas menunjukkan kursus-kursus yang telah diajar oleh pensyarah, jumlah

peserta, jumlah kursus dan jumlah jam mengajar.

Pilih nama pensyarah dan klik CARI

untuk lihat data kursus pendek

Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 19

c) DATA KLUSTER

Paparan skrin di atas menunjukkan kursus-kursus yang telah dijalankan di bawah kluster

yang telah dipilih.

Pilih kluster dan klik CARI

Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 20

d) DATA TAHUN (KPI TAHUNAN)

Paparan skrin di atas menunjukkan maklumat kursus-kursus dijalankan dan analisis kursus

secara bulanan mengikut TAHUN yang telah dipilih.

Pilih tahun dan klik CARI

Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 21

e) DATA KUMPULAN PESERTA

Paparan skrin di atas menunjukkan maklumat kursus-kursus dijalankan mengikut

KUMPULAN PESERTA yang telah dipilih.

f) DATA CSR

Paparan skrin di atas menunjukkan maklumat kursus-kursus yang dijalankan secara CSR

(jika ada).

Pilih kumpulan peserta dan

klik CARI

Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 22

g) DATA AKAUN AMANAH

Paparan skrin di atas menunjukkan maklumat kursus-kursus yang dijalankan di bawah

Program Akaun Amanah Latihan Khas (jika ada) bagi tahun semasa.

h) ANALISA PELAKSANAAN KURSUS PENDEK

Paparan skrin di atas menunjukkan maklumat kursus-kursus yang sedang dalam proses,

permohonan kursus baru, kursus ditunda, kursus dibatalkan dan kursus yang telah

dilaksanakan pada tahun semasa.

Pilih status dan klik

CARI

Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 23

TATACARA MENYEDIA, MENGEMASKINI & MENYEMAK TAKWIM

Menu TAKWIM disediakan adalah untuk memudahkan ADMIN untuk menyediakan takwim

kursus pendek mengikut bulan. Setiap kali takwim ini disediakan dan dikemaskini, secara

automotik takwim ini akan terpapar di laman web rasmi Kolej Komuniti Ledang di mana

semua pemohon dapat menyemak takwim yang ditawarkan oleh pihak jabatan.

TAMBAH TAKWIM (Menyedia)

Klik pada menu TAKWIM > TAMBAH TAKWIM untuk memasukkan kursus-kursus yang akan ditawarkan. Kemudian klik SIMPAN.

Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 24

TAKWIM BULANAN (Menyemak & Mengemaskini)

Takwim yang telah disediakan dan dikemaskini di Sistem iPSH akan secara automotik

dipaparkan di laman web rasmi jabatan seperti paparan di mukasurat sebelah:

Link untuk menyemak takwim di laman web rasmi :

http://www.kklej.edu.my/v2/index.php/ms/kursus-tawaran/kursus-pendek/takwim-kursus-

pendek

Pilih BULAN dan klik

CARI

Untuk kemaskini data

kursus sedia ada

Untuk PADAM

kursus

Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 25

PAPARAN DI LAMAN WEB RASMI KOLEJ KOMUNITI LEDANG

Klik CETAK untuk mencetak

takwim secara terus daripada

laman web rasmi jabatan

Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 26

TATACARA MENYEDIAKAN PERANCANGAN PSH

Perancangan PSH akan disediakan pada hujung tahun oleh pihak Jabatan PSH merancang

takwim kursus pendek untuk tahun hadapannya. Maka, setiap pensyarah diarahkan untuk

mengisi perancangan kursus pendek masing-masing di mana mereka sendiri yang akan

mengajar.

MENU BAR bagi PERANCANGAN PSH membolehkan ADMIN / KETUA / USER mengurus,

merancang dan menyemak data mengikut kategori yang dipilih mengikut:

a) TAMBAH PENGURUSAN PSH

b) SENARAI PERANCANGAN PSH TAHUN SEMASA

c) SENARAI PERANCANGAN PSH KESELURUHAN

d) SENARAI PERANCANGAN PSH MENGIKUT TAHUN

e) SENARAI PERANCANGAN PSH MENGIKUT PEGAWAI

f) SENARAI PERANCANGAN PSH MENGIKUT KLUSTER

g) SENARAI PERANCANGAN PSH MENGIKUT SUKU TAHUN

h) TAKWIM PENUH PERANCANGAN PSH

Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 27

a) TAMBAH PENGURUSAN PSH

Klik pada TAMBAH PENGURUSAN PSH, paparan borang perancangan pelaksanaan

kursus pendek akan tertera seperti berikut:

Lengkapkan maklumat yang diperlukan dan kemudian klik “HANTAR” untuk menyimpan

data bagi kursus yang dirancang.

Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 28

b) SENARAI PERANCANGAN PSH TAHUN SEMASA

Paparan skrin di atas menunjukkan senarai kursus-kursus pendek bagi tahun semasa yang

telah dirancang dan dimasukkan oleh setiap pensyarah.

c) SENARAI PERANCANGAN PSH KESELURUHAN

Paparan skrin di atas menunjukkan senarai kursus-kursus pendek bagi keseluruhan tahun

yang telah dirancang dan dimasukkan oleh setiap pensyarah.

Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 29

Pilih TAHUN dan klik

CARI

d) SENARAI PERANCANGAN PSH MENGIKUT TAHUN

e) SENARAI PERANCANGAN PSH MENGIKUT PEGAWAI

Pilih NAMA PEGAWAI

dan klik CARI

Paparan skrin di bawah menunjukkan

perancangan kursus yang dirancang oleh

pensyarah secara individu.

Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 30

f) SENARAI PERANCANGAN PSH MENGIKUT KLUSTER

Paparan skrin di atas menunjukkan perancangan kursus yang dirancang oleh pensyarah

mengikut kluster.

Pilih KLUSTER dan klik

CARI

Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 31

g) SENARAI PERANCANGAN PSH MENGIKUT SUKU TAHUN

Paparan skrin di atas menunjukkan perancangan kursus yang dirancang oleh pensyarah

mengikut suku tahun.

Pilih SUKU TAHUN dan

klik CARI

Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 32

h) TAKWIM PENUH PERANCANGAN PSH

Pengguna boleh melihat

perancangan kursus mengikut

kluster di sini Klik sini untuk melihat

perancangan kursus

secara individu

Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 33

TATACARA MENCETAK DOKUMEN

MENU BAR bagi CETAK membolehkan ADMIN / KETUA / USER mencetak dokumen

seperti berikut:

a) BORANG PRA PERMOHONAN

b) BORANG 1

c) BORANG 3

d) BORANG 11

e) SENARAI SEMAK

f) PERANCANGAN PSH

STATUS CAPAIAN ‘MENU BAR – CETAK DOKUMEN’ YANG HANYA DIBENARKAN

< ADMIN > CETAK : Semua dokumen

< KETUA > CETAK : Borang Pra Permohonan, Borang 1, Borang 11, Senarai

Semak & Perancangan PSH

< USER > CETAK : Borang 11, Senarai Semak & Perancangan PSH

Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 34

a) MENCETAK BORANG PRA PERMOHONAN

Paparan di sebelah menunjukkan

Borang Pra Permohonan Kursus yang

di cetak

Klik untuk cetak

borang

Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 35

b) MENCETAK BORANG 1

Borang 1 adalah Kertas Kerja bagi kursus pendek yang akan dijalankan.

c) MENCETAK BORANG 3

Borang 3 adalah Memo Arahan Bertugas untuk urusetia dan juga Surat Lantikan

Penceramah bagi sesuatu kursus pendek yang dijalankan.

Klik untuk cetak

Kertas Kerja

Klik untuk cetak Memo

dan Surat Lantikan

Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 36

d) MENCETAK BORANG 11

Borang 11 adalah Laporan Pelaksanaan Kursus Pendek. Laporan ini dicetak selepas

kursus tamat dilaksanakan dan dimasukkan ke dalam fail kursus pendek.

Klik untuk cetak

Laporan

Paparan di atas menunjukkan Laporan Pelaksanaan Kursus yang di cetak.

Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 37

e) MENCETAK SENARAI SEMAK

Paparan di atas menunjukkan Senarai Semak Kursus yang di cetak.

Klik untuk Senarai

Semak

Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 38

f) MENCETAK PERANCANGAN PSH

Perancangan PSH ini boleh di cetak mengikut PEGAWAI, KLUSTER, TAHUN dan

SUKU TAHUN.

Pengguna boleh menyemak rekod kursus melalui carian “ALL DATA” di mana semua data kursus

Klik untuk cetak Perancangan

PSH mengikut kategori yang

dipilih

Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 39

Klik sini untuk

mengemaskini jika perlu

TATACARA MENCARI MAKLUMAT KURSUS

Menu bar CARIAN ini adalah untuk mencari maklumat kursus yang telah disimpan bermula

awal sistem ini digunakan. Pengguna boleh menyemak atau mencari rekod secara

keseluruhan ataupun secara khusus “Keyword”

Carian Keseluruhan

Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 40

Carian “Keyword”

Klik sini untuk

mengemaskini jika perlu

Masukkan “keyword” yang dicari

seperti nama kursus, kemudian klik

CARI