manual pengguna - jpsh.kklej.edu.myjpsh.kklej.edu.my/file/manual_ipsh.pdf · km5, jalan payamas ......
TRANSCRIPT
MANUAL PENGGUNA SISTEM PENGURUSAN DATA PEMBELAJARAN
SEPANJANG HAYAT (iPSH)
VERSI 2 (2015)
ISI KANDUNGAN MUKASURAT
MANUAL PENGGUNA SISTEM PENGURUSAN DATA PEMBELAJARAN SEPANJANG
HAYAT - iPSH
Isi Kandungan 1
Penghargaan 2
Senarai Ahli Jawatankuasa 3
Pendahuluan 4
Tatacara Membuat Permohonan Kursus Baru 7
Tatacara Mengemaskini Pangkalan Data (Administrator) 10
Tatacara Menyemak Rekod Kursus 17
Tatacara Menyedia, Mengemaskini & Menyemak Takwim 24
Tatacara Menyediakan Perancangan PSH 27
Tatacara Menyemak Dokumen 34
Tatacara Mencari Maklumat Kursus 40
SISTEM iPSH
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 1
PENGHARGAAN
“BUKU MANUAL PENGGUNAAN SISTEM PENGURUSAN DATA PEMBELAJARAN SEPANJANG HAYAT”
Jabatan Pembelajaran Sepanjang Hayat, Kolej Komuniti Ledang Johor (KKLJ) ingin merakamkan penghargaan yang
tidak terhingga atas sokongan dan komitmen daripada semua pihak bagi menjayakan Buku Manual Penggunaan
Sistem Pengurusan Data Pembelajaran Sepanjang Hayat - iPSH ini.
Komitmen dari semua pihak pada tahap yang maksimum membolehkan sistem pengurusan data pembelajaran
sepanjang hayat secara atas talian dapat dilaksanakan dengan jayanya. Bagi memudahkan pengurusan dan
pentadbiran Jabatan Pembelajaran Sepanjang Hayat (JPSH) yang bermula sejak 2002 yang dilakukan secara
manual, kini pihak jabatan telah mewujudkan Sistem iPSH hasil daripada inovasi sistem yang dibangunkan oleh
kakitangan dan pensyarah di jabatan ini sendiri.
Buku Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data Pembelajaran Sepanjang Hayat dibina bagi memberi panduan
kepada Pegawai Pendidikan Pengajian Tinggi (PPPT) di seluruh organisasi untuk membuat pengurusan dan
pentadbiran di Jabatan Pembelajaran Sepanjang Hayat melalui sistem iPSH.
Sebarang Komen atau cadangan amat dialu-alukan daripasa semua pihak agar Buku Manual Penggunaan Sistem
Pengurusan Data Pembelajaran Sepanjang Hayat - iPSH ini ditambah baik dari semasa ke semasa.
Jabatan Pembelajaran Sepanjang Hayat
Kolej Komuniti Ledang Johor
Kementerian Pendidikan Tinggi
KM5, Jalan Payamas
84900 Tangkak Johor
06 – 9789 295 / 834
06 – 9791 682
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 2
SENARAI AHLI JAWATANKUASA
PENAUNG
Jamalluddin bin Mohd Ali
Pengarah
PENGERUSI
Razzatul Iza Zurita binti Rasalli
Ketua Jabatan Pembelajaran Sepanjang Hayat
PENULIS
Razzatul Iza Zurita binti Rasalli
Siti Nor Hayati binti M. Yusop
Siti Hazwani binti Rosli
Rizarina binti Ekhwan
Norazila binti Aniah
Nurul Ain binti Azmi
Unit Pembelajaran Sepanjang Hayat
PENGATURCARA & PEREKA GRAFIK
Zaidah binti Zaini
Unit ICT
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 3
PENDAHULUAN
Layari laman sesawang http://jpsh.kklej.edu.my
ATAU
layari laman web rasmi Kolej Komuniti Ledang > APLIKASI INTRANET dan klik ikon
PENGURUSAN DATA KURSUS PENDEK seperti di bawah:
Klik Sini
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 4
Paparan muka hadapan Sistem iPSH seperti berikut:
Masukkan maklumat berikut: ID ADMIN :
<admin.nama spt id email> JIKA ADMIN atau <nama spt id email> JIKA BUKAN ADMIN
CTH : admin.iza JIKA ADMIN atau mazly BUKAN ADMIN
Masukkan KATALALUAN: <nombor kad pengenalan>
Kemudian Klik ikon LOG IN
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 5
Status pengguna sistem dikelaskan kepada 3 level utama iaitu ADMIN, KETUA dan USER.
ADMINISTRATOR terdiri dari kakitangan unit JPSH KKLJ, KETUA pula merujuk kepada
ketua kluster manakala USER adalah para pensyarah selain dari kategori di atas. Status ini
menghadkan capaian kepada sistem di mana tidak semua pengguna dibenarkan mencapai
semua MENU sepertimana jadual di bawah :
STATUS CAPAIAN ‘MENU BAR’ YANG HANYA DIBENARKAN
< ADMIN > Semua MENU
< KETUA >
UTAMA
KURSUS PENDEK
TAKWIM > Menyemak TAKWIM BULANAN
PERANCANGAN PSH
CETAK : Borang Pra Permohonan, Borang 1, Borang 11, Senarai
Semak & Perancangan PSH
< USER >
KURSUS PENDEK
TAKWIM > Menyemak TAKWIM BULANAN
PERANCANGAN PSH
CETAK : Borang 11, Senarai Semak & Perancangan PSH
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 6
TATACARA MEMBUAT PERMOHONAN KURSUS BARU
Paparan di skrin UTAMA:
Klik butang “TAMBAH”
untuk menambah
permohonan kursus
pendek baru.
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 7
Paparan di skrin berikut adalah borang untuk menambah permohonan kursus pendek baru.
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 8
Lengkapkan maklumat yang diperlukan dan kemudian klik “SIMPAN” untuk menyimpan
permohonan data tersebut.
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 9
TATACARA MENGEMASKINI PANGKALAN DATA (ADMINISTRATOR)
Sistem akan memaparkan data permohonan baru selepas pengguna log masuk. Terdapat 9
menu mengikut keperluan pengguna. Bagaimanapun capaian setiap menu bergantung
kepada level pengguna tersebut samada sebagai ADMIN, KETUA ataupun USER.
MENU BAR bagi ADMINISTRATOR membolehkan ADMIN menguruskan dan
mengemaskini data mengikut kategori yang dipilih mengikut:
PENGGUNA
KLUSTER
TAHUN
KUMPULAN PESERTA
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 10
MENGEMASKINI PENGGUNA/USER
ADMIN boleh menambah PENGGUNA baru, edit atau memadam data sedia ada. Klik
pada PENGGUNA untuk mendapatkan paparan seperti berikut:
a) Tambah
PENGGUNA baru
b) Untuk kemaskini data
PENGGUNA sedia ada
c) Untuk memadam
data PENGGUNA
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 11
a) Tambah PENGGUNA baru
Klik pada butang TAMBAH, paparan borang maklumat untuk mendaftarkan PENGGUNA
baru akan tertera seperti berikut:
Lengkapkan maklumat yang diperlukan dan kemudian klik “SIMPAN” untuk menyimpan data
PENGGUNA baru yang telah didaftarkan.
b) Untuk kemaskini data PENGGUNA sedia ada
Klik ikon EDIT untuk kemaskini maklumat dan kemudian klik “KEMASKINI” untuk menyimpan
data baru PENGGUNA.
c)
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 12
Untuk memadam data PENGGUNA
Klik pada butang PADAM, paparan skrin untuk memadamkan PENGGUNA akan tertera
seperti berikut:
Pilih “YA” atau “ TIDAK” untuk samada memadam data PENGGUNA.
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 13
MENGEMASKINI KLUSTER
ADMIN boleh menambah baru dan memadam kluster sedia ada. Klik pada
ADMINISTRATOR > KLUSTER untuk mendapatkan paparan seperti berikut:
Klik ikon ini untuk PADAM
KLUSTER sedia ada
Untuk tambah kluster baru,
kemudian klik SIMPAN
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 14
MENGEMASKINI TAHUN
ADMIN boleh menambah baru dan memadam TAHUN sedia ada. Klik pada
ADMINISTRATOR > TAHUN untuk mendapatkan paparan seperti berikut:
Klik ikon ini untuk padam
TAHUN sedia ada
Untuk tambah tahun baru,
kemudian klik SIMPAN
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 15
MENGEMASKINI KUMPULAN PESERTA
ADMIN boleh menambah baru dan memadam Kumpulan Peserta sedia ada. Klik pada
ADMINISTRATOR > KUMPULAN PESERTA untuk mendapatkan paparan seperti berikut:
Untuk tambah KUMPULAN
PESERTA baru, kemudian klik
SIMPAN
Klik ikon ini untuk padam
KUMPULAN PESERTA sedia
ada
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 16
TATACARA MENYEMAK REKOD KURSUS
MENU BAR bagi KURSUS PENDEK membolehkan ADMIN / KETUA / USER menyemak
data mengikut kategori yang dipilih mengikut:
a) KPI PESYARAH ALL
b) DATA PENSYARAH
c) DATA KLUSTER
d) DATA TAHUN (KPI TAHUNAN)
e) DATA KUMPULAN PESERTA
f) DATA CSR
g) DATA AKAUN AMANAH
h) ANALISA PELAKSANAAN KURSUS PENDEK
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 17
a) KPI PESYARAH ALL
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 18
b) DATA PENSYARAH
Paparan skrin di atas menunjukkan kursus-kursus yang telah diajar oleh pensyarah, jumlah
peserta, jumlah kursus dan jumlah jam mengajar.
Pilih nama pensyarah dan klik CARI
untuk lihat data kursus pendek
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 19
c) DATA KLUSTER
Paparan skrin di atas menunjukkan kursus-kursus yang telah dijalankan di bawah kluster
yang telah dipilih.
Pilih kluster dan klik CARI
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 20
d) DATA TAHUN (KPI TAHUNAN)
Paparan skrin di atas menunjukkan maklumat kursus-kursus dijalankan dan analisis kursus
secara bulanan mengikut TAHUN yang telah dipilih.
Pilih tahun dan klik CARI
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 21
e) DATA KUMPULAN PESERTA
Paparan skrin di atas menunjukkan maklumat kursus-kursus dijalankan mengikut
KUMPULAN PESERTA yang telah dipilih.
f) DATA CSR
Paparan skrin di atas menunjukkan maklumat kursus-kursus yang dijalankan secara CSR
(jika ada).
Pilih kumpulan peserta dan
klik CARI
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 22
g) DATA AKAUN AMANAH
Paparan skrin di atas menunjukkan maklumat kursus-kursus yang dijalankan di bawah
Program Akaun Amanah Latihan Khas (jika ada) bagi tahun semasa.
h) ANALISA PELAKSANAAN KURSUS PENDEK
Paparan skrin di atas menunjukkan maklumat kursus-kursus yang sedang dalam proses,
permohonan kursus baru, kursus ditunda, kursus dibatalkan dan kursus yang telah
dilaksanakan pada tahun semasa.
Pilih status dan klik
CARI
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 23
TATACARA MENYEDIA, MENGEMASKINI & MENYEMAK TAKWIM
Menu TAKWIM disediakan adalah untuk memudahkan ADMIN untuk menyediakan takwim
kursus pendek mengikut bulan. Setiap kali takwim ini disediakan dan dikemaskini, secara
automotik takwim ini akan terpapar di laman web rasmi Kolej Komuniti Ledang di mana
semua pemohon dapat menyemak takwim yang ditawarkan oleh pihak jabatan.
TAMBAH TAKWIM (Menyedia)
Klik pada menu TAKWIM > TAMBAH TAKWIM untuk memasukkan kursus-kursus yang akan ditawarkan. Kemudian klik SIMPAN.
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 24
TAKWIM BULANAN (Menyemak & Mengemaskini)
Takwim yang telah disediakan dan dikemaskini di Sistem iPSH akan secara automotik
dipaparkan di laman web rasmi jabatan seperti paparan di mukasurat sebelah:
Link untuk menyemak takwim di laman web rasmi :
http://www.kklej.edu.my/v2/index.php/ms/kursus-tawaran/kursus-pendek/takwim-kursus-
pendek
Pilih BULAN dan klik
CARI
Untuk kemaskini data
kursus sedia ada
Untuk PADAM
kursus
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 25
PAPARAN DI LAMAN WEB RASMI KOLEJ KOMUNITI LEDANG
Klik CETAK untuk mencetak
takwim secara terus daripada
laman web rasmi jabatan
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 26
TATACARA MENYEDIAKAN PERANCANGAN PSH
Perancangan PSH akan disediakan pada hujung tahun oleh pihak Jabatan PSH merancang
takwim kursus pendek untuk tahun hadapannya. Maka, setiap pensyarah diarahkan untuk
mengisi perancangan kursus pendek masing-masing di mana mereka sendiri yang akan
mengajar.
MENU BAR bagi PERANCANGAN PSH membolehkan ADMIN / KETUA / USER mengurus,
merancang dan menyemak data mengikut kategori yang dipilih mengikut:
a) TAMBAH PENGURUSAN PSH
b) SENARAI PERANCANGAN PSH TAHUN SEMASA
c) SENARAI PERANCANGAN PSH KESELURUHAN
d) SENARAI PERANCANGAN PSH MENGIKUT TAHUN
e) SENARAI PERANCANGAN PSH MENGIKUT PEGAWAI
f) SENARAI PERANCANGAN PSH MENGIKUT KLUSTER
g) SENARAI PERANCANGAN PSH MENGIKUT SUKU TAHUN
h) TAKWIM PENUH PERANCANGAN PSH
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 27
a) TAMBAH PENGURUSAN PSH
Klik pada TAMBAH PENGURUSAN PSH, paparan borang perancangan pelaksanaan
kursus pendek akan tertera seperti berikut:
Lengkapkan maklumat yang diperlukan dan kemudian klik “HANTAR” untuk menyimpan
data bagi kursus yang dirancang.
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 28
b) SENARAI PERANCANGAN PSH TAHUN SEMASA
Paparan skrin di atas menunjukkan senarai kursus-kursus pendek bagi tahun semasa yang
telah dirancang dan dimasukkan oleh setiap pensyarah.
c) SENARAI PERANCANGAN PSH KESELURUHAN
Paparan skrin di atas menunjukkan senarai kursus-kursus pendek bagi keseluruhan tahun
yang telah dirancang dan dimasukkan oleh setiap pensyarah.
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 29
Pilih TAHUN dan klik
CARI
d) SENARAI PERANCANGAN PSH MENGIKUT TAHUN
e) SENARAI PERANCANGAN PSH MENGIKUT PEGAWAI
Pilih NAMA PEGAWAI
dan klik CARI
Paparan skrin di bawah menunjukkan
perancangan kursus yang dirancang oleh
pensyarah secara individu.
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 30
f) SENARAI PERANCANGAN PSH MENGIKUT KLUSTER
Paparan skrin di atas menunjukkan perancangan kursus yang dirancang oleh pensyarah
mengikut kluster.
Pilih KLUSTER dan klik
CARI
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 31
g) SENARAI PERANCANGAN PSH MENGIKUT SUKU TAHUN
Paparan skrin di atas menunjukkan perancangan kursus yang dirancang oleh pensyarah
mengikut suku tahun.
Pilih SUKU TAHUN dan
klik CARI
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 32
h) TAKWIM PENUH PERANCANGAN PSH
Pengguna boleh melihat
perancangan kursus mengikut
kluster di sini Klik sini untuk melihat
perancangan kursus
secara individu
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 33
TATACARA MENCETAK DOKUMEN
MENU BAR bagi CETAK membolehkan ADMIN / KETUA / USER mencetak dokumen
seperti berikut:
a) BORANG PRA PERMOHONAN
b) BORANG 1
c) BORANG 3
d) BORANG 11
e) SENARAI SEMAK
f) PERANCANGAN PSH
STATUS CAPAIAN ‘MENU BAR – CETAK DOKUMEN’ YANG HANYA DIBENARKAN
< ADMIN > CETAK : Semua dokumen
< KETUA > CETAK : Borang Pra Permohonan, Borang 1, Borang 11, Senarai
Semak & Perancangan PSH
< USER > CETAK : Borang 11, Senarai Semak & Perancangan PSH
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 34
a) MENCETAK BORANG PRA PERMOHONAN
Paparan di sebelah menunjukkan
Borang Pra Permohonan Kursus yang
di cetak
Klik untuk cetak
borang
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 35
b) MENCETAK BORANG 1
Borang 1 adalah Kertas Kerja bagi kursus pendek yang akan dijalankan.
c) MENCETAK BORANG 3
Borang 3 adalah Memo Arahan Bertugas untuk urusetia dan juga Surat Lantikan
Penceramah bagi sesuatu kursus pendek yang dijalankan.
Klik untuk cetak
Kertas Kerja
Klik untuk cetak Memo
dan Surat Lantikan
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 36
d) MENCETAK BORANG 11
Borang 11 adalah Laporan Pelaksanaan Kursus Pendek. Laporan ini dicetak selepas
kursus tamat dilaksanakan dan dimasukkan ke dalam fail kursus pendek.
Klik untuk cetak
Laporan
Paparan di atas menunjukkan Laporan Pelaksanaan Kursus yang di cetak.
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 37
e) MENCETAK SENARAI SEMAK
Paparan di atas menunjukkan Senarai Semak Kursus yang di cetak.
Klik untuk Senarai
Semak
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 38
f) MENCETAK PERANCANGAN PSH
Perancangan PSH ini boleh di cetak mengikut PEGAWAI, KLUSTER, TAHUN dan
SUKU TAHUN.
Pengguna boleh menyemak rekod kursus melalui carian “ALL DATA” di mana semua data kursus
Klik untuk cetak Perancangan
PSH mengikut kategori yang
dipilih
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 39
Klik sini untuk
mengemaskini jika perlu
TATACARA MENCARI MAKLUMAT KURSUS
Menu bar CARIAN ini adalah untuk mencari maklumat kursus yang telah disimpan bermula
awal sistem ini digunakan. Pengguna boleh menyemak atau mencari rekod secara
keseluruhan ataupun secara khusus “Keyword”
Carian Keseluruhan
Manual Penggunaan Sistem Pengurusan Data PSH (iPSH)| Versi 2, 2015 Muka surat 40
Carian “Keyword”
Klik sini untuk
mengemaskini jika perlu
Masukkan “keyword” yang dicari
seperti nama kursus, kemudian klik
CARI