integrated legal management system (modul...

Laporan Inovasi

INTEGRATED LEGAL MANAGEMENT SYSTEM

(MODUL KERTAS SIASATAN)

1

KANDUNGAN

Tajuk Mukasurat

1. PENGENALAN JABATAN PEGUAM NEGARA 1 2. LATAR BELAKANG JABATAN 1-3

2.1 Tarikh Penubuhan 1

2.2 Perkhidmatan Utama/Teras 1-2

2.3 Carta Organisasi 2

2.4 Personel - Bilangan dan Kategori 3

3. INOVASI 4-52 3.1. Pengenalan/ Latar Belakang Projek Inovasi 4

3.2. Tujuan Projek Inovasi 4

3.3. Implikasi Kewangan 4

3.4. Proses Pelaksanaan (kronologi) 5-49

3.4.1. Proses Pendaftaran Kertas Siasatan 6

3.4.2. Proses Klasifikasi & Agihan Kertas Siasatan 6

3.4.3. Proses Tindakan Petugas (KU/TPR) 7

3.4.4. Proses Daftar Keluar KS 8

3.4.5. Proses KS Berkait 8

3.4.6. Proses mengaitkan SR dengan KS 8

3.4.7. Proses Carian KS 9

3.4.8. Panduan Pengguna 9-49

3.5. Impak inovasi terhadap kumpulan sasar/ perkhidmatan/ 50-52

jabatan agensi/Negara

3.5.1 Output 50

3.5.2 Penjimatan masa 51

3.5.3 Penjimatan kos 51

3.5.4 Peningkatan produktiviti 52

3.5.5 Mesra pelanggan 52

4. PENUTUP 53

2

1. PENGENALAN JABATAN PEGUAM NEGARA

Jabatan Peguam Negara (JPN) adalah merupakan salah satu agensi di bawah

Jabatan Perdana Menteri. Selaras dengan perkembangan teknologi maklumat

dan informasi, JPN sentiasa berusaha mencari idea baru dengan melaksanakan

projek inovasi ke arah meningkatkan keberkesanan fungsi dan aktiviti jabatan

menerusi pelbagai transaksi harian, penyimpanan, pemprosesan dan

penyampaian maklumat sebagai asas membuat keputusan dengan cara yang

lebih berkesan.

Sistem pengkomputeran yang sistematik dan cekap amat diperlukan untuk

memastikan pelbagai maklumat berada dalam keadaan teratur dan mudah

dicapai. Kelemahan sistem sedia ada sentiasa dikaji untuk membangunkan

sebuah sistem pengkomputeran bagi memperkasa kualiti dan produktiviti

Jabatan.

2. LATAR BELAKANG JABATAN 2.1 Tarikh Penubuhan

Jabatan Peguam Negara telah ditubuhkan pada tahun 1948.

2.2 Perkhidmatan Utama/Teras

Memberi perkhidmatan dan perundangan yang berkualiti dan akan

sentiasa bertindak mengikut perlembagaan dan undang-undang dengan

cekap, adil dan saksama. Selain itu, JPN juga berfungsi untuk :

a) Memberikan khidmat nasihat, termasuk memberi khidmat nasihat

dalam bidang undang-undang antarabangsa dan syariah kepada

Kerajaan Persekutuan dan Kerajaan Negeri;

3

b) Menjadi sumber rujukan kepada Kerajaan Persekutuan dan

Kerajaan Negeri mengenai apa-apa masalah perundangan yang

timbul;

c) Menggubal semua perundangan untuk Kerajaan Persekutuan;

d) Memberikan arahan pendakwaan bagi kes-kes jenayah;

e) Mewakili Kerajaan di dalam semua kes-kes sivilnya; dan

f) Menguruskan penyemakan dan pencetakan semula undang-

undang dan membuat kajian pembaharuan undang-undang.

2.3 Carta Organisasi

4

2.4 Personel - Bilangan dan Kategori

Untuk melaksanakan tugas-tugas di Jabatan Peguam Negara dengan

lebih berkesan, Jabatan ini telah disusun kepada Pejabat Peguam Negara

dan Pejabat Peguam Cara Negara serta sembilan (9) Bahagian seperti

berikut:

a) Bahagian Pendakwaan;

b) Bahagian Hal Ehwal Antarabangsa;

c) Bahagian Gubalan;

d) Bahagian Perbicaraan dan Rayuan;

e) Bahagian Penasihat;

f) Bahagian Penyelidikan;

g) Bahagian Guaman;

h) Bahagian Penyemakan dan Pembaharuan Undang-Undang; dan

i) Bahagian Pengurusan.

Berikut adalah bilangan personel mengikut skim perkhidmatan:

Bil Skim Perkhidmatan Bilangan

1. Pegawai Undang-Undang 788

2. Pegawai Tadbir Diplomatik 19

3. Pegawai Teknologi Maklumat 14

4. Pegawai Audit Dalam 3

5. Pegawai Perpustakaan 3

5

3. INOVASI

3.1. Pengenalan/ Latar Belakang Projek Inovasi

Projek Integrated Legal Management System (ILMS) merupakan salah

satu projek perintis yang dilaksanakan di Jabatan Peguam Negara.

Sistem aplikasi ini dibangunkan bertujuan menyediakan satu persekitaran

elektronik yang berupaya membantu Pegawai Undang –Undang di

jabatan ini untuk menguruskan kes,dokumen yang berkaitan dan proses-

proses kerja dalaman dengan lebih cekap dan berkesan. Urusan-urusan

berkenaan dikendalikan secara elektronik dan berlandaskan komunikasi

pantas. Modul Pengurusan Kertas Siasatan (KS) & Surat Representasi

(SR) adalah salah satu modul yang dibangunkan di dalam projek ILMS.

Modul ini bertujuan untuk merekod kesemua KS yang diuruskan oleh JPN.

Bermula dengan kemasukan maklumat asas KS yang diterima,

pemadanan dengan Surat Representasi yang diterima (sekiranya ada),

klasifikasi KS dan penentuan tahap keselamatan, agihan, tindakan

Timbalan Pendakwa Raya (TPR) & Status Akhir KS seterusnya

pengeluaran KS.

3.2. Tujuan Projek Inovasi

a) Mempercepatkan proses pengurusan Kertas Siasatan;

b) Merekod Surat Representasi dan statusnya;

c) Perkongsian maklumat bagi tujuan rujukan di masa akan datang mengikut hak capaian; dan

d) Menghasilkan laporan dalam bentuk statistik dan graf.

6

3.3 Implikasi Kewangan

Kos keseluruhan bagi pembangunan projek ini adalah

RM3,650,000.00. Maklumat terperinci adalah seperti berikut:

Bil Item Kos (RM)

1. Pembangunan Sistem 2,575,350.00

2. Perkakasan 674,650.00

3. Pengurusan Projek 400,000.00

Jumlah 3,650,000.00

3.4 Proses Pelaksanaan (Kronologi)

Secara ringkas proses-proses yang terlibat di dalam Modul Kertas

Siasatan & Surat Representasi adalah seperti gambarajah di bawah:

7

3.4.1 Proses Pendaftaran Kertas Siasatan

Pendaftaran KS yang diterima oleh Pembantu Tadbir (PT) atau

Pembantu Khas (PA) berserta maklumat-maklumat

berkaitan.Proses kerja adalah seperti berikut:

a) Pengguna log masuk;

b) Masukkan No KS;

c) Sekiranya maklumat berkaitan KS bagi no KS yang

dimasukkan telah ada, sistem akan memaparkan maklumat

berkaitan. Pengguna boleh membuat pengemaskinian bagi

bahagian yang dirasakan perlu;

d) Sekiranya maklumat berkaitan KS bagi no KS yang

dimasukkan tiada, maka pengguna perlu masukkan

maklumat tersebut;

e) Selepas kesemua maklumat telah dimasukkan dan semasa

proses simpan dilaksanakan, sistem secara automatik akan

merekodkan pendaftaran masuk KS tersebut; dan

f) Notifikasi akan dihantar kepada Ketua Bahagian

Pendakwaan (KBP)/Timbalan Ketua Bahagian Pendakwaan

(TKBP)/Ketua Bahagian Perbicaraan dan Rayuan (KBA&T)/

Timbalan Ketua Bahagian Perbicaraan dan Rayuan

(TKBA&T) untuk tujuan klasifikasi apabila pengguna klik

butang ’Hantar’

3.4.2 Proses Klasifikasi & Agihan Kertas Siasatan

Ketua Bahagian atau Timbalan Ketua Bahagian mengesahkan

penerimaan KS, mengklasifikasikan KS mengikut Unit dan Tahap

Keselamatan dan/atau mengagihkan KS kepada Petugas. Proses

ini juga digunakan oleh Ketua Unit (KU) untuk mengesahkan

8

penerimaan KS dan mengagihkan kepada Petugas.KPI bagi

peringkat HQ adalah berdasarkan Unit yang ditentukan oleh Ketua

Bahagian atau Timbalan Ketua Bahagian. KPI bagi peringkat

Negeri boleh ditentukan oleh KUP berdasarkan pilihan yang

disediakan. Proses kerja adalah seperti berikut:

a) Pengguna log masuk;

b) Pengesahan penerimaan KS;

c) Penentuan unit;

d) Penentuan tahap keselamatan KS;

e) Membuat agihan;

f) Notifikasi kepada KU sekiranya agihan tugas tidak dibuat

oleh Ketua Bahagian /Timbalan Ketua Bahagian; dan

g) Notifikasi tugasan kepada petugas selepas agihan dibuat.

3.4.3 Proses Tindakan Petugas (KU/TPR)

Proses ini digunakan untuk pengesahan penerimaan KS oleh

Petugas dan kemasukan maklumat berkaitan taklimat dan tindakan

,maklumat saksi, status akhir KS ,kemaskini maklumat KS dan

catatan minit. Petugas juga boleh mengemaskini maklumat

pendaftaran yang dimasukkan oleh PT/PA. Proses kerja adalah

seperti berikut:

a) TPR/KU log masuk;

b) Sahkan penerimaan KS;

c) Kemasukan maklumat saksi;

d) Kemasukan maklumat dokumen;

e) Kemasukan maklumat taklimat dan tindakan; dan

f) Kemasukan maklumat minit;

9

g) Notifikasi kepada petugas sekiranya masih belum

menyelesaikan tugasan dan salinan kepada pegawai

atasan; dan

h) Notifikasi kepada petugas sekiranya KS yang arahannya

adalah siasatan lanjut tidak didaftarkan semula

kemasukannya selepas tarikh sasaran yang ditetapkan.

3.4.4 Proses Daftar Keluar KS Merekod maklumat pemulangan KS. Proses kerja adalah seperti

berikut:

a) PT log masuk;

b) Senarai KS yang perlu dipulangkan; dan

c) Rekod maklumat pengeluaran.

3.4.5 Proses KS Berkait Proses merekod maklumat KS yang ada kaitan dengan KS yang

lain. Proses kerja adalah seperti berikut:

a) TKBP/TKBA&T/KU log masuk;

b) Pilih KS dari senarai yang diterima;

c) Paparan maklumat KS dipilih; dan

d) Cari & pilih KS yang hendak dikaitkan.

3.4.6 Proses mengaitkan SR dengan KS

Proses menghubungkan maklumat SR yang diterima dengan KS.

Proses kerja adalah seperti berikut:

a) PT/PA log masuk;

b) Pilih KS yang berkaitan dengan SR yang diterima;

c) Pilih SR dari senarai hasil carian SR; dan

10

d) Rekod maklumat SR untuk KS berkaitan.

3.4.7 Proses Carian KS

Proses KS dengan memasukkan beberapa parameter yang hendak

dicari. Proses kerja adalah seperti berikut:

a) Pengguna log masuk;

b) Masukkan parameter;

c) Senarai KS dipaparkan; dan

d) Pilih KS untuk lihat ringkasan KS.

3.4.8 Panduan Pengguna

Berikut adalah panduan pengguna bagi menunjukkan cara

penggunaan Modul Kertas Siasatan

11

a) Skrin Log masuk

Sistem ILMS boleh dicapai melalui url : http://ilms.agc.gov.my. Pegawai

JPN perlu memasukkan Id Pengguna dan Kata Laluan untuk masuk ke

dalam sistem.

http://ilms.agc.gov.my

Nota: Masukkan ID Pengguna serta Kata Laluan masing-masing.

12

b) Skrin Senarai Tugasan

Senarai Tugasan yang perlu dilaksanakan akan dipaparkan

mengikut kategori pengguna sama ada Pembantu Tadbir,Ketua

Unit Pendakwaan atau Timbalan Pendakwa Raya.

Nota: Double klik pada senarai keterangan untuk melaksanakan tugasan.

Nota: Double klik Tarikh Tugasan untuk susun Tarikh Tugasan (sorting).

Nota: Klik Tugasan/Notifikasi untuk melihat senarai tugasan masing-masing.

13

c) Skrin Proses

Skrin ini akan memaparkan proses yang boleh dilakukan oleh

pengguna untuk membuat carian.

Nota: Double klik pada senarai keterangan untuk membuat Carian IP atau pendaftaran IP baru.

Klik Proses untuk membuat Carian IP.

14

d) Skrin Carian

Pengguna dikehendaki memasukkan salah satu medan untuk

membuat carian. Hasil Carian akan dipaparkan sekiranya KS tersebut

pernah dimasukkan ke dalam sistem sebelum ini. Sekiranya tidak, KS

perlu didaftarkan terlebih dahulu dengan klik pada butang Tambah.

Klik Cari untuk carian IP

Nota: Buat Carian IP terlebih dulu untuk memastikan samada IP pernah didaftarkan atau tidak.

Klik Tambah untuk daftar IP baru

15

e) Skrin Maklumat Asas – Daftar Maklumat Asas KS

PT perlu mendaftar masuk KS dengan mengisi maklumat –

maklumat yang diperlukan. PT perlu memilih KBP/TKBP/KU untuk

mengagih KS tersebut

Klik butang Simpan untuk menyimpan maklumat asas IP.

16

f) Skrin Maklumat Asas – Pertuduhan

PT dikehendaki memasukkan Akta dan Seksyen bagi pertuduhan

yang dibuat dengan klik pada ikon Tambah.

17

g) Skrin Maklumat Asas –Kes dengan Pertuduhan

Kes dengan Pertuduhan perlu dimasukkan oleh PT sekiranya

perbicaraan telah dijalankan

Klik ikon Tambah sekiranya terdapat lebih daripada satu maklumat

Klik butang Simpan.

18

h) Skrin Maklumat Asas – Orang Kena Tuduh (OKT) Skrin ini akan memaparkan senarai OKT yang terlibat dengan

sesuatu kes

Nota: Sebaik ikon tambah di klik, skrin maklumat Orang Kena Tuduh akan dipapar seperti di bawah.

Klik ikon Tambah untuk isi maklumat Orang Kena Tuduh.

19

i) Skrin Maklumat Asas – Orang Kena Tuduh (OKT)

Maklumat OKT perlu dimasukkan berdasarkan medan yang

disediakan. Nama dan Warganegara adalah medan yang wajib

diisi.

Klik ikon Tambah sekiranya terdapat lebih dari satu maklumat Akta/Seksyen.

Klik butang Simpan.

20

j) Skrin Maklumat Asas – Orang Kena Tuduh (OKT)

Maklumat OKT yang berjaya ditambah akan dipaparkan

pada skrin ini. PT perlu klik pada butang Tambah untuk

menambah maklumat OKT yang baru

Klik ikon Tambah jika terdapat lebih daripada satu maklumat OKT .

21

k) Skrin Maklumat Asas – Pengadu

Skrin ini akan memaparkan senarai pengadu yang

membuat aduan terhadap sesuatu kes

Klik ikon Tambah untuk memasukkan maklumat Pengadu.

22

l) Skrin Maklumat Asas – Pengadu

Maklumat Pengadu perlu dimasukkan berdasarkan medan

yang disediakan. Nama dan No.Pengenalan diri adalah

medan yang wajib diisi.

Klik butang Simpan.

23

m) Skrin Maklumat Asas – Pengadu

Klik pada butang Tambah untuk menambah maklumat

Pengadu yang baru. PT perlu tekan butang Hantar bagi

memastikan KS tersebut dihantar kepada KUP untuk

diagihkan kepada TPR yang ditentukan.

Klik butang Hantar.

Klik ikon Tambah jika terdapat lebih daripada satu maklumat Pengadu .

Nota: Skrin Pengadu adalah skrin terakhir untuk PT.

24

n) Skrin Senarai Tugasan

Berikut adalah skrin yang akan dipaparkan apabila

KBP/TKBP/KU berjaya masuk ke dalam sistem. Senarai

tugasan yang perlu dilakukan akan dipaparkan. Pegawai

yang berkenaan perlu klik pada tugasan tertentu untuk

membuat agihan KS.

25

o) Skrin Pengesahan Penerimaan

Sebelum membuat klasifikasi KS, KBP perlu memasukkan

tarikh terima KS fizikal sebagai tanda pengesahan penerimaan.

Klik butang Simpan.

Masukkan Tarikh IP fizikal diterima.

26

p) Skrin Klasifikasi

KBP perlu membuat klasifikasi KS yang diterima sama ada

sulit,rahsia atau rahsia besar dan klik butang Simpan .

Kemudian klik Hantar

Masukkan Unit.

Klik butang Simpan.

Nota: Klik butang Hantar sahaja tanpa perlu mengisi maklumat lain jika agihan dilakukan oleh Ketua Unit.

27

q) Skrin Senarai Tugasan

Senarai tugasan yang perlu dilakukan oleh KUP akan

dipaparkan

28

r) Skrin Pengesahan Penerimaan

Sebelum membuat agihan KS, KUP perlu memasukkan tarikh

terima KS fizikal sebagai tanda pengesahan penerimaan.

Klik butang Simpan.

Masukkan Tarikh IP fizikal diterima.

29

s) Skrin Klasifikasi Agihan

KUP perlu memasukkan Unit yang bertanggungjawab dan pilih

TPR yang perlu melakukan kajian ke atas KS tersebut. Klik

Hantar untuk memastikan KS tersebut diterima oleh TPR yang

dipilih.

Masukkan Unit.

Klik butang Cari.

Klik butang Simpan.

Klik butang Hantar.

Suzana Binti Abdul Latif

30

t) Skrin Senarai Tugasan

Berikut adalah senarai tugasan yang akan diterima oleh TPR.

31

u) Skrin Pengesahan Penerimaan

TPR perlu memasukkan tarikh terima KS fizikal sebagai tanda

pengesahan penerimaan.

Klik butang Simpan.

Masukkan Tarikh IP fizikal diterima.

32

v) Skrin Saksi

Maklumat saksi yang berkaitan dengan KS terbabit akan

dipaparkan.

Klik ikon Tambah untuk memasukkan maklumat Saksi.

33

w) Skrin Saksi

Maklumat saksi perlu dimasukkan berdasarkan medan yang

disediakan. No Pengenalan Diri dan nama adalah medan

yang wajib diisi

Klik butang Simpan.

34

x) Skrin Saksi

Klik Tambah untuk menambah maklumat saksi yang baru.

Klik ikon Tambah jika terdapat lebih daripada satu maklumat Saksi.

35

y) Skrin Dokumen

Skrin ini memaparkan dokumen-dokumen yang berkaitan

dengan KS yang terlibat.

Klik ikon Tambah untuk memasukkan maklumat Dokumen.

36

z) Skrin Dokumen

Berikut adalah maklumat-maklumat yang boleh dimasukkan

oleh TPR sebagai rekod simpanan dan rujukan. TPR juga

boleh memuatnaik dokumen yang berkaitan.

Klik butang Simpan.

37

aa) Skrin Taklimat dan Tindakan

Skrin ini akan memaparkan maklumat taklimat dan tindakan

yang telah dilakukan oleh TPR untuk kajian KS.

Klik ikon Tambah untuk memasukkan maklumat Taklimat.

Klik ikon Tambah untuk memasukkan maklumat Tindakan.

38

ab) Skrin Taklimat dan Tindakan

TPR perlu memasukkan maklumat berkaitan taklimat yang

dijalankan.

Klik butang Simpan.

39

ac) Skrin Taklimat dan Tindakan

TPR perlu memasukkan tarikh dan tindakan yang telah

dilakukan bagi kajian kes yang dijalankan.

Klik butang Simpan.

40

ad) Skrin Minit

Skrin ini memaparkan minit yang dilaksanakan oleh TPR.

Klik ikon Tambah untuk memasukkan maklumat Minit.

41

ae) Skrin Minit

TPR perlu memasukkan maklumat minit atau memuatnaik minit

yang telah disediakan. Selain itu, TPR juga perlu memilih PT

yang perlu mengeluarkan KS tersebut.

Klik butang Simpan.

42

af) Skrin Minit

TPR perlu klik butang Hantar bagi memastikan PT yang dipilih

dapat mendaftar keluar KS.

Klik ikon Tambah jika terdapat lebih daripada satu maklumat Saksi.

Klik butang Hantar.

43

ag) Skrin Senarai Tugasan

PT perlu log masuk ke dalam sistem ILMS untuk mendaftar

keluar KS.

44

ah) Skrin Pengesahan Penerimaan

PT perlu memasukkan tarikh terima KS fizikal sebagai tanda

pengesahan penerimaan.

45

ai) Skrin Daftar Keluar Kertas Siasatan

PT perlu memasukkan maklumat berkenaan tarikh dikeluarkan

KS, nama penerima, no pengenalan diri penerima dan kaedah

penerimaan KS tersebut.

46

aj) Agihan Semula Kertas Siasatan

Skrin Proses (Agihan Semula Kertas Siasatan)

KUP perlu klik pada Proses dan klik pada Agihan Semula

Kertas Siasatan.

Klik Agihan Semula Kertas Siasatan

47

ak) Skrin Agihan Semula

Masukkan KS bil yang perlu diagihkan semula dan klik Cari. Kemudian klik pada KS yang perlu diagihkan semula.

Klik pada Kertas Siasatan yang ingin diagih semula.

48

al) Skrin Agihan Semula

Pilih Unit yang bertanggungjawab dan TPR yang baru untuk

diagihkan semula KS terbabit. Akhir sekali, tekan butang

Hantar.

Masukkan Unit.

Klik butang Cari.

Klik butang Simpan.

Klik butang Hantar.

49

am) Kemasukan KS Kali Kedua dan Seterusnya

Skrin Proses PT perlu log masuk ke dalam sistem ILMS dan pilih Carian

Kertas Siasatan.

Klik Carian Kertas Siasatan.

50

an) Skrin Carian KS untuk Daftar Masuk Kali kedua

Masukkan KS bil dan tekan butang Cari. Butang Daftar Masuk

akan kelihatan. Klik pada butang Daftar Masuk untuk meneruskan

pendaftaran kali kedua.

Klik butang Cari.

Nota: Pastikan Daftar Kali Kedua dan seterusnya dilakukan dengan menekan butang Daftar Masuk, sekiranya tiada butang Daftar Masuk bagi IP tersebut ,pendaftaran IP bagi kali ke seterusnya tidak boleh dilakukan. Sebaik butang Daftar Masuk di klik lakukan proses seperti biasa.

Masukkan No Kertas Siasatan Bil bagi IP yang ingin didaftar masuk kali ke seterusnya

Klik butang Daftar Masuk

51

3.5 Impak inovasi terhadap kumpulan sasar/perkhidmatan/jabatan

agensi/Negara

3.5.1 Output

a) Penjanaan Laporan

Sistem ini menyediakan medium online bagi Timbalan

Pendakwa Raya (TPR) untuk menulis dan memuatnaik

maklumat-maklumat berkaitan sesuatu kes sebaik sahaja

kajian kes dijalankan dengan cara selamat, cepat dan tepat.

Sistem ini mampu untuk menghasilkan laporan statistik

secara automatik berkenaan kemasukan KS di seluruh

Malaysia. TPR dan pegawai atasan mempunyai akses untuk

melihat status semasa Kertas Siasatan, Statistik KS

mengikut Warganegara, Ringkasan Keseluruhan Kertas

Siasatan mengikut negeri dan juga laporan KPI kertas

siasatan mengikut TPR.

b) Pemantauan pengurusan tertinggi

Melalui modul kertas siasatan ini, pengurusan tertinggi dapat

memantau secara terus TPR yang menjalankan kajian ke

atas kertas siasatan yang telah diagihkan kepada TPR yang

berkenaan sama ada di ibu pejabat atau negeri-negeri.

Pemantauan yang berterusan ini juga dapat memastikan

pegawai-pegawai melaksanakan tugas mengikut KPI yang

telah ditetapkan. Pihak atasan juga dapat memantau

pergerakan IP dan TPR yang terlibat melalui laporan statistik

yang dijana oleh sistem ini secara automatik.

c) Pusat Maklumat

Sistem ini juga dapat bertindak sebagai satu rujukan pusat

bagi TPR yang ditempatkan di seluruh Malaysia. Ini dapat

52

memudahkan pegawai-pegawai untuk mendapatkan

maklumat terkini berkenaan pergerakan sesuatu kertas

siasatan yang sedang dalam kajian. Secara tidak langsung

ini dapat menghapuskan jurang informasi di antara TPR di

ibu pejabat dan cawangan di negeri-negeri.

3.5.2 Penjimatan masa

a) Timbalan Pendakwa Raya yang mengendalikan kes boleh

menyediakan laporan dan minit KS di mana-mana dan di

sepanjang masa kerana sistem boleh dicapai melalui portal

JPN. Sistem ini telah berjaya menjimatkan masa penyediaan

laporan; dan

b) Ketua Bahagian Pendakwaan dan pengurusan atasan

Jabatan terutamanya hanya perlu melayari portal JPN bagi

memantau kertas siasatan yang dikendalikan oleh TPR di

seluruh negara.

3.5.3 Penjimatan kos

Sistem ini merupakan penyelesaian kepada kebergantungan

kepada fail fizikal. Ianya menggantikan laporan dalam bentuk

kertas kepada elektronik. Oleh itu, penggunaan kertas dapat

dihadkan seterusnya membantu JPN menyokong kempen langkah

berjimat-cermat oleh Kerajaan.

3.5.4 Peningkatan produktiviti

Selaras dengan penjimatan masa, kecekapan juga dapat

ditingkatkan. Ini berlaku apabila Timbalan Pendakwa Raya dapat

53

menjimatkan masa dengan membuat laporan atau minit kertas

siasatan secara online di mana-mana sahaja dengan

menggunakan sistem internet. Masa yang dijimatkan boleh

digunakan untuk meningkatkan produktiviti pegawai terbabit

dengan menjalankan kerja-kerja rasmi yang lain seperti membuat

persediaan dan membuat kajian untuk hujahan sesuatu kes.

3.5.5 Mesra pelanggan

a) Prosedur yang seragam serta penyatuan maklumat dalam

bank data berpusat akan memudahkan penggunaan sistem

ini oleh semua TPR di ibu pejabat dan negeri-negeri;

b) Berteraskan Web - Sistem yang berteraskan Web dan boleh

dicapai melalui Internet, Intranet atau Extranet;

c) Antaramuka sistem mudah difahami; dan

d) Memudahkan penyimpanan data dan maklumat.

4. PENUTUP

Projek ini sesungguhnya telah dapat meningkatkan keberkesanan pemantauan

dan tindakan bagi sesuatu kajian kertas siasatan yang dijalankan oleh pegawai

undang -undang berdasarkan laporan statistik yang dijana oleh sistem ini secara

automatik.

Komitmen yang amat tinggi daripada pegawai atasan iaitu Peguam Negara serta

pegawai atasan Jabatan sebenarnya telah menjayakan penggunaan sistem ini

ke tahap maksimum.

Tambahan pula, setiap tindakan Jabatan memerlukan tindakan yang segera dan

tepat berdasarkan fakta kerana setiap tindakan memberikan impak yang besar

kepada Kerajaan dan negara.Di samping itu, projek inovasi ini telah dapat

54

membantu dalam penyelarasan prosedur dan penyimpanan maklumat secara

elektronik dan berpusat.

Secara keseluruhan, projek yang baik haruslah mempunyai prospek yang tinggi

dan mudah digunakan supaya dapat diterima oleh pengguna sistem secara

holistik. Projek ini telah berjaya mencapai aspek-aspek yang telah dikemukakan.