integrated legal management system (modul...
TRANSCRIPT
Laporan Inovasi
INTEGRATED LEGAL MANAGEMENT SYSTEM
(MODUL KERTAS SIASATAN)
1
KANDUNGAN
Tajuk Mukasurat
1. PENGENALAN JABATAN PEGUAM NEGARA 1 2. LATAR BELAKANG JABATAN 1-3
2.1 Tarikh Penubuhan 1
2.2 Perkhidmatan Utama/Teras 1-2
2.3 Carta Organisasi 2
2.4 Personel - Bilangan dan Kategori 3
3. INOVASI 4-52 3.1. Pengenalan/ Latar Belakang Projek Inovasi 4
3.2. Tujuan Projek Inovasi 4
3.3. Implikasi Kewangan 4
3.4. Proses Pelaksanaan (kronologi) 5-49
3.4.1. Proses Pendaftaran Kertas Siasatan 6
3.4.2. Proses Klasifikasi & Agihan Kertas Siasatan 6
3.4.3. Proses Tindakan Petugas (KU/TPR) 7
3.4.4. Proses Daftar Keluar KS 8
3.4.5. Proses KS Berkait 8
3.4.6. Proses mengaitkan SR dengan KS 8
3.4.7. Proses Carian KS 9
3.4.8. Panduan Pengguna 9-49
3.5. Impak inovasi terhadap kumpulan sasar/ perkhidmatan/ 50-52
jabatan agensi/Negara
3.5.1 Output 50
3.5.2 Penjimatan masa 51
3.5.3 Penjimatan kos 51
3.5.4 Peningkatan produktiviti 52
3.5.5 Mesra pelanggan 52
4. PENUTUP 53
2
1. PENGENALAN JABATAN PEGUAM NEGARA
Jabatan Peguam Negara (JPN) adalah merupakan salah satu agensi di bawah
Jabatan Perdana Menteri. Selaras dengan perkembangan teknologi maklumat
dan informasi, JPN sentiasa berusaha mencari idea baru dengan melaksanakan
projek inovasi ke arah meningkatkan keberkesanan fungsi dan aktiviti jabatan
menerusi pelbagai transaksi harian, penyimpanan, pemprosesan dan
penyampaian maklumat sebagai asas membuat keputusan dengan cara yang
lebih berkesan.
Sistem pengkomputeran yang sistematik dan cekap amat diperlukan untuk
memastikan pelbagai maklumat berada dalam keadaan teratur dan mudah
dicapai. Kelemahan sistem sedia ada sentiasa dikaji untuk membangunkan
sebuah sistem pengkomputeran bagi memperkasa kualiti dan produktiviti
Jabatan.
2. LATAR BELAKANG JABATAN 2.1 Tarikh Penubuhan
Jabatan Peguam Negara telah ditubuhkan pada tahun 1948.
2.2 Perkhidmatan Utama/Teras
Memberi perkhidmatan dan perundangan yang berkualiti dan akan
sentiasa bertindak mengikut perlembagaan dan undang-undang dengan
cekap, adil dan saksama. Selain itu, JPN juga berfungsi untuk :
a) Memberikan khidmat nasihat, termasuk memberi khidmat nasihat
dalam bidang undang-undang antarabangsa dan syariah kepada
Kerajaan Persekutuan dan Kerajaan Negeri;
3
b) Menjadi sumber rujukan kepada Kerajaan Persekutuan dan
Kerajaan Negeri mengenai apa-apa masalah perundangan yang
timbul;
c) Menggubal semua perundangan untuk Kerajaan Persekutuan;
d) Memberikan arahan pendakwaan bagi kes-kes jenayah;
e) Mewakili Kerajaan di dalam semua kes-kes sivilnya; dan
f) Menguruskan penyemakan dan pencetakan semula undang-
undang dan membuat kajian pembaharuan undang-undang.
2.3 Carta Organisasi
4
2.4 Personel - Bilangan dan Kategori
Untuk melaksanakan tugas-tugas di Jabatan Peguam Negara dengan
lebih berkesan, Jabatan ini telah disusun kepada Pejabat Peguam Negara
dan Pejabat Peguam Cara Negara serta sembilan (9) Bahagian seperti
berikut:
a) Bahagian Pendakwaan;
b) Bahagian Hal Ehwal Antarabangsa;
c) Bahagian Gubalan;
d) Bahagian Perbicaraan dan Rayuan;
e) Bahagian Penasihat;
f) Bahagian Penyelidikan;
g) Bahagian Guaman;
h) Bahagian Penyemakan dan Pembaharuan Undang-Undang; dan
i) Bahagian Pengurusan.
Berikut adalah bilangan personel mengikut skim perkhidmatan:
Bil Skim Perkhidmatan Bilangan
1. Pegawai Undang-Undang 788
2. Pegawai Tadbir Diplomatik 19
3. Pegawai Teknologi Maklumat 14
4. Pegawai Audit Dalam 3
5. Pegawai Perpustakaan 3
5
3. INOVASI
3.1. Pengenalan/ Latar Belakang Projek Inovasi
Projek Integrated Legal Management System (ILMS) merupakan salah
satu projek perintis yang dilaksanakan di Jabatan Peguam Negara.
Sistem aplikasi ini dibangunkan bertujuan menyediakan satu persekitaran
elektronik yang berupaya membantu Pegawai Undang –Undang di
jabatan ini untuk menguruskan kes,dokumen yang berkaitan dan proses-
proses kerja dalaman dengan lebih cekap dan berkesan. Urusan-urusan
berkenaan dikendalikan secara elektronik dan berlandaskan komunikasi
pantas. Modul Pengurusan Kertas Siasatan (KS) & Surat Representasi
(SR) adalah salah satu modul yang dibangunkan di dalam projek ILMS.
Modul ini bertujuan untuk merekod kesemua KS yang diuruskan oleh JPN.
Bermula dengan kemasukan maklumat asas KS yang diterima,
pemadanan dengan Surat Representasi yang diterima (sekiranya ada),
klasifikasi KS dan penentuan tahap keselamatan, agihan, tindakan
Timbalan Pendakwa Raya (TPR) & Status Akhir KS seterusnya
pengeluaran KS.
3.2. Tujuan Projek Inovasi
a) Mempercepatkan proses pengurusan Kertas Siasatan;
b) Merekod Surat Representasi dan statusnya;
c) Perkongsian maklumat bagi tujuan rujukan di masa akan datang mengikut hak capaian; dan
d) Menghasilkan laporan dalam bentuk statistik dan graf.
6
3.3 Implikasi Kewangan
Kos keseluruhan bagi pembangunan projek ini adalah
RM3,650,000.00. Maklumat terperinci adalah seperti berikut:
Bil Item Kos (RM)
1. Pembangunan Sistem 2,575,350.00
2. Perkakasan 674,650.00
3. Pengurusan Projek 400,000.00
Jumlah 3,650,000.00
3.4 Proses Pelaksanaan (Kronologi)
Secara ringkas proses-proses yang terlibat di dalam Modul Kertas
Siasatan & Surat Representasi adalah seperti gambarajah di bawah:
7
3.4.1 Proses Pendaftaran Kertas Siasatan
Pendaftaran KS yang diterima oleh Pembantu Tadbir (PT) atau
Pembantu Khas (PA) berserta maklumat-maklumat
berkaitan.Proses kerja adalah seperti berikut:
a) Pengguna log masuk;
b) Masukkan No KS;
c) Sekiranya maklumat berkaitan KS bagi no KS yang
dimasukkan telah ada, sistem akan memaparkan maklumat
berkaitan. Pengguna boleh membuat pengemaskinian bagi
bahagian yang dirasakan perlu;
d) Sekiranya maklumat berkaitan KS bagi no KS yang
dimasukkan tiada, maka pengguna perlu masukkan
maklumat tersebut;
e) Selepas kesemua maklumat telah dimasukkan dan semasa
proses simpan dilaksanakan, sistem secara automatik akan
merekodkan pendaftaran masuk KS tersebut; dan
f) Notifikasi akan dihantar kepada Ketua Bahagian
Pendakwaan (KBP)/Timbalan Ketua Bahagian Pendakwaan
(TKBP)/Ketua Bahagian Perbicaraan dan Rayuan (KBA&T)/
Timbalan Ketua Bahagian Perbicaraan dan Rayuan
(TKBA&T) untuk tujuan klasifikasi apabila pengguna klik
butang ’Hantar’
3.4.2 Proses Klasifikasi & Agihan Kertas Siasatan
Ketua Bahagian atau Timbalan Ketua Bahagian mengesahkan
penerimaan KS, mengklasifikasikan KS mengikut Unit dan Tahap
Keselamatan dan/atau mengagihkan KS kepada Petugas. Proses
ini juga digunakan oleh Ketua Unit (KU) untuk mengesahkan
8
penerimaan KS dan mengagihkan kepada Petugas.KPI bagi
peringkat HQ adalah berdasarkan Unit yang ditentukan oleh Ketua
Bahagian atau Timbalan Ketua Bahagian. KPI bagi peringkat
Negeri boleh ditentukan oleh KUP berdasarkan pilihan yang
disediakan. Proses kerja adalah seperti berikut:
a) Pengguna log masuk;
b) Pengesahan penerimaan KS;
c) Penentuan unit;
d) Penentuan tahap keselamatan KS;
e) Membuat agihan;
f) Notifikasi kepada KU sekiranya agihan tugas tidak dibuat
oleh Ketua Bahagian /Timbalan Ketua Bahagian; dan
g) Notifikasi tugasan kepada petugas selepas agihan dibuat.
3.4.3 Proses Tindakan Petugas (KU/TPR)
Proses ini digunakan untuk pengesahan penerimaan KS oleh
Petugas dan kemasukan maklumat berkaitan taklimat dan tindakan
,maklumat saksi, status akhir KS ,kemaskini maklumat KS dan
catatan minit. Petugas juga boleh mengemaskini maklumat
pendaftaran yang dimasukkan oleh PT/PA. Proses kerja adalah
seperti berikut:
a) TPR/KU log masuk;
b) Sahkan penerimaan KS;
c) Kemasukan maklumat saksi;
d) Kemasukan maklumat dokumen;
e) Kemasukan maklumat taklimat dan tindakan; dan
f) Kemasukan maklumat minit;
9
g) Notifikasi kepada petugas sekiranya masih belum
menyelesaikan tugasan dan salinan kepada pegawai
atasan; dan
h) Notifikasi kepada petugas sekiranya KS yang arahannya
adalah siasatan lanjut tidak didaftarkan semula
kemasukannya selepas tarikh sasaran yang ditetapkan.
3.4.4 Proses Daftar Keluar KS Merekod maklumat pemulangan KS. Proses kerja adalah seperti
berikut:
a) PT log masuk;
b) Senarai KS yang perlu dipulangkan; dan
c) Rekod maklumat pengeluaran.
3.4.5 Proses KS Berkait Proses merekod maklumat KS yang ada kaitan dengan KS yang
lain. Proses kerja adalah seperti berikut:
a) TKBP/TKBA&T/KU log masuk;
b) Pilih KS dari senarai yang diterima;
c) Paparan maklumat KS dipilih; dan
d) Cari & pilih KS yang hendak dikaitkan.
3.4.6 Proses mengaitkan SR dengan KS
Proses menghubungkan maklumat SR yang diterima dengan KS.
Proses kerja adalah seperti berikut:
a) PT/PA log masuk;
b) Pilih KS yang berkaitan dengan SR yang diterima;
c) Pilih SR dari senarai hasil carian SR; dan
10
d) Rekod maklumat SR untuk KS berkaitan.
3.4.7 Proses Carian KS
Proses KS dengan memasukkan beberapa parameter yang hendak
dicari. Proses kerja adalah seperti berikut:
a) Pengguna log masuk;
b) Masukkan parameter;
c) Senarai KS dipaparkan; dan
d) Pilih KS untuk lihat ringkasan KS.
3.4.8 Panduan Pengguna
Berikut adalah panduan pengguna bagi menunjukkan cara
penggunaan Modul Kertas Siasatan
11
a) Skrin Log masuk
Sistem ILMS boleh dicapai melalui url : http://ilms.agc.gov.my. Pegawai
JPN perlu memasukkan Id Pengguna dan Kata Laluan untuk masuk ke
dalam sistem.
http://ilms.agc.gov.my
Nota: Masukkan ID Pengguna serta Kata Laluan masing-masing.
12
b) Skrin Senarai Tugasan
Senarai Tugasan yang perlu dilaksanakan akan dipaparkan
mengikut kategori pengguna sama ada Pembantu Tadbir,Ketua
Unit Pendakwaan atau Timbalan Pendakwa Raya.
Nota: Double klik pada senarai keterangan untuk melaksanakan tugasan.
Nota: Double klik Tarikh Tugasan untuk susun Tarikh Tugasan (sorting).
Nota: Klik Tugasan/Notifikasi untuk melihat senarai tugasan masing-masing.
13
c) Skrin Proses
Skrin ini akan memaparkan proses yang boleh dilakukan oleh
pengguna untuk membuat carian.
Nota: Double klik pada senarai keterangan untuk membuat Carian IP atau pendaftaran IP baru.
Klik Proses untuk membuat Carian IP.
14
d) Skrin Carian
Pengguna dikehendaki memasukkan salah satu medan untuk
membuat carian. Hasil Carian akan dipaparkan sekiranya KS tersebut
pernah dimasukkan ke dalam sistem sebelum ini. Sekiranya tidak, KS
perlu didaftarkan terlebih dahulu dengan klik pada butang Tambah.
Klik Cari untuk carian IP
Nota: Buat Carian IP terlebih dulu untuk memastikan samada IP pernah didaftarkan atau tidak.
Klik Tambah untuk daftar IP baru
15
e) Skrin Maklumat Asas – Daftar Maklumat Asas KS
PT perlu mendaftar masuk KS dengan mengisi maklumat –
maklumat yang diperlukan. PT perlu memilih KBP/TKBP/KU untuk
mengagih KS tersebut
Klik butang Simpan untuk menyimpan maklumat asas IP.
16
f) Skrin Maklumat Asas – Pertuduhan
PT dikehendaki memasukkan Akta dan Seksyen bagi pertuduhan
yang dibuat dengan klik pada ikon Tambah.
17
g) Skrin Maklumat Asas –Kes dengan Pertuduhan
Kes dengan Pertuduhan perlu dimasukkan oleh PT sekiranya
perbicaraan telah dijalankan
Klik ikon Tambah sekiranya terdapat lebih daripada satu maklumat
Klik butang Simpan.
18
h) Skrin Maklumat Asas – Orang Kena Tuduh (OKT) Skrin ini akan memaparkan senarai OKT yang terlibat dengan
sesuatu kes
Nota: Sebaik ikon tambah di klik, skrin maklumat Orang Kena Tuduh akan dipapar seperti di bawah.
Klik ikon Tambah untuk isi maklumat Orang Kena Tuduh.
19
i) Skrin Maklumat Asas – Orang Kena Tuduh (OKT)
Maklumat OKT perlu dimasukkan berdasarkan medan yang
disediakan. Nama dan Warganegara adalah medan yang wajib
diisi.
Klik ikon Tambah sekiranya terdapat lebih dari satu maklumat Akta/Seksyen.
Klik butang Simpan.
20
j) Skrin Maklumat Asas – Orang Kena Tuduh (OKT)
Maklumat OKT yang berjaya ditambah akan dipaparkan
pada skrin ini. PT perlu klik pada butang Tambah untuk
menambah maklumat OKT yang baru
Klik ikon Tambah jika terdapat lebih daripada satu maklumat OKT .
21
k) Skrin Maklumat Asas – Pengadu
Skrin ini akan memaparkan senarai pengadu yang
membuat aduan terhadap sesuatu kes
Klik ikon Tambah untuk memasukkan maklumat Pengadu.
22
l) Skrin Maklumat Asas – Pengadu
Maklumat Pengadu perlu dimasukkan berdasarkan medan
yang disediakan. Nama dan No.Pengenalan diri adalah
medan yang wajib diisi.
Klik butang Simpan.
23
m) Skrin Maklumat Asas – Pengadu
Klik pada butang Tambah untuk menambah maklumat
Pengadu yang baru. PT perlu tekan butang Hantar bagi
memastikan KS tersebut dihantar kepada KUP untuk
diagihkan kepada TPR yang ditentukan.
Klik butang Hantar.
Klik ikon Tambah jika terdapat lebih daripada satu maklumat Pengadu .
Nota: Skrin Pengadu adalah skrin terakhir untuk PT.
24
n) Skrin Senarai Tugasan
Berikut adalah skrin yang akan dipaparkan apabila
KBP/TKBP/KU berjaya masuk ke dalam sistem. Senarai
tugasan yang perlu dilakukan akan dipaparkan. Pegawai
yang berkenaan perlu klik pada tugasan tertentu untuk
membuat agihan KS.
25
o) Skrin Pengesahan Penerimaan
Sebelum membuat klasifikasi KS, KBP perlu memasukkan
tarikh terima KS fizikal sebagai tanda pengesahan penerimaan.
Klik butang Simpan.
Masukkan Tarikh IP fizikal diterima.
26
p) Skrin Klasifikasi
KBP perlu membuat klasifikasi KS yang diterima sama ada
sulit,rahsia atau rahsia besar dan klik butang Simpan .
Kemudian klik Hantar
Masukkan Unit.
Klik butang Simpan.
Nota: Klik butang Hantar sahaja tanpa perlu mengisi maklumat lain jika agihan dilakukan oleh Ketua Unit.
27
q) Skrin Senarai Tugasan
Senarai tugasan yang perlu dilakukan oleh KUP akan
dipaparkan
28
r) Skrin Pengesahan Penerimaan
Sebelum membuat agihan KS, KUP perlu memasukkan tarikh
terima KS fizikal sebagai tanda pengesahan penerimaan.
Klik butang Simpan.
Masukkan Tarikh IP fizikal diterima.
29
s) Skrin Klasifikasi Agihan
KUP perlu memasukkan Unit yang bertanggungjawab dan pilih
TPR yang perlu melakukan kajian ke atas KS tersebut. Klik
Hantar untuk memastikan KS tersebut diterima oleh TPR yang
dipilih.
Masukkan Unit.
Klik butang Cari.
Klik butang Simpan.
Klik butang Hantar.
Suzana Binti Abdul Latif
30
t) Skrin Senarai Tugasan
Berikut adalah senarai tugasan yang akan diterima oleh TPR.
31
u) Skrin Pengesahan Penerimaan
TPR perlu memasukkan tarikh terima KS fizikal sebagai tanda
pengesahan penerimaan.
Klik butang Simpan.
Masukkan Tarikh IP fizikal diterima.
32
v) Skrin Saksi
Maklumat saksi yang berkaitan dengan KS terbabit akan
dipaparkan.
Klik ikon Tambah untuk memasukkan maklumat Saksi.
33
w) Skrin Saksi
Maklumat saksi perlu dimasukkan berdasarkan medan yang
disediakan. No Pengenalan Diri dan nama adalah medan
yang wajib diisi
Klik butang Simpan.
34
x) Skrin Saksi
Klik Tambah untuk menambah maklumat saksi yang baru.
Klik ikon Tambah jika terdapat lebih daripada satu maklumat Saksi.
35
y) Skrin Dokumen
Skrin ini memaparkan dokumen-dokumen yang berkaitan
dengan KS yang terlibat.
Klik ikon Tambah untuk memasukkan maklumat Dokumen.
36
z) Skrin Dokumen
Berikut adalah maklumat-maklumat yang boleh dimasukkan
oleh TPR sebagai rekod simpanan dan rujukan. TPR juga
boleh memuatnaik dokumen yang berkaitan.
Klik butang Simpan.
37
aa) Skrin Taklimat dan Tindakan
Skrin ini akan memaparkan maklumat taklimat dan tindakan
yang telah dilakukan oleh TPR untuk kajian KS.
Klik ikon Tambah untuk memasukkan maklumat Taklimat.
Klik ikon Tambah untuk memasukkan maklumat Tindakan.
38
ab) Skrin Taklimat dan Tindakan
TPR perlu memasukkan maklumat berkaitan taklimat yang
dijalankan.
Klik butang Simpan.
39
ac) Skrin Taklimat dan Tindakan
TPR perlu memasukkan tarikh dan tindakan yang telah
dilakukan bagi kajian kes yang dijalankan.
Klik butang Simpan.
40
ad) Skrin Minit
Skrin ini memaparkan minit yang dilaksanakan oleh TPR.
Klik ikon Tambah untuk memasukkan maklumat Minit.
41
ae) Skrin Minit
TPR perlu memasukkan maklumat minit atau memuatnaik minit
yang telah disediakan. Selain itu, TPR juga perlu memilih PT
yang perlu mengeluarkan KS tersebut.
Klik butang Simpan.
42
af) Skrin Minit
TPR perlu klik butang Hantar bagi memastikan PT yang dipilih
dapat mendaftar keluar KS.
Klik ikon Tambah jika terdapat lebih daripada satu maklumat Saksi.
Klik butang Hantar.
43
ag) Skrin Senarai Tugasan
PT perlu log masuk ke dalam sistem ILMS untuk mendaftar
keluar KS.
44
ah) Skrin Pengesahan Penerimaan
PT perlu memasukkan tarikh terima KS fizikal sebagai tanda
pengesahan penerimaan.
45
ai) Skrin Daftar Keluar Kertas Siasatan
PT perlu memasukkan maklumat berkenaan tarikh dikeluarkan
KS, nama penerima, no pengenalan diri penerima dan kaedah
penerimaan KS tersebut.
46
aj) Agihan Semula Kertas Siasatan
Skrin Proses (Agihan Semula Kertas Siasatan)
KUP perlu klik pada Proses dan klik pada Agihan Semula
Kertas Siasatan.
Klik Agihan Semula Kertas Siasatan
47
ak) Skrin Agihan Semula
Masukkan KS bil yang perlu diagihkan semula dan klik Cari. Kemudian klik pada KS yang perlu diagihkan semula.
Klik pada Kertas Siasatan yang ingin diagih semula.
48
al) Skrin Agihan Semula
Pilih Unit yang bertanggungjawab dan TPR yang baru untuk
diagihkan semula KS terbabit. Akhir sekali, tekan butang
Hantar.
Masukkan Unit.
Klik butang Cari.
Klik butang Simpan.
Klik butang Hantar.
49
am) Kemasukan KS Kali Kedua dan Seterusnya
Skrin Proses PT perlu log masuk ke dalam sistem ILMS dan pilih Carian
Kertas Siasatan.
Klik Carian Kertas Siasatan.
50
an) Skrin Carian KS untuk Daftar Masuk Kali kedua
Masukkan KS bil dan tekan butang Cari. Butang Daftar Masuk
akan kelihatan. Klik pada butang Daftar Masuk untuk meneruskan
pendaftaran kali kedua.
Klik butang Cari.
Nota: Pastikan Daftar Kali Kedua dan seterusnya dilakukan dengan menekan butang Daftar Masuk, sekiranya tiada butang Daftar Masuk bagi IP tersebut ,pendaftaran IP bagi kali ke seterusnya tidak boleh dilakukan. Sebaik butang Daftar Masuk di klik lakukan proses seperti biasa.
Masukkan No Kertas Siasatan Bil bagi IP yang ingin didaftar masuk kali ke seterusnya
Klik butang Daftar Masuk
51
3.5 Impak inovasi terhadap kumpulan sasar/perkhidmatan/jabatan
agensi/Negara
3.5.1 Output
a) Penjanaan Laporan
Sistem ini menyediakan medium online bagi Timbalan
Pendakwa Raya (TPR) untuk menulis dan memuatnaik
maklumat-maklumat berkaitan sesuatu kes sebaik sahaja
kajian kes dijalankan dengan cara selamat, cepat dan tepat.
Sistem ini mampu untuk menghasilkan laporan statistik
secara automatik berkenaan kemasukan KS di seluruh
Malaysia. TPR dan pegawai atasan mempunyai akses untuk
melihat status semasa Kertas Siasatan, Statistik KS
mengikut Warganegara, Ringkasan Keseluruhan Kertas
Siasatan mengikut negeri dan juga laporan KPI kertas
siasatan mengikut TPR.
b) Pemantauan pengurusan tertinggi
Melalui modul kertas siasatan ini, pengurusan tertinggi dapat
memantau secara terus TPR yang menjalankan kajian ke
atas kertas siasatan yang telah diagihkan kepada TPR yang
berkenaan sama ada di ibu pejabat atau negeri-negeri.
Pemantauan yang berterusan ini juga dapat memastikan
pegawai-pegawai melaksanakan tugas mengikut KPI yang
telah ditetapkan. Pihak atasan juga dapat memantau
pergerakan IP dan TPR yang terlibat melalui laporan statistik
yang dijana oleh sistem ini secara automatik.
c) Pusat Maklumat
Sistem ini juga dapat bertindak sebagai satu rujukan pusat
bagi TPR yang ditempatkan di seluruh Malaysia. Ini dapat
52
memudahkan pegawai-pegawai untuk mendapatkan
maklumat terkini berkenaan pergerakan sesuatu kertas
siasatan yang sedang dalam kajian. Secara tidak langsung
ini dapat menghapuskan jurang informasi di antara TPR di
ibu pejabat dan cawangan di negeri-negeri.
3.5.2 Penjimatan masa
a) Timbalan Pendakwa Raya yang mengendalikan kes boleh
menyediakan laporan dan minit KS di mana-mana dan di
sepanjang masa kerana sistem boleh dicapai melalui portal
JPN. Sistem ini telah berjaya menjimatkan masa penyediaan
laporan; dan
b) Ketua Bahagian Pendakwaan dan pengurusan atasan
Jabatan terutamanya hanya perlu melayari portal JPN bagi
memantau kertas siasatan yang dikendalikan oleh TPR di
seluruh negara.
3.5.3 Penjimatan kos
Sistem ini merupakan penyelesaian kepada kebergantungan
kepada fail fizikal. Ianya menggantikan laporan dalam bentuk
kertas kepada elektronik. Oleh itu, penggunaan kertas dapat
dihadkan seterusnya membantu JPN menyokong kempen langkah
berjimat-cermat oleh Kerajaan.
3.5.4 Peningkatan produktiviti
Selaras dengan penjimatan masa, kecekapan juga dapat
ditingkatkan. Ini berlaku apabila Timbalan Pendakwa Raya dapat
53
menjimatkan masa dengan membuat laporan atau minit kertas
siasatan secara online di mana-mana sahaja dengan
menggunakan sistem internet. Masa yang dijimatkan boleh
digunakan untuk meningkatkan produktiviti pegawai terbabit
dengan menjalankan kerja-kerja rasmi yang lain seperti membuat
persediaan dan membuat kajian untuk hujahan sesuatu kes.
3.5.5 Mesra pelanggan
a) Prosedur yang seragam serta penyatuan maklumat dalam
bank data berpusat akan memudahkan penggunaan sistem
ini oleh semua TPR di ibu pejabat dan negeri-negeri;
b) Berteraskan Web - Sistem yang berteraskan Web dan boleh
dicapai melalui Internet, Intranet atau Extranet;
c) Antaramuka sistem mudah difahami; dan
d) Memudahkan penyimpanan data dan maklumat.
4. PENUTUP
Projek ini sesungguhnya telah dapat meningkatkan keberkesanan pemantauan
dan tindakan bagi sesuatu kajian kertas siasatan yang dijalankan oleh pegawai
undang -undang berdasarkan laporan statistik yang dijana oleh sistem ini secara
automatik.
Komitmen yang amat tinggi daripada pegawai atasan iaitu Peguam Negara serta
pegawai atasan Jabatan sebenarnya telah menjayakan penggunaan sistem ini
ke tahap maksimum.
Tambahan pula, setiap tindakan Jabatan memerlukan tindakan yang segera dan
tepat berdasarkan fakta kerana setiap tindakan memberikan impak yang besar
kepada Kerajaan dan negara.Di samping itu, projek inovasi ini telah dapat
54
membantu dalam penyelarasan prosedur dan penyimpanan maklumat secara
elektronik dan berpusat.
Secara keseluruhan, projek yang baik haruslah mempunyai prospek yang tinggi
dan mudah digunakan supaya dapat diterima oleh pengguna sistem secara
holistik. Projek ini telah berjaya mencapai aspek-aspek yang telah dikemukakan.