buku tatacara kws_2012
Post on 28-May-2015
2.338 Views
Preview:
TRANSCRIPT
L b mB A H A G I A N A K A U NK E M E N T E R I A N P E L A J A R A N M A L AY S I A
44.
PIMinammt
Riv*.e'ffrwo"V,•04
=MI
TATACARA PENGURUSANPERAKAUNAN KT:NWT:LAN
WANG SEKOLAH
BAHAGIAN AKA-UN,
KE1VIENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
2012
Kementerian Pelajaran Malaysia
BismillahirrahmanirrahimAssalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh dan
Salam 1 Malaysia.
engetua/Guru Besar selaku Pengurus Sekolah bukan sahaja dikehendaki mahir dalam bidang pendidikan tetapi juga mahir dalam bidang pengurusan,
khususnya pengurusan kewangan sekolah.
Laporan Awal Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia (PPPM), 2013 — 2025 menggariskan 9 bidang keutamaan dan 11 anjakan yang perlu dilakukan bagi menghasilkan perubahan yang mana
salah satu anjakan yang dibentangkan adalah berkaitan dengan Pengurusan Kewangan yang cekap bagi memaksimumkan pulangan bagi setiap ringgit yang dibelanjakan.
Sehubungan itu, bagi merealisasikan PPPM, sekolah perlu memastikan segala sumber pendapatan diuruskan dengan cekap dan mematuhi peraturan kewangan supaya segala peruntukan kewangan di sekolah dapat digunakan secara efisyen dan optimum. Pengurusan kewangan yang cekap di peringkat sekolah sangat penting kerana pihak sekolah menerima pelbagai jenis peruntukan dan bantuan daripada Kerajaan.
Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah yang telah dikemaskini ini diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan kewangan dan perakaunan di kalangan mereka yang mengendalikan pengurusan kewangan sekolah seterusnya dapat mengurangkan teguran audit disebabkan ketidakpatuhan kepada peraturan-peraturan kewangan yang berkuatkuasa. Semoga semua pihak yang terlibat dengan pengurusan kewangan sekolah dapat menggunakan buku panduan ini dengan sebaik mungkin agar wujud satu bentuk kawalan dalaman yang berkesan di peringkat sekolah.
Saya mengambil kesempatan ini mengucapkan tahniah dan syabas kepada Jawatankuasa Penerbitan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah kerana telah berjaya menerbitkan edisi yang dikemaskini. Saya berharap usaha mengemaskini panduan tidak berhenti setakat ini kerana is perlu sentiasa dikaji dan diberi ruang penambahbaikan secara berterusan.
Sekian, terima kasih.
Dato' Dr. Rosli bin Mohamed Ketua Setiausaha
Kementerian Pelajaran Malaysia
Bismillahirrahmanirrahim
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh dan
Salam Sejahtera,
lhamdulillah, bersyukur saya ke hadrat Illahi kerana dengan limpah kurnia dan rahmat daripadaNya, Bahagian Akaun dapat merealisasikan usaha
menerbitkan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah Tahun 2012.
Pengurusan perakaunan yang cekap dapat memberikan impak yang penting dalam tadbir urus di institusi pendidikan Negara. Pengetua/Guru Besar selaku pentadbir di peringkat Sekolah perlu memainkan peranan utama dalam mempastikan setiap sumber yang disediakan oleh Kerajaan dapat digunakan secara optima bagi melahirkan modal insan yang berjaya.
Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah ini adalah sebagai garis panduan dan rujukan utama kepada mereka yang terlibat dengan pengurusan perakaunan dan kewangan di sekolah. Penerbitan Buku ini telah mengambilkira perubahan dan pindaan peraturan-peraturan kewangan semasa yang berkuatkuasa. Pentadbir Sekolah adalah juga disarankan untuk merujuk kepada peraturan yang berkaitan dengan kewangan, perolehan, aset, stor dan sebagainya yang dikeluarkan oleh Kementerian dari semasa ke semasa.
Justeru itu, saya berharap buku ini dapat dimanfaatkan oleh semua pegawai perakaunan peringkat sekolah untuk menguruskan rekod-rekod kewangan dengan berkesan di samping meningkatkan akauntabiliti dan integriti dalam pengurusan perakaunan Kumpulan Wang Sekolah. Moga dengan usaha ini akan dapat membantu dan memudahkan pihak Sekolah untuk menyediakan penyata kewangan Sekolah yang sempurna setiap tahun serta memperolehi sijil audit bersih atau tanpa teguran audit.
Saya ingin mengucapkan terima kasih kepada semua ahli Jawatankuasa Penerbitan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Sekolah tahun 2012 ini serta individu yang telah menyumbangkan tenaga, masa dan pengetahuan mereka samada secara langsung mahupun tidak langsung. Seterusnya saya juga mengucapkan terima kasih kepada semua warga kerja Bahagian Akaun di atas usaha gigih dan komitmen yang sepenuhnya dalam mempastikan buku ini dapat diterbitkan mengikut piawaian yang ditetapkan.
Sekian, terima kasih. Wassalam.
Hj. Senin Bin YusofKetua Akauntan
• • •• • •• • •
I KANDUNGANBAB TAJUK
danMUKASURAT
1
PENGENALAN
1.1 Pendahuluan1.2 Tujuan1.3 Penggunaan Buku
Tatacara Pengurusan KewanganPerakaunan Kumpulan Wang Sekolah
1.4 Kesimpulan
1
22
32 AKAUNTABILITI
2.1 Pendahuluan 4
2.2 Penurunan Kuasa 4
2.3 Serahan Tugas 5
2.4 Penyata Kewangan Sekolah 6
2.5 Melantik Juruaudit Dalam 62.6 Pelantikan Jawatankuasa Di Sekolah 7
2.7 Mengadakan Pemeriksaan Mengejut 8
2.8 Penyediaan Rekod/DokumenKewangan
Untuk 9
Pengauditan2.9 Menjawab Laporan/Pertanyaan Audit 9
2.10 Kehilangan dan Hapuskira 9
2.11 Surcaj dan Penalti 10Lampiran 11 - 12
3 KUMPULAN WANG SEKOLAH
3.1 Pendahuluan 133.2 Jenis-jenis Kumpulan Wang Sekolah 13
3.3 Kumpulan Wang Kerajaan 133.4 Kumpulan Wang SUWA (Sumbangan Wang Awam) 14
3.5 Kumpulan Wang Asrama 16
PERAKAUNAN
4 TERIMAAN
4.1 Pendahuluan 174.2 Tatacara Mengakaunkan Terimaan 17
4.3 Kawalan Terimaan dan Pungutan 19
4.4 Kutipan Melalui Bank 22
Lampiran 27 - 40Carta Aliran 41 - 43
• • •• • •
I KANDUNGANBAB TAJUK MUKASURAT
5PEMBAYARAN
5.1 Pendahuluan 445.2 Tanggungjawab Pengurus Sekolah 445.3 Daftar Bil 455.4 Baucar Bayaran 465.5 Tatacara Penyediaan Baucar Bayaran 465.6 Pulangan Balik Kutipan 48
5.7 Mengeluarkan Wang Untuk Dibahagi-bahagikan Bagi 49
Aktiviti/Program Yang Telah Diluluskan
5.8 Pembayaran Kepada Penerima Yang Tiada Akaun Bank 49
5.9 Pengeluaran Cek 505.10 Kuasa Menandatangan Cek 51
5.11 Pembatalan Cek Tamat Tempoh Laku atau Rosak 52
5.12 Penggantian Cek Hilang 535.13 Stok Buku Cek 535.14 Caj Bank 54
Lampiran 56 - 63Carta Aliran 64
6 BUKU TUNAI6.1 Pendahuluan 656.2 Jenis Buku Tunai 65
6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 666.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 676.5 Akaun Subsidiari 696.6 Akaun Bank 69
6.7 Penyata Bank dan Penyata Penyesuaian Bank 706.8 Tatacara Penutupan Akaun Bank Bagi Sekolah Yang 73
Tamat OperasiLampiran 75-86
7 PANJAR WANG RUNCIT7.1 Pendahuluan 877.2 Proses Untuk Mewujudkan Panjar Wang Runcit 877.3 Proses Penambahan Dana Panjar Wang Runcit 887.4 Tatacara Penyelenggaraan Panjar Wang Runcit
887.4.1 Buku Tunai Panjar Wang Runcit 887.4.2 Penerimaan Dana Permulaan/Rekupmen PWR88
iii
I KANDUNGANBAB TAJUK MUKASURAT
7.4.3 Pembayaran PWR897.4.4 Rekupmen 90
7.5 Tatacara Penutupan Buku Tunai Panjar Wang Runcit Pada 90
Akhir Tahun7.6 Penutupan Panjar Wang Runcit 91Lampiran 92 - 102Carta Aliran 103
8 PENYEDIAAN PENYATA KEWANGAN TAHUNAN8.1 Pendahuluan104
8.2 Dokumen-dokumen Yang Diperlukan Untuk Menyediakan 104
Penyata Kewangan Tahunan Sekolah8.3 Format Penyata Kewangan Tahunan Sekolah 1058.4 Penyata Penerimaan dan Pembayaran 1058.5 Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan 1058.6 Kunci Kira-kira 1068.7 Nota Kepada Akaun 1088.8 Penyata Lain 1098.9 Penyerahan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah
109Lampiran 110 -112
9 AKAUN BELUM BAYAR (ABB)9.1 Pendahuluan1139.2 Perkara-perkara Yang Menyebabkan Berlakunya Akaun 113
Belum Bayar (ABB)9.3 Daftar ABB 1139.4 Kelulusan Ketua PTJ 1149.5 Langkah-langkah Untuk Mengelakkan ABB 1149.6 Syarat Permohonan Pelarasan ABB 1149.7 Permohonan Pelarasan ABB 1159.8 Tindakan Selepas Kelulusan Pelarasan ABB 115Lampiran 117 - 118
10 AKAUN BELUM TERIMA (ABT)10.1 Pendahuluan119
10.2 Perkara-perkara Yang Menyebabkan Berlakunya Akaun119
Belum Terima (ABT)10.3 Daftar ABT 11910.4 Langkah-langkah Bagi Mengelakkan ABT 11910.5 Tindakan Untuk Hapuskira 120
• • •
KANDUNGAN
BAB TAJUK MUKASURAT
10.6 Tindakan Selepas Kelulusan Hapuskira Diperolehi120
Lampiran 121 - 123
PENGURUSAN PEROLEHAN, ASET DAN STOR
11 PEROLEHAN11.1 Pendahuluan12411.2 Jenis-jenis Perolehan12411.3 Kaedah Perolehan 125
11.3.1 Pembelian Melalui Kontrak Pusat 12511.3.2 Pembelian Melalui Kontrak Pusat Sistem Panel12611.3.3 Pembelian Terus 12711.3.4 Sebut Harga 128
11.4 Tatacara Perolehan 13011.5 Proses Kerja Perolehan Di Sekolah 131
11.5.1 Pembelian Terus 13111.5.2 Sebut Harga 13411.5.3 Tender 146
11.6 Tatacara Perolehan Peralatan ICT Di Peringkat Sekolah 14611.7 Permohonan Perolehan ICT 14711.8 Perolehan Harta Modal 147Lampiran 148 - 158Carta Aliran 159 - 165
12 PENGURUSAN ASET ALIH12.1 Pendahuluan 16612.2 Definisi 166
·Aset·Aset Alih
12.3 Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan 16612.4 Pelaksanaan Pengurusan Aset Alih Kerajaan 167
13 PENGURUSAN STOR13.1 Pendahuluan 16813.2 Definisi 168
·Stor·Stok·Bekalan Pejabat (Barang Gunahabis)·Pengurusan Kawalan Stok
13.3 Kategori Stor Sekolah 169·• •
iv
I KANDUNGANBAB TAJUK MUKASURAT
13.4 Pelaksanaan Pengurusan Stor 169
PENGURUSAN AM
14 BANTUAN PERSEKOLAHAN170
15 MAJALAH SEKOLAH DAN BAHAN MULTIMEDIA15.1 Pendahuluan 17215.2 Pelaksanaan Projek Majalah dan Bahan Multimedia
172Sekolah
15.3 Panduan Pelaksanaan Projek Majalah dan Bahan173
Multimedia Sekolah
16 PINDAH PERUNTUKAN16.1 Pendahuluan 17416.2 Bidang Kuasa 17516.3 Pindah Peruntukan Yang Tidak Dibenarkan 17516.4 Tatacara Pindah Peruntukan 17616.5 Tatacara Mengakaun Pindah Peruntukan177Lampiran 180 - 183
17 TAKRIFAN 184 - 186
Bab 1 1 PENGENALANBab 1 1 PENGENALANBab 1 1 PENGENALAN
1.1 PENDAHULUAN
1.1.1 Sekolah merupakan sebuah institusi pendidikan yang mana
pengurusan aset dan kewangan adalah tertakiuk pada peruntukan yang
te rdapat da lam Ak ta Tatacara Kewangan 1957, Arahan
Perbendaharaan, Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun Dan Audit)
2002 di bawah Akta Pendidikan 1996 (Akta 550) serta peraturan-
peraturan Kewangan yang sedang berkuatkuasa.
1.1.2 Di bawah peruntukan tersebut, pihak sekolah dikehendaki
menyelenggara dan menyimpan akaun-akaun dan rekod kewangan
dengan sempurna.
1.1.3 Pengurus Sekolah hendaklah bertanggungjawab bagi:
Seksyen 130(m), Akta Pendidikan 1996
a.menyediakan suatu penyata kewangan tahunan bagi tahun
Peraturan 6,Peraturan-
berakhir 31 Disember tiap-tiap tahun mengikut prinsip PeraturanPendidikan
perakaunan yang diterima umum; (Akaun DanAudit) 2002 Akta
b.mengemukakan penyata kewangan tahunan tersebut kepada Pendidikan 1996
Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) yang kemudiannya
dikemukakan kepada Bahagian Audit Sekolah tidak lewat dari
31 Mac tahun berikutnya.
Walau bagaimanapun, pihak sekolah dikehendaki
mengemukakan penyata kewangan tahunan tersebut satu (1)
bulan Iebih awal iaitu pada 28 Februari atau 29 Februari tahun
berikutnya (yang mana berkenaan). Ini adalah bertujuan untuk
membolehkan pembetulan dibuat pada penyata kewangan
tahunan tersebut jika didapati perlu; dan
SPKBil 4/88
a.memberi jawapan atas Laporan atau pertanyaan Audit tidak
AP 306 lewat satu (1) bulan dari tarikh laporan atau pertanyaan.
Bab 1 1 PENGENALANBab 1 1 PENGENALAN
1.1.4 Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) bertanggungjawab untuk
memastikan:
(a) Penyata kewangan tahunan sekolah dikemukakan kepada
Bahagian Audit tidak lewat dari 31 Mac tahun yang berikutnya;
dan
Peraturan 7, Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun Dan Audit) 2002 AktaPendidikan 1996
(b) Seko lah mengambi l apa-apa t indakan, j ika keadaan
memerlukan, atas apa-apa laporan atau pertanyaan audit yang
berhubungan dengan sekolah tersebut.
1.2 TUJUAN
1.2.1 Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan
Wang Sekolah dikeluarkan bertujuan untuk memberi panduan
mengenai Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan
Wang Sekolah yang seragam. Semakan semula dan pindaan telah
dibuat untuk mengemaskini isi kandungan buku Tatacara Pengurusan
Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah Edisi Keempat —
Tahun 2005, berdasarkan:
a.Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan
Malaysia, Akauntan Negara Malaysia, dan Kementerian
Pelajaran Malaysia sehingga November 2011; dan
b.maklumbalas yang diterima daripada pengguna buku
Tatacara Pengurusan Kewangan Perakaunan Kumpulan Wang
Sekolah Edisi Keempat — Tahun 2005.
1.3 PENGGUNAAN BUKU TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN
DAN PERAKAUNAN KUMPULAN WANG SEKOLAH
1.3.1 Semua sekolah dikehendaki mematuhi tatacara yang terkandung di
dalam buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang
Sekolah. Penggunaan tatacara ini juga tertakluk kepada pekeliling dan
surat pekeliling yang dikeluarkan dari semasa ke semasa.
Peraturan 12, Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun Dan Audit)
2002AktaPendidikan 1996
Bab 1 1 PENGENALAN
3
1.3.2 Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan
Wang Sekolah ini berkuatkuasa mulai 1 JANUARI 2013.
1.4 KESIMPULAN
1.4.1 Buku ini dapat memberi faedah khususnya kepada pengurusan sekolah
bagi mempertingkatkan akauntabilit i dan kecekapan dalam
menguruskan kewangan dan perakaunan Kumpulan Wang Sekolah.
444
Bab 2 I AKAUNTABILITI2.1 PENDAHULUAN
Akauntabiliti adalah memikul amanah untuk menjalankan aktiviti yang
ditentukan, secara bertanggungjawab ke atas kejayaan atau kegagalannya.
la merupakan obligasi seseorang untuk memberi penjelasan mengenai
tindakan dan prestasinya kepada pihak yang berhak mendapatkan jawapan
tersebut.
Konsep akauntabiliti adalah tanggungjawab Pengurus Sekolah atau individu
yang menjalankan tugas menguruskan sumber-sumber awam melalui
perwakilan kuasa. Mereka yang menerima kuasa perlu melapor kepada pihak
yang mewakilkan kuasa mengenai segala urusniaga dan perubahan yang
berlaku mengikut tempoh yang ditetapkan.
Dalam menentukan akauntabiliti, Pengurus Sekolah perlu:
a.mematuhi Akta Tatacara Kewangan 1957, Arahan
Perbendaharaan, Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan,
Tatacara Pengurusan Kewangan Dan Perakaunan Kumpulan Wang
Sekolah serta arahan-arahan dari KPM; dan
b.mewujudkan struktur organisasi yang sesuai dan mengadakan
sistem kawalan dalaman untuk menjalankan tanggungjawab dengan
berkesan.
2.2 PENURUNAN KUASA
2.2.1 Surat Perwakilan Kuasa
Dalam menjalankan tugas, Pengurus Sekolah sebagai Pegawai
Perakaunan akan diberi kuasa oleh Pegawai Pengawal untuk
menjalankan tugas-tugas kewangan dan perakaunan sekolah yang
menjadi tanggungjawab kepadanya.
55
Bab 2 I AKAUNTABILITI2.2.2 Kebenaran Menjalankan Tugas
Pengurus Sekolah perlu mengeluarkan surat kebenaran bertulis kepada
pegawai yang menjalankan tugas-tugas kewangan dan perakaunan
sekolah (Lampiran 2-1).
2.2.3 Sumber rujukan kuasa:
a.AP 69 : Kebenaran Bertulis Untuk Menerima Wang
b.AP 70 : Pengeluaran Resit Rasmi
c.AP 101 : Kuasa Menandatangan Baucar
d.AP 119: Kuasa Menandatangan Cek (AK 52)
e.AP 11 : Kuasa Kewangan Yang Lain.
Contoh:
- Menyelenggara/mengemaskini/memeriksa dokumen
kewangan
- menyelenggara Panjar Wang Runcit
2.2.4 Ketiadaan Pengurus Sekolah
f.Pengurus Sekolah perlu mengeluarkan surat perwakilan kuasa
kepada pegawai yang lain untuk menjalankan tugas semasa
ketiadaannya.
g.Sekiranya Pengurus Sekolah bersara atau bertukar dan
menyebabkan kekosongan dalam tempoh yang panjang, menjadi
tanggungjawab pegawai yang paling kanan di sekolah untuk
memaklumkan kepada Ketua PTJ bagi mendapatkan surat
perwakilan kuasa.
2.3 SERAHAN TUGAS
2.3.1 Apabila pegawai bertukar ganti, kedua-dua pegawai ini hendaklah
menandatangan satu kenyataan serahan tugas yang menunjukkan
66
Bab 2 I AKAUNTABILITIkedudukan helaian dokumen kewangan untuk dikepilkan bersama Nota
Serah Tugas. Contoh dan panduan pengisian Borang Serahan
Dokumen Kewangan adalah seperti di Lampiran 2-2.
TANGGUNGJAWAB PENGURUS
SEKOLAH 2.4 PENYATA
KEWANGAN SEKOLAH 2.4.1
Penyediaan Penyata Kewangan
Pengurus Sekolah bertanggungjawab menyediakan Penyata Kewangan
Tahunan bagi tahun berakhir 31 Disember tiap-tiap tahun mengikut
prinsip perakaunan yang diterima umum; dan
2.4.2 Mengemukakan Penyata Kewangan
Pengurus Sekolah hendaklah mengemukakan Penyata Kewangan
Tahunan kepada Ketua PTJ yang kemudiannya mengemukakan
penyata kewangan tahunan tersebut kepada Pejabat Audit Sekolah Negeri
tidak lewat daripada 31 Mac tahun berikutnya.
Walau bagaimanapun, sekolah dikehendaki mengemukakan Penyata
Kewangan Tahunan Sekolah pada atau sebelum 28 Februari kepada Ketua
PTJ.
2.5 MELANTIK JURUAUDIT DALAM
2.5.1 Pengurus Sekolah perlu melantik secara bertulis seorang guru yang tidak
terlibat secara Iangsung dalam pengurusan kewangan dan perakaunan
sekolah sebagai Juruaudit Dalam untuk memastikan wujud kawalan dalaman
dalam pengurusan kewangan dan perakaunan sekolah.
Peraturan-peraturan Pendidikan (Akaun dan Audit) 2002
Pekeliling S P K B i l 4/1988
77
Bab 2 I AKAUNTABILITI2.5.2 Tugas Juruaudit Dalam adalah seperti berikut:
a.menyemak rekod kewangan;
b.memastikan prosedur dan peraturan kewangan dipatuhi; dan
c.menyediakan laporan hasil pemeriksaan dan
mengemukakan kepada Pengurus Sekolah serta membentangkan
dalam Mesyuarat J PKA.
2.6 PELANTIKAN JAWATANKUASA DI SEKOLAH
2.6.1 JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN
(JPKA)
d.Ahli-ahli Jawatankuasa adalah terdiri daripada:-
Pengerusi Pengurus Sekolah
Setiausaha KPT/PT yang mentadbir kewangan
Ahli Semua Guru Penolong Kanan
Ketua Bidang/Ketua Panitia
Juruaudit Dalam
Pegawai-pegawai lain yang sesuai
e.Bidang tugas jawatankuasa adalah untuk membantu
Pengurus Sekolah mengawasi, mengesan dan menyelia semua
urusan kewangan dan akaun supaya berjalan lancar dan
menepati kehendak Ak ta Tatacara Kewangan 1957,
Arahan Perbendaharaan, Pekeliling, Surat Pekeliling dan
Tatacara yang berkuat kuasa.
SPK
Bil.6/2009
(c) Bidang tugas jawatankuasa meliputi pengurusan bajet, PP
perbelanjaan, perakaunan, pungutan dan tunggakan hasil, aset 10/2008
dan stor, penyediaan dan pembentangan penyata kewangan
88
Bab 2 I AKAUNTABILITIdan laporan tahunan sekolah. Jawatankuasa ini juga perlu
meneliti dan mengambil tindakan susulan terhadap Laporan
Audit serta perancangan latihan untuk kakitangan yang
mengurus hal-hal pengurusan kewangan.
(d) Kekerapan mesyuarat
Jawatankuasa ini hendaklah mengadakan mesyuarat sekurang-
kurangnya tiga (3) bulan sekali selepas tamat tempoh setiap suku
tahun. Mesyuarat yang diadakan secara tersusun boleh membantu
jawatankuasa mengesan dan mengawasi operasi kewangan dan
perakaunan dengan lebih berkesan.
2.6.2 JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET KERAJAAN (JKPAK) (rujuk
Bab 12)
2.6.3 JAWATANKUASA SEBUT HARGA (rujuk Bab 11)
2.7 MENGADAKAN PEMERIKSAAN MENGEJUT
2.7.1 Pengurus Sekolah hendaklah mengadakan pemeriksaan mengejut
secara berkala ke atas peti besi atau peti wang tunai dalam
penyimpanan wang awam, setem atau barang-barang lain yang
berharga.
2.7.2 Pemeriksaan ini hendaklah dilakukan tidak kurang dari sekali dalam
enam (6) bulan dan hasilnya hendaklah direkodkan dalam Buku
Pemeriksaan Mengejut (Am 28). Butir-butir yang perlu dicatat:-
a.tarikh dan masa pemeriksaan;
b.nama pegawai yang bertanggungjawab menyimpan wang tunai
dan setem;
PP 10/2008& SP K6/2009
AP 309
99
Bab 2 I AKAUNTABILITIc.amaun wang dan setem yang diamanahkan kepadanya;
d.perihal barang-barang berharga yang diamanahkan termasuk
buku resit dan cek yang belum digunakan;
e.hasil pemeriksaan termasuk catatan nombor siri cek (akaun KWK/
SUWA/ Asrama) yang belum digunakan pada tarikh pemeriksaan; dan
f.tandatangan dan jawatan pegawai pemeriksa.
2.8 PENYEDIAAN REKOD/DOKUMEN KEWANGAN UNTUK PENGAUDITAN
Pengurus Sekolah bertanggungjawab:
g.menyedia dan mengemukakan semua rekod/dokumen kewangan
kepada Pejabat Audit Sekolah Negeri;
h.memberi penjelasan atau makiumat yang diperlukan
i.membenar dan memberi kerjasama ke atas pengauditan atau
pemeriksaan.
2.9 MENJAWAB LAPORAN/PERTANYAAN AUDIT
Pengurus Sekolah hendaklah memberi jawapan ke atas laporan atau
pertanyaan audit dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh laporan atau
pertanyaan audit.
2.10 KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
Sekiranya berlaku kehilangan wang atau aset awam Pengurus Sekolah
hendaklah bertanggungjawab untuk mengambil tindakan seperti yang
digariskan di dalam Bab C (II) Arahan Perbendaharaan.
AP 306
Bab 2 I AKAUNTABILITI2.11 SURCAJ DAN PENALTI
2.11.1 Surcaj
Surcaj boleh dikenakan kepada Pengurus Sekolah jika:-
(a) gagal memungut apa-apa wang yang telah dipertanggungjawabkanSeksyen
18 AAK
ke atasnya; 1957
b.telah bertanggungjawab tentang apa-apa bayaran wang awam
yang tidak disahkan dengan sempurna;
c.telah menyebabkan berlakunya kekurangan atau kehilangan
wang awam atau harta benda kerajaan;
d.Gagal menyimpan akaun dan rekod kewangan dengan
sempurna dan teratur; atau
e.Gagal membuat apa-apa bayaran atau bertanggungjawab bagi
apa-apa kelewatan dalam pembayaran wang awam.
2.11.2 Penalti
Seseorang yang melanggar Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun
Dan Audit) 2002 yang terkandung di dalam Akta Pendidikan 1996
adalah dianggap telah melakukan suatu kesalahan dan apabila
disabitkan boleh didenda tidak melebihi lima ribu Ringgit Malaysia
(RM5,000) atau dipenjarakan selama tempoh tidak melebihi tiga (3)
bulan atau kedua-duanya.
Akta Pendidikan 1996Peraturan-peraturan (Akaun dan Audit) 2002
Lampiran 2-1
SURAT KEBENARAN MENJALANKAN TUGAS KEWANGAN
Saya sebagai Pengetua/Guru Besar SM/SK
dengan ini memberi kebenaran kepada
no. Kad Pengenalan Jawatan ••untuk menjalankan tugas-tugas kewangan berikut:
1.Menerima wang awam
2.Menandatangan Resit Rasmi Pejabat
1.Menyelenggara Buku Tunai
1.Menyelenggara Panjar Wang Runcit1.Menandatangan Pesanan Sekolah
2.Memperaku Baucar Bayaran
1.Memasukkan wang ke bank
1.Menyelenggara rekod-rekod kew
ai tarikh surat ini sehingga dibatalkan.
Dengan ini surat kebe
bertarikh.... . adalah ter atal.
(no.rujukan)
t.t Pengetua/ Guru Besar Tarikh•
Saya No. Kad Pengenalan
dengan ini menerima kebenaran bagi menjalankan tugas-tugas kewangan seperti di atas.
Tandatangan Tarikh• .
Tarikh : Tarikh :
Lampiran 2-
2 BORANG SERAHAN DOKUMEN KEWANGAN
Nama Pegawai BertukarJawatanNama Pegawai Terima TugasJawatan
Saya/kami memperakui bahawa dokumen-dokumen yang ditunjukkan dalam jadual di atas telah disemak oleh saya/kami dan didapati betul.
(t.t Penyerah) (t.t Penerima)Nama : Nama :
Perihal, Siri danNo. Borang
Resit Rasmi PejabatNo. Siri:
Nombor SiriBorang yangdigunakan
sehingga tarikh
Akhir
Nombor SiriBorang Belum
Guna
AkhirMula Mula
Borang Pesanan SekolahNo. Siri :
Cek KWK No. Siri :
CekNo. Siri :
Cek KWA No. Siri
Catatan
131313
Bab 3 I KUMPULAN WANG SEKOLAH
3.1 PENDAHULUAN
Kumpulan Wang Sekolah terdiri daripada tiga jenis kumpulan wang yang
dipertanggungjawabkan kepada Pengurus Sekolah untuk diurus dan
diperakaunkan mengikut peraturan dan tatacara yang telah ditetapkan.
3.2 JENIS-JENIS KUMPULAN WANG SEKOLAH
3.2.1 Tiga jenis Kumpulan Wang Sekolah adalah seperti berikut:-
a.Kumpulan Wang Kerajaan (KWK);
b.Kumpulan Wang SUWA (KWS); dan
c.Kumpulan Wang Asrama (KWA) .
3.2.2 Setiap kumpulan wang diuruskan secara berasingan dan satu akaun
bank d ibuka bagi set iap kumpulan wang tersebut . Walau
bagaimanapun, sekolah yang bilangan muridnya kurang daripada 150
orang atau Sekolah Kurang Murid (SKM) dibenarkan mempunyai satu
akaun bank bagi menguruskan semua Kumpulan Wang Sekolah.
3.2.3 Sekolah tidak dibenarkan untuk mengakaunkan kutipan bayaran balik
yang melibatkan Vot seperti bayaran balik emolumen, bayaran balik
utiliti dan lain-lain yang berkaitan ke dalam akaun bank Kumpulan
Wang Sekolah.
3.3 KUMPULAN WANG KERAJAAN
3.3.1 Kumpulan Wang Kerajaan (KWK) bertujuan mengakaunkan terimaan
dan bayaran daripada sumber Kerajaan termasuk biasiswa daripada
lain-lain agensi kerajaan dan faedah bank serta dibelanjakan mengikut
maksud setiap terimaan kecuali berkaitan dengan asrama.
1414
Bab 3 I KUMPULAN WANG SEKOLAH
3.3.2 Sumber kewangan yang diperakaunkan ke dalam KWK termasuklah:
a.Bantuan Persekolahan dar ipada KPM
b.Ban t uan B ias i s wa ;
c.F a e d a h b a n k ; d a n
d.Pemberian lain bagi program khas Kementerian
Pelajaran Malaysia dan lain-lain agensi Kerajaan.
3.3.3 Walau bagaimanapun, sumber kewangan KWK adalah tertakluk
kepada pekeliling/surat edaran yang berkuat kuasa dari semasa ke
semasa.
3.4 KUMPULAN WANG SUWA (Sumbangan Wang Awam)
3.4.1 Kumpulan Wang SUWA (KWS) bertujuan mengakaunkan terimaan dan
bayaran daripada sumber awam termasuk terimaan daripada murid/
pelajar/orang awam/agensi bukan kerajaan dan faedah bank serta
dibelanjakan mengikut maksud setiap terimaan kecuali berkaitan
dengan asrama.
3.4.2 Sumber kewangan yang diperakaunkan ke dalam KWS termasuklah:
e.Semua kutipan daripada murid/pelajar/ibu
bapa/penjaga yang telah mendapat kelulusan daripada
Pendaftar atau bayaran-bayaran yang dibenarkan mengikut
peruntukan Akta Pendidikan 1996, Peraturan-Peraturan
Pendidikan dan Surat-Surat Siaran berkaitan Bayaran
Persekolahan yang masih berkuatkuasa kecuali yuran PIBG.
f.Sewa kantin sekolah dan kedai buku sekolah;
g.Sumbangan daripada kedai buku sekolah/ koperasi sekolah;
h.Sumbangan dar ipada orang awam;
i.Caj yang dikenakan ke atas penggunaan harta dan
kemudahan sekolah;
j.D e p o s i t d i t e r i m a ;
SPI11/2011
1515
Bab 3 I KUMPULAN WANG SEKOLAH
(g) Faedah bank; dan
(h) Terimaan-terimaan lain yang berkaitan.
3.4.3 Kegunaan wang SUWA adalah seperti berikut:
(a) Wang Yang Dikutip Khas Untuk Sesuatu Tujuan
Apab i la p ihak seko lah membuat ku t ipan dar ipada
murid atau orang awam untuk sesuatu tujuan seperti:
(i) Bayaran tambahan di Sekolah Agama Bantuan
Kerajaan (SABK);
ii.Penerbitan Majalah Sekolah; dan
iii.Lain-lain kutipan yang diluluskan oleh Pendaftar.
(b) Wang Yang Dikutip Secara Am
Kutipan seperti sewa kantin, derma am, pendapatan daripada
kedai buku sekolah, caj yang dikenakan ke atas penggunaan
harta dan kemudahan sekolah, faedah bank dan pelbagai
merupakan kutipan yang tidak dikhaskan untuk sesuatu tujuan.
Wang yang diterima daripada punca ini boleh digunakan oleh
pihak sekolah untuk:
iv.Perbelanjaan menjalankan aktiviti-aktiviti murid;
v.Perbelanjaan membawa murid mendapatkan
rawatan kecemasan;
vi.Perbelanjaan yang memberi manfaat secara
langsung kepada murid.
(c) Kegunaan Lain Wang SUWA
Perbelanjaan selain daripada perkara (a) dan (b) diwajibkan
mendapat kelulusan daripada Ketua PTJ sebelum sebarang
perolehan dibuat.
1616
Bab 3 I KUMPULAN WANG SEKOLAH
3.5 KUMPULAN WANG ASRAMA
3.5.1 Kumpulan Wang Asrama (KWA) bertujuan mengakaunkan terimaan dan
bayaran berkaitan dengan asrama daripada sumber kerajaan dan awam
termasuk terimaan daripada murid/pelajar/orang awam/agensi bukan kerajaan
dan faedah bank serta dibelanjakan mengikut maksud setiap terimaan.
3.5.2 Sumber kewangan yang diperakaunkan di bawah KWA termasuklah:
a.Bantuan Geran Per Kapita Lain-lain Perbelanjaan Berulang
Tahun untuk asrama (LPBT Asrama);
b.Bantuan Makanan Asrama (BMA);
c.Bayaran Kokurikulum Asrama (BKKA);
d.Derma/Sumbangan dari orang ramai/Agensi
Kerajaan/Badan Berkanun
g.Faedah bank; dan
h.Pelbagai pemberian/kutipan lain berkaitan asrama
yang diluluskan oleh Pendaftar dan bayaran-bayaran yang
dibenarkan mengikut peruntukan Akta Pendidikan 1996,
Peraturan-Peraturan Pendidikan dan surat-surat siaran
berkaitan bayaran persekolahan yang masih berkuatkuasa.
3.5.3 Bagi asrama yang disediakan berasingan daripada sekolah (Asrama Pusat),
sekolah yang dilantik oleh Ketua PTJ hendaklah mengurus serta
mengendalikan kewangan dan perakaunan berkaitan dengan KWA. Ketua
Warden bertanggungjawab membuat kutipan bayaran makanan asrama dan
pelbagai pemberian/kutipan lain berkaitan asrama yang dibenarkan
mengikut peraturan-peraturan sedia ada.
1717
Bab 4 I TERIMAAN4.1 PENDAHULUAN
Terimaan adalah wang yang diperolehi oleh pihak sekolah daripada Kerajaan
dan orang awam dalam bentuk wang tunai, cek, kiriman wang dan pindahan
dana elektronik (EFT). Semua terimaan hendaklah diperakaunkan dengan
betul dan tepat mengikut prosedur dan peraturan yang ditetapkan bagi
mengelakkan daripada berlaku kehilangan wang sekolah yang mungkin
berpunca daripada kegagalan memungut dan merekod, kecuaian dan
penyelewengan.
4.2 TATACARA MENGAKAUNKAN TERIMAAN
4.2.1 Sekolah hendaklah mengeluarkan resit rasmi yang ditetapkan bagi
memperakui setiap terimaan. Resit rasmi yang digunakan di sekolah
adalah seperti berikut:
(a) Resit Rasmi Pejabat (RP.01) hendaklah dikeluarkan oleh
Pengurus Sekolah bagi setiap terimaan.
i.Format resit adalah seperti di Lampiran 4-1.
ii.Panduan pengisian resit seperti di Lampiran 4-1A.
(b) Resit Rasmi Murid (RM.01) dikeluarkan oleh guru kelas/warden/
penyelia asrama kepada murid.
iii.Format resit adalah seperti di Lampiran 4-2.
iv.Panduan pengisian resit seperti di Lampiran 4-2A.
4.2.2 Sekolah hendaklah menggunakan buku resit yang berasingan bagi
setiap kumpulan wang.
4.2.3 Sekolah hanya dibenarkan memperolehi buku resit daripada
Percetakan Nasional Malaysia Berhad (PNMB).
1818
Bab 4 I TERIMAAN4.2.4 Kutipan yang diterima daripada murid hendaklah dikeluarkan resit oleh
guru dan dicatat di dalam Jadual Kedatangan Murid.
Pengurus Sekolah hendaklah memastikan bahawa nombor resit serta
jumlahnya direkod di dalam ruangan yang disediakan dalam buku
tersebut.
4.2.5 Pungutan yang dibuat oleh guru kelas hendaklah direkodkan dalam
Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat seperti format di
Lampiran 4-3, diisi dalam dua (2) salinan dan satu salinan diserahkan
bersama-sama buku resit dan wang pungutan kepada Pengurus
Sekolah pada hari yang sama. Panduan pengisian borang ini adalah
seperti di Lampiran 4-3A.
4.2.6 Semua terimaan melalui pos hendaklah direkodkan di dalam Daftar
Penerimaan Wang Melalui Pos seperti di Lampiran 4-4. Resit untuk
terimaan ini hendaklah dihantar melalui pos ke alamat pembayar.
Nombor resit hendaklah dicatat dalam daftar ini dan seterusnya
direkodkan di dalam Buku Tunai.
4.2.7 Berpandukan resit yang telah dikeluarkan, Pengurus Sekolah
hendaklah menentukan jenis kumpulan wang bagi terimaan tersebut
untuk direkod dalam Buku Tunai.
4.2.8 Setiap Resit Rasmi Pejabat yang dikeluarkan termasuk yang dibatalkan
hendaklah direkod dalam Buku Tunai pada hari yang sama.
4.2.9 Pengurus Sekolah yang menerima wang sekolah adalah dikehendaki
jika:
Pungutan wang tunai melebihi RM500.00 atau jumlah pungutan
(termasuk tunai, cek, wang pos dan lain-lain) yang melebihi
RM2,000.00 atau apa-apa jumlah yang lebih kecil yang telah ditetapkan oleh
Pusat Tanggungjawab masing-masing, hendaklah dimasukkan ke dalam
bank pada hari itu juga dan jika lewat diterima, hendaklah dimasukkan
pada hari kerja yang berikutnya. Wa/au bagaimanapun,
1919
Bab 4 I TERIMAANtiap-tiap cek yang diterima mestilah dikreditkan ke akaun sekolah dalam
tempoh seminggu selepas diterima.
4.2.10 Pungutan tanpa mengira jumlahnya yang masih ada dalam tangan
hendaklah dimasukkan ke akaun bank sekolah pada hari kerja yang
akhir dalam bulan berkenaan. Semua pungutan yang diterima pada
sesuatu tahun hendaklah diperakaunkan pada tahun itu juga.
4.2.11 Slip Bayar Masuk Bank hendaklah disediakan mengikut kumpulan
wang yang berkenaan apabila pungutan hendak dimasukkan ke akaun
bank sekolah. Slip berkenaan boleh didapati dari bank di mana akaun
sekolah dibuka. Pastikan nombor akaun bank di Slip Bayar Masuk Bank
adalah betul sebelum pungutan dibankkan.
4.2.12 Salinan Slip Bayar Masuk Bank yang telah diakui terima oleh bank
hendaklah disemak dengan Buku Tunai oleh Pengurus Sekolah dan
ditandatangan ringkas beserta tarikh sebelum difailkan mengikut jenis
kumpulan wang.
4.2.13 Pungutan juga boleh dimasukkan ke akaun bank melalui Mesin Deposit
Tunai (Cash Deposit Machine). Slip urusniaga dan salinan fotokopinya
hendaklah ditandatangan ringkas beserta tarikh oleh Pengurus Sekolah
dan difailkan dengan sempurna.
4.3 KAWALAN TERIMAAN DAN PUNGUTAN
4.3.1 Setiap kutipan mestilah mengikut peraturan yang berkuatkuasa.
4.3.2 Pengurus Sekolah hendaklah memberi kebenaran khusus secara
bertulis kepada pegawai-pegawai yang membuat pungutan bagi
pihaknya. Pemungut hendaklah menyelenggara rekod mengenai
kebenaran yang telah diberi. Format Surat Kebenaran Menerima Wang
Awam seperti di Lampiran 4-5.
2020
Bab 4 I TERIMAAN4.3.3 Pengurus Sekolah adalah dibenarkan menerima cek sebagai bayaran
bagi pihak sekolah. Semua cek yang dibayar kepada pihak sekolah
hendaklah dibuat atas nama jawatan Pengetua/Guru Besar.
4.3.4 Sekiranya cek yang dibayar masuk ke bank ditolak oleh pihak bank,
pihak sekolah perlu mengambil tindakan berikut:
a.membuat pelarasan di bahagian BAYARAN Buku Tunai
dengan catatan `kontra-cek tak laku'.
b.hendaklah menyelenggara Daftar Cek Tak Laku
seperti di Lampiran 4-6.
c.segera mendapatkan balik pungutan tersebut.
d.apabila menerima bayaran gantian, prosedur terimaan
hendaklah dipatuhi semula.
4.3.5 Pengeluaran Resit Rasmi Pejabat (RP.01) hendaklah dikendalikan oleh
dua orang pegawai. Pegawai yang diberi kebenaran untuk menerima
wang awam hendaklah menulis resit dengan menggunakan karbon dua
muka dan hendaklah ditandatangan oleh pegawai yang lain.
4.3.6 Pengeluaran Resit Rasmi Murid (RM.01) boleh ditul is dan
ditandatangan oleh pegawai yang sama.
4.3.7 Pindaan pada resit adalah dilarang. Jika terdapat sebarang kesilapan
semasa resit ditulis, resit itu hendaklah dibatalkan dan resit yang baru
dikeluarkan. Resit yang dibatalkan itu hendaklah dikepilkan bersama-
sama salinannya untuk tujuan pengauditan.
4.3.8. Sebagai langkah kawalan, resit rasmi hanya boleh dibatalkan oleh
pegawai yang menandatangan resit.
2121
Bab 4 I TERIMAAN4.3.9. Semua buku resit yang diterima daripada PNMB hendaklah disemak
bagi menentukan nombor siri di dalamnya adalah Iengkap dan betul.
Pegawai yang menyemak hendaklah membuat catatan di belakang
helaian pertama salinan pejabat dalam buku resit dengan catatan
perakuan berikut:-
"Diperiksa oleh saya pada hari ini dan didapati mengandungi
helai resit berpendua yang bernombor dengan betul daripada nombor
hingga nombor 'I
Tandatangan Pemungut
Nama Penuh Pemungut
Tarikh :
4.3.10 Pengurus Sekolah hendaklah menyelenggara Daftar Stok Buku Resit
seperti di Lampiran 4-7 yang menunjukkan semua buku resit yang
diterima dan dikeluarkan.
4.3.11 Buku resit hanya boleh dikeluarkan kepada pegawai yang diberi
kebenaran menerima wang awam. Daftar Stok Buku Resit mestilah
ditandatangan oleh pegawai yang menerima buku resit. Buku resit
hendaklah dikeluarkan mengikut jumlah yang dikehendaki dengan
susunan nombor siri yang betul. Contoh dan panduan pengisian Daftar
Stok Buku Resit adalah seperti di Lampiran 4-7A.
4.3.12 Apabila pemungut bertukar ganti, kedua-dua pegawai ini hendaklah
menandatangan satu kenyataan serahan tugas yang menunjukkan
kedudukan helaian resit.
4.3.13 Baki helaian Buku Resit Murid (RM.01) yang tidak digunakan sehingga
akhir tahun hendaklah dibatalkan. Walau bagaimanapun, baki helaian
Buku Resit Murid tersebut boleh terus digunakan pada tahun berikutnya
dengan merekodkan semula baki helaian tersebut dalam Daftar Stok
Buku Resit.
2222
Bab 4 I TERIMAAN4.3.14 Sekolah dibenarkan menggunakan baki helaian Buku Resit Pejabat
(RP.01) pada tahun berikutnya tanpa perlu merekod semula dalam
Daftar Stok Buku Resit.
4.3.15 Semua pungutan yang lewat diterima dan tidak dapat dimasukkan ke
bank pada hari yang sama hendaklah disimpan dalam peti besi. Bagi
sekolah yang tidak mempunyai peti besi, wang tunai melebihi RM500
atau jumlah pungutan termasuk cek melebihi RM2,000 hendaklah
disimpan di Balai Polis yang berdekatan dengan menggunakan karung
berkunci dan suatu resit didapatkan daripada pegawai polis yang
menjaga.
4.3.16 Wang pungutan tidak boleh dibelanjakan atau ditukarkan terlebih
dahulu sebelum dibankkan ke akaun bank sekolah.
4.4 KUTIPAN MELALUI BANK
4.4.1 Sekolah dibenarkan untuk membuat kutipan secara bayaran terus ke
akaun bank sekolah dengan mematuhi syarat-syarat seperti berikut:
a.Sekolah perlu mendapat persetujuan bertulis daripada bank
untuk memulakan sistem ini dan berbincang dengan pihak bank
mengenai format Slip Bayar Masuk Bank seperti di Lampiran 4-8;
b.Slip Bayar Masuk Bank perlu dicetak khas bagi tujuan
memenuhi keperluan sekolah dan bank. Maklumat berikut perlu
dimasukkan dalam Slip Bayar Masuk bank iaitu:
(i) Dicetak terus atas borang.
·No. Siri Slip Bayar Masuk Bank (bermula dengan huruf
K (KW Kerajaan), S (KW SUWA), A (KW Asrama).·Nama dan alamat sekolah.·Nombor Akaun Bank.
·Tujuan bayaran (Jenis kutipan)
2323
Bab 4 I TERIMAAN(ii) Diisi oleh murid.
·Nama.
·Nombor Kad Pengenalan.
·Tingkatan.
·Amaun.
(c) Mendapat kelulusan bertulis daripada Bahagian Akaun, KPM
dengan mengemukakan:
i.Persetujuan bertulis dari bank.
persetujuan ini mestilah mengandungi klausa berikut:
Dengan ini pihak bank bersetuju untuk tidak menerima
pembayaran yang menggunakan slip bayar masuk bank selain
daripada yang telah dipersetujui'.
ii.Format slip bayar masuk bank yang telah dipersetujui.
(d) Pastikan Slip Bayar Masuk Bank diserahkan kepada murid untuk
tujuan bayaran sebelum cuti persekolahan akhir tahun. Slip Bayar
Masuk Bank ini perlu direkodkan dalam satu Daftar Slip Bayar
Masuk Bank seperti di Lampiran 4-9. Contoh pengisian adalah
seperti di Lampiran 4-9A.
(e) Slip Bayar Masuk Bank perlu disediakan dalam tiga (3) salinan
(berkarbon) untuk kegunaan bank, sekolah dan murid.
(f) Sekolah hendaklah memastikan tiada halangan kepada ibubapa
sekiranya mereka memilih untuk membuat bayaran seperti biasa.
(g) Resit Rasmi Murid (RM.01) hanya dikeluarkan setelah Slip Bayar
Masuk Bank diakui terima oleh bank (cetakan komputer) dan
diserahkan kepada sekolah. Sekiranya berlaku kekeliruan seperti
kehilangan salinan Slip Bayar Masuk Bank, semakan boleh dibuat
dengan Penyata Bank dan Daftar Slip Masuk Bank.
2424
Bab 4 I TERIMAAN4.4.2 Tatacara Kutipan Melalui Bank
a.Guru Kelas/VVarden/Penyelia Asrama hendaklah
mengeluarkan Resit Rasmi Murid (RM.01) setelah menerima
salinan Slip Bayar Masuk Bank. Nombor siri Slip Bayar Masuk Bank
hendaklah dicatat pada ruang `Tunai/Cek' di resit. Nombor resit
tersebut hendaklah direkod dalam Jadual Kedatangan Murid/ Daftar
Penghuni Asrama berpandukan nombor siri dan tarikh Slip
Bayar Masuk Bank diterima.
b.Daftar Slip Bayar Masuk Bank hendaklah dilampirkan
bersama Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat dan
dikemukakan kepada pejabat sekolah pada hari yang sama atau
selewat-lewatnya hari kerja berikutnya.
c.Sekolah hendaklah mengeluarkan Resit Rasmi Pejabat
kepada guru kelas/warden/penyelia asrama bagi mengakui terima
kutipan sekolah. Tarikh Resit Rasmi Pejabat adalah tarikh
penerimaan Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat.
d.Catatan di Buku Tunai perlu direkod pada hari yang sama
Resit Rasmi Pejabat dikeluarkan.
e.Tarikh urusniaga kutipan yang direkodkan dalam buku tunai
adalah berdasarkan tarikh terimaan nota kredit/ penyata bank.
f.Jika slip bayar masuk bank hilang sebelum pembayaran
dibuat, pihak sekolah hendaklah:
i.Mengeluarkan slip yang baru dan merekodkan di
dalam Daftar Slip Bayar Masuk Bank; dan
ii.Membuat catatan kehilangan pada rekod slip
yang hilang di Daftar Slip Bayar Masuk Bank.
2525
Bab 4 I TERIMAAN4.4.3 Deposit Diterima
a.Deposit diterima hendaklah diakaunkan dalam Buku
Tunai Kumpulan Wang SUWA (Bahagian Terimaan) di bawah
lajur Pelbagai dengan menyelenggara Akaun Subsidiari.
b.Deposit diterima hendaklah dikembalikan oleh sekolah
kepada pendeposit tanpa faedah, tidak lewat dari tujuh (7) hari
daripada tarikh tamat perjanjian, tertakluk kepada apa-apa
potongan bayaran yang tertunggak dan dibenarkan di dalam
perjanjian. Resit Rasmi Pejabat asal perlu dikemukakan bagi
tujuan pemulangan deposit.
4.4.4 Sewaan
c.Sewa kantin hendaklah diakaunkan dalam Buku
Tunai Kumpulan Wang SUWA di bawah lajur Caj/Sewaan
Kantin.
a.Lain-lain caj dan sewaan hendaklah diakaunkan
dalam buku tunai Kumpulan Wang Suwa di bawah lajur
Caj/Sewaan Lain- lain.
a.Sekolah hendaklah menyelenggara satu Daftar
Sewaan bagi setiap jenis sewaan.
4.4.5 Terimaan Bantuan Persekolahan
b.Resit dikeluarkan berdasarkan tarikh terimaan Nota
Kredit/ Penyata Bank/makluman rasmi secara bertulis daripada
pihak yang menyalurkan peruntukan dengan pengesahan
daripada bank.
c.Terimaan hendaklah dicatatkan di dalam Buku Tunai di
bawah lajur yang telah ditetapkan.
Lampiran 14 Buku PPKS m/s 77 dan 78
2626
Bab 4 I TERIMAAN(c) Perbelanjaan hanya boleh dibuat selepas terimaan direkodkan
di dalam Buku Tunai Kumpulan Wang Sekolah.
4.4.6 Faedah Bank
Faedah bank merupakan terimaan sekolah. Resit Rasmi Pejabat perlu
dikeluarkan berdasarkan tarikh terima penyata bank. Wang ini boleh
dibelanjakan mengikut maksud yang ditetapkan di bawah kumpulan
wang berkenaan.
Lampiran 4-4ALampiran 4-4ALampiran 4-4A,
, , , , , , , ,
RP.01(Pin.09) ASAL RESIT RASMI PEJABAT
--
_,a.--„r
'ELAJFC''''
,,,,,,,,—.-,,,'"
ADiterima daripada:
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
SEKOLAH:
TAHUN:
Bil. Perihal Penerimaan RM Sen
Peruntukan PCG
Kutipan Murid
JUMLAH
Ringgit Malaysia:
*Tunai / Cek / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang / EFT (Potong yang tidak berkenaan)
*No .
Tarikh:
(Tandatangan dan Cop) Pengetua / Guru Besar
No. Kelulusan: BPKS(& 15)248-11(20) J0108638- PNMB., KL.
Lampiran 4-4ALampiran 4-4A-.X.'
t
‘ , . . .-, , , ,
...„_,-...
RP.01(Pin.09) ASAL
RESIT RASMI PEJABAT
_
,,=_
t,,,,--,,,
A
_
- - ,
_
' ' ' ' ' " E L A J F 0
--,y ,
,,,
3
Diterima daripada:
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
SEKOLAH: TAHUN: O
Bil. Perihal Penerimaan RM Sen
Peruntukan PCG
Kutipan Murid
JUMLAH
Ringgit Malaysia: ®*Tunai / Cek / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang / EFT (Potong yang tidak berkenaan)
*No . 910
Tarikh:
(Tandatangan dan Cop) Pengetua / Guru Besar
No. Kelulusan: BPKS(&15)248-11(20) J0108638- PNMB., KL.Panduan mengisi :1.Nama Sekolah2.Tahun kewangan3.Nama pembayar4.Perihal penerimaan5.Amaun yang diterima6.Jumlah amaun yang diterima7.Jumlah terimaan dalam perkataan8.Kaedah pembayaran9.No. Rujukan cek/wang pos/bankdraf/kiriman
wang/EFT10.Tarikh terima wang11.Tandatangan Pengurus Sekolah
Lampiran 4-2ALampiran 4-2A
71!
o " .
RM.01(Pin.09)
ASAL
Diterima
Bagi bayaran (Potong
■la RESIT RASMI MURID' i
_
' E L A J O '
Kelas:
41
B
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
SEKOLAH:
TAHUN:
daripada:
Kumpulan Wang: SUWA /Asrama yang tidak berkenaan)
Bil. Perihal Penerimaan RM Sen
1 Kokurikulum
2 Kolas Ujian Dalaman
3 Sukan Tahunan Sekolah
4 Skim Perlindungan Diri
5 MSSM
6 Majalah Sekolah
7 Asrama : Makanan -
Pendaftaran
Dobi
Lain-lain
8 Pelbagai
JUMLAH
Ringgit Malaysia:
*Tunai / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang (Potong yang tidak berkenaan)
*No. .
Tarikh:
(Tandatangan dan Cop) Pengetua/Guru Besar
No. Kelulusan: BPKS(& 15)248-11(21) J0108638- PNMB., K.L.
Lampiran 4-2ALampiran 4-2A
RESIT RASMI MURID
RM.01(Pin.09) BASAL
KEMENTFQIAN PELAJARAN MALAYSIA
SEKOLAH:
TAHUN:
Diterima daripada: Kelas:
Bagi bayaran Kumpulan Wang: SUWA /Asrama (Potong yang tidak berkenaan)
Bil. Perihal Penerimaan -:--)'RM
Q-1'Sen
1 Kokurikulum
2 Kolas Ujian Dalaman
3 Sukan Tahunan Sekolah
4 Skim Perlindungan Diri
5 MSSM
6 Majalah Sekolah
7 Asrama : Makanan -
Pendaftaran
Dobi
Lain-lain
8 Pelbagai
........ JUMLAH7j
Ringgit Malaysia:
*Tunai / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang (Potong yang tidak berkenaan)
*No. • 10
11Tarikh:
Panduan mengisi :1.Nama Sekolah2.Tahun kewangan3.Nama pembayar4.Kumpulan Wang yang dikenakan5.Perihal penerimaan6.Amaun yang diterima7.Jumlah amaun yang diterima8.Jumlah terimaan dalam perkataan9.Kaedah pembayaran10.No. Rujukan wang
pos/bankdraf/kiriman wang11.Tarikh terima wang12.Tandatangan Guru Kelas/Pegawai yang
diberi kuasa
(Tandatangan dan Cop) Pengetua/Guru Besar
E-1-e4PA<41—:WA4
C4
40 H Z
g: WZ'e4=Z'e4leIIE.
W0
goPA
5
CD
Z
..
b.0
AXI
E-10,
'-r
A
·,,,
,,
..1A.1.1 6' ix
H
r.10E
c% bo
a%)
g
1
i:'
8
i
d
a
0
°
g
1
g
1cl_
4
,...: .2
, . . 0
c 0 . . ,...§.,'-a1 1. 1('I
Icl4
—
g
a1 IE.,-,
.
1E.
,..25
0z
g
i1g
I 41)p1:1
1PI.14
02
z
VO
Z
72
pil
n
RRRR
,rE4i.,o
dP:1
Ijb
·Z
1H
0.....cdaz cd·—P.'Mg
••••■••••■
AA
HLn0 ir)
8rs1 N, - . 4 ·cci en
co g
.1cE
'8bk.o.)
r ' n
)6.05 0 Z
r.4 f-si
C.) C.)0 0-,r -r
"04R:1"0
4 i.W4po
,cg0N C
OM
giaII i
6
■-, pilt-ner)
ininan an
crot..
Ln 00 o..4 3-4
Ln0.,
.5 „u 721
PI
E . . . . _ , . _ _ _ _ . •in
0 )r'n
Lncot'n
...
rg
0a.
cog
ggCIe.4
e.4,.,a)
(..,
1
1E-.
-aao_
c iiico co.= c0 .=-c 800_ .0 -_
..m.= 0 co.Y aa
_c 00 'ag TD co co
E 5 .E= c— E 0co
c =01 0 °0 _o -0 E,
:22 0,c 0
EE:= 's aa co :'
co =-0>, c 4
. ..p.) c
To.. Ec y 92
e.„ co-0 _c
a) .=
c ca
-0
0 co
E co c
0 a) co.
co ._ c cco Ecog ;_mj
M g& co.2. 0 CO._ .--. w
'.= +5>, c 2caca.2cEEca-Ne cocoa)
›... co Ca
co co -- 0 - E .5)co >-.m c c = co 8 •= c TD 'Es -0
0E 2 -o = le 0Y§2 7, -0 va E
2 co •cco .0 >, cu o 0 _o ars °' coCD ..-•CO ° o" CD- ..°. Oc 2 E = 0 0_ col 4 -0 --..- >, ol›.. CD 'IC, , coc TptdCa 0 5''' aa
6 cv,T,,, e.c ta•EVSEcTa.=2-
{:"csacsaiiiEl 0 4 7 E CD 'a E cCj -,,..° cj' -g .-C 4-c -ocaCD 5To e.,c45c
ci.-° O•S co-° 2 in -0 as c c 5' 4- -0 1:' o_
'Fa -Ne 2 5 :0 ,012'sco•aaata•Ecc-
aaa CD 2 0 ; .5E ." E 2 ro>.=.n tmn oa- o,
cc" c '.-...E .-0 E _ci 22thi:1-C6)0-0-Ne 2 " c
0 0 "_c o 4 c _c _c _c _c _c 4-- 4-- o0 0 c 0 -c -0 CD 7 CO CO CO CO CO cD ca _0-0 -0
,c wE g 1 -E 1 0EggEEEEEccE
0 0 co co o
-ozzi- 4 1— z iii a ' ' '1— 1— zc CO O.. M 6 710 Mo_ .- M cci 4 ui cci r.: M oi
LnCrlM
-0·Z
'E4g
tr)Cy)M
C4 0ba
4cg
0 E-1001
Z
F:
g
ct/
'414
. e
z414 aI■1I■1
C./)
LT.3
0oo c
21 0
.1
.--,
0‘at
V A) 0CI) C/)
0 0* *
0cn In In
.
AW_cLn Ln
- - Y - - )
0
00.4<1.)0 gt. .9 4
g...,ct:
,g,9 -A
0..„
,.W°
cl. g. .
0 —
''g
g
. 1cl
..4-' 4
0.4-
rsi
0L.0
NI
0N
1-10° "2
40 0NNI
*-4 *-4
W
0Z
—
4,
LI •
g5'Aa) PO
c) c)PP
r..I
1-.4 8N
8r41
8,—,
0
A
(-N-0.—
i
(- ..- ,— 1 A
00
14
RRRR1)
8c.,/
cm
<
.-0
6..,.[4o
a—
co
■-),4
001<N
›, z
&a.qrsirsi
0 0
ti"lc0:'
00I
0 0r.4 r.4
s...
gPo..
·• Fi
CD
.... wa a) C4 17
C qc5
Z
0 0k° N.
9 9Ln koo o
CD
Z elF.
Ln Ln0 00 0rs1 rs1..
1-4 1-4·• en en
Z<i-<i-ccc.)
i_cn <LIJ COI= cCOwZ °-
cC2„,E—zwo.
z<i-
< ,' a2—
J Ez ILIcC Z0 ILICCD-
2<z
_1
<Ewo.
zm -.-• cz ... 2 I=<z
. < u)0 z00.
wC.)
z,..;
—I%., m LIJZ —j 2mix
2cz rc2< C5
z 60.
z czrc Ecz w
1-1-
J_
Lampiran 4-5
SURAT KEBENARANMENERIMA WANG AWAM, MENULIS DAN MENANDATANGAN RESIT
(AP 69 dan AP 70(a)(iv))
Saya sebagai Pengetua/Guru Besar SMK/SKdengan ini memberi kebenaran menerima wang awam serta menulis dan menandatangan Resit Rasmi Murid kepada:
Nama :
Kad Pengenalan :
Jawatan :
2. Kebenaran menerima wang awam yang diberi adalah seperti berikut :-
i.
3. Kebenaran ini diberi mulai sehingga atau kebenaran ini ditarik balik.
t.t PENGETUA / GURU BESAR TARIKH
COP NAMA DAN JAWATAN
Saya dengan ini menerima kebenaranyang telah diberi seperti di atas.
TANDATANGAN TARIKH
Nota :
i.Gunakan Kepala Surat Rasmi Sekolahii.Isi dalam 2 salinan. Tandatangan tidak boleh menggunakan karboniii.Asal disimpan oleh penerima kuasaiv.Pendua disimpan dalam fail sekolah
CS
COTO(..)
= _se
co —1 al i— a) (..) T3 F Icr) 0.
=CO_1o I—
a)(..)
asa)Cl)
2cc......c=as
E cc
ice.=asi-
a)(..)0 z
E'=En c a) 0.coEcoz
=1 1
_1
asm
c =I—
as_v CI
a)
co(-)
E-c '.=
_v ty
CO CI
ill
HmLi,ccmmm01—mccQ1—LL.a0
cceltelcel0
22 1celri)CO ca
zces
os g .g -0 „ c c) a) C r , C
I— CZ a)o_
Z 4C CC 42 M
rul
-Ecestes3ces
ozices E ces Zces
ces aa) Y
-=iT)
Eoz
cesFac1
.co0
-c -c ces os —E cn= os—3 z
_c
Zes H
Z
*ac
WI—
-Ecesces 3 ces —3ozicesEcesz
_c N
5.=iT)8EoZ
cz o)gy
—
zap
-c -c cel cr,
—E cn= os-3Z
_c
ces H
Cco
N0
f 0
K
0Caca
(n
m a,Z
CD.,...,
al 0Ca
C a c E - 0 Ca —c
(3) 'a5co c c
I-coa)0
1
I
WJ;.n -i IL
'c-
mtii3co
QS co co Z co co
Y
E
t\
'et
et
' t
;*..,..,cn -=_v
Ea,.p..
3 Y=_0
_C'
YE Ca, ig.p.. Co
.t;,·."2. 8 c_o CO-0
o 't7,0CO EL'
OD =CO
00 C Y_V
0 c ro=
CO_c CO _v -0
cCO ro c L i m c
elE 3 ro 3 Y
:Esr° i-9 !a Iv 1 TT3 ti)E - c r° -o =
:■-• ..7 & :■-• ..7 & ro c 2 13
c = -„,t7, a,-0r0W
OD 0) -V••••3 4... iv_ ,Y °0 3 -Q
= l l ) 3 0 _3 LL133 6° 710 1...›.m I ;
g g COr. = 3 r=, t7,>.' . E E - >. :12
'a :=.1... r0
13
...,
roCC'22 •• t7, taw 0 - : • t7, _R-
> . a, ·•• . P' w . ri (1 j P' = 'To
0- =t7, rp0..__v
. LTD . cE 1 . t7E a 3 g . t7.7 pi oa
r ° _03
a) a, _o w_ow a -vE 4-' _c 8 °- -a _c 8 °- 2 2
_c CO -0Co -0
CO -0roCO
Loro" E E E ,v,7 —E E
E 7 Lq= CO
0COCO0
COCo
CO- 0 1 - - , Z Z I - - , Z Z I - 0 3
ro cio- NN m4 ul tri r-: co 01.-1
-"'8Eo z
ca0)E1
toincoin N(S
0 -cac,-.1coco1,")r\1(S
Y
-C -C C0
caE (n= C a
Z
.,--1 0X=
COI-
,---1,..1CDel: 0
Z
12EWI—
C
N id (a S C0EcoZ
........
-CS0
---...,(s
C./),..._.
.t
'Izi
I ,...t
.g-,
-ciT)8
E
Z
C0 o,CDc I
toCDin`",inN
EI
-cCOCI
`--4co5.94-)
e \I
m
- C - C CO CO —Ec o ca Z
C Z,--I
_cN i—
O"
coNi
Lampiran 4-8Contoh Slip Bayar Masuk Bank
Nama & alamat Sekolah:.
Nama & alamat bank:
TUNAI NO. SIRI:
BORANG MASUK KIRA-KIRA SEMASA Tarikh: BUKAN TUNAI
NAMA PENERIMA: No. Akaun:
ALAMAT PENERIMA:Nama:
Tingkatan:
No. KP
Bank Pembayar INo. Cek: ITempat: Amaun
Tujuan Pembayaran (Jenis Yuran/Penggal/Tahun)
Sah apabila ada cetakan komputer
PERHATIAN KEPADA PELANGGAN-PELANGGAN NOTICE TO CUSTOMERS
Resit ini hanya diakui sah apabila ada pengesahan komputer atau This slip is only valid with computer validation or it bears a signature of
ditandatangani oleh pegawai pegawai bank hi. an authorized officer.
Peringatan:1 Bayaran hendaklah dijelaskan sepenuhnya.2 Murid dikehendaki mengambil 2 salinan slip selepas pembayaran di bank.3 Murid mesti menyerahkan salinan ketiga kepada Guru Kelas sebagai bukti bayaran telah dibuat.4 Pindaan pada slip bank adalah tidak dibenarkan.
zct1—CCI-CC
C.)
O.=Icoz122ILII-
1Y CO
CC
cc
4 cc
I-
in1—
Eu) 2m
LLI
cca iz
cxcc
ZQg ct 2cc
ct
0.=.cozQ
ccwm
agJ
E2 z
(7)
5
cl,O..=m
.E
ct 2 ct z
J_
ct 2 ct cc
ct=1w >- z w az w G cc ctmccm0ct 2 ct z
Zszt
cti-
0sztC.)
CL=1
Cl)Z
2
2w
I—
armC C l a G szt
I- 0 1-1 0 (---,1 ,-t 0
1-1
0 1-1 0 (---,1 ,t 0
1-1
0 1-1 0 (---,1 ,t 0
1-1
0 1-1 0 w ,-t 0
1-1
CII—cccnm
w 2
c C 0.2
0
cnZ etcc
rn.-4-rn.
crN
c).-4-
rn.crN
.
.-4-rn.
crN
r-.4.-4-rn.
crN
<
coEco,
Cu co'E Ez coco-0 E ,OD cri
COC s -cu ulca_ CO M''''''. — -CT S17 M
110cm _c a,
E le C CLc 0- CI)
COCS"'
CO coCL -Y
c•••••.,„ s_CL ''' TS
COM
10 04) '17M E
+-, MCDCOM E r'd -143
Cu+
_,do an CD
td.0 ID-
_o c
-Y
E la,oco
cu E c>. co
0
E _e CU TSCO CO
C -,f,'17
al co
coE
ca coal 7)(13
3
CD
m E,-
E -,d '
_,d M :ci .E =—,d,_co
coco
0'17 (A .
LIa;M
u) -IQ'CD CO
Cco
CD :C3-`3 E m 7 w
:a _c_,-0- .+Jz,- on z O3 0 .0 0 G
O D 0 c _ c T , - c i ) CC TS cu
0.0 COa l
c e . -C0 '..."' 0- C
C°E' - - - cu o_ >" c o
co, 7c) .c --... (7) co t res --•-• M TS •(13 u'
E '‘z.-c '7' .6
c an co_, '7,
o,
GI
CU CDc
E ai- -,d coE6-
'd6-
, coco
0.0 co -0co -0 -0
E E coc E E E E r' .
0 0 0 0 0 c o c,-i Ni
cri4L.r)kciN:
cci17D
a)CO
- c s z z i E z z _ , z , _ co
Z C , 4 M
. 4 - 0
oq0o
oq0o
VD
oq0o
C,4
o°6
oC,4
CL
@Z
CClaU)
0. cli
Y2 2 „ ,
CO
CC
fil
4
a
>-4CO
0
.
.c•-•1
,-(
.
.c•-•1
c',1
.
.c•-•1
rc'i
.
.c•-•1
M
: I i i h
sztZ
00
<
"cl
..o0·.-.cq
-Octs-,cd_4,6
.ct
.-0
<"'
t i 1.17/i' ..... ,_, 0
Gq_.0 cd ›,-.<4
c
d '0 —4
0 ' d' - ' P-1
-4
0
0 -' Gq 0
·,'-'. 7
0z
·l i
cg-5-.k.'0&
,..0al·g
cd w0Eii
.,,,-·-
a
Cn·( (-4 cr; 'cl
BAB 4 - TERIMAAN
TAJUK : 4.1 PROSES PENERIMAAN WANG KUTIPAN DARI MURID / PEMBAYAR (KWS)
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
Terima kutipan daripada murid / pembayar.
Tulis dan tandatangan Resit Rasmi Murid (RM01)
Serahkan kepada murid / pembayar
Rekod dalam Daftar SlipBayar Masuk Bank (sekiranya kutipan terus ke dalam bank)
Rekod dalam Buku Kedatangan Murid
Catat dalam Borang Kutipan Dan Serahan Guru KePejabat
Serah kutipan bersama-sama Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat (Lampiran 5-5) dan buku Resit Murid (RM01) berkaitan ke pejabat.
Dapatkan Resit Pejabat untuk dikepil dan dicatat pada Borang Kutipan dan Serahan Guru Ke Pejabat.
Guru Kelas
Guru Kelas
Guru Kelas
Guru Kelas
Guru Kelas
Guru Kelas
Guru Kelas
Guru Kelas
Mula Murid /Pembayar
·VTerima Kutipan •
•Sedia Resit Rasmi Murid
(RM01)
Resit Rasmi
Murid (RM01)
Kutipan tealske bank?
117Tidak ♦Rekod Dalam BukuKedatangan Murid Rekod Dalam
Daftar Slip BayarMac! ik Rank
11,
Catat Dalam BorangKutipan Dan Serahan Guru Ke
Pejabat
Dapatkan Resit Pejabat11,
1.Wang Kutipan2.Buku Resit Murid3.Borana (Lampiran 5-5)--
►Serah KePejabat
Tamat
BAB 3 - TERIMAAN
TAJUK : 3.2 PROSES PENERIMAAN WANG KUTIPAN DARI MURID / PEMBAYAR (KWA)
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
Terima kutipan dari murid / pembayar.
Tulis dan tandatangan Resit Rasmi Murid (RM01)
Serahkan kepada murid / pembayar
Rekod dalam Daftar Slip Bayar Masuk Bank(sekiranya kutipan terus ke dalam bank)
Rekod dalam Buku Kedatangan Murid
Catat dalam Borang Kutipan Dan Serahan Guru KePejabat
Serah kutipan bersama-sama Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat (Lam piran 5-5) dan buku Resit Murid (RM01) berkaitan ke pejabat.
Dapatkan Resit Pejabat untuk dikepil dan dicatat pada Borang Kutipan dan Serahan Guru Ke Pejabat.
Warden/Pegawaiyang diberi
kuasa
Warden/Pegawai yang diberikuasa
Warden/Pegawaiyang diberi
kuasa
Warden/Pegawaiyang diberi
kuasa
Warden/Pegawaiyang diberi
kuasa
Warden/Pegawaiyang diberi
kuasa
Warden/Pegawaiyang diberi
kuasa
Warden/Pegawaiyang diberi
kuasa
Mula Murid /Pembayar
·VTerima Kutipan •
•
( R M 0 1 )
Sedia Resit Rasmi Murid
11,
Resit Rasmi Mudd (RM01)
Kutipan tealske bank?
Tidak ♦Rekod Dalam Kedatan
Buku an Murid Rekod Dalam
Daftar Slip BayarMagi ik Rank
No Resit PejabatCatat Dalam Borang
Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat ■
Dapatkan ResitPejabat
lir
4.Wang Kutipan5.Buku Resit Murid6.Borano (Lampiran 5-5)_-
Serah KePejabat
Tamat
BAB 3 - TERIMAAN
TAJUK : 3.3 PROSES TERIMAAN OLEH PEJABAT
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
Terima wangtunai/cek/
kiriman wang / terimaan atas talian (EFT).
Rekod terimaan melalui pos ke dalam Daftar Penerimaan Wang Melalui Pos (sekiranya menerima kiriman wang/cek melalui pos)
Tulis Resit Rasmi Pejabat (RP01) dan dapatkan tandatangan Pengurus Sekolah
Serahkan Resit Pejabat kepada pembayar. Bagi pungutan melalui pos, Resit Pejabat hendaklah dikirimkan
pos.
Rekod dalam Buku Tunai di bahagian Terimaan setiap Resit Pejabat yangdikeluarkan termasuk yang dibatalkan pada hari yang sama.
Sediakan Slip Bayar Masuk Bank untuk memasukkan kutipan (tunai/cek/kiriman wang) ke bank pada hari yang sama.
PT / PenyeliaAsrama
PT / PenyeliaAsrama
PT / PenyeliaAsrama &PengurusSekolah
PT / PenyeliaAsrama
PT / PenyeliaAsrama
PT / PenyeliaAsrama
E F T
I m e l a l u i
Mula
•Terima Kutipan
Melalui PosIr
Tunai/ Cek/
•
Rekod DaftarMel
( R P 0 1 )
Sedia Resi Pejabat 4— Serah Kutipan
•Resit Peabat (RP01)
Pembavar
Rekod Dalam BukuTunai (Terimaan)
•
Sediakan Slip BayarBank
Masuk Bank
•
Tamat
Bab 5 I PEMBAYARAN5.1 PENDAHULUAN
Pembayaran merupakan proses menyelesaikan tanggungan sekolah.
Pengurus Sekolah perlu memahami kaedah pembayaran dengan baik untuk
melicinkan lagi pengurusan pentadbiran kewangan. Selaku Pegawai
Perakaunan seperti yang ditakrifkan dalam Akta Tatacara Kewangan 1957,
Pengurus Sekolah bertanggungjawab tentang kesahihan semua perbelanjaan
yang dilakukan berkenaan dengan kumpulan wang yang diselenggarakan di
sekolah.
AP3 & AP9 Sek.3 Akta Tatacara Kewangan
1957(Akta61)
5.2 TANGGUNGJAWAB PENGURUS SEKOLAH
5.2.1 Dalam urusan pembayaran, Pengurus Sekolah hendaklah memastikan bahawa:
a.Peruntukan bagi setiap kumpulan wang yang terlibat
mencukupi dan bersesuaian dengan jenis perbelanjaan yang
dibuat.
b.Semua bil/invois/tuntutan dijelaskan dalam tempoh 14
hari dari tarikh bil/invois/tuntutan diterima dengan
Iengkap dan sempurna.
c.Segala pembayaran yang dilakukan oleh sekolah
adalah sah serta disokong dengan Baucar Bayaran dan
dokumen sokongan.
d.Pembayaran hendaklah dibuat kepada penerima yang sah.
e.Sekiranya
membenarkan atau mengarahkan sesuatu
AP 92b
perbelanjaan tanpa kuasa sepatutnya,
akan
dipertanggungjawab bagi jumlah yang dibelanjakan.
454545
Bab 5 I PEMBAYARAN
5.3 DAFTAR BIL
5.3.1 Daftar Bil merupakan satu daftar yang merekodkan setiap bil yang
diterima dan butiran bayaran oleh sekolah. Format Daftar Bil adalah
seperti di Lampiran 5-1 dan contoh pengisian adalah seperti di
Lampiran 5-1A. Tujuan daftar ini diselenggara adalah bagi
memastikan:-
a.Semua bil/invois/tuntutan (kecuali bil Panjar Wang
Runcit) direkod dan dijelaskan dalam tempoh 14 hari daripada
tarikh ianya diterima dengan Iengkap dan sempurna. Bagi tujuan
ini semua bil/invois/tuntutan yang diterima hendaklah dicop tarikh
terima.
b.Semua bil/invois/tuntutan yang belum dijelaskan
pada akhir tahun kewangan hendaklah diambil kira sebagai
Akaun Belum Bayar.
5.3.2 Catatan dalam Daftar Bil perlu dibuat mengikut turutan tarikh sebaik
sahaja bil/invois/tuntutan diterima dengan Iengkap dan sempurna.
Daftar Bil hendaklah dikemaskini selepas Baucar Bayaran disediakan
dan cek bayaran dikeluarkan.
5.3.3 Daftar Bil hendaklah diperiksa sekurang-kurangnya sekali sebulan oleh
Pengurus Sekolah atau pegawai yang diberi kuasa dan hendaklah
ditandatangan beserta tarikh.
5.3.4 Bil/invois/tuntutan yang tidak direkod ke dalam Daftar Bil dan tidak
diambil kira dalam Akaun Belum Bayar pada akhir tahun kewangan,
hendaklah mendapatkan kelulusan Ketua PTJ sebelum membuat
pembayaran.
AP 103(a)
AP 103(b)
4646
Bab 5 I PEMBAYARAN
5.4 BAUCAR BAYARAN
5.4.1 Baucar Bayaran merupakan dokumen asas untuk membolehkan
sesuatu pembayaran dibuat.
5.4.2 Terdapat dua jenis Baucar Bayaran yang digunakan di sekolah:-
a.Baucar Bayaran ( DKS 006 )
b.Baucar Kecil (Panjar Wang Runcit)
5.4.3 Baucar Bayaran
c.Baucar Bayaran perlu disertakan dengan dokumen
sokongan yang Iengkap serta diperakukan dan diluluskan oleh
Pengurus Sekolah/pegawai yang diberi kuasa.
d.Format Baucar Bayaran seperti di Lampiran 5-2.
e.Contoh pengisian Baucar Bayaran seperti di Lampiran 5-2A. 5.4.4
Baucar Kecil (Panjar Wang Runcit)
Baucar Kecil disediakan untuk tujuan pembayaran secara tunai melalui
Panjar Wang Runcit (untuk keterangan lanjut, sila rujuk Bab 8 Panjar
Wang Runcit).
5.5 TATACARA PENYEDIAAN BAUCAR BAYARAN
5.5.1 Baucar Bayaran hendaklah disediakan setelah bil/invois/tuntutan yang
Iengkap diterima.
5.5.2 Baucar Bayaran disediakan dalam dua (2) salinan. Baucar asal
hendaklah disimpan bersama dokumen sokongan di sekolah
dan salinan kedua dihantar kepada penerima bersama-sama cek.
4747
Bab 5 I PEMBAYARAN
5.5.3 Baucar Bayaran bernilai kurang daripada RM10,000 hendaklah
diperakukan oleh dua (2) orang pegawai yang diberi kuasa.
a.perakuan I (Ketua Pembantu Tadbir/Penolong
Kanan) - penyemak dan pengesah.
b.perakuan II (Pengurus Sekolah) - pelulus
5.5.4 Baucar Bayaran bernilai RM10,000 dan ke atas hendaklah diperakukan
oleh tiga (3) orang pegawai yang diberi kuasa.
c.perakuan I (Ketua Pembantu Tadbir /Penolong
Kanan) - penyemak dan pengesah
d.perakuan II (Penolong Kanan)
e.perakuan III (Pengurus Sekolah)
5.5.5 Setiap Baucar Bayaran mesti disertakan dengan dokumen sokongan
yang asal iaitu bil/invois, pesanan sekolah, nota minta atau satu
penyataan yang telah diperakui seperti kertas kerja terperinci.
5.5.6 Baucar Bayaran tersebut hendaklah disokong dengan makiumat yang
Iengkap mengenai tiap-tiap satu perkhidmatan, bekalan atau kerja
seperti tarikh, nombor dan kuantiti untuk membolehkan ianya disemak
tanpa merujuk kepada apa-apa dokumen selain daripada yang
dikembarkan padanya. Apabila bayaran dibuat bagi sesuatu kontrak,
baucar itu hendaklah mengandungi rujukan mengenai nombor kontrak
tersebut.
5.5.7 Bayaran tidak boleh dibuat atas nama pegawai kerajaan kecuali
berkenaan dengan gaji, pendahuluan dan pinjaman atau tuntutan
persendirian yang lain.
5.5.8 Sekiranya bil/invois/Pesanan Sekolah asal hilang, pembayaran
hendaklah dibuat terhadap salinan fotokopi Pesanan Sekolah (salinan
peniga) yang telah diperakukan dengan tandatangan Pengurus Sekolah
seperti berikut :
AP 99(a)
AP 99(b)
4848
Bab 5 I PEMBAYARAN
"Saya mengesahkan bahawa bil/invois/Pesanan Sekolah asal telah
didapati hilang dan saya memperakukan bahawa pembayaran
sebenarnya belum lagi dibuat dan jika bil/invois/Pesanan Sekolah asal
tersebut dijumpai, is tidak akan digunakan untuk tujuan pembayaran".
5.5.9 Sebelum meluluskan baucar, Pengurus Sekolah hendaklah
memastikan peruntukan adalah mencukupi dan pembayaran belum lagi
dibuat dengan menyemak Daftar Bil.
5.5.10 Setiap Baucar Bayaran yang telah diluluskan hendaklah direkod di
dalam Buku Tunai.
5.5.11 Sebaik sahaja pembayaran dilakukan, Baucar Bayaran dan semua
dokumen sokongan hendaklah dicop "TELAH BAYAR" bagi
mengelakkan berlaku pembayaran dua kali.
5.5.12 Baucar Bayaran yang telah dibayar hendaklah disusun dan difailkan
mengikut turutan nombor siri dan diasingkan mengikut kumpulan wang.
5.6 PULANGAN BALIK KUTIPAN
5.6.1 Jika mana-mana peraturan/pekeliling membolehkan untuk membuat
pulangan balik kutipan daripada murid, tindakan berikut perlu diambil:
a.Pemohon hendaklah memperakukan jumlah wang yang
hendak dipulangkan dengan mengemukakan Resit Rasmi Murid;
dan
b.Bayaran pulangan balik tersebut hendaklah
dipertanggungkan kepada butiran peruntukan berkenaan.
4949
Bab 5 I PEMBAYARAN5.7 MENGELUARKAN WANG UNTUK DIBAHAGI-BAHAGIKAN BAGI AKT1VITI/
PROGRAM YANG TELAH DILULUSKAN
5.7.1 Baucar Bayaran mestilah disertakan dengan senarai nama murid yang
diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa dan perakuan oleh penerima
wang tersebut.
5.7.2 Pengurus Sekolah boleh melantik seorang pegawai lain untuk
menerima dan menunaikan cek yang disediakan atas nama jawatan
Pengurus Sekolah.
5.7.3 Dalam tempoh 21 hari atau sesuatu tempoh yang lebih singkat, senarai
nama penerima wang beserta tandatangan dan baki hendaklah
diserahkan kepada Pengurus Sekolah untuk dilampirkan bersama
Baucar Bayaran.
5.7.4 Baki wang tersebut hendaklah dimasukkan semula ke dalam
peruntukan asal. Resit Rasmi Pejabat hendaklah dikeluarkan atas
nama jawatan pengurus sekolah tersebut dan dikepilkan bersama
Baucar Bayaran.
AP 96(a)
AP 96(b)
5.8 PEMBAYARAN KEPADA PENERIMA YANG TIADA AKAUN BANK
5.8.1 Jika bayaran perlu dibuat kepada sesiapa yang tidak mempunyai akaun
bank tetapi terdapat bank yang berhampiran, suatu cek perintah yang
tidak berpalang boleh dikeluarkan atas nama penerima.
5.8.2 Di belakang cek tersebut hendaklah ditandatangan beserta nama
jawatan Pengurus Sekolah dan juga dicatatkan nombor kad
pengenalan penerima.
AP 97(b)
5050
Bab 5 I PEMBAYARAN
5.9 PENGELUARAN CEK
5.9.1 Semua cek yang dikeluarkan tidak boleh dibuka palang kecuali cek yang
dikeluarkan bagi tujuan Panjar Wang Runcit, bayaran yang dibuat kepada
penerima yang tiada akaun bank dan pembayaran seperti di para 5.7.2
sahaja.
5.9.2 Cek yang dikeluarkan bagi Panjar Wang Runcit dan cek pembayaran agihan
secara tunai hendaklah dibuat atas nama jawatan "Pengetua Sekolah" atau
"Guru Besar Sekolah". Nama dan nombor kad pengenalan pembawa
perlu dicatat di belakang cek dan disahkan oleh salah seorang pegawai
pengesah yang dinyatakan di perenggan 4 borang Kuasa Tetap (borang AK
52).
Contoh:
'Saya dengan ini membenarkan (nama) No.
Kad Pengenalan menunaikan cek yang bemilai
RM ini."
Tandatangan:
5.9.3 Bagi bayaran kepada penerima yang tiada akaun bank, cek hendaklah dibuat atas
nama penerima.
5.9.4 Semua butiran di atas cek perlu ditulis dengan jelas menggunakan dakwat
kekal. Keratan cek hendaklah dilengkapkan dengan makiumat seperti yang
terdapat di cek.
5.9.5 Jika berlaku kesilapan/kerosakan, cek tersebut hendaklah dibatalkan dan
dikepilkan bersama-sama keratan cek. Sekiranya perlu, cek yang baru perlu
dikeluarkan bagi menggantikan cek yang dibatalkan.
5.9.6 Cek-cek yang dikeluarkan hendaklah dihadkan tempoh laku selama tiga bulan.
AP 117
5151
Bab 5 I PEMBAYARAN
5.9.7 Pihak sekolah tidak dibenarkan mengeluarkan cek tarikh tertunda (Post
Dated Cheque).
5.9.8 Pengurus Sekolah atau pegawai yang diberi kuasa dilarang untuk
menandatangan cek yang belum disediakan dengan Iengkap dan
sempurna.
5.9.9 Semua cek yang dikeluarkan hendaklah berdasarkan nama penerima
pada Baucar Bayaran. Pengeluaran cek 'TUNA!' adalah dilarang.
5.9.10 Nombor, tarikh dan amaun pada cek hendaklah direkod ke dalam
Daftar Bil bagi melengkapkan daftar tersebut.
5.10 KUASA MENANDATANGAN CEK
5.10.1 Cek hanya boleh ditandatangan oleh pegawai yang diberi kuasa melalui
Kuasa Tetap (Borang AK 52).
5.10.2 Kuasa menandatangan cek bernilai kurang RM10,000.00 diberi kepada
dua (2) orang pegawai iaitu Pengurus Sekolah dan mana-mana
seorang daripada pegawai berikut:-
a.Penolong Kanan (Pentadbiran)
b.Penolong Kanan (Hal Ehwal Mur id)
c.Penolong Kanan (Kokur ikulum)
5.10.3 Kuasa menandatangan cek bernilai RM10,000.00 dan ke atas diberi
kepada tiga orang pegawai iaitu Pengurus Sekolah dan mana-mana
dua orang daripada pegawai berikut:-
d.Penolong Kanan (Pentadbiran)
e.Penolong Kanan (Hal Ehwal Mur id)
f.Penolong Kanan (Kokur ikulum)
SPK Bil3/1999
5252
Bab 5 I PEMBAYARAN
5.10.4 Semasa ketiadaan Pengurus Sekolah dalam tempoh yang panjang
seperti cuti belajar, cuti haji dan sebagainya, cek boleh ditandatangan
oleh Penolong Kanan (Pentadbiran)/Guru Kanan untuk menggantikan
Pengurus Sekolah sekiranya ada surat kuasa daripada Ketua PTJ.
5.11 PEMBATALAN CEK TAMAT TEMPOH LAKU ATAU ROSAK
5.11.1 Cek yang tamat tempoh laku atau rosak dan telah direkod dalam Buku
Tunai hendaklah dibatalkan seperti berikut :-
a.Satu resit perlu dikeluarkan mengikut kumpulan
wang atas nama Jawatan Pengurus Sekolah bagi
membatalkan cek berkenaan dengan keterangan pada resit
"Untuk Pembatalan Cek Nombor
bertarikh
serta No Baucar Asal 11
b.Cek yang dibatalkan perlu direkod ke dalam Daftar
Cek Batal seperti di Lampiran 5-3. Contoh pengisian Daftar
Cek Batal seperti di Lampiran 5-3A.
c.Resit berkenaan hendaklah direkod sebagai terimaan
di lajur peruntukan yang asal dalam Buku Tunai.
d.Untuk membuat pembayaran semula, satu Baucar
Bayaran yang baru perlu disediakan dan hanya resit asal
pembatalan cek perlu dikepilkan sebagai dokumen sokongan.
e.Butiran cek gantian perlu direkodkan ke dalam Daftar Cek Batal.
f.Cek gantian yang tidak dapat dikeluarkan sehingga akhir
tahun hendaklah diambilkira sebagai Akaun Belum Bayar.
g.Sekiranya cek gantian tidak diperlukan, is tidak
diambilkira sebagai Akaun Belum Bayar dan catatan `Cek
Gantian Tidak Diperlukan' hendaklah ditulis di dalam
Daftar Cek Batal.
5353
Bab 5 I PEMBAYARAN
5.11.2 Cek rosak yang belum direkod dalam Buku Tunai hendaklah dibatalkan
dan dikepilkan bersama keratan cek dan direkod di dalam Daftar Cek
Batal.
5.12 PENGGANTIAN CEK HILANG
5.12.1 Apabila berlaku kehilangan cek yang masih sah tempoh laku, Pengurus
Sekolah hendaklah mengambil tindakan-tindakan berikut:-
a.Mendapatkan surat pengesahan tentang
kehilangan cek daripada penerima.
b.Memaklumkan pihak bank secara bertulis untuk
menahan pembayaran dan mendapatkan pengesahan
daripada pihak bank secara bertulis.
c.Setelah dipastikan bahawa cek yang hilang itu tidak
ditunaikan, maka tindakan menggantikan cek boleh diambil
seperti yang diterangkan dalam para 5.11.1.
d.Semakan hendaklah dibuat terhadap Penyata Bank
bagi bulan berkenaan untuk memastikan cek yang hilang tidak
ditunaikan sehingga tarikh arahan menahan pembayaran.
5.13 STOK BUKU CEK
5.13.1 Setiap buku cek yang diterima daripada bank perlu diperiksa oleh
Pengurus Sekolah untuk menentukan is berada dalam keadaan baik
dan nombor cek adalah berturutan. Sekiranya ada cek yang rosak atau
tidak sempurna, buku cek tersebut hendaklah dipulangkan kepada
pihak bank.
5454
Bab 5 I PEMBAYARAN
5.13.2 Pengurus Sekolah hendaklah membuat perakuan dengan
menandatangan ringkas di belakang keratan cek yang terakhir dengan
catatan seperti berikut :
"Diperakui cek bernombor hingga adalah betuL"
Tandatangan :
Nama
Tarikh
5.13.3 Semua buku cek yang diterima atau dikeluarkan hendaklah direkod
dengan serta merta dalam Daftar Stok Buku Cek sepert i di
Lampiran 5-4. Contoh pengisian format Daftar Stok Buku Cek seperti
di Lampiran 5-4A. Sekolah dibenarkan menggunakan baki cek pada
tahun berikutnya tanpa perlu merekod semula dalam Daftar Stok Buku
Cek.
5.13.4 Buku cek hendaklah disimpan di dalam peti besi sekolah. Manakala
bagi sekolah yang tidak mempunyai peti besi, buku cek hendaklah
disimpan di dalam kabinet besi yang berkunci di tempat yang selamat di
premis sekolah.
5.14 CM BANK
5.14.1 Caj Bank adalah satu jumlah wang yang dikenakan kepada pemegang
akaun atas perkhidmatan yang diberi oleh pihak bank. lanya
merupakan perbelanjaan bagi pihak sekolah.
5.14.2 Pengurus Sekolah perlu menyediakan Baucar Bayaran Tanpa Cek
untuk direkodkan di ruang bayaran di buku tunai di bawah butiran
Faedah Bank/Caj Bank mengikut kumpulan wang masing-masing.
5.14.3 Sekiranya tiada faedah bank diberi oleh pihak bank, jumlah wang
tersebut hendaklah dipertanggungkan kepada peruntukan/butiran
seperti berikut:
AP 115
AP 116
5555
Bab 5 I PEMBAYARANBil. Jenis Kumpulan Wang Peruntukan/Butiran
Kerajaan LPBT
Asrama LPBT
SUWA ·Pelbagai (Kantin) atau
·Sumbangan
5.14.4 Baucar Bayaran tersebut hendaklah disokong dengan salinan Penyata Bank
yang menunjukkan jumlah amaun dikenakan dan perlu diakui sah.
:AT) c 12 'F). E J -1
00U)
0
Z 4 CC cC4Cm
Z 4 I-Q I-QC.)
YW
0
CC0CCI 2 0 Z
=he
cC'-CC4C.)
M4CO
cc 0 CCI 2 0z
=YEcC1-
Z4
4 2 0 E he CC IL O. -- Z 4 C,3 Z 4CC4CCI Z 4 MLa
2W0.
z ='"" sCex .... ex,-; z D cc... cc
1-
z cn 2 zin uj 0O. ja he
Z
M I— Z M CC IL O.
I—M E42 CCa
cp-0>Z
5-el
CC0
CO
0z
he= EcC1-
...._
CC_1 0I-
4 h e 2 in 4 4 en CC Z 2 I—
uj Zci. 0he
CA 4= 0 2he >CC— Z uj=4 5 I -
E 0
-1m
4
d
oaEco
00
0
0
th
U,
CfC
<7.)
0z
z 4 cc et >- 4 m
z
4 0et i-et C.)
YLac-)
cc 0 m 00z
=Y cc4 i—
m4C.)4m
cc0m 20 z —
= 0 hdE
4i-
ra..
E iaa) V0
0. c E c ,T,t A 2 3 g g
Z ?va:ac,
cc cc; iT, c c8 5 S13 2 c2cc;
crj 2 -0 'a a) 'eT, cc;
Z°' EVSI 5° ° )CtI .
-,5
1=,.gz.uiagg,E1-05 0
t',--gir icgAfa "25..,L)sa.,20 42:,i, >f g.:8>,0_ ' 6 i .0 .0 a- 0 ,
i e g - T E ] g , g , ] s ffi t .. . c . - . . _ ›,ca .,.01
EYCTIMCLM.a.C.R.a.Ma°8Ecv c= A
t EM Ct 2 °9 5 2 t 2 t A rd . OW
7g.4"61CUZBOE80.610.610a)-0031—ZI—Z.40-ZI—ZI—ZO) C CC; .6.–cNini40-.–cNic14.riair,ccioi
z4
I—20
EhdCCLaz4
Z4
CC4
CaZ4IL Ca 2 La a.
z = sC44d.15
1Eo z cn 2 zLu w o0.uoc
zD 0 1-z m ccLa
a.
ZD E4 0 2 CC4
....W0>Z'''
cc0mO
°Z
=C I 0 i—
...._
cc_1 0
i-2 in 44 co cc
z 2uj za. 0hd
i — U) 4
=Oz>=E z trj
41—
ci 0
,
m 0 1 _ 1
Lampiran 5-2A
(DKS 5)
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
Lampiran 5-2A
(DKS 5)
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
Lampiran 5-2A
(DKS 5)
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-5(23)* bagi pembayaran bernilai RM 10,000.00 dan ke atas, perakuan oleh tiga (3) tandatangan pegawai adalah diperlukan
No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-5(23)* bagi pembayaran bernilai RM 10,000.00 dan ke atas, perakuan oleh tiga (3) tandatangan pegawai adalah diperlukan
No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-5(23)* bagi pembayaran bernilai RM 10,000.00 dan ke atas, perakuan oleh tiga (3) tandatangan pegawai adalah diperlukan
Tahun KewanganBAUCAR BAYARAN
Bayaran Tahun Sebelumnya Bayaran Tahun Hadapan Nombor Baucar Tarikh Baucar
Nama Sekolah :
Nama Penerima :
Nombor Kad Pengenalan/Akaun Bank :
Alamat/Nama Bank :
Perihal :
Pesanan/Kebenaran Invois Pembekal
Tarikh No. RujukanAmaun
Tarikh No. RujukanAmaun
RM Sen RM Sen
Jumlah Jumlah
PERBELANJAAN DIKENAKAN KEPADA PERUNTUKAN DI BAWAH
Butiran CekPeruntukan Akaun Subsidiari
Amaun
Tarikh Nombor RM Sen
Jumlah Bersih
Amaun (Dalam Perkataan) Ringgit Malaysia :Disediakan oleh :
Tandatangan dan Tarikh
Perakuan I :
Tandatangan, Nama dan Jawatan
Cop Sekolah : Perakuan II :
Tandatangan, Nama dan JawatanPerakuan
III
Tandatangan, Nama dan Jawatan
Lampiran 5-2A
(DKS 6)
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
Lampiran 5-2A
(DKS 6)
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-6(23)* bagi pembayaran bernilai RM 10,000.00 dan ke atas, perakuan oleh tiga (3) tandatangan pegawai adalah diperlukan
No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-6(23)* bagi pembayaran bernilai RM 10,000.00 dan ke atas, perakuan oleh tiga (3) tandatangan pegawai adalah diperlukan
Tahun KewanganBAUCAR BAYARAN
Bayaran Tahun Sebelumnya Bayaran Tahun Hadapan
Nombor Baucar
©Tarikh Baucar,
3
Nama Sekolah : 0
Nama Penerima :
Nombor Kad Pengenalan/AkaunBank :
)
Perihal : 8
Pesanan/Kebenaran Invois Pembekal
T.:O
No.:10
Amaun • T.:4110No.
• kan
A m a u n
Sen RM Sen
1Jumlah
iii• Jumlah
PERB ANJAAN DIKENAKAN KEPADA PERUNTUKAN DI BAWAH
Butiran Cek Peruntukan Akaun Subsidiari Amaun21
T. • Nombor 19 20 RM en0 co
Jumlah Bersih
Amaun (Dalam Perkataan) Ringgit Malaysia : 4110 0
anDisediakan oleh : Perakuan I : 25
Tandatangan dan Tarikh Tandatangan, Nama dan JawatanCop Sekolah : Perakuan II : 25
Tandatangan, Nama dan Jawatan
Perakuan III
11111
Tandatangan, Nama dan Jawatan
Panduan Pengisian:
1.Tahun kewangan semasa
2.Nombor Baucar Bayaran yang berturutan mengikut Kumpulan Wang
3.Tarikh Baucar Bayaran disediakan
4.Nama Sekolah
5.Nama penerima bayaran/pembekal
6.Nombor akaun bank (syarikat) atau nombor kad pengenalan (individu)
7.Alamat penerima atau nama dan alamat bank bagi syarikat
8.Butir-butir pembayaran tentang bekalan/perkhidmatan yang telah dibekalkan/dilaksanakan
9.Tarikh Pesanan Sekolah dikeluarkan kepada pembekal
10.Nombor siri Pesanan Sekolah yang dikeluarkan kepada pembekal
11.Amaun berdasarkan Pesanan Sekolah yang dikeluarkan kepada pembekal.
12.Jumlah berdasarkan Pesanan Sekolah yang telah dikeluarkan kepada pembekal.
13.Tarikh invois dikeluarkan oleh pembekal.
14.Nombor rujukan invois yang telah dikeluarkan oleh pembekal.
15.Amaun berdasarkan invois yang dikeluarkan oleh pembekal.
16.Jumlah berdasarkan invois-invois yang telah dikeluarkan kepada pembekal.
17.Tarikh cek disediakan.
18.Nombor s i r i cek.
19.Peruntukan yang akan dikenakan bagi perbelanjaan yang terlibat.
20.Akaun Subsidiari yang akan dikenakan (jika ada).
21.Amaun berdasarkan setiap peruntukan yang dikenakan.
22.Jumlah bersih seperti yang tercatat dalam cek.
23.Amaun bayaran dalam perkataan.
24.Tandatangan beserta tarikh oleh penyedia
25.Tandatangan perakuan baucar seperti yang digariskan dalam para 7.5.3 dan para 7.5.4
MM0
cal
N0
C.)7Cam ciz-cX,=oii_
i5 _a E 0z
cf)
mN =C1 0c zOo_ a)..C/)
17I-
cD0a) '1' .0 i ❑ i ❑ iUMccc m al E<
a)0caE c cD c a) EL
wi .u. 0_ E
2cc8cc
5•21-
6E0
z
c
rlra00,@>-8
5I-
'a _a00
z
ifl
11
)
E3
O
. ca trl m 0
ccalo@0X
a)0
C..)WI OD
d
z
,—'—
Y
5kl H
,—
3N60·zi
CV8 _aE0Z
0a)r.....g
c‘i0<
V)m -C1-CCI
M Z'2 -(;) 0_8
trlP❑
0 j@a) '1'j@ _a a) co
alE.cCccD a a) E ca c c 'U @8-.,,Y
c@ ''-' E 1:C< ....-
OagV)
Ya) 0al E .c a) c a) a_
TvM
.ca)a)'''a)
1151
U o_
2tt
a9cc
581—
3N8
CMCV
6 _QEo
ZN.N.
V) N 0 <
-GI
❑0) C 0 ›-YN0
.0 X'a~ 0
CV aOri
,_0-0E
0
z
CVCV
07)CV
ifi•
·.—
cas
C.)
.c2 (11tuc nM 03
ZasE
H .0
1- 2CL
Z Q cc Q m _I w
SasII
as
3-o
CUIV
0.
caa)CUE tu z• 0
0 OsaE o Z
esa)c
—ail0
Z44Ew
I—
StoSi'
3.cto(i)
—J0 ag
asE to Z
.00O
saE o Z
es a)g—atil
0
cto
yi = a)E a 5 4 E
.c.c tu tu —E tom to—J z.ctill i-
Ccoto'to'C.)
.c2 g
( ACO CO
Z
. c)
coE·ECcu o.
I i
11
Z 4 CC 4 7 _i U.1
ScoTOco313
cuco
—,0.cacDas E co z
f:(2i = oat..0-o — N
k•I
—..a
Cl)._0
E Z
a0
C±
8NIInNIN
—a
.Inq)NI
z1Ew1—
...-calal3.0
cocD
—J0
caalE co z ......
t40i= C
a) -
ra
70. N•ow.1
._
.
1-
8E0Z
0 a)C±
00eq
In
t'el
— sa o 8I'
NIC0co — 0 ._ c cc c. co4 E=
g
.c .c2E co c co
—J Z .
.c r4
sea I—
o . o N
NIn
BAB 5 - PEMBAYARAN
TAJUK : 5.1 TATACARA PENYEDIAAN BAUCAR BAYARAN
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
Terima bil / invois / tuntutandan dokumen
yang tidakIengkap hendaklah
dikembalikan kepadaPembekal / Penerima.
Cop tarikh terima pada bil /invois /
tuntutanyang
Iengkap dan rekod dalamDaftar Bil.
Sediakan Baucar bayaran dalam dua (2) salinan. Dapatkan 2 tandatangan peraku baucar bagi amaun <RM 10,000 dan 3 tandatangan peraku bagi amaun >RM10,000. Rekod no. Baucar serta tarikh dalam Daftar Bil.
Rekod dalam Buku Tunai di bahagian Bayaran mengikut Kumpulan Wang masing-masing.
Sediakan Cek serta rekoddalam Buku
Tunaidan
Daftar Bil
Cop 'SudahBayar'pada
b a u c a r s e r t a s e m u a dokumen sokongan setelah cek ditandatangan oleh Pengurus Sekolah.
PembantuTadbir
PembantuTadbir
PembantuTadbir /
PengurusSekolah dan
Pegawai yangdiberi kuasa
untuktandatangan
baucar
PembantuTadbir
PembantuTadbir /
PengurusSekolah dan
Pegawai yangdiberi kuasa
untuktandatangan
cek
PembantuTadbir
Mulai
Pembekal /Penerima
•► Terima Bil /
Invois/ Tuntutan
••
TidakLengkap?
YaCop tarikh terima ► Rekod Dalam
Daftar Bil
lir • •
Sedia Baucar Bayaran dan dapatkan tandatangan
•
Tunai (Bayaran)
Rekod dalam Buku
•
Sedia Cek & Rekod
dalam Buku Tunai
•Cop 'Sudah
Bayar'
( Tamat )
656565
Bab 6 I BUKU TUNAI6.1 PENDAHULUAN
Buku Tunai merupakan buku perakaunan utama bagi merekod semua
urusniaga penerimaan dan pembayaran serta perlu diselenggara mengikut
peraturan dan pekeliling yang sedang berkuatkuasa. Buku Tunai merupakan
dokumen asas yang penting bagi penyediaan Penyata Kewangan Tahunan
Sekolah.
6.2 JENIS BUKU TUNA!
6.2.1 Terdapat 3 jenis Buku Tunai di sekolah iaitu:-
a.Buku Tunai Kumpulan Wang Kerajaan (KWK) -
DKS 009 Merekod semua terimaan dan bayaran
berkaitan dengan
Kumpulan Wang Kerajaan. Format Buku Tunai adalah seperti di
Lampiran 6-1 dan Lampiran 6-2.
b.Buku Tunai Kumpulan Wang SUWA (KWS) — DKS
010 Merekod semua terimaan dan bayaran berkaitan dengan
Kumpulan Wang SUWA. Format Buku Tunai adalah seperti di
Lampiran 6-3 dan Lampiran 6-4.
c.Buku Tunai Kumpulan Wang Asrama (KWA) —
DKS 011 Merekod semua terimaan dan bayaran berkaitan dengan
Kumpulan Wang Asrama. Format Buku Tunai adalah seperti di
Lampiran 6-5 dan Lampiran 6-6.
6.2.2 Penerangan berkaitan ruangan yang terdapat dalam Buku Tunai dan
panduan pengisian adalah seperti di Lampiran 6-1 A dan Lampiran
6-2A.
SPK Bil 1/2003 dan SPK Bil 9/2004
6666
Bab 6 I BUKU TUNAI6.3 PENYELENGGARAAN BUKU TUNA!
6.3.1 Buku Tunai hendaklah diselenggara secara berasingan bagi setiap
kumpulan wang iaitu KWK, KWS dan KWA (bagi sekolah yang
mempunyai asrama), termasuk sekolah yang mempunyai satu (1)
akaun bank yang menguruskan Iebih daripada satu (1) Kumpulan Wang
Sekolah. Ini bertujuan untuk memudahkan proses penyediaan Penyata
Penyesuaian Bank dan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah.
6.3.2 Buku Tunai perlu diselenggara secara berasingan mengikut tahun
kewangan.
6.3.3 Buku Tunai perlu sentiasa dikemaskini. Catatan terimaan dibuat
mengikut turutan sebaik sahaja resit dikeluarkan, manakala catatan
bayaran dibuat berdasarkan Baucar Bayaran yang telah disediakan dan
nombor cek dicatat sebaik sahaja cek dikeluarkan.
6.3.4 Pengurus Sekolah hendaklah mengesahkan setiap urusniaga terimaan
dan bayaran dengan menurunkan tandatangan ringkas pada ruangan
tandatangan di Buku Tunai.
6.3.5 Catatan dalam Buku Tunai hendaklah dibuat dengan tepat dan betul.
Jika berlaku kesilapan, catatan yang salah itu tidak boleh dipadam,
tetapi hendaklah digaris dengan satu garisan sahaja dan catatan yang
betul perlu ditulis semula di bahagian atas catatan asal serta
ditandatangan ringkas oleh Pengurus Sekolah.
6.3.6 Sekiranya catatan terimaan atau bayaran dalam Buku Tunai
memerlukan Iebih daripada satu muka surat, jumlahkan semua
terimaan atau bayaran dalam muka surat itu dan pindahkan kepada
muka surat yang berikutnya.
AP 144
AP 147
6767
Bab 6 I BUKU TUNAI6.3.7 Pada akhir setiap bulan Buku Tunai hendaklah diimbangkan tanpa
perlu menunggu Penyata Bank. Baki pada akhir bulan berkenaan akan
menjadi baki awal bagi bulan berikutnya.
6.3.8 Barisan kosong sebelum garisan imbangan pada urusniaga terakhir
dalam Buku Tunai hendaklah dibuat garisan lintang dari kiri ke kanan
dan dari atas kanan ke bawah kiri sama ada di Bahagian Terimaan atau
Bahagian Bayaran Buku Tunai.
6.3.9 Buku Tunai yang telah diimbang perlu ditandatangan beserta tarikh
oleh penyedia dan pengesah (Pengurus Sekolah).
4.3.10 Buku Tunai hendaklah disimpan di tern pat yang selamat.
6.4 MAKSUD/FUNGSI LAJUR PERUNTUKAN BUKU
TUNA! 6.4.1 Lajur Peruntukan Buku Tunai KWK:
BD Lajur Maksud/Fungsi
1 Bantuan Perkapita - Mata
Pelajaran
Mengakaunkan semua bantuan PCG
Mata Pelajaran.
2 Bantuan Perkapita -
Bukan Mata Pelajaran
Mengakaunkan semua bantuan PCG
Bukan Mata Pelajaran.
3 Pra Sekolah Mengakaunkan semuabantuanberkaitan Pra Sekolah.
4 Pendidikan Khas Integrasi Mengakaunkan semuabantuan
berkaitan Pendidikan Khas Integrasi.5 Biasiswa Mengakaunkan semua
Bantuan
Biasiswa kepada pelajar/murid.
6 Bantuan Persekolahan
Lain
Mengakaunkan semua bantuan yang
diterima oleh semua sekolah secara
berterusan.
6868
Bab 6 I BUKU TUNAIBil Lajur Maksud/Fungsi
7 Pelbagai Mengakaunkan semua bantuan yang
diterima oleh sekolah tertentu dan
terimaan lain.
6.4.2 Lajur Peruntukan Buku Tunai KWS:
Bil Lajur Maksud/Fungsi
1 Ko-Kurikulum Mengakaunkan kutipanbayaran
tambahan yang diluluskan.2 Kolas Ujian
3 Sukan Tahunan Sekolah
4 Skim Perlindungan Diri
5 MSSM
6 Caj/Sewaan Mengakaunkan kutipan sewaan dan
caj kemudahan sekolah.
7 Sumbangan Mengakaunkan semua sumbangan
untuk sekolah.
8 Pelbagai Mengakaunkan terimaan lain.
6.4.3 Lajur Peruntukan Buku Tunai KWA:
Bil LajurMaksud/Fungsi
1 LPBT/LPK Mengakaunkan bantuanasrama
yang terlibat.2 Bantuan Makanan Asrama
3 Makanan Mengakaunkan kutipan yangberkaitan.
4 Pendaftaran
5 Dobi
6 Pelbagai Mengakaunkan terimaan lain.
6969
Bab 6 I BUKU TUNAI6.5 AKAUN SUBSIDIARI
6.5.1 Akaun Subsidiari perlu diselenggara secara berasingan mengikut tahun
kewangan bagi peruntukan yang memerlukan keterangan lanjut .
6.5.2 Akaun Subsidiari yang perlu diselenggara adalah seperti yang
digariskan dalam surat arahan yang dikeluarkan oleh Bahagian Akaun
yang sedang berkuat kuasa.
6.5.3 Format Akaun Subsidiari adalah seperti di Lampiran 6-7. Penerangan
berkaitan dengan ruangan yang terdapat dalam Akaun Subsidiari dan
panduan pengisian adalah seperti di Lampiran 6-7A.
6.6 AKAUN BANK
6.6.1 Akaun bank sekolah (akaun semasa) hendaklah dibuka di bank
tempatan yang diluluskan oleh Pejabat Perakaunan. Bank yang dipilih
hendaklah berhampiran dengan sekolah dan memberi perkhidmatan
yang terbaik.
6.6.2 Satu akaun bank perlu dibuka bagi setiap kumpulan wang yang
diselenggara seperti yang dinyatakan di Bab 2 perenggan 2.2.2.
Pembukaan akaun bank bagi tujuan selain daripada yang dinyatakan
adalah tidak dibenarkan.
6.6.3 Permohonan untuk membuka, menutup atau menukar akaun bank dan
menukar kuasa menandatangan cek hendaklah diperakukan oleh Ketua
PTJ atau pegawai yang diberi kuasa dan dikemukakan kepada Pejabat
Perakaunan di negeri/cawangan masing-masing untuk kelulusan. Lima
(5) salinan asal Borang Kuasa Tetap (AK 52) seperti di Lampiran 6-8
dan lima (5) keping kad/borang contoh tandatangan asal daripada bank
yang berkenaan perlu dilengkapkan.
6.6.4 Akaun bank mesti dibuka atas nama jawatan Pengetua/Guru Besar.
SPK Bil3/1999
7070
Bab 6 I BUKU TUNAI
6.7 PENYATA BANK DAN PENYATA PENYESUAIAN BANK
6.7.1 Penyata Bank
a.Penyata Bank merupakan penyata yang diterima oleh
sekolah daripada bank pada setiap bulan. Sekiranya penyata ini
tidak diterima selepas 10 haribulan bulan berikutnya, pihak
sekolah hendaklah berhubung dengan bank untuk
mendapatkannya.
b.Penyata Bank hendaklah dicop tarikh terima dan difailkan
mengikut kumpulan wang masing-masing.
6.7.2 Penyata Penyesuaian Bank
c.Penyata Penyesuaian Bank ialah penyata yang disediakan
oleh sekolah bagi menyesuaikan baki Buku Tunai dengan baki
Penyata Bank.
d.Penyata Penyesuaian Bank perlu disediakan bagi setiap
akaun bank kumpulan wang yang diselenggara. Bagi sekolah
yang mempunyai satu (1) akaun bank dan menguruskan Iebih
daripada satu (1) kumpulan wang, sekolah hanya perlu menyediakan
satu (1) Penyata Penyesuaian Bank.
e.Penyata ini perlu disediakan dalam tempoh tujuh (7) hari
daripada tarikh Penyata Bank diterima.
6.7.3 Penyediaan Penyata Penyesuaian Bank
(a) Penyata Penyesuaian Bank disediakan untuk mengenal pasti
perbezaan yang terdapat antara Buku Tunai dengan Penyata Bank
supaya apa-apa perbezaan yang berlaku boleh diambil tindakan
atau diselaraskan. Antara sebab-sebab berlaku perbezaan adalah
seperti berikut:
7171
Bab 6 I BUKU TUNAIi.Kemasukan wang yang tidak dikreditkan oleh pihak
bank ke akaun sekolah yang berkaitan.
ii.Cek yang dikeluarkan tidak direkodkan ke
dalam Buku Tunai.
iii.Amaun cek di Buku Tunai berbeza dengan
amaun di Penyata Bank.
iv.Kesilapan pihak bank seperti mendebitkan cek pihak
lain ke dalam akaun bank sekolah.
v.Cek yang telah dikeluarkan masih belum ditunaikan.
vi.Cek yang dibayar masuk didapati tidak laku.
vii.Terimaan wang telah dikreditkan terus ke dalam
bank yang belum diambilkira dalam Buku Tunai.
viii.Faedah bank yang belum diambilkira ke dalam Buku Tunai.
ix.Caj bank dan caj perkhidmatan yang belum
diambilkira ke dalam Buku Tunai.
(b) Buku Tunai disemak menggunakan teknik rujukan silang dengan:-
(i) Membandingkan catatan di sebelah terimaan Buku Tunai
dengan catatan di sebelah kredit/wang masuk di Penyata Bank.
Senaraikan amaun yang tidak sama:
·Amaun yang tidak terdapat dalam Buku Tunai tetapi ada
di Penyata Bank, contoh faedah bank.
·Amaun yang tidak terdapat dalam Penyata Bank tetapi
ada di Buku Tunai, contoh kemasukan tunai/cek yang
belum diambilkira oleh bank.
(ii) Membandingkan catatan di sebelah bayaran Buku Tunai
dengan catatan di sebelah debit/wang keluar di Penyata Bank.
Senaraikan amaun yang tidak sama:
·Amaun yang tidak terdapat dalam Buku Tunai tetapi ada
di Penyata Bank, contoh caj bank atau caj perkhidmatan.
·Amaun yang tidak terdapat dalam Penyata Bank tetapi
ada di Buku Tunai, contoh cek yang belum ditunaikan.
7272
Bab 6 I BUKU TUNAI(c) Jika perbezaan berpunca daripada kesilapan pihak bank maka
pihak bank hendaklah diberitahu segera secara bertulis supaya
pembetulan dapat dibuat.
(d) Jika perbezaan berpunca daripada kesilapan dan kecuaian pihak
sekolah, maka siasatan dan pembetulan hendaklah segera dibuat.
Sekiranya perbezaan tersebut melibatkan kehilangan wang atau
penyelewengan, sekolah hendaklah mengambil tindakan bagi
kehilangan dan hapuskira sepertimana yang digariskan dalam Bab
C (II) Arahan Perbendaharaan (AP).
(e) Sekiranya terdapat perbezaaan, amaun ini hendaklah ditunjukkan di
dalam Penyata Penyesuaian Bank dan tindakan pembetulan
hendaklah dibuat dengan segera antaranya:
i.Mengeluarkan resit bagi terimaan yang tiada di Buku Tunai.
ii.Mengambil tindakan bagi cek tamat tempoh seperti di
Bab 5 para 5.11.
(f) Penyata Penyesuaian Bank yang disediakan secara berasingan
perlu ditandatangan beserta tarikh oleh penyedia dan pengesah.
Penyata tersebut difailkan secara berasingan. Contoh format
Penyata Penyesuaian Bank adalah seperti di Lampiran 6-9.
6.7.4 Faedah Bank
Faedah bank hendaklah dicatat di bawah lajur Pelbagai dalam Buku
Tunai kumpulan wang yang berkaitan.
7373
Bab 6 I BUKU TUNAI6.8 TATACARA PENUTUPAN AKAUN BANK BAGI SEKOLAH YANG
TAMAT OPERAS!
Akaun bank hendaklah ditutup apabila akaun bank tersebut tidak lagi
diperlukan. Tindakan berikut hendaklah diambil bagi tujuan penutupan:
(a) Sekolah per lu mengemukakan permohonan kepada Pejabat
Perakaunan melalui Ketua PTJ untuk mendapatkan kelulusan.
(b) Pastikan ABT dan ABB telah diselesaikan serta semua cek bayaran
yang dikeluarkan telah ditunaikan.
(c) Imbangkan Buku Tunai dan Akaun Subsidiari.
(d) Dapatkan Penyata Bank bagi akaun bank yang hendak ditutup dan
sediakan Penyata Penyesuaian Bank berkenaan.
(e) Sekolah menyediakan Penyata Kewangan Akhir dan kemukakan
kepada Ketua PTJ untuk dikemukakan kepada Bahagian Audit
Sekolah, KPM serta disalinkan kepada Bahagian Akaun, KPM.
Dokumen yang perlu disediakan adalah seperti berikut:
i.K u n c i K i r a - K i r a ;
ii.Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan;
iii.Penyata Penerimaan dan Pembayaran;
iv.Nota Kepada Akaun; dan
v.Penyata lain yang berkaitan (jika ada).
(f) Bahagian Audit Sekolah, KPM akan mengeluarkan sijil pengesahan
audit kepada Ketua PTJ dan satu (1) salinan kepada Seksyen Akaun
Sekolah, Bahagian Akaun, KPM.
(g) Baki wang yang masih ada perlu diselaraskan sebagaimana Surat
Pekeliling Kewangan Dan Akaun Bilangan 5/1979 — Peraturan
Penutupan Akaun Bagi Sekolah-Sekolah Yang Ditutup.
SPKA Bil.5/1979 dan SPK Bil.
R/1 AAA
7474
Bab 6 I BUKU TUNAIh.Setelah pelarasan baki dibuat, Ketua PTJ perlu berurusan dengan bank
untuk menutup Akaun Bank dengan menyertakan surat penutupan rasmi dan
cek-cek yang belum digunakan.
i.Bahagian Akaun, Kementerian Pelajaran Malaysia dan Pejabat
Perakaunan perlu dimaklumkan setelah akaun bank berjaya ditutup.
0'
5 Ii-2
.t2
1
,
rc
foi
I A
2rc
c i11 E
..E3i=il3
2rc
■1
M
1.15 c o . 6 ,',2.m
A!
'
=
Pia
E
§4`§
12 , , ! ,
.',' •A2
z I IR m .;
111.e,"A E
REE l2=cal 2
M
;
21
IYE° m
,c
li
cil
LIrc
rC2
—
2LI
2
M
"?1 .g==E',012 2
M
c'i 2
M
g
2M
=22'1 k,
To
..!
=
17I—
_c cco EE
(J,= as
m
z
D
zDcc
u j0-
·cilCDas
.caTsci_
as
.as6cotb
c
./ . (CIiTs.
as a,-ad kc 1.,(2)a)L-ci_
cas
a;
nycn
ay-r_ 27a)0. 0
a)0_
_c_ as
e_.' Z CL a)
U)
0,,,'
Elp co a •cTs'
..- _c 1-
6 .2 al u] E (1)
033
mri--
ti) —ci_ca, 'RI
as M= ac as
co sc0 =
c0
c as) co cCD t.,S6/3• E (Tyifi
I-030__1
cEas'Fs'Tsci_'6 M.21 E 0 -cp 0_ c ca =E"asm
!,—"S"cu1
!,—"S"as1
a s!,-
as1
---cTs 2_c ny CDC a
n a l ujE 03 cLasI—
,a._as
2t-.)1—
0 0z 0
Zaci 0
Z (73c0
To _c .r_ 0 0_
_cciiI-
1.6 oc
aE
5
CDU)
O
1—
_seAm52
.c_se
.0
1—
.ci
2,
2cC
C.c coi Eca, )73
1—
2cC
Z
I—Zccwa_
.cil co co .oTDa
2cC
Cccg.oE=
U) 2cC
Cco
Y...)
0
i C al —I
2cC
c'EcoY
2CC
2 cn w 2
2cc
C
5 1 :c
, c m
a)a
2CC
c g fa1 S - T9
a F. i- w
cc
=0Y 5 .
Y
2CC
E
gSO cC
... IfiOA -,9
Z ±, ..,.
T..ca)a_
=X,cilI-
I- i
-2
c,T.,
2,m
2cc
Z
Di—ZD Ir LLI a
'cis o) co .0 To a c
2 c
WsWWsE CO
2cc
iC
i
co—I
I
2
CC
.Es.U
cEcoY2Ir
m2
co2
cc
Ws,
c = . . re -o 5 CO g —k-m0_
2fr
Wsc= .c -c co c a ZF,
C CDco CO_se=CO
fr
E' Ws. :,Y D
2fr
E
'SO
cc
-se§ z
ta. E = o ca z m
To F, cT) a
.c
_se.0
I-
Q
Z
2I
I—
calC0
=cnal2
_c c'ElH
_c etE=-3
ct2
c_c al La al E E = = -3 al
I-
f 2r
Z
7I— Z 7 CC LLI 0_
.E1
.oT/0_
2
cc
'35 o
2It
cEl0311-a(7)13-
2m
c2
g032
CC
c c03al= cgalal
CO 2
cc
Y0__1--,I-030__1
2fr
r.- ifi,ci
ul -•-•Z w -.ct a)o_
Torc if)
a
_c
U)1-
_cfd
U)
m
m
coE
oTt zc
YWI— co
m o.
EY
17I—
_c c caPil
ct>.= ca -
3m
CC
Z
m1—zD CC LI 0
W:1 0) Ca -0 TI) 0-
Mir
--CTI0a
MCC
C
Ca=Ca"0cS a-
Mcc
calc-Tco
M
mCC
c ct,c co= cc _Tcaco
CO M
mCC
Y0_---. I— CO 0__1
Mcc
N00z
csEci0
z 2m
wl _c c a) 0_
_c csE
I-
000
CD
--1 7 ,1
i— 21 CD 22
4rc
ti i 8 E§..g- g
w
Ei11
1i
II2=
i 0
rc
■iE
blI
.0:g2;
Ei ' g
. f
Eti
- _@._ 63
.
§.
I,-2.!
DZ.ct''5 5a DZ. 5/ omoi OF!
1))
2,2e, A
rcIx
:g 12
E .rC
771Q
t gA
5ict
B
a1,v_6!5
'01
aawi
. i.a I f°
—!
' '.1n ..a11.
k_1114
cow
- 21§WiiPIL-= ''Elvti.t i2h,01:110,1
= 1rc lw..=gg<I—
...
2
gM
2
g
M
R1
._
g
2 0Or'_
_5.
E■
. e12
1'
1
I—.i— C ;)
_c cco21
, ®= as—J m
CDasJni
·71) 0_as
.cnN
asiii
c1 (a cliT) ca cz12 kc
...,a)a)
c0_cas ccany(a
tilc Ela)a 0
a)0_
_ 73 as 12
)
„..9
c,)
z<
D
.' 2 1
ca ay
a 'm
_c1,1 .8 as S E (1) 0_ = a)
U) (n
I—ZD
ccLJJ0_
cana
43 _0_tawc
....,ca M= cc
calco03 =
03
c CD
ay c
Ez t.) .—
u,-a c
.E(7,m
I— CO 0_ J
c21_as
-Er·7
1) 0_ astfi
g a al
cu0_ c CO =
asCO
!.—.Y"a)L.TJ
).—Ya)W
3 fa
1 —
2 g 79
).—
1
E ifi 2 (73..a) ca
9
_sec x ,
(ma. -0 .ff =c 5 a) — 2·ca -- C--"gl
2_c . CDca _c .cE co <
caI—
,) 2 r ta 2 AD-21g2Etel 0, g? 2 2 2 ri 5n g= — fa .—
c ca = os .. 2 ' al
fa ct ca ci ci `e. E -tami—i—zzza_= ca F ) — , i _
a_ —
43 .ca—
CV ai 4 ui cci N: ca a;
243I—
0 0
Z 0 0Zil
ci 0 ®Z (Ty
mTv,
_.._ 0,._
00
0 . ,_
171—
'2 al
mcc
= al_c cz 0) _c0 ,._0)E C>j, 'S =
= al f) c
ci.)
.. t
0et v >.
tv m
cc
= al-c tv 0) _cCC
.E •S 'L== c _c
al a) a) i— i— (./)
2rz
calalEa) i— cc
---. -(7)
Ofi r26 6 z z
Tz_cT)13_
-c -c al i-
Cl)R
00
0
cc
cc
cc
cc
cc
"_c i1
:13
1:-.CD
et CD
...
.0 „,
alO I, .-- CA•—• CD c etCD et et ._eLE za E -- u) ,,E = et —.E1 ev,u) '5 co =. _.= cc -c za
I
—c.) -=al
. 'N a' Pu •e2 z= Za cc al ca a .0 3 C A 0 , a ), ci)
= co coc.-
= g mg c cn'ff er, 7 ,
eel •- :E " -c 2
a) . et w et CD
0 0 ci)N CA
C CILICILI —DI
Yerja:9 ti)
!CZ 2 111 6CZ)- . et
al al =y a l CaC DCLI C c ,. - "asalw ci) E •-
al a) 'ii '5 >" ma_ -.= a m F' .N al c -- 0)%= co •- -- a) , _o •E a l c c a l w a l E . - e t . - 2 = "
. 6 - i.7, 1 >••• la' eT) u9 .0E Ca 97) f 0 )
c > . S w..7, CD al al 10 .al e:j. M13 aca er, ca .
a9 w E g „9 2 w = >''.. 45 >,-° ....ez al w = cm u) ..-._c.-= a c , c e r , < co
e v lc 2 . —c n 5 al e rIE . Eez
Eez § 2 0'3 2
c 4 - . c - c c o f r = e t = - --a 1- al 0_ < 1- Z Z < -, < = e r I ca e r l °c -3co . 6 ,- c.i cria ,- c.i oi 4 ui c6 N:. cci ai ..- ..- ..- ..-
Lampiran 6-9
Lam pi ran 6-8
Rujukan : Bertarikh : ( AK 52)
KUASA TETAP
Kepada Bank •
Alamat Bank •
Tarikh
(1) Nama Akaun Bank :
(2) Jenis Kumpulan Wang : (Kerajaan, SUWA dan Asrama)
(3) Nombor Akaun :
(4) Kebenaran diberi kepada
Untuk menguniskan kira-kira di atas seperti yang ditentukan di bawah
i.Seseorang pegawai hanya dibenarkan menandatangan satu penandatangan sahaja di atas satu-satu cek.
ii.Cek-cek yang berjumlah kurang dan RM10,000 hendaklah ditandatangan oleh 2 orang pegawai seperti di
atas iaitu (a) dan (b), ( c) atau (d) untuk menggantikan (b)
iii.Cek-cek yang berjumlah RM10,000 ke atas hendaklah ditandatangan oleh 3 orang pegawai seperti di
atas iaitu (a) dan (b) dan ( c) atau (a)+(b)+(d) atau (a)+(c)+(d)iv.Dalam keadaan tertentu, cek boleh ditandatangan oleh (b) bagi menggantikan (a), sekiranya ada surat kuasa.
(5) Nama Penuh Dua (2) Pegawai Pengesah ialah :
Nama Penuh Jawatan Contoh Tandatangan
Ataupun seseorang daripada mereka yang dibenarkan untuk mengesahkan cek-cek bagi bayaran tunai.
(6) Semua kebenaran sebelumnya mengenai tandatangan pembenar adalah dibatalkan melainkan menandatangancek-cek dan lain-lain perkara yang bertarikh sebelum daripada tarikh ini dan diserahkan untuk bayaran pada atau selepas tarilch ini.(Sekiranya tidak sesuai potong/pinda seperti yang dikehendaki)
Nama Penuh Contoh TandatanganJawatan
Pegawai Yang Mengesahkan •
Tandatangan :
Nama Pengunis Sekolah
Cop Rasmi Sekolah •
Pegawai Yang Meluluskan :
Tandatangan :
Nama :
Jawatan Rasmi:
Tarikh : (
Nota :1) Borang AK 52 lima salinan sahaja2) Kad Bank lima salinan bagi setiap akaun
Perakuan Jabatan Pelajaran Negeri/Ketua Pusat Tanggungjawab
Disokong •
Jawatan:
Lampiran 6-9
Sekolah •
Penyata Penyesuaian Bank Pada
1.Nama Bank
2.No. Akaun
3.Jenis Kumpulan
Wang
Baki seperti di Penyata Bank pada
CAMPUR :
1 Terimaan di Buku Tunai yang tiada dalam Penyata Bank
a) Kemasukan tunaVcek yang belum diambilkira oleh bank :
Tarikh No. Resit Amaun X)0(
2. Debit di Penyata Bank tiada di Buku Tunai
a.Cek bayaran yang telah ditunaikan tetapi belum direkodkan di Buku Tunai
Tarikh No. Cek AmaunX)0(
a.Caj perkhidmatan, caj bank
TOLAK :
1.Bayaran di Buku Tunai yang tiada dalam Penyata
Bank a) Cek-cek yang belum ditunaikanTarikh Nama No. Cek Peruntukan
AmaunPenerima
)00(
1.Kredit di Penyata Bank yang tiada dalam Buku Tunai :
a) Terimaan yang dikreditkan terus ke bank tetapibelum direkodkan di Buku Tunai
Tarikh No. Ruiukan Amaun X)0(
)0(X
RM
RM
)0(X
)0(X
)0(X
)0(X
)0(X)0(X
)0(X
b) Faedah bank
Baki seperti di Buku Tunai pada
)0(X )0(X
)0(X
Disediakan oleh Disahkan Oleh
Tandatangan Penyedia Tandatangan PengesahTarikh Tarikh
(Sila gunakan lampiran bagi ruangan yang tidak mencukupi)
Lampiran 6-9
87
Bab 7 I PANJAR WANG RUNCIT
7.1PENDAHULUAN
7.1.1 Panjar Wang Runcit (PWR) adalah sejumlah wang yang membolehkan
AP 3(e)
Pengurus Sekolah membuat pembayaran kecil yang SEGERA dan
perbelanjaan runcit tanpa mempertanggungkannya terlebih dahulu
kepada butiran peruntukan.
7.1.2 Dana permulaan bagi PWR hendaklah dikeluarkan daripada KumpulanWang SUWA di bawah butiran Kantin/Pelbagai.
Bagi sekolah yang tidak mempunyai sumber kantin/pelbagai atau
sumber tersebut tidak mencukupi, dana
permulaan PWR boleh
dikeluarkan daripada Kumpulan Wang Kerajaan peruntukan LPBT/LPK.
7.1.3 PWR boleh digunakan untuk semua jenis pembayaran kecil kumpulan SPK
wang yang diselenggarakan oleh sekolah.Bil 2/03
7.2 PROSES UNTUK MEWUJUDKAN PANJAR WANG RUNCIT
7.2.1 Kebenaran untuk mewujudkan PWR hendaklah diperoleh daripada
Ketua PTJ masing-masing. Permohonan pengendalian PWR hendaklah
dibuat dengan menggunakan format seperti di Lampiran 7-1.
7.2.2 Selepas kelulusan diterima, sekolah perlu menyediakan satu baucar
bayaran untuk mengeluarkan wang daripada butiran peruntukan
mengikut kumpulan wang yang diluluskan.
7.2.3 Had maksimum dana permulaan untuk PWR yang boleh diluluskan oleh
Ketua PTJ adalah seperti berikut:-
a.Sekolah Menengah - RM 700.00; dan
b.Sekolah Rendah - RM 500.00.
888888
Bab 7 I PANJAR WANG RUNCIT
7.3 PROSES PENAMBAHAN DANA PANJAR WANG RUNCIT
7.3.1 Kebenaran untuk menambah dana PWR hendaklah diperoleh daripada
Ketua PTJ masing-masing. Permohonan hendaklah dibuat dengan
menggunakan format seperti di Lampiran 7-1A beserta salinan
kelulusan PWR terdahulu.
7.3.2 Selepas kelulusan diterima, sekolah perlu menyediakan satu baucar
bayaran untuk mengeluarkan wang daripada butiran peruntukan
mengikut kumpulan wang yang diluluskan.
7.4 TATACARA PENYELENGGARAAN PANJAR WANG
RUNCIT 7.4.1 Buku Tunai Panjar Wang Runcit
Semua urusniaga secara tunai hendaklah direkod dalam Buku Tunai
PWR dengan menggunakan karbon dua belah muka. Format Buku
Tunai PWR seperti di Lampiran 7-2. Contoh dan panduan pengisian
Buku Tunai PWR seperti di Lampiran 7-2A.
7.4.2 Penerimaan Dana Permulaan/Rekupmen PWR
Cek permulaan/rekupmen yang ditunaikan hendaklah direkod di
bahagian terimaan Buku Tunai PWR seperti berikut:-
a.Tarikh cek ditunaikan.
b.Permulaan PWR/Rekupmen PWR
c.Nombor baucar
d.Nombor cek
e.A m a u n
8989
Bab 7 I PANJAR WANG RUNCIT
7.4.3 Pembayaran PWR
a.Pastikan baki peruntukan yang berkaitan adalah
mencukupi sebelum membuat sesuatu perbelanjaan supaya
rekupmen dapat dibuat.
b.Bil/tuntutan yang tidak melebihi RM200.00 boleh dibayar
daripada PWR. Arahan ini tidak menghalang bil yang Iebih besar
jumlahnya dibayar daripada PWR jika keadaan praktikal dan
berfaedah.
c.Setiap bayaran daripada PWR hendaklah menggunakan
baucar kecil dengan nombor siri berturutan. Setiap baucar kecil
hendaklah disertakan dengan dokumen sokongan yang telah
disahkan oleh Penolong Kanan/Ketua Bidang/Panitia sebelum
diluluskan oleh Pengurus Sekolah.
Format Baucar Kecil PWR seperti di Lampiran 7-3.
Contoh pengisian format Baucar Kecil PWR seperti di
Lampiran 7-3A.
d.Setiap bayaran hendaklah direkodkan di bahagian bayaran
Buku Tunai PWR seperti berikut:-
Bil Perkara Penjelasan
Tarikh Tarikh bayaran dibuat
Perihal Nama pegawai yang menuntut
No. Baucar Kecil Nombor siri baucar kecil
iv Peruntukan Amaun mengikut jenis peruntukan
v Jumlah Jumlah Baucar Kecil
Vi
Amaun Rekupmen Amaun yang didapatkan daripada Kumpulan
Kerajaan/SUWA/Asrama
ViiJumlah Besar
Jumlah Keseluruhan (bersamaan dengan jumlah kelulusan permulaan PWR)
9090
Bab 7 I PANJAR WANG RUNCIT
Sekiranya butiran bayaran melebihi lajur yang disediakan, lajur
pelbagai boleh diwujudkan seperti di Lampiran 7-4 dan contoh
pengisian di Lampiran 7-4A.
7.4.4 Rekupmen
a.Rekupmen adalah proses mendapatkan semula wang yang
telah dibelanjakan.
b.Pihak sekolah perlu mengawasi baki PWR. Sebelum
proses rekupmen dilakukan, Buku Tunai PWR perlu
diimbangkan. Rekupmen boleh dibuat Iebih daripada sekali dalam
sebulan.
c.Perbelanjaan tersebut hendaklah dikenakan kepada
butiran peruntukan di bawah kumpulan wang berkaitan. Jika
perbelanjaan melibatkan Iebih daripada satu kumpulan wang maka
rekupmen perlu dibuat dengan menyediakan baucar bayaran
berasingan bagi setiap kumpulan wang.
d.Baucar bayaran bagi tujuan rekupmen hendaklah
disokong dengan dokumen asal buku tunai, baucar kecil dan
dokumen sokongan. Semua dokumen perlu disimpan/difailkan
secara berturutan mengikut kumpulan wang berkaitan.
e.Setelah cek rekupmen ditunaikan, ruangan terimaan di Buku
Tunai PWR direkod seperti di para 7.4.2.
7.5 TATACARA PENUTUPAN BUKU TUNA! PANJAR WANG RUNCIT
PADA AKHIR TAHUN
7.5.1 Buku Tunai PWR hendaklah diimbangkan dan ditutup pada akhir tahun
serta membuat rekupmen akhir sebelum 31 Disember tahun kewangan
semasa supaya baki PWR adalah bersamaan dengan amaun PWR
yang diluluskan. Amaun ini hendaklah direkodkan sebagai Wang Dalam
9191
Bab 7 I PANJAR WANG RUNCIT
Tangan di bawah butiran Aset dalam Kunci Kira-Kira bagi kumpulan
wang yang berkenaan.
7.5.2 Pihak sekolah perlu menyediakan satu Sijil Perakuan PWR seperti di
Lampiran 7-5 pada 31 Disember setiap tahun dan dikemukakan
kepada Ketua PTJ. Satu salinan difailkan untuk tujuan pengauditan.
Contoh pengisian seperti di Lampiran 8-5A.
7.6 PENUTUPAN PANJAR WANG RUNCIT
7.6.1 Kebenaran untuk menutup PWR hendaklah diperoleh daripada Ketua
PTJ masing-masing. Permohonan penutupan PWR hendaklah dibuat
dengan menggunakan format seperti di Lampiran 7-6.
7.6.2 Selepas kelulusan penutupan diterima, sekolah perlu mengambil
tindakan seperti berikut:
a.mengeluarkan resit rasmi pejabat atas nama jawatan
Pengurus Sekolah;
b.merekodkan terimaan mengikut butiran peruntukan
kumpulan wang yang diluluskan;
c.memasukkan amaun ke dalam bank mengikut
kumpulan wang yang berkaitan; dan
d.resit asal dikepilkan bersama surat kelulusan
penutupan PWR dan difailkan.
Lampiran 7-1
131
PERMOHONAN PENGENDALIANPANJAR WANG RUNCIT DI SEKOLAH
Rujukan : Tarikh :
Ketua PTJ
Tuan,
PERMOHONAN PENGENDALIAN PANJAR WANG RUNCIT
Merujuk kepada perkara di atas, pihak sekolah memohon mengendalikan Panjar W a n g R u n c i t s e j u m l a h R M d a r i p a d a p e r u n t u k a n untuk kemudahan perbelanjaan runcit secara tunai bagi pembelian yang berharga kurang daripada RM100.00.
2. Anggaran jumlah perbelanjaan runcit bagi sebulan adalah seperti berikut :-
i.Setem, telefon, telegramii.Minyak mesin rumputiii.Tambang untuk murid ke sekolahiv.A l a t t u l i sv.Pelbagai perkhidmatan (membaiki mesin taip,
mesin pendua dan mesin potong rumput)vi.L a i n - l a i n
JUMLAH
3. Bersama-sama ini disertakan sesalinan Buku Tunai bulan terkini yangberkaitan. Sukacita sekiranya tuan dapat meluluskan permohonan ini.
Sekian, terima kasih.
"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"
Saya yang menurut perintah,
(Tandatangan Pengetua/Guru Besar) (Cop Rasmi Sekolah)
Lampiran 7-1A
PERMOHONAN PENAMBAHAN DANAPANJAR WANG RUNCIT DI SEKOLAH.
Ketua PTJ
Tuan,
PERMOHONAN PENAMBAHAN DANA PANJAR WANG RUNCIT Saya
dengan hormatnya merujuk kepada perkara di atas.
2.Pihak sekolah memohon untuk membuat penambahan Dana PanjarWang Runcit sebanyak RM daripada peruntukan
menjadikan jumlah keseluruhan adalah sebanyak RM yang diluluskan oleh pihak tuan seperti surat rujukan tuan bertarikh
3.Sehubungan dengan itu, berikut adalah senarai perbelanjaan sebenar dan senarai kekerapan rekupmen untuk pertimbangan tuan.
Bil. Tarikh No. Baucar JumlahRekupmen
(RM)
Baki DalamTangan(RM)
No. Cek
1.Bersama-sama ini disertakan sesalinan Buku Tunai bulan terkini dan baucar rekupmen yang berkaitan serta salinan surat kelulusan terdahulu.
2.Sukacita sekiranya tuan dapat meluluskan permohonan ini.
Sekian, terima kasih.
"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"
Saya yang menurut perintah,
(Tandatangan Pengurus Sekolah)
N
C
2'rs,
c c E3 o. cg Ae =.0
cE0
.5
C'3
v a73v
cm
0Eg
<5_,.W
c1VI'
W >- 4 m
.cA "i•E re
0 ....-
g y,d Y z
ToF
.mm
.8
coco
. . . .cocoE i E==
0:1 -3
.cYcoI—
z2Ew
.cA EsE im0 ..--
d tz 0
coco.cco
°—3
d 0
z a
To)c,et
.cX.,coi-
S".
ctE
EE °-a E3 212 <0 -0=ag._E
".3
g:2
.1
CO
00
24
00
LcsN
00Lcs43
00cdc4al
c,,cr,wE
0 0=1=1o o4 . 1 c l
0 =1=1 o4.1
0
ov
00ci
N.--
zaEt< >- < in
CCCO "--"
c'r,3 2CO
8 8 8 8Ci ci ci cito al al to
...
8 00ci
Lei LeiNJ- N 43
00
Qi0V
00
CNi
0 0 Ci 0 gl
1,R.
00acir`l
0 0 00 0 0
ci oi oiV ND
0aciroal
1-E
86to
8cito
"a sa,
.
caca
al
caca
al
8to
6 8to
--6
Z 133
co co co co7 1-, 7 7,- ,N, C4 VN N N NCt Ct Ct Ct
0_0_0_0_0_0_0_
co co co 7 7 7 LC) CO N N N N Ct Ct Ct
Tr,=a
<03o0 (3 0 r,e
r,e
r,e
r,e
LU LU LU LU
LU ll- 0r,e
r,e r,e
LU LU LU
=CO >. CO in .c CO
2
2
C'a
401
.ci
‘77,i-
N O I N N O I N N
E . E . 0 0 0 0 0
r, r, r, r,
r,Q Q Q Q Q Q Q,c.,c.,c.,c.,c.,c. ,c.•— •—
z*m—CtLii
1-
= ---. 0 0 00 0 aci ci ci
aa
B
Z a2CO=i=
-a
_se8ci
z
co ,— N C4
'
C4 V
V 8
iF.iCi C73Z 03
. N N7. r•LC) 08 8Y U)
Tr,
r.,if)
0-
= 1 1233
2 12 12
ZaI— 222
IZ: IZ: IZ:
QQQCO N. N.
o ro
Lampiran 7-3ALampiran 7-3ALampiran 7-3A
Sekolah :
BAUCAR KECIL BAYARAN
Bahaqian ABayar kepada : No. Baucar Kecil
Tarikh Bekalan /Perkhidmatan Peruntukan Butiran Bekalan/Perkhidmatan
Jumlah
RM
Jumlah
Saya sahkan bahawa bekalan/perkhidmatan di atas telah diterima/dilaksanakan denganbetul dan bayaran dikenakan berjumlah Ringgit Malaysia
(RM ) adalah betul.
Tarikh : TandatanganPengetua/Guru Besar :
(Cop Rasmi Sekolah)
Bahaqian BPerakuan Penerima
Diterima wang tunai sebanyak Ringgit Malaysia(RM )
Tarikh : Tandatangan Penerima :
(Nama Penuh : )
Lampiran 7-3ALampiran 7-3A
SK Sri LanangSekolah :
BAUCAR KECIL BAYARAN
Bahaqian AEn. Ismail b Sabri
Bayar kepada : No. Baucar KecilP W R 0 0 1 / 1 1
Tarikh Bekalan /Perkhidmatan Peruntukan Butiran Bekalan/Perkhidmatan
Jumlah
RM
12.07.2011 Sivik Kewarganegaraan
Pembelian Poster Kemerdekaan 70.00
Jumlah 70.00
Saya sahkan bahawa bekalan/perkhidmatan di atas telah diterima/dilaksanakan denganbetul dan bayaran dikenakan berjumlah Ringgit Malaysia tuub.puitth
(RM 7 0 . 0 0 ) adalah betul.
Tarikh : 1 6 . 0 7 . 2 0 1 1 TandatanganPengetua/Guru Besar : 1 4 . 4 . 0 .
(Cop Rasmi Sekolah)
Bahaqian BPerakuan Penerima
Diterima wang tunai sebanyak Ringgit Malaysia tuitih.puluh(RM M N )
Tarikh : 1 6 . 0 7 . 2 0 1 1 Tandatangan Penerima : 1 4 4 . 4
(Nama Penuh : I s m a i l b S a b r i )
EI-10
C
O
Oz
-i-LCcoco
cc 1
g 12 Q .g5 1.C3
2vk Q
<
E
IY 43
Y
47cac o _ 1 w 0 _z Q c c a > - Q c o
-i-.
= 0A—E ca
1Y
ci mzTo=(7)o_cog..E=
5
i—
ltl0
2'Q005
C 5 E o.E2 Et' .s c 02-E .1
..00
asE
v-..k
a7
rn
00CZ.)
0 00 0
cri cri:=2 43
00
,oziiY3
c5T15
c,c,4
c,c,csNi.
..7caco _1 w a_z Q tr < >-<CO
60
2= c—Em•-= 0 8
8 8 88C C cri cri c et N c •-- "--
co 8coc
.
„95 5 bi E.
ti
8crico
8crico
Fi. XI
ca
1
ca
11.4. ..,
84
8o,
a
i
ooc`,2
ootz,
Y
g -
CSICSICSIN5 5 5 .CsICSICSINCC CC CC CC
0_ 0_ 0_ 0_
.Lhi0_
0Wu_ ., , , ,2 2 2
2W WLLI LLI
=., _
CSICSICSI NE E E EN N N
N
FA g8cE
C
E 3z
i=
ld 0z
Lampiran 7-5ALampiran 7-5ALampiran 7-5A
PERAKUAN PANJAR WANG RUNCITSEPERTI PADA 31 DISEMBER
a.Baki wang di tangan seperti pada 31 Disember
b.Perbelanjaan Panjar Wang Runcit yang belum direkup mengikut jenis kumpulan wang:-
RM RMXXXX
Kumpulan Wang Kerajaan XXXXKumpulan Wang SUWA XXXXKumpulan Wang Asrama XXXX XXXXJumlah Panjar Wang Runcit seperti pada 31 Disember XXXX(seperti yang diluluskan oleh Ketua Pusat Tanggungjawab)
Disediakan oleh, Disahkan oleh,
Tandatangan TandatanganNama : Pengetua/Guru BesarJawatan: Cop SekolahTarikh: Tarikh:
Lampiran 7-5ALampiran 7-5A
PERAKUAN PANJAR WANG RUNCIT SEPERTI PADA 31 DISEMBER 2010
RM RMa.Baki wang di tangan seperti pada 31 Disember 2010
b.Perbelanjaan Panjar Wang Runcit yang belum direkup mengikut jenis kumpulan wang:-
300.00
Kumpulan Wang Kerajaan
Kumpulan Wang SUWA
Kumpulan Wang AsramaJumlah Panjar Wang Runcit seperti pada 31 Disember 2010 (seperti yang diluluskan oleh Ketua Pusat Tanggungjawab)
300.00
Disediakan oleh, Disahkan oleh,
efear Remdel
Tandatangan TandatanganNama : Nurul Idayu bt Husin Pengetua/Guru BesarJawatan: Pembantu Tadbir Cop Sekolah TTarikh: 31.12.2010 Tarikh: 31.12.2010
Lampiran 7-6
PERMOHONAN PENUTUPANPANJAR WANG RUNCIT DI SEKOLAH.
Ketua PTJ
Tuan,
PERMOHONAN PENUTUPAN PANJAR WANG
RUNCIT Saya dengan hormatnya merujuk kepada
perkara di atas.
2. Sekolah ini memohon kelulusan untuk menutup Panjar Wang Runcitsedia ada sebanyak RM yang telah diluluskan oleh pihak tuanseperti surat rujukan tuan bertarikh
2.Bersama-sama ini disertakan sesalinan Buku Tunai bulan terkini, baucar rekupmen terakhir dan Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit serta salinan surat kelulusan terdahulu.
3.Sukacita sekiranya tuan dapat meluluskan permohonan ini.
Sekian, terima kasih.
"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"
Saya yang menurut perintah,
(Tandatangan Pengurus Sekolah)
BAB 7 - PANJAR WANG RUNCIT
TAJUK : 7.1 PROSES UNTUK MEWUJUDKAN PANJAR WANG RUNCIT
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
Sedia suratpermohonan
kelulusanpengendalianPWR.
Hantar suratpermohonan
kepada Ketua PTJ masing- masing.
Sedia baucar bayaran untukmengeluarkan wangpendahuluan PWR
danrekod dalam Buku Tunai
Sedia Cekatas
namajawatan "Pengetua Sekolah" atau "Guru Besar Sekolah" d a n r e k o d d a l a m BukuTunai.
Cek tersebuthendaklah
dibatalkan palang dengan mencatat nama, nombor Kad Pengenalan pembawa cek serta disahkan oleh salah seorang pegawai pengesah yang dinyatakan di perenggan 4 borangKuasa Tetap
(AK52)di
belakang cek tersebut.
Tunaikan cek dan simpan wang tunai dalam Peti Wang Tunai (cash box)
Rekod wangpendahuluan
PWR dalamBukuTunai
PWR di sebelah Terimaan.
Mula
1Sedia surat permohonan
kelulusan Denaendalian PWR
11,
Hantar surat permohonankeoada Ketua PTJ
4111
Tidak
YaSedia Baucar Bayaran
♦
Rekod BukuTunai
•Sedia Cek
•Tunaikan Cek dan simpan
wana tunai
•Rekod Dalam Buku Tunai
PWR
( Tamat )
104104104
Bab 8 1 PENYEDIAAN PENYATA
KEWANGAN TAHUNAN
8.1 PENDAHULUAN
8.1.1 Penyata Kewangan Tahunan Sekolah adalah penyata yang
menunjukkan kedudukan kewangan untuk sesuatu tahun berakhir pada
31 Disember. Penyata ini perlu disediakan untuk setiap kumpulan wang
yang diselenggarakan oleh sekolah mengikut Peraturan Pendidikan
(Akaun Dan Audit) 2002 di bawah Akta Pendidikan 1996.
8.1.2 Penyata Kewangan Tahunan Sekolah mengandungi penyata berikut:
a.Kunci Kira-Kira;
b.Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan;
c.Penyata Penerimaan dan Pembayaran;
d.Nota Kepada Akaun; dan
e.Penyata-penyata lain.
8.2 DOKUMEN-DOKUMEN YANG DIPERLUKAN UNTUK MENYEDIAKAN
PENYATA KEWANGAN TAHUNAN SEKOLAH
Dokumen-dokumen dan rekod kewangan yang lengkap, sempurna dan
kemaskini seperti berikut diperlukan untuk penyediaan penyata kewangan
tahunan:
f.Buku Tunai Kumpulan Wang Kerajaan, SUWA dan Asrama
g.Buku Tunai Panjar Wang Runc i t
h.Rek od Ak aun Subs id ia r i
i.D a f t a r B i l
j.Daf tar Penghuni Asrama
k.Jadua l Kedatangan Pe la ja r
l.Senara i Akaun Belum Ter ima
m.Senara i Akaun Be lum Bayar
n.Penyata Kewangan Tahunan Sekolah tahun sebelumnya yang
telah diaudit atau jika tiada, penyata belum diaudit yang disahkan
(kecuali sekolah menyediakan penyata ini bagi kali pertama).
0) Penyata Penyesuaian Bank
105105
Bab 8 1 PENYEDIAAN PENYATA
KEWANGAN TAHUNAN
8.3 FORMAT PENYATA KEWANGAN TAHUNAN SEKOLAH
Format penyediaan Penyata Kewangan Tahunan sekolah mengikut susunan
adalah seperti berikut :
a.Penyata Penerimaan dan Pembayaran (Lampiran 8-1)
b.Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan (Lampiran 8-2)
c.Kunci Kira-Kira (Lampiran 8-3)
d.No ta Kepada Ak aun
e.Penyata lain yang berkaitan (jika ada)
8.4 PENYATA PENERIMAAN DAN PEMBAYARAN
8.4.1 Penyata ini menunjukkan jumlah terimaan yang sebenarnya telah
diterima dan jumlah bayaran sebenarnya yang telah dibayar dalam
tempoh tahun kewangan yang berkenaan serta kedudukan baki wang
yang ada dalam bank pada akhir tahun.
8.4.2 Penyata ini menunjukkan satu ringkasan terimaan dan bayaran
daripada Buku Tunai dengan mengambil kira baki wang dalam bank
pada awal tahun dan dicampurkan jumlah terimaan serta ditolak jumlah
bayaran untuk mendapatkan baki wang dalam bank pada akhir tahun.
Baki wang di bank pada 31 _ Baki wang di bank pada 1 Januari + jumlah Disember - terimaan-jumlah bayaran
8.5 PENYATA PENDAPATAN DAN PERBELANJAAN
8.5.1 Penyata ini menunjukkan jumlah semua penerimaan yang sepatutnya
diterima dan jumlah semua pembayaran yang sepatutnya dibayar pada
tahun berkenaan. Penyata ini diimbangkan dengan menunjukkan
lebihan/kurangan pendapatan atas perbelanjaan bagi tahun berkenaan.
106106
Bab 8 1 PENYEDIAAN PENYATA
KEWANGAN TAHUNAN
8.5.2 Penyata ini disediakan dengan mengambil kira:-
a.penerimaan yang diterima dan sepatutnya diterima tetapi
masih belum diterima dalam tahun kewangan (Akaun Belum
Terima); dan
b.semua pembayaran yang dibuat dan sepatutnya dibayar
tetapi masih belum dibayar dalam tahun kewangan (Akaun Belum
Bayar) .
8.5.3 Amaun ABT ditunjukkan sebagai Aset dan amaun ABB ditunjukkan
sebagai Liabiliti dalam Kunci Kira-Kira pada 31 Disember.
8.6 KUNCI KIRA-KIRA
Kunci Kira-Kira adalah penyata mengenai kedudukan kewangan sesebuah
sekolah pada satu tempoh kewangan. Penyata ini menunjukkan amaun lebihan
Aset berbanding dengan Liabiliti serta diimbangkan dengan jumlah Kumpulan
Wang Terkumpul pada 31 Disember tahun yang dilapor.
8.6.1 Aset
c.Aset adalah sumber ekonomi yang dimiliki oleh sesebuah
sekolah. Sumber ini boleh memberi faedah untuk mengendalikan
aktiviti sekolah pada masa hadapan.
d.Perkara yang diambil kira sebagai aset
adalah:- (i) Wang Tunai Dalam Tangan
Wang Tunai Dalam Tangan adalah wang yang telah dikutip dan
belum dimasukkan ke bank pada 31 Disember termasuk baki
PWR.
107107
Bab 8 1 PENYEDIAAN PENYATA
KEWANGAN TAHUNAN
ii.Wang Tunai Dalam Bank
Wang Tunai Dalam Bank adalah baki seperti di Buku Tunai
pada 31 Disember.
iii.Deposit Dibayar
Wang yang dibayar oleh pihak sekolah khusus bagi sesuatu
maksud di bawah mana-mana undang-undang atau perjanjian
dan dibayar balik kepada sekolah apabila maksud telah
tercapai.
iv.Bayaran Terdahulu
Perbelanjaan bagi tahun hadapan yang dibayar dalam tahun
kewangan semasa.
v.Akaun Belum Terima
Terimaan yang sepatutnya diterima tetapi masih belum diterima
sehingga berakhir tahun kewangan semasa.
8.6.2 Liabiliti
a.Liabiliti adalah tanggungan yang perlu dijelaskan. Liabiliti ini
wujud kerana bekalan/perkhidmatan/kerja telah
diterima/disempurnakan tetapi bayarannya belum dijelaskan.
b.Perkara berikut diambil kira sebagai
liabiliti:- (i) Deposit Diterima
Wang yang diterima oleh pihak sekolah khusus bagi sesuatu
maksud di bawah mana-mana undang-undang atau perjanjian
108108
Bab 8 1 PENYEDIAAN PENYATA
KEWANGAN TAHUNAN
dan dibayar balik kepada pendeposit apabila maksud telah
tercapai.
ii.Terimaan Terdahulu
Pendapatan tahun hadapan yang diterima dalam tahun
kewangan semasa.
iii.Akaun Belum Bayar
Perbelanjaan yang sepatutnya dibayar tetapi masih belum
dijelaskan oleh pihak sekolah sehingga berakhir tahun
kewangan semasa.
8.6.3 Kumpulan Wang Terkumpul
Kumpulan Wang Terkumpul adalah baki awal tahun ditambah jumlah
perbezaan antara pendapatan dengan perbelanjaan bagi tiap-tiap
peruntukan.
Kumpulan Wang TerkumpulBaki awal + Pendapatan semasa — Perbelanjaan semasa
8.7 NOTA KEPADA AKAUN
8.7.1 Nota Kepada Akaun mengandungi makiumat berikut:-
a.Prinsip dan asas perakaunan yang diguna pakai
b.Penerangan mengenai akaun yang diselenggara
(i) Menerangkan jumlah yang ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira
dan Penyata Pendapatan Dan Perbelanjaan.
109109
Bab 8 1 PENYEDIAAN PENYATA
KEWANGAN TAHUNAN
ii.Membantu memahami kandungan Penyata Kewangan
Tahunan Sekolah.
iii.Memperincikan sesuatu amaun dalam Kunci Kira-Kira
seperti Akaun Belum Terima, Deposit Dibayar, Bayaran
Terdahulu, Akaun Belum Bayar, Deposit Diterima dan Terimaan
Terdahulu.
iv.Memberi maklumat terperinci mengenai sesuatu
butiran peruntukan dalam Penyata Pendapatan Dan
Perbelanjaan seperti peruntukan Teras, Elektif, Pendidikan Khas
Integrasi dan Pelbagai.
8.8 PENYATA LAIN
Penyata ini merupakan satu penyata yang menyokong kepada Penyata
Kewangan Tahunan Sekolah iaitu:-
a.Penyata Penyesuaian Bank pada 31 Disember; dan
b.Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit pada 31 Disember.
8.9 PENYERAHAN PENYATA KEWANGAN TAHUNAN SEKOLAH
Pengurus Sekolah hendaklah mengemukakan penyata kewangan tahunan
kepada Ketua PTJ yang kemudiannya mengemukakan penyata kewangan
tahunan tersebut kepada Pejabat Audit Sekolah Negeri tidak lewat daripada 31
Mac tahun berikutnya.
Walau bagaimanapun, sekolah dikehendaki mengemukakan Penyata
Kewangan Tahunan Sekolah pada atau sebelum 28 Februari kepada Ketua
PTJ.
Pekeliling S P K B i l 4/1988
Lampiran 8-1Lampiran 8-1Lampiran 8-1
Format Penyata Penerimaan Dan Pembayaran
SEKOLAH
PENYATA PENERIMAAN DAN PEMBAYARAN BAGI TAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER
(Kumpulan Wang )
Nota20xxRM
20)ocRM
BAKI WANG DI BANK PADA 1 JANUARI
PENERIMAAN
JUMLAH PENERIMAAN
Tolak :
PEMBAYARAN
JUMLAH PEMBAYARAN
BAKI WANG DI BANK PADA 31 DISEMBER I
Lampiran 8-2Lampiran 8-2
Format Penyata Pendapatan Dan Perbelanjaan
SEKOLAH
PENYATA PENDAPATAN DAN PERBELANJAAN BAGI TAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER
(Kumpulan Wang )
Nota20xxRM
20)ocRM
PENDAPATAN
JUMLAH PENDAPATAN
Tolak :
PERBELANJAANJUMLAH PERBELANJAAN
LEBIHAN/(KURANGAN)PENDAPATAN ATAS PERBELANJAAN
Lampiran 8-3Lampiran 8-3Format Kunci Kira-kira
Sekolah
KUNCI KIRA-KIRAPADA 31 DISEMBER
(Kumpulan Wang )
Nota20)ocRM
20)ocRM
ASET
Akaun Belum Terima Bayaran Terdahulu Deposit DibayarBaki wang di bank Wang Dalam Tangan
JUMLAH ASET
Tolak :
LIABILITI
Akaun Belum Bayar Deposit DiterimaTerimaan Terdahulu
JUMLAH LIABILITI
ASET/(LIABILITI) BERSIH
Dibiayai Oleh:
KUMPULAN WANG TERKUMPULBAKI PADA 1 JANUARI
PelarasanLebihan/(Kurangan) Pendapatan Atas Perbelanjaan
BAKI PADA 31 DISEMBER
113113113
Bab 9 I AKAUN BELUM BAYAR
9.1 PENDAHULUAN
Akaun Belum Bayar (ABB) merupakan perbelanjaan yang sepatutnya dibayar
tetapi tidak dijelaskan sehingga berakhir tahun kewangan semasa. la
hendaklah dinyatakan sebagai ABB di dalam Penyata Kewangan.
9.2 PERKARA-PERKARA YANG MENYEBABKAN BERLAKUNYA
AKAUN BELUM BAYAR (ABB)
a.Sekolah gagal membuat pembayaran dalam tahun semasa ke
atas pembelian/perolehan yang telah dibuat.
b.Peruntukan tidak mencukupi disebabkan sekolah membuat
perolehan tanpa perancangan.
c.Pembekal t idak dapat dikesan.
d.Cek batal/cek tamat tempoh tidak diganti.
e.Pembayaran kepada pihak ketiga tidak dapat diselesaikan pada
tahun kewangan semasa. Contohnya bayaran balik kehilangan skim
pinjaman buku teks, Insuran dan Biasiswa.
f.Daftar Bil tidak dikemaskini. 9.3
DAFTAR ABB
Perbelanjaan yang tidak dijelaskan sehingga berakhir tahun kewangan
hendaklah didaftarkan di dalam Daftar ABB seperti di Lampiran 9-1.
114114
Bab 9 I AKAUN BELUM BAYAR
9.4 KELULUSAN KETUA PTJ
Bil/invois yang tidak diambilkira sebagai ABB pada akhir tahun kewangan
hendaklah mendapat kelulusan Ketua PTJ bagi tujuan pembayaran.
9.5 LANGKAH-LANGKAH UNTUK MENGELAKKAN ABB
a.Memastikan semua bil/invois/tuntutan dikemukakan dengan
segera dan menjelaskannya dalam tempoh 14 hari daripada tarikh
diterima.
b.Memastikan pembayaran kepada pihak ketiga dibuat dengan
kadar segera dalam tahun kewangan semasa.
c.Mengelakkan pembelian pada akhir tahun.
d.Menyemak dan mengemaskini Daftar Bil serta memastikan
tiada bil yang belum dijelaskan.
e.Mengambil tindakan segera ke atas cek batal/cek tamat tern poh.
f.Menghubungi Suruhanjaya Syarikat Malaysia
(SSM)/Jabatan Pendaftaran Negara (JPN) bagi tujuan mengesan
pembekal.
9.6 SYARAT PERMOHONAN PELARASAN ABB
Permohonan pelarasan ABB perlu dibuat dengan mematuhi syarat-syarat
berikut:
g.Tempoh ABB telah melebihi tiga (3) tahun.
h.Segala usaha telah diambil untuk membayar kepada
penerima tetapi gagal.
i.Tiada unsur-unsur penyelewengan.
AP 130 (a)
115115
Bab 9 I AKAUN BELUM BAYAR
9.7 PERMOHONAN PELARASAN ABB
9.7.1 Pelarasan ABB hendaklah mendapat kelulusan Bahagian Akaun, KPM.
9.7.2 Pengurus Sekolah perlu menyediakan tiga (3) salinan Permohonan
Pelarasan ABB seperti di Lampiran 9-2. Satu salinan disimpan oleh
pihak sekolah manakala dua (2) salinan lagi dikemukakan kepada
Ketua PTJ masing-masing untuk dipanjangkan ke Bahagian Akaun,
KPM iaitu:
a.salinan asal untuk Bahagian Akaun, KPM; dan
b.satu (1) salinan disimpan oleh Ketua PTJ.
9.7.3 Permohonan tersebut hendaklah disokong dengan salinan Laporan
Audit dan Penyata Kewangan Tahunan serta bukti segala usaha telah
diambil untuk menjelaskan bayaran. Contohnya surat-menyurat atau
bukti pos.
12.8 11NDAKAN SELEPAS KELULUSAN PELARASAN ABB
9.8.1 Amaun yang diluluskan untuk pelarasan ABB hendaklah diselaraskan
dalam tahun kelulusan diperolehi seperti berikut:-
c.Diambilkira sebagai pendapatan di dalam Penyata Pendapatan
Dan Perbelanjaan mengikut peruntukan yang berkenaan.
d.Mengurangkan amaun ABB dalam Kunci Kira-Kira.
9.8.2 Sekiranya terdapat tuntutan selepas pelarasan dilakukan, Pengurus
Sekolah boleh membuat pembayaran jika bukti yang munasabah dan
boleh diterima dikemukakan untuk menyokong tuntutan tersebut.
Bayaran mesti dibuat menggunakan peruntukan yang berkenaan.
116116
Bab 9 I AKAUN BELUM BAYAR
9.8.3 Daftar ABB hendaklah dikemaskini selepas:
a.tuntutan bayaran ABB dijelaskan.
b.kelulusan pelarasan ABB diperolehi.
444V
cl2cnmci.4xz4cnm_1_1hcY
m—Jm1:CdzxhdE4!—
CC44
COI—42m
—1hd42
Y
LCSI
cc0co20zxhe
WI—
1:C4
4co
CC0co20zxhCE41—
zI-
1—zmccWa.
z ,._m 2.4 cc
..c —4
cC40m4
2E-5>Z
cc0ea 20z
=E.4i_
m055z5
'Iw co 2 w o.
J_
118118118
Lampiran 9-2
PERMOHONAN PELARASAN AKAUN BELUM BAYAR
1.Nama dan a lamat pemiutang:
1.Mak lumat Perbe lan jaan:
3.Sila nyatakan sebab-sebab mengapa pembayaran tidak dijelaskan
(jika ruang tidak mencukupi sila sertakan lampiran).
1.Tindakan yang telah diambil untuk membuat bayaran:
1.Tandakan ( -NI ) dokumen sokongan yang disertakan:-
I I Salinan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah (telah diaudit) terkini
I I Salinan surat-menyurat kepada pembekal/pemiutang
I I Salinan surat daripada Suruhanjaya Syarikat Malaysia /Jabatan
Pendaftaran Negara (jika berkenaan)
Dokumen-dokumen lain yang berkaitan (sila nyatakan):
1.Adakah pegawai yang terlibat telah dinyatakan untuk tindakan
tatatertib; jika tidak berikan sebab-sebab. (jika berkaitan)
1.Saya memperakui bahawa maklumat yang diberi di atas adalah benar.
Tarikh:
Tandatangan dan cop
Pengetua/Guru Besar
Peruntukan/Subsidiari Amaun (RM) Tarikh Urusniaga
119119
Bab 10 I AKAUN BELUM TERIMA
10.1 PENDAHULUAN
Akaun Belum Terima (ABT) merupakan terimaan yang sepatutnya diterima
tetapi masih belum diterima sehingga berakhir tahun kewangan semasa dan
hendaklah diisytiharkan di dalam Penyata Kewangan.
10.2 PERKARA-PERKARA YANG MENYEBABKAN BERLAKUNYA AKAUN
BELUM TERIMA (ABT)
Perkara-perkara yang menyebabkan berlakunya Akaun Belum Terima (ABT)
adalah seperti berikut:
a.Bayaran-bayaran daripada murid yang tidak dapat dikutip
sehingga berakhir tahun kewangan semasa. Contoh: Bayaran
balik atas kehilangan buku teks.
b.Caj/sewaan yang tidak dapat dikutip dalam tahun kewangan
semasa. Contoh: sewa dewan, sewa kantin/kedai buku sekolah.
10.3 DAFTAR ABT
Pendapatan yang tidak diterima sehingga berakhir tahun kewangan hendaklah
didaftarkan di dalam Daftar ABT seperti di Lampiran10-1.
10.4 LANGKAH-LANGKAH BAGI MENGELAKKAN ABT
Pengurus Sekolah atau wakil yang diberi kuasa hendaklah mengambil tindakan
seperti berikut:-
(a) Menyemak Jadual Kedatangan Murid/Daftar Penghuni Asrama, Buku Resit
Murid dan Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat bagi memastikan
tiada tunggakan bayaran-bayaran daripada murid yang belum dikutip.
120120
Bab 10 I AKAUN BELUM TERIMA
b.Menyemak dokumen/daftar yang berkaitan dengan caj/
sewaan kantin/
lain-lain kemudahan dengan salinan Buku Resit Pejabat (RP.01) bagi
memastikan tiada tunggakan caj/ sewaan yang belum dikutip.
c.Menyemak resit pejabat dengan Buku Tunai bagi memastikan
setiap terimaan telah direkod.
d.Memastikan tuntutan pelarasan bantuan dibuat mengikut
tarikh yang telah ditetapkan.
e.Menghantar surat-surat peringatan dan sekurang-kurangnya
satu (1) Surat Berdaftar Akuan Terima (AR registered) kepada
penghutang seperti ibubapa, penyewa Kantin Sekolah, penyewa
Kedai Buku Sekolah dan lain-lain penghutang.
f.Melaporkan amaun ABT kepada mesyuarat Jawatankuasa
Kewangan dan Akaun di peringkat sekolah untuk tindakan susulan.
10.5 TINDAKAN UNTUK HAPUSKIRA
10.5.1 Semua ABT yang belum diterima selepas enam (6) tahun hendaklah
dilaporkan kepada Bahagian Kewangan, KPM melalui Ketua PTJ
dengan menggunakan format seperti di Lampiran 10-2.
10.6 TINDAKAN SELEPAS KELULUSAN HAPUSKIRA DIPEROLEHI
10.6.1 Amaun yang diluluskan untuk pelarasan ABT hendaklah diselaraskan
dalam tahun kelulusan diperolehi seperti berikut:-
g.Diambilkira sebagai perbelanjaan di dalam Penyata
Pendapatan Dan Perbelanjaan mengikut peruntukan yang
berkenaan.
h.Mengurangkan amaun ABT dalam Kunci Kira-Kira.
10.6.2 Daftar ABT hendaklah dikemaskini selepas kelulusan pelarasan ABT
diperolehi.
Z<I-<
I-eC
0
CIU)
=zd
Nm-1_1W
! Y
n
Raz
=
z*2E
laI-I-<2-1Q
i_-U)la
iceg2c)Z
xE<i-
z 0n Z
...-I - uj
i2EW1-
WZW
Z ,..,Q 2a 2 — <
0
1-mx0ZWa
< 2 < z
_1m
122122122
Lampiran 10-2
LAMPIRAN L
[ Arahan Perbendaharaan No. 328(b) ]
LAPORAN MENGENAI TUNGGAKAN HASIL/AKAUN BELUM TERIMA (ABT) YANG TIDAK BOLEH DIDAPATKAN
1.Nama dan alamat pihak yang kena membayar wang itu;
2.Untuk apakah wang yang kena bayar itu, jumlahnya, tarikh mula-mula dikenakan membayar wang itu kepada kerajaan;
3.Tarikh bil dihantar atau tarikh diberitahu tentang jumlah yang genap masanya untuk didapatkan balik wang itu;
4.Apakah tindakan yang telah diambil untuk mendapatkan bayaran semenjak bil dihantar atau bila diberitahu jumlah yang genap masanya untuk didapatkan. Jika tatacara memberi notis dan mendapatkan wang itu ditetapkan dalam undang-undang, adakah tatacara tersebut dipatuhi;
5.Nama dan jawatan pegawai yang bertanggungjawab memungut wang itu;
6.Nama dan jawatan pegawai yang bertanggungjawab selaku penyelia;
7.Sama ada kegagalan memungut disebabkan oleh kegagalan mematuhi sesuatu peraturan atau arahan atau sebab-sebab lain;
8.Sama ada tindakan tatatertib disyorkan terhadap seseorang pegawai. Jika tiada surcaj disyorkan, sebab-sebab hendaklah diberi;
9.Dalam tiap-tiap satu hal di mana nama seseorang pegawai disebut, nyatakan sama ada pegawai itu ialah seorang Pegawai Negeri atau Persekutuan, dalam jawatan tetap atau dalam perkhidmatan sementara.
i.Pegawai Persekutuanii.Jawatan Tetap
Tarikh :Tandatangan Pengetua
/Guru Besar
NamaJawatan • .Cop Sekolah :
123123
Ulasan dan Syor Pegawai Pengawal
Tarikh: Tandatangan Pegawai
Pengawal ( Ketua Setiausaha Kementerian )
Nama
Jawatan
Cop Jabatan :
124124
Bab 11 I PEROLEHAN11.1 PENDAHULUAN
11.1.1 Pengurus Sekolah bertanggungjawab sepenuhnya terhadap semua
perolehan yang menggunakan peruntukan daripada Kumpulan Wang
Sekolah.
Pengurus Sekolah hendaklah:-
a.mematuhi peraturan-peraturan perolehan yang berkuatkuasa;
b.membuat perancangan perolehan dengan bijak;
c.melaksanakan perolehan dengan teratur dan sempurna; dan
d.membuat kajian pasaran supaya harga bekalan/perkhidmatan
yang hendak diperolehi adalah berpatutan dan menguntungkan
kerajaan di samping memastikan perolehan tidak tertumpu kepada
pembekal tertentu selaras dengan prinsip-prinsip perolehan.
11.1.2 Perwakilan kuasa kepada Pengurus Sekolah hanya terhad kepada
perolehan melalui sebutharga dan pembelian terus sahaja.
11.2 JENIS-JENIS PEROLEHAN
Pada umumnya jenis perolehan di sekolah adalah seperti berikut:
11.2.1 Perolehan bekalan
Perolehan bekalan adalah perolehan barangan dan peralatan bagi
sesuatu aktiviti atau program seperti peralatan bantuan mengajar,
perabot, bekalan pejabat, bahan mentah dan pakaian.
125125
Bab 11 I PEROLEHAN11.2.2 Perolehan perkhidmatan
Perkhidmatan bermaksud khidmat tenaga manusiaatau
kepakaran/kemahiran untuk melaksanakan dan menyiapkan sesuatu
kerja tertentu. Bidang perkhidmatan yang dimaksudkan adalah
perkhidmatan bukan perunding seperti pengendalian kursus dan latihan,
penyenggaraan, dan pembaikan, pembersihan, penyewaan, pengurusan
bangunan dan pengendalian makanan.
11.2.3 Perolehan kerja
Perolehan kerja melibatkan pembinaan dan penyelenggaraan fizikal, is
juga merangkumi kerja-kerja mekanikal dan elektrikal.
11.3 KAEDAH PEROLEHAN
Sekolah boleh membuat perolehan melalui kaedah berikut:
a.Perolehan Melalui Kontrak Pusat
b.Pembelian Melalui Kontrak Pusat Sistem Panel
c.P e m b e l i a n Te r u s
d.S e b u t H a r g a
11.3.1 Pembelian Melalui Kontrak Pusat
Bekalan/perkhidmatan yang terdapat dalam kontrak pusat hendaklah
dibeli terus daripada pembekal yang disenaraikan dalam kontrak pusat.
Walau bagaimanapun, sekolah dibenarkan membeli di luar daripada
kontrak pusat sekiranya jumlah pesanan itu tidak mencapai had pesanan
minima yang ditetapkan dalam Pekeliling Kontrak Perbendaharaan bagi
barangan berkenaan.
126126
Bab 11 I PEROLEHANBekalan/perkhidmatan yang tidak disenaraikan dalam kontrak pusat,
pembelian hendaklah dibuat daripada pembekal yang mengenakan harga
y a n g b e r p a t u t a n d a n b e r k u a l i t i t e r t a k l u k k e p a d a n i l a i
bekalan/perkhidmatan tersebut.
11.3.2 Pembelian Melalui Kontrak Pusat Sistem Panel
a.Perolehan bagi item di bawah Kontrak Pusat
Sistem Panel
hendaklah diuruskan sendiri oleh setiap sekolah di kalangan
syarikat panel pembekal yang dilantik.
b.Tatacara bagi perolehan ditetapkan seperti berikut:
i.Perolehan bernilai di bawah RM50,000.00 setahun atau
dalam satu kontrak, sekolah dibenarkan melaksanakan
perolehan secara pembelian terus di kalangan mana-mana
syarikat panel pembekal yang dilantik;
ii.Perolehan melebihi RM50,000.00 sehingga
RM500,000.00 setahun atau dalam satu kontrak, hendaklah
diuruskan melalui kaedah sebut harga di kalangan syarikat panel
pembekal yang dilantik. Pemilihan syarikat panel pembekal
yang berjaya hendaklah diputuskan oleh Jawatankuasa
Sebut Harga;
iii.Perolehan melebihi RM500,000.00 setahun atau dalam
satu kontrak,hendaklah dirujuk kepada Bahagian Perolehan
dan Pengurusan Aset (BPPA) melalui Ketua PTJ;
iv.Kontrak formal hendaklah ditandatangani bagi kontrak
yang bernilai melebihi RM50,000.00 selaras dengan Arahan
Perbendaharaan (AP)176.1; dan
127127
Bab 11 I PEROLEHAN(v) Kajian pasaran yang berpatutan hendaklah dibuat supaya
perolehan yang hendak dilaksanakan adalah yang paling
sesuai dan menguntungkan. Kajian hendaklah mengambil kira
aspek kualiti, harga, kegunaan dan fakta-fakta lain yang
berkaitan.
c.Pengurus sekolah dikehendaki merujuk kepada Pekeliling Kontrak Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa bagi mengenalpasti item di bawah Kontrak Pusat Sistem Panel.
11.3.3 Pembelian Terus
d.Bekalan dan Perkhidmatan
Pembelian setiap jenis item yang melibatkan jumlah perbelanjaan
tahunan sehingga RM 50,000 boleh dibuat secara pembelian terus
dengan mana-mana pembekal yang berdaftar atau tidak berdaftar
dengan Kementerian Kewangan, sama ada bertaraf bumiputera atau
bukan bumiputera.
Walau bagaimanapun, kelulusan Ketua PTJ hendaklah diperoleh bagi semua perolehan melebihi RM20,000 setahun bagi setiap jenis item.
e.Kerja-kerja Rujuk Jadual 11.3.4 (b) :
Perolehan Kerja-kerja Kecil
SPP12/2007
128128
Bab 11 I PEROLEHAN11.3.4 Sebut Harga
Had Perolehan Mengikut Pekeliling Perbendaharaan
(a) Perolehan Bekalan/PerkhidmatanHad Nilai Perolehan Cara
Perolehan
Pembekal
i.Melebihi
RM50,000.00 hingga
RM100,000.00
setahun bagi setiap
jenis item.
Sebut Harga Lima (5) syarikat/pembekal
bertaraf bumiputra
yang
berdaftar dengan
Kementerian Kewangan.
i.Melebihi RM100,000
hingga RM500,000
setahun bagi setiap
jenis item.
Sebut Harga Lima (5) pembekal/syarikat
yang berdaftar dengan
Kementerian Kewangan.
i.Melebihi
RM500,000
setahun.
Tender
(Peringkat
Kementerian)
-
SPP5/2009
AP170.1
Jadual 11.3.4 (a): Perolehan Bekalan/Perkhidmatan
129129
Bab 11 I PEROLEHAN(b) Perolehan Kerja-kerja Kecil
Had bagi setiap jenis
kerja
Cara
Perolehan
Pembekal
i.tidak melebihi Lantikan
Kontraktor KelasFyang
RM20,000. Terus berdaftar denganPusat
Khidmat Kontraktor(PKK)
di bawah kepala dan sub
kepala yang berkaitan.
i.RM20,000 hingga
Secara Kontraktor KelasFdi
RM100,000 pusi ng an/ daerah/daerah terdekat
Perolehan kerja-kerja undian/Sebut yang berdaftar dengan PKKkecil/pembaikan Harga di bawah kepala dan sub
yang tidak mengubahstruktur asal
yang
berdasarkan Jadual
kepala yang berkaitan.
Kadar Harga
Kejuruteraan Awam.
iii.RM20,000 hinggaSebut Harga Kontraktor di daerah/daerah
RM200,000 terdekat yangberdaftar
Perolehan kerja-kerja
kecil yang
tidak
dengan PKK dalam kelas,
kepala dan sub kepala yang
mengubah struktur
dan yangtidak
mempunyai Jadual
berkaitan.
Kadar Kerja
Kejuruteraan Awam.
SPP2/2001
SPP12/2007
Jadual 11.3.4 (b): Perolehan Kerja-kerja Kecil
130130
Bab 11 I PEROLEHANc.Bagi kerja-kerja baru/kerja-kerja penyenggaraan, pembaikan,
ubah suai dan naik taraf yang melibatkan perubahan struktur asal
serta kerja-kerja elektrikal dan mekanikal hendaklah merujuk
kepada Jabatan Teknikal (Jabatan Kerja Raya (JKR) atau
Jabatan Pengairan dan Saliran(JPS)) selaras dengan AP182.
11.4 TATACARA PEROLEHAN
11.4.1 PERANCANGAN
Pengurus Sekolah hendaklah merancang perolehan mengikut keperluan
dengan mengambilkira jumlah peruntukan yang diterima serta mematuhi
perkara-perkara berikut:
d.perancangan perolehan dibincangkan
dalam Mesyuarat
Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun;
e.peruntukan adalah mencukupi setelah mengambilkira
Bil/Pesanan Sekolah yang belum dijelaskan.
11.4.2 PELAKSANAAN
(a) Pengurus Sekolah hendaklah memastikan:-
(i) semua perolehan perlu mematuhi peraturan, surat pekeliling
kewangan dan surat pekeliling perolehan KPM dibaca bersekali
dengan Arahan Perbendaharaan (AP), Pekeliling Perbendaharaan
(PP) dan Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP) yang
berkuatkuasa;
131131
Bab 11 I PEROLEHANii.kelulusan Ketua PTJ diperoleh bagi semua perolehan
melebihi RM20,000 setahun bagi setiap jenis item;
iii.permohonan perolehan bekalan/perkhidmatan untuk
setiap matapelajaran hendaklah dibuat melalui Ketua
Bidang/Panitia masing-masing;
iv.bekalan/perkhidmatan yang diterima menepati spesifikasi
yang ditetapkan; dan
v.bekalan yang diterima hendaklah direkod dalam
dokumen berkaitan. Rujuk pekeliling/Surat Pekeliling/garis
panduan yang sedang berkuatkuasa.
b.Sekiranya peraturan di para 11.3.1 tidak dapat dipatuhi,
pihak sekolah hendaklah mendapat kelulusan khas daripada
Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset (BPPA) melalui Ketua
PTJ.
c.Pengurus Sekolah hendaklahmemastikan pembekal
bertanggungjawab untuk mengambil tindakan mengganti/
menyelenggara bekalan/perkhidmatan yang mempunyai tempoh
jaminan/penyelenggaraan berjadual.
11.5 PROSES KERJA PEROLEHAN DI SEKOLAH
11.5.1 Pembelian Terus
(a) Permohonan untuk mendapatkan bekalan dan perkhidmatan
termasuk program yang menggunakan kertas kerja hendaklah
menggunakan Nota Minta seperti di Lampiran 11-1. Nota minta
disediakan oleh Guru Penolong Kanan/ Ketua Bidang/ Ketua Panitia/
132132
Bab 11 I PEROLEHANPenyelia Asrama/ Pembantu Tadbir dan diluluskan oleh Pengurus
Sekolah.
b.Semua perolehan hendaklah dibuat dengan menggunakan
Pesanan Sekolah (DKS 005) terus kepada pembekal yang terpilih.
c.Perolehan secara kontrak/perjanjian tidak perlu
menggunakan Pesanan Sekolah kecuali kontrak makanan
bermasak dan RMT.
d.Sekolah perlu menyelenggara satu Daftar Stok Buku
Pesanan Sekolah seperti di Lampiran 11-2. Sekolah dibenarkan
menggunakan baki helaian Pesanan Sekolah pada tahun berikutnya
tanpa perlu merekod semula dalam Daftar Stok Buku Pesanan
Sekolah.
e.Hanya Pengurus Sekolah sahaja boleh menandatangani
Pesanan Sekolah.
f.Borang Pesanan Sekolah hendaklah diisi dalam tiga (3)
salinan. Salinan asal (kuning) (Lampiran 11-3) dan salinan kedua
(merah jambu) (Lampiran 11-4) hendaklah diserah kepada
pembekal. Salinan asal hendaklah dikembalikan kepada
sekolah apabila bekalan/ perkhidmatan dibekalkan dengan
sempurna untuk tujuan pembayaran. Salinan ketiga (hijau) (Lampiran
11-5) pula ditinggalkan dalam buku pesanan untuk tujuan rujukan dan
pengauditan.
g.Pengurus Sekolah hendaklah memastikan Pesanan Sekolah
yang dikembalikan telah dilengkapkan oleh pembekal di
ruangan "Perakuan Mengenai Mutu" dengan tandatangan dan cop
pembekal beserta tarikh.
h.Pengurus Sekolah hendaklah memastikan pegawai
memperakui bekalan/perkhidmatan/kerja yang dipesan telah
diterima. Bekalan/
133133
Bab 11 I PEROLEHANperkhidmatan/kerja yang diterima hendaklah didaftarkan dan
disimpan melainkan bekalan untuk kegunaan terus seperti bahan
mentah masakan. Pengurus Sekolah tidak dibenarkan memperakui
penerimaan bekalan/ perkhidmatan/ kerja dalam pesanan sekolah
sebagai langkah kawalan dalaman.
i.Sekiranya senarai bekalan/perkhidmatan/ kerja yang dipesan
melebihi ruangan dalam borang pesanan sekolah, lampiran berasingan
boleh digunakan dengan diperakukan oleh Pengurus Sekolah.
Contoh format adalah seperti Lampiran 11-6.
j.Sekiranya dokumen asal Pesanan Sekolah hilang, Pengurus
Sekolah boleh mengeluarkan satu salinan fotostat yang diperakui
benar bagi menggantikan pesanan asal tersebut. Salinan yang telah
diperaku ini hendaklah dilampirkan bersama bil untuk bayaran dan satu
perakuan hendaklah diberi bahawa pesanan tersebut belum pernah
dibayar sebelumnya. Contoh perakuan adalah seperti berikut:
"Saya mengesahkan bahawa dokumen asal Pesanan Sekolah telah
didapati hilang dan saya memperakukan bahawa pembayaran
sebenarnya belum lagi dibuat dan jika dokumen asal Pesanan
Sekolah tersebut dijumpai, is tidak boleh digunakan untuk tujuan
pembayaran".
k.Pengurus Sekolah hendaklah memastikan salinan ketiga
Pesanan Sekolah yang ditinggalkan di dalam Buku Pesanan
Sekolah dicop `TELAH BAYAR' sebaik sahaja pembayaran dibuat.
134134
Bab 11 I PEROLEHAN11.5.2 Sebut Harga
(Tatacara Pengurusan Sebut Harga adalah berdasarkan AP 170 dan juga
SPP BiL 5 Tahun 2009)
A. Pengurusan Sebut Harga
a.Perolehan secara Sebut Harga yang melebihi RM50,000
hingga RM100,000 hendaklah dipelawa kepada sekurang-
kurangnya lima (5) pembekal/kontraktor yang berdaftar dengan
Kementerian Kewangan atau Pusat Khidmat Kontraktor (PKK)
/CIDB hendaklah menggunakan borang Lampiran Q seperti di
Lampiran 11-7.
b.Pihak Sekolah adalah dilarang memecah kecilkan nilai
bekalan bagi mengelakkan pelawaan sebut harga.
c.Pengurus Sekolah hendaklah mempamerkan
pemberitahuan sebut harga (Notis Sebut Harga) di papan
kenyataan awam sekolah masing-masing, selain daripada
mempelawa sebut harga kepada penyebut harga yang telah
dikenal pasti.
d.Tempoh sebut harga hendaklah sekurang-kurangnya tujuh (7)
hari berturut-turut dan pemberitahuan sebut harga hendaklah
sentiasa dipamerkan di papan kenyataan sepanjang tempoh
tersebut.
e.Kaedah pelawaan sebut harga hendaklah dilaksanakan sama
ada melalui pos berdaftar, pos laju atau serahan tangan.
f.Satu daftar hendaklah diselenggarakan untuk
mencatatkan senarai edaran sebut harga atau
pembuat/pembekal/kontraktor yang telah mengambil sendiri
dokumen sebut harga.
135135
Bab 11 I PEROLEHAN(g) Semua borang sebut harga hendaklah diberi nombor siri untuk
pengawalan.
(h) Satu penyebut harga hanya dibenarkan mengemukakan satu
tawaran sebut harga sahaja. Tawaran alternatif adalah tidak
dibenarkan.
(i) Pengurus Sekolah hendaklah mensyaratkan kepada penyebut
harga supaya mengemukakan tawaran harga dan tawaran
teknikal dalam dua (2) sampul surat yang berasingan dan berlakri
bagi bekalan dan perkhidmatan. Bagi sebut harga kerja memadai
tawaran dikemukakan dalam satu sampul surat berlakri sahaja.
(j) Notis Sebut Harga di papan kenyataan awam sekolah hendaklah
menyatakan:
i.Sekolah yang memanggil sebut harga;
ii.Tajuk sebut harga;
iii.Syarat kelayakan penyebut harga;
iv.Bidang/kelas/kepala/sub kepala/gred pendaftaran;
v.Tempat sebut harga perlu dihantar,
vi.Tarikh dan waktu tutup.
(k) Sebut harga hendaklah diterima, dibuka dan dijadualkan
sebagaimana yang dilaksanakan bagi tender mengikut AP 195,
196 dan 197.
B. Tempoh Sah Laku Sebut Harga
Tempoh sah laku tawaran sebut harga hendaklah tidak melebihi 90
hari dari tarikh tutup sebut harga bergantung kompleksiti sebut harga
yang dilaksanakan. Tempoh sah laku tawaran sebut harga tidak boleh
dilanjutkan. Jika tempoh sah laku tawaran telah tamat atau keputusan
136136
Bab 11 I PEROLEHANtidak dibuat dalam tempoh sah laku tawaran, sebut harga hendaklah
dipelawa semula.
C. Penerimaan Sebut Harga
(a) Peti Tawaran
i.Peti tawaran hendaklah disediakan dengan
dilabelkan tajuk/rujukan sebut harga, tarikh dan waktu
tawaran ditutup.
ii.Peti tawaran hendaklah dikunci dengan dua kunci
yang berbeza dan anak kuncinya hendaklah dipegang
secara berasingan oleh dua orang pegawai kanan sekolah.
iii.Sekolah hendaklah menyediakan anggaran harga
bagi setiap sebut harga dan memasukkannya ke dalam
peti tawaran sebelum tarikh tutup sebut harga.
iv.Peti tawaran hendaklah ditutup pada tarikh dan waktu
yang ditetapkan. Waktu sebut harga ditutup hendaklah
ditetapkan pada jam 12.00 tengah hari pada hari bekerja. Bagi
tawaran yang diterima melalui pos sebelum tarikh dan waktu
tutup, sekolah hendaklah memasukkan tawaran tersebut ke
dalam peti tawaran. Dokumen sebut harga yang lewat diterima
dari wak tu dan ta r ikh yang d i te tapkan t idak
bo leh dipertimbangkan.(b) Pembukaan Peti Tawaran
(i) Peti tawaran hendaklah dibuka secepat mungkin selepas
sebut harga ditutup.
SPP Bil5/2009
il■il■
137137
Bab 11 I PEROLEHAN(ii) Tawaran hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka
Sebut Harga yang dilantik secara bertulis oleh Pengurus
Sekolah. Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga hendaklah
terdiri daripada sekurang-kurangnya dua (2) pegawai yang
mana seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada
pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional. Bagi
sekolah yang tidak mempunyai pegawai Kumpulan
Pengurusan dan Profesional, sekolah boleh melantik
seorang pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional di
PPD bagi menganggotai Jawatankuasa Pembuka Sebut
Harga.
D. Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga
(a) Tugas-Tugas Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga
i.Membuka peti tawaran pada tarikh dan waktu
yang ditetapkan;
ii.Memberi nombor kod untuk setiap dokumen tawaran
sebut harga;
iii.Menandatangan ringkas pada lembaran yang
menyatakan harga dan pada apa-apa pindaan tulisan atau
ditaip bertindih dalam tawaran sebut harga;
iv.Merekod pada borang jadual sebut harga
dengan mencatatkan nama penyebut harga, kod
penyebut harga, harga yang ditawarkan, tempoh
siap/tempoh penyerahan dan menandatangan borang
tersebut;
138138
Bab 11 I PEROLEHANv.Memastikan bahawa tawaran harga dan tawaran
teknikal telah dikemukakan dalam dua (2) sampul surat
yang berasingan dan berlakri bagi bekalan dan
perkhidmatan. Bagi sebut harga kerja memadai tawaran
dikemukakan dalam satu (1) sampul surat berlakri sahaja;
dan
vi.Mengesahkan penyebut harga telah mengemukakan
semua dokumen yang diperlukan seperti dalam Senarai
Semakan.
(b) Penilaian Sebut Harga
vii.Semua sebut harga yang diterima hendaklah
dikaji dan dinilai sebelum syor dibuat kepada
Jawatankuasa Sebut Harga. Sebut harga yang paling
menguntungkan Kerajaan hendaklah disyorkan.
viii.Dalam penilaian sebut harga, perkara-perkara
seperti jangka masa siap, kadar harga, kekerapan
perkhidmatan, kawasan perlaksanaan, kos
penyelenggaraan untuk tempoh tertentu dan sebagainya
perlu diambil kira.
ix.Bagi semua sebut harga, jika perlu, nasihat
daripada Jabatan Teknik seperti JKR dan JPS atau
Agensi yang seumpamanya hendaklah diperoleh.
x.Penilaian sebut harga hendaklah disiapkan dalam
tempoh empat belas (14) hari dari tarikh diterima daripada
Urus Setia.
139139
Bab 11 I PEROLEHANE. Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga, Keahlian dan
Tugas Jawatankuasa
Pelantikan ahli Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga hendaklah
dibuat secara bertulis oleh Pengurus Sekolah.
(1) Penilaian Sebut Harga Bekalan Dan Perkhidmatan
Penilaian sebut harga bekalan/perkhidmatan hendaklah dibuat
oleh dua (2) jawatankuasa yang berasingan seperti berikut:
(a) Jawatankuasa Penilaian Teknikal
i.Keahlian Jawatankuasa Penilaian Teknikal
hendaklah tidak kurang daripada tiga (3) orang, iaitu
seorang pengerusi dan dua (2) orang ahli.
ii.Ahli-ahli Jawatankuasa Penilaian Teknikal
hendaklah terdiri daripada pegawai yang mahir,
berpengalaman dan berkelayakan tentang
barangan/perkhidmatan tersebut. Sekiranya Sekolah
tidak mempunyai kemahiran dalaman, kepakaran
dari Jabatan Teknik atau Jabatan lain boleh digunakan,
seperti JKR, JPS, Jabatan Kimia, Jabatan
Perkhidmatan Haiwan, MAMPU dan
sebagainya.
iii.Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah
membuat penilaian berasaskan kepada spesifikasi
perolehan dalam dokumen sebut harga. Penilaian
hendaklah dibuat berdasarkan dokumen-dokumen yang
dikemukakan, pernyataan pematuhan (statement of
compliance) dan/atau penilaian fizikal.
140140
Bab 11 PEROLEHAN
Walau bagaimanapun, maklumat dan teknologi semasa
mengenai barang/perkhidmatan tersebut boleh diambil
kira.
iv.Penilaian teknikal hendaklah dilaksanakan
secara bermesyuarat. Penilaian teknikal secara edaran
adalah tidak dibenarkan.
(b) Jawatankuasa Penilaian Harga
v.Keahlian jawatankuasa hendaklah tidak kurang
daripada dua (2) orang, iaitu seorang pengerusi dan
seorang ahli.
vi.Penilaian harga sesuatu sebut harga
hendaklah mengambil kira faktor-faktor seperti syarat
pembayaran, kadar pembayaran, tempoh, diskaun,
harga pasaran terbuka, keupayaan penyebut harga
dan sebagainya. Perbandingan antara satu tawaran
penyebut harga dengan tawaran penyebut harga yang
lain hendaklah dibuat berasaskan kepada faktor atau
unsur yang sama (equal footing).
vii.Penilaian bagi pembelian harta modal seperti
kenderaan, jentera berat, sistem maklumat dan lain-lain
hendaklah berdasarkan kepada prinsip tawaran harga
menyeluruh (total cost bid), yang bermaksud mengambil
kira harga barangan, alat ganti, latihan,
pentauliahan/pemasangan, jaminan, penyenggaraan dan
lain-lain.
141141
Bab 11 I PEROLEHAN(iv) Penilaian harga hendaklah dilaksanakan secara
bermesyuarat. Penilaian harga secara edaran adalah
tidak dibenarkan.
c.Bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan yang
tidak kompleks seperti perolehan pakaian sukan, kasut,
perabot, ubat, rangsum atau catuan basah/kering, beg,
alat tulis, peralatan pejabat dan sebagainya, memadai
sekolah menubuhkan satu Jawatankuasa Penilaian sahaja.
d.Proses penilaian sebut harga hendaklah disiapkan
dan dilaksanakan seboleh-bolehnya tidak melebihi tempoh
empat belas (14) hari dari tarikh tawaran sebut harga
dikemukakan kepada Jawatankuasa Penilaian.
e.Laporan penilaian hendaklah ditandatangan oleh
semua ahli Jawatankuasa.
2. Penilaian Sebut Harga Kerja
f.Penilaian sebut harga kerja hendaklah dibuat oleh satu
(1) Jawatankuasa Penilaian sahaja. Pelantikan ahli
Jawatankuasa hendaklah dibuat secara bertulis oleh
Pengurus Sekolah.
g.Penilaian sebut harga hendaklah dibuat oleh
satu Jawatankuasa yang dianggotai oleh tidak kurang
daripada tiga (3) orang pegawai. Salah seorang ahli
Jawatankuasa hendaklah seorang pegawai teknikal
dalam bidang kerja tersebut.
142142
Bab 11 I PEROLEHANc.Proses penilaian sebut harga hendaklah disiapkan
dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh tawaran sebut
harga diterima oleh Jawatankuasa Penilaian.
d.Laporan penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua
ahli Jawatankuasa.
3. Asas Penilaian Sebut Harga
(a) Asas-asas penilaian sebut harga termasuklah perkara-perkara
berikut:
i.Penyebut harga memenuhi kesemua syarat
yang dinyatakan dalam dokumen sebut harga.
ii.Keupayaan/kemampuan penyebut harga
seperti pengalaman kerja yang lepas, prestasi
kerja/kontrak semasa, projek yang sedang
dilaksanakan/dalam tangan.
iii.Analisa harga dengan mengambil kira
tempoh siap/penghantaran.
iv.Kemampuan kewangan hendaklah dinilai bagi
sebut harga bernilai melebihi RM200,000 hingga
RM500,000 dari segi modal minimum sekurang-
kurangnya 1.5% daripada anggaran harga sekolah.
Modal minimum hendaklah dalam bentuk aset mudah
cair iaitu campuran nilai positif purata baki akhir bulan
dalam penyata bulanan bank bagi tiga (3) bulan
terakhir termasuk deposit tetap, baki nilai
kemudahan kredit dan nilai kemudahan kredit
143143
Bab 11 PEROLEHAN
tambahan yang layak/akan diperoleh oleh penyebut
harga daripada bank atau institusi kewangan.
F. Penyediaan Kertas Taklimat Sebut Harga
1. Setelah laporan penilaian sebut harga diterima oleh Urus Setia
Sebut Harga, kertas taklimat sebut harga hendaklah
disediakan dengan maklumat-maklumat seperti berikut :-
a.Salinan borang/notis sebut harga;
b.Salinan spesifikasi sebut harga;
c.Jadual sebut harga;
d.Senarai syarikat yang telah dijemput dan syarikat
yang menjawab/tidak menjawab;
e.Salinan sijil
pendaftaran dengan
Kementerian
Kewangan/PKK/LP I PM/CI DB;
f.Laporan Penilaian Sebut Harga;
g.Kertas Perakuan/Taklimat Sebut Harga; dan
h.Maklumat berkaitan yang mungkin dikehendaki atau
yang disyaratkan oleh Jawatankuasa Sebut Harga.
G. Jawatankuasa Sebut Harga
1. Penubuhan Dan Keahlian Jawatankuasa Sebut Harga
i.Semua ahli Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah
dilantik secara bertulis berdasarkan Perwakilan Kuasa
Pegawai Pengawal Kementerian Pelajaran Malaysia Di
Bawah Arahan Perbendaharaan 11.
j.Keahlian jawatankuasa hendaklah terdiri
daripada sekurang-kurangnya tiga (3) orang pegawai
di mana
144144
Bab 11 I PEROLEHANseorang daripadanya hendaklah pegawai dari Kumpulan
Pengurusan dan Profesional.
(c) Pengerusi dan ahli Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah
dilantik atas nama jawatan secara tahunan/dua tahun
sekali. Pengerusi adalah Pengurus Sekolah dan Ahli
Jawatankuasa Sebut Harga pula hendaklah terdiri
daripada:
i.Sekolah Menengah — Ahli Jawatankuasa
terdiri daripada sekurang-kurangnya dua (2) orang
pegawai kanan sekolah.
ii.Sekolah Rendah — Ahli Jawatankuasa
terdiri daripada seorang pegawai kanan
sekolah dan seorang wakil JPN/PPD Kumpulan
Pengurusan dan Profesional.
(d) Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah bersidang secepat
mungkin supaya keputusan dapat dibuat dengan segera.
Jawatankuasa Sebut Harga seboleh-bolehnya hendaklah
bersidang dalam tempoh dua (2) minggu selepas penilaian
dibuat.
(e) Ahli Jawatankuasa Sebut Harga tidak boleh menganggotai
Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga atau mana-mana
Jawatankuasa Penilaian.
2. Pertimbangan Sebut Harga
(a) Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah menimbang sebut
ha rga dan memi l i h sebu t ha rga yang pa l ing
menguntungkan sekolah. Jawatankuasa Sebut Harga
145145
Bab 11 I PEROLEHANhendaklah berpuas hati semua penyebut harga telah diberi
peluang yang saksama.
b.Jawatankuasa Sebut
Harga
hendaklah
bersidang/bermesyuarat untuk memutuskan sebut harga.
Pertimbangan sebut harga secara edaran tidak
dibenarkan.
c.Perbincangan dan keputusan Jawatankuasa Sebut
Harga hendaklah dicatatkan dalam minit dan ditandatangani
oleh pengerusi dan ahli Jawatankuasa Sebut Harga. Asas-
asas pemilihan sebut harga hendaklah dicatatkan dengan
jelas.
d.Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah
sebulat suara. Keputusan yang tidak sebulat suara
dan/atau melebihi had nilai hendaklah dikemukakan
kepada Lembaga Perolehan Agensi yang berkenaan
untuk keputusan.
e.Sekiranya penilaian sebut harga tidak menepati
kriteria, Jawatankuasa boleh memanggil semula sebut
harga.
3. Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga
f.Setelah menerima keputusan Jawatankuasa Sebut
Harga, pesanan sekolah hendaklah dikeluarkan dengan
segera kepada pembuat/pembekal/kontraktor yang
berjaya.
g.Sekolah hendaklah mengadakan satu kontrak formal
bagi perolehan bekalan/perkhidmatan bermasa atau
perolehan kerja, yang mana berkenaan, untuk
ditandatangani selaras dengan AP 176.1(c).
146146
Bab 11 I PEROLEHANc.Bagi bekalan/perkhidmatan/kerja di mana kontrak
formal tidak sesuai, memadai pesanan sekolah
dikeluarkan. Walau bagaimanapun, dokumen sebut harga
hendaklah disertakan bersama pesanan sekolah supaya
kontraktor jelas mengenai obligasinya.
d.Keputusan muktamad Jawatankuasa Sebut
Harga hendaklah dipamerkan di papan kenyataan
sekolah dengan menyatakan nama syarikat yang
berjaya, harga tawaran dan tempoh siap/penghantaran
secepat mungkin selepas pesanan sekolah dikeluarkan.
11.5.3 Tender.
Tender dikendalikan oleh Bahagian Pembangunan, KPM dan Bahagian
Perolehan dan Pengurusan Aset, KPM.
11.6 TATACARA PEROLEHAN PERALATAN ICT DI PERINGKAT SEKOLAH
11.6.1 Pengurus Sekolah dibenarkan menggunakan peruntukan daripada
Kumpulan Wang SUWA, atau Kumpulan Wang Asrama tidak termasuk
peruntukan daripada Kerajaan untuk membuat perolehan peralatan ICT
dengan mendapat kelulusan Ketua PTJ.
11.6.2 Perolehan ICT yang memerlukan kelulusan teknikal termasuklah:
(a) Perkakasan ICT yang dimaksudkan merangkumi semua jenis alat-alat
input/output yang memerlukan CPU untuk beroperasi seperti
pencetak, pengimbas, smart board, kecuali alat ganti seperti papan
kekunci, tetikus, penggantian monitor rosak, barang habis guna
(contoh : disket, pendrive), aksesori (web cam) dan perabot komputer.
il■il■
SPK8/2010
147147
Bab 11 I PEROLEHANb.Perisian komputer merangkumi semua jenis pakej sedia ada (off -
the- shelf) untuk kegunaan tertentu dan seumpamanya. ( Contoh :
Sistem Perakaunan, Sistem Personel, Sistem Pengurusan
Inventori).
c.Talian Internet seperti talian streamyx dan talian broadband.
11.6.3 Pengurus Sekolah hendaklah memastikan peruntukan yang mencukupi
untuk membuat perolehan peralatan ICT dan melampirkan surat
kelulusan Ketua PTJ.
11.7 PERMOHONAN PEROLEHAN ICT
Pengurus Sekolah dibenarkan membuat perolehan peralatan ICT dengan
mendapat kelulusan teknikal daripada Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT)
serta mematuhi Surat Pekeliling/garis panduan yang sedang berkuatkuasa.
11.8 PEROLEHAN HARTA MODAL
Pengurus Sekolah dibenarkan menggunakan peruntukan daripada Kumpulan
Wang Kerajaan, Kumpulan Wang SUWA atau Kumpulan Wang Asrama untuk
membuat perolehan harta modal dengan mematuhi pekeliling yang sedang
berkuatkuasa.
Bagi perolehan yang menggunakan peruntukan Kumpulan Wang SUWA,
Sekolah perlu mendapatkan kelulusan Ketua PTJ sebelum perolehan dilakukan.
148148
Lampiran 11-1NOTA MINTA
Rujukan: Tarikh :
Kepada : Pengetua/Guru Besar Sekolah:
Daripada :
Permohonan Mendapatkan Bekalan Peralatan Bagi Tahun
Berhubung dengan perkara tersebut di atas, diharap dapat tuan meluluskan permohonan mendapatkan bekalan seperti berikut:-
Bil PerihalBarang Kuantiti
Harga/UnitAnggaran
HargaTarikh
Diperlukan
Catatan olehPengetua/Guru
Besar
Peruntukan dikenakan
Baki Peruntukan Semasa : RM
Sekian, Terima kasihPermohonan di atas
Yang Benar Diluluskan/tidak diluluskan
T.T Pemohon T.T Pengetua/Guru Besar
( Nama ) ( Nama )
Tarikh: Tarikh
caltiti0
2cz
al
CnCO CZ
Zcac
, cr) 0a c ci— a a)
o_Z<<D—1111
Eal
id3alal
-a —J a ,l o_NNN
EN
z
.=8_a
E o
al co coE±
Z
— ,.
,— 0
_c -c N al= 2
z
_ccali-
12FciiiI—
-Ealiti3al _c —J
N ,ON
-aa
ENZ
iT)
8-a E o Z
Na)a)
1•—Lca
_c -c N al= 2
z
-ccali-
No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(22)No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(22)No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(22)
(DKS 005)KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
PESANAN SEKOLAH
ASALHendaklah dikembalikan dengan invois
tuan kepada
(Cop Nama & Alamat Sekolah)
Pesanan ini akan dibatalkan jika barang-barang tidak diterima sebelum tarikh
yang tersebutNo.
Nama Sekolah :
KepadaSila bekalkan baranq-baranq
yang tersebut di bawahini kepada
laksanakan kerja untuk
pada atau sebelum
No. Perihal Kuantiti
Harga Seunit DanDiskaun Harga Bersih
RM Sen RM Sen
BUAT SATU GARISAN DI BAWAH ITEM PESANANI YANG TERAKHIR
,..5.L.
Jumlah(dalam perkataan) : Ringgit Malaysia
Jumlah
Jenis Peruntukan dikenakan :Saya mengesahkan bahawa peruntukan mencukupi sebelum pesanan ini dikeluarkan TandatanganRujukan Nota Minta :
JawatanRujukan Kontrak Perbendaharaan :
Tarikh
:
:
•.
PEMBAYARAN TIDAK AKAN DIBUAT JIKA PERAKUAN MENGENAI MUTU TIDAK DIPENUHKAN ATAU JIKANASKAH INI TIDAK DIKEMBALIKAN
Saya mengikut
Tarikh
PERAKUAN MENGENAI MUTU(Hendaklah dipenuhkan oleh Pembekal)
memperakui bahawa saya telah membekalkan barang-barang * atau telah melaksanakan
*surat saya / tuan bertarikh
kerja yang tersebut di atas
Tandatangan dan Cop Pembekal
Saya
Tarikh
*Potong
memperakui bahawa *(1) barang-barang/*disimpan dan
*(2) kerja yang dibutirkan
:
PERAKUAN(Hendaklah dipenuhkan oleh sekolah)
yang dipesan di atas telah diterima didaftarkan dalam (no.rujukan)
di atas telah dilaksanakan
Jawatan
dan *dikeluarkan untuk terus digunakan
Tandatangandengan memuaskan.
penerima:
mana yang tidak berkenaan•.
No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(22)No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(22)
(DKS 005)KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
PESANAN SEKOLAH
PENDUAHendaklah disimpan oleh Pembekal
(Cop Nama & Alamat Sekolah)
Pesanan ini akan dibatalkan jika barang-barang tidak diterima sebelum tarikh
yang tersebutNo.
Nama Sekolah :
KepadaSila bekalkan barang-baranq
yang tersebut di bawahini kepada
laksanakan kerja untuk
pada atau sebelum
No. Perihal Kuantiti
Harga Seunit DanDiskaun Harga Bersih
RM Sen RM Sen
..'.
BUAT SATU GARISAN DI BAWAH ITEM PESANAN YANG TERAKHIRJumlah (dalam perkataan) : Ringgit Malaysia
Jumlah
Jenis Peruntukan dikenakan :Saya mengesahkan bahawa peruntukan mencukupi sebelum pesanan ini dikeluarkan TandatanganRujukan Nota Minta :
JawatanRujukan Kontrak Perbendaharaan :
Tarikh
:
:
•.
PEMBAYARAN TIDAK AKAN DIBUAT JIKA PERAKUAN MENGENAI MUTU TIDAK DIPENUHKAN ATAU JIKANASKAH INI TIDAK DIKEMBALIKAN
Saya mengikut
Tarikh
PERAKUAN MENGENAI MUTU(Hendaklah dipenuhkan oleh Pembekal)
memperakui bahawa saya telah membekalkan barang-barang * atau telah melaksanakan
*surat saya / tuan bertarikh
kerja yang tersebut di atas
Tandatangan dan Cop Pembekal
Saya
Tarikh
*Potong
memperakui bahawa *(1) barang-barang/*disimpan dan
*(2) kerja yang dibutirkan
:
PERAKUAN(Hendaklah dipenuhkan oleh sekolah)
yang dipesan di atas telah diterima didaftarkan dalam (no.rujukan)
di atas telah dilaksanakan
Jawatan
dan *dikeluarkan untuk terus digunakan
Tandatangan
dengan memuaskan.
penerima
:
mana yang tidak berkenaan•.
No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(22)
(DKS 005)KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
PESANAN SEKOLAH
PENIGADitinggalkan dalam Buku Pesanan
(Cop Nama & Alamat Sekolah)
Pesanan ini akan dibatalkan jika barang-barang tidak diterima sebelum tarikh
yang tersebutNo.
Nama Sekolah :
KepadaSila bekalkan barang-baranq
yang tersebut di bawahini kepada
laksanakan kerja untuk
pada atau sebelum
No. Perihal Kuantiti
Harga Seunit DanDiskaun Harga Bersih
RM Sen RM Sen
'•,:
BUAT SATU GARISAN DI BAWAH ITEM PESANAN YANG TERAKHIR
....r-
•'''
_-
Jumlah (dalam perkataan) : Ringgit Malaysia
Jumlah
Jenis Peruntukan dikenakan :Saya mengesahkan bahawa peruntukan mencukupi sebelum pesanan ini dikeluarkan TandatanganRujukan Nota Minta :
JawatanRujukan Kontrak Perbendaharaan :
Tarikh
:
.•.
Saya sahkan bahawa salinan asal pesanan ini telah ditandatangan oleh Penerima.
Saya sahkan bahawa butir-butir dalam pesanan asal adalah sama dengan butir-butir
dalam salinan peniga.
Pegawai yang menyediakan baucar
LAMPIRAN 11-6PESANAN SEKOLAH (LAMPIRAN)
Tarikh
No. Pesanan •
Pembekal
No. Perihal Kuantiti Harga Seunit
Dan Diskaun
Harga Bersih
RM Sen RM Sen
JUMLAH
Disahkan oleh,
(t.t Pengurus Sekolah)
154154154
Lampiran 11-7LAMPIRAN Q
(ARAHAN PERBENDAHARAAN 170)
Bila menjawab sila nyatakan nombor ini
No. Sebut Harga
(Kew. 284 - Pin. 5/94)KERAJAAN MALAYSIA
NEGERI
SEBUT HARGA UNTUK BEKALAN BARANG-BARANG/PERKHIDMATAN
Kepada (Nama Syarikat)
No. Telefon •
No. Pendaftaran dengan Kementerian Kewangan
Kod Bidang Pendaftaran yang relevan dengan pembelian ini
Pelawaan sebut harga dikeluarkan oleh Kementerian/Jabatan (Alamat Iengkap)
No. Telefon.
Tarikh:
1. Sila beri sebut harga untuk bekalan barang-barang/perkhidmatan yang disenaraikan di bawah tertakluk kepada syarat-syarat yang ditetapkan:-
1.1 Syarat Penyerahan/Penyempurnaan
1.2 Tarikh Penyerahan/Penyempurnaan dikehendaki
1.3 Arahan Pengiriman
1.4 Sebut harga hendaklah dimasukkan ke dalam suatu sampul berlakri dan bertanda No. Sebut Harga
1.5 Sebut harga hendaklah dimasukkan ke dalam peti tawaran yang berkenaan di alamat di atas tidak lewat pada jam 12.00 tengahari hb.
1.6 Tempoh sah laku sebut harga hendaklah hariselepas tarikh tutup.
Tarikh • Tandatangan •
Nama Pegawai
Jawatan •
155155
Bil.Perihal bekalan/ perkhidmatan dan Syarat-syarat Khas
UnitUkuran
Kuantiti/Kelekapan
Kadar(RM)
Harga(RM)
Untuk Diisi oleh JabatanUntuk diisi olehPenyebut Harga
Tarikh Penyerahan/ Penyempurnaan ditawarkan
Sila sertakan sesalinan Sijil Pendaftaran dengan Kementerian Kewangan
JUMLAH
i.Harga yang ditawarkan adalah harga bersih; dan
ii.Tarikh penyerahan/penyempurnaan ialah
Saya/Kami dengan ini menawarkan untuk membekalkan bekalan/perkhidmatan di atas dengan harga dan syarat-syarat yang ditunjukkan di atas dengan tertakiuk kepada syarat-syarat di atas dan di belakang ini.
TandatanganPenyebut Harga •
Nama dan K/P •
Alamat Syarikat •
Tarikh •
Mustahak - Lihat Syarat-syarat Am Di Belakang
156156
SYARAT-SYARAT AM
Tertakluk kepada apa-apa syarat khas yang ditetapkan di tempat lain dalam pelawaan ini, syarat-syarat am yang berikut hendaklah dipakai, melainkan setakat mana syarat-syarat am itu ditolak atau diubah dengan khususnya oleh penyebut harga.
1. KEADAAN BARANG
Semua barang yang dibekalkan hendaklah tulen, baru dan belum digunakan.
2. HARGA
Harga yang ditawarkan hendaklah harga bersih termasuk semua diskaun dan kos tambahan yang berkaitan.
3. SEBUT HARGA SEBAHAGIAN
Sebut harga boleh ditawarkan bagi semua bilangan item atau sebahagian bilangan item.
4. BARANG SETARA
Sebut harga boleh ditawarkan bagi barang setara yang sesuai dengan syarat butir-butir penuh diberi.
5. PENYETUJUAN
i.Kerajaan tidak terikat untuk setuju terima sebut harga yang terendah atau mana-mana sebut harga.
ii.Setiap butiran akan ditimbangkan sebagai satu sebut harga yang berasingan.
6. PEMERIKSAAN
iii.Kerajaan sentiasa berhak melantik pegawai untuk memeriksa dan menguji bekalan itu semasa tempoh pembuatan atau pada bila-bila masa lain sebelum penyerahan bekalan tersebut; dan
iv.Penyebut harga hendaklah memberi kemudahan pemeriksaan atau pengujian apabila dikehendaki.
7. PERAKUAN MENYATAKAN SPESIFIKASI TELAH DIPATUHI
Penyebut harga dikehendaki memperakui bahawa bekalan/perkhidmatan_yang dibekalkan oleh mereka adalah mengikut spesifikasi atau piawai (jika ada) yang dinyatakan di dalam pelawaan ini.
8. PENOLAKAN
(i) Barang yang rendah mutunya atau yang berlainan daripada bekalan yang telah dipersetujui sebut harganya boleh ditolak;
157157
ii.Apabila diminta penyebut harga hendaklah menyebabkan barang-barang yang ditolak itu dipindahkan atas tanggungan dan perbelanjaannya sendiri, dan is hendaklah membayar balik kepada Kerajaan segala perbelanjaan yang telah dilakukan mengenai bekalan yang ditolak itu; dan
iii.Fasal-kecil (i) dan (ii) di atas ini tidaklah memudaratkan apa-apa hak Kerajaan untuk mendapatkan ganti rugi kerana kegagalan memenuhi obligasi kontrak.
9. PENGIKLANAN
Tiada apa-apa iklan mengenai persetujuan terhadap mana-mana sebut harga boleh disiarkan dalam mana-mana akhbar, majalah, atau lain-lain saluran iklan tanpa kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan Negeri terlebih dahulu.
10. TAFSIRAN
Sebut harga ini dan apa-apa kontrak yang timbul daripadanya hendaklah diertikan mengikut dan dikawal oleh undang-undang Malaysia, dan penyebut harga bersetuju tertakluk hanya kepada bidang kuasa Mahkamah Malaysia sahaja dalam apa-apa pertikaian atau perselisihan jua pun yang mungkin timbul mengenai sebut harga ini atau apa-apa kontrak yang timbul daripadanya.
11. INSURANS
Tiada apa-apa insurans atas barang dalam perjalanan daripada negeri pembekal atau dalam Malaysia dikehendaki dimasukkan ke dalam sebut harga.
BARANG-BARANG EX-STOK ATAU BARANG-BARANG KELUARANMALAYSIA
12. CUKAI
Harga yang ditawarkan adalah diertikan sebagai termasuk cukai jika berkenaan.
13. PEMBUNGKUSAN
iv.Harga yang ditawarkan adalah diertikan sebagai termasuk belanja bungkusan dan belanja pembungkusan; dan
v.Apa-apa kerugian atau kerosakan akibat bungkusan atau pembungkusan yang tidak mencukupi atau yang cacat, hendaklah diganti oleh penjual.
14. PENGENALAN
Nama pembuat, jenama, nombor perniagaan atau nombor katalog dan negeri tempat asal barang itu, jika berkenaan, hendaklah ditunjukkan.
BARANG DIPESAN DARI LUAR MALAYSIA
15. CUKAI
158158
Harga tawaran hendaklah diertikan sebagai termasuk semua cukai dan unsur-unsur cukai adalah dikehendaki ditunjukkan berasingan.
16.MATA WANG
Sebut harga hendaklah dinyatakan dalam Ringgit Malaysia (RM).
17.PEMBUNGKUSAN
i.Barang hendaklah dibungkus dengan sesuai untuk dieksport ke Malaysia melainkan jika mengikut norma perdagangan bekalan itu dieksport dengan tidak membungkus;
ii.Harga yang ditawarkan adalah diertikan sebagai termasuk belanja bungkusan dan belanja pembungkusan; dan
iii.Apa-apa kerugian atau kerosakan akibat bungkusan atau pembungkusan yang tidak mencukupi atau cacat hendaklah diganti oleh penyebut harga.
BAB 11 - PEROLEHAN
TAJUK : 11.1 PROSES PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN (PEMBELIAN TERUS)
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
Tentukan bekalan / perkhidmatan yang hendak diperolehi.
Tetapkan spesifikasi (kuantiti, kualiti, d11).
Tentukan jenis bekalan yang hendak diperolehi.
Dapatkan kelulusan perolehan daripada pihak yangberkenaan. (melibatkan perolehan harta modal dan harta modal ICT sahaja)
Terus kepada proses seterusnya. (sekiranya kelulusan diperolehi)
Guru Panitia /Pembantu
Tadbir
Guru Panitia /Pembantu
Tadbir
Guru Panitia /Pembantu
Tadbir
Guru Panitia /PembantuTadbir &PengurusSekolah
Mula
♦Tentukan bekalan /perkhidmatan yanghendak diperolehi
Tetapkan spesifikasi
II,
Ya
4 1 1 1 1 1
Peralatan HartaModal
ICT? TidakYa
Tidak
AE )
Dapatkan kelulusanPegawai Pengawal
Dapatkan kelulusanJPICT JPN
Tidak
Tamat
BAB 11 - PEROLEHAN
TAJUK : 11.1 PROSES PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN (PEMBELIAN TERUS)
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
Pastikan had nilai bekalan/perkhidmatan yang hendak diperolehi.
Mohon kelulusan daripada Ketua PTJ bagi perolehan melebih RM20,000
Pinda perolehan dengan mengulangi proses kedua atau batalkan perolehan. (sekiranya kelulusan tidak diperolehi)
Sediakan Pesanan Sekolah. (sekiranya kelulusandiperolehi)
Tentukan samada item bekalan/perkhidmatan dibawah kontrak pusat atau tidak.
Keluarkan Pesanan Sekolah kepada pembekal terpilih atau pembekal yang telahditentukan dalam kontrak pusat.
Guru Panitia /Pembantu
Tadbir
Guru Panitia /PembantuTadbir &
PengurusSekolah
Guru Panitia /Pembantu
Tadbir
PembantuTadbir
PembantuTadbir
PengurusSekolah
AD
1
Pastikan had nilai p e r o l e h a n
Amaun
Yaa RM20,000
•
Tidak
Mohon kelulusanKetua PTJ
Ya
• Tidak
Sediakan PesananSekolah
Pinda/Bata) perolehan
KontrakYa
Pusat?Tidak
•Pembelian melalui
kontrak [mat
Keluarkan PesananSekolah kepada
pembekal
1B
BAB 11 - PEROLEHAN
TAJUK : 11.1 PROSES PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN (PEMBELIAN TERUS)
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
Semak bekalan/perkhidmatan yang telah diterima.
Kembalikan bekalan kepada pembekal / minta pembekal sem purnakan perkhidmatan. (sekiranya bekalan tidak mengikut spesifikasi)
Pastikan pembekal menandatangan perakuan mengenai mutu dalam ruang salinan asal Pesanan Sekolah yang dikembalikan.
Sahkan pesanan yang diterima dengan menandatangan pada ruang perakuan terima barang.
Daftar dan simpan barang- barang yang diterimamelainkan barang-barang untuk kegunaan terus seperti bahan mentah masakan
Pastikan pembekal mengemukakan bil/invois untuk tujuan bayaran.
Pegawai yangmemesan
Pegawai yangmemesan
Pegawai yangmemesan
Pegawai yangmemesan
Pegawai yangmemesan
Pegawai yangmemesan
d i t e r i m a
, . . )
Semak bekalan /perkhidmatan yang
diterima
•
Tidak Pembekal
Ya
Pastikan pembekalmenandatanganperakuan mutu
•Sahkan pesanan yang
•Daftar dan simpan
bekalan/aset
•Pastikan pembekal
m e n g e m u k a k a nhil/invnic
•
Tamat
BAB 11 - PEROLEHAN
TAJUK : 11.2 PROSES PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN (SEBUT HARGA)
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
Mula
V
Pamerkan pemberitahuan sebut harga (Notis Sebut
PengurusSekolah
Pamer Notis Sebut Harga
Harga) di papan kenyataan awam sekolah masing-masing.
Ilr
Pelawa sebut harga kepada penyebut harga yang telah dikenal pasti.
PengurusSekolah
Pelawa Sebut Harga
Catat senarai edaran sebutUrusetia Sebut
l i r 3 .harga atau pembuat /pembekal / kontraktor yang telah mengambil sendiri dokumen sebut harga di dalam satu (1) daftar.
harga Catat senarai edaran sebutharga
Sediakan peti tawaran dengan Urusetia Sebut
dilabelkan tajuk/rujukan sebut harga, tarikh dan waktu tawaran ditutup dan dikunci dengan dua (2) kunci yang berbeza dan anak kuncinya hendaklah dipegang secara berasingan oleh dua (2) orang pegawai kanan sekolah
Harga Sedia peti tawaran sebutharga
Sediakan anggaran harga bagi Pengurus
setiap sebut harga SekolahSedia anggaran
harga1
Masukkan anggaran harga ke Urusetia Sebut Masukkan anggaran harga
dalam peti tawaran sebelum tarikh tutup sebut harga.
Harga ke dalam peti tawaran sebutharga
Tutup peti tawaran pada tarikh Urusetia Sebut lir
Tutup peti tawaran sebuthargadan waktu yang ditetapkan.
Waktu sebut harga ditutup hendaklah ditetapkan pada jam
Harga
Ilr
12.00 tengah hari pada hari bekerja.
A
BAB 11 - PEROLEHAN
TAJUK : 11.2 PROSES PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN (SEBUT HARGA)
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
A
lir
Buka peti tawaran secepat Jawatankuasa Buka peti tawaran sebut
mungkin pada tarikh dan waktu yang ditetapkan.
Pembuka SebutHarga
harga
Beri nombor kod untuk setiapJawatankuasa •
dokumen tawaran sebut harga yang diterima.
Pembuka SebutHarga
Bed nombor kod
Tandatangan ringkas pada lembaran yang menyatakan Jawatankuasa
•
harga dan pada apa-apa pindaan tulisan atau ditaip bertindih dalam tawaran sebut harga
Pembuka SebutHarga
Tandatangan ringkas
Rekod nama penyebut harga, kod penyebut harga, harga
JawatankuasaPembuka Sebut •
Rekod maklumat dalam
yang ditawarkan, tern pohsiap/tempoh penyerahan
dalam borang jadual sebut harga dan tandatangan borang tersebut.
Harga Borang Jadual Sebut Harga
Asingkan sampul tawaran harga dan tawaran teknikal. Jawatankuasa
Pembuka Sebut Asing sampul tawaranBagi sebut harga kerja,tawaran dikemukakan dalam satu (1) sampul surat berlakri sahaja.
Harga harga dan tawaran teknikal.
Sahkan penyebut harga telah Jawatankuasa •
mengemukakan sem ua Pembuka Sebut Sahkan dokumen yang
dokumen yang diperlukan seperti dalam Senarai
Harga dikemukakan oleh penyebut h a r g a .
Semakan.
BAB 11 - PEROLEHAN
TAJUK : 11.2 PROSES PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN (SEBUT HARGA)
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
Buat penilaian harga dan teknikal ke atas semua sebut harga yang diterima.
Sedia dan tandatangan laporan penilaian harga dan teknikal.
Sedia dan tandatangan kertas taklimat sebut harga setelah laporan penilaian sebut harga diterima.
Adakan mesyuarat bagi menimbang sebut harga yang dikemukakan oleh penyebut harga.
Pilih sebut harga yang paling menguntungkan sekolah.
Catat perbincangan dan keputusan Jawatankuasa Sebut Harga dalam minit dan ditandatangani. Asas-asas pemilihan sebut harga hendaklah dicatatkan dengan jelas
AhliJawatankuasaPenilaian Sebut
Harga
AhliJawatankuasaPenilaian Sebut
Harga
Urusetia SebutHarga
JawatankuasaSebut Harga
JawatankuasaSebut Harga
JawatankuasaSebut Harga
Buat penilaian sebut harga
Kerja /pedthidmatanBekalan
atauBekalan I
oerkhidmat
•
kerja?
•Sedia dan
tandatangan laporanpenilaian sebut harga
Sedia dan tandatanganlaporan penilaian harga
dan teknikal
I I
•Sedia kertas taklimat sebut
harga
Adakan mesyuarat
•Pilih sebut harga paling
menguntungkan
Catat dan tandatangan minit
mesvuarat
BAB 11 - PEROLEHAN
TAJUK : 11.2 PROSES PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN (SEBUT HARGA)
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
Keluarkan Pesanan Sekolah kepada penyebut harga terpilih
Semak bekalan/perkhidmatan yang telah diterima.
Kern balikan bekalan kepada pembekal / minta pembekal sem purnakan perkhidmatan. (sekiranya bekalan tidak mengikut spesifikasi)
Pastikan pembekal menandatangan perakuan mengenai mutu dalam ruang salinan asal Pesanan Sekolah yang dikembalikan.
Sahkan pesanan yang diterima dengan menandatangan pada ruang perakuan terima barang.
Daftar dan simpan barang- barang yang diterimamelainkan barang-barang untuk kegunaan terus seperti bahan mentah masakan
Pastikan pembekal mengemukakan bil/invois untuk tujuan bayaran.
PengurusSekolah
Pegawai yangmemesan
Pegawai yangmemesan
Pegawai yangmemesan
Pegawai yangmemesan
Pegawai yangmemesan
Pegawai yangmemesan
0lir
Keluarkan PesananSekolah kepada
pembekal
•Semak bekalan /
perkhidmatan yangditerima •
M e n g i k u t T i d a k Pembekal
Ya
Pastikan pembekalmenandatanganperakuan mutu
•Sahkan pesanan yang
diterima
•Daftar dan simpan
bekalan/aset
•Pastikan
pembekalmenngemukakan
bil/invois
•[
Tamat
166166166
Babl2 I PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN
12.1 PENDAHULUAN
Pengurusan aset alih wajar diberi keutamaan oleh sekolah kerana is adalah
aspek penting dalam pengurusan kewangan sekolah. Sekolah hendaklah
memastikan pengurusan aset alih kerajaan dilaksanakan secara teratur, cekap
dan berkesan mengikut tatacara yang telah ditetapkan.
12.2 DEFINISI
12.2.1 Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah
kawalan Kerajaan yang dibeli atau yang disewa bell dengan wang
Kerajaan, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi
melalui proses perundangan.
12.2.2 Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke
satu tempat lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali
dengan bangunan.
12.3 JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN
12.3.1 Sekolah hendaklah menubuhkan satu Jawatankuasa Pengurusan Aset
Alih Kerajaan (JKPAK) yang dipengerusikan oleh Pengurus Sekolah
untuk menyelaras pelaksanaan pengurusan aset alih.
12.3.2 Mesyuarat JKPAK perlu diadakan sekurang-kurangnya satu (1) kali
dalam tempoh tiga (3) bulan dan hasil mesyuarat hendaklah dilaporkan
kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun Sekolah.
Agenda Mesyuarat JKPAK merangkumi:
167167
Babl2 I PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN
a.Kedudukan semasa Aset Alih Kerajaan
b.Laporan Hasil Pemeriksaan Aset
c.Laporan Tindakan Pelupusan
d.Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib; dan
e.Masalah-masalah berkaitan dengan pengurusan aset.
12.3.3 Pengurus Sekolah bertanggungjawab menamakan pegawai-pegawai
yang hendak dilantik oleh Pegawai Pengawal melalui PPD ke JPN dan
seterusnya kepada Kementerian:
f.Seorang Pegawai Aset
g.Dua (2) orang Pegawai Pemeriksa
h.Dua (2) orang Lembaga Pemeriksa (KEW PA-15)
12.4 PELAKSANAAN PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN
Semua sekolah dikehendaki mematuhi Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun
2007 berkaitan dengan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan. Penggunaan
tatacara ini juga tertakluk kepada pekeliling, surat pekeliling dan garis panduan
yang sedang berkuatkuasa.
168168
Babl3 I PENGURUSAN STOR13.1 PENDAHULUAN
Sistem pengurusan stor yang cekap dan berkesan perlu bagi memastikan
pengawasan, penggunaan, pembaikan serta pergerakan stok kerajaan adalah
teratur dan selamat.
13.2 DEFINISI
13.2.1 STOR
Stor ialah tempat bagi melaksanakan penerimaan, perekodan,
penyimpanan, penyelenggaraan, pengendalian dan pengeluaran stok.
13.2.2 STOK
Stok bermaksud barang-barang belum guna dan perlu disimpan untuk
tu juan operas i a tau penye lenggaraan te rmasuk beka lan
pejabat, ubat-ubatan, alat ganti, keselamatan, makmal, bengkel,
dokumen atau buku yang dikawal dan sebagainya.
13.2.3 BEKALAN PEJABAT (BARANG GUNAHABIS)
Bekalan pejabat terdiri daripada semua barang yang mana setiap
satunya bernilai rendah dan t idak ekonomik untuk dikesan
penempatannya secara satu persatu. Antara contoh bekalan pejabat
adalah :-
a.alat tulis cth: kertas, pen, pensil
b.peralatan sukan cth : bola tangkis, bola hoki
c.peralatan makmal cth : tabung uji, kanta pembesar
d.alatan keperluan Kemahiran Hidup cth : kayu, bateri,
e.testpen, sudu, garpu
f.buku rujukan guru
Pekeliling Perkhidmatan Bil 5/2007
169169
Babl3 I PENGURUSAN STOR13.2.4 PENGURUSAN KAWALAN STOK
Kawalan Stok adalah bertujuan memastikan stok pada paras keperluan
yang sesuai dapat disediakan untuk memenuhi keperluan pelanggan
pada setiap masa. Bagi tujuan tersebut penggunaan ruang simpanan,
kos memesan, harga pembelian dan modal yang terlibat hendaklah
diambil kira supaya stok berlebihan dan pembaziran dapat dielakkan.
13.3 KATEGORI STOR SEKOLAH
Stor sekolah dikategorikan sebagai stor unit yang menyimpan dan membekal
barang-barang untuk keperluan jangka pendek atau guna terus bagi tujuan
operasi dan penyelenggaraan kepada pelanggan akhir.
13.4 PELAKSANAAN PENGURUSAN STOR
Semua sekolah dikehendaki mematuhi Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun
2009 berkaitan dengan Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan. Penggunaan
tatacara ini juga tertakluk kepada pekeliling, surat pekeliling dan garis panduan
yang sedang berkuatkuasa.
170170170
Bab 14 I BANTUAN PERSEKOLAHAN
14.1 PENDAHULUAN
14.1.1 Bantuan Persekolahan adalah wang atau barangan yang
diperuntuk dan diagihkan kepada sekolah untuk murid bagi menampung
keperluan pengajaran dan pembelajaran, pembekalan makanan
bermasak atau bahan makanan mentah bagi murid prasekolah dan
asrama serta membiayai persekolahan murid.
14.1.2 Dua (2) kategori Bantuan Persekolahan:
a.Bantuan Persekolahan berdasarkan Per
Kapita Murid adalah wang atau barangan yang diperuntuk
dan diagihkan kepada sekolah yang mana penerima
manfaatnya merupakan semua murid warganegara Malaysia
yang bersekolah di Sekolah Kerajaan dan Sekolah Bantuan
Kerajaan.
Bantuan ini bertujuan untuk menampung keperluan pengajaran
dan pembelajaran, pembekalan makanan bermasak atau bahan
makanan mentah bagi murid prasekolah dan asrama, contohnya
Bantuan Per Kapita, Bantuan Makanan Asrama dan Bantuan
Makanan Prasekolah.
b.Bantuan Persekolahan berdasarkan
kriteria/kelayakan ibu bapa/penjaga adalah bantuan
yang diberi bagi membantu menampung keperluan murid serta
membiayai persekolahan. Bantuan yang diberikan kepada
murid sekolah termasuklah Rancangan Makanan Tambahan
(RMT), Bantuan Kumpulan Wang Amanah Pelajar Miskin
(KWAPM) dan lain-lain bantuan yang ditetapkan dari semasa ke
semasa.
14.1.3 Jenis-jenis Bantuan Persekolahan adalah sepertimana yang digariskan
dalam Pekeliling/Surat Pekeliling yang dikeluarkan oleh Bahagian
Kewangan, KPM.
171171
Bab 14 I BANTUAN PERSEKOLAHAN
14.1.4 Peruntukan ini perlu diakaunkan ke dalam Buku Tunai KWK di bawah
lajur yang telah ditetapkan.
Bab 15 I MAJALAH SEKOLAH DAN BAHAN MULTIMEDIA
15.1 PENDAHULUAN
15.1.1 Majalah Sekolah
Majalah sekolah adalah merupakan penerbitan dalam apa-apa bahasa
yang mengandungi berita, risikan, laporan kejadian, ulasan,
pemerhatian dan komen yang disumbangkan oleh murid-murid dan
guru-guru. Tempoh penerbitan majalah sama ada secara berkala atau
tidak. Majalah sekolah ini tidak termasuk pengumuman atau notis
tentang aktiviti rutin sekolah.
15.1.2 Bahan Multimedia
Bahan multimedia adalah semua bahan yang dihasilkan oleh media
elektronik.
15.2 PELAKSANAAN PROJEK MAJALAH DAN BAHAN MULTIMEDIA
SEKOLAH
15.2.1 Projek ini merupakan salah satu aktiviti sekolah.
15.2.2 Pihak sekolah hendaklah mengikut peraturan yang sedang
berkuatkuasa mengenai kutipan untuk melaksanakan penerbitan
majalah dan bahan multimedia. Permohonan penerbitan majalah
hendaklah menyatakan bentuk penerbitan majalah sama ada berbentuk
buku, cakera padat atau lain-lain bentuk yang bersesuaian.
SP Pentadbiran BPSG Bi1.2192 — kuasamemungut yuran
15.2.3 Kutipan yuran majalah daripada murid, kutipan bayaran pengiklanan
dan sumbangan lain bagi penerbitan majalah dan bahan multimedia
hendaklah diakaunkan dalam Buku Tunai Kumpulan Wang SUWA di
bawah lajur Pelbagai dengan menyelenggarakan Akaun Subsidiari
butiran Majalah.
Perenggan 8(2) (c) — Peraturan Pendidikan (Majalah Sekolah dan Bahan Multimedia)'SPK 1/2003
173173173
Bab 15 IMAJALAH SEKOLAH DAN BAHAN MULTIMEDIA
15.2.4 Pembiayaan penerbitan majalah dan bahan multimedia hendaklah
menggunakan wang yang dikutip khas untuk tujuan majalah dan bahan
multimedia sahaja.
15.2.5 Penerbitan serta pengedaran majalah dan bahan multimedia hendaklah
dibuat dalam tahun yuran majalah dikutip dalam bentuk yang telah
diluluskan.
15.2.6 Perubahan bentuk penerbitan majalah sekolah hendaklah mendapat
kebenaran daripada Pengurus Sekolah dan dimaklumkan kepada
Pendaftar.
15.2.7 Kos penerbitan hendaklah dijelaskan dalam tahun bayaran majalah
dikenakan ke atas murid.
15.3 PANDUAN PELAKSANAAN PROJEK MAJALAH DAN BAHAN
MULTIMEDIA SEKOLAH
Panduan Pelaksanaan Projek Majalah dan Bahan Multimedia Sekolah adalah
seperti yang digariskan dalam Peraturan-peraturan Pendidikan (Majalah
Sekolah Dan Bahan Multimedia), Akta Pendidikan 1996.
174174
Bab 16 I PINDAH PERUNTUKAN16.1 PENDAHULUAN
Pindah peruntukan diperlukan jika sesuatu kumpulan wang/peruntukan/butiran dalam
Buku Tunai tidak mencukupi untuk menampung sesuatu perbelanjaan yang tidak
dapat dielakkan. Proses tersebut melibatkan dua transaksi iaitu peruntukan yang
hendak ditambah dan peruntukan yang hendak dikurangkan.
16.2 BIDANG KUASA
Kuasa meluluskan pindah peruntukan antara kumpulan wang/peruntukan/ butiran dan
borang yang digunakan adalah seperti berikut:
BIL
PINDAH PERUNTUKAN YANG DIBENARKAN
BIDANG
KUASA
MELULUS
BORANG
1. Kumpulan Wang Kerajaan :
·Di antara kumpulan bantuan Per Kapita
(PCG) mata pelajaran - Teras, Wajib,
Tambahan/Bahasa Asing dan Elektif.
Nota: Pindah Peruntukan diantara mata
pelajaran Sains, Matematik dan Bahasa
Inggeris kepada mata pelajaran lain hendaklah
mendapat persetujuan daripada Ketua
Bidang/Panitia
·Di antara kumpulan bantuan Per Kapita
(PCG) bukan mata pelajaran - LPBT/LPK,
Bimbingan dan Kaunseling dan Pusat Sumber.
·Di antara kumpulan bantuan Per Kapita
(PCG)
mata pelajaran dan bukan mata pelajaran.
·Di antara elaun / bantuan di bawah
Program Kelas Dewasa Ibu Bapa Orang Asli dan
Penan (KEDAP) kecuali Elaun Guru
Pengurus Sekolah
Ketua PTJ
Ketua PTJ
Pengurus
Sekolah/
PPD
Borang VPCG
SPK 8/2010
SPK 7/2008
175175
Bab 16 I PINDAH PERUNTUKAN
BIL PINDAH PERUNTUKAN YANG DIBENARKANBIDANGKUASA
MELULUSBORANG
Di antara peruntukan dalam Kumpulan Wang
SUWA
Ketua PTJLampiran 16-2
Di antara peruntukan dalam Kumpulan Wang
Asrama
Ketua PTJLampiran 16-2
Dad Kumpulan Wang SUWA ke Kumpulan Wang
Kerajaan
Ketua PTJLampiran 16-2
Dari Kumpulan Wang SUWA ke Kumpulan Wang
Asrama
Ketua PTJ
Lampiran 16-2
16.3 PINDAH PERUNTUKAN YANG TIDAK DIBENARKAN
Pindah peruntukan seperti berikut adalah tidak dibenarkan:
BIL.PINDAH PERUNTUKAN YANG TIDAK DIBENARKAN
Dari Kumpulan Wang Kerajaan ke Kumpulan Wang SUWA
Dari Kumpulan Wang Kerajaan ke Kumpulan Wang Asrama
Dari Kumpulan Wang Asrama ke Kumpulan Wang Kerajaan
Dad Kumpulan Wang Asrama ke Kumpulan SUWA
176176
Bab 16 I PINDAH PERUNTUKAN16.4 TATACARA PINDAH PERUNTUKAN
16.4.1 Sebelum tindakan pindah peruntukan dibuat, Pengurus Sekolah
hendaklah mengambil perhatian terhadap perkara-perkara berikut:
a.Buku Tunai hendaklah dikemaskini.
b.Baki butiran yang hendak dikurangkan mesti mencukupi
bagi membiayai perbelanjaan sehingga hujung tahun.
c.Permohonan pindah peruntukan hanya dibuat bagi
menampung perbelanjaan yang tidak dapat dielakkan dan
mendesak.
16.4.2 Sebarang pindahan peruntukan yang telah dipindah keluar tidak
dibenarkan dipindah masuk semula atau sebaliknya dalam tahun
kewangan semasa.
16.4.3 Permohonan pindah peruntukan hendaklah menggunakan borang
permohonan yang berkaitan.
16.4.4 Borang Permohonan pindah peruntukan yang diluluskan oleh Pengurus
Sekolah (Lampiran 16-1) hendaklah diisi dalam tiga (3) salinan di
mana:-
d.Dokumen asal disimpan di sekolah berkenaan.
e.Salinan kedua dihantar ke Pejabat Ketua PTJ.
f.Salinan ketiga dihantar ke Pejabat Audit Sekolah Negeri
yang berkenaan.
177177
Bab 16 I PINDAH PERUNTUKAN■
16.4.5 Permohonan pindah peruntukan yang memerlukan kelulusan Ketua
PTJ, pihak sekolah perlu melengkapkan borang permohonan dalam
empat (4) salinan. Tiga (3) salinan dikemukakan kepada Ketua PTJ
untuk kelulusan dan satu (1) salinan difailkan di sekolah. Selepas
permohonan diluluskan, Ketua PTJ akan mengambil tindakan berikut:-
a.Dokumen asal dipulangkan kepada pihak sekolah berkenaan.
b.Salinan kedua dihantar kepada Pejabat Audit Sekolah Negeri
yang berkenaan.
c.Salinan ketiga disimpan di Pejabat Ketua PTJ.
16.4.6 Bagi pindah peruntukan antara Kumpulan Wang yang berbeza,
tindakan berikut perlu diambil oleh sekolah:-
d.Sediakan Baucar Bayaran dan cek bagi peruntukan
Kumpulan Wang yang dikurangkan mengikut tarikh kelulusan
diperolehi.
e.Keluarkan Resit Rasmi Pejabat (RP.01) bagi peruntukan
Kumpulan Wang yang ditambah.
16.5 TATACARA MENGAKAUN PINDAH PERUNTUKAN
16.5.1 Sekolah hendaklah mengambil tindakan segera untuk mengakaunkan
pindah peruntukan tersebut di dalam Buku Tunai.
Contoh:
Pada bulan Julai 20xx, pihak sekolah telah memohon untuk membuat
pindah peruntukan sebanyak RM1,000.00 dari peruntukan Teras ke
Wajib. Pengurus Sekolah telah memberi kelulusan pada bulan Ogos
20xx.
178178
Bab 16 I PINDAH PERUNTUKANBerikut adalah pelarasan dalam Buku Tunai:-
BUTIRAN
PERUNTUKAN
BAYARAN
Jumlah Dikurangkan
(RM)
TERIMAAN
Jumlah Ditambah
(RM)
Teras 1,000.00
Wajib 1,000.00
16.4.2 Pelarasan untuk amaun yang telah dipindahkan hendaklah diambilkira
dalam Penyata Penerimaan dan Pembayaran serta Penyata
Pendapatan dan Perbelanjaan pada akhir tahun kewangan seperti
berikut :-
(a) Di dalam Penyata Penerimaan dan Pembayaran RM1,000.00
dicatatkan sebagai penerimaan di lajur Wajib dan sebagai
pembayaran di lajur Teras.
Penyata Penerimaan dan Pembayaran
Bald awal
Penerimaan
Wajib 1,000.00
Pembayaran
Teras 1,000.00
Bald Alchir
179179
Bab 16 I PINDAH PERUNTUKANb.Amaun pindah peruntukan (Wajib) yang telah ditambah
hendaklah diambilkira sebagai pendapatan.
c.Amaun pindah peruntukan (Teras) yang telah dikurang
hendaklah diambilkira sebagai perbelanjaan.
Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan
Pendapatan
Wajib 1,000.00
Perbelanjaan
Teras 1,000.00
Jumlah
Lampiran 16-1Lampiran 16-1
PERMOHONAN PINDAH PERUNTUKANBANTUAN PER KAPITA (PCG)
Nama Sekolah
Kod Sekolah
BUTIRAN PERUNTUKAN
JUMLAHDIKURANGKAN
(RM)JUMLAH DITAMBAH
(RM)
JUMLAH
1. ANALISIS BUTIRAN PERUNTUKAN YANG HENDAK
DITAMBAH BUTIR-BUTIR ANGGARAN TAHUN SEMASA :
(Nyatakan Tahun)
a.Baki pada 1 Januari RM
b.Peruntukan semasa RM
c.Tambah (pindah peruntukan) RM
d.Peruntukan dipinda (a+b+ c) RM
e.Perbelanjaan pada tarikh permohonan ini RM
f.Tanggungan yang belum selesai RM
g.Tanggungan yang diperlukan masa depan RM
h.Jumlah dikehendaki sekarang untuk tahun ini (e+f+g) RM
i.Sebab — sebab peruntukan tambahan dikehendaki dan asas-asas pengiraan j urn lah nya:
2. ANALISIS BUTIRAN PERUNTUKAN YANG HENDAK
DIKURANGKAN BUTIR-BUTIR ANGGARAN TAHUN SEMASA :
(Nyatakan Tahun)a.Baki pada 1
Januari
b.Peruntukan Semasa
RMRM
Lampiran 16-2
c.Pengurangan (Pindah Peruntukan) RM
d.Peruntukan dipinda (a+b-c) RM
e.Perbelanjaan pada tarikh permohonan ini RM
f.Tanggungan yang belum selesai RM
g.Baki (d-e-f) RM
h.Sebab-sebab peruntukan dikurangkan dan asas pengiraan jumlahnya.
Tarikh •
Tandatangan Ketua Bidang / Panitia
(UNTUK KEGUNAAN PENGURUS
SEKOLAH) PINDAHAN DILULUSKAN / TIDAK DILULUSKAN
Guru Besar / Pengetua
Lampiran 16-2
PERMOHONAN PINDAH PERUNTUKANKUMPULAN WANG SEKOLAH
Nama Sekolah
Kod Sekolah
KUMPULAN WANGSEKOLAH
BUTIRANPERUNTUKAN
JUMLAHDIKURANGKAN(RM)J U M L A H DITAMBAH
(RM)
JUMLAH
1. ANALISIS BUTIRAN PERUNTUKAN YANG HENDAK
DITAMBAH BUTIR-BUTIR ANGGARAN TAHUN SEMASA :
(Nyatakan Tahun)
a.Baki pada 1 Januari RM
b.Peruntukan semasa RM
c.Tambah (pindah peruntukan) RM
d.Peruntukan dipinda (a+b+ c) RM
e.Perbelanjaan pada tarikh permohonan ini RM
f.Tanggungan yang belum selesai RM
g.Tanggungan yang diperlukan masa depan RM
h.Jumlah dikehendaki sekarang untuk tahun ini (e+f+g) RM
i.Sebab — sebab peruntukan tambahan dikehendaki dan asas-asas pengiraan j urn lah nya:
2. ANALISIS BUTIRAN PERUNTUKAN YANG HENDAK
DIKURANGKAN BUTIR-BUTIR ANGGARAN TAHUN SEMASA : (Nyatakan
Tahun)a.Baki pada 1
Januari
b.Peruntukan Semasa
RMRM
c.Pengurangan (Pindah Peruntukan) RM
d.Peruntukan dipinda (a+b-c) RM
e.Perbelanjaan pada tarikh permohonan ini RM
f.Tanggungan yang belum selesai RM
g.Baki (d-e-f) RM
h.Sebab-sebab peruntukan dikurangkan dan asas pengiraan jumlahnya.
Tarikh •
Tandatangan Pengurus sekolah
(UNTUK KEGUNAAN KETUA PUSAT
TANGGUNGJAWAB) PINDAHAN DILULUSKAN / TIDAK
DILULUSKANPegawai Yang Meluluskan
Bab 17 I TAKRIFANBerikut adalah senarai takrif istilah yang digunakan dalam Tatacara ini:
Bil Perkara Takrifan
AP Arahan Perbendaharaan
ABT Akaun Belum Terima
ABB Akaun Belum Bayar
4 Baki b/h Baki yang akan di bawa ke tahun/bulan hadapan atau ke mukasurat berikutnya.
Baki b/b Baki bawa ke bawahdari tahun/bulan atau
mukasurat sebelumnya.Cek Dokumen perintah bertulis kepada pihak bank
bagi membayar sejumlah wang atas arahan/permintaan daripada pemegang akaun semasa
Cek Tamat Tempoh Cek yang tidak ditunaikan selepas 3 bulan daripada tarikh cek dikeluarkan
Deposit diterima Wang yang diterima oleh sekolah bagi sesuatu maksud di bawah mana-mana undang-undang atau perjanjian dan dibayar balik apabila maksud tersebut telah dicapai.
Deposit dibayar Wang yang dibayar oleh sekolah bagi sesuatu maksud di bawah mana-mana undang-undang atau perjanjian dan diterima semula apabila maksud tersebut telah dicapai
DKS Dokumen Kewangan Sekolah
Ketua PTJ Ketua Pusat Tanggungjawab Sekolah
(i) Pengarah Bahagian PengurusanSekolah
Berasrama Penuh dan Sekolah Kecemerlangan bagi Sekolah Berasrama Penuh.
ii.Pengarah Bahagian Sukan bagi Sekolah Sukan
iii.P
en
gar
ah
Ba
ha
gia
n
Ko
kur
ikul
um
da
n
Ke
sen
ian
18
4
185185185
bagi Sekolah Seni
iv.Pengarah Bahagian Pendidikan Teknik dan Vokasional bagi Sekolah Menengah Teknik dan Sekolah Menengah Vokasional
v.Pengarah Bahagian Pendidikan Khas bagi Sekolah Pendidikan Khas; dan
vi.Pengarah Pelajaran Negeri bagi Prasekolah, Sekolah Rendah, Sekolah Menengah dan Program Pendidikan Khas Integrasi di Sekolah Rendah dan Menengah harian.
vii.Pengarah Bahagian Pendidikan Islam bagi Sekolah Agama Bantuan Kerajaan
12.KPT
Ketua Pembantu Tadbir
13.MAMPU
Unit Pemodenan Tadbiran dan PerancanganPengurusan Malaysia
14.Pejabat Perakaunan Jabatan Akauntan Negara Malaysia Negeri/Cawangan dan Bahagian Akaun, KPM.
15.P I B G
Persatuan Ibu Bapa dan Guru
16.PKK Pusat KhidmatKontraktor,Kementerian
Pembangunan Usahawan.
17.Pegawai Pengawal
Ketua Setiausaha , KPM
18.Pegawai Perakaunan Pegawai awam yang bertanggungjawab bagi memungut, menerima atau mengakaun wang awam; atau membelanja/membayar apa-apa wang awam; atau menerima, menyimpan, mengeluar, melupus atau mengakaun aset awam.
19.Pendaftar
Pengarah Jabatan Pelajaran Negeri
20.Penghutang
Pihak yang berhutang dengan sekolah
21.Pengurus Sekolah
Pengetua/Guru Besar; atauPegawai yang diberi kuasa secara bertulis untuk menjalankan tugas sebagai Pengetua/Guru Besar semasa ketiadaannya
186186
Pemungut Pengetua/Guru Besar
Pemiutang Pihak yang memberi kredit atau memberi hutang kepada sekolah.
PP Pekeliling Perbendaharaan
PT Pembantu Tadbir
PTJ Pusat Tanggungjawab
Resit Dokumen rasmi bagimemperakukan setiapterimaan.
Sekolah Kurang Sekolah yang bilangan muridnya kurang daripada
Murid (SKM) 150 murid
SPBPP & B Surat Pekeliling Pentadbiran Bahagian PendaftaranSekolah Dan Guru, KPM.(Nama lama bagi salah satu bahagian dalam KPM)
SPI Surat Pekeliling Ikhtisas
SPK Surat Pekeliling Kewangan yang dikeluarkan olehBahagian Kewangan, Kementerian PelajaranMalaysia
SPKA Surat Pekeliling Kewangan dan Akaun, KementerianPelajaran Malaysia
SPP Surat Pekeliling Perbendaharaan
Tahun Kewangan Tempoh perakaunan yang bermula dari 1 Januari dan berakhir pada 31 Disember tahun yang sama
Vot Sejumlah peruntukan yang diakaunkandalam
akaun PTJ
BAHAGIAN AKAUNKEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIAAras 8, 10 & 11, Blok E12, Kompleks E
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan62604 Putrajaya
Tel: 03-8884 6000 Faks: 03-8888 6240 / 8872 1427Web: http://www.moe.goy.my/ba
top related