benchmarking or penandarasan oleh muhd bustaman iab kpm

Penceramah:

MUHD BUSTAMAN HJ ABDUL MANAF

Ketua JabatanJabatan Pengurusan KualitiInstitut Aminuddin BakiKementerian Pelajaran Malaysia2008

Ko-kurikulum

akademik

MS ISO 9000

PKPA Bil 1: 99

BIODATA PENCERAMAH

MUHAMAD BUSTAMAN BIN HAJI ABDUL MANAF Ketua Jabatan

Jabatan Pengurusan Kualiti, Instutut Aminuddin Baki, KPM

A. Pengalaman: Pengurus kursus Pengurusan Strategik dan Pengurusan Kualiti di Institut Aminuddin Baki semenjak 1995.1. Menulis buku: 1. Perancangan Strategik. 2. Pengurusan Kualiti dalam

pendidikan

B. Latihan Profesionalisme dalam bidang Pengurusan Strategik dan Pengurusan Kualiti:

1. Latihan Luar Negara: i. Strategic Management & Leadership: World Trade Institute, New York,

USA (1996) ii. TQM in Education: SEAMEO Innotech, Manila (1998) iii. Strategic planning in education: University of York, England (2000-

2004) (PhD) iv. Strategy Performance Measurement (BSC): U of Adelaide, Australia

(2005)

C. Mempunyai sijil profesional Juruaudit (Lead Auditor) MS ISO 9000 sejak 1998 (berdaftar dengan IRCA London.

D. Bidang kepakaran lain: Benchmarking, Balanced Scorecard (KPI), Leadership Skills & Coaching.

Definisi “Benchmarking”

Benchmark : Bench/Mark

“ a point of reference for making measurement”(Webster’s Dic’ )

Penandaarasan (BM) adalah satu proses yang sistematik dan berterusan untuk mengenalpasti, mempelajari, mengubahsuai dan melaksanakan amalan-amalan terbaik daripada organisasi yang sama atau daripada organisasi lain untuk mencapai prestasi unggul (PKPA. Bil.1/99, m.s: 1)

Definisi

BM is the process of identifying, understanding and adapting outstanding practices from within the same organisation or from other business to help improve performance

(Sarah Cook, 1995)

BM is a proses that involves: Comparing efficiency & processes with

good examples and learning the salient features of those processes,

Encouraging willingness to learn, customer-perceived quality and continual improvement.

Helping the organisation to identify opportunities for breakthroughs by comparing its processes with good examples. (Karlof,1998)

Pillars of BM

Humility to recognise that somebody else can do something better than you can.

Wisdom to learn the lesson, adapt it to your own situation & take benefit from it.

Faedah dari Proses BM

According to Sarah Cook, 1995. (pg: 15) 1. It sets performance goals. 2. It helps accelerate and manage

change 3. It improve process 4. It allows individuals to see “outside

the box” 5. It generates on understanding of

World-Class performance

Re-engineeringTQM

Learning Organisation

BM

Realiti & Mitos tentang BM

satu perbandingan umum sek. anda dengan sek. lain

satu kaedah membuat penambahbaikan “here & there”

berasaskan kepada andaian kepada “what might work”

Satu kajian dan pemindahan amalan-amalan khusus.

Berhubung dengan misi sek. & matlamat kritikal

Berasaskan kpd pengukuran prestasi sebenar.

Adalah tidak.. Adalah...

satu tinjauan sepintas lalu program sek.lain

berubah kerana orang lain berubah

satu buku resipi ‘masakan’ tentang sesuatu program

satu mekanisma untuk memotong kos

Satu analisis secara mendalam proses, data, amalan dan pemangkin.

Berubah selepas melalui persediaan dan mengambilkira misi sek serta persekitaran.

Satu penemuan dan proses pembelajaran

Satu mekanisma utk mencapai kepuasan semua pihak.

Jenis BM 1. Dalaman 2. Agensi/sekolah lain

yang mempunyai fungsi yang sama

3. Agensi/sekolah lain yang mempunyai fungsi yang berlainan

4. Sektor lain “Best practice/W-Class”

5. Agensi Luar Negara “Best practice/W-Class”

1. Memahami misi, kenalpasti & pilih projek

BM, Tubuh & latih pasukan petugas

2. Bersetuju atasapa amalan terbaik

& pilih rakan rujukan

3. MengumpulData & Maklumat

4. Analisis data& kenalpasti

jurang perbezaan

5. Merancang &Mengambil tindakan

Penambahbaikan

6. Memantau &Menilai

1. What is to be benchmarked?

Benchmarking is not about making visits to other companies to ‘try to pick up one or two ideas that

may useful somewhere’.Instead,it is centered around planned

research which has been focused by company’s recognition that it needs to make improvements in

critical business areas Tony bendell, Louise Boulter &

John Kelly (1993)

Apakah yang terlibat dalam langkah 1

Jelaskan matlamat BM*

‘Define’ projek/bahagian yang akan ditambah baik

Pertimbangan skop/set sempadan dan FKK

Bersetuju keatas apa yang berlaku dalam proses

Bina carta aliran proses

Langkah 1.2: Apakah yang hendak di ukur

Periksa carta aliran kerja Ujudkan proses mengukur Sahkan yang pengukuran sesuai dengan objektif

1.3: Mewujudkan Pasukan Petugas BM

Fungsi: pilih ahli, kenalpasti projek, pemantau kemajuan & penilai keberkesanan

Kriteria ahli: faham halatuju, kompetensi, komitmen, kaitan dengan bidang, masa

Latihan: perlu dilatih keseluruhan tentang BM (well trained)

*Contoh Rakan BM Xerox (Define Objectives)

American Express = billing & collections Am’Hospital Supply = automated inventory

control Florida Light & Power = overall quality processes Ford Motor Company = manufacturing floor

layout General Electric = Robotics L.L. Bean = warehouse operations Mary Kay Cosmetics = World Class daily

productions schedules

Langkah 2. Siapa Untuk Dibuat BM

Sekolah lain Organisasi bukan sekolah Dalaman (Lakukan penyelidikan umum)

( Pilih tahap untuk diBM)

3 . Mengumpul Data & Maklumat

Sumber data Pelan tindakan mengumpul data Berhubung dengan organisasi

lain Kaedah mengumpul maklumat: lawatan ke ‘site’ Soalselidik

4. Analisis Data dan Jurang

Menilai data Guna teknik statistik Kenalpasti jurang dan analisis

Menilai Data

Kaedah Kuantitatif– Plot graf– Grid matriks– Teknik lain: carta bar, histogram

carta pai, scatters diagrams Kaedah Kualitatif

– Amalan sistem– amalan prosedur– amalan struktural

Analisis Jurang

Nilai prestasi organisasi anda

Nilai prestasi organisasi lain

Nyatakan perbezaan (+atau -)

Langkah kelima

Proses Perancangan & implementasi

Perubahan Bina matlamat prestasi Bina pelan perancangan strategik untuk perubahan/penambahbaikan

Implementasi pelan tindakan

Pelan Implementasi

Tujuh faktor ynag boleh menentukan kejayaan implementasi BM:

1. Penglibatan: Semua pihak berkaitan mesti terlibat.

2. Komitmen 3. Matlamat dan strategi-difahami

semua. 4. Jadual tindakan-jelas, semak

progres

Pihak pengurusan mesti jadikan ia sebagai projek prioriti

Maklumat: Ketua projek- menyediakan maklumat; organisasi- ‘seek’ maklumat.

‘Energy & perseverence’

Langkah keenam

Pemantauan

Jadikan amalan organisasi Lakukan aktiviti audit dalaman

Kajian semula pengurusan

KAIZEN

Menilai

Rekod proses Laporan kemajuan Pemadanan dengan objektif dan dasar kualiti

Etika Dalam Proses BM Berasaskan International BM

Clearinghouse (Ap&Qc) 1. Patuhi peraturan 2. Bersedia dari mula 3. Bersedia memberi maklumat

yang sama kepada rakan BM 4. Hormati kerahsiaan

Guna maklumat untuk meningkatkan proses bukan menjatuhkan rakan BM

‘Follow the chain of command” Jangan berkongsi nama rakan BM

dengan yang lain kecuali dengan kebenaran

Jujur (be honest)

What were the key lessons they learnt/what is benchmarking best

practice? Recognize the effort needed to establish

like-for-like efficiency metrics be driven by business needs be based on an understanding of the

processes and critical success factors be based on trends be planned in detailed be conducted by managers themselves be led by a champion use a range of qualitative and quantitative

measures be adopted as a TQ tool

SekianBermulanya saat kegelapan kehidupan seseorang itu apabila dia mula mengatakan yang dia sudah cukup pandai dan tidak perlu belajar lagi (MBAM)