aspek pentadbiran pejabat dan cara meningkatkan mutu perkhidmatan awam

ASPEK PENTADBIRAN PEJABAT DAN CARA

MENINGKATKAN MUTU PERKHIDMATAN AWAM

ASPEK PENTADBIRAN PEJABAT

1. FAIL MEJA

• Bagi memastikan carta alir kerja dilaksanakan dengan betul dan teratur

• Sebagai garis panduan yang sistematik dan efektif

• Sebagai salah satu cara atau kaedah untuk memastikan sesuatu tugas yang dilaksanakan dapat disiapkan dalam jangkamasa yang telah ditetapkan.

2. MENGIKUT ARAHAN DAN PERATURAN

• Mengikut segala arahan tugas yang telah diberikan dari masa ke semasa

• Arahan tugas boleh dibuat secara bertulis dan juga secara lisan

• Mematuhi segala peraturan dan undang-undang yang telah ditetapkan . Cth : MS ISO 9001:2000

• Tidak ingkar kepada peraturan yang telah ditentukan. Cth : Peraturan lalulintas dan merokok dalam kampus

3. PENERAPAN NILAI-NILAI MURNI

• Memberi implikasi yang baik kepada orang awam

• Sentiasa berkelakuan baik dan memberi kerjasama dalam setiap permintaan atau bantuan yang diperlukan

• Sentiasa berbudi bahasa dan menghormati rakan sekerja

• Sentiasa mesra dalam melayani karenah pelanggan terutama di bahagian kaunter

• Sentiasa menjadi role model kepada pelajar dan juga masyarakat setempat

• Sentiasa mematuhi Etika Perkhidmatan Awam dilancarkan pada 1979.

• Untuk menimbulkan kesedaran di kalangan semua kakitangan kerajaan mengenai tanggungjawab mereka kepada rakyat.

• Hasrat kerajaan untuk memberikan perkhidmatan awam yang sebaik-baiknya kepada rakyat.

ETIKA KERJA DALAM ISLAM

• Bekerja dengan azam mengabdikan diri kepada Allah

• Bekerja dengan ikhlas dan amanah• Bekerja dengan tekun dan cekap• Bekerja dengan semangat gotong-royong• Bekerja dengan matlamat kebahagiaan

manusia sejagat

NILAI-NILAI MURNI DALAM PERKHIDMATAN

• Penerapan nilai-nilai murni yang berlandaskan nilai-nilai Islam ke arah penghasilan kerja yang cemerlang.

• Keseimbangan antara pembangunan infrastruktur lahiriah dan batiniah.

• Tujuan Dasar Penerapan Nilai-nilai Islam:  * Menanam semangat cintakan nilai-nilai suci Islam

* Menghormati kebaikan dan membenci keburukan* Membentuk sikap yang berguna kepada negara* Menghapus sikap yang negetif dalam menjalankan tugas yang bertanggungjawab* Menghasilkan perkhidmatan yang bermutu* Melatih diri dengan disiplin, dan* Menjalankan amanah dengan penuh dedikasi

NILAI-NILAI MURNI DALAM PERKHIDMATAN AWAM

1. Adil dalam perlantikan2. Amanah dalam menjalankan tugas3. Bertanggungjawab dalam

Perkhidmatan Awam4. Ikhlas dalam Perkhidmatan Awam5. Dedikasi dalam Perkhidmatan Awam6. Tekun dalam Perkhidmatan Awam7. Berdisiplin dalam Perkhidmatan Awam

4. KEKEMASAN TEMPAT KERJA

• Sentiasa memastikan tempat kerja (work station) berada dalam keadaan yang kemas

• Memastikan persekitaran tempat kerja selamat dan jauh dari sebarang bahaya. Cth : benda tajam, punca api dsb

• Memastikan semua fail dan peralatan kerja yang ada tersusun rapi dan mudah dicapai ketika ingin menggunakannya

5. SUASANA KERJA YANG HARMONI

• Mewujudkan suasana kerja yang harmoni di tempat kerja boleh memberi kesan yang baik kepada prestasi kerja

• Suasana kerja yang harmoni boleh diwujudkan dengan menghias rapi tempat kerja bagi mewujudkan rasa selesa dan seronok bekerja

• Mengadakan majlis yang boleh mengeratkan lagi hubungan dikalangan rakan sekerja

CARA MENINGKATKAN MUTU PERKHIDMATAN AWAM

• Ianya terbahagi kepada dua iaitu sistem penyampaian dan modal insan.

• Terdapat pelbagai cara atau kaedah yang boleh dilaksanakan dalam meningkatkan mutu perkhidmatan awam ini

• Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU), Jabatan Perdana Menteri diwujudkan untuk memantapkan dan memodenkan perkhidmatan awam Malaysia

1. MEMPERKEMASKAN SISTEM PENYAMPAIAN (DELIVERY SYSTEM)

• Tidak terlalu rigid dengan karenah birokrasi

• Melaksanakan dan menyiapkan sesuatu tugas dalam jangkamasa yang telah ditetapkan bagi memastikan urusan tersebut tidak tertangguh terlalu lama

• Sentiasa berfikir cara atau kaedah untuk penambahbaikan yang boleh melancarkan segala urusan kerja di sesebuah organisasi

2. LATIHAN SEMULA

• Latihan merupakan salah satu cara untuk meningkatkan mutu perkhidmatan awam melalui kakitangan itu sendiri

• Kakitangan awam dilatih dengan kemahiran, sikap dan pengetahuan yang berguna bagi memastikan perkhidmatan awam sentiasa cemerlang

• Kakitangan juga dibenarkan untuk menyambung pelajaran mereka diperingkat yang lebih tinggi sebagai motivasi dan contoh kepada kakitangan yang lain

3. PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN

• PTK di wujudkan bagi mengukur tahap kecekapan dari pelbagai aspek dalam diri seseorang individu itu

• Kakitangan yang menduduki PTK perlu mengetahui segala aspek dalam perkhidmatan awam bagi melahirkan kakitangan perkhidmatan awam yang sentiasa cemerlang.

• PTK dilaksanakan disemua agensi kerajaan termasuk badan berkanun

4. KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF

• KIK adalah terma atau nama baru bagi menggantikan Kumpulan Meningkatkan Mutu Kerja (KMK)

• KIK adalah platform atau landasan bagi setiap kakitangan perkhidmatan awam melahirkan idea-idea baru yang lebih berinovasi dan mempertingkatkan keupayaan organisasi untuk bersaing diperingkat global

• Program-program inovasi dan penambahbaikan adalah merupakan agenda penting Perkhidmatan Awam dalam konteks cabaran semasa bagi memastikan perkhidmatan yang diberikan adlaah berkualiti dan memenuhi kehendak pelanggan

5. MEWUJUDKAN PETUNJUK-PETUNJUK PRESTASI UTAMA (KEY PERFORMANCE INDICATOR)

• Mula dilaksanakan pada tahun 2005 bagi memastikan Perkhidmatan Awam Malaysia boleh mencapai taraf dunia.

• Program ini memberi fokus kepada 5 bidang iaitu :

i. Minda dan sikap yang mengejar kecemerlangan

ii. Etika yang luhur

iii. Pembangunan tenaga manusia yang berpengetahuan dan mahir

iv. Budaya kerja yang berasaskan prestasi

v. Daya kepimpinan yang kukuh

TONGGAK DUA BELAS

TonggakDua Belas

MenghargaiMasa

KeseronokanBekerja

KemuliaanKesederhanaan

KetinggianPeribadi

NikmatMencipta

PeningkatanBakat

KeutamaanKesabaran

KebijaksanaanBerkhidmat

Pengaruh Teladan

KewajipanMenjalankan

Tugas

KetekunanMembawaKejayaan

KekuatanSifat

Baik Hati

sekian terima kasih.