apakah persiapan semasa majlis - istiadat.gov.my

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

APAKAH

PERSIAPAN

SEMASA MAJLIS ?

1

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

PENDAFTARAN

Semakan tempat duduk boleh dilakukan sama ada secara :

Manual

Berkomputer

Tindakan/Perkara yang perlu dibuat serta disediakan :

Hand Card

Pelan Tempat Duduk

Senarai Penuh Jemputan Yang HADIR

2

BILIK MENUNGGU

Disediakan dan dilengkapi :

“Light Refreshment”

Buku Atur cara

Bilik Air

Siapa yang perlu masuk ke Bilik Menunggu?

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

CONTOH SENARAI KEHADIRAN (MENGIKUT ABJAD)

BIL.

NAMA

NO. MEJA

A 1.

Ahmad Danial Bin Azran YBhg. Tan Sri

B3

2.

Azlan Imran Bin Zaidi Encik

A4

B

3.

Bakhtiar Bin Azizan YBhg. Datuk

C4

4.

Bashah Mazlinda Binti Kasim YBhg. Puan Sri

F3

5.

Basiron Bakar Bin Bidin YBhg. Dato’ Seri

A2

C

6.

Chee Lock Peng Encik

B4

7.

Che Wan Ahmad Bin Che Wan Cheek YABhg. Tun

C2

D

8.

Daud Bin Ali

A3

SENARAI JEMPUTAN UNTUK MAJLIS RUMAH TERBUKA BERSAMA

KETUA SETIAUSAHA NEGARA PADA 17 OKTOBER 2011, JAM 2.00 PETANG

3

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

CONTOH KAUNTER PENDAFTARAN ( MANUAL)

Pelan Tempat

Duduk

4

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

Hand Card Senarai

Kehadiran

5

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

6

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

7

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

Pendaftaran

mengikut kategori

8

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

Papan

Kenyataan/maklumat

9

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

10

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

CONTOH KAUNTER PENDAFTARAN ( BERKOMPUTER)

Senarai

Kehadiran Senarai kehadiran dalam bentuk

softcopy

11

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

CONTOH KAUNTER PENDAFTARAN ( BERKOMPUTER + SISTEM BARKOD)

Pengimbas

Pencetak Kad

Tempat Duduk

12

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

CONTOH KAUNTER PENDAFTARAN ( BERKOMPUTER + SISTEM BARKOD)

13

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

PENGGUNAAN KAD JEMPUTAN DENGAN KOD WARNA

Kad Kod Warna

Merah

14

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

15

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

16

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

17

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

18

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

19

SUASANA SEWAKTU MAJLIS ( PERANAN PEMBANTU MAJLIS/PENYAMBUT)

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

Pembantu Majlis

20

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

Pembantu Majlis

21

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

PENETAPAN MASA

Mengawal perjalanan majlis

Tempoh sesuai 90-120 minit

Majlis malam mula jam 8.30 mlm dan tamat 10.30 mlm

Majlis petang tamat sebelum maghrib

PEMBAHAGIAN MASA Sambutan 5 min

Persembahan 10-15min

Ucapan 25-35min

Perasmian/cenderamata 10 min

Jamuan 50 min

Meninggalkan majlis 5min 22

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

PEMBACA DOA

Dibaca awal majlis dalam Bahasa Melayu/

Inggeris/ Arab di rostrum

Pembaca doa berdasarkan Tetamu kehormat

CENDERAMATA

Boleh disampaikan dalam majlis/dalam bilik

menunggu.

Disampaikan oleh tuan rumah dengan tertib.

Dulang + alas, Penyambut ( 2 orang)

23

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

ROSTRUM

Lazimnya 2/3 rostrum-kiri/ kanan dan satu untuk

juruacara di tempat yang sesuai

Elakkan daripada meletak jambangan bunga di

atas untuk mengelak ketidakselesaan

PANDU ARAH/ BILIK AIR

Lokasi tempat duduk untuk semakan tetamu

Pandu arah bilik air wajar diberi perhatian bagi

tempat persendirian selain hotel

Penyediaan kelengkapan di dalam bilik air

* Tuala/hand wash/wangian dsb.

24

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

BACK DROP

Dalam Bahasa Melayu

Bahasa Inggeris boleh diguna bagi majlis

antarabangsa

Darjah Kebesaran tidak dicatat pada back drop

25

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

CONTOH BACKDROP

26

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

CONTOH BACKDROP

27

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

CONTOH BACKDROP

28

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

PASUKAN PERUBATAN

Bergantung kepada Tetamu kehormat

Hospital,Pegawai perubatan, Jururawat, attendan

dan pemandu ambulan ( VVIP)

Pasukan sokongan seperti St. John’s Ambulance (

Orang ramai/awam)

Ditempatkan bersama tetamu di tempat program

PASUKAN KESELAMATAN Fizikal (tempat majlis berlangsung)

Peribadi (tetamu kenamaan)

Trafik (laluan & parkir VIP)

29

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

APAKAH

PERSIAPAN

SELEPAS MAJLIS ?

30

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

SUSUNAN MOTOKED

“First in, Last out”

Perlu ada Pegawai Motoked

Menguruskan tetamu kehormat/

tetamu-tetamu lain

31

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

POST-MORTEM/LAPORAN Penambahbaikan

Laporan kehadiran tetamu

tindakan susulan * Surat Amaran

PEMBAYARAN

32

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

MAJLIS PERSEKUTUAN YANG DIADAKAN DENGAN

KERJASAMA KERAJAAN NEGERI …… APA KESILAPAN

PADA PENTAS INI? 33

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN MAJLIS RASMI KERAJAAN

BAHAGIAN ISTIADAT DAN URUSETIA PERSIDANGAN ANTARABANGSA

34