administration optimalization of ima secretaryidibanjarnegara.com/file/15des.pdf · susunan acara...

ADMINISTRATION OPTIMALIZATION

OF IMA SECRETARY

BadRio

Optimalisasi Administrasi Sekretariat IDI

Semarang, 15 Desember 2018

PIT IDI Tahun 2018

3 POKOK BAHASAN

1. PENGEMBANGAN DIRI

2. PEMAHAMAN ORGANISASI

3. PENINGKATAN PENGELOLAAN

ADMINISTRASI SEKRETARIAT

1. PENGEMBANGAN DIRI

Bagaimana untuk merubah kesibukan menjadi kebahagian

Capacity Building, Jakarta, 5-6 Oktober 2018

Merekrut pribadi yang bahagia

Focus on the positive

(Mendorong beberapa pemikiran pribadi)

Menuju PROFESIONALISME

1. Syukuri dan nikmati yang

ada saat ini (“Qona’ah”).

2. Totalitas diri (“Kaffah”).

Keterangan gambar/sekilas info :

Pada hari Senin, 3 Desember 2018

kantor IDI Wilayah Jawa Tengah

terkena banjir karena hujan yang

sangat lebat, sehinnga saluran air

depan kantor tidak bisa

menampung debet air yang sangat

banyak, akhirnya air meluap.

CONTOH TOTALITAS

2. PEMAHAMAN ORGANISASI

Dr. Mahesa P.

Pasal 1 Butir 12 UU No. 29 Tahun 2004

Tentang Praktik Kedokteran

Hari Kesehatan Nasional :

12 November (1964)

Hari Bakti Dokter

Indonesia : 20 Mei (2008)

Hari Kesadaran Hukum

Kedokteran :

27 Juni (2016)

STRUKTUR IDI

MPP : Musyawarah Pimpinan

Pusat.

MKKI : Majelis Kolegium

Kedokteran Indonesia.

MKEK : Majelis Kehormatan Etik

Kedokteran.

MPPK : Majelis Pengembangan

Pelayanan Keprofesian

Dokter Indonesia - Anggota IDI (min. 15 anggota/Cabang)

Di Jawa Tengah : PDPP : 2 perhimpunan. PDSp : 22 perhimpunan.

PDSm : 8 perhimpunan.

IDI Wilayah Jawa Tengah

34 IDI Cabang

14.623 anggota (data iuran)

ART IDI BAB VII Pasal 47

Pengurus Cabang diwajibkan menyerahkan 5

(lima) % kepada Pengurus Besar dan 10 (sepuluh)

% kepada Pengurus Wilayah dari uang iuran yang

diterimanya.

Untuk dihindari :

1. Kop surat resmi dengan Logo IDI yang ada tulisan dalamlingkarannya, kecuali saat moment tertentu, itupunsebagai logo pendamping.

2. Beli kain jas IDI dengan sembarang merk, maka akibatnya

akan berbeda warna (walau hampir mirip). Kain jas IDI

yang sesuai ketentuan adalah merk :

“BELLINI JUST MAN-153”

3. PENINGKATAN PENGELOLAAN

ADMINISTRASI SEKRETARIAT

A. AKREDITASI (SKP/SATUAN KREDIT PROFESI)

(UUPK)

Ketentuan SKP di IDI Wilayah Jawa Tengah :

Sesuai surat edaran IDI Wilayah Jawa Tengah nomor : 129/IDI/Wil-

Jateng/III/2015 tertanggal 25 Maret 2015.

1. Kegiatan ilmiah yang dilaksanakan bekerjasama dengan lembaga non IDI yang

belum terakreditasi dilingkungan IDI (Misal : RS, Institusi Pendidikan,

Laboratorium Klinik, Farmasi dan lain-lain), maka surat permohonan yang

dikirimkan ke IDI Wilayah Jawa Tengah harus menggunakan kop surat IDI dan

atau Perhimpunan Dokter yang ada dalam naungan IDI, bukan menggunakan

kop surat lembaga non IDI.

2. Proposal dari kegiatan ilmiah yang akan dilaksanakan juga harus dengan

redaksi yang mencerminkan, bahwa kegiatan tersebut adalah kerjasama (“IDI

dan atau Perhimpunan Dokter yang ada dalam naungan IDI, bukan hanya

mengetahui atau sebagai stempel saja”).

3. Kerjasama kegiatan ilmiah yang akan dilaksanakan tersebut dituangkan dalam

MoU (Memorandum of Understanding) yang dilampirkan dalam berkas

pengajuan SKP IDI ke IDI Wilayah Jawa Tengah.

BERKAS PENGAJUAN SKP

1. Surat permohonan akreditasi/SKP dengan menyebutkan : Hari/tanggal pelaksanaan, jam kegiatan

dan tempat kegiatan.

2. Proposal/TOR kegiatan ilmiah yang akan dilaksanakan, dengan item :

a. Latar belakang/pendahuluan.

b. Maksud/tujuan.

c. Hari, tanggal, waktu dan tempat kegiatan dilaksanakan.

d. Penyelenggara.

e. Sasaran (awam, dokter umum atau dokter spesialis).

f. Pendaftaran peserta :

- Berapa biaya pendaftaran.

- Berapa jumlah peserta yang diharapkan hadir.

g. Sumber dana.

h. Rencana anggaran biaya.

i. Susunan acara lengkap dengan :

- Rincian jam presentasi untuk setiap pembicara dengan alokasi waktu minimal 15 menit.

- Judul materi/makalah dan nama pembicara lengkap dengan gelarnya.

- Harus ada satu meteri tentang etik/hukum/disiplin kedokteran (bisa secara umum atau

terkait dengan materi dari kegiatan ilmiah yang dilaksanakan).

- Harus ada satu materi tentang patient safety.

- Nama moderator lengkap dengan gelarnya.

- Rincian jam diskusi dengan alokasi waktu minimal 15 menit.

j. Susunan panitia pelaksana kegiatan.

Untuk kegiatan ilmiah berupa workshop/course/training, maka harusdilengkapi dengan beberapa hal lain sebagai berikut :

Harus ada pre test dan post test.

Presentasi materi pengantar dari workshop/course/ training.

Harus ada praktiknya (hands on/wet), manakala tidak ada, maka akandinilai sama dengan bobot SKP Seminar/Simposium.

Untuk kegiatan ilmiah dengan PEMBICARA ASING (hanya presentasi dan tidakmelakukan tindakan kepada pasien), maka harus ada rekomendasi dariPengurus Besar (PB) IDI jl. Sam Ratulangi no. 29 Jakarta 10350, denganterlebih dahulu mendapatkan rekomendasi dari Kolegium terkait.

Untuk pembicara asing tersebut melakukan tindakan kepada pasien (misal : workshop/hands on), maka harus ada rekomendasi dari Konsil KedokteranIndonesia (KKI) jalan Teuku Cikditiro no. 6, Menteng, Jakarta Pusat (minimal 1 bulan sebelum hari H, surat harus sudah masuk KKI).

Penting diperhatikan :

a. Pengajuan SKP yang masuk/diterima oleh Sekretriat IDI Wilayah Jawa

Tengah antara 2 (dua) minggu sampai dengan 3 (tiga) minggu sebelum

hari pelaksanaan kegiatan ilmiah, maka akan dikenakan biaya tambahan

50% (lima puluh persen) dari jumlah biaya administrasi yang seharusnya

dan dihilangkannya kemungkinan mendapatkan pengurangan (discount)

biaya administrasinya.

b. Pengajuan SKP yang masuk/diterima oleh Sekretariat IDI Wilayah Jawa

Tengah antara 1 (satu) minggu sampai dengan 2 (dua) minggu dari hari

pelaksanaan kegiatan ilmiah, maka akan dikenakan biaya tambahan

100% (seratus persen) dari biaya administrasi SKP yang seharusnya dan

dihilangkannya kemungkinan mendapatkan pengurangan (discount)

biaya administrasinya.

c. Pengajuan SKP yang masuk/diterima Sekretariat IDI Wilayah Jawa

Tengah kurang dari 1 (satu) minggu dari hari pelaksanaan kegiatan

ilmiah, maka permohonan SKP-nya tidak akan diproses.

d. Terkait item a dan b diatas, yang bisa mengajukan pengurangan

(discount) biaya administrasi SKP IDI adalah kegiatan ilmiah yang tidak

ada dukungan dari sponsor.

Ketentuan PB IDI :

Kegiatan ilmiah oleh Lembaga non IDI yang bekerjasama

dengan IDI, maka dalam sertifikat harus mencantumkan logo

IDI, dengan posisi logo IDI paling kanan atas dan untuk logo

non IDI di sebalah kiri logo IDI.

Ketentuan/info tidak tertulis :

Dilingkungan IDAI :

Permohonan SKP oleh IDAI Komisariat, harus dengan

rekomendasi IDAI Cabang Jawa Tengah.

Dilingkungan PDUI :

Permohonan SKP untuk PDUI Komisariat harus

bekerjasama dengan PDUI Cabang Jawa Tengah atau

bekerjasama dengan IDI Cabang setempat, dengan

ijin dari PDUI Cabang Jawa Tengah.

B. SURAT MENYURAT

Macam-macam bentuk surat :

1. Bentuk lurus penuh (Full block style) :

2. Bentuk lurus (Block style/modified block style) : Tanggal dan

tanda tangan menjorok ke bagian kanan.

3. Bentuk setengah lurus (Semy block style) : Alinea baru menjorok

ke dalam.

4. Bentuk lekuk (Indented style) : Tertujunya menjorok, alinea baru

menjorok.

5. Bentuk alinea menggantung (Hanging Style) : Awal alinea lurus,

baris berikutnya menjorok.

HAL-HAL YANG PERLU DIPERHATIKAN

DALAM PEMBUATAN SURAT :

1. Nomor surat dan bulan dalam nomor surat

2. Tanggal dibuatnya surat.

(item 1 dan 2 ada yang sering salah karena pembuatan surat dg cara copy paste)

3. Salam Pembukaan/pendahuluan. Ingat !! Kadang ada redaksi yg kalimatnya

belum sampai pada titik, namun sudah di kasih titik (kalimat belum selesai).

4. Isi surat

5. Penjelasan isi surat

6. Penutup isi surat

(item 3 sd 6, kuasai/pelajari garis besar permsalahannya, sehingga bisa

merangkai kata-kata yang tepat yang akan dituangkan dalam surat).

7. Salam Penutup.

DISEYOGYAKAN :

1. Memakai bentuk surat yang sering dipakai oleh

instansi/dinas resmi, biasanya memakai bentuk

nomor urut 1 dan 2 (full block atau modified block).

2. Walau kop surat ukuran folio, namun pengetikan

dengan ukuran lembar kwarto (A-4 atau letter),

untuk memudahkan manakala harus di scan/foto

copy scan.

3. Ukuran spasi 1 atau 1,5 dan ukuran font 11 atau 12,

menyesuaikan kapasitas ruang pada lembar

kertasnya

C. KONSIDERAN DIKTUM

Konsideran :Pertimbangan yang menjadi dasar penetapan sebuah

keputusan/peraturan.

Diktum :

Pernyataan resmi, sebagai bagian dari ketetapan yang

mengandung keputusan.

BENTUK PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

Menimbang : ......... (Propositio/dalil/dasar minor = motif) ................ dst

Mengingat : ......... (Propositio/dalil/dasar mayor = landasan peraturan

perundang-undangan Dasar) ........................................dst

Mengingat pula : ......... (landasan perundang-undangan tambahan) ............dst

Membaca : ......... (surat-surat/rekomendasi) ................................dst

Mendengar : ......... (pendapat suatu badan atau pejabat) ...................dst

Memperhatikan : ......... (peraturan kewenangan) ..................................dst

M E M U T U S K A N :

Menetapkan :

1. ...............................................................................................

2. ...............................................................................................

3. …………………………………………………………………………………………………………………………….

………………………………………………………dan seterusnya.

4. Surat Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan bilamana dikemudian

hari ternyata ditemukan kesalahan dalam Surat Keputusan ini, maka akan

dilakukan perbaikan seperlunya.

Siapa yang banyak bicara, akan banyak kesalahannya………Untuk itu mohon dimaafkan apabila adasalah-salah kata.

Semoga bermanfaat……Terima kasih……

Profesional, Bermartabat & Berkeadilan