FAKULTI PENDIDIKAN TEKNIKAL DAN VOKASIONAL (FPTV)

DBK 11702 PENGURUSAN BENGKEL

Tugasan Individu (Berpasangan)

Tajuk : Amalan 5S

Disediakan Oleh:NORBAKYAH BINTI MOHAMAD

LB110225

860303305056ROS AZURA BINTI ROSLI

LB110

SEKSYEN : DPLI KT 14NAMA PENSYARAH : EN. ATAN BIN HJ. HUSSIENAmalan 5 S

(a)Perbincangan dan penerangan amalan 5S

Amalan 5S boleh didefinisikan sebagai kaedah atau alat yang boleh mewujudkan persekitaran di tempat kerja yang lebih berkualiti, selesa, kemas dan selamat. Ia juga menjadi ukuran dalam menetukan kepatuhan kepada piawaian serta dapat memupuk usaha penambahbaikan yang berterusan.. Konsep amalan 5S mula diperkenalkan kepada syarikat-syarikat di negara Jepun pada awal 1980an Di Malaysia, konsep ini mula diperkenalkan pada pertengahan tahun 1986 dan telah dipraktikkan dalam sektor swasta terutama syarikat-syarikat multi-nasional. Kini, amalan 5S semakin menjadi pilihan dan mendapat tempat di hampir kesemua organisasi sama ada agensi-agensi kerajaan mahupun bukan kerajaan. Banyak organisasi telah mengamalkan amalan 5S ini malah ada dikalangannya yang telah mendapat sijil pengiktirafan melalui persijilan daripada Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC).

Konsep 5S yang berasal dari negara Jepun ini merupakan ringkasan daripada lima perkataan Jepun iaitu Seiri (Sisih), Seiton (Susun), Seiso (Sapu), Seiketsu (Seragam) dan Shitsuke (Sentiasa Amal). Ia merupakan kaedah pengurusan kualiti yang ringkas iaitu dengan membersihkan dan menyusun persekitaran tempat kerja atau lebih dikenali sebagai housekeeping. Amalan 5S ini dilaksanakan mengikut tatacara kerja seperti yang digariskan di bawah.1. Sisih (Seiri) Menyisih dan membuang barang yang tidak perlu di tempat kerja.

2. Susun (Seiton) Menyusun dan menyimpan barang dengan kemas supaya mudah untuk diambil dan disimpan semula selepas digunakan.

Tempat simpanan boleh diakses oleh semua kakitangan.

Barang atau dokumen yang paling kerap digunakan diletakkan di tempat yang mudah dicapai.

Semua tempat dokumen atau barang diberi label.

Gunakan warna label bagi mendapatkan keceriaan.

3. Sapu (Seiso)

Bentuk tugas pencucian dan mengemas mengikut kumpulan. Mempamerkan peta kawasan pembersihan dan tugasan. Menggabungkan aktiviti sapu, kilatkan, semak dan betulkan. Buat dengan kerjasama semua kakitangan.

4. Seragam (Seiketsu) Apabila tiga konsep di atas dilakukan akan wujud penyeragaman Peraturan yang boleh dipatuhi oleh semua kakitangan diwujudkan

5. Sentiasa Amal (Shitsuke) Audit dalaman 5S dilakukan secara berterusan Melantik orang yang bertanggungjawab untuk kawasan tertentu Memberi hadiah atau penghargaan bagi kumpulan yang berjaya mengamalkan 5S

Objektif utama pelaksanaan program 5S dalam organisasi adalah: 1.Membina budaya Kaizen di tempat kerja 2.Membina kerjasama melalui penyertaan semua 3.Membina amalan kepimpinan pengurus dan penyelia 4.Meningkatkan infrastruktur untuk melaksanakan program Kaizen yang lebih maju

Terdapat dua cara atau pendekatan yang boleh dilakukan dalam mengamalkan 5S iaitu Pendekatan Kaizen dan Pendekatan Inovasi. Oleh sebab 5S merupakan aktiviti yang berorientasikan manusia dan proses, pendekatan Kaizen adalah cara terbaik di mana penambahbaikan dilakukan secara sedikit demi sedikit tetapi berterusan. Bagi menjayakan Program 5S, komitmen yang tinggi diperlukan daripada semua peringkat kakitangan di mana mereka perlulah memainan beberapa peranan seperti:

1.Mengamalkan budaya kerja 5S2.Menetapkan agenda perbincangan untuk pembangunan Program 5S3.Meningkatkan pengetahuan berkaitan 5S 4.Meluangkan masa untuk 5S 5.Melaksanakan program 5S secara teratur tanpa tergesa-gesa 6.Memperuntukkan sedikit kewangan untuk pelaksanaan.

Program 5S adalah usaha keseluruhan organisasi bagi menjadikan tempat kerja bersih, tersusun dan bersistem. Melalui amalan 5S, kita akan membina disiplin dan etika kerja yang baik di kalangan warga kerja sekaligus menghasilkan prestasi kerja yang lebih baik, berkualiti, memupuk semangat berpasukan dan tolong-menolong yang tinggi. Amalan 5S juga merupakan teknik yang paling berkesan bagi mewujudkan budaya peningkatan secara berterusan atau dikenali sebagai Kaizen dalam Bahasa Jepun.

Perbadanan Produktiviti Negara (MPC) merupakan antara jururunding kepada organisasi yang berminat melaksanakan Program 5S di negara ini. Perkhidmatan itu disediakan kepada semua organisasi swasta mahupun kerajaan. Setiap organisasi yang mendapatkan perkhidmatan MPC akan diberi latihan (3 sesi) dan lawatan konsultasi (6 sesi).Terdapat segelintir pekerja dalam organisasi yang mempunya mentaliti kurang sihat dengan menganggap bahawa amalan 5S ini melecehkan dan bukan menjadi tanggungjawab mereka untuk melaksanakannya. Mereka juga berpandangan sinis dengan mengatakan amalan 5S ini tidak akan kekal lama dan mustahil untuk dilakukan secara berterusan. Jika kita sentiasa mencari alasan dan sentiasa berfikir adakah ini dapat dilakukan tanpa apa-apa tindakan ke arah melaksanakannya sudah semestinya ia tidak akan berjaya. Walaupun pada hakikatnya pelaksanaan amalan 5S ini tidak semudah yang disangka namun ini bukanlah sesuatu yang mustahil untuk dilaksanakan jika mendapat sokongan dan kerjasama yang tidak berbelah-bahagi dari semua peringkat anggota organisasi. Ini sebenarnya lebih memberi manfaat kepada penambahbaikan menyeluruh organisasi di mana setiap orang dapat menyumbang dan ianya juga adalah satu proses yang dinamik.Untuk mendapatkan hasil yang optimum daripada pelaksanaan 5S di sesuatu organisasi, beberapa langkah boleh diambil. Antaranya:

1. Dapatkan sokongan dari peringkat pihak pengurusan atasan. Komitmen pihak pengurusan atasan dapat mewujudkan suasana yang sesuai bagi pelaksanaan 5S selain mampu memberi kesan yang lebih berpanjangan. 2. Pastikan prasarana yang disediakan adalah bersesuaian dengan mengenal pasti terlebih dahulu aspek atau ruang yang bersesuaian untuk dilaksanakan amalan 5S dalam organisasi. Untuk tujuan itu adalah perlu diwujudkan beberapa jawatankuasa bagi pelaksanaan 5S agar perjalanannya menjadi lebih licin, teratur dan menepati objektif yang digariskan.3. Satu kaedah komunikasi yang sesuai dan dirasakan efektif perlu disediakan. Ini penting bagi memberikan penerangan kepada anggota organisasi mengenai keperluan, kepentingan dan kebaikan 5S terhadap organisasi. Beberapa kaedah yang boleh digunakan misalnya melalui mesyuarat, penggunaan intranet atau laman web organisasi, papan kenyataan, poster dan surat berita dalaman (Newsletter).4. Mengadakan latihan kepada anggota organisasi mengenai asas 5S supaya mereka jelas tentang peranan yang harus mereka laksanakan dalam 5S.5. Mulakan dengan projek perintis 5S dengan memilih satu kawasan yang kebanyakan staf tidak "teringin" untuk bekerja, mungkin kerana terlalu sesak, tidak terurus dan sebagainya. Kawasan berkenaan juga harus mempunyai kesan visual positif apabila 5S dilaksanakan. Dengan pengalaman projek perintis ini kelak dapat digunakan untuk merancang pelaksanaan 5S yang lebih menyeluruh dalam organisasi.6. Wujudkan dan kongsikan Best Practices dengan menyediakan serta menggunakan pangkalan data berkaitan amalan-amalan yang terbaik dan mesti dikongsikan dengan staf yang lain.7. Sediakan pelan pelaksanaan 5S yang menyeluruh. Ini boleh dilakukan dengan menilai dan menyemak hasil dari pelaksanaan projek perintis 5S. Dapatkan maklumbalas dan idea daripada ahli kumpulan projek perintis 5S berkenaan untuk input penambahbaikan dalam pelan pelaksanaan 5S organisasi 8. Sentiasa menilai dan membuat pengubahsuaian. Dalam pelaksanaan 5S, setiap masalah yang dihadapi harus dijadikan teladan dan daripadanya mesti dilakukan penambahbaikan. Ubahsuai atau pilih pendekatan dan kaedah pelaksanaan bagi memastikan 5S di organisasi kita lebih "segar".

(b)Keberkesanan Amalan 5S Terhadap IndustriJika dilihat secara kasar, pelaksanaan 5S secara terancang dan sistematik mampu memberikan pelbagai manfaat kepada organisasi yang melaksanakannya dalam semua aspek termasuklah pelaksanaan, budaya kerja, persekitaran kerja mahupun emosi pekerja itu sendiri,. Antara mafaat yang akan diperoleh adalah:

1. Menjadi pencetus serta penggalak kepada usaha kreatif dan inovasi di kalangan anggota organisasi.

2. Memupuk persaingan sihat di kalangan anggota organisasi sama ada secara langsung atau tidak langsung. 3. Menghasilkan persekitaran yang kondusif untuk menjalankan tugas dan tanggungjawab.

4. Meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja ke tahap terbaik dan maksimum.

5. Mempengaruhi emosi dan nilai anggota organisasi melalui persekitaran yang bersih dan selamat.6. Dapat membentuk nilai atau semangat pemilikan dan semangat di mana anggota organisasi akan berasa bertanggungjawab dan sayang ke atas kemudahan atau peralatan yang diamanahkan kepadanya.7. Membudayakan nilai-nilai menghargai serta menjaga kepentingan bersama dan dapat mengelakkan berlakunya kerosakan yang kerap ke atas kemudahan dan peralatan yang sedia ada. 8. Menjimatkan kos penyelenggaraan dalam jangka panjang.

Namun begitu, jika diteliti dengan lebih mendalam lagi amalan 5S ini sangatlah berkesan dalam membantu pengurusan sesuatu organisasi. Ia juga mampu memberi impak positif yang besar sekiranya diuruskan dengan terancang. Keberkesanan pelaksanaan amalan 5S dalam sesuatu organisasi meliputi pelbagai aspek dan boleh dinilai dengan dua cara iaitu secara kuantitatif dan juga kualitatif. Jadual berikut merupakan ringkasan bagi keberkesanan amalan 5S bagi kelima-lima aspek iaitu Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal.

AKTIVITIKUATITATIFKUALITATIF

SISIH Penjimatan ruang

Kawalan stok & produk yang cekap

Masa pencarian yang pantas Tempat kerja lebih selamat

Suasana kerja lebih selesa

Mudah mengesan tempat/alat/bahan rosak lebih awal

SUSUN Kawalan stok & produk yang cekap

Masa pencarian yang pantas

Proses kerja lebih pantas

Mengelak kesilapan & kesalahan

Kadar kehilangan peralatan rendah Suasana kerja lebih selesa

Mendidik disiplin pekerja positif

Pekerja terus menjana idea kreatif

Moral pekerja tinggi

Selamat di tempat kerja

Mengamalkan FIFO

SAPU Sistem kawalan stok & produk lebih murah dan menjimatkan

Kos kerosakan peralatan rendah

Proses kerja pantas dan tidak berulang right the first time Kualiti produk bertambah

Masa membersih lebih pantas Suasana kerja lebih selesa dan ceria

Pekerja terus menjana idea kreatif

Moral pekerja tinggi

Selamat di tempat kerja

SERAGAM Kos selenggaraan rendah

Kos overhead rendah

Kecekapan proses meningkat

Kuantiti pengeluaran meningkat

Rungutan pelanggan rendah

Produktiviti pekerja meningkat Mendidik disiplin pekerja positif

Pekerja terus menjana idea kreatif

Kemahiran pekerja meningkat

Pekerja setia kepada organisasi

Imej organisasi meningkat

SENTIASA AMAL Kos pengeluaran rendah

Produktiviti pekerja meningkat

Kualiti produk / perkhidmatan meningkat

Memperolehi Sijil 5S

Kemalangan sifar ditempat kerja Disiplin pekerja positif dan inovatif

Kemahiran pekerja meningkat

Kesihatan pekerja bertambah baik

Pekerja setia kepada organisasi

Budaya kerja berpasukan yang tinggi

Setelah amalan 5S dilaksanakan secara menyeluruh di dalam organisasi, pastinya kita mengharapkan sesuatu hasil yang positif dapat dilihat dan dinikmati. Berikut digariskan hasil yang boleh dijangkakan daripada pelaksanaan 5S.1Pengurangan Kos

a. Mengurangkan inventori

b. Menghalang salah letak peralatan dan perkakas

c. Menghalang kebocoran minyak, tenaga, bahan mentah dan lain-lain

2.Kecekapan

a. Mengurangkan penggunaan kawasan/tempat

b. Penghapusan pencarian peralatan dan pembaziran bahan mentah

c. Mempermudahkan kawalan

3Penyelenggaraan

a. Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan mesin, peralatan dan

kemudahan-kemudahan yang ada

b. Mengekalkan dan meningkatkan keupayaan mesin dan peralatan

c. Mengurangkan pembaziran dan kadar kerosakan barangan

4.Kualiti

a. Meningkatkan produktiviti dan kualiti barangan atau perkhidmatan

5.Keselamatan

a. Menghapuskan keadaan yang merbahaya

b. Memperbaiki keadaan tempat kerja

c. Menghapuskan tempat kecederaan dan kemalangan

d. Mengurangkan kesilapan dan kecuaian

e. Mematuhi peraturan-peraturan

6.Motivasi

a. Perhubungan yang baik antara staf

b. Membentuk disiplin yang baik

c. Membentuk semangat kerjasama dan kerja berkumpulan

RUJUKAN1. K. Sulaiman & N. Liza (2010), Persepsi Staf Terhadap Aamaln 5S Menurut Pendekatan Islam Hadhari, Kajian di Pejabat Bendahari, UTM, Fakulti Pendidikan, Universiti Teknologi Malaysia.2. Nurul Izzah Abdul Rahim, Rosedhila Ramli, Mohammad Zainal Akmal Ismail; Amalan 5S: Impak Terhadap Staf di Jabatan Kejuruteraan Mekanikal, Politeknik Sultan Haji Ahmad Shah; Jabatan Kejuruteraan Mekanikal, Politeknik Sultan Haji Ahmad Shah (POLISAS), Kuantan, Pahang. 3. Jabatan Pendaftaran Negara (JPN) (2012), Kajian Keberkesanan Pelaksanaan Amalan Persekitaran Berkualiti 5S 1JPN4. http://www.miti.gov.my/cms/content.jsp?id=com.tms.cms.section.Section_419c6a92-c0a81573-64f064f0-8cc88a8d (10 November 2012; 11.43pm)5. http://www.ump.edu.my/amalan5S/hasil.html (11 November 2012 ; 3:05am)