10

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Tinjauan Umum Tentang Manajemen Obat di UPTD Pengelolaan Obat Kabupaten/Kota

Manajemen obat merupakan suatu aspek yang sangat penting dalam pelayanan kesehatan. Oleh karena ketidakefesiennya akan memberi dampak negative terhadap pelayanan kesehatan secara medis maupun ekonomis.

Pelaksanaan manajemen obat di Kabupaten/Kota mempunyai tugas pokok melaksanakan semua aspek manajemn obat yang meliputi (Depkes RI, 2007) :

1. Perencanaan

Dalam proses perencanaan terhadap apa yang akan dilaksanakan, maka prinsip perencanaan harus mencerminkan terhadap nilai-nilai islami yang bersumberkan pada al-Qur'an dan al-Hadits. Dalam hal perencanaan ini al-Qur'an mengajarkan kepada manusia :

2. ... ( : 77)

Artinya : Dan berbuatlah kebajikan supaya kamu mendapatkan keberuntungan (Al-Hajj : 77)

Perencanaan kebutuhan obat adalah salah satu fungsi yang menentukan dalam proses pengadaan obat. Tujuan perencanaan kebutuhan obat adalah untuk menetapkan jenis dan jumlah obat sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan dasar termasuk program kesehatan yang telah ditetapkan. Proses perencanaan kebutuhan obat publik dan perbekalan kesehatan diawali dari data yang disampaikan Puskesmas (LPLPO) ke IF (UPTD Pengelolaan Obat) di Kabupaten/Kota yang selanjutnya dikompilasi menjadi rencana kebutuhan obat publik dan perbekalan kesehatan di Kabupaten/Kota yang dilengkapi dengan teknik-teknik perhitungannya. Selanjutnya dalam perencanaan kebutuhan buffer stok Pusat maupun Provinsi dengan menyesuaikan terhadap kebutuhan obat publik dan perbekalan kesehatan di Kabupaten/Kota (Depkes, 2007). Di dalam perencanaan dibutuhkan beberapa data yaitu:

1. Data kebutuhan puskesmas.

2. Data rekap pengeluaran dan pemakaian 1 tahun.

3. Data penyakit kurun waktu 1 tahun.

4. Sata stok yang ada di UPTD Pengelolaan Obat Kota Makassar yang dibuat setiap 2 bulan sekali.

Adapun tujuan dari perencanaan kebutuhan obat adalah untuk mendapatkan :

a) Jenis dan jumlah yang tepat sesuai kebutuhan

b) Menghindari terjadinya kekosongan obat

c) Meningkatkan penggunaan obat secara rasional

d) Meningkatkan efesiensi penggunaan obat

Menurut Depkes RI (2007), berbagai kegiatan yang dilakukan dalam perencanaan kebutuhan obat meliputi :

a. Tahap Pemilihan Obat

Fungsi dari pemilihan atau menyeleksi obat adalah untuk menentukan apakah obat benar-benar diperlukan dan sesuai dengan jumlah penduduk serta pola penyakit, untuk mendapatkan pengadaan obat yang baik, sebaiknya diawali dengan dasar-dasar seleksi kebutuhan obat yaitu meliputi :

1) Obat dipilih berdasarkan seleksi ilmiah, medik, dan statistik yang memberikan efek terapi jauh lebih baik dibandingkan resiko efek samping yang akan ditimbulkan.

2) Jenis Obat yang dipilih seminimal mungkin dengan cara menghindari duplikasi dan kesamaan jenis.

3) Jika ada obat baru harus ada bukti yang spesifik untuk efek terapi yang baik.

4) Hindari penggunaan obat kombinasi, kecuali jika obat kombinasi mempunyai efek yang lebih baik disbanding obat tunggal.

5) Apabila jenis obat banyak, maka kita memilih berdasarkan obat pilihan (drug of choice) dari penyakit yang prevalensinya tinggi.

Pada tahap seleksi obat harus pula dipertimbangkan antara lain seperti : dampak administratif, biaya yang ditimbulkan, kemudahan dalam mendapatkan obat, kemudahan dalam penyimpanan obat, kemudahan obat untuk di distribusikan, dosis obat sesuai dengan kebutuhan terapi, obat yang dipilih sesuai dengan standar mutu yang terjamin. Sedangkan untuk menghindari risiko yang dapat terjadi harus pula mempertimbangkan kontra indikasi, peringatan dan perhatian juga efek samping obat.

b. Tahap Kompilasi Pemakaian Obat

Kompilasi pemakaian obat berfungsi untuk mengetahui pemakaian bulanan masing-masing jenis obat di Unit Pelayanan Kesehatan / Puskesmas selama setahun dan sebagai data pembanding bagi stok optimum. Informasi yang didapatkan dari kompilasi pemakaian obat adalah :

1) Jumlah pemakaian tiap jenis obat pada tiap Unit Pelayanan Kesehatan/ Puskesmas.

2) Presentase pemakaian tiap jenis obat terhadap total pemakaian setahun Unit Pelayanan Kesehatan/ Puskesmas.

3) Pemakaian rata-rata untuk setiap jenis obat untuk tingkat kabupaten/ kota.

c. Tahap Perhitungan Kebutuhan Obat

Menentukan kebutuhan obat merupakan tantangan berat yang harus dihadapi oleh tenaga farmasi/apoteker yang bekerja di Gudang Obat (UPTD Pengelolaan Obat) Kabupaten/ kota maupun di Unit Pelayanan Kesehatan/puskesmas. Masalah kekosongan obat atau kelebihan obat dapat terjadi apabila informasi semata-mata hanya berdasarkan informasi yang teoritis kebutuhan pengobatan. Dengan koordinasi dan proses perencanaan untuk pengadaan obat secara terpadu serta melalui tahapan seperti diatas, maka diharapkan obat yang direncanakan dapat tepat jenis, tepat jumlah serta tepat waktu dan tersedia pada saat dibutuhkan.

Pendekatan dalam menentukan kebutuhan obat dapat dilakukan dengan berbagai metode, yaitu antara lain :

a. Metode Konsumsi

Didasarkan atas analisa data konsumsi atau pemakaian obat tahun sebelumnya. Untuk menghitung jumlah obat yang dibutuhkan berdasarkan metode konsumsi perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut, yaitu :

1) Pengumpulan dan pengolahan data.

2) Analisis data untuk informasi dan evaluasi.

3) Perhitungan perkiraan kebutuhan obat.

4) Penyesuaian jumlah kebutuhan obat dengan alokasi dana.

b. Metode Morbiditas

Didasarkan atas perhitungan kebutuhan obat berdasarkan pola penyakit, perkiraan kenaikan kunjungan dan waktu tunggu (lead time). Langkah-langkah dalam metode ini adalah :

1) Menentukan jumlah penduduk yang akan dilayani.

2) Menentukan jumlah kunjungan kasus berdasarkan frekuensi penyakit.

3) Menyediakan standar / pedoman pengobatan yang digunakan.

4) Menghitung perkiraan kebutuhan obat.

5) Penyesuaian dengan alokasi dana yang tersedia.

d. Tahap Proyeksi Kebutuhan Obat

Pada tahap ini kegiatan yang dilakukan adalah :

1) Menetapkan rancangan stok akhir periode yang akan datang. Rancangan akhir diperkirakan sama dengan hasil perkalian antara waktu tunggu dengan estimasi pemakaian rata-rata/ bulan ditambah stok penyangga.

2) Menghitung rancangan pengadaan obat periode tahun yang akan datang.

3) Perencanaan pengadaan obat tahun yang akan datang dapat dirumuskan sebagai berikut, yaitu : a= b+c+d-e-f.

Keterangan :

a: Rancangan pengadaan obat tahun yang akan datang.

b: Kebutuhan obat untuk sisa periode berjalan (Januari-Desember).

c: Kebutuhan obat untuk tahun yang akan datang.

d: Rancangan stok akhir.

e: Stok awal periode berjalan/stok per 31 Desember Gudang obat (farmasi)

f: Rancangan penerimaan obat pada periode berjalan (Januari-Desember).

4) Menghitung rancangan anggaran untuk total kebutuhan obat dengan cara :

a. Melakukan analisis VEN.

b. Menyusun prioritas kebutuhan dan penyesuaian.

c. Menyusun prioritas kebutuhan dasar dan penyesuaian kebutuhan berdasarkan data 10 penyakit terbesar.

Pengalokasian kebutuhan obat per sumber anggaran dapat dilakukan kegiatan berikut, yaitu :

1) Menetapkan kebutuhan anggaran untuk masing-masing obat bersumber per anggaran.

2) Menghitung presentase belanja untuk masing-masing obat terhadap masing-masing sumber anggaran.

3) Menghitung presentase anggaran masing-masing obat terhadap total anggaran dari semua sumber.

e. Tahap Penyesuaian Rencana Pengadaan Obat

Dengan melaksanakan penyesuaian rencana pengadaan obat dengan jumlah dana yang tersedia, maka informasi yang didapat adalah jumlah rencana pengadaan, skala prioritas masing-masing jenis obat dan jumlah kemasan untuk rencana pengadaan obat tahun yanga akan datang.

Beberapa teknik manajemen untuk meningkatkan efektifitas dan efesiensi adalah dengan cara :

1) Analisis ABC

Merupakan pengelompokan item obat berdasarkan kebutuhan dananya. Dimana dibagi beberapa kelompok, yaitu :

a. Kelompok A adalah kelompok jenis obat yang jumlah rencana pengadaannya menunjukkan penyerapan dana sekitar 70% dari jumlah dana obat keseluruhan.

b. Kelompok B adalah kelompok jenis obat yang jumlah nilai rencana pengadaannya menunjukkan penyerapan dana sekitar 20% dari jumlah dana obat keseluruhan.

c. Kelompok C adalah kelompok jenis obat yang jumlah nilai rencana pengadaannya menunjukkan penyerapan dana sekitar 10 % dari jumlah dana obat keseluruhan.

2) Analisis VEN

Merupakan pengelompokan obat didasarkan kepada dampak tiap jenis obat pada kesehatan. Bertujuan untuk meningkatkan efesiensi penggunaan dana obat yang terbatas dengan semua jenis obat yang tercantum yang tercantum dalam daftar obat dikelompokkan kedalam tiga kelompok berikut :

a. Kelompok V

Kelompok obat-obatan yang harus tersedia (vital) karenal dipakai untuk tindakan penyelamatan hidup manusia, atau untuk pengobatan penyakit yang menyebabkan kematian. Obat yang termasuk dalam kelompok ini antara lain, obat penyelamat (lifesaving drug), obat untuk pelayanan kesehatan dasar dan obat untuk mengatasi penyakit-penyakit penyebab kematian terbesar.

b. Kelompok E

Kelompok obat-obatan esensial yang banyak digunakan dalam tindakan atau dipakai diseluruh unit di Rumah Sakit dan Puskesmas, biasanya merupakan obat yang bekerja secara kausal atau obat yang bekerja pada sumber penyebab penyakit.

c. Kempok N

Kelompok obat penunjang atau pelengkap yaitu obat yang kerjanya ringan dan biasa dipergunakan untuk menimbulkan kenyamanan atau untuk mengatasi keluhan ringan.

3) Analisis ABC-VEN

Selain Menggunakan analisis ABC atau VEN dalam penyesuaian jumlah obat dengan dana yang tersedia untuk mengatasi perkiraan kebutuhan yang lebih besar dari dana yang tersedia dapat digunakan pula analisis ABC-VEN yaitu merupakan analisis yang menggabungkan analisis ABC dan VEN ke dalam suatu matriks sehingga analisis menjadi lebih tajam.

2. Penyimpanan

Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara menempatkan obat-obatan yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat. Penyimpanan obat bertujuan untuk:

a. Memelihara mutu obat

b. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab

c. Menjaga kelangsungan persediaan

d. Memudahkan pencarian dan pengawasan

Menurut WHO dalam pengaturan penyimpanan obat persediaan adalah sebagai berikut :

a. Simpan obat-obatan yang mempunyai kemasan secara bersamaan diatas rak. Kemasan dalam berarti dalam cara pemberian obat ( luar, oral, suntikan) dan bentuk ramuannya (obat kering atau cair).

b. Simpan obat sesuai tanggal kadaluarsa dengan menggunakan prosedur FEFO (First Expiry First Out . Obat dengan tanggal kadaluarsa yang lebih pendek ditempatkan di depan obat yang berkadaluarsa lebih lama. Bila obat mempunyai tanggal kadaluarsa sama, tempat obat yang baru diterima dibelakang obat yang sudah ada.

c. Simpan obat tanpa tanggal kadaluarsa dengan menggunakan prosedur FIFO (First In First Out). Barang yang baru diterima dibelakang obat yang sudah ada.

d. Buang obat yang kadaluarsa dan rusak dengan dibuatkan catatan pemusnahan obat, termasuk tanggal, jam, saksi, dan cara pemusnahan.

Kegiatan penyimpanan obat meliputi :

a. Pengaturan Tata Ruang

Bertujuan untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan, penyusunan, pencarian, dan pengawasan obat-obatan, maka diperlukan pengaturan tata ruang gudang dengan baik. Faktor- faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang gudang adalah sebagai berikut :

1. Kemudahan Bergerak

Untuk kemudahan bergerak, gudang perlu ditata sebagai berikut :

a. Gudang menggunakan sistem satu lantai, jangan menggunakan sekat-sekat karena akan membatasi pengaturan ruangan. Jika digunakan sekat, perhatikan posisi dinding dan pintu untuk mempermudah gerakan.

b. Berdasarkan arah urus penerimaan dan pengeluaran perbekalan farmasi, ruang gudang dapat ditata berdasarkan sistem arus garis lurus, arus U atau arus L.

2. Sirkulasi udara yang baik

Salah satu faktor penting dalam merancang bangunan gudang adalah adanya sirkulasi udara yang cukup didalam ruangan gudang. Sirkulasi yang baik akan memaksimalkan umur hidup dari obat sekaligus bermanfaat dalam memperpanjang dan memperbaiki kondisi kerja. Idealnya dalam gudang terdapat AC, namun biaya akan menjadi mahal untuk ruang gudang yang luas. Alternative lain adalah menggunakan kipas angin, apabila kipas angin belum cukup maka perlu ventilasi melalui atap.

3. Rak dan Pallet

Penempatan rak yang dapat dan penggunaan pallet akan dapat meningkatkan sirkulasi udara dan perputaran stok obat. Keuntungan penggunaan pallet :

a. Sirkulasi udara dari bawah dan perlindungan terhadap banjir.

b. Peningkatan efisiensi penanganan stok.

c. Dapat menampung perbekalan farmasi lebih banyak.

d. Pallet lebih murah dari rak.

4. Kondisi Penyimpanan Khusus

Obat memiliki beberapa jenis barang yang dalam proses penyimpanannnya harus di tempatkan di tempat khusus, diantaranya :

a. Vaksin memerlukan Cold Chain khusus dan harus dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran listrik.

b. Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari khusus dan selalu terkunci.

c. Bahan- bahan mudah terbakar seperti alkhohol dan eter harus disimpan dalam ruangan khusus, sebaiknya disimpan di bangunan khusus terpisah dari gudang induk.

5. Pencegahan Kebakaran

Perlu dihindari adanya penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar seperti dus, karton dan lain-lain. Alat pemadam kebakaran harus dipasang pada tempat yang mudah dijangkau dan dalam jumlah yang cukup. Tabung pemadam kebakaran agar diperiksa secara berkala, untuk memastikan masih berfungsi atau tidak.

b. Penyusunan Stok Obat

Obat disusun menurut bentuk sediaan dan alfabetis. Untuk memudahkan pengendalian stok maka dilakukan langkah-langkah sebagai berikut :

1) Gunakan prinsip FEFO (First Expiry First Out) dan FIFO (First In First Out) dalam menyusun perbekalan farmasi yaitu perbekalan yang masa kadaluarsanya lebih awal atau diterima lebih awal harus digunakan lebih awal sebab umumnya perbekalan farmasi yang datang lebih awal biasanya juga di produksi lebih awal dan umumnya relative lebih tua dan masa kadaluarsanya lebih awal.

2) Susun perbekalan farmasi dalam kemasan besar di atas pallet secara rapi dan teratur.

3) Gunakan lemari khusus untuk penyimpanan narkotika.

4) Simpan perbekalan farmasi yang dapat dipengaruhi oleh temperatur, udara, cahaya dan kontaminasi bakteri pada tempat yang sesuai.

5) Simpan perbekalan farmasi dalam rak dan berikan nomor kode, pisahkan perbekalan farmasi dalam dengan perbekalan farmasi untuk luar.

6) Cantumkan nama masing-masing perbekalan farmasi pada rak dengan rapi.

7) Apabila persediaan perbekalan farmasi cukup banyak, maka biarkan perbekalan farmasi tetap dalam box masing-masing.

8) Perbekalan farmasi memiliki batas waktu penggunaan perlu dilakukan rotasi stok agar perbekalan farmasi tersebut tidak selalu berada dibelakang sehingga dimanfaatkan sebelum masa kadaluarsa habis.

9) Item perbekalan farmasi yang sama ditempatkan pada satu lokasi walaupun dari sumber anggaran yang berbeda.

c. Pengamatan Mutu Obat

Mutu obat yang disimpan di gudang dapat mengalami perubahan baik karena faktor fisik maupun kimiawi. Perubahan mutu obat dapat diamati secara visual dan jika dari pengamatan visual diduga ada kerusakan yang tidak dapat ditetapkan dengan cara organoleptic, harus dilakukan sampling untk pengujian laboratorium. Tanda-tanda perubahan mutu obat :

1. Tablet

Terjadi perubahan warna, bau atau rasa. Kerusakan berupa noda, berbintik-bintik, lubang, sumbing, pecah, retak, dan atau terdapat benda asing , jadi bubuk dan lembab. Kaleng atau botol rusak sehingga dapat mempengaruhi mutu obat.

2. Kapsul

Perubahan warna isi kapsul, kapsul terbuka,kosong, atau melekat satu sama lainnya.

3. Tablet Salut

Pecah-pecah, terjadi perubahan warna, basah dan lengket satu dengan yang lainnya, kaleng atau botol rusak sehingga menimbulkan kelainan fisik.

4. Cairan

Menjadi keruh atau timbul endapan, konsistensi berubah, warna atau rasa berubah dan botol-botol plastic rusak atau bocor.

5. Salep

Warna berubah, konsistensi berubah, pot atau tube rusak atau bocor dan bau berubah.

6. Injeksi

Kebocoran wadah (vial, ampul), terdapat partikel asing pada serbuk injeksi, larutan yang seharusnya jernih tampak keruh atau ada endapan dan warna larutan berubah.

Tindak lanjut terhadap obat yang rusak adalah dikumpulkan dan disimpan terpisah, dikembalikan/diklaim sesuai aturan yang berlaku serta dihapuskan sesuai aturan yang berlaku.

3. Pendistribusian

Distribusi adalah suatu rangkaian kegiatan dalam rangka pengeluaran dan pengiriman obat-obatan yang bermutu, terjamin keabsahan serta tepat jenis dan jumlah dari gudang obat secara merata dan teratur untuk memenuhi kebutuhan unit-unit pelayanan kesehatan. Tujuan dari distribusi adalah terlaksananya distribusi obat secara merata dan teratur sehingga dapat diperoleh pada saat dibutuhkan serta terjaminnya kecukupan persediaan obat di unit pelayanan kesehatan/puskesmas.

Kegiatan distribusi obat UPTD Pengelolaan Obat kabupaten/Kota terdiri dari :

a. Kegiatan Distribusi Rutin

Kegiatan distribusi rutin yang mencakup distribusi rutin yang mencakup distribusi untuk kebutuhan pelayanan umum di unit pelayanan kesehatan/puskesmas.

a) Perencanaan Distribusi

UPTD Pengelolaan Obat Kabupaten/kota merencanakan dan melaksanakan pendistribusian obat-obatan ke unit pelayanan kesehatan/puskesmas diwilayah kerjanya. Untuk itu dilakukan kegiatan-kegiatan sebagai berikut :

1. Perumusan Stok Optimum

Perumusan stok optimum persediaan dilakukan dengan memperhitungkan siklus distribusi rata-rata pemakaian, waktu tunggu serta ketentuan mengenai stok pengaman. Rencana distribusi obat ke setiap unit pelayanan kesehatan termasuk rencana tingkat ketersediaan, didasarkan kepada besarnya stok optimum setiap jenis obat disetiap unit pelayanan kesehatan/ puskesmas.

(Stok Optimum = Stok Kerja + stok pengaman)

Keterangan :

Stok kerja : rata-rata pemakaian obat dalam satu periode tertentu.

Stok pengaman : obat cadangan

Pada akhir periode distribusi akan diperoleh persediaan sebesar stok pengaman disetiap unit pelayanan kesehatan. Rencana tingkat ketersediaan di UPTD pengeloalaan obat Kabupaten/Kota tiap akhir periode juga dapat ditetapkan. Tujuan dari penetapan rencana ketersediaan pada persediaan obat di UPTD Pengelolaan obat kabupaten/kota cukup untuk melayani kebutuhan obat selama periode distribusi tersebut. Posisi persedian yang direncanakan tersebut diharapkan dapat mengatasi setiap pelayanan kesehatan atau pengiriman obat oleh UPTD Pengelolaan obat di kabupaten/kota.

2. Penetapan frekuensi pengiriman obat-obatan ke unit pelayanan kesehatan

Frekuensi pengiriman obat-obatan ke unit pelayanan kesehatan / puskesmas ditetapkan dengan memperhatikan :

a. Anggaran yang tersedia.

b. Jarak UPK/puskesmas dari UPTD Pengelolaan obat

c. Fasilitas UPK

d. Sarana yang ada di UPTD Pengelolaan obat

e. Jumlah tenaga di UPTD Pengelolaan obat

3. Penyusunan peta lokasi, jalur, dan jumlah pengiriman

Agar alokasi biaya distribusi dapat dipergunakan secara efektif dan efesien maka UPTD Pengelolaan obat perlu membuat peta lokasi dari unit-unit pelayanan kesehatan / puskesmas diwilayah kerjanya. Jarak (Km) antara Gudang Obat (UPTD PO) dengan setiap unit pelayanan kesehatan dicantumkan pada peta lokasi.

Dengan mempertimbangkan jarak, biaya transportasi atau kemudahan fasilitas yang tersedia, dapat ditetapkan rayonisasi dari wilayah pelayanan distribusi. Disamping itu pula upaya untuk memanfaatkan kegiatan-kegiatan tertentu yang dapat membantu pengangkutan obat ke unit pelayanan kesehatan/puskesmas, misalnya kunjungan rutin petugas Kabupaten/kota ke unit pelayanan kesehatan, pertemuan dokter puskesmas yang diselenggarakan di Kabupaten/kota dan sebagainya. Atas dasar ini dapat ditetapkan jadwal pengiriman untuk setiap rayon distribusi misalnya ada rayon distribusi yang dapat dilayani sebulan sekali, ada rayon distribusi yang dapat dilayani triwulan dan ada yang hanya dapat dilayani tiap enam bulan disesuaikan dengan anggaran yang tersedia dan alokasi unit pelayanan kesehatan. Buatlah daftar rayon dan jadwal distribusi tiap rayon dengan nama unit pelayanan kesehatan di rayon tersebut dengan lengkap dengan nama dokter kepala unit pelayanan kesehatan serta penanggung jawab pengelola obatnya.

b. Kegiatan distribusi khusus

Kegiatan distribusi khusus yang mencakup distribusi obat program dan pelayanan kesehatan dasar (PKD) diluar jadwal distribusi rutin. Kegiatan distribusi khusus di UPTD pengeloaan obat Dinas kesehatan Kabupaten/kota dilakukan sebagai berikut :

1. UPTD PO kabupaten/kota menyusun rencana distribusi obat untuk masing-masing program sesuai dengan rencana pelaksanaan kegiatan program yang diterima dari Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota bekerjasama dengan penanggung jawab program mengusahakan pendistribusian obat sebelum pelaksanaan kegiatan masing-masing program.

2. Distribusi obat program kepada puskesmas dilakukan atas permintaan penanggung jawab program yang diketahui oleh Kepala Dinas Kesehatan Kota Makassar.

3. Untuk melaksanakan program penanggulangan penyakit tertentu seperti malaria, frambusia dan penyakit kelamin, bilamana obatnya diminta langsung oleh petugas program kepada UPTD PO kabupaten/kota tanda melalui Puskesmas, maka petugas yang bersangkutan harus membuat laporan permintaan dan pemakaian obat yang diketahui oleh Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.

4. Obat program yang diberikan langsung oleh petugas program kepada penderita dilokasi sasaran, diperoleh/diminta dari puskesmas yang membawahi lokasi sasaran. Setelah selesai pelaksanaan pemberian obat, bilamana ada sisa obat harus dikembalikan ke Puskesmas yang bersangkutan. Khusus untuk program diare diusahakan ada sejumlah persediaan obat di Posyandu yang pengadaannya diatur oleh Puskesmas.

Tata cara pendistribusian Obat :

1. UPTD PO Kabupaten/Kota melaksanakan distribusi obat ke Puskesmas di wilayah kerjanya sesuai dengan kebutuhan masing-masing unit pelayanan kesehatan.

2. Puskesmas Induk mendistribusikan kebutuhan obat-obatan untuk Puskesmas Pembantu, Puskesmas keliling dan unit Pelayanan Kesehatan lainnya yang ada diwilayah binaannya

3. Distribusi obat-obatan dapat pula dilaksanakan langsung dari UPTD PO kabupaten/kota ke Puskesmas Pembantu sesuai dengan situasi dan kondisi wilayah atas persetujuan Kepala Dinas Kesehatan Kota.

4. Tata cara distribusi obat ke Unit Pelayanan Kesehatan dapat dilakukan dengan cara dikirim oleh UPTD PO atau diambil oleh Unit Pelayanan Kesehatan.

5. Obat-obatan yang akan dikirim ke Puskesmas harus disertai dengan LPLPO (laporan pemakaian dan lembar permintaan obat) dan atau SBBK. Sebelum dilakukan pengepasan atas obat-obatan yang akan dikirim, maka perlu dilakukan pemeriksaan terhadap : jenis dan jumlah obat, kualitas/kondisi obat, isi kemasan dan ketentuan sediaan, kelengkapan dan kebenaran dokumen pengiriman obat, No. Batach dan tanggal kadaluarsa.

6. Tiap pengeluaran obat dari Gudang obat Kabupaten/kota harus segera dicatat pada kartu stok obat dan kartu stok induk obat serta Buku Harian Pengeluaran Obat.

b) Pencatatan Pendistribusian Obat

Pencatatan harian penerimaan Obat, obat yang diterima harus segara dicatat pada Buku Harian Penerimaan Obat. Memiliki fungsi :

1. Sebagai lembar kerja bagi pencatatan penerimaan obat.

2. Sebagai sumber data dalam melakukan kegiatan distribusi ke unit pelayanan.

3. Sebagai sumber data untuk menghitung presentase realisasi kontrak pengadaan obat.

Pencatatan harian pengeluaran obat, obat-obatan yang telah dikeluarkan harus segara dicatat dan dibukukan pada Buku Harian Pengeluaran Obat mengenai data obat dan dokumen obat tersebut. Memiliki fungsi : sebagai dokumen yang memuat semua catatan pengeluaran, baik mengenai data obatnya maupun dokumen yang menyertai pengeluaran obat tersebut.

Manfaat melakukan Pencatatan Harian Penerimaan dan pencatatan harian Pengeluarann Obat yaitu sebagai sumber data untuk perencanaan dan pelaporan.

4. Pencatatan dan Pelaporan

Pencatatan dan pelaporan data obat di UPOPPK Kabupaten/Kota merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka pengelolaan obat secara tertib baik obat yang diterima, disimpan, didistribusikan maupun digunakan di unit pelayanan kesehatan seperti Puskesmas.

a. Tujuan Pencatatan dan Pelaporan

Tersedianya data mengenai jenis dan jumlah penerimaan, persediaan, pengeluaran/penggunaan dan data mengenai waktu dari seluruh rangkaian kegiaan mutasi obat. Sebagian dari pencatatan dan pelaporan obat ini telah diuraikan pada masing-masing aspek pengelolaan obat. Berikut ini akan diuraikan secara ringkas kegiatan pencatatan dan pelaporan obat yang perlu dilakukan oleh UPOPPK

b. Kegiatan Pencatatan dan Pelaporan

Sebagai unit kerja yang secara fungsional berada di bawah dan langsung bertanggung jawab kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, maka UPOPPK memiiki kewajiban untuk melaporkan kegiatan pengelolaan obat yang dilaksanakan. Laporan yang perlu disusun UPOPPK terdiri dari:

a) Laporan mutasi obat.

b) Laporan kegiatan distribusi.

c) Laporan pencacahan persediaan akhir tahun anggaran.

d) Laporan tahunan/profil pengelolaan obat di Kabupaten/Kota.

1. Laporan Mutasi Obat

a) Petugas pencatatan ,pelaporan dan evaluasi mempersiapkan/membuat laporan mutasi obat berdasarkan data penerimaan dan pengeluaran obat

b) Laporan mutasi obat adalah laporan berkala mengenai mutasi obat yang dilakukan per triwulan yang memuat jumlah penerimaan, pengeluaran dan dilakukan sisa persediaan di UPOPPK, kecuali Narkotika dan Psykotropika yang dilaku kan setiap bulan.

c) Kegunaan laporan mutasi obat ini adalah :

1. Untuk mengetahui jumlah penerimaan dan pengeluaran obat per triwulan.

2. Untuk mengetahui sisa persediaan obat pada akhir triwulan.

3. Untuk pertanggung jawaban Kepala IF/Bendaharawan Barang sesuai peraturan perundangan berlaku.

d) Bagian judul pada formulir laporan Mutasi Obat diisi :

Triwulan I (Januari s/d Maret)

Triwulan II (April s/d Juni)

Triwulan III( Juli s/d September)

Triwulan IV ( Oktober s.d Desember)

Tempat, Tanggal dan penandatanganan laporan tersebut Nama Kepala Gudang Obat

e) Kolom pada formulir laporan mutasi obat diisi sebagai berikut :

Kolom (1) , Nomor urut obat

Kolom (3) , Nama obat yang akan dilaporkan

Kolom (4) , Satuan kemasan obat (dos, kaleng , botol dan lain-lain)

Kolom (5) , Sisa permulaan triwulan

Kolom (6) , Penerimaan selama satu triwulan

Kolom (7) , Pengeluaran selama satu triwulan

Kolom (8) , Sisa pada akhir triwulan

Kolom (9) , Bila diperlukan

2. Laporan Kegiatan Distribusi

Digunakan kartu per Unit Pelayanan Kesehatan. Berfungsi untuk Laporan Puskesmas atas mutasi obat dan kunjungan resep per tahun. Bertujuan untuk mengetahui Jumlah obat yang tersedia (stok akhir). Jumlah obat yang diterima dan Jumlah kunjungan resep. Petunjuk Pengisian laporan :

Kolom pada formulir Laporan Kegiatan Distribusi diisi dengan data yang diperoleh dari dokumen LPLPO

Kolom 1 : diisi dengan nomor urut

Kolom (2/3) : diisi sesuai dengan dokumen LPLPO

Kolom 4 : diisi dengan stok pada awal bulan

Kolom 5 : diisi dengan penerimaan obat

Kolom 6 : diisi dengan jumlah persediaan atau sama dengan kolom 4+5

Kolom 7 : diisi dengan pemakaian selama satu bulan

Kolom 8 : diisi dengan kolom 7 dibagi 12

Kolom 9 : diisi dengan sisa stok pada akhir bulan Desember

Kolom 10 : diisi dengam kolom 9 dibagi dengan kolom 8

Kolom total kunjungan resep (11 s/d 13) : diisi dengan data kunjungan data kunjungan yang mendapat resep satuan kerja bersangkutan selama 1 tahun.

3. Laporan Pencacahan Persedian Akhir Tahun Anggaran (31 Desember )

a. Petugas Pencatatan dan Evaluasi mempersiapkan/membuat Berita Acara Pencacahan Obat Akhir Tahun Anggaran (Formulir IX) dan Laporan Pencacahan Persediaan Akhir Tahun Anggaran (Formulir X).

b. Laporan Pencacahan Persediaan Akhir Tahun Anggaran dibuat pada setiap akhir tahun anggaran yang memuat jumlah penerimaan dan pengeluaran selama 1 tahun anggaran dan sisa persediaan pada akhir tahun anggaran yang bersangkutan.

c. Kegunaan Laporan Pencacahan Persediaan Akhir Tahun Anggaran adalah : Untuk mengetahui jumlah penerimaan dan pengeluaran obat selama 1 tahun anggaran, Untuk mengetahui sisa persediaan obat pada akhir tahun anggaran, serta sebagai pertanggung jawaban dari Kepala Gudang Obat /Bendaharawan Barang kepada Dinkes Kabupaten/Kota.

4. Laporan Pencacahan Persediaan Akhir Tahun Anggaran dibuat rangkap 2 untuk : Asli dikirim kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dan Arsip.

5. Penghapusan

Penghapusan adalah rangkaian kegiatan pemusnahan sediaan obat dalam rangka pembebasan barang milik/kekayaan Negara dari tanggung jawab berdasarkan peraturan perundang-undangan. Yang berlaku. Tujuan penghapusan sediaan obat adalah sebagai berikut :

a. Penghapusan merupakan bentuk pertanggung jawaban petugas terhadap obat-obatan yang diurusinya, yang sudah ditetapkan untuk dihapuskan/dimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

b. Menghindarkan pembiayaan (biaya penyimpanan, pemeliharaan, penjagaan, dan lain-lain) atau barang yang sudah tidak layak untuk dipelihara.

c. Menjaga keselamatan dan terhindar dari pengotoran lingkungan.

Kegiatan penghapusan Obat :

a. Membuat daftar obat-obatan yang akan dihapuskan beserta alasan-alasannya.

b. Pisahkan obat-obatan yang kadaluarsa/rusak pada tempat tertentu sampai pelaksanaan pemusnahan.

c. Pisahkan narkotika dan psikotropika dari obat lainnya.

d. Melaporkan kepada atasan mengenai sediaan obat-obatan yang dihapuskan.

e. Membentuk panitia pemeriksaan obat-obatan melalui Surat Keputusan Bupati/Walikota.

f. Membuat berita acara hasil pemeriksaan obat-oabatan oleh panitia pemeriksaan dan penghapusan obat-obatan.

g. Melaporkan hasil pemeriksaan kepada yang berwenang/ pemilik obat.

h. Melaksanakan penghapusan setelah ada keputusan dari yang berwenang.

Kepala dinas kesehatan Kabupaten/kota mengajukan usul penghapusan obat-obatan kepada bupati/walikota disertai berita acara hasil pemeriksaan obat-obatan. Prosedur penghapusan barang milik daerah :

a. Bupati/walikota menindaklanjuti sesuai dengan ketentuan/peraturan yang berlaku (Surat Mentri Dalam Negeri No.88 Tahun 1975 tentang pelimpahan wewenang penghapusan barang).

b. Surat Keputusan penghapusan diterbitkan bupati/walikota.

c. Kepala dinas kesehatan kabupaten/kota membentuk pelaksanaan penghapusan.

d. Melaksanakan penghapusan sesuai SK penghapusan.

Bupati/Walikota mengeluarkan Surat Keputusan Penghapusan Obat. Dalam Surat Keputusan ini ditentukan cara penghapusan yaitu dengan jalan memusnahkan obat. Prosedur penghapusan dengan cara pemusnahan :

a. Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, membentuk Panitia pemusnahan, dengan tugas-tugas antara lain :

1. Menentukan cara-cara pemusnahan dengan memperhatikan ketentuan yang berlaku dan koordinasi dengan balai POM.

2. Menyiapakan obat-obat yang akan dimusnahkan.

3. Meyiapkan pelaksanaan pemusnahan, sesuai dengan tata cara yang disetujui, misalnya obat sediaan tablet dengan cara direndam, ditanam atau dibakar dengan mengunakan ensinerator, larutan dengan cara dituang isinya.

4. Menetapkan lokasi pemusnahan yang jauh dari pemukiman dan lokasi tersebut memang tempat pembuangan.

5. Membuat berita acara pemusnahan.

6. Menyampaikan laporan pelaksanaan pekerjaan kapada Bupati/walikota setempat.

b. Berdasarkan laporan dari panita pemusnahan, Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/walikota, tentang pelaksanaan Surat Keputusan Pemusnahan, yaitu :

1. Laporan pelaksanaan dari panitia pemusnahan.

2. Berita acara pemusnahan.

B. Tinjauan Umum Tentang UPTD Pengelolaan Obat Kabupaten/Kota

a. Tugas UPTD Pengelolaan Obat Kabupaten/kota

Salah satu tujuan pengelolaan obat adalah agar dana yang tersedia dapat digunakan dengan sebaik-baiknya dan berkesinambungan guna memenuhi kepentingan masyarakat yang berobat ke Unit Pelayanan Kesehatan Dasar (puskesmas). Agar tujuan tersebut dapat terlaksana dengan baik, maka diantara semua yang terlibat dalam pengelolaan obat khususnya di Kabupaten/Kota memiliki tugas dan peran sebagai berikut :

1. Mengadakan dan mensosialisikan KepMenkes serta informasi lain tentang obat dan perbekalan kesehatan pada instalasi terkait dan lintas program.

2. Perencanaan kebutuhan obat untuk pelayanan kesehatan dasar disusun oleh tim perencanaan obat terpadu berdasarkan sistem bottom up.

3. Perhitungan rencana kebutuhan obat untuk satu tahun anggaran disusun dengan menggunakan pola konsumsi dan atau epidemiologi.

4. Mengkoordinasikan perencanaan kebutuhan obat dari beberapa sumber dana, agar jenis dan jumlah obat yang disediakan sesuai kebutuhan dan tidak tumpang tindih.

5. Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota mengajukan rencana kebutuhan obat kepada Pemerintah Kebupaten/Kota, Pusat, dan sumber lainnya.

6. Melakukan pelatihan petugas pengelola obat dan perbekalan kesehatan untuk puskesmas dan sub unitnya.

7. Melakukan bimbingan teknis, monitoring, dan evaluasi ketersediaan obat publik dan perbekalan kesehatan puskesmas dan sub-unitnya.

8. Melaksanakan advokasi penyediaan anggaran kepada pemerintah kabupaten/kota.

9. Dinas kesehatan kota bertanggungjawab terhadap pendistribusian obat kepada unit pelayanan kesehatan dasar.

10. Dinas kesehatan kab/kota bertanggungjawab terhadap penanganan obat dan perbekalan kesehatan yang rusak, hilang dan kadaluarsa.

11. Dinas kesehatan Kab/Kota bertanggungjawab terhadap jaminan mutu obat yang ada di Gudang obat dan Unit Pelayanan Kesehatan.

b. Landasan Kebijakan

Untuk mencapai tujuan dalam rangka meningkatkan ketersediaan, keterjangkauan, pemerataan dan kualitas pelayanan kesehatan kesehatan khususnya pelayanan kefarmasian/obat-obatan sebagai komponen yang tidak terpisahkan dalam upaya meningkatkan status kesehatan masyarakat, maka ditetapkan landasan kebijakan yaitu :

1. Kebijakan pembangunan kesehatan di Kabupaten/Kota merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari kebijakan rencana pembangunan kesehatan secara keseluruhan.

2. Pembangunan kesehatan di kab/kota dilakukan secara bertahap, terpadu, dan berkesinambungan.

3. Status sarana pelayanan kesehatan dasar (puskesmas) di kab/kota ditingkatkan menjadi puskesmas perawatan.

4. Pemerintah menjamin keamanan, khasiat, dan mutu obat serta perlindungan masyarakat dari penggunaan yang salah dan penyalahgunaan obat.

5. Pemerintah kab/kota bertanggungjawab atas ketersediaan, keterjangkauan dan pemerataan obat esensial yang dibutuhkan masyarakat di kab/kota dibantu oleh pemerintah provinsi dan pusat.

6. Sarana pelayanan kesehatan pemerintah bertanggung jawab untuk menjamin agar msayarakat mendapat pengobatan yang rasional.

7. Pengembangan program kesehatan dengan melibatkan peran dan tanggungjawab Pemerintah Kab/Kota, lintas sektor dan swasta.

9