130619 user manual for fax and sms using microsoft outlook 2010
DESCRIPTION
owaTRANSCRIPT
21 Feb 2013 User Manual Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 1
Manual Pengguna – Penghantaran FAKS dan SMS Menggunakan
Microso8 Outlook 2010
PENGENALAN
• Kenapa 1GovUC memerlukan perkhidmatan Faks dan SMS di dalam Microsoft Outlook ?
– Penggunaan faks adalah perlu untuk pengguna 1GovUC untuk menghantar dan menerima faks daripada aplikasi Microsoft Outlook. Adalah tidak praktikal untuk tidak mempunyai mesin faks persendirian. Justeru, dengan adanya integrasi perkhidmatan InfoBlast TM, pengguna tidak perlu memiliki mesin faks persendirian untuk menghantar dan menerima faks.
– Penggunaan SMS digunakan secara meluas untuk tujuan berkomunikasi dengan pengguna telefon mudah alih seluruh Malaysia. Ianya laju dan penerima boleh menerima SMS dimana-mana sahaja di seluruh negara.
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 2
KANDUNGAN
1. SMS
1.1 Pengguna 1GovUC
1.1.1 Pemasangan Aplikasi SMS dalam Microsoft Outlook 2010.
1.1.2 Mengarang dan Menghantar SMS
1.1.3 Terima SMS
1.2 Bukan Pengguna 1GovUC
1.2.1 Menghantar/Membalas SMS
1.2.2 Terima SMS
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 3 21 Feb 2013
KANDUNGAN
2. FAKS
2.1 Pengguna 1GovUC
2.1.1 Pemasangan Aplikasi “Outlook Internet Fax”
2.1.2 Mengarang dan Menghantar Faks
2.1.3 Terima Faks
2.2 Bukan Pengguna 1GovUC
2.2.1 Menghantar/Membalas Faks
2.2.2 Terima Faks
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 4 21 Feb 2013
TM Government | Projek 1GovUC 5 21 Feb 2012
1. SMS
1.1 Pengguna 1GovUC
1.1.1 Pemasangan Aplikasi SMS dalam Microsoft Outlook 2010.
1.1.2 Mengarang dan Menghantar SMS
1.1.3 Terima SMS
1.2 Bukan Pengguna 1GovUC
1.2.1 Menghantar/Membalas SMS
1.2.2 Terima SMS
2. FAKS
2.1 Pengguna 1GovUC
2.1.1 Pemasangan Aplikasi “Outlook Internet Fax”
2.1.2 Mengarang dan Menghantar Faks
2.1.3 Terima Faks
2.2 Bukan Pengguna 1GovUC
2.2.1 Menghantar/Membalas Faks
2.2.2 Terima Faks
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 5
Pemasangan Aplikasi SMS dalam Microsoft Outlook 2010
TM Government | Projek 1GovUC 6
Berikut adalah cara-cara pemasangan aplikasi SMS dalam Microsoft Outlook 2010. 1. Klik menu “File”. 2. Pilih “Info” untuk memaparkan
“Account Information” seperti yang tertera.
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 6
TM Government | Projek 1GovUC 7
3. Pilih “Info” untuk
memaparkan “Account Information” seperti yang tertera.
4. Klik “Account Settings”.
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 7
TM Government | Projek 1GovUC 8
5. Pilih “Email” dalam paparan “Account
Settings”. 6. Klik butang “New”.
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 8
TM Government | Projek 1GovUC 9
7. Pada paparan “Add New
Account”, pilih “Text Messaging (SMS).
8. Kemudian klik butang “Next”.
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 9
TM Government | Projek 1GovUC 10
9. “Outlook Mobile Service Account”
dipaparkan. Masukkan Service Provider URL iaitu https://apps.infoblast.com.my:8080/oms/service.asmx
10. Masukkan ID pengguna iaitu alamat
emel 1govuc. Sebagai contoh [email protected]
11. Masukkan kata laluan. Dimaklumkan
bahawa kata laluan sementara bagi pengguna kali pertama adalah “Password.123”
12. Klik butang “OK” untuk mengaktifkan
akaun SMS anda.
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 10
TM Government | Projek 1GovUC 11
12. Sekiranya berjaya, “Outlook Mobile
Service (Text Messaging)” akan dipaparkan seperti yang tertera pada gambar di bawah.
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 11
Memeriksa sambungan ke TM Fax & SMS server
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 12
TM Government | Projek 1GovUC 13 21 Feb 2012
1. SMS
1.1 Pengguna 1GovUC
1.1.1 Pemasangan Aplikasi SMS dalam Microsoft Outlook 2010.
1.1.2 Mengarang dan Menghantar SMS
1.1.3 Terima SMS
1.2 Bukan Pengguna 1GovUC
1.2.1 Menghantar/Membalas SMS
1.2.2 Terima SMS
2. FAKS
2.1 Pengguna 1GovUC
2.1.1 Pemasangan Aplikasi “Outlook Internet Fax”
2.1.2 Mengarang dan Menghantar Faks
2.1.3 Terima Faks
2.2 Bukan Pengguna 1GovUC
2.2.1 Menghantar/Membalas Faks
2.2.2 Terima Faks
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 13
Mengarang dan Menghantar SMS Cara-cara bagaimana untuk mengarang dan menghantar SMS
melalui Microsoft Outlook 2010:- 1. Klik “Home” tab pada panel atas Microsoft Outlook. 2. Klik “New Items” menu.
3. Seterusnya klik “Text Message (SMS)”
Pengguna 1GovUC
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 14
4. Laman untuk mengarang Text Message (SMS) akan dipaparkan seperti gambar yg tertera di bawah. Laman “Text Message (SMS)” mengandungi ruangan untuk masukkan;
§ Nombor telefon penerima. § Ruangan untuk mengarang pesanan
ringkas.
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 15
5. Masukkan nombor telefon penerima dan pesanan ringkas di ruang yang disediakan.
6. Kemudian klik “Send” untuk menghantar pesanan.
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 16
TM Government | Projek 1GovUC 17 21 Feb 2012
1. SMS
1.1 Pengguna 1GovUC
1.1.1 Pemasangan Aplikasi SMS dalam Microsoft Outlook 2010.
1.1.2 Mengarang dan Menghantar SMS
1.1.3 Terima SMS
1.2 Bukan Pengguna 1GovUC
1.2.1 Menghantar/Membalas SMS
1.2.2 Terima SMS
2. FAKS
2.1 Pengguna 1GovUC
2.1.1 Pemasangan Aplikasi “Outlook Internet Fax”
2.1.2 Mengarang dan Menghantar Faks
2.1.3 Terima Faks
2.2 Bukan Pengguna 1GovUC
2.2.1 Menghantar/Membalas Faks
2.2.2 Terima Faks
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 17
Terima SMS Pengguna 1GovUC akan menerima pesanan ringkas melalui email mereka. Sistem akan memberi satu pemberitahuan yang bertajuk “Incoming SMS” dan di ikuti nombor penghantar untuk memberitahu bahawa pengguna 1GovUC menerima pesanan ringkas.
Incoming SMS to Email
Pengguna 1GovUC
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 18
TM Government | Projek 1GovUC 19 21 Feb 2012
1. SMS
1.1 Pengguna 1GovUC
1.1.1 Pemasangan Aplikasi SMS dalam Microsoft Outlook 2010.
1.1.2 Mengarang dan Menghantar SMS
1.1.3 Terima SMS
1.2 Bukan Pengguna 1GovUC
1.2.1 Menghantar/Membalas SMS
1.2.2 Terima SMS
2. FAKS
2.1 Pengguna 1GovUC
2.1.1 Pemasangan Aplikasi “Outlook Internet Fax”
2.1.2 Mengarang dan Menghantar Faks
2.1.3 Terima Faks
2.2 Bukan Pengguna 1GovUC
2.2.1 Menghantar/Membalas Faks
2.2.2 Terima Faks
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 19
" Menghantar/Membalas SMS
Sesiapa yang bukan pengguna 1GovUC boleh menghantar atau membalas SMS melalui telefon bimbit mereka.
Bukan Pengguna 1GovUC
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 20
TM Government | Projek 1GovUC 21 21 Feb 2012
1. SMS
1.1 Pengguna 1GovUC
1.1.1 Pemasangan Aplikasi SMS dalam Microsoft Outlook 2010.
1.1.2 Mengarang dan Menghantar SMS
1.1.3 Terima SMS
1.2 Bukan Pengguna 1GovUC
1.2.1 Menghantar/Membalas SMS
1.2.2 Terima SMS
2. FAKS
2.1 Pengguna 1GovUC
2.1.1 Pemasangan Aplikasi “Outlook Internet Fax”
2.1.2 Mengarang dan Menghantar Faks
2.1.3 Terima Faks
2.2 Bukan Pengguna 1GovUC
2.2.1 Menghantar/Membalas Faks
2.2.2 Terima Faks
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 21
" Terima SMS
Sesiapa yang bukan pengguna 1GovUC akan menerima pesanan ringkas atau SMS yang telah dihantar oleh pengguna 1GovUC melalui telefon bimbit mereka.
Bukan Pengguna 1GovUC
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 22
Soalan: Bolehkah pengguna menghantar sms ke talian khas (cth: 1234)? Jawapan: Tidak boleh. Kemudahan SMS ini hanya boleh di hantar ke talian pengguna mudah alih sahaja. Soalan: Berapakah kadar caj penggunaan SMS dan Fax? Jawapan: Caj SMS akan di kira setiap bulan dan kadar caj untuk SMS adalah seperti berikut: Sementara kadar caj untuk penghantaran fax adalah sama dengan kadar panggilan suara iaitu bergantung kepada destinasi fax tersebut di hantar.
Bilangan SMS/sebulan Caj se1ap SMS
1 Hingga 50,000 12 sen seGap mesej
Lebih 50,000 tetapi kurang dari 100,000 11 sen seGap mesej
Lebih dari 100,000 10 sen seGap mesej
SOALAN LAZIM FAX & SMS
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 23
TM Government | Projek 1GovUC 24 21 Feb 2013
1. SMS
1.1 Pengguna 1GovUC
1.1.1 Pemasangan Aplikasi SMS dalam Microsoft Outlook 2010.
1.1.2 Mengarang dan Menghantar SMS
1.1.3 Terima SMS
1.2 Bukan Pengguna 1GovUC
1.2.1 Menghantar/Membalas SMS
1.2.2 Terima SMS
2. FAKS
2.1 Pengguna 1GovUC
2.1.1 Pemasangan Aplikasi “Outlook Internet Fax”
2.1.2 Mengarang dan Menghantar Faks
2.1.3 Terima Faks
2.2 Bukan Pengguna 1GovUC
2.2.1 Menghantar/Membalas Faks
2.2.2 Terima Faks
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 24
Keperluan asas
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 25
1. Microsoft Outlook Client 2010 dengan Microsoft Office 2010
• Microsoft Word 2010 2. Microsoft Outlook Client 2007 dengan Microsoft Office 2007
• Microsoft Word 2007
Senarai di bawah adalah cara-cara pemasangan “Oulook Internet Fax”:- 1. Muat turun fail pemasangan dari laman web
1GovUC. 2. Sebaik sahaja “Outlook Internet Fax Setup
Wizard” dipaparkan, klik butang “Next”.
Pemasangan “Outlook Internet Fax”
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 26
TM Government | Projek 1GovUC 27
4. Pilih folder untuk pemasangan. 5. Kemudian klik butang “Next”.
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 27
TM Government | Projek 1GovUC 28
6. Klik butang “Next” pada paparan “Confirm Installation”.
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 28
TM Government | Projek 1GovUC 29
7. Tunggu sehingga pemasangan “Outlook Internet Fax” siap dijalankan.
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 29
TM Government | Projek 1GovUC 30
8. Aplikasi “Outlook Internet Fax” sudah berjaya dipasang.
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 30
TM Government | Projek 1GovUC 31 21 Feb 2013
1. SMS
1.1 Pengguna 1GovUC
1.1.1 Pemasangan Aplikasi SMS dalam Microsoft Outlook 2010.
1.1.2 Mengarang dan Menghantar SMS
1.1.3 Terima SMS
1.2 Bukan Pengguna 1GovUC
1.2.1 Menghantar/Membalas SMS
1.2.2 Terima SMS
2. FAKS
2.1 Pengguna 1GovUC
2.1.1 Pemasangan Aplikasi “Outlook Internet Fax”
2.1.2 Mengarang dan Menghantar Faks
2.1.3 Terima Faks
2.2 Bukan Pengguna 1GovUC
2.2.1 Menghantar/Membalas Faks
2.2.2 Terima Faks
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 31
TM Government | Projek 1GovUC 32
" Mengarang dan Menghantar Faks Cara-cara bagaimana untuk mengarang dan
menghantar Faks melalui Microsoft Outlook 2010:-
1. Klik “Home” tab pada panel atas
Microsoft Outlook 2010.
2. Klik “New Items” menu.
3. Kemudian klik “More Items”
4. Klik “Internet Fax” untuk membuka laman mengarang faks.
Pengguna 1GovUC
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 32
5. Laman “Internet Fax” akan dipaparkan sebaik sahaja “Internet Fax” di klik seperti yang tertera pada gambar di bawah. “Internet Fax” mengandungi ruang untuk masukkan;
� Nama penerima faks � Nombor faks � Tajuk � ruang untuk masukkan lampiran � ruang untuk mengarang
pesanan. Laman mengarang “Internet Fax” tanpa muka depan.
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 33
Laman mengarang “Internet Fax” beserta muka depan.
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 34
6. Masukkan pesanan atau lampiran, kemudian klik “Send”.
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 35
TM Government | Projek 1GovUC 36 21 Feb 2012
1. SMS
1.1 Pengguna 1GovUC
1.1.1 Pemasangan Aplikasi SMS dalam Microsoft Outlook 2010.
1.1.2 Mengarang dan Menghantar SMS
1.1.3 Terima SMS
1.2 Bukan Pengguna 1GovUC
1.2.1 Menghantar/Membalas SMS
1.2.2 Terima SMS
2. FAKS
2.1 Pengguna 1GovUC
2.1.1 Pemasangan Aplikasi “Outlook Internet Fax”
2.1.2 Mengarang dan Menghantar Faks
2.1.3 Terima Faks
2.2 Bukan Pengguna 1GovUC
2.2.1 Menghantar/Membalas Faks
2.2.2 Terima Faks
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 36
" Terima Faks Pengguna 1GovUC akan menerima faks melalui email mereka. Sistem akan memberi satu pemberitahuan yang bertajuk “Incoming FAX” dan di ikuti nombor penghantar untuk memberitahu bahawa pengguna 1GovUC menerima faks.
Pengguna 1GovUC
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 37
Lampiran Emel
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 38
TM Government | Projek 1GovUC 39 21 Feb 2012
Kandungan 1. SMS
1.1 Pengguna 1GovUC
1.1.1 Pemasangan Aplikasi SMS dalam Microsoft Outlook 2010.
1.1.2 Mengarang dan Menghantar SMS
1.1.3 Terima SMS
1.2 Bukan Pengguna 1GovUC
1.2.1 Menghantar/Membalas SMS
1.2.2 Terima SMS
2. FAKS
2.1 Pengguna 1GovUC
2.1.1 Pemasangan Aplikasi “Outlook Internet Fax”
2.1.2 Mengarang dan Menghantar Faks
2.1.3 Terima Faks
2.2 Bukan Pengguna 1GovUC
2.2.1 Menghantar/Membalas Faks
2.2.2 Terima Faks
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 39
" Menghantar/Membalas Faks
" Sesiapa yang bukan pengguna 1GovUC perlu menggunakan mesin faks untuk menghantar faks kepada pengguna 1GovUC.
" Senarai di bawah adalah cara-cara untuk menghantar faks kepada pengguna 1GovUC:-
1. Dial 13102 dan tunggu IVR untuk arahan seterusnya. 2. Masukkan nombor telefon yg berdaftar dan ikuti dengan butang #.. 3. Masukkan lampiran kertas. 4. Tekan butang “Start” untuk menghantar faks. 5. Penerima (Pengguna 1GovUC) akan menerima faks melalui email mereka.
" Rujuk slide berikutnya untuk melihat cara-cara bagaimana ianya berfungsi.
Bukan Pengguna 1GovUC
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 40
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 41
TM Government | Projek 1GovUC 42 21 Feb 2012
1. SMS
1.1 Pengguna 1GovUC
1.1.1 Pemasangan Aplikasi SMS dalam Microsoft Outlook 2010.
1.1.2 Mengarang dan Menghantar SMS
1.1.3 Terima SMS
1.2 Bukan Pengguna 1GovUC
1.2.1 Menghantar/Membalas SMS
1.2.2 Terima SMS
2. FAKS
2.1 Pengguna 1GovUC
2.1.1 Pemasangan Aplikasi “Outlook Internet Fax”
2.1.2 Mengarang dan Menghantar Faks
2.1.3 Terima Faks
2.2 Bukan Pengguna 1GovUC
2.2.1 Menghantar/Membalas Faks
2.2.2 Terima Faks
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 42
" Terima Faks
Sesiapa yang bukan pengguna 1GovUC akan menerima faks yang telah dihantar oleh Pengguna 1GovUC melalui mesin faks.
Bukan Pengguna 1GovUC
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia Page 43
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia 44