1 · web view*maklumat pegawai ini perlu dikemaskini setiap kali berlaku pertukaran pegawai atau...
TRANSCRIPT
NAMA ROZI BINTI TAMIN
NO. KAD PENGENALAN 760828-04-5308
JAWATAN PENOLONG PENDAFTAR
GRED N41
BAHAGIAN/SEKSYEN/JABATAN SEKSYEN JAMINAN KUALITI
PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) PEJABAT PENDAFTAR
TARIKH MEMEGANG JAWATAN 27 MAC 2006TARIKH PENEMPATAN (Tarikh penempatan di Bahagian / Seksyen / jabatan berkenaan)
27 MAC 2006
NO. TELEFON 03-8947 2027EMAIL [email protected]
FAKS 03-8942 6468
TARIKH DIBUKA
NO. SEMAKAN 00
TARIKH DIKEMASKINI -
*Maklumat pegawai ini perlu dikemaskini setiap kali berlaku pertukaran pegawai atau portfolio tugas.
FAIL MEJA
ARAHAN
1. Fail meja ini mengandungi maklumat-maklumat serta atur cara bagi tiap-
tiap tugas yang dijalankan oleh sesuatu jawatan.
2. Maklumat-maklumat yang perlu ada di dalam fail meja ini adalah:
(a) Maklumat organisasi; (b) Struktur organisasi;(c) Maklumat Pusat Tanggungjawab (PTJ); (d) Struktur organisasi PTJ;(e) Senarai tugas, kuasa dan hubungan pegawai dengan pegawai
pegawai lain; (f) Proses kerja (untuk setiap senarai tugas);(g) Carta aliran kerja (mengikut senarai tugas);(h) Senarai undang-undang dan peraturan yang diperlukan; (i) senarai semakan (mengikut senarai tugas);(j) Senarai jawatankuasa yang dianggotai;(k) Senarai borang-borang yang digunakan; (l) Norma-norma kerja; (m) Senarai tugas dan tanggungjawab;(n) Senarai tugas harian.
3. Fail Meja (FM) ini bukannya hak pegawai sendiri, tetapi ada kaitan dengan jawatannya. Oleh itu fail ini mesti diletakkan di atas meja. Pada masa pertukaran, fail ini hendaklah diserahkan kepada Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) .
4. Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) hendaklah memastikan bahawa fail ini dikaji semula dan dikemaskini:-
(a) apabila berlaku pertukaran pegawai atau portfolio tugas; dan(b) sekurang-kurangnya setahun sekali.
FAIL MEJA Halaman: 2
ISI KANDUNGAN
Bil Perkara Halaman1.0 MAKLUMAT ORGANISASI
1.1 Latar belakang UPM
1.2 Punca kuasa
1.3 Objektif penubuhan UPM
1.4 Visi UPM
1.5 Misi UPM 1.6 Matlamat UPM
1.7 Piagam pelanggan UPM
5
5
6
6
6
6
7
2.0 STRUKTUR ORGANISASI UPM 8
3.0 MAKLUMAT PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)
3.1 Latar belakang PTJ
3.2 Fungsi utama
3.3 Dasar Kualiti
3.4 Wawasan
3.5 Misi
3.6 Matlamat
3.7 Piagam Pelanggan
9
9
10
10
10
10
12
4.0 STRUKTUR ORGANISASI PTJ 4.1 Carta Organisasi PTJ
4.2 Objektif Kualiti PTJ
13
14
5.0 STRUKTUR ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI 17
6.0 SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
18
7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS) 30
FAIL MEJA Halaman: 3
Bil Perkara Halaman8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) 50
9.0 SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG DIPERLUKAN
65
10.0 SENARAI SEMAKAN (MENGIKUT SENARAI TUGAS) 66
11.0 SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI 68
12.0 SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN 69
13.0 NORMA-NORMA KERJA 71
14.0 SENARAI TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB 74
15.0 SENARAI TUGAS HARIAN 75
FAIL MEJA Halaman: 4
1.0 MAKLUMAT ORGANISASI
UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA
1.1 LATAR BELAKANG
Universiti Putra Malaysia (UPM), dahulunya dikenali sebagai Universiti Pertanian Malaysia telah ditubuhkan pada tahun 1971. Pada asalnya ianya adalah penggabungan antara Fakulti Pertanian, Universiti Malaya dan Kolej Pertanian Malaya Serdang bermula dengan tiga buah fakulti iaitu Pertanian, Perhutanan dan Kedoktoran Veterinar dan Sains Penternakan dan terus kekal sebagai sebuah universiti tradisional yang memberikan tumpuan terutama kepada pendidikan ijazah pertama, penyelidikan dalam bidang pertanian dan bidang yang berkaitan. Pada awal tahun 80-an, UPM telah memperluaskan bidang sedia ada kepada bidang Sains dan Teknologi (S&T) di samping menyediakan sistem-sistem penyampaian yang lebih baik dan terkini dalam pendidikan sains dan teknologi melalui penggunaan teknologi maklumat (IT) yang sedang pesat berkembang. UPM telah bertukar nama dengan rasminya kepada Universiti Putra Malaysia pada 3 April 1997 oleh YAB Perdana Menteri Dato' Seri Dr. Mahathir bin Mohamad. la adalah merupakan satu langkah strategik untuk menjadikan UPM sebagai pusat pengajian tinggi yang berupaya mengukuhkan program sedia ada di samping berkemampuan mempelbagaikan program pengajian bagi memenuhi kehendak dan keperluan negara pada masa hadapan.
1.2 PUNCA KUASA
1.2.1 Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 (Akta 30);1.2.2 Perintah (Pemerbadanan) Universiti Pertanian Malaysia (Pindaan)
1997 [ P.U.(A) 348] berkuatkuasa dari 26 Julai 1997; dan1.2.3 Perlembagaan Universiti Putra Malaysia [P.U.(A) 106]
berkuatkuasa dari 15 Mac 1998.
FAIL MEJA Halaman: 5
1.3 OBJEKTIF PENUBUHAN
Untuk menghasilkan graduan siswazah dan pasca siswazah yang berketrampilan di dalam pelbagai bidang dan menjalankan aktiviti penyelidikan yang dapat menyumbang ke arah pembentukan sebuah negara maju dan memenuhi keperluan pasaran sumber manusia tempatan dan antarabangsa serta menjadi Pusat Kecermelangan Pendidikan Pertanian dan Universiti Penyelidikan bertaraf antarabangsa.
1.4 VISI
Menjadi Universiti Bereputasi Antarabangsa.
1.5 MISI
Menjadi Pusat Pembelajaran dan Penyelidikan yang utama, yang memberikan sumbangan bukan sahaja kepada pembentukan kekayaan dan pembangunan negara bangsa, tetapi juga kepada kemajuan manusia dan penerokaan ilmu sejagat.
1.6 MATLAMAT UNIVERSITI PUTRA MALAYSIAUPM telah menetapkan lapan matlamat untuk merealisasikan wawasannya. Setiap matlamat berikut mempunyai objektif khusus, iaitu dalam bentuk yang boleh diukur pencapaiannya. Pencapaian setiap objektif bergantung kepada pelaksanaan strategi dan pelan tindakan masing-masing. Kelapan-lapan matlamat tersebut adalah seperti berikut:
Matlamat 1: Melahirkan graduan yang berkualiti, berdaya saing dan berusaha untuk terus maju;
Matlamat 2: Memperkasakan pelajar UPM dengan penguasaan kemahiran insaniah;
Matlamat 3: Menjadikan UPM sebagai Universiti Penyelidikan yang terkemuka;
Matlamat 4: Memperkasakan UPM sebagai pusat kecemerlangan pendidikan dan penyelidikan pertanian;
Matlamat 5: Memperkasakan jalinan industri dan masyarakat;Matlamat 6: Mengurus modal insan dan persekitaran kerja dengan
FAIL MEJA Halaman: 6
cemerlang;Matlamat 7: Memantapkan Sistem Pengurusan Kualiti berteraskan
amalan terbaik;Matlamat 8: Menjana dan mengurus sumber kewangan universiti
secara cekap dan berkesan;Matlamat 9: Menjadikan universiti terhubung sepenuhnya dengan
berasaskan ICT; danMatlamat 10: Memperkasakan UPM melalui Alumni
1.7 PIAGAM PELANGGAN UNIVERSITI
Kami staf UPM beriltizam ke arah kecemerlangan melalui penerapan budaya kualiti dalam pengajaran, penyelidikan dan perkhidmatan profesional untuk memenuhi ekspektasi pelanggan kami dengan:
• Menyedia dan mengusahakan peningkatan secara berterusan dalam aspek yang berkaitan dengan pengajaran, penyelidikan dan perkhidmatan profesional sejajar dengan piawaian dan amalan terbaik yang diterima guna di peringkat antarabangsa;
• Menyediakan program pengajian tinggi dan mewujudkan suasana pembelajaran yang berkualiti dalam usaha peningkatan kesarjanaan ilmu bagi memenuhi aspirasi pembangunan Negara;
• Memperkasakan bidang penyelidikan dengan penemuan baharu yang dapat meningkatkan taraf hidup dan pembangunan ekonomi Negara secara menyeluruh;
• Mewujudkan budaya pengurusan berkualiti yang cekap dan berkesan serta suasana persekitaran kerja dan pembelajaran yang dinamik dan kondusif demi memupuk percambahan dan keterbukaan minda untuk membangunkan potensi diri staf dan pelajar;
• Menyediakan perkhidmatan profesional untuk meningkatkan kecekapan pengurusan yang menyeluruh; dan
• Memberikan ruang dan peluang yang saksama kepada semua warganegara dengan
tidak mengira kepercayaan, bangsa dan agama untuk memperoleh pendidikan
tinggi yang berkualiti.
FAIL MEJA Halaman: 7
2.0 STRUKTUR ORGANISASI UPM
3.0 MAKLUMAT PUSAT TANGGUNGJAWAB
3.1 LATAR BELAKANG PEJABAT PENDAFTAR
Pejabat Pendaftar telah ditubuhkan pada 1.1.1977 (selaras dengan penubuhan Universiti Pertanian Malaysia). Ianya merupakan bahagian yang bertanggungjawab dalam aspek pengurusan sumber manusia yang melibatkan hal ehwal berkaitan perjawatan dan perkhidmatan kakitangan.
Sepanjang penubuhannya, Pejabat Pendaftar telah melaksanakan fungsinya dengan berkesan melalui pendekatan prinsip tadbir urus yang terbaik. Selaras dengan perubahan trend dalam bidang pengurusan sumber manusia hari ini, yang merujuk kepada persekitaran dan budaya kerja, kehendak pelanggan dan organisasi serta kecanggihan teknologi, Pejabat Pendaftar sentiasa proaktif menerokai cabaran-cabaran dalam pengurusan sumber manusia bagi mempastikan peningkatan sistem penyampaian perkhidmatan yang cemerlang dan berkualiti dapat disediakan.
3.2 FUNGSI UTAMA
Tertakluk kepada Perlembagaan Universiti Putra Malaysia, Pejabat Pendaftar bertanggungjawab dalam aspek-aspek berikut:
a. menguruskan hal-hal yang berkaitan dengan sumber manusia, akademik dan pentadbiran umum di Universiti;
b. bertanggungjawab terhadap hal-hal yang berkaitan dengan Pelantikan, Kuasa, Kewajipan, Saraan dan Syarat-syarat Perkhidmatan pekerja Universiti;
c. bertanggungjawab dalam perkara-perkara berkaitan pengurusan sumber manusia, akademik, keselamatan dan pentadbiran am di Universiti dan mengeluarkan arahan-arahan pentadbiran mengenainya;
d. bertanggungjawab dalam segala hal ehwal perundangan yang melibatkan Universiti dan kepentingan Universiti;
e. melakukan apa-apa fungsi lain dan mengambil apa-apa tindakan sebagaimana yang diperlukan dalam menjalankan dengan sewajarnya tugas-tugas di bawah Perlembagaan, Statut, Kaedah dan Peraturan.
3.3 DASAR KUALITI
Pejabat Pendaftar telah mewujudkan dasar kualiti selaras dengan dasar kualiti Universiti Putra Malaysia.
“Kami Staf Pejabat Pendaftar beriltizam memantapkan Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat Pendaftar yang merangkumi pengurusan sumber manusia, perkhidmatan perundang-undangan, perkhidmatan keselamatan, perkhidmatan perubatan dan pergigian, perkhidmatan keagamaan dan kerohanian, dan perkhidmatan kebudayaan dan kemudahan dewan bagi menyokong aktiviti pembelajaran, penyelidikan dan perkhidmatan profesional melalui penerapan budaya kerja berkualiti secara berterusan untuk memenuhi ekspektasi pelanggan selaras dengan MS ISO 9001:2008”
3.4 WAWASAN
Wawasan Pejabat Pendaftar adalah untuk menjadi entiti yang cemerlang dengan memberikan perkhidmatan sumber manusia, keselamatan, perubatan dan pergigian, kerohanian dan keagamaan serta kebudayaan dan kesenian selaras dengan wawasan UPM.
3.5 MISI
Misi Pejabat Pendaftar adalah untuk memberikan perkhidmatan sumber manusia, keselamatan, perubatan dan pergigian, kerohanian dan keagamaan serta kebudayaan dan kesenian selaras dengan pelan strategi universiti.
3.6 MATLAMAT PEJABAT PENDAFTAR
(a) Matlamat 6: Mengurus modal insan dan persekitaran kerja dengan cemerlang;
i. Objektif 1: Menarik, melantik, membangun serta mengekalkan tenaga kerja yang cemerlang pada semua peringkat Strategi 1 : Mewujudkan skim perkhidmatan secara
kontrak yang lebih berdaya saing untuk menarik individu berpengalaman luas dalam industri;
Strategi 2 : Melantik calon yang berkualiti;
Strategi 3 : Memudahkan proses pelantikan pegawai akademik adjung dan tenaga pakar;
Strategi 4 : Mewujudkan nisbah jawatan mengikut skim perkhidmatan;
FAIL MEJA Halaman: 10
Strategi 5 : Mewujudkan sistem latihan pegawai yang lebih berkesan; dan
Strategi 6 : Menggalakkan pertukaran staf secara dua hala pada peringkat antarabangsa (Pembangunan Staf).
ii. Objektif 2 : Mewujudkan persekitaran dan sistem kerja yang selamat, sihat, kondusif dan ceria. Strategi 1 : Menambahbaik persekitaran dan aspek
kebajikan kerja yang lebih terjamin;
Strategi 2 : mewujudkan penandaarasan untuk pelbagai perkhidmatan, kemudahan dan persekitaran kerja;
Strategi 3 : Mengadakan satu sistem yang boleh menjamin keselamatan dan kesihatan staf; dan
Strategi 4 : Meningkatkan program penghayatan psikologikal untuk persekitaran kerja yang sihat/ceria.
(b) Matlamat 7: Memantapkan Sistem Pengurusan Kualiti berteraskan amalan terbaik.
i. Objektif 2 : Melestarikan Sistem Pengurusan Kualiti dengan berteraskan integriti , keutuhan, kebertanggungjawaban dan kecekapan
Strategi 1 : Mengamalkan akauntabiliti dan integriti dalam pengurusan kewangan dan pentadbiran entiti
ii. Objektif 3 : Membudayakan Sistem Pengurusan Kualiti
Strategi 2 : Menggunapakai soal selidik yang diselaraskan dengan kriteria AKPM
FAIL MEJA Halaman: 11
3.7 PIAGAM PELANGGAN PEJABAT PENDAFTAR
a. Memberi layanan yang mesra, jujur, ikhlas dan bertanggungjawab;
b. Memberikan maklumat yang berkaitan dengan jelas dan tepat;
c. Memastikan persekitaran bersih, kondusif, selesa dan selamat;
d. Memberi perkhidmatan yang sentiasa cepat dan menepati masKeputusan pelantikan staf dimaklumkan kepada pemohon selewat-lewatnya 12 hari bekerja selepas Minit Mesyuarat Pihak Berkuasa Melantik diterima;
e. Keputusan kenaikan pangkat staf dimaklumkan kepada pemohon selewat-lewatnya 5 hari bekerja selepas Minit Mesyuarat Pihak Berkuasa Melantik diterima atau arahan Pihak Berkuasa Melantik;
f. Keputusan Kursus Induksi Modul Umum dimaklumkan kepada peserta dalam tempoh 10 hari bekerja selepas tarikh terakhir menerima kelulusan daripada sekurang-kurangnya 3 orang Panel Penilai Kursus Induksi;
g. Keputusan permohonan cuti belajar dimaklumkan kepada calon selewat-lewatnya 14 hari bekerja selepas kelulusan diperolehi daripada PPU/KPT;
h. Memastikan pesara mendapat GCR pada gaji terakhir sebelum bersara;
i. Memastikan staf dapat disahkan dalam jawatan dalam tempoh 14 bulan dari tarikh lapor diri setelah memenuhi semua syarat yang ditetapkan;
j. Buku rawatan perubatan boleh diambil pada hari ke lapan selepas melapor diri; dan
k. Maklumbalas daripada aduan melalui surat/e-mel/faks/telefon dijawab selewat-lewatnya dalam tempoh dua puluh satu (21) hari bekerja.
FAIL MEJA Halaman: 12
4.0 STRUKTUR ORGANISASI PEJABAT PENDAFTAR
4.1 CARTA ORGANISASI PEJABAT PENDAFTAR
FAIL MEJA Halaman: 13
PENDAFTAR
JAWATANKUASA JAMINAN KUALITI
BAHAGIANPENGURUSAN SUMBER
MANUSIA
SEKSYEN JAMINAN KUALITI
SEKSYEN TEKNOLOGI MAKLUMAT & KOMUNIKASI
(ICT)
SEKSYEN PENTADBIRAN & KEWANGAN
PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN AM
SEKSYEN SARAAN, PRESTASI &
ELAUN
SEKSYEN PELANTIKAN
SEKSYEN KENAIKAN PANGKAT
SEKSYEN PENGESAHAN,CUTI &
PERSARAAN
SEKSYEN LATIHAN AKADEMIK
SEKSYEN BIMBINGAN & KERJAYA STAF
SEKSYEN PENILAIAN DALAM
PERKHIDMATAN
SEKSYEN KESELAMATAN &
KESIHATAN PEKERJAAN
SEKSYEN LATIHAN DLM
PERKHIDMATAN
SEKSYEN PERUBATAN &
PERHUBUNGAN PEKERJA
BAHAGIAN PEMBANGUNAN SUMBER
MANUSIA
BAHAGIAN PERUNDANG
-UNDANGAN UNIVERSITI
SEKSYEN GUAMAN & GUBALAN AWAM
SEKSYENPENASIHATAN & GUBALAN
KORPORAT
SEKSYENTATATERTIB STAF
BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI
BAHAGIAN PERUNDANG-UNDANGAN
PUSAT KEBUDAYAAN & KESENIAN
SEKSYENKOMPUTER DAN TEKNOLOGI
MAKLUMAT
SEKSYENKAWALAN KESELAMATAN
KAMPUS PUCHONG
SEKSYENBANTUAN
SEKSYEN KEBUDAYAAN
SEKSYEN DEWAN & PANGGUNG
PERCUBAAN
SEKSYEN TEKNIKAL
SEKSYENPENTADBIRAN DAN
KEWANGAN SEKSYEN
PENTADBIRAN DAN KEWANGAN
SEKSYEN FARMASI
SEKSYENDIAGNOSTIK
SEKSYENPERGIGIAN
SEKSYENKEJURURAWATAN
SEKSYEN PERUBATAN & KECEMASAN
SEKSYEN KESIHATAN UMUM
SEKSYENPENTEDBIRAN DAN
KEWANGAN
PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI PUSAT ISLAM UNIVERSITI
SEKSYEN PENTADBIRAN & PENGURUSAN PEJABAT
SEKSYEN PENTADBIRAN DAN
KEWANGAN
SEKSYEN PENTADBIRAN &
PENGURUSAN MASJID
SEKSYEN AKTIVITI PEMBANGUNAN SAHSIAH
DAN MODAL INSAN
PERKHIDMATAN KORPORAT
SEKSYENRONDAAN
SEKSYENPENYIASATAN
SEKSYENTARFIK
SEKSYENKAWALAN AKSES
SEKSYEN PENGURUSAN DASAR
SEKSYEN PERUBATAN PEKERJAAN
SEKSYENPERUBATAN SUKAN
4.2 OBJEKTIF KUALITI PEJABAT PENDAFTAR
Bil. Proses Objektif Kualiti
1. Kawalan Dokumen Semakan semula dokumen SPK sekurang-kurangnya sekali dalam setahun
2. Audit Dalaman Memastikan jumlah NCR pada Audit Dalaman berkurangan 20% dari tahun sebelumnya
3. Tindakan Pembetulan
Melaksanakan tindakan pembetulan selewat-lewatnya 21 hari bekerja (jangka pendek) atau 6 bulan (jangka panjang) dari tarikh surat diedarkan.
4. Tindakan Pencegahan Menghasilkan 30 cadangan tindakan pencegahan
5.
Kepuasan pelanggan, analisa, pengukuran dan peningkatan
Mencapai 80% tahap kepuasan pelanggan dalaman pada tahap Setuju dan ke atas (Skala 4 & 5)
Mencapai 80% tahap kepuasan pelanggan luaran pada tahap Memuaskan dan ke atas (Skala 4 & 5)
6.
Perolehan dan pembayaran (Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja)
Laporan analisis penilaian prestasi pembekal dibuat 4 kali setahun
Mencapai 80% tahap Memuaskan (Skala 4) bagi analisis penilaian prestasi pembekal
7.Perkhidmatan Teknologi Maklumat
Memastikan tempoh baikpulih dalaman untuk perkakasan dalam tempoh tiga (3) hari bekerja
Memastikan tempoh baikpulih pihak luar untuk perkakasan dilakukan selewat-lewatnya lima belas (15) hari bekerja
Penambahbaikan/baikpulih dilakukan selewat-lewatnya 15 hari bekerja atau dengan jaminan tempoh baikpulih
Memastikan baikpulih sistem akibat gangguan operasi server tanpa melibatkan kerosakan kepada aplikasi dilakukan selewat-lewatnya 4 jam
Memastikan baikpulih akibat gangguan operasi aplikasi modul tertentu, manakala modul-modul lain boleh digunakan semasa tempoh baikpulih dilakukan selewat-lewatnya 2 hari bekerja
Memastikan baikpulih sistem akibat gangguan operasi kerosakan yang serius serta memerlukan pertukaran aliran serta fungsian sistem atau pemasangan peralatan baru kepada perkakasan dilakukan dalam tempoh lima (5) hari bekerja
8. Latihan Staf Mencapai 80% staf Pejabat Pendaftar yang menghadiri latihan sekurang-kurangnya 7 hari setahun
FAIL MEJA Halaman: 14
Bil. Proses Objektif Kualiti Memastikan 80% latihan yang dijalankan mengikut
takwim tahunan
9. Pelantikan staf
Memastikan tempoh iklan dikeluarkan dalam tempoh 14 hari bekerja selepas waran diterima
Pengiklanan jawatan kosong (Akademik) dibuat sekurang-kurangnya 2 kali setahun
Pengiklanan jawatan kosong (Bukan Akademik) dibuat sekurang-kurangnya 2 kali setahun
Memastikan surat tawaran dikeluarkan selewat-lewatnya dalam tempoh 12 hari bekerja selepas tarikh menerima petikan minit mesyuarat Pihak Berkuasa Melantik atau arahan Pihak Berkuasa melantik
Memastikan pengisian kekosongan jawatan kerana penamatan perkhidmatan dilakukan selewat-lewatnya 75 hari bekerja dari tarikh kekosongan tersebut.
Kadar pengisian jawatan (Akademik) adalah 94% dari waran yang diterima.
Kadar pengisian jawatan (Bukan Akademik) adalah 94% dari waran yang diterima.
10. Pengesahan Dalam Jawatan
Memastikan staf dapat disahkan jawatan dalam tempoh 14 bulan dari tarikh lapor diri setelah memenuhi semua syarat yang ditetapkan
11. Persaraan Memastikan pesara mendapat GCR pada gaji terakhir sebelum bersara
12. Kenaikan Pangkat
Surat pelawaan pengisian jawatan kenaikan pangkat (bukan akademik) dikeluarkan selewat-lewatnya 6 hari bekerja selepas waran diterima
Surat pelawaan pengisian jawatan kenaikan pangkat (bukan akademik) dikeluarkan selewat-lewatnya 100 hari bekerja sebelum tarikh kekosongan bagi kes persaraan dan selepas mengemukakan notis bagi kes penamatan perkhidmatan
Surat pemakluman kenaikan pangkat (Bukan Akademik) dikeluarkan selewat-lewatnya lima (5) hari bekerja selepas menerima petikan Minit Mesyuarat Pihak Berkuasa Melantik (Pihak Pengurusan Universiti/Lembaga Pengarah Universiti) atau arahan Pihak Berkuasa Melantik
Surat pemakluman kenaikan pangkat (Akademik) dikeluarkan selewat-lewatnya lima (5) hari bekerja selepas menerima petikan Minit Mesyuarat Pihak Berkuasa Melantik (Pihak Pengurusan Universiti/Lembaga Pengarah Universiti) arahan Pihak Berkuasa Melantik
13. Kursus Induksi Kursus Induksi diadakan sekurang-kurangnya 9 kali setahun
FAIL MEJA Halaman: 15
Bil. Proses Objektif Kualiti Seorang staf akan mengikuti Kursus Induksi selewat-
lewatnya 12 bulan dari tarikh melapor diri Maklumkan keputusan kepada peserta dalam tempoh
10 hari bekerja selepas tarikh akhir menerima kelulusan daripada sekurang-kurangnya 3 orang Panel Penilai Kursus Induksi
14. Cuti belajar Pengisian kuaota Biasiswa KPT sebanyak 50% daripada kuota biasiswa tahunan yang diberi
15. Kaunseling Staf
Memberi maklumbalas kepada Ketua PTJ bagi kes yang dirujuk dalam tempoh 6 hari bekerja selepas penerimaan kes
Memberi laporan Kaunseling umum bagi staf yang dirujuk kepada Ketua PTJ yang merujuk dalam tempoh 6 hari bekerja selepas sesi terakhir
Analisis Keberkesanan perkhidmatan kaunseling pada tahap 4 (memuaskan) pada kes yang dirujuk
Menganjurkan program berbentuk pencegahan, pemulihan dan perkembangan sekurang-kurangnya 6 kali dalam setahun
16. Buku rawatan perubatan
Menyediakan buku rawatan perubatan lewat-lewatnya 4 hari bekerja selepas menerima borang permohonan buku rawatan perubatan dari Seksyen Pelantikan
17.Perhidmatan Perundang-undangan
Mengambil tindakan terhadap pelanggaran kontrak perkhidmatan dengan menghantar notis tuntutan dalam tempoh selewat-lewatnya 7 hari bekerja setelah menerima arahan yang lengkap daripada Seksyen Latihan Akademik
Mencapai 100% bayaran penyelesaian tidak tertunggak bagi kes pelanggaran kontrak perkhidmatan bagi penama yang telah bersetuju untuk membuat pembayaran secara ansuran
Melucutkan hak emolumen pegawai yang tidak hadir bertugas tanpa cuti, tanpa kebenaran atau tanpa sebab yang munasabah dalam tempoh 5 hari bekerja setelah menerima laporan bertulis yang lengkap daripada PTJ
Memaklumkan keputusan dan melaksanakan hukuman yang diputuskan oleh Jawatankuasa Tatatertib yang berkenaan dalam tempoh 14 hari bekerja setelah keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Tatatertib dibuat.
FAIL MEJA Halaman: 16
5.0 STRUKTUR ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI
FAIL MEJA Halaman: 17
SEKSYEN JAMINAN KUALITI
6.0 SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN
Bil.Tugas pegawai
atasan yang ada hubungan
Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberi
Tugas pegawai lain yang ada hubungan serta jenis
hubungan1. Pendaftar / Wakil
PengurusanMerancang pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2000
Mengurus, menyelaras dan melaksanakan aktiviti Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat Pendaftar:
a) Audit Dalaman dan Audit Persijilan SIRIM;
b) Mesyuarat Semakan Pengurusan (MSP) / Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Induik, Mesyuarat Jawatankuasa Dokumentasi, Mesyuarat Jawatankuasa Kepuasan Pelanggan;
c) Latihan dan Bengkel Penyediaan/semakan Dokumen.
Tiada Penyelaras Audit/ (PA)/Timbalan PA Merancang program audit
dan memastikan audit dilaksanakan mengikut perancangan.
Memastikan tindakan pembetulan/pencegahan bagi Laporan Ketidakpatuhan(NCR)/Cadangan penambahbaikan (OFI) dilaksanakan mengikut tempoh yang ditetapkan.
Ahli JKJK Induk/MSP Menyediakan laporan
mengikut agenda yang ditetapkan.
Penyelaras Latihan Staf (PLS)/Timbalan PLS Membuat analisis
keberkesanan latihan staf yang menghadiri latihan/bengkel.
Penolong Pegawai Tadbir Membantu mengurus,
FAIL MEJA Halaman: 18
Bil.Tugas pegawai
atasan yang ada hubungan
Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberi
Tugas pegawai lain yang ada hubungan serta jenis
hubunganmenyelaras dan melaksanakan aktiviti Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat Pendaftar
Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Memastikan persediaan
audit, mesyuarat, latihan dan bengkel dilaksanakan dengan lancar.
2. Pendaftar / Wakil PengurusanMeluluskan dan mengesahkan Dokumen MS ISO 9001:2008
Mengurus, mengawal, menyelenggara dan memantau dokumen Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008 dan sistem ‘ISO INTRANET’.
Tiada Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen (TPKD) Mengurus, mengawal,
menyelenggara dan memantau dokumen Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008 di entiti masing-masing.
Ketua Seksyen/Unit Menyedia/menyemak
dokumen operasi masing-masing dan membuat permohonan pindaan dokumen kepada PKD/TPKD.
Penolong Pegawai Tadbir Membantu mengurus, mengawal, menyelenggara dan memantau dokumen Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2000 dan sistem ‘ISO INTRANET’.
FAIL MEJA Halaman: 19
Bil.Tugas pegawai
atasan yang ada hubungan
Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberi
Tugas pegawai lain yang ada hubungan serta jenis
hubunganPenolong Pegawai Teknologi Maklumat Penambahbaikan sistem
ISO INTRANET.
Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Menyelenggara dokumen
Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008
3. Pendaftar / Wakil PengurusanMemastikan maklumbalas pelanggan diuruskan mengikut prosedur yang ditetapkan supaya perkhidmatan dapat ditingkatkan.
Mengurus, menyelaras dan menganalisa maklumbalas pelanggan
Tiada Timbalan Penyelaras Kepuasan Pelanggan (TPKP) Mengurus, menyelaras
dan menganalisa maklumbalas pelanggan di entiti masing-masing
Penolong Pegawai Tadbir Membantu mengurus,
menyelaras dan menganalisa maklumbalas pelanggan
Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Menyemak dan
merekodkan maklumbalas.
4. Pendaftar Wakil PengurusanMemastikan kajian kepuasan pelanggan diuruskan mengikut prosedur yang ditetapkan supaya perkhidmatan dapat ditingkatkan.
Merancang, mengurus, menyelaras dan menganalisa Kajian kepuasan pelanggan dalaman dan luaran Pejabat Pendaftar
Tiada Timbalan Penyelaras Kepuasan Pelanggan (TPKP) Mengurus Kajian
kepuasan pelanggan dalaman dan luaran Pejabat Pendaftar di entiti masing-masing
Penolong Pegawai Tadbir Membantu mengurus dan
FAIL MEJA Halaman: 20
Bil.Tugas pegawai
atasan yang ada hubungan
Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberi
Tugas pegawai lain yang ada hubungan serta jenis
hubunganmenganalisa kajian kepuasan pelanggan
Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Mengedar dan
merekodkan borang kajian kepuasan pelanggan.
5. PendaftarMemastikan sistem pengurusan rekod Pejabat Pendaftar dilaksanakan dengan sistematik
Merancang, mengurus dan memantau sistem pengurusan rekod Pejabat Pendaftar
Tiada Penolong Pegawai TadbirMembantu mengurus dan memantau sistem pengurusan rekod Pejabat Pendaftar
Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi)Menyelenggara dan memelihara fail dan rekod
Pembantu Am PejabatMembantu menyelenggara dan memelihara fail dan rekod
Pekerja AwamMembantu menyelenggara dan memelihara fail dan rekod
6. Pendaftar/Wakil Pengurusan/Ketua PTJ/Timbalan Wakil PengurusanMemastikan semua tindakan yang diambil bagi tindakan pembetulan, tindakan pencegahan dan
Mengumpul, menyelaras dan mengambil tindakan susulan bagi laporan tindakan pembetulan, tindakan pencegahan, dan ketidakpatuhan produk/perkhidmatan
Tiada Timbalan Wakil PengurusanMelaporkan status tindakan pembetulan, pencegahan dan ketidakpatuhan di entiti masing-masing
Ketua Seksyen/Unit Merekodkan tindakan
yang dibuat dan FAIL MEJA Halaman: 21
Bil.Tugas pegawai
atasan yang ada hubungan
Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberi
Tugas pegawai lain yang ada hubungan serta jenis
hubunganketidakpatuhan produk/perkhidmatan adalah berkesan dan tidak berulang.
menyerahkan kepada WP atau TWP masing-masing.
Penolong Pegawai Tadbir Membantu mengumpul,
menyelaras dan mengambil tindakan susulan bagi laporan tindakan pembetulan, tindakan pencegahan, dan ketidakpatuhan produk/perkhidmatan, tindakan pencegahan dan tindakan ke atas ketidakpatuhan produk/perkhidmatan.
Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Menyedia dan
merekodkan borang-borang yang telah lengkap kedalam fail-fail yang berkaitan.
7. Naib CanselorMempengerusi mesyuarat PIN, JKP dan PPMKB dan mengesahkan laporan untuk dihantar ke KPTM
PendaftarMemastikan pelaksanaan pelaporan
Mengumpul/menyediakan, menyelaras dan memantau pengurusan pelaporan (*PIN, JKP, dan PPMKB) ke Kementerian Pengajian Tinggi * PIN: Pelan Integriti Nasional, JKP: Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan (JKP), PPMKB: Pasukan Petugas bagi Mengurangkan Karenah Birokrasi
Tiada Pegawai Pelapor di PTJ Menyediakan laporan dan
mengambil tindakan di setiap PTJ masing-masing melalui Sistem Pelaporan Integrasi UPM (SPIN).
Ketua Bahagian/Seksyen Pejabat Pendaftar Menyediakan laporan aktiviti
FAIL MEJA Halaman: 22
Bil.Tugas pegawai
atasan yang ada hubungan
Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberi
Tugas pegawai lain yang ada hubungan serta jenis
hubunganPIN, JKP dan PPMKB di UPM berjalan lancar.
berkaitan.
Penolong Pegawai Tadbir Membantu
mengumpul/menyediakan, menyelaras dan memantau pengurusan pelaporan (*PIN, JKP, dan PPMKB) ke Kementerian Pengajian Tinggi.
8. Naib CanselorMemantau kemajuan UPM ke arah AKPM 2010 dan menerima laporan pelaksanaan.
PendaftarMempengerusikan mesyuarat Jawatankuasa AKPM dan memastikan pelaksanaan aktiviti mengikut kriteria AKPM.
Mengurus, memantau dan mengemaskini maklumat pelaksanaan tindakan berkaitan kriteria Anugerah Kualiti Perdana Menteri (AKPM)
Tiada Ketua Pemilik Kriteria AKPM Mengumpul, melapor dan
melaksanakan aktiviti berdasarkan kriteria AKPM.
Ketua Bahagian/Seksyen Pejabat Pendaftar Mengumpul, melapor dan
melaksanakan aktiviti berdasarkan kriteria AKPM.
Penolong Pegawai Tadbir Membantu mengurus,
memantau dan mengemaskini maklumat pelaksanaan tindakan berkaitan kriteria Anugerah Kualiti Perdana Menteri (AKPM).
FAIL MEJA Halaman: 23
Bil.Tugas pegawai
atasan yang ada hubungan
Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberi
Tugas pegawai lain yang ada hubungan serta jenis
hubungan9. Naib Canselor
Mengesahkan dan meluluskan Pelan Integriti Organisasi (PIO) UPM yang dibangunkan untuk dilaksanakan
PendaftarMemantau pembangunan PIO UPM supaya selaras dengan Pelan Integriti Nasional dan PIO Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia
Membangunkan dan memantau pelaksanaan Pelan Integriti Organisasi (PIO) UPM
Tiada Ketua PTJ UPM Memastikan pelaksanaan dan
memantau aktiviti/program selaras dengan PIO.
Pegawai Pelapor di PTJ Melaporkan pelaksanaan PIO
di PTJ pada setiap suku tahun.
Penolong Pegawai Tadbir Membantu membangunkan
dan memantau pelaksanaan Pelan Integriti Organisasi (PIO) UPM.
Pembantu Am Pejabat Mengedarkan PIO yang telah
diluluskan oleh Jawatankuasa ke semua PTJ UPM
10. PendaftarMemastikan semua staf UPM mempunyai Fail Meja
Memantau ke atas pengwujudan dan pelaksanaan Fail Meja (FM) staf UPM
Tiada Ketua PTJ/Wakil Pengurusan Memantau pelaksanaan fail
meja staf PTJ .
Pegawai Pelaksana Fail Meja di PTJ Memantau dan membantu
dalam penyediaan fail meja setiap staf di PTJ masing-masing.
Penolong Pegawai Tadbir Membantu memantau ke
FAIL MEJA Halaman: 24
Bil.Tugas pegawai
atasan yang ada hubungan
Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberi
Tugas pegawai lain yang ada hubungan serta jenis
hubunganatas pengwujudkan dan pelaksanaan fail meja di UPM
Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Membantu mengemaskini
rekod dan status penyediaan / kemaskini fail meja staf UPM
11. PendaftarMemastikan semua staf Pejabat Pendaftar mempunyai Fail Meja
Mengurus, melaksana dan memantau penyediaan Fail Meja (FM) staf Pejabat Pendaftar
Tiada Ketua Bahagian Pejabat Pendaftar Memantau pelaksanaan fail
meja staf bahagian .
Ketua Seksyen Pejabat Pendaftar Memantau dan membantu
dalam penyediaan fail meja setiap staf di PTJ masing-masing
Membuat analisis status penyediaan fail meja dan menghantar kepada urus setia
Penolong Pegawai Tadbir Membantu mengurus,
melaksana dan memantau penyediaan Fail Meja (FM) staf Pejabat Pendaftar
Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Membantu mengemaskini
rekod dan status penyediaan / kemaskini fail
FAIL MEJA Halaman: 25
Bil.Tugas pegawai
atasan yang ada hubungan
Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberi
Tugas pegawai lain yang ada hubungan serta jenis
hubunganmeja staf Pejabat Pendaftar
12. PendaftarMemastikan pelaksanaan dan pematuhan ke atas piagam pelanggan dan objektif kualiti dilaksanakan dengan berkesan
Mengumpul, mengemaskini dan memantau pengukuran dan analisis Piagam Pelanggan dan objektif kualiti
Tiada Ketua Bahagian Pejabat Pendaftar Memantau pelaksanaan dan
memastikan tindakan pembetulan dan penambahbikan dilaksanakan
Ketua Seksyen Pejabat Pendaftar Memantau pelaksanaan dan
menyediakan laporan secara berkala
Penolong Pegawai Tadbir Membantu mengumpul,
mengemaskini dan memantau pengukuran dan analisis Piagam Pelanggan dan objektif kualiti
Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Mengemaskini data-data
pengukuran piagam pelanggan dan objektif kualiti dan memaklumkan mengenai sebarang pindaan/semakan.
13. PendaftarMengesahkan senarai tugas dan carta organisasi Pejabat Pendaftar
Mengemaskini dan memantau senarai tugas dan carta organisasi Pejabat Pendaftar
Tiada Ketua Bahagian/Ketua Seksyen Menyemak dan
menyerahkan senarai tugas yang terkini untuk direkodkan.
FAIL MEJA Halaman: 26
Bil.Tugas pegawai
atasan yang ada hubungan
Tugas dan tanggungjawab Kuasa yang diberi
Tugas pegawai lain yang ada hubungan serta jenis
hubungan
Penolong Pegawai Tadbir Membantu mengemaskini
dan memantau senarai tugas dan carta organisasi Pejabat Pendaftar
Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Mendapatkan senarai
tugas yang terkini daripada Ketua Bahagian/Ketua Seksyen.
FAIL MEJA Halaman: 27
7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)
7.1 MENGURUS, MENYELARAS DAN MELAKSANAKAN AKTIVITI SISTEM PENGURUSAN KUALITI PEJABAT PENDAFTAR
Bil. Proses Kerja Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk
Seksyen Undang-undang Peraturan
1. Sediakan jadual perancangan aktiviti setiap awal tahun Pendaftar/Wakil Pengurusan
2. Buat permohonan bajet kepada Seksyen Pentadbiran dan Kewangan berdasarkan keperluan dan aktiviti yang disenaraikan pada tahun berkenaan.
Ketua Seksyen Pentadbiran dan
Kewangan
3. Laksanakan aktiviti mengikut perancangan
4. Kemaskini jadual perancangan pada pertengahan tahun dan menyenaraikan semula aktiviti berdasarkan keperluan semasa.
5. Sediakan laporan pelaksanaan aktiviti untuk dibentangkan pada Mesyuarat Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Induk/Mesyuarat Semakan Pengurusan.
6. Pastikan semua aktiviti utama seksyen dilaksanakan iaitu : (a) Audit Dalaman dan Audit Persijilan SIRIM;(b) Mesyuarat Semakan Pengurusan (MSP) / Jawatankuasa
Jaminan Kualiti (JKJK) Induk, Mesyuarat Jawatankuasa Dokumentasi, Mesyuarat Jawatankuasa Kepuasan Pelanggan;
(c) Latihan dan Bengkel Penyediaan/semakan Dokumen
(a) Audit Dalaman dan Audit Persijilan SIRIM
FAIL MEJA Halaman: 28
Bil. Proses Kerja Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk
Seksyen Undang-undang Peraturan
1. Sediakan jadual perancangan program audit dalaman Induk entiti Pejabat Pendaftar, audit dalaman Pejabat Pendaftar dan Audit oleh pihak SIRIM pada setiap tahun
Wakil Pengurusan/Penyelaras
Audit
2. Aturkan mesyuarat bagi jawatankuasa Audit Dalaman Pejabat Pendaftar.
Penyelaras Audit
3. Pastikan jadual audit dalaman/SIRIM yang telah disahkan diedarkan kepada auditi/PTJ (entiti Pejabat Pendaftar mengikut tempoh yang ditetapkan
4. Maklumkan kepada auditi/staf bagi program audit yang akan dijalankan.
5. Sediakan dokumen dan keperluan program audit diselaras dan tersedia.
6. Pastikan pelaksanaan program audit dilaksanakan mengikut jadual yang telah ditetapkan dengan lancar dan kemas
7. Kumpul semua penemuan audit daripada Ketua Juruaudit Dalam/SIRIM untuk diambil tindakan yang bersesuaian
8. Pantau tindakan pembetulan dan pencegahan yang perlu diambil oleh auditi/pegawai yang bertanggungjawab.
9. Maklumkan kepada juruaudit mengenai tarikh penutupan ketidakpatuhan (NCR) yang telah diberi kepada auditi
10. Hantar laporan lengkap tindakan pembetulan bagi NCR kepada pihak SIRIM dalam tempoh yang ditetapkan
Pendaftar/Wakil Pengurusan
FAIL MEJA Halaman: 29
Bil. Proses Kerja Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk
Seksyen Undang-undang Peraturan
11. Pastikan persijilan MS ISO 9001:2008 diterima dari pihak SIRIM selepas proses audit dijalankan.
12. Kemaskini rekod-rekod audit.
(* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Audit Dalaman, UPM/PEND/P003)
(b) Mesyuarat Semakan Pengurusan (MSP) / Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Induk, Mesyuarat Jawatankuasa Dokumentasi, Mesyuarat Jawatankuasa Kepuasan Pelanggan
Bil. Proses Kerja Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk
Seksyen Undang-undang Peraturan
1. Sediakan perancangan tahunan bagi mesyuarat-mesyuarat SPK.
Pendaftar/Wakil Pengurusan
2. Pastikan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk mesyuarat disediakan dan lengkap.
3. Keluarkan minit mesyuarat dalam tempoh yang telah ditetapkan
4. Memastikan rekod-rekod dikemaskini dan diselenggara.
(* Proses terperinci bagi MSP, sila rujuk Prosedur Mesyuarat Semakan Pengurusan, UPM/PEND/P007)
FAIL MEJA Halaman: 30
(c) Latihan dan Bengkel Penyediaan/semakan Dokumen
Bil. Proses Kerja Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk
Seksyen Undang-undang Peraturan
1. Sediakan perancangan bagi latihan/bengkel/kursus yang hendak diadakan bagi keperluan SPK
Pendaftar/Wakil Pengurusan
2. Maklumkan peserta yang terlibat selewat-lewatnya 7 hari bekerja sebelum latihan/bengkel/kursus diadakan.
3. Pastikan semua peserta mengisi borang penilaian keberkesanan latihan diakhir program
4. Majukan borang penilaian keberkesanan latihan yang telah diisi diserahkan kepada PTJ/ketua seksyen untuk penilaian peserta dan tindakan selanjutnya.
5. Memastikan semua rekod-rekod dikemaskini dan diselenggara (* Proses terperinci bagi Latihan Staf, sila rujuk Prosedur Latihan Staf, UPM/PEND/P010)
FAIL MEJA Halaman: 31
7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)
7.2 MENGURUS, MENGAWAL, MENYELENGGARA DAN MEMANTAU DOKUMEN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2008 DAN SISTEM ‘ISO INTRANET’
Bil. Proses Kerja Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk
Seksyen Undang-undang Peraturan
1. Sediakan tempat simpanan yang selamat untuk dokumen dan cop Sistem Kualiti Pejabat Pendaftar (contohnya seperti cop ‘Dokumen Terkawal’). Tempat simpanan ini adalah di Pusat Dokumen dan Rekod.
Pendaftar
2. Kenalpasti dokumen dan senaraikan dalam senarai utama dokumen terkawal.
3. Kawal dan selenggara dokumen Sistem Pengurusan Kualiti sebagaimana dalam Prosedur Kawalan Dokumen (UPM/PEND/P001).
Pendaftar/Wakil Pengurusan
Standard MS ISO 9001:2008
4. Memuatnaik softcopy fail dokumen terkawal ke dalam sistem ISO INTRANET.
5. Jika ada perubahan, selenggara struktur Menu dan Sub-menu yg terkandung dlm sistem ISO INTRANET mengunakan perisian macromedia.
Pen. Peg. Teknologi Maklumat
6. Melakukan proses back-up fail dokumen SPK ke dalam server melalui aplikasi winSCP3 pada setiap minggu.
7. Buat pemantauan secara berkala bagi penggunaan dokumentasi SPK termasuk pada sistem ISO INTRANET.
(* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Kawalan Dokumen, UPM/PEND/P001)
FAIL MEJA Halaman: 32
7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)
7.3 MENGURUS, MENYELARAS DAN MENGANALISA MAKLUMBALAS PELANGGAN
Bil. Proses Kerja Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk
Seksyen Undang-undang Peraturan
1. Terima dan Kenalpasti Maklumbalas(a) Terima maklumbalas pelanggan melalui saluran seperti
Sistem Maklumbalas Pelanggan (e-Aduan), Borang Maklumbalas Pelanggan (PEND/BR01/MP), emel, atau telefon
(b) Kenalpasti maklumbalas pelanggan yang diterima sama ada aduan, cadangan, pertanyaan dan penghargaan:i. Bagi maklumbalas kepada Pejabat Pendaftar,
lampir atau catatkan maklumbalas yang diterima melalui e-aduan, emel atau telefon pada Borang Maklumbalas Pelanggan (PEND/BR01/MP).
ii. Bagi maklumbalas kepada PTJ lain di UPM, serahkan maklumbalas kepada PTJ berkenaan melalui surat dan maklumkan kepada pengadu melalui emel (jika ada).
2. Rekodkan Aduan
(a) Beri bilangan aduan yang berturutan berdasarkan kod aduan yang ditetapkan (Rujuk Prosedur Maklumbalas Pelanggan, UPM/PEND/P018)
(b) Rekodkan aduan dalam Borang Log Penerimaan Aduan (PEND/BL01/ADUAN).
3. Salurkan Kepada Timbalan Penyelaras Kepuasan Pelanggan (TPKP)/Pegawai yang bertanggungjawab (PYB).
4. Sahkan Tindakan dan Maklumkan Kepada Pengadu
FAIL MEJA Halaman: 33
Bil. Proses Kerja Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk
Seksyen Undang-undang Peraturan
i. Sahkan tindakan pembetulan yang telah dilaksanakan oleh PYB berdasarkan pemerhatian atau bukti pelaksanaan yang dilampirkan.
ii. Maklumkan kepada pengadu dan rekodkan pengesahan dan tarikh makluman kepada pengadu pada Bahagian D dalam Borang Maklumbalas Pelanggan (PEND/BR01/MP).
5. Kemaskini maklumat tindakan aduan pada Log Penerimaan Aduan (PEND/BL01/ADUAN)
6. Jika maklumbalas yang diterima adalah Cadangan dan pertanyaan, serahkan kepada PYB berdasarkan cadangan atau pertanyaan yang dinyatakan pada Borang Maklumbalas Pelanggan (PEND/BR01/MP) yang diterima.
7. Jika maklumbalas adalah Penghargaan, keluarkan surat kepada staf yang berkenaan.
8. Sedia atau kemaskini status maklumbalas ke dalam Senarai Utama Maklumbalas Pelanggan (PEND/SU01/ SU-MP).
9. Buat analisis maklumbalas Pelanggan Pejabat Pendaftar untuk dibentangkan pada mesyuarat MSP/JKJK Induk/JKP
(* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Pengendalian Maklumbalas Pelanggan, UPM/PEND/P018)
FAIL MEJA Halaman: 34
7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)
7.4 MENGURUS, MENYELARAS DAN MENGANALISA KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN DALAMAN DAN LUARAN PEJABAT PENDAFTAR
Bil. Proses Kerja Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk
Seksyen Undang-undang Peraturan
1. Edarkan Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Dalaman Pejabat Pendaftar (PEND/BR01/KAJIAN01) atau Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Luaran Pejabat Pendaftar (PEND/BR01/KAJIAN02) kepada pelanggan sekali setahun.
2. Edarkan Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Luaran Pejabat Pendaftar (PEND/BR01/KAJIAN02) kepada pelanggan luar Pejabat Pendaftar melalui 2 cara iaitu
(a) Edaran borang kepada pelanggan yang berurusan terus di kaunter perkhidmatan.
(b) Edaran Borang kepada PTJ di UPM3. Terima dan kumpul borang daripada pelanggan Pejabat
Pendaftar dan rekodkan dalam Log Rekod Penyerahan/Penerimaan Borang Kajian Kepuasan Pelanggan (PEND/BL01/KKP).
4. Buat pengukuran dan analisis ke atas borang kajiselidik yang diterima dengan merujuk Prosedur Analisis Data (UPM/PEND/P009).
5. Sediakan laporan kajian kepuasan pelanggan.
FAIL MEJA Halaman: 35
Bil. Proses Kerja Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk
Seksyen Undang-undang Peraturan
6. Jika tidak memenuhi kepuasan pelanggan, laksanakan tindakan pembetulan atau tindakan pencegahan dengan Merujuk Prosedur Tindakan Pembetulan (UPM/PEND/P005) atau Prosedur Tindakan Pencegahan (UPM/PEND/P006).
7. Rekod dan failkan Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Dalaman Pejabat Pendaftar (PEND/BR01/KAJIAN01) atau Borang Kajian Kepuasan Pelanggan luaran pejabat pendaftar (PEND/BR01/KAJIAN02).
8. Bentangkan laporan Kajian Kepuasan Pelanggan di Mesyuarat Semakan Pengurusan/Jawatankuasa Jaminan Kualiti Induk Pejabat Pendaftar.
(* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Kajian Kepuasan Pelanggan, UPM/PEND/P008)
FAIL MEJA Halaman: 36
7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)
7.5 MERANCANG, MENGURUS DAN MEMANTAU SISTEM PENGURUSAN REKOD DI BILIK FAIL DAN ARKIB PEJABAT PENDAFTAR
Bil. Proses Kerja Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk
Seksyen Undang-undang Peraturan
(a) Peminjaman Fail dan Rekod 1. Bangunkan/sediakan garis panduan dan dokumentasi bagi
proses peminjaman fail dan rekod.
2. Maklumkan kepada semua staf mengenai garis panduan dan proses yang telah dikuatkuasakan.
3. Pantau proses peminjaman secara berkala dengan mengadakan semakan/audit terhadap rekod peminjaman fail dan rekod.
4. Beri surat peringatan kepada staf yang mematuhi garis panduan peminjaman yang telah ditetapkan.
(b) Penyelenggaraan / Pemerliharaan Fail dan Rekod1. Sediakan tempat penyimpanan fail dan rekod yang sesuai
dan mencukupi dari aspek keluasan, tempat susun fail dan rekod, suhu, peralatan dan lain-lain yang diperlukan dari semasa ke semasa bersesuaian dengan aktiviti di Bilik Fail dan Bilik Arkib.
Pendaftar
2. Pelihara fail dan rekod dari musuh-musuh rekod secara faktor fizikal, biologikal, kimiawi dan manusia.
FAIL MEJA Halaman: 37
Bil. Proses Kerja Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk
Seksyen Undang-undang Peraturan
3. Baikpulih kerosakan/kemusnahan tempat penyimpanan/rekod dengan segera supaya rekod-rekod terpelihara dengan baik.
Penolong Pendaftar, Seksyen Pentadbiran &
Kewangan
(c) Pelupusan Rekod1. Dapatkan maklumat mengenai prosedur/tatacara
pelupusan dari pihak Arkib Negara termasuk jadual pemisahan rekod.
Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629)
2. Kenalpasti kaedah dan tatacara pelupusan rekod-rekod yang telah diasingkan.
Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629)
3. Buat dan semak penyenaraian rekod-rekod yang hendak dilupuskan.
Pendaftar Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629)
4. Mohon kelulusan untuk pelupusan rekod-rekod dari Arkib Negara.
Pengarah Arkib Negara Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629)
5. Laksanakan pelupusan mengikut kaedah dan tatacara yang dibenarkan oleh pihak Arkib Negara.
Pengarah Arkib Negara Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629)
6. Dapatkan Sijil Pengesahan Pelupusan Rekod dari Arkib Negara.
Pengarah Arkib Negara Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629)
FAIL MEJA Halaman: 38
7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)
7.6 MENGUMPUL, MENYELARAS DAN MENGAMBIL TINDAKAN SUSULAN PADA LAPORAN TINDAKAN PEMBETULAN, TINDAKAN PENCEGAHAN, DAN KETIDAKPATUHAN PRODUK/PERKHIDMATAN
Bil. Proses Kerja Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk
Seksyen Undang-undang Peraturan
1. Terima maklumat untuk tindakan pembetulan dan pencegahan.
2. Rekod Laporan ke dalam Borang Laporan Tindakan Pencegahan (PEND/BR01/LTC) atau Borang Laporan Tindakan Pembetulan (PEND/BR01/LTB).
3. Tentukan punca masalah (bagi tindakan pembetulan) dan bentuk tindakan pencegahan untuk dilaksanakan.
4. Laksanakan Tindakan Pencegahan atau pembetulan berdasarkan jenis tindakan dan tempoh yang telah ditetapkan.
Pendaftar/Wakil Pengurusan
5. Lengkapkan laporan status tindakan pencegahan pada Senarai Utama Status Tindakan Pencegahan (PEND/SU01/SU-LTC) atau Senarai Utama Status Tindakan Pembetulan (PEND/SU01/SU-LTB).
6. Semak keberkesanan tindakan pencegahan pada mesyuarat JKJK (PTJ).
7. Bentangkan status tindakan pencegahan keseluruhan dalam MSP atau Mesyuarat JKJK Induk dengan merujuk kepada Prosedur Mesyuarat Semakan Pengurusan (UPM/PEND/P007) jika berkenaan.
(* Proses terperinci sila rujuk Prosedur Tindakan Pembetulan, prosedur Tindakan Pencegahan, dan Prosedur Kawalan ke atas Produk dan Perkhidmatan)
FAIL MEJA Halaman: 39
7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)
7.7 MENGUMPUL/MENYEDIAKAN, MENYELARAS DAN MEMANTAU PENGURUSAN PELAPORAN (PIN, JKP, DAN PPMKB) KE KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI
Bil. Proses Kerja Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk
Seksyen Undang-undang Peraturan
1. Daftar atau kemaskini maklumat Pegawai Pelapor dalam Sistem Pelaporan Integrasi (SPIN) UPM.
2. Keluarkan surat makluman kepada Pegawai Pelaksana di PTJ bagi penyediaan laporan pada setiap suku tahun.
3. Semak status penghantaran laporan dari Pusat Tanggungjawab melalui SPIN.
4. Semak dan saring laporan yang diterima dari PTJ melalui SPIN.
5. Buat analisis status penghantaran dan maklumkan kepada PTJ.
6. Cetak laporan untuk dibawa kelulusan dan pengesahan mesyuarat.
7. Buat pindaan pada laporan hasil daripada mesyuarat ( jika ada).
Pendaftar
8. Cetak dan hantar laporan ke kementerian Pengajian Tinggi Malaysia (KPT).
FAIL MEJA Halaman: 40
7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)
7.8 MENGUMPUL, MENGEMASKINI DAN MEMANTAU PENGUKURAN DAN ANALISIS PIAGAM PELANGGAN DAN OBJEKTIF KUALITI
Bil. Proses Kerja Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk
Seksyen Undang-undang Peraturan
1. Kenalpasti piagam pelanggan dan objektif kualiti Pejabat Pendaftar yang telah dibangunkan.
2. Maklumkan kepada semua staf mengenai piagam pelanggan kepada semua staf mengenai piagam pelanggan dan objektif kualiti melalui edaran surat/memo/poster
3. Buat analisis pencapaian piagam pelanggan dan objektif kualiti setiap 6 bulan dan tahunan
4. Sediakan template laporan piagam pelanggan dan objektif kualiti dan edarkan kepada pengawal yang berkenaan untuk penyediaan laporan
5. Terima data-data /laporan pencapaian objektif kualiti/piagam pelanggan.
6. Buat semakan terhadap kecukupan laporan yang telah dihantar oleh pegawai.
7. Buat pemantauan terhadap tindakan pembetulan bagi pencapaian piagam pelanggan dan objektif kualiti yang tidak mencapai sasaran.
8. Kumpul dan sediakan laporan keseluruhan untuk dibentang dalam mesyuarat
FAIL MEJA Halaman: 41
Bil. Proses Kerja Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk
Seksyen Undang-undang Peraturan
9. Laksanakan pemantuan berterusan terdapat proses perkhidmatan di Pejabat Pendaftar adalah mengikut prosedur dan garis panduan yang telah ditetapkan
10. Terima dan semak justifikasi cadangan atau pindaan piagam pelanggan/objektif kualiti.
11. Buat pindaan yang telah diluluskan didalam dokumen, prosedur atau poster.
12. Maklumkan kepada semua staf terhadap sebarang pindaan yang telah dilakukan kepada staf supaya tindakan yang sepatutnya dapat diambil dan dilaksanakan
13. Pastikan semua rekod-rekod dikemaskini dan diselenggara dengan baik.
FAIL MEJA Halaman: 42
7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)
7.9 MENGURUS, MEMANTAU DAN MENGEMASKINI MAKLUMAT PELAKSANAAN TINDAKAN BERKAITAN KRITERIA ANUGERAH KUALITI PERDANA MENTERI (AKPM)
Bil. Proses Kerja Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk
Seksyen Undang-undang Peraturan
1. Dapatkan maklumat dan panduan/garispanduan berkaitan dengan Anugerah Kualiti Perdana Menteri (AKPM).
2. Sediakan maklumat berkenaan kriteria-kriteria AKPM.
3. Rancang pelaksanaan mesyuarat bulanan bagi jawatankuasa AKPM UPM.
Pendaftar
4. Berhubung dengan pihak MAMPU berkaitan dengan hal-hal AKPM
5. Maklum dan serah semua kriteria-kriteria AKPM kepada pemilik kriteria bagi memastikan tindakan pelaksanaan, pengumpulan dokumen sokongan disediakan.
6. Kemaskini maklumat dari jawatankuasa AKPM dan pegawai yang bertanggungjawab menyediakan laporan-laporan kriteria AKPM
7. Buat semakan terhadap laporan yang diterima daripada pegawai-pegawai yang bertanggungjawab
8. Kumpul dan sediakan laporan keseluruhan untuk dibentang dalam mesyuarat
FAIL MEJA Halaman: 43
7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)
7.10 MEMANTAU KE ATAS PENGWUJUDAN DAN PELAKSANAAN FAIL MEJA (FM) STAF UPM
Bil. Proses Kerja Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk
Seksyen Undang-undang Peraturan
1. Dapatkan dan kumpul nama-nama pegawai pelaksana fail meja dari semua PTJ di UPM.
2. Sediakan template format fail meja senarai semak dan carta analisis dan edarkan kepada semua pegawai pelaksana melalui email dan buletin.
3. Beri taklimat pengurusan dan penyediaan fail meja kepada pegawai pelaksana PTJ.
Pendaftar
4. Terima laporan status penyediaan fail meja dari semua pegawai pelaksana PTJ
5. Buat analisis keseluruhan bagi status penyediaan fail meja mengikut PTJ/UPM.
6. Laporkan status penyediaan fail meja staf UPM pada mesyuarat JK AKPM / JK Pengurusan Universiti
FAIL MEJA Halaman: 44
7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)
7.11 MENGURUS, MELAKSANA DAN MEMANTAU PENYEDIAAN FAIL MEJA (FM) STAF PEJABAT PENDAFTAR
Bil. Proses Kerja Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk
Seksyen Undang-undang Peraturan
1. Sediakan template format fail meja, senarai semak dan carta analisis dan edarkan/email kepada semua ketua bahagian/seksyen untuk tindakan pelaksanaan.
2. Beri taklimat pengurusan dan pengendalian fail meja kepada ketua bahagian/seskyen.
3. Terima laporan pelaksanaan daripada semua ketua bahagian/seksyen.
Pendaftar
4. Buat analisis keseluruhan bagi status penyediaan fail meja mengikut Bahagian/Seksyen.
5. Laporkan status penyediaan fail meja staf Pejabat Pendaftar pada mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar.
FAIL MEJA Halaman: 45
7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)
7.12 MEMBANGUNKAN PELAN INTEGRITI ORGANISASI (PIO) UPM DAN MEMANTAU PELAKSANAANNYA.
Bil. Proses Kerja Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk
Seksyen Undang-undang Peraturan
1. Kenalpasti dan kumpul maklumat dan bahan-bahan untuk membangunkan Pelan Integriti Organisasi (PIO) UPM
2. Sediakan draf PIO
3.Semak draf PIO yang telah dibangunkan untuk memastikan keperluan Pelan Integriti Nasional (PIN) dan Pelan Integriti Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia (KPTM) sebelum diserah kepada Jawatankuasa PIN UPM
4. Serahkan draf yang lengkap kepada jawatankuasa PIN UPM untuk semakan dan kelulusan
Naib Canselor, Pendaftar
5.Sediakan dokumen PIO yang telah diluluskan oleh jawatankuasa PIN UPM untuk dimaklumkan kepada semua staf UPM
Pendaftar
6.Beri taklimat dan penerangan mengenai PIO yang telah dibangunkan dan diluluskan untuk digunapakai kepada staf UPM
Pendaftar
7. Edarkan PIO kepada staf UPM untuk makluman, rujukan dan tindakan
8. Pantau pelaksanaan PIO melalui pelaporan PIN UPM pada setiap suku tahun
FAIL MEJA Halaman: 46
7.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)
7.13 MENGEMASKINI DAN MEMANTAU SENARAI TUGAS, CARTA ORGANISASI PEJABAT PENDAFTAR
Bil. Proses Kerja Pegawai yang Meluluskan/Dirujuk
Seksyen Undang-undang Peraturan
1. Lakukan pemantauan pada perubahan staf dan struktur organisasi
2. Dapatkan maklumat staf/fungsi dari bahagian/seksyen yang berkaitan
Ketua Bahagian/Ketua Seksyen
3. Lakukan kemaskini pada carta organisasi Pendaftar, Ketua Bahagian
4. Maklumkan kepada ketua bahagian/seksyen bagi penyediaan dan pengemaskinian senarai tugas dan fail meja
5. Dapatkan pengesahan Pendaftar bagi semua perubahan/kemaskini pada carta organisasi atau senarai tugas mempunyai tarikh kuatkuasa
Pendaftar
6. Edarkan carta organisasi dan senarai tugas kepada staf/ketua bahagian/seksyen untuk rujukan dan simpanan
7. Memastikan semua rekod-rekod senarai tugas diselenggara dan dipelihara dengan baik
FAIL MEJA Halaman: 47
8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)
8.1 MENGURUS, MENYELARAS DAN MELAKSANAKAN AKTIVITI SISTEM PENGURUSAN KUALITI PEJABAT PENDAFTAR
a. Audit Dalaman dan Audit Persijilan SIRIM;
FAIL MEJA Halaman: 48
8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)
8.1 MENGURUS, MENYELARAS DAN MELAKSANAKAN AKTIVITI SISTEM PENGURUSAN KUALITI PEJABAT PENDAFTAR
b. Mesyuarat Semakan Pengurusan (MSP) / Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Induk, Mesyuarat Jawatankuasa Dokumentasi, Mesyuarat Jawatankuasa Kepuasan Pelanggan;
FAIL MEJA Halaman: 49
8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)
8.1 MENGURUS, MENYELARAS DAN MELAKSANAKAN AKTIVITI SISTEM PENGURUSAN KUALITI PEJABAT PENDAFTAR
c. Latihan dan Bengkel Penyediaan/semakan Dokumen
FAIL MEJA Halaman: 50
8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)
8.2 MENGURUS, MENGAWAL, MENYELENGGARA DAN MEMANTAU DOKUMEN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2008 DAN SISTEM ‘ISO INTRANET’
FAIL MEJA Halaman: 51
8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)
8.3 MENGURUS, MENYELARAS DAN MENGANALISA MAKLUMBALAS PELANGGAN
FAIL MEJA Halaman: 52
8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)
8.4 MENGURUS, MENYELARAS DAN MENGANALISA KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN DALAMAN DAN LUARAN PEJABAT PENDAFTAR
FAIL MEJA Halaman: 53
8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)
8.5 MERANCANG, MENGURUS DAN MEMANTAU SISTEM PENGURUSAN REKOD DI BILIK FAIL DAN ARKIB PEJABAT PENDAFTAR.
FAIL MEJA Halaman: 54
8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)
8.6 MENGUMPUL, MENYELARAS DAN MENGAMBIL TINDAKAN SUSULAN PADA LAPORAN TINDAKAN PEMBETULAN, TINDAKAN PENCEGAHAN, DAN KETIDAKPATUHAN PRODUK/PERKHIDMATAN
FAIL MEJA Halaman: 55
8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)
8.7 MENGUMPUL/MENYEDIA, MENYELARAS DAN MEMANTAU PENGURUSAN PELAPORAN (PIN, JKP, DAN PPMKB) KE KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI
FAIL MEJA Halaman: 56
8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)
8.8 MENGUMPUL, MENGEMASKINI DAN MEMANTAU PENGUKURAN DAN ANALISIS PIAGAM PELANGGAN DAN OBJEKTIF KUALITI
FAIL MEJA Halaman: 57
8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)
8.9 MENGURUS, MEMANTAU DAN MENGEMASKINI MAKLUMAT PELAKSANAAN TINDAKAN BERKAITAN KRITERIA ANUGERAH KUALITI PERDANA MENTERI (AKPM)
FAIL MEJA Halaman: 58
8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)
8.10 MEMANTAU KE ATAS PENGWUJUDAN DAN PELAKSANAAN FAIL MEJA (FM) STAF UPM
FAIL MEJA Halaman: 59
8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)
8.11 MENGURUS, MELAKSANA DAN MEMANTAU PENYEDIAAN FAIL MEJA (FM) STAF PEJABAT PENDAFTAR
FAIL MEJA Halaman: 60
8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)
8.12 MEMBANGUNKAN PELAN INTEGRITI ORGANISASI (PIO) UPM DAN MEMANTAU PELAKSANAANNYA.
FAIL MEJA Halaman: 61
8.0 CARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS) (*Lorek/warnakan proses yang dilaksanakan oleh individu di dalam setiap aktiviti)
8.13 MENGEMASKINI DAN MEMANTAU SENARAI TUGAS, CARTA ORGANISASI PEJABAT PENDAFTAR
FAIL MEJA Halaman: 62
9.0 SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG DIPERLUKAN
BIL No. Dokumen Tajuk Dokumen
1. - Panduan Pengurusan Pejabat (Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007)
2. - Quality Management Systems – Requirements (ISO 9001:2008, IDT)
3. - Risalah Pengurusan Rekod Arkib Negara Malaysia
4. - Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88)
5. - Akta Arkib Negara 2003
6. - Guidelines on Complaints Handling (MS 1432: 1998)
FAIL MEJA Halaman: 63
10.0 SENARAI SEMAKAN (MENGIKUT SENARAI TUGAS)
10.1 MENGURUS, MENGAWAL, MENYELENGGARA DAN MEMANTAU DOKUMEN SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2008 DAN SISTEM ISO INTRANET
Bil Perkara Tandakan (√ ) Catatan
1. Terima Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen (CPD)
2. Bawa ke Mesyuarat untuk kelulusan
3. Pindaan pada dokumen
4. Pindaan pada Senarai Utama Dokumen Terkawal.
5. Dapatkan tandatangan Wakil Pengurusan dan Pendaftar pada muka hadapan dokumen
6. Muatnaik dokumen pada Sistem ISO INTRANET
7. Cetakan
8. Pengedaran dan penarikan dokumen (Log Pengedaran dan Penarikan Dokumen)
9. Rincih dokumen
10. Semakan dan Pengesahan Pegawai Kawalan Dokumen (PKD)
FAIL MEJA Halaman: 64
8.2 MERANCANG, MENGURUS DAN MEMANTAU SISTEM PENGURUSAN REKOD DI BILIK FAIL DAN ARKIB PEJABAT PENDAFTAR.
Bil Perkara Tandakan (√ ) Catatan
1. Senarai rekod untuk dilupuskan
2. Borang (4) Arkib Negara
3. Majukan borang permohonan pelupusan ke Arkib Negara
4. Surat kebenaran pelupusan
5. Pindah rekod ke Arkib Negara (jika ada)
6. Pelupusan rekod mengikut kaedah yang dibenarkan
7. Sijil Pengesahan Pelupusan Rekod dari Arkib Negara
FAIL MEJA Halaman: 65
11.0 SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI
Bil Jawatankuasa Keanggotaan
1. Jawatankuasa Anugerah Kualiti Perdana Menteri Universiti Putra Malaysia
Setiausaha / Urus setia
2. Jawatankuasa Kerja Pelan Integriti Nasional (PIN) Universiti Putra Malaysia Setiausaha
3. Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Induk Pejabat Pendaftar Setiausaha
4.Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) Bahagian Sumber Manusia, Pejabat Pendaftar
Setiausaha
5. Jawatankuasa Dokumentasi Pejabat Pendaftar
Pengerusi / Pegawai kawalan Dokumen
6. Jawatankuasa Kepuasan Pelanggan (JKP) Pejabat Pendaftar
Penyelaras kepuasan Pelanggan
7. Jawatankuasa Audit Dalaman Pejabat Pendaftar Setiausaha
8. Jawatankuasa Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK) Pejabat Pendaftar Ketua
9. Jawatankuasa Laporan Tahunan Universiti Putra Malaysia
Ahli / Sidang pengarang
10. Jawatankuasa Pelan Integriti Nasional (PIN) Universiti Putra malaysia Urus setia
11.Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan (JKP) dan Pasukan Petugas Bagi Mengurangkan Karenah Birokrasi (PPMKB) Universiti Putra Malaysia
Urus Setia
12. Jawatankuasa Pemandu Sistem eFAIL RFID Universiti Putra Malaysia Ahli
13. Jawatankuasa Kerja Sistem eFAIL RFID Universiti Putra Malaysia Pengurus Projek
FAIL MEJA Halaman: 66
12.0 SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN
Bil Kod Dokumen Tajuk Dokumen
1. PEND/BR01/MP Borang Maklumbalas Pelanggan
2. PEND/BR01/AD 01 Perancangan Audit Dalaman Tahunan
3. PEND/BR01/AD 02 Borang Jadual Audit Dalaman
4. PEND/BR01/AD 04 Senarai Kehadiran Mesyuarat Pembukaan/Penutupan Audit Dalaman
5. PEND/BR01/AD 05 Borang Nota Audit Dalaman
6. PEND/BR01/AD 06 Borang Ketidakpatuhan
7. PEND/BR01/AD 07 Borang Ringkasan AD
8. PEND/BR01/AD 08 Borang Cadangan Penambahbaikan
9. PEND/BR01/CPD Borang Cadangan Pindaan/ Tambahan Dokumen (CPD)
10. PEND/BR01/BPD Borang Permohonan Dokumen
11. PEND/BR01/LTC Borang Laporan Tindakan Pencegahan
12. PEND/BR01/LTB Borang Laporan Tindakan Pembetulan
13. PEND/BR01/KAJIAN 01 Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Dalaman Pejabat Pendaftar
14. PEND/BR01/KAJIAN 02 Borang Kajian Kepuasan Pelanggan Luaran Pejabat Pendaftar
15. PEND/BR01/ PINJAM-REKOD Borang Pinjaman Rekod
16. PEND/BR01/BILIK Borang Kebenaran Penggunaan Bilik Fail
17. PEND/BL01/LOG Log Pengedaran Dan Penarikan Balik Dokumen
18. PEND/BL01/ADUAN Log Penerimaan Aduan
19. PEND/BL01/PDR Log Pinjaman Dokumen dan Rekod
20. PEND/SE01/TERKAWAL Senarai Edaran Dokumen Terkawal
21. PEND/SE01/TERKAWAL (PTJ) Senarai Edaran Dokumen Terkawal (PTJ)
FAIL MEJA Halaman: 67
Bil Kod Dokumen Tajuk Dokumen
22. PEND/SU01/DOKUMEN 01
Senarai Utama Dokumen Terkawal (Manual Kualiti dan Prosedur)
23. PEND/SU01/DOKUMEN 02
Senarai Utama Dokumen Terkawal (Borang/Log/Senarai Semakan/Garis Panduan/Senarai Utama/Senarai Edaran)
24. PEND/SU01/DOKUMEN 03
Senarai Utama Dokumen Terkawal (Dokumen Rujukan)
25. PEND/SU01/SUPP Senarai Utama Pengukuran Prestasi Objektif kualiti
26. - Senarai Utama Juruaudit Dalaman Pejabat Pendaftar
27. PEND/SU01/SU-LTC Senarai Utama Status Tindakan Pencegahan
28. PEND/SU01/SU-LTB Senarai Utama Status Tindakan Pembetulan
29. PEND/SU01/SU-MP Senarai Utama Maklumbalas Pelanggan
FAIL MEJA Halaman: 68
13.0 NORMA-NORMA KERJA
Bil. Kerja / Aktiviti / ProjekPetunjuk Prestasi(Kuantiti / Kualiti /
Masa / Kos)1. Mewujudkan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) dengan
berteraskan penambahbaikan berterusan.
(a) Melaksanakan SPK di semua entiti Pejabat Pendaftar.i. Melaksanakan Mesyuarat Semakan
Pengurusan sekali setahun.KuantitiSekali
ii. Melaksanakan tindakan pembetulan pada Laporan ketidakpatuhan (NCR) audit SIRIM dalam tempoh yang ditetapkan.
Masa3 bulan
iii. Pemantauan bagi tindakan ke atas Cadangan Penambahbaikan (OFI) audit SIRIM.
Masa4 bulan
iv. Melaksanakan audit dalaman Induk sekurang-kurangnya sekali setahun.
KuantitiSekali
v. Melaksanakan kajian kepuasan pelanggan Pejabat Pendaftar sekali dalam tempoh setahun.
KuantitiSekali
vi. Memberi akuan penerimaan maklumbalas kepada pengadu.
Masa3 hari bekerja
(b) Mengurus, mengawal, menyelenggara dan memantau dokumen SPKi. Melaksanakan semakan semula
dokumen SPK dalam tempoh setahunKuantitiSekali
ii. Mengedar dan mengemaskini dokumen SPK dan sistem ISO Intranet setiap kali perubahan dokumen selewat-lewatnya pada hari tarikh kuatkuasa.
Masa1 hari
FAIL MEJA Halaman: 69
Bil. Kerja / Aktiviti / ProjekPetunjuk Prestasi(Kuantiti / Kualiti /
Masa / Kos)2. Melestarikan Sistem Pengurusan Kualiti dengan
berteraskan integriti, keutuhan, kebertanggungjawaban dan kecekapan.
(a) Mengamalkan akauntabiliti dan integriti dalam pengurusan pentadbirani. Memastikan Jawatankuasa Pelan
Integriti Nasional (PIN), Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan (JKP), Jawatankuasa Pasukan Petugas Bagi Mengurangkan Karenah Birokrasi (PPMKB) dan Laporan Kajian Semula Sistem dan Prosedur Serta Undang-undang Peraturan bermesyuarat
Kuantiti4 kali setahun
ii. Melaporkan usaha-usaha penambahbaikan berkaitan pengurangan karenah birokrasi untuk memudahkan sesuatu urusan kepada pelanggan
Kuantiti4 kali setahun
iii. Membuat penilaian keberkesanan usaha-usaha penambahbaikan (Outcome keberkesanan hendaklah jelas dan telah melaksanakan survei terhadap keberkesanan penambahbaikan yang telah dilaksanakan)
Kuantiti1 kali setahun
(b) Menguruskan laporan-laporan di peringkat universiti untuk dihantar ke Kementerian Pengajian Tinggi (KPT)
i. Menghantar laporan ke KPT setiap 3 bulan sekali mengikut tempoh yang ditetapkan
Masa3 bulan sekali
3. Membudayakan Sistem Pengurusan Kualiti.
(a) Memenuhi dan memantapkan kriteria yang diperlukan dalam Anugerah Kualiti Perdana Menteri (AKPM)i. Mendapatkan dan mengemaskini data
berkaitan kriteria yang diperlukan daripada entiti terbabit
MasaSetiap kali mesyuarat
ii. Memastikan dokumen Fail Meja semua staf Pejabat Pendaftar disediakan(BERDASARKAN SUB-KRITERIA AKPM A1.3.c)
Kuantiti100% staf Pejabat
Pendaftar
MasaNovember 2009
FAIL MEJA Halaman: 70
Bil. Kerja / Aktiviti / ProjekPetunjuk Prestasi(Kuantiti / Kualiti /
Masa / Kos)iii. Laporan pemantauan keatas pengwujudan
dan pelaksanaan Fail Meja (FM) staf di semua Pusat Tanggungjawab UPM(BERDASARKAN SUB-KRITERIA AKPM A1.3.c)
MasaSetiap bulan
iv. Membangunkan Pelan Integriti Organisasi (PIO)(BERDASARKAN SUB-KRITERIA AKPM A3.5)
Kuantiti1 PIO
MasaDisember 2009
4. Memantapkan sistem pengurusan fail dan rekod
(a) Mengurus, menyelenggara, memelihara dan melupus fail dan rekodi. Merekodkan dokumen yang diterima ke
dalam fail (Secara berpusat)Masa
Dalam tempoh sehari / 10 hari
bekerjaii. Memelihara fail dan rekod dengan
sempurnaKualiti
Tiada fail rosak
iii. Mematuhi Garis Panduan Peminjaman Fail dan penggunaan Bilik Fail
KuantitiTiada kes kehilangan
fail
iv. Memindahkan fail dan rekod di Bilik Fail yang telah tamat tempoh simpanan ke Bilik Arkib Pejabat pendaftar
Masa2 bulan selepas tamat
tempoh simpanan
v. Membuat pelupusan fail dan rekod setelah tamat tempoh simpanan arkib
KuantitiSekali dalam tempoh
setahun
FAIL MEJA Halaman: 71
14.0 SENARAI TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
Nama Pusat Tanggungjawab (PTJ) : Pejabat Pendaftar
Nama Pegawai dan No. Kad Pengenalan : Rozi binti Tamin (760828-04-5308)
No. Staf : A03200
Jawatan dan Ged : Penolong Pendaftar (N41)
Bahagian/Seksyen/Jabatan : Seksyen Jaminan Kualiti
Pegawai Penilai Pertama : Pendaftar
Pegawai Penilai Kedua : -
Senarai Tugas dan Tanggungjawab:
1. Mengurus, menyelaras dan melaksanakan aktiviti Sistem Pengurusan Kualiti Pejabat Pendaftar (merangkumi semua entiti Pejabat Pendaftar);
2. Mengurus, mengawal, menyelenggara dan memantau dokumen Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008, dan sistem ‘ISO INTRANET’ ;
3. Mengurus, menyelaras dan menganalisa maklumbalas pelanggan Pejabat
Pendaftar;
4. Merancang, mengurus, menyelaras dan menganalisa kajian kepuasan pelanggan dalaman dan luaran Pejabat Pendaftar;
5. Merancang, mengurus dan memantau sistem pengurusan rekod di Bilik Fail dan Arkib Pejabat Pendaftar.
6. Mengumpul, menyelaras, dan mengambil tindakan susulan bagi laporan berikut:a. tindakan pembetulan;b. tindakan pencegahan;c. kawalan ketidakpatuhan produk.
7. Mengumpul/menyedia, menyelaras, dan memantau pengurusan pelaporan PIN, JKP, dan PPMKB ke Kementerian Pengajian Tinggi;
(*PIN: Pelan Integriti Nasional, JKP: Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan, PPMKB: Pasukan Petugas Bagi Mengurangkan Karenah Birokrasi)
8. Mengurus, memantau dan mengemaskini maklumat pelaksanaan tindakan berkaitan kriteria Anugerah Kualiti Perdana Menteri (AKPM);
9. Membangunkan Pelan Integriti Organisasi (PIO) UPM dan memantau pelaksanaanya;
10.Memantau ke atas pengwujudan dan pelaksanaan Fail Meja (FM) staf UPM;
FAIL MEJA Halaman: 72
11.Mengurus, melaksana, dan memantau penyediaan Fail Meja (FM) staf Pejabat Pendaftar;
12.Mengumpul, mengemaskini, dan memantau pengukuran dan analisis Piagam Pelanggan dan Objektif Kualiti Pejabat Pendaftar.
13.Mengemaskini dan memantau senarai tugas dan carta organisasi Pejabat Pendaftar.
14.Kawalan dan Pemeliharaan Rekod/Fail bagi setiap aktiviti yang dibawah tanggungjawab Pegawai.
15.Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan dari semasa ke semasa.
Tarikh Kuatkuasa : 01 Ogos 2009
Tandatangan dan cop Ketua PTJ/Bahagian
:
15.0 SENARAI TUGAS HARIAN
FAIL MEJA Halaman: 73
NAMA :
JAWATAN :
TARIKH :
Bil Tugas Catatan
Nota : sebagaimana tercatat dalam buku harian rasmi atau mana-mana log tugas harian
FAIL MEJA Halaman: 74