1. PENGENALANSetiap terimaan dan pungutan yang dikendalikan perlulah mempunyai sistem kawalan tertentu bagi;

a) membolehkan semua wang yang diterima dan dipungut dapat diperakaunkan dengan sepatutnya.

b) Mengelakkan daripada berlakunya kehilangan yang berpunca dari kegagalan memungut, penyelewangan, kecuaian, kurang pengetahuan dan sebagainya.

2. Tanggungjawab Pegawai Pengawal

(Seksyen 18A Akta Prosedur Kewangan)

Semua Pegawai Pengawal adalah bertanggungjawab melaksanakan kewajipan pejabat masing-masing dengan sempurna:

i. Memungut sepatutnya, ii. menyimpan dengan selamat iii. mengakaun semua wang awam

serta dibelanjakan dengan sewajarnya.

3. PERATURAN & UNDANG-UNDANG YANG PERLU DIPATUHI

i. Akta Prosedur Kewangan 1957ii. Akta Pendidikan 1996 Dan Peraturan

Pendidikan (Akaun dan Audit) 2002.iii. Arahan Perbendaharaan.iv. Tatacara Pengurusan Kewangan Dan

Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah.v. Pekeliling-pekeliling kewangan yang

berkaitan.vi. Surat-surat Pekeliling Akauntan Negara

yang berkaitan.

4.JENIS KUMPULAN WANG

a) KUMPULAN WANG KERAJAAN

b) KUMPULAN WANG SUWAc) KUMPULAN WANG ASRAMA

PERUNTUKAN KUMPULAN WANG KERAJAAN

i. Bantuan Per Kapita (PCG)ii. Rancangan Makan Tambahan (RMT)iii. Biasiswaiv. Bantuan Kumpulan Wang amanah

pelajar miskin (KWAPM)v. Bantuan Skim Baucar Tusyen (SBT)vi. Bantuan Elaun Khas Pelajar Pendidikan

Khasvii. Bantuan Yuran Khasviii. Faedah bank

KUMPULAN WANG SUWA1. Bayaran Tambahan2. Pertaruhan kantin (Cagaran)3. Sewa kantin4. Derma/sumbangan orang awam5. Faedah bank6. Lain-lain terimaan

KUMPULAN WANG asrama

1. Bantuan makan pelajar2. LPBT (asrama)3. Yuran Makan4. Yuran Dobi5. Faedah bank6. Yuran-yuran lain yang dibenarkan

5. DOKUMEN TERIMAANi. Surat Kebenaran Memungut (drp.

Ketua PTJ)ii. Surat Kuasa Memungut Wang Awam (drp.

Pengurus Sekolah)

iii. Surat Penurunan Kuasa Menandatangani Resit Murid oleh Guru Kelas (drp. Pengurus Sekolah).

iv. Daftar Stok Buku Resitv. Resit Rasmi Murid (RM.01)/(RM.02)/

(RM.03)vi. Resit Rasmi Pejabat (RP.01)vii. Borang Kutipan dan Serahan Guru Ke

Pejabat.viii. Daftar Penerimaan Wang Dan Barang

Sekolah Melalui Pos

5. DOKUMEN TERIMAAN

ix. Buku Tunai (DKS 009/010/011)x. Daftar Slip Bayar Masuk Bankxi. Jadual Kedatangan Muridxii. Daftar Sewa Kantinxiii. Perjanjian sewa kantinxiv. Penyata bank

6. PENYEDIAAN/PENGELUARAN RESIT

i. Tunaiii. Cekiii. Faedah Bankiv. Penerimaan secara ‘on-line’ – wang

terus diakaunkan dalam bank.v. Membatalkan cek yang telah dicatat

sebagai bayaran di Buku Tunai*.

KUASA MEMUNGUT

1. Surat Kebenaran Memungut Wang daripada Ketua PTJ/Pengarah JPN (Bagi Kumpulan Wang Suwa).

2. Surat Kuasa Memungut Wang Awam (AP 69 ) dikeluarkan oleh Pengurus Sekolah Kepada Pengawai yang dibenarkan memungut wang.

3. Surat Penurunan Kuasa Menandatangani Resit Murid kepada Guru Kelas oleh Pengurus Sekolah (AP 70 para (a) iii.

Resit Rasmi Sekolah

1. Resit Pejabat - Dikeluarkan oleh Pengurus

Sekolah kepada Guru Kelas, orang awam & dll.

2. Resit Murid - dikeluarkan oleh Guru Kelas/ Penyelia Asrama kepada pelajar/penghuni asrama.

Pengurusan Resit

1. Terima bekalan Buku-buku Resit Murid dan Resit Pejabat yang dipesan daripada pembekal Syarikat Percetakan Nasional Malaysia Berhad Sahaja.

2. Semak nombor siri dan helaiannya dan mencukupi.

3. Setelah berpuashati, buat perakauan di belakang helaian pertama salinan pejabat.

4. Jika ada resit rosak, kembalikan kepada pembekal dan dapatkan buku resit baru.

Pengurusan Resit

5. Rekod semua Buku Resit dalam Daftar Stok Buku Resit.

6. Keluarkan Buku Resit mengikut susunan nombor yang betul kepada pegawai yang diberi kuasa mengutip wang.

7. Pegawai yang menerima Buku Resit hendaklah menandatangan terima dalam Daftar Stok Buku Resit.

Pengurusan Resit

8. Rekod semua Buku Resit dalam Daftar Stok Buku Resit.

9. Buku Resit berlainan jenis hendaklah direkod dalam muka surat yang berasingan.

10. Keluarkan Buku Resit mengikut susunan nombor yang betul kepada pegawai yang diberi kuasa mengutip wang.

11. Pegawai yang menerima Buku Resit hendaklah mencatat no. siri bilangan resit dan menandatangan terima dalam Daftar Stok Buku Resit.

Pengurusan Resit

11. Buku Resit yang tidak digunakan hendaklah disimpan ditempat yang berkunci dan selamat.(WHY?)

12. Pengeluaran buku resit yang dikehendaki untuk kegunaan sahaja mengikut turutan.

TATACARA PENGELUARAN / PENYEDIAAN RESIT

1. Beritahu orang awam supaya meminta resit apabila membuat bayaran.

2. Resit hendaklah dikeluarkan sebagai akuan terima wang.

3. Resit hendaklah dikeluarkan semasa urusan dibuat.

a) Jika pembayar datang sendiri serahkan kepadanya sertamerta.

b) Jika diterima melalui pos hantarkan pada hari itu juga.

TATACARA PENGELUARAN / PENYEDIAAN RESIT

4. Cek boleh diterima mengikut budibicara.

5. Cek yang tidak dipalang hendaklah dipalangkan dan dicatat “Tidak Boleh Niaga”/ “Akaun Penerima Sahaja”.

6. Terimaan melalui pos dicatat dalam Daftar Penerimaan Wang Dan Barang Sekolah Melalui Pos.

7. Matawang asing tidak boleh diterima sebagai bayaran.

8. Resit mestilah ditandatangani dengan berkarbon dua muka oleh pegawai yang menerima wang dan ditulis oleh seorang pegawai lain kecuali diluluskan bagi:

i. Skim bermesinii. Bayaran tercetakiii. Membuat pungutan luar/mesti bekerja

seorang diriiv. Seorang pegawai lain tidak ada dan

kebenaran khusus telah didapati.

TATACARA PENGELUARAN / PENYEDIAAN RESIT

TATACARA PENGELUARAN / PENYEDIAAN RESIT

9. Resit tidak boleh dipinda, sebarang kesilapan hendaklah dibatalkan. Salinan asal hendaklah dilampirkan dan satu resit baru hendaklah dikeluarkan menggantikan resit tersebut.

10. Serahkan resit asal kepada pembayar.11. Baki helaian resit murid yang tidak

digunakan hendaklah dibatalkan. 12. Jika baki resit dikehendaki terus

digunakan pada tahun berikutnya, ianya hendaklah didaftar semula dalam Daftar Stok Buku Resit.

1. Semua terimaan hendaklah direkod dalam Buku Tunai & Akaun Subsidiari (jika berkaitan) berkenaan berdasarkan setiap Resit Pejabat dikeluarkan pada hari yg sama.

2. Tulis slip bayar masuk bank sama seperti di Buku Tunai (jumlah masuk bank) dan Asingkan slip tersebut mengikut kumpulan wang.

3. Masukkan wang ke dalam akaun bank pada hari yang sama jika ;

1. Tunai melebihi RM500 atau2. RM2,000 (tunai + cek + kiriman wang)

( Jika sekolah pendalaman??)

MENGAKAUN TERIMAAN

4. Jika wang lewat diterima, masukkan ke dalam bank pada hari berikutnya hari bekerja.

5. Kutipan/pungutan walaupun seberapa kecil sekalipun hendaklah dimasukkan pada hari terakhir bekerja dalam bulan berkenaan. Jika lewat diterima masukkan ke hari bekerja bulan berikutnya.

6. Wang kutipan tidak boleh digunakan sebelum dibankkan.

MENGAKAUN TERIMA

4. Semak slip bayar masuk bank yang telah diakuterima oleh bank & t.t. ringkas oleh GB @ pegawai yang diberi kuasa, difailkan dan disimpan mengikut kumpulan wang.

MENGAKAUN TERIMA

1. Beri taklimat/arahan bertulis kepada guru/penyelia asrama tentang cara urusan kutipan yuran seperti berikut:-

Kadar setiap murid Tempoh kuasa Keluarkan resit murid (RM 01/03/03). Resit tidak boleh dipinda Jika silap batalkan dan tentukan resit

asal ada dalam buku. Tulis resit baru.

Taklimat kepada Guru Kelas

Taklimat kepada Guru Kelas

2. Semua kutipan tidak boleh disimpan melebihi 2 hari. Sebaiknya diserahkan pada hari yang sama.

3. Rekod terimaan ke dalam Borang Serahan Guru Ke Pejabat dan ditandatangan dan tarikhkan.

4. Rekod pembayaran oleh murid dalam Daftar / Jadual Kedatangan Murid.

5. Serahan hendaklah berserta dengan buku resit yang telah digunakan.

6. Tentukan semua serahan ke pejabat adalah tepat. Dapatkan tandatangan Pembantu Tadbir yang menerima Borang Serahan Guru Ke Pejabat dan satu salinan untuk guru.

7. Tentukan Pembantu Tadbir di pejabat mengeluarkan resit pejabat kepada guru kelas.

g) Buku resit murid yang telah digunakan hendaklah dikembalikan ke pejabat pada akhir bulan Mac. Bagi murid yang masih belum menjelaskan yuran, hendaklah dibayar terus ke pejabat. Dapatkan nombor resit pejabat bagi kes ini dan rekod dalam Daftar Kedatangan Murid.

h) Dapatkan pengesahan penyerahan buku resit daripada pejabat.

i) Tentukan Daftar Kedatangan Murid dikemaskini diruang bayaran.

j) Penolong Kanan hendaklah memeriksa rekod ini.

Taklimat kepada Guru Kelas

Penerimaan Di Pejabat Sekolah

1. Pembantu Tadbir menerima wang tunai dan menulis resit (RP.01)

2. Dapatkan tandatangan Pengetua/Guru Besar/Penolong Kanan.

3. Serahkan Resit Pejabat kepada pembayar.4. Catatkan ke dalam Buku tunai berkenaan;

tarikh perihal, nombor resit dan jumlahnya.5. Jika terimaan daripada Guru Kelas bagi

pembayaran yuran catat dalam Buku Tunai.

TERIMAAN WANG DI PERINGKAT PEJABAT

6. Sediakan slip bayar masuk ke bank mengikut kumpulan wang.

7. Masukkan wang tunai ke dalam akaun bank berkenaan.

8. Dapatkan slip bayar masuk bank yang telah diperakui oleh oleh bank.

9. Catatkan dalam Buku Tunai dan 10. Pengurus Sekolah semak slip bank yang

disahkan oleh pihak bank, jika betul, perakukan.

11. Failkan dengan teratur mengikut kumpulan wang.

TUGAS GURU PENOLONG KANAN

1. Periksa Daftar Kedatangan Murid dan pastikan butiran pembayaran yuran dikemaskini oleh guru kelas.

2. Pastikan jumlah hari belajar adalah betul dan selaras dengan lain-lain kelas.

3. Tandatangan sebagai pengesahan di Daftar/Jadual Kedatangan Murid.

Pemeriksaan Mengejut

Pengurus Sekolah / pegawai yang diberi kuasa hendaklah memeriksa tempat-tempat yang mengandungi wang tunai seperti baki wang tunai Panjar Wang Runcit dan kutipan yang belum dibankkan dan dilaporkan dalam Daftar Pemeriksaan Mengejut.

Kehilangan Resit

Jika buku resit atau sebahagian daripadanya hilang, perkara hendaklah dilaporkan kepada pihak Polis.

TINDAKAN PERLU DIAMBIL JIKA PUNGUTAN YANG GAGAL DIDAPATKAN

1. Buat surat tuntutan/peringatan.2. Jika masih juga gagal mendapatkannya

sehingga 31.12. senaraikan sebagai Akaun Belum Terima dalam penyediaan Penyata Kewangan Sekolah.

3. Sediakan Rekod Akaun Belum Terima sekolah.

JIKA BERLAKU KEHILANGAN / PENYELEWENGAN WANG SEKOLAH

1. Pengetua/Guru Besar hendaklah melaporkan kepada pihak Polis.

2. Sempurnakan Lampiran J (Laporan Awal Kehilangan Wang Awam) – rujuk AP 316.

3. Kemukakan Laporan kepada pihak polis dan Lampiran J ke JPN dengan segera untuk tindakan lanjut.

LARANGAN1. Menerima wang tidak mengeluarkan resit.2. Tidak mengeluarkan resit pada masa urusan

dibuat.3. Meminda resit.4. Lewat merekod terimaan dalam buku tunai.5. Wang kutipan lewat diserahkan ke pejabat.6. Kutipan tidak direkod dalam Buku Tunai7. Wang lewat dibankkan.8. Wang kutipan digunakan sebelum

dimasukkan ke dalam bank.

DENDA ATAU SURCAJAkta Prosedur Kewangan,1957(Disemak Akta 61)Seksyen 18

1. GAGAL MENGUTIP HASIL.2. BAYARAN TIDAK MENGIKUT PERATURAN3. TERLIBAT DENGAN KEHILANGAN DAN

KEROSAKKAN HARTA KERAJAAN.4. GAGAL MENYIMPAN KIRA-KIRA DAN

REKOD-REKOD DENGAN LENGKAP SERTA KEMAS.

5. LAMBAT MEMBUAT BAYARAN MENGIKUT AKTA PELAJARAN 1961.

Hukuman Mandatori Bagi Kesalahan Pecah

Amanah danPenyelewengan

SURCAJ & PENALTISurcaj boleh dikenakan bawah Seksyen 18, Akta Acara Kewangan 1957

Penalti Akta Pendidikan 1996 Peraturan-Peraturan

Pendidikan (Akaun & Audit) 2002 Para 13

Seseorang yang melanggar peraturan ini melakukan suatu kesalahan dan apabila disabitkan boleh didenda tidak melebihi RM5,000.00 atau dipenjarakan selama tempoh tidak lebih 3 bulan atau kedua-duanya

Terima Terima KasihKasih

Terima Terima KasihKasih