LAPORAN INOVASI : PENDAFTARANPENDAFTARAN KEHADIRANKEHADIRAN PROGRAMPROGRAM SECARASECARAELEKTRONIKELEKTRONIK

AGENSI PELAKSANA : PEJABATPEJABAT SETIAUSAHASETIAUSAHA KERAJAANKERAJAAN PAHANGPAHANG

1.1. LATARBELAKANGLATARBELAKANG JABATANJABATAN

Pada tahun 1891, pusat pentadbiran kerajaan negeri Pahang telah dipindahkan dari daerah Pekan ke daerah Lipis. Walaupun rancangan pemindahan ini hanya untuk sementara sahaja, ia telah memakan masa lebih dari 64 tahun kerana pusat pentadbiran Negeri Pahang Darul Makmur hanya dipindahkan ke Kuantan pada tahun 1955.

Bagi memilih tempat yang bersesuaian bagi pusat pentadbiran negeri Pahang, pihak kerajaan negeri telah menumpukan kepada dua kawasan iaitu Temerloh / Mentakab dan Kuantan. Tetapi disebabkan bentuk mukabumi Temerloh / Mentakab yang tidak rata dan memerlukan perbelanjaan yang besar untuk pembangunannya maka Kuantan telah diputuskan untuk dijadikan ibu negeri Pahang.

Pusat pentadbiran negeri Pahang telah dipindahkan ke Kuantan secara rasminya pada hari Sabtu, 27 Ogos 1955 dengan disempurnakan oleh KDYMM Sultan Abu Bakar Ri'ayatuddin Al Muadzam Shah Ibni Al Marhum Al Sultan Abdullah Al Mu'tasim Billah, DK., SIMP., DK., SIMP., DK(Brunei)., DK(Johor)., DK(Perak)., SPDK(Sabah)., GCMG.

Bermula daripada tarikh tersebut, usaha telah digerakkan untuk membina sebuah bangunan kompleks pentadbiran kerajaan negeri. Sebuah kompleks pentadbiran yang diberi nama Wisma Sri Pahang telah siap dibina pada tahun 1970 dan pada tarikh 28 Februari 1970, pusat pentadbiran kerajaan negeri Pahang telah bepindah secara rasminya ke kompleks baru tersebut.

Pentadbiran Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Pahang diketuai oleh YB Setiausaha Kerajaan Negeri. Pelantikan YB Setiausaha Kerajaan Negeri adalah berdasarkan Undang-Undang Tubuh Kerajaan Negeri Pahang. YB Setiausaha Kerajaan Pahang yang pertama ialah Dato’ Setia Raja Abu Samah Bin Haji Ali. Beliau dilantik pada 1 Februari 1948 dan berkhidmat sehingga 2 Ogos 1952.

VisiVisiMenjadi Organisasi Bertaraf Dunia Dalam Penyampaian Perkhidmatan Menjelang Tahun 2020

MisiMisi

1. Memantapkan Perkhidmatan Melalui Tadbir Urus Terbaik.2. Memacu Pembangunan Ekonomi Dan Sosial Negeri Melalui Perancangan,

Pelarasan Dan Pemantauan Yang Berkesan.

1

2.2. TAJUKTAJUK INOVASIINOVASI

Pendaftaran Kehadiran Secara Elektronik

2.1 Penerangan RingkasInovasi yang diperkenalkan dengan kerjasama Bahagian Teknologi Maklumat ini berjaya menggantikan kaedah pendaftaran peserta program secara bertulis kepada sistem kehadiran online yang menjimatkan masa, penggunaan kertas dan bahan percetakan serta dapat menjana laporan dan statistik kehadiran. Jemputan hanya perlu memasukkan no. kad pengenalan ke dalam sistem yang disediakan. Sistem akan mengakses data jemputan dari pangkalan data seterusnya merekod tarikh dan waktu kehadiran jemputan secara automatik.

2.2 ObjektifInovasi ini memberi tumpuan ke arah usaha-usaha penambahbaikan terhadap sistem sedia ada, memberi perkhidmatan yang pantas dan berkesan serta menjimatkan masa.

2.3 Tempoh pelaksanaanJulai 2011 sehingga kini.

2.4 LokasiSemasa program, konvensyen, kursus atau bengkel yang diurusetiakan oleh Unit Korporat.

3.3. KEDUDUKANKEDUDUKAN SEBELUMSEBELUM INOVASIINOVASI DILAKSANAKANDILAKSANAKAN

Sebelum inovasi dilakukan, pendaftaran kehadiran ke majlis rasmi anjuran Pejabat Setiausaha Kerajaan Pahang biasanya didaftarkan secara manual di mana Borang Kehadiran diisi dan ditandatangani oleh semua jemputan semasa pendaftaran. Jumlah kehadiran dikira dari bilangan pada borang pendaftaran tersebut. Dari segi persiapan, urus setia juga perlu menaip semula nama peserta dan borang pendaftaran perlu dicetak sebelum program. Peserta juga mengambil masa untuk menunggu giliran mengisi dan menandatangani borang pendaftaran (Seperti di Lampiran A).

4.4. MASALAHMASALAH--MASALAHMASALAH YANGYANG DIHADAPIDIHADAPI

a. Proses pendaftaran kehadiran tidak lancar kerana kelewatan jemputan mengisi borangb. Kesahihan maklumat di Borang Kehadiran tidak boleh diverifikasic. Waktu kehadiran tidak dicatatd. Jumlah kehadiran lambat diketahui kerana terpaksa dikira secara manual

5.5. INOVASIINOVASI YANGYANG TELAHTELAH DILAKSANAKANDILAKSANAKAN

Jemputan hanya perlu memasukkan no. kad pengenalan ke dalam sistem yang disediakan. Sistem akan mengakses data jemputan dari pangkalan data seterusnya merekod tarikh dan waktu kehadiran jemputan secara automatik. Faedah-faedah pelaksanaan inovasi adalah seperti berikut :

a. Proses pendaftaran lebih lancar dan efisyenb. Semua jemputan mendaftar kehadiran sebelum mengambil tempat di dalam

majlisc. Kesahihan maklumat kehadiran kerana waktu kehadiran direkod secara automatikd. Kehadiran lewat dapat dikesane. Laporan statistik kehadiran boleh dijana pada bila-bila masa

Seperti di Lampiran B2

Lampiran A

3

Lampiran B

4

5