tutorial instalasi & penggunaan winfax-new

Copyright 2004 http://www.vavai.com Halaman 1 dari 23 Halaman

Tutorial Instalasi & PenggunaanTutorial Instalasi & Penggunaan Symantec WinFax PROSymantec WinFax PROMuhammad Rivai Andarginihttp://[email protected] [email protected]

Bekasi, 22 Desember 2004, 22:46:17Dedicated to : My Lovely Renny Dear Rey Yuniastuty**************************************************************Oh, Mawar yang kutanam 4 tahun yang lalu,Telah tumbuh dan bermekarankah dihatimu ?Begitu lama aku ada, dekat dengan kamu,Melayang bagai kapas diantara debu...Larut dalam permainan abadi sang waktu**************************************************************

(*) Dokumen ini dibuat menggunakan aplikasi open source Open Office Writer (http://www.openoffice.org).

(*) Tutorial ini menggunakan Symantec WinFaxPRO Versi10.02

(*) Versi lain dari Symantec WinFaxPRO dapat diakses pada websitenya, yaitu http://www.symantec.com

PrologBanyak dari kita yang sudah familiar dengan mesin Fax, terutama yang memang bekerja di

perkantoran. Atau jangan-jangan masih ada yang nggak mengerti cara mengirim fax ?? Jangan

khawatir, dulunya juga saya nggak tahu cara kirim fax melalui mesin fax. Saya sampai malu

banget waktu mau nge-fax dan nggak tahu caranya :-(. Ternyata mudah lho. Masukkan kertas

dalam posisi terbalik (saya berasumsi menggunakan fax kantor saya - Panasonic), kemudian

masukkan (dial) nomor fax yang dituju dan tekan tombol Dial. Letak masalahnya lebih kepada

keberanian kita untuk mencoba, seperti halnya kita tiba-tiba dihadapkan pada alat-alat elektronik

semacam camcorder (handycam), kamera digital dll. Banyak dari kita yang langsung mulas

perutnya kalau diminta menggunakan alat-alat elektronik yang terlihat rumit penggunaannya.

Atau jangan-jangan itu karena orang seperti saya yang kuper (Kurang Pergaulan-Vai) saja ya,

Tutorial Instalasi & Penggunaan WinFax

Lisensi Dokumen:Copyright 2004 http://www.vavai.com/ Dokumen ini dapat digunakan, dimodifikasi dan disebarkan secara bebas & luas untuk tujuan non komersial (non profit), dengan syarat tidak menghilangkan keterangan mengenai penulis dan lisensi yang disertakan dalam setiap dokumen. Tidak diperbolehkan melakukan penulisan ulang, kecuali mendapatkan ijin terlebih dahulu dari http://www.vavai.com/

Mari bersatu memajukan Indonesia !!


hehehe...

OK, sekarang kita membahas model Fax dengan cara lain, yaitu penggunaan Fax melalui

komputer dengan software aplikasi WinFax.

Mungkin banyak dari kita yang sudah pernah mendengar dan menggunakan WinFax.

Dalam pembuatan tutorial ini, saya berasumsi bahwa anda baru mengenal WinFax dan ingin

tahu cara instalasi dan cara menggunakannya.

Alasan utama pembuatan tutorial ini adalah pada keuntungan-keuntungan yang kita

dapatkan jika menggunakan software WinFax. Berbagai keuntungan tersebut antara lain :

1. Kita tidak perlu sembunyi-sembunyi melakukan Fax dikantor untuk kepentingan pribadi.

Kita bisa melakukannya di rumah, apalagi jika yang kita fax adalah lamaran kerja

(hehehe..). Kita juga tidak perlu ke Wartel-Warung Telekomunikasi (karena belum tentu

wartel tersebut memiliki Fax) dan kita juga tidak perlu numpang ditetangga. Selain bisa

malu hati, kikuk dan nggak enak, siapa tahu kita butuh fax disaat-saat yang kurang

menguntungkan, misalnya saat hujan deras atau saat malam hari. Selama kita

mempunyai komputer dan jaringan telepon, kita dapat melakukan fax. Siapa tahu juga,

hal ini bisa menjadi peluang bisnis anda untuk menerima pengiriman Fax :-). Bagi anda

yang ada di kota besar, hal ini bisa membuat anda tersenyum tapi jika anda berada

didaerah, senyum anda bisa berubah menjadi peluang bisnis lho...

2. Kita dapat melakukan Fax secara simultan. Kita dapat mengumpulkan dokumen yang

akan difax dan kemudian melakukan fax secara sekaligus diwaktu mendapat diskon

penggunaan telepon, misalnya dimalam hari. Hal ini dimungkinkan karena WinFax

memiliki fasilitas Schedulling. Hal ini juga bermanfaat bagi kita yang ingin mengirimkan

WinFax diwaktu-waktu tertentu.

3. Kita tidak perlu melakukan Print-Out dokumen yang akan difax. Kita bisa melakukan print

langsung ke Winfax dan Winfax langsung mengirimkannya ke nomor Fax yang dituju.

Dengan fasilitas ini, kita dapat mengurangi biaya kertas dan mendukung program

paperless. Dengan fasilitas ini juga kita dapat mendukung program Hutan Lestari.

Ingatlah, setiap beberapa kilogram kertas, satu pohon ditebang (Aktifis Green Peace lha

yau)

4. Bagi perusahaan atau Usaha Kecil & Menengah (UKM-Vai), WinFax berguna karena bisa

meniadakan (mengurangi) biaya investasi / pembelian mesin Fax. WinFax dapat

digunakan untuk mengirim maupun menerima fax. WinFax juga dapat membuat laporan

fax-fax yang terkirim maupun yang gagal dikirim dan memberikan resume laporan

mengenai fax yang dikirim, diterima maupun dihapus dari data fax.



5. WinFax dapat diotomatiskan melalui kolaborasi dengan aplikasi lain, misalnya bahasa

pemrogramman maupun melalui script (WinFax menggunakan script VBA, Visual Basic

for Application)

6. Kita dapat mengirm fax menggunakan email. Dengan fasilitas ini, kita dapat menyisipkan

attachment-attachment yang dapat diprint melalui fax.

7. Fax dapat dilakukan dari komputer didalam jaringan. Kita bisa menempatkan aplikasi

WinFax di Server sebagai Fax Host atau Fax Server dan komputer lain (yang tidak

terhubung dengan line telepon) sebagai Fax Client. Fax Client dapat melakukan fax

dengan menumpang Fax Host.

Jadi, mestinya banyak alasan bagi anda untuk menggunakan WinFax dan banyak alasan

tutorial ini berguna bagi anda semua, hehehe...

Pertanyaan yang sering diajukan mengenai WinFax adalah : Jika kita menggunakan

WinFax, bagaimana jika fax yang dituju menggunakan mesin. Apakah bisa menerimanya juga ?

. Jawabannya adalah Ya. WinFax tetap dapat digunakan meski yang dituju adalah mesin fax,

karena WinFax hanya mengirimkan data saja, yang dapat diterima baik oleh sistem WinFax

sendiri, Mesin fax maupun email.

Berbeda dengan tutorial saya yang lain (http://www.vavai.com), penjelasan pada bagian

pendahuluan ini cukup panjang agar dapat dipahami sebaik-baiknya, ditambah lagi dengan

kebiasaan saya membuat cerpen, jadi tambah berkepanjangan deh.

Sekarang, mari kita mulai instalasi WinFax.

Langkah-Langkah Instalasi1. Download versi trial file instalasi WinFax dari Website Symantec. Lho kok Symanutec,

bukannya Symantec itu yang membuat Norton Anti Virus ? Ya, Symantec memang membuat

berbagai macam produk aplikasi, termasuk Norton Anti Virus, Symantec WinFaxPRO, Norton

Ghost dll. Versi full dari WinFax bisa anda dapatkan melalui resellernya.

2. Lakukan instalasi dengan memilih file setup.exe (biasanya ada pada directory WinFax).

WinFax akan memberikan beberapa pilihan mengenai awal instalasi, itu bisa anda baca

belakangan. Untuk sekarang silakan pilih Install (Install Symantec WinFax PRO 10.02)



3. WinFax akan menampilkan tahap persiapan Fax

4. WinFax menampilkan form awal, silakan pilih Next.



5. WinFax akan menampilkan perjanjian Lisensi (License Agreement). Baca baik-baik

perjanjian lisensi ini (kebiasaan orang Indonesa adalah langsung pilih Next tanpa

membacanya :-P). Anda harus memilih Yes (Agree) untuk melakukan instalasi WinFax.

6. Berikutnya, WinFax akan meminta masukan nama user dan nama perusahaan. Klik Next jika

sudah diisi.



7. Tahap berikutnya, WinFax meminta konfirmasi lokasi penyimpanan data-data WinFax. Jika

anda memang mau mengikuti format dari WinFax, klik Next.

8. Selanjutnya, WinFax meminta masukan tipe instalasi. Typical adalah pilihan default,

Minimum adalah pilihan yang dapat diambil jika sisa harddisk anda sangat minim dan pilihan

Custom dipilih jika kita ingin menggunakan pilihan-pilihan yang berbeda dengan default dari

Symantec. Kita dapat pilih pilihan default, yaitu Typical. Klik Next.



9. Symantec akan meminta masukan nama program group. Klik Next

10.Symantec akan menampilkan form konfirmasi bahwa WinFax siap diinstalasikan. Klik Next.

11.WinFax akan mulai melakukan proses instalasi



12.Setelah selesai, WinFax akan memberikan konfirmasi. Selanjutnya kita akan melakukan

konfigurasi WinFax. Klik Finish.

13.Lakukan konfigurasi sebagai berikut pada form seperti gambar dibawah ini :



CSID diisi dengan nama Mesin Fax (bisa saja nama komputer)

Fax Number dengan nomor Fax kita (nomor telepon yang digunakan untuk

WinFax

Phone Number Diisi dengan nomor telepon

Kalau sudah, klik Next

14.Berikutnya, kita akan memilih jenis media komunikasi yang digunakan. Jika komputer yang

akan digunakan untuk WinFax terhubung langsung dengan line telepon melalui modem,

silakan gunakan jenis modem yang terdeteksi (dalam contoh dibawah adalah modem U>S.

Robotics 56K FAX INT. Jika komputer yang akan digunakan untuk WinFax merupakan

komputer yang tidak memiliki modem, anda bisa memilih WinFaxPRO Fax Sharing.

WinFaxPRO Fax Sharing dapat digunakan dengan syarat :

a. Anda sudah memiliki 1 komputer yang akan digunakan sebagai Fax Server / Fax Host.

b. Komputer yang diinstall telah terhubung dengan komputer Fax Server melalui jaringan.

Komputer yang akan diinstall terhubung secara jaringan ke komputer fax Server. Penjelasan

mengenai WinFaxPRO Fax Sharing ini akan saya jelaskan lebih terperinci pada bagian

bawah tutorial.

Untuk saat ini, kita pilih hubungan via modem. Pilih Next

15.WinFax akan mencoba mendeteksi jenis modem yang digunakan. Modem yang dapat

digunakan oleh WinFax adalah modem yang mendukung pengiriman Fax. Umumnya modem



yang dijual memiliki kemampuan ini.

Sebelum memulai mendeteksi modem, lakukan hal-hal sebagai berikut :

a. Koneksikan modem dengan komputer

b. Hidupkan modem

c. Disconnect modem dari aplikasi yang menggunakannya. Jika dipakai untuk akses internet,

matikan aksesnya. Jika sudah, klik Next.. Winfax akan melakukan pendeteksian yang

mungkin agak lama, tergantung komputer yang digunakan. Santai saja ya...

16. Winfax akan melakukan pendeteksian beberapa saat...



17.Hasil pendeteksian akan dikonfirmasikan pada form berikutnya. Klik Next.

18.Pada proses selanjutnya, WinFax akan menanyakan apakah Controllernya akan di jalankan

saat sistem operasi berjalan ataukah saat dibutuhkan. Silakan pilih salah satu dari pilihan.

Pilihan pertama agak lama saat loading, namun lebih cepat saat membuka WinFax dan

pilihan kedua sebaliknya.

19.Tahap berikutnya, WinFax akan menanyakan apakah kita ingin mengirim fax melalui email



atau tidak. Jika ya, anda dapat mengisi kotak isian yang ada, antara lain user name,

password dan SMTP Server yang digunakan. Jika anda ingin langsung melakukan setting,

silakan check pilihan Enabled sending faxes by email dan jika tidak jangan di check ya.. (:-

P). Anda dapat melakukan setting ini nanti melalui Menu Program Setup.

20.Tahap berikutnya, anda akan diminta melakukan registrasi.



21.Setelah anda melakukan registrasi, WinFax akan menampilkan konfirmasi bahwa setting

WinFax melakukan setup konfigurasi sistem. Klik Finish.

22.Anda juga akan ditanyakan mengenai apakah anda mau membaca dokumentasi Readme

(Biasanya, orang Indonesia akan memilih No, hehehehe...)

23.Selanjutnya, WinFax akan melakukan pengecekan mengenai LiveUpdate. Anda bisa memilih

cancel dan melakukan LiveUpdate lain waktu.

24.Setelah selesai dengan proses LiveUpdate, WinFax akan menanyakan apakah akan



langsung menjalankan Message Manager. Jawab saja Yes karena kita akan langsung

mencoba penggunaan WinFax.

25.Saat pertama kali dijalankan, WinFax akan mengecek program aplikasi yang menggunakan

address book dan jika ada akan mencoba menggunakannya melalui fasilitas link. Kalau tidak

mau, klik saja Cancel. Kalau anda memiliki address book yang lengkap termasuk nomor

telepon dan nomor Fax, pilih saja OK.

26.Inilah tampilan utama dari WinFax. Silakan amati baik-2 (:-P), sama nggak sih...



27.Untuk mulai melakukan fax, klik Send. Itu tombolnya ada dikiri atas, dibawah menu File.

Isikan hal-hal sebagai berikut :

a. To : -> Diisi dengan nama yang dituju (UP, misalnya)b. Number : -> Diisi dengan nomor Fax yang dituju

c. Company : -> Diisi dengan nama perusahaan yang dituju

d. Recipient : -> Diisi jika tujuan lebih dari satu nomor

e. Subject : -> Diisi dengan Subyek Fax (bisa dikosongkan)

f. Cover Page : -> Dapat memilih halaman depan Fax (penjelasan

singkat/resume fax yang dikirimkan)

Kita dapat memilih alamat yang dituju melalui address book yang ada pada bagian kanan.

Jika sudah OK, tekan tombol Send. Mudah kan...

WinFax juga memiliki animasi yang bagus saat kita melakukan Fax (kertas yang difax akan

tertarik perlahan-2 sesuai persentase fax. Boleh juga tuh ditiru...)



Selangkah Lebih MajuKenapa selangkah lebih maju ? Kenapa nggak beberapa langkah ? Kenapa nggak seribu

langkah ? Aaaaah, ini aza kok dibahas, iseng aza ya, hehehe... Kita akan membahas hal-hal

yang cukup penting, antara lain melakukan Setup Sistem, Setting Fax Server dan Fax Client,

Pengiriman fax melalui email serta membuat laporan-laporan summary fax. Sebagian besar

fasilitas setup ini dapat dilakukan melalui menu Tools | Program Setup atau melalui toolbar

Setup.

1. Setup SistemSalah satu setup sistem yang cukup penting dilakukan adalah jika anda menggunakan line

fax untuk keperluan lain, misalnya untuk telepon.

Klik menu Tools | Program Setup atau dengan memilih toolbar seperti pada gambar diatas.



Pada pilihan diatas, pilih Receive

Secara default, jika 2X nada dering (ring tone-Vai), WinFax akan secara otomatis mengambil

alih line dan bertindak sebagai penerima . Jika memang ada fax masuk hal ini tidak menjadi

masalah, namun jika yang masuk adalah panggilan telepon, tentunya akan salah terima.Saya

menggunakan nada dering 99X baru WinFax mengambil alih linenya. Hal ini karena saya

menggunakan WinFax hanya untuk mengirim Fax. Anda bisa melakukan setting sesuai dengan

keperluan anda, misalnya 10 dering tidak diangkat berarti dering untuk Fax.

2. Setting Fax ServerLangkah berikutnya yang cukup penting adalah setting Fax sebagai Fax Server. Pilih menu

Tools | Program Setup, kemudian pilih Fax Sharing Host. Pilih Check Box Use this

Winfax..... Anda juga bisa memberikan password bagi koneksi ke Fax Server ini.



3. Setting Fax ClientJika kita tidak memiliki modem untuk mengirim Fax namun komputer terhubung mellaui

jaringan ke Fax Server, kita dapat memanfaatkan fasilitas Fax Client. Pilih Menu Tools |

Program Setup dan kemudian pilih Fax Sharing Client.

Tandai pilihan WinFaxPRO Fax Sharing. WinFax akan meminta konfirmasi sebagai berikut :

Jawab Yes. WinFax akan meminta nama Fax Server dan password (jika ada)



Jika sudah selesai, klik Finish. WinFax akan mendeteksi Fax Server dan alamat (IP Address)

dari WinFax Server.

4. Pengiriman Fax Melalui EmailPengiriman Fax melalui email dapat disetting melalui menu Tools | Program Setup, kemudian

memilih Email & Outlook Integration. Masukkan SMTP Server, User Name & Password dari

email yang digunakan.

5. Membuat Laporan WinFaxCara membuat laporan dengan WinFax menggunakan Wizard, jadi cukup mudah. Berikut inii

adalah contoh penggunaannya :

a. Pilih Menu Tools | Create Report dan pilih jenis report yang diinginkan, Incoming

(Penerimaan Fax) atau outgoing Calls (pengiriman Fax)

b. Contoh dibawah menggunakan jenis Incoming Calls



c. Berikutnya WinFax menanyakan folder Fax yang akan dibuatkan laporan. Pilih folderyang

diinginkan, kemudian Klik Next.

d.Pada form berikutnya, isikan nama laporan dan periode yang diinginkan.



e. Selanjutnya WinFax akan meminta model pengelompokan (grouping) dan pengurutan

data. Tentukan grouping dan model pengurutan yang diinginkan, kemudian pilih Finish.

6. WinFax akan melakukan generate data

7. Contoh laporan adalah sebagai berikut :



EpilogDemikian tutorial instalasi dan penggunaan WinFax ini. Banyak fasilitas dari WinFax yang dapat

dieksplorasi lebih jauh dan bisa dimanfaatkan oleh rekanz-2 semua. Bagi anda programmer

yang menggunakan laporan Crystal Report, anda pasti bisa mengenali bahwa laporan WinFax

dibuat menggunakan Crystal Report dan dapat dicustomize bentuknya.

Jika anda sudah mencoba tutorial ini dan ingin mencoba menggunakan WinFax, silakan

kirim fax sample ke nomor fax (021) 89900989, dengan subject Helo Vavai. Insya Allah akan

saya balas.

Jika anda merasa tutorial ini berguna, luangkan waktu anda sejenak untuk berdoa bagi

kesejahteraan dan kemakmuran bangsa Indonesia.

*******

Jika anda memiliki pertanyaan mengenai artikel ini, anda dapat menghubungi :

Muhammad Rivai Andargini

Website : http://www.vavai.com

Email :[email protected]

[email protected]

[email protected]

Muhammad Rivai Andargini. Di lingkungan dekat dikenal dengan nama Vavai dan di kampus

dipanggil dengan nama kachow (dari akronim Kakak Chow akibat mengidolakan Vivian Chow

Hui Min), Lahir di Bekasi, 17 Mei 1976. Menamatkan SMA di SMAN 2 Bekasi Jurusan Fisika 1

(A1-1, sekarang jurusan IPA) pada tahun 1995. Sempat bekerja pada perusahaan PMA Jepang

sejak tahun 1995-1999 dan kuliah (sambil kerja) Diploma 3 di STMIK Bani Saleh Bekasi pada

tahun 1996-1999. Menjadi asisten Laboratorium Komputer untuk mata kuliah pemrogramman

bahasa Pascal, C, Visual Basic, Microsoft Office, Foxpro dan sistem jaringan sejak tahun 1999-

2004. Sejak tahun 2000 sampai dengan saat ini bekerja sebagai MIS Dept. Head pada sebuah

perusahaan PMA di Cikarang Bekasi.



Berpengalaman dalam membuat program aplikasi terapan untuk perusahaan (ERP), administrasi jaringan dan menjadi instruktur untuk pelatihan bahasa pemrogramman Visual Basic.

Sejak tahun 2001 s/d sekarang menjadi konsultan sistem mingguan untuk Al-Azhar Jakapermai & Kemang Pratama Bekasi.

Berminat pada materi solusi pendidikan murah bagi rakyat, manajemen, ilmu komputer dan kegiatan hiking. Senang membaca buku dan memiliki buku favorit Musashi & Taiko (Toyotomi Hideyoshi).

Bulan Mei 2004 mendirikan usaha Excellent Infotama Kreasindo yang bergerak dibidang pembuatan software / program, instalasi jaringan komputer, pelatihan komputer, kerjasama pendidikan dan rental-kursus.

*****


tutorial instalasi & penggunaan winfax-new

Documents