this is your presentation title - mampu.gov.my · pdf filebab 1 pengenalan inisiatif/projek a....

OVERVIEW

PENGURUSAN PERUBAHAN

SEKTOR AWAM

PENGENALAN KEPADA MANUAL

PUNCA KUASA

Mesyuarat Hala Tuju dan Perancangan Strategik MAMPU2016 pada 4 Disember 2015 : satu manual berkenaanpengurusan perubahan dibangunkan sebagai garispanduan dalam membantu kejayaan pelaksanaaninisiatif/projek agensi Sektor Awam.

Rancangan Malaysia Ke-11 : MAMPU berperanan untukmemastikan keberkesanan dan kecekapan penyampaianperkhidmatan menerusi pemakaian prosedur standardyang diiktiraf serta menjadi penggerak dan agenperubahan untuk memodenkan penyampaianperkhidmatan kerajaan

PENGENALAN KEPADA MANUAL

� Menyediakan mekanisme kepada agensi Sektor Awam untuk

melaksanakan program pengurusan perubahan yang seragam dalam

usaha memastikan sesuatu inisiatif/projek berjaya dilaksanakan

seperti yang dirancangkan.

� Menggariskan komponen-komponen utama dalam pengurusan

perubahan sejajar dengan standard antarabangsa yang disesuaikan

dengan keperluan Sektor Awam di Malaysia.

TUJUAN MANUAL

KOMPONEN MANUAL

PENGENALAN KEPADA PENGURUSAN PERUBAHAN

FASA PERANCANGAN DAN PERSEDIAAN

FASA PELAKSANAAN

FASA PELESTARIAN PERUBAHAN

DOKUMENTASI PELAN PENGURUSAN PERUBAHAN

MODUL 1:

PENGENALAN KEPADA

PENGURUSAN PERUBAHAN

AGENDA TRANSFORMASI NEGARA

RANCANGAN PEMBANGUNAN MALAYSIA 5 TAHUN

MISI NASIONAL

Digital Malaysia - Program nasional untuk memajukan negara ke arah

ekonomi digital tahun 2020

WAWASAN 2020

DASAR TRANSFORMASI NASIONAL

RAKYAT DIDAHULUKAN, PENCAPAIAN DIUTAMAKAN

Program

Transformasi

Ekonomi

CTI

Cepat Tepat Integriti

PCI

Productivity Creativity

Innovation

BERIMPAK

TINGGI

KOS

RENDAH

PELAKSANAAN

YANG PANTASKEMAMPANAN

Nilai Untuk Wang

Program

Transformasi

Politik

Program

Transformasi

Kerajaan

Program

Transformasi

Sosial

Pro

gra

m

Tra

nsfo

rm

asi

Ko

mu

niti

Pro

gra

m

Tra

nsfo

rm

asi

Fisk

al

NEGARA MAJU BERPENDAPATAN TINGGI

“…The world is

changing quickly and

we must be ready to

change with it or risk

being left behind….”

YAB Dato’ Sri Mohd Najib Tun Abdul Razak

Perdana Menteri semasa ucaptama

Invest Malaysia 2009

“Innovation has nothing to do with how many R&D dollars

you have. When Apple came up with the Mac, IBM was

spending at least 100 times more on R&D. It's not about

money. It's about the people you have, how you're led,

and how much you get it.

Steve Jobs

DEFINISI PERUBAHAN

“Peralihan daripada keadaan

semasa kepada keadaan masa

hadapan.”

(ACMP, 2014)

DEFINISI PENGURUSAN PERUBAHAN SEKTOR AWAM

“Pengurusan perubahan adalah proses pembentukan

pemikiran, budaya, sikap dan amalan pihak terlibat yang

dilakukan secara berterusan oleh organisasi bagi

menjayakan sesuatu inisiatif pembaharuan yang dilaksanakan

untuk memenuhi tuntutan persekitaran dan kehendak

pelanggan yang sentiasa berubah.”

KENAPA PERLU BERUBAH

Ekstrak dari laman sesawang OECD (http://www.oecd.org/)

Keadaan Sekarang

Amalan tradisional (hasil

konteks yang berbeza

dengan keutamaan yang

berbeza)

Keadaan Masa Depan

Meningkatkan prestasi

Memberi tumpuan kepada

kecekapan, keberkesanan

dan kesesuaian

Perubahan Persekitaran

Dunia yang sangat kompetitif

Perubahan dalam masyarakat

Globalisasi

Penggunaan ICT yang meluas

Pemacu

Transformasi:

• struktur

• proses

• prosedur

• budaya

KENAPA PERLU MENGURUS PERUBAHAN

PERSEPSI TERHADAP PEMBAHARUAN SEKTOR AWAM

Tidak Popular DipertikaikanMengambil masa

yang lama untuk

memberi faedah

Penuh dengan

RisikoRumit


OBJEKTIF PENGURUSAN PERUBAHAN

Memudahkan

Pemahaman

Mempengaruhi

minda, sikap,

budaya dan amalan

pihak terlibat

Menangani

Rintangan

Mengurangkan

Tahap Risiko

Inisiatif

Pembaharuan

PENGURUSAN

PERUBAHAN


MODEL PENGURUSAN PERUBAHAN SEDIA ADA

Kurt Lewin

Change Model

Model

Pengurusan

Perubahan

ADKAR

John P. Kotter

8 Steps to Leading

Change

MODEL PENGURUSAN PERUBAHAN SEKTOR AWAM

Fasa Perancangan dan

Persediaan

Fasa Pelaksanaan

Fasa Pelestarian Perubahan

Penyediaan Brif Projek

Penstrukturan Tadbir Urus

Analisis Kesediaan Organisasi

Analisis Pemegang Taruh

Perancangan Komunikasi

Penilaian Risiko

Pelan Pengurusan Sumber

Pelan Komunikasi

Pelan Pengukuran dan Realisasi Faedah

Pengekalan Momentum Pengurusan Perubahan

Pelaksanaan Berterusan Iniasatif Perubahan

FASILITASI LIBAT URUS PEMBUDAYAAN

1

2

3

4

5

6

7

1

2

1

2

MODUL 2:

FASA PERANCANGAN

DAN PERSEDIAAN

Objektif, visi dan hala tuju serta impakTujuan

Inisiatif/projek, punca kuasa dan arahanLatar Belakang

Skop inisiatif/projek serta terma rujukanSkop

Aktiviti dan garis masa tempoh pelaksanaan inisiatif/projekPelaksanaan

Isu dan cabaran daripada dalaman dan luaranIsu dan Cabaran

Hasrat dan pengharapan serta cadanganSyor dan Cadangan

Pertimbangan dan persetujuan daripada pemegang taruhPenutup

PENYEDIAAN BRIF PROJEK

Brif Projek dibangunkan oleh pemilik inisiatif/projek dan mengandungi segala maklumat

penting berkaitan inisiatif/projek baharu yang akan dilaksanakan oleh sesebuah organisasi.

ISI KANDUNGAN


1

PENSTRUKTURAN TADBIR URUS


2

Satu pasukan tadbir urus dibentuk bagi memastikan pengurusan perubahan

dilaksanakan secara strategik dan bersistematik. Pasukan terdiri daripada dua

Jawatankuasa iaitu:

i. Jawatankuasa Pemandu

ii. Jawatankuasa Kerja

Organisasi boleh menggunakan jawatankuasa sedia ada yang bersesuaian untuk

digerakkan sebagai pasukan tadbir urus.

Penaja

(Ketua Jabatan/ Timb. Ketua Jabatan)

Juara/ Urusetia

(Pengarah/ Setiausaha Bahagian

Komunikasi Korporat)

Juara/ Urusetia

(Pengarah/ Setiausaha Bahagian Pemilik Insiatif

Perubahan)

Duta


Pentadbiran/ Khidmat

Pengurusan)

Duta


ICT)

Duta


Dasar)

Duta


Lain)

Duta


Lain)

Perunding Perubahan

PENUBUHAN TADBIR URUS - JAWATANKUASA PEMANDU

ATAU



2

Juara

(Pengarah/ Setiausaha Bahagian Pemilik Insiatif Perubahan)

Duta

(Wakil Pengarah/ Setiausaha Bahagian

Komunikasi Korporat)

Ejen Perubahan

Duta


Pentadbiran/ Khidmat

Pengurusan)

Ejen Perubahan

Duta


ICT)

Ejen Perubahan

Duta


Dasar)

Ejen Perubahan

Duta


Lain)

Ejen Perubahan

Duta


Lain)

Ejen Perubahan

Perunding Perubahan

PENUBUHAN TADBIR URUS - JAWATANKUASA KERJA



2

Penentuan tahap kesediaan menggunakan Analisis Medan Daya (Force Field Analysis). Faktor (daya) yang

mendorong atau menghalang kejayaan perubahan dikenalpasti dan skor diletakkan kepada setiap faktor

berdasarkan impaknya.

Tahap Kesediaan Organisasi

Teruskan/Tamat/ Tangguh

pelaksanaan inisiatif/projek

Kadar usaha yang perlu

Bagaimana memperkukuhkan faktor pendorong dan menangani

faktor penghalang


ANALISIS KESEDIAAN ORGANISASI3

Kompleksiti Sistem

Kompetensi Pegawai

Sikap Tidak Mahu Berubah

Sokongan Pengurusan Atasan

Peruntukan Mencukupi

Infrastruktur Lengkap

ANALISIS MEDAN DAYA

SKOR : Sangat Rendah Rendah Tinggi Sangat Tinggi

1 2 3 4

Inisiatif/Projek

Digital Document

Management System

FAKTOR PENDORONG FAKTOR PENGHALANG

Nota: Skor Faktor Pendorong lebih tinggi bagi

inisiatif/projek ini, maka ia boleh diteruskan

3

4

3

10

2

2

3

7Jumlah


ANALISIS KESEDIAAN ORGANISASI3

1. PROFILING

2. PENILAIAN KESEDIAAN

UNTUK BERUBAH

3. PENILAIAN RINTANGAN


ANALISIS PEMEGANG TARUH4

Peneraju

(Pengaruh Tinggi,

Kepentingan Tinggi)

Pemerhati Berpengaruh

(Pengaruh Tinggi,

Kepentingan Rendah)

Penyumbang Aktif

(Pengaruh Rendah,

Kepentingan Tinggi)

Penonton

(Pengaruh Rendah,

Kepentingan Rendah)

- Paling penting

- Mempengaruhi

kejayaan atau

kegagalan

inisiatif/projek

- Dilibatkan dalam

sebarang proses

pembuatan

keputusan

- Sebarang permintaan

perlu

dipertimbangkan

- Peranan penting

dalam menentukan

kejayaan

inisiatif/projek.

- Menyumbang input

berguna

- Dilibatkan secara

rapat agar dapat

memberikan

komitmen yang lebih

tinggi.

- Pihak yang aktif dan

akan meyokong

inisiatif/projek

- Dilibatkan dalam

perkara-perkara yang

berisiko rendah.

- Perlu sentiasa

dimaklumkan

- Pemerhati.

- Dilibatkan secara

minima

- Dimaklumkan dari

semasa ke semasa.

CIRI-CIRI SEGMENTASI PEMEGANG TARUH


ANALISIS PEMEGANG TARUH4


PERANCANGAN KOMUNIKASI5

Segmentasi Audien

PengenalpastianPendekatan Libat

Urus dan KomunikasiBagi Setiap

Kumpulan Audien

Padanan Audien/Saluran

Komunikasi

1 2 3



PenerajuPemerhati

Berpengaruh

Penyumbang

UtamaPenonton

SEGMENTASI

AUDIEN

Penyertaan

Perundingan

Komunikasi Secara Penolakan

Komunikasi Secara Penarikan

PerkongsianPENERAJU

PEMERHATI

BERPENGARUH

PENYUMBANG

UTAMA

PENONTON

Pendekatan Libat Urus dan Komunikasi Kumpulan Pemegang Taruh

(AccountAbility, 2008)



Faktor Kejayaan Kritikal Untuk Komunikasi Berkesan

Tidak menunggu sehingga keseluruhan maklumat tersedia

Fokus kepada komunikasi bersemuka dua hala apabila lebihbanyak libat urus diperlukan

Ambilkira kesan perubahan kepada individu

Tetapkan sasaran audien untuk maklumat yang spesifik untuk mengelakkan lebihan maklumat

Beri masa yang mencukupi

Galakkan dan bertindak ke atas maklum balas



1. Organisasi mengenalpasti

risiko, kebarangkalian

berlakunya insiden risiko tersebut dan

strategi kawalan yang perlu

diambil bagi menanganinya.

2. Dilaksanakan dengan melihat kepada faktor dalaman dan luaran yang

boleh mempengaruhi

kejayaan pelaksanaan

sesuatu inisiatif/projek

3. Pelaksanaan strategi kawalan

yang telah dikenalpasti

perlu dipertimbangka

n bersekali dalam

perancangan pelan

komunikasi.


PENILAIAN RISIKO6

Manusia Sumber

Inisiatif/Projek

dan Aktiviti

Komunikasi

Kewangan


PELAN PENGURUSAN SUMBER7

Infrastruktur

PENILAIAN TASK INDIVIDU

Mengenalpasti pengetahuan dan kemahiran yang diperlukan.

Menganalisis keperluan kompetensi warga.

Mengumpul maklumat berkenaan tahap kompetensi ini termasuklah melalui pemerhatian, temubual, soal selidik, focus group dan sebagainya.

Melaksanakan program latihan yang telah dirancang bagi meningkatkan kompetensi warga.


PELAN PENGURUSAN SUMBER7

MODUL 3:

FASA PELAKSANAAN

Pelan Komunikasi

• Mesej Utama

• Outcome

• Penyampai

• Saluran Komunikasi

• Frekuensi

• Tempoh Masa

• Kos

Pelan Pengukuran dan Realisasi Faedah

• Penentuan Petunjuk Prestasi Utama (KPI)

KOMPONEN FASA PELAKSANAAN

FASA PELAKSANAAN

1 2

LANGKAH-LANGKAH FASA PELAKSANAAN

FASA PELAKSANAAN

Langkah 4Membangunkan Pelan Komunikasi dan Jadual Aktiviti Komunikasi

yang bersesuaian dengan keperluan setiap segmen audiens.

Langkah 3Menggunakan pendekatan komunikasi yang bersesuaian di

setiap peringkat emosi.

Langkah 2Respon yang diberikan oleh individu berubah berdasarkan

kepada peringkat emosi yang dilalui seperti yang diterangkan

oleh Elisabeth Kubler Ross melalui Teori Keluk Perubahan.

Langkah 1

Mengenalpasti aktiviti komunikasi yang sesuai dilaksanakan

berdasarkan respon semua pihak yang terlibat sepanjang

tempoh pelaksanaan inisiatif/projek.

TerkejutTidak menyangka perubahan akan berlaku

PenafianTidak percaya, cuba membuktikan iatidak benar

Kecewa/MarahMenyedari kelainan yang berlaku, kadang-kala merasa marah

KemurunganTiada semangat, kurang tenaga

EksperimenCuba beradaptasi dengan situasi baharu

IntegrasiPenyesuaian kepada perubahan

Masa

Mo

ral d

an

Ko

mp

ete

nsi

WUJUDKAN PENJAJARAN

KONGSI PENGETAHUAN

BANGUNKAN KEUPAYAAN

SEMARAKKAN MOTIVASI

TINGKATKAN KOMUNIKASI

KELUK PERUBAHAN KUBLER-ROSS

PENDEKATAN

KOMUNIKASI

Membuat KeputusanBelajar untuk bekerja dalamsituasi baharu dengan positif

FASA PELAKSANAAN

Mesej Utama

Outcome

Penyampai

Saluran KomunikasiFrekuensi

Tempoh Masa

Pemantauan dan Maklum

Balas

DIMENSI

FASA PELAKSANAAN

PELAN KOMUNIKASI1

1. Menetapkan petunjuk prestasi utama (KPI) dan

sasaran inisiatif/projek

2. Memantau tahap pencapaian semua KPI

3. Menentukan program intervensi yang perlu

dilaksanakan jika sesuatu KPI tidak dapat

dicapai sepertimana yang dirancangkan

FASA PELAKSANAAN

PELAN PENGUKURAN DAN REALISASI FAEDAH2

MODUL 4:


Pengekalan Momentum Pengurusan Perubahan

Pelaksanaan Berterusan Inisiatif Perubahan

KOMPONEN FASA PELESTARIAN PERUBAHAN


1 2

Rangkaian

Pengurusan

Perubahan

Yang Aktif

Libat Urus

Bersama

Pemegang Taruh

Komunikasi

Berterusan

PENGEKALAN MOMENTUM PENGURUSAN PERUBAHAN


1

Faktor Kejayaan Inisiatif

Perubahan

Kepimpinan dan Tadbir Urus Organisasi

Pemantauan dan Pengukuran

Faedah Perubahan

Kemahiran dan Keupayaan Warga

Pengurusan Sumber

PELAKSANAAN BERTERUSAN INISIATIF PERUBAHAN


2

MODUL 5:

DOKUMENTASI PELAN PENGURUSAN

PERUBAHAN

BAB ISI KANDUNGAN PENERANGAN

a. Kandungan

b. Kata-kata Aluan

BAB 1 PENGENALAN

INISIATIF/PROJEK

a. Tujuan

b. Latar belakang

c. Skop

d. Pelaksanaan

e. Isu dan Cabaran

f. Syor dan Cadangan

g. Penutup

BAB 2 PERSEDIAAN DAN

PERANCANGAN

a. Senarai Pemegang Taruh

b. Struktur Tadbir Urus Pasukan Pengurusan Perubahan

c. Tahap Kesediaan Organisasi

d. Jadual Penilaian Risiko dan Strategi Kawalan

e. Pelan Pengurusan Sumber

f. Jadual Penilaian TASK Individu


KANDUNGAN DOKUMENTASI PELAN PENGURUSAN PERUBAHAN

BAB ISI KANDUNGAN PENERANGAN

BAB 3 PELAKSANAAN a. Pelan Komunikasi

b. Jadual Aktiviti Komunikasi

c. Pelan Pengukuran dan Realisasi Faedah

BAB 4 KELESTARIAN

PERUBAHAN

a. Senarai Semak Kelestarian Perubahan

BAB 5 PENUTUP/ RANTAIAN KE

HADAPAN

a. Melahirkan harapan kepada semua warga organisasi agar

menyokong pelaksanaan Pengurusan Perubahan dalam

usaha mencapai hasrat organisasi atas projek/program

yang dilaksanakan.

b. Rantaian ke hadapan (The way forward) meliputi apakah

gagasan dan hasrat pihak organisasi yang hendak dicapai

selepas berakhirnya tempoh pelaksanaan projek/program

yang memerlukan pengurusan perubahan


KANDUNAGAN DOKUMENTASI PELAN PENGURUSAN PERUBAHAN

TERIMA KASIHBahagian Perundingan Pengurusan 1

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan

Pengurusan Malaysia (MAMPU)

Jabatan Perdana Menteri

www.mampu.gov.my

this is your presentation title - mampu.gov.my · pdf filebab 1 pengenalan inisiatif/projek a....

Documents