tatacara pengurusan stor

Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan

Unit Pentadbiran Am dan AsetBahagian Pembangunan Perakaunan Dan Pengurusan

Jabatan Akauntan Negara Malaysia

Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009

Tujuan

Memperkemas dan memantapkan peraturan Pengurusan Stor Kerajaan

2

Peranan dan Tanggungjawab Pegawai Pengawal

Mengemukakan Laporan Tahunan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya

i. Laporan Kedudukan Stok (Kew.PS-13)ii. Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (Kew.PS-14)iii. Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor

(Kew.PS-15)iv. Laporan Tahunan Verifikasi Stor (Kew.PS-16)v. Laporan Tahunan Pelupusan Stok (Kew.PS-20)vi. Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Stok

(Kew.PS-22)

3

Tanggungjawab Unit Pengurusan Aset (UPA)

Definasi Stor & Stok

PERKARA STOR STOK

Definisi Tempat melaksanakan :- - Penerimaan; - Perekodan; - Penyimpanan; - Penyelenggaraan; - Pengendalian; dan - Pengeluaran STOK.

Barang BELUM GUNA dan perlu disimpan untuk tujuan operasi atau penyelenggaraan termasuk :- - Bekalan pejabat - Ubat-ubatan - Alat ganti - Keselamatan - Makmal - Bengkel - Dapur - Sukan - Pertanian - Latihan - Penyiaran - Domestik dll 4

Kategori Stor Kerajaan

PER. STOR PUSAT STOR UTAMA STOR UNIT

Definisi Membekalkan stok kepada semua Stor Utama di Kementerian/ Jabatan di bawahnya.

Permohonan daripada Stor Utama kepada Stor Pusat menggunakan KEW.PS-10

Mendapatkan bekalan daripada Stor Pusat

ATAUi.Menguruskan pembelian sendiri dan membekalkan kepada stor unit. Permohonan stok daripada Stor Unit ke Stor Utama guna Kew.PS-10.

i.Menguruskan pembelian sendiri dan membekalkan terus kepada pelanggan. Permohonan daripada pelanggan ke Stor Utama guna Kew.PS-11.

Mendapatkan bekalan daripada Stor Utama dan bekalan terus dibuat kepada pelanggan.

Tidak membuat perolehan barang-barang

Permohonan daripada pelanggan menggunakan Kew.PS-11

5

6

Tujuan Diwujudkan Kategori StorTujuan Diwujudkan Kategori Stor

Kategori Stor Kerajaan

7

STOR UTAMA STOR UTAMA STOR UTAMA

STOR PUSAT

StorUnit

Stor Unit

Stor Unit

StorUnit

Stor Unit

StorUnit

Pelanggan Pelanggan Pelanggan Pelanggan PelangganPelanggan

Asas Pengurusan Stor

8

Fungsi Stor

9

Terima

Nationally and Internationally benchmarked

▪ Barang dipesan▪ Sah dan perakukan barang diterima

Simpan Stok

Penjagaan

▪ Guna kaedah dan di lokasi ditetapkan▪ Mengoptimumkan ruang stor

▪ Jaga & selenggara stok dengan baik▪ Pastikan berfungsi untuk digunakan

Pengeluaran ▪ Pergerakan stok ikut keperluan pelanggan▪ Selenggara rekod setiap transaksi


Perancangan ▪ Rancang & urus penokokan stok▪ Pastikan kedapatan stok ikut paras ditetapkan

Fungsi Stor

10

Pemeriksaan


▪ Barang dipesan▪ Sah dan perakukan barang diterima

3K

Pelupusan

▪ Pastikan Keselamatan, Kebersihan & Keceriaan

▪ Tindakan pelupusan dilaksanakan▪ Stok usang/obselete , rosak , expired, melebihi

keperluan & elak pembaziran


Hapuskira ▪ Dilaksanakan mengikut peraturan▪ Untuk stok yang hilang


Pembungkusan ▪ Bungkus dan hantar stok kepada pelanggan

Organisasi Stor

11

Stor Pusat / Utama

Pengurusan Stor

12

Pengurusan Stor

13

Tatacara Pengurusan Stor

Pendahuluan

Bab D - Pengeluaran

Bab B - Merekod Stok

Bab C - Penyimpanan

Bab E - Pemeriksaan

Bab A - Penerimaan

Bab F - Keselamatan dan Kebersihan

14

Bab G - Pelupusan

Bab H - Kehilangan dan Hapuskira

PenerimaanIstilah

Pegawai Penerima


Objektif

▪ Pegawai yang diberi tanggungjawab untuk terima dan sahkan aset yang diperolehi

▪ Dilantik oleh Ketua Jabatan

Pegawai Bertauliah

Objektif

▪ Pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang tertentu

▪ Dilantik oleh Ketua Jabatan

▪ Spesifikasi barang-barang stor▪ Kualiti / Kuantiti▪ Keadaan barang-barang stor

15

PenerimaanDaripada Pembekal

16

▪ Kew.PS-1 – Borang terimaan Barang-barang (BTB)▪ Kew.PS-2 – Borang Laporan Terimaan Barang-barang▪ Tidak sempurna – kuantiti lebih/kurang, kualiti tidak elok atau rosak (catat diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara

diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji.

PenerimaanDaripada Stor Pusat/Utama

17

▪ Kew.PS-2 – Borang Laporan Terimaan Barang-barang▪ Kew.PS-10 – Borang Pesanan Dan Pengeluaran Stok▪ Kew.PS-12 – Senarai Pembungkusan ▪ Tidak sempurna – kuantiti lebih/kurang, kualiti tidak elok atau rosak


Pendahuluan

Bab D - Pengeluaran


Bab C - Penyimpanan

Bab E - Pemeriksaan

Bab A - Penerimaan


18

Bab G - Pelupusan


Merekod StokKad Kawalan Stok & Kad Petak

19

PER. STOR PUSAT STOR UTAMA STOR UNITRekod

di .. Kew.PS-3 (Kad Kawalan Stok) Kew.PS-4 (Kad Petak)

Kew.PS-3 (Kad Kawalan Stok) Kew.PS-4 (Kad Petak)

Kew.PS-4 (Kad Petak)

Warna Kad

Kew.PS-3 (Putih) Kew.PS-4 (Hijau/Merah Jambu untuk stok bertarikh luput & bahan kimia)

Kew.PS-3 (Putih) Kew.PS-4 (Hijau/Merah Jambu untuk stok bertarikh luput & bahan kimia)

Kew.PS-4 (Hijau/ Merah Jambu untuk stok bertarikh luput & bahan kimia)

Lokasi Kad

Ditempatkan bersama stok Kad petak barangan kimia, mudah terbakar atau stok simpan dalam bilik beku simpan ditempat berasingan

Tatacara Merekod

Penerimaan – Pen dakwat merah pengeluaran – Pen dakwat biru/hitam

1 kad 1 item & no. kad berturutan silap (tidak boleh padam – garis,repair & initial)

Rekod Elektronik

Ikut format sama Sentiasa dikemaskini

Cannibalize

direkod dalam senarai berasingan


Pendahuluan

Bab D - Pengeluaran


Bab C - Penyimpanan

Bab E - Pemeriksaan

Bab A - Penerimaan


20

Bab G - Pelupusan


Penyimpanan

21

Susun Atur Lokasi Penyimpan Stok

faktor keselamatan, pergerakan & kekemasan 50cm daripada siling

Penyediaan floor plan Catat lokasi pada KKS & KP Letakan tetap & sementara

Amalan MDKD Pembahagian ruang ikut jenis stok (jika boleh)

Jenis Stok Tindakan Penyimpanan Jenis Stok Tindakan Penyimpanan

Stok Dalam Bekas Asal

Kekalkan & pastikan label dapat dilihat

Stok Barang Berat

Lokasi paling bawah & mudahkan urusanSediakan palet

Barang Tercerai Kumpul dalam satu bekas kuantiti mudahkan kerja

Stok Bertarikh Luput

Teg Biru diletak pada KKS Kad Petak warna pink Kew.PS-8 Kew.PS-9 (Senarai Stok bertarikh Luput)

Barang Berharga / Menarik

Ikut Peraturan Keselamatan Simpan di tempat selamat

Stok Bahan Kimia / Mudah Terbakar

Dilabel Simpan berasingan Pengendalian ikut peraturan

Stok Mudah Terjejas (Panas/Lembap)

Simpan tempat sesuai cth dalam peti sejuk atau bilik kering

Stok Tidak Mudah Terjejas (Panas/Lembap)

Simpan ditempat lapang & berpagar


Pendahuluan

Bab D - Pengeluaran


Bab C - Penyimpanan

Bab E - Pemeriksaan

Bab A - Penerimaan


22

Bab G - Pelupusan


Pengeluaran

23

Kebenaran oleh Pegawai Stor atau Pegawai diberi kuasa secara bertulis oleh Ketua Jabatan Guna sistem Masuk-Dahulu-Keluar-Dahulu (MDKD)

Guna Kew.PS-10 - Borang Pesanan Pengeluaran Stok Permohonan ke Stor Pusat / Utama Satu stok satu permohonan 5 Salinan

Guna Kew.PS-11 - Borang Permohonan Stok Pesanan kepada Stor Unit 2 Salinan

Kew.PS-10 & 11 hendaklah ditandatangani oleh Pegawai Stor

Pengeluaran

24

Barang Gunahabis

barang kerap digunakan atau barang mudah rosak atau barang bernilai rendah atau barang tidak ekonomik dikesan.

disimpan semula selepas digunakan disediakan format khusus mengikut kesesuaian.

Contoh :- Peralatan sukan / uniform sukan

Barang Gunahabis (Gunasama)

Contoh :-Kalkulator / gunting / stapler / penunu bunsen/ pemutar skru/ tali/ gelas/ bakul sampah/ sudu / garfu.

Pengeluaran

25

Jualan sisa stok / Barang terpakai

Sisa stok / barang terpakai cth kraftangan,lebihan pembelajaran, penyelidikan dll Dijual dengan kelulusan Ketua Jabatan. Berat < 1000kg jualan terus kpd Sykt berdaftar dengan MOF (ada permit beli barang lusuh) Berat > 1000kg ikut TPA & Peraturan yang berkuatkuasa Hasil jualan dimasukkan dalam Akaun Hasil Kerajaan

PemeriksaanJenis Pemeriksaan

26

PemeriksaanPengiraan Stok

27

Soalan Jawapan

Dimana dilaksana ? Stor Pusat Stor Utama Stor Unit

Bila ? Sepanjang Tahun Bila ada transaksi masuk atau keluar

Tanggungjawab siapa ?

Pegawai Stor (Dilantik oleh Ketua Jabatan)

Apa perlu dibuat ? Kira baki selepas transaksi buat garisan merah pada akhir transaksi di Kad Petak Tandatangan & tarikh oleh Pegawai stor

PemeriksaanPemeriksaan Stok

28

Soalan Jawapan

Dimana dilaksana ? Stor Pusat Stor Utama

Bila ? Sekali setahun mulai 1 Oktober Pemeriksaan terhadap semua stok

Tanggungjawab siapa ? Pegawai Pemeriksa yang dilantik oleh Ketua Jabatan Pegawai tidak kena mengena dengan stor

Apa perlu dibuat ? Guna Kew.PS-14 – Laporan Pemeriksaan / Verifikasi Stor Kew.PS-14 disemak dan disahkan oleh pegawai Pemverifikasi Stor buat garisan merah pada akhir transaksi di Kad Kawalan Stok (tandatangan & tarikh Pegawai Pemeriksa)

Ingat !!! Tiada transaksi waktu pemeriksaan Boleh dengan kebenaran Pegawai Pemeriksa

PemeriksaanVerifikasi Stor

29

Soalan Jawapan

Dimana dilaksana ? Stor Pusat Stor Utama

Bila ? Sekali setahun sebelum 31 Disember selepas Pemeriksaan stor dibuat

Tanggungjawab siapa ? Pegawai Pemverifikasi Stor dilantik oleh Pegawai Pengawal Tempoh pelantikan 2 Tahun

Apa perlu dibuat ? Lawatan & semakan berdasarkan jadual ditetapkan Semak / sahkan Kew.PS-14 dan serah kepada KJ Sediakan Kew.PS-15 – Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor dan serah kepada KJ

Keanggotaan Pemverifikasi Stor

Sekurang-kurangnya 2 orang Tidak bertugas di stor Kump. P&P serta sokongan

PemeriksaanTindakan Ketua Jabatan

30

PemeriksaanPelarasan Stok

31

Soalan Jawapan

Pelarasan Stok ? Tindakan pembetulan akibat kesilapan kiraan

Bila ? Selepas Pemeriksaan Stor dan Verifikasi Stor dilaksanakan

Tanggungjawab siapa ? Pegawai Stor

Kuasa Melulus Ketua Jabatan

Borang Diguna Kew.PS-17 – Penyata Pelarasan Stok

Apa perlu buat ? Transaksi di ruang Terima – stok terlebih (KKS-Bhgn B) Transaksi di ruang Keluar – stok terkurang Catat di Kad Petak Tandatangan dan tarikh


Pendahuluan

Bab D - Pengeluaran


Bab C - Penyimpanan

Bab E - Pemeriksaan

Bab A - Penerimaan


32

Bab G - Pelupusan


Keselamatan & Kebersihan

33


Pendahuluan

Bab D - Pengeluaran


Bab C - Penyimpanan

Bab E - Pemeriksaan

Bab A - Penerimaan


34

Bab G - Pelupusan


PelupusanStok bernilai rendah

35


Pendahuluan

Bab D - Pengeluaran

Bab B – Merekod Stok

Bab C – Penyimpanan

Bab E - Pemeriksaan

Bab A - Penerimaan

Bab F – Keselamatan dan Kebersihan

36

Bab G – Pelupusan


Kehilangan & HapuskiraStok bernilai rendah

37

Tatacara Pengurusan StorPeringatan Bersama

38

Melantik Pegawai Stor, Pegawai Penerima & Pegawai Bertauliah Melantik Pegawai Pemeriksa Stor Melantik Pegawai Pemeriksa Pelupusan Stok Bernilai Rendah (jika perlu) Melaksanakan pemeriksaan 100% stor selepas 1 Oktober tahun semasa * Melaksanakan Pemverifikasian Stor 100 % ** sebelum 31 Disember dan selepas Pemeriksaan Stor dijalankan (100 % selepas 1 Oktober) Mengemukakan Laporan berikut kepada Perbendaharaan:-

KEW.PS-13 – Laporan Kedudukan Stok Tahun … KEW.PS-14 – Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor Tahun … KEW.PS-15 – Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor Tahun .. KEW.PS-16 – Laporan Tahunan Verifikasi Stor Tahun … KEW.PS-20 – Laporan Tahunan Pelupusan Stok Tahun … KEW.PS-22 – Laporan Tahunan Kehilangan & Hapuskira Stok Tahun …

* Pemeriksaan boleh dilakukan sepanjang tahun tetapi perlu keseluruhan selepas 1 Oktober tahun semasa** Pemverifikasi Stor dilantik oleh KSU/Pegawai Pengawal

Tatacara Pengurusan StorPeringatan Bersama

39


40

Unit Pentadbiran Am dan AsetBahagian Pembangunan Perakaunan Dan

Pengurusan

Muhammad Rushdi Bin Ramli03-88821101 / [email protected]


41

SEKIANTERIMA KASIH

SOALAN?

tatacara pengurusan stor

Government & Nonprofit