tatacara penggunaan asas perisian sql … sql accounting/tatacara penggunaan...memasukkan akaun bank...

1 | P a g e

Nota SQL Accounting Management – NadiCOM Biz Solution | (019-9699079)

TATACARA PENGGUNAAN ASAS PERISIAN SQL ACCOUNTING MANAGEMENT:-

1. Permulaan:-

Sila klik shortcut sepertimana gambaran dibawah:-

2. Paparan kedua:-

Buat permulaan sila guna User : ADMIN

Password : ADMIN

3. Paparan ketiga:-

2 | P a g e


4. Bermula dari sini anda ada beberapa modul yang perlu anda tahu.

4.1 Generate carta akaun.

Sila klik pada G.Ledger > Maintain Chart Of Account dan paparan yang akan ditunjukkan

kepada anda sepertimana berikut:-

i. Jika mahu ubah apa yang sedia ada…..

Sila klik perkataan sedia ada sebanyak 2X dan sebagai contohnya anda klik pada

Furniture & Fitting paparan permulaan yang akan ditunjukkan kepada anda

sepertimana berikut:-

3 | P a g e


Jika anda ingin tukarkan kepada description baru sebagai PERABUT DAN

PERTALATAN sila tukar pada kolum description sepertimana berikut:-

Jangan lupa klik OK untuk menyimpan description baru anda. Sila lihat perubahan

yang berlaku.

Sila lihat perubahan yang berlaku pada kotak yang bertanda merah diatas.

4.2 Cara nak memasukkan description baru dalam carta atau chart of account anda.

Sila “highlight” pada tajuk utama akaun yang bakal anda bina, sebagai contohnya anda ingin

memasukkan akaun bank dan sebagai contohnya anda ingin memasukkan akaun BANK

ISLAM MALAYSIA BERHAD (03018-0101086-85) sila ‘highligt” pada CURRENT ASSETS

sepertimana yang ditunjukkan dalam gambarajah dibawah:-

4 | P a g e


Klik New dan paparan yang akan ditunjukkan kepada anda dan teruskan memasukkan

maklumat seperti yang anda inginkan.

Pastikan jika maklumat yang anda masukkan itu mempunyai Special Account Type, sebagai

contoh yang ditunjukkan diatas special type tersebut ialah “Bank Account”. Jika anda ingin

masukkan akaun perbelanjaan sila “highlight” expenses dan klik new.

• Ralat : Tentang akaun no. anda bebas menggunakan apa-apa no. @ alphabet.

5. Maintain budget:-

Selalunya pihak pengurusan akan membina satu anggaran pendapatan dan perbelanjaan,

selalunya dalam istilah perniagaan adalah ANGGARAN BELANJAWAN (BUDGET). Sila lihat

contoh bagi memudahkan anda memahami situasi pembelajaran anda.

5 | P a g e


Klik G.Ledger > Maintain Budget dan paparan yang akan ditunjukkan kepada anda


Anda boleh memasukkan budget secara bulanan ataupun secara tahunan. Jika secara

bulanan sila pilih tahun semasa dan masukkan apa-apa anggaran yang diperlukan oleh anda.

Sebagai contohnya disini saya kemukakan satu contoh anggaran akaun untuk satu akaun

secara tahunan yang simple:-

Jualan (Sales) - RM 6,000,000

Kos jualan:-

Stok Awal RM150,000

Belian RM3,000,000

Stok Akhir (RM 200,000) RM 2,950,000

------------------------------------------------------------------------

Untung kasar RM 3,050,000

Perbelanjaan:-

Advitisment RM 240,000

Salaries RM 600,000

Travelling Expenses RM 96,000

EPF RM 78,000

Socso RM 12,000

Office & Warehouse Rental RM 120,000

6 | P a g e


Untung Bersih RM1,904,000

Sila lihat sepertimana gambaran dibawah:-

Sila klik edit untuk permulaan dan klik save setelah anda selesai masukkan maklumat

belanjawan anda. Jika anda ingin masukkan secara tahunan sila masukkan pada awal tahun

untuk melihat kesannya. Anda boleh lihat kedudukan untung rugi dalam belanjawan anda

dengan cara klik pada G.Ledger > Report sepertimana yang ditunjukkan dibaawah:-

Lihat paparan selanjutnya,

7 | P a g e


Sila klik pada profit & Loss Statement dan paparan yang akan ditunjukkan kepada anda


Sila ambil This month vs Month Budget – This year vs Year Budget dan sila klik pada Zero

Balance Account sila lihat apa yang saya paparkan kepada anda pada nukasurat 8 disebelah.

8 | P a g e


Klik pada apply dan paparan yang akan anda lihat sepertimana berikut dibawah:-

Sila klik preview untuk mencetak akaun anda.

6. Menguruskan perjalanan transaksi menggunakan perisian SQL.

9 | P a g e


Dalam General Ledger anda akan mengeluarkan 2 perkara iaitu payment voucher dan juga

resit. Jika abda ingin mengeluarkan payment voucher sila klik pada G.Ledger > Cash Book

Entry dan paparan yang akan ditunjukkan kepada anda sepertimana berikut:-

Sila perhatikan pada ada anak panah jika anda kilk pada anak panah tersebut

paparan yang akan ditunjukkan kepada anda sepertimana berikut:-

Jika anda igin gunakan payment voucher sila klik pada perkataan Payment Voucher dan jika

Official Receipt sila klik pada Official Receipt. Jika anda klik pada payment voucher paparan

yang akan ditunjukkan kepada anda sepertimana berikut:-

10 | P a g e


Unyuk melihat pada contoh penggunaan payment voucher ini saya akan mengemukakan

satu contoh iaitu pembayaran bil eletrik. Dimana Voucher No akan bergerak secara

automatic atau tersendiri dan betulkan tarikh pembayaran anda jika anda membayar bukan

pada tarikh computer. Selalunya jika bukan pad tarikh computer anda akan memasukkan

atau mencatat akaun anda yang lepas yang telah anda buat secara manual.

Sebagai contohnya disini bayaran dibuat kepada Tenaga Nasional Berhad untuk bayaran

letrik bulan januari 2012 sebanyak RM 498.00

Jika anda klik pada paparan preview pada kedudukan sebelah atas skrin anda

Lihat contoh dibawah:-

Paparan ini terlebih dahulu akan dipaparkan kepada anda,

11 | P a g e


Jika anda klik pada GL Payment Voucher Detail – Half paparan yang akan ditunjukkan kepada

anda seperti berikut:-

Jika anda ingin mengeluarkan receipt dalam general ledger sila klik pada new sepertimana

dibawah

Sila buat pilihan pada new dan pilih pada Official Receipt dan paparan yang akan

ditunjukkan pada anda sepertimana berikut:-

12 | P a g e


Sebagai contohnya anda menerima pembayaran sekali sahaja untuk lain-lain pendapatan,

sebagai contohnya bayaran pengangkutan jika mana-mana company yang menumpang lori

syarikat anda dengan bayaran sebanyak RM 300. Sebagai contohnya Nadicom Technology

Centre, sila keluarkan resit mengikut tatacara dibawah:-

Klik pada receipt dan paparan yang akan ditunjukkan kepada anda sepertimana berikut:-

Selepas itu jangan lupa klik save dan preview receipt anda untuk dicetak. Sepertimana tadi

paparan ini akan terlebih dahulu ditunjukkan kepada anda

Jika anda pilih pada GL Official Receipt Detail – Half paparan yang akan ditunjukkan kepada

anda sepertimana berikut:-

13 | P a g e


*Lain-lain tajuk akan saya sentuh apabila keadaan memerlukan sila call atau email

[email protected]

7. Transaksi yang menlibatkan pelanggan (Customer)

Gambaran awal jika anda klik pad modul customer paparan yang akan anda lihat


14 | P a g e


Untuk anda memasukkan maklumat pelanggan anda sila ikut apa yang diterangkan

dibawah:-

7.1 Sila klik pada Customer > Maintain Customer dan paparan yang akan ditunjukkan kepada

anda sepertimana berikut:-

Sila klik pada new dan paparan yang akan ditunjukkan kepada anda sepertimana berikut:-

Selepas anda memasukkan data sepertimana diatas, jangan lupa klik save untuk menyimpan

data anda. Sila masukkan maklumat pelanggan anda secara menyeluruh anda akan lihat

susunan sepertimana berikut jika anda close dan klik pada modul Maintain Customer semula.

Jika anda ingin mencetak lebel sampul surat sila berada pada paparan diatas dan klik pada

preview pada sebelah atas paparan anda dan anda akan lihat paparan sepertimana berikut

untuk anda.

15 | P a g e


Sila klik preview dan paparan yang akan anda lihat sepertimana berikut:-

Anda boleh memilih menu yang anda kehendaki, sebagai contohnya anda ingin mencetak lebel

sila klik pada Cust Custumer Listing 2 (Label). Paparan yang akan dituunjukkan kepada anda


7.2 Carian segera.

Jika anda ingin buat carian segera, misalnya anda mahu mencari nama nadicom dalam list

pelanggan .

16 | P a g e


Sila masukkan nama Nadicom pada colum yang kosong pada yang bertanda merah seperti

yang ditunjukkan. Jika anda memasukkan nama nadicom paparan yang akan ditunjukkan


Carian segera boleh dilaksanakan.

8. Modul Pembekal.

Sila klik pada supplier > maintain supplier dan paparan yang akan ditunjukkan kepada anda


Cara memasukkan data sama seperti modul pelanggan dan fungsi carian juga sama seperti

yang ditunjukkan dalam modul pelanggan.

8.1 Lain-lain kegunaan dalam modul pembekal sepertimana berikut:-

i. Invoice – Iaitu fungsi yang digunakan bagi key-in data belian daripada pembekal

secara segera.

ii. Payment – Payment voucher untuk membuat bayaran kepada pembekal atas apa

yang anda beli.

iii. Debit Note – Nota debit untuk membuat tambahan pada data belian.

iv. Credit Note – Nota Credit iaitu untuk membuat pengurangan data belian tanpa

melibatkan bayaran. Selalunya data ini dibuat sekiranya ada perbincangan diskaun

setelah bil belian dibuat.

v. Refund – Iaitu catatan maklumat hantaran semula barangan tanpa melibatkan stock.

vi. Kontra – Iaitu fungsi untuk membuat pertukaran jika pembekal juga merangkap

sebagai pembeli. (Iaitu adjustment total bayaran dengan system pertukaran jumlah)

17 | P a g e


• Fungsi ini hampir sama antara pelanggan dan pembekal.

9. Stok:-

Dalam modul ini berfungsi jika anda klik pada stock > Maintain Stock Group. Dimana jika

anda ingin membuat pembahagian laporan pelbagai dalam akaun untung rugi anda terpaksa

merancang secara terperinci supaya keputusan nanti akan memuaskan hati anda.

Untuk menjelaskan keadaan ini sila klik pada maintain stock group kedudukan yang bakal

anda nampak sepertimana berikut:-

Jika anda klik pada perkataan default paparan ini akan ditunjukkan kepada anda.

Dimana jika stock anda berada dalam group ini maka laporan nya akan di “posting” ke akaun

sales 500-00 dan sales return pada kod 510-000 manakala data belian akan di “posting” ke

akaun 610-000 dan purchase return ke akaun 612-000.

Sebagai contohnya produk jualan anda ialah gula, sila perhatikan apa yang saya masukkan

untuk anda dalam maintain stock item.

9.1 Maintain Stock Item secara normal.

Sila klik pada stock > Maintain Stock Item dan paparan yang akan ditunjukkan kepada anda


18 | P a g e


Klik new dan paparan yang akan ditunjukkan kepada anda sepertimana berikut:-

Masukkan maklumat lengkap dan pastikan ia berada dalam item group mana untuk

memudahkan laporan anda kemukakan nanti.

Jangan lupa klik saveuntuk menyimpan kerja-kerja anda.

• Saya sertakan disini adalah berdasarkan kepada kedudukan normal dan jika anda

perlukan huraian yang lebih detail sila rujuk pada nota yang diberikan kepada anda atau

boleh berhubung terus melalui email.

10. Sales (Jualan)

Dimana disini anda boleh membuat billing secara segera dan automatic akan di “update”

maklumat pada penyata akaun anda. Walaubagaimanapun anda perlu membuat

tatacara penggunaan asas perisian sql … sql accounting/tatacara penggunaan...memasukkan akaun bank...

Documents