tarikh: 26/05/2017 prosedur pengauditan 19/06/2020reg.upm.edu.my/eiso/portal/dok_huraian...

Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PEJABAT NAIB CANSELOR Kod Dokumen: UPM/OPR/PNC-AD/P001

Halaman: 1/ 6

No. Semakan: 03 04

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGAUDITAN Tarikh: 26/05/2017 19/06/2020

1.0 TUJUAN

Prosedur ini disediakan bagi tujuan menerangkan mengenai proses pengauditan yang dijalankan. Prosedur ini merangkumi kaedah perancangan, pelaksanaan dan penyediaan laporan pengauditan kecuali pengauditan kehilangan dan siasatan.

2.0 SKOP

Prosedur ini merangkumi kaedah perancangan, pelaksanaan dan penyediaan laporan pengauditan kecuali pengauditan kehilangan dan siasatan.

3.0 2.0 TANGGUNGJAWAB

KAD bertanggungjawab menentukan prosedur ini dipatuhi semasa pengauditan dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat di dalam proses pengauditan adalah bertanggungjawab mematuhi prosedur ini.

4.0 3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Kod Dokumen Tajuk Dokumen

MS ISO 9001:2008 Quality Management Systems Requirement

UPM/PNC/MK01

UPM/PGR/MK

Manual Kualiti

- Dokumen termasuk manual, garis panduan, buku rujukan, pekeliling dan surat pekeliling berkaitan peraturan kewangan yang dikeluarkan oleh UPM atau Kerajaan Malaysia

UPM/PNC/AD/3.14 Minit Jawatankuasa Pengurusan Universiti

UPM/PNC/AD/3.07 Minit Jawatankuasa Audit

UPM/PNC/AD/3.10 Minit Lembaga Pengarah Universiti

OPR/PNC-

AD/GP01/PENGAUDITAN Garis Panduan Pengauditan Manual Audit

MASA Malaysian Approved Standards On Auditing

- International Professional Practice Framework




Halaman: 2/ 6

No. Semakan: 03 04

No. Isu: 02


5.0 4.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN

AD : Bahagian Audit Dalam

EC : Perjumpaan audit selepas selesai audit

IC : Perjumpaan audit sebelum memulakan audit

JPU : Jawatankuasa Pengurusan Universiti

KAD : Ketua Audit Dalam

MRA : Memorandum Rancangan Audit

NC : Naib Canselor

JA PA : Juruaudit Pegawai Kewangan (Audit)

PJA PPA : Penolong Juruaudit Penolong Pegawai Audit /Penolong Akauntan

PPKD : Penolong Pegawai Kawalan Dokumen di Entiti

PT : Pembantu Tadbir

PTJ : Pusat Tanggungjawab

PYB : Pegawai yang bertanggungjawab mengambil tindakan (contohnya: Ketua PTJ, TWP, PKPU, TPKP, Ketua Pentadbiran, Ketua Bahagian, Ketua Jabatan dan sebagainya).

TWP PP : Timbalan Wakil Pengurusan Peneraju Proses

WP : Wakil Pengurusan




Halaman: 3/ 6

No. Semakan: 03 04

No. Isu: 02


6.0 5.0 PROSES TERPERINCI

Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen

Rujukan

KAD

6.1 Mula

6.2 Sediakan Rancangan Audit Tahunan

6.3 Dapatkan Kelulusan Jawatankuasa Audit

Tidak 6.4 Lulus?

Ya

6.5 Buat Kajian Awal Topik Audit

6.6 Sediakan Memorandum

Rancangan Audit

6.7 Perlu Initial Conference?

Tidak Ya

6.8 Adakan Initial Conference

6.9 Laksanakan Pengauditan

6.10 Dokumenkan Kertas Kerja

Tidak 6.11 Semak Kertas Kerja.

Memuaskan?

Ya

A

6.2 Sediakan rancangan audit tahunan. Rancangan audit boleh disediakan berasaskan;

(a) Penilaian risiko; (b) Input daripada Pihak Pengurusan Universiti dan (c) Jawatankuasa Audit (d) Keutamaan isu-isu audit; dan (e) Sumber

KAD 6.3 Rancangan Audit perlu dikemukakan ke Mesyuarat Jawatankuasa Audit untuk kelulusan.

KAD

6.4 Lulus?

(a) Jika Ya, ikut langkah 6.5. (b) Jika Tidak, ulang langkah 6.2.

JA/PJA PA/PPA 6.5 Buat kajian awal sesuatu topik audit berdasarkan:

(a) Analisa data; (b) Semakan laporan pengauditan yang lepas; (c) Laporan yang berkaitan dengan topik audit; dan (d) Pra-audit

JA/PJA PA/PPA 6.6 Sediakan Memorandum Rancangan Audit bagi menentukan objektif, skop dan teknik audit. Sesuaikan mengikut aktiviti PTJ dan pengauditan yang akan dijalankan.

MRA (OPR/PNC- AD/BR01/MRA)

KAD/JA/PJA PA/PPA

6.7 Bincang dengan KAD sama ada pengauditan yang akan dijalankan perlu Initial Conference.

(a) Jika Ya, ikut langkah 6.8. (b) Jika Tidak, ikut langkah 6.9.

KAD/JA/PJA PA/PPA

6.8 Adakan mesyuarat pembukaan dengan pihak auditi bagi membincangkan tujuan, objektif dan skop audit.

JA/PJA PA/PPA /PT

6.9 Laksanakan Audit mengikut perancangan dan kelulusan. Rujuk Garis Panduan (OPR/PNC-AD/GP01/PENGAUDITAN). Manual Audit

Garis Panduan Pengauditan

(OPR/PNC-AD/GP01/ PENGAUDITAN)

JA/PJA PA/PPA 6.10 Dokumenkan kertas kerja bagi merekod pelaksanaan audit secara sistematik bagi menyokong objektif, penemuan dan kesimpulan audit. Pastikan setiap kertas kerja ditandatangani oleh pegawai yang menjalankan pengauditan.

KAD 6.11 Semak Kertas Kerja. Memuaskan?

(a) Jika Ya, ikut langkah 6.12. (b) Jika Tidak, ulang langkah 6.9




Halaman: 4/ 6

No. Semakan: 03 04

No. Isu: 02


Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen

Rujukan

JA/PJA PA/PPA

A

6.12 Sediakan Draf/ Laporan Awal

ringkasan pemerhatian

6.13 Perlu Maklum Ke PTJ?

Tidak

Ya

6.14 Maklumkan ke PTJ

6.15 Perlu Exit Conference?

Tidak

Ya

6.16 Adakan Exit Conference

6.17 Dapatkan Maklumbalas

PTJ

6.18 Sediakan Laporan Akhir

6.19 Semak Laporan. Tidak Memuaskan?

Ya

6.20 Hantar Laporan ke Jawatankuasa Audit dan Jawatankuasa Pengurusan

Universiti

6.21 Bentangkan Laporan Ke Mesyuarat Jawatankuasa Audit

6.22 Kemukakan Minit

Mesyuarat Jawatankuasa Audit ke Lembaga Pengarah

Universiti

6.23 Kemukakan Laporan Audit/Laporan Tahunan/Minit Mesyuarat JKA ke Kementerian

Pendidikan Tinggi

6.24 Tamat

6.12 Sediakan draf/laporan awal ringkasan pemerhatian

yang mengandungi penemuan-penemuan audit

6.13 Bincang dengan KAD sama ada perlu maklumkan hasil pemerhatian audit ke PTJ.

(a) Jika Ya, ikut langkah 6.14. (b) Jika Tidak, ikut langkah 6.18

6.14 Maklumkan ke PTJ hasil pemerhatian audit dengan

mengemukakan salinan laporan awal ringkasan pemerhatian audit.

6.15 Bincang dengan KAD sama ada perlu adakan Exit Conference.

(a) Jika Ya, ikut langkah 6.16. (b) Jika Tidak, ikut langkah 6.17.

6.16 Tetapkan tarikh, masa dan tempat untuk diadakan EC. Semasa EC, bincangkan bersama PTJ penemuan audit.

6.17 Dapatkan maklumbalas PTJ bagi isu-isu yang dibangkitkan

6.18 Sediakan laporan akhir dengan mengambilkira maklumbalas PTJ (jika ada).

6.19 Semak laporan akhir sama ada memuaskan atau tidak. (a) Jika Ya, ikut langkah 6.20. (b) Jika Tidak, ulang langkah 6.18.

6.20 Hantar laporan akhir ke Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JPU). Failkan laporan ke dalam fail Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti UPM/PNC/AD/100-6/1/2.

6.21 Adakan Mesyuarat Jawatankuasa Audit (JKA) dan bentangkan laporan audit.

6.22 Kemukakan keputusan dan syor / minit mesyuarat JKA ke Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti

6.23 Kemukakan Laporan Audit/Laporan Tahunan/Minit Mesyuarat JKA ke Kementerian Pendidikan Tinggi seperti yang ditetapkan Pekeliling Am Bil.3 Tahun 1998 (secara tahunan).

KAD/ JA/PJA

PA/PPA

JA/PJA PA/PPA

KAD/ JA PA

KAD/ JA/PJA PA/PPA

JA/PJA PA/PPA

JA/PJA PA/PPA

KAD

JA/PJA PA/PPA

Fail UPM/PNC/AD/100

-6/1/2

KAD

JA/PJA PA/PPA Fail UPM/PNC/AD/100

-6/1/7

PTPO

Fail

UPM/PNC/AD/400-14/9/3




Halaman: 5/ 6

No. Semakan: 03 04

No. Isu: 02


7.0 6.0 REKOD

Bil

Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan

Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

1. UPM/PNC-AD/400-14/5/1/Kod Tugasan

Fail Tugasan

• Nama Tugasan

• Carta Tugasan

• Memorandum Rancangan Audit (OPR/PNC- AD/BR01/MRA)

• Laporan Audit

• Surat yang berkaitan

• Kertas Kerja Audit

• Log Pinjaman Dokumen Audit (OPR/PNC-AD/BL01/ Penerimaan Dokumen) (OPR/PNC-AD/BL01/Log Pinjaman)

PT/PYB PPKD Audit Dalam

7 5 Tahun

KAD

2. UPM/PNC/AD/100-6/1/2

Fail JPU

• Laporan Audit

• Memo


7 Tahun

KAD

3. Agenda JKA

• Minit

• Laporan Audit

• Laporan Pihak Yang Berkaitan


7 Tahun

KAD

4. UPM/PNC-AD/100-6/1/7

Fail Mesyuarat Lembaga Pengarah Universti

• Minit Mesyuarat JKA Yang Berkaitan

• Surat


7 Tahun

KAD

5. UPM/PNC-AD/400-14/9/3

Fail KPT

• Laporan Yang Berkaitan

• Surat


7 Tahun

KAD




Halaman: 6/ 6

No. Semakan: 03 04

No. Isu: 02


8.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu

No. Semakan

No. CPD

Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan Disemak

Dilulus/ diluluskan

semula

Tarikh Kuatkuasa

02

00

-

Keluaran pertama untuk satu persijilan

TWP PP

WP

03/01/2011

02

01

OPR/PNC- AD/16/201

1

MSKP PNC Kali Pertama

TWP PP

WP

22/08/2011

02

02

OPR:PNC- AD

1/2013

Mesyuarat Ketua- ketua Bahagian PNC

kali ke-19

TWP PP

WP

30/04/2013

02

03

OPR/PNC- AD: 1/2017

Mesyuarat Ketua- ketua Bahagian

Pejabat Naib Canselor Kali Ke-36

(secara edaran)

TPKD PP

TWP PP

26/05/2017


PEJABAT NAIB CANSELOR OPR/PNC-AD/BL01/PENERIMAAN DOKUMEN

OPR/PNC-AD/BL01/LOG PINJAMAN

LOG PINJAMAN DOKUMEN AUDIT

Bil

Nama Fail/

No Dokumen

Nama PTJ

Semasa Pinjaman Semasa Pemulangan

Tarikh Pinjam

Tarikh

Dijangka pulang

Nama Pegawai PTJ

Tandatangan

Pegawai PTJ

Tandatangan

Juruaudit PA/PPA

Tarikh Pulang (sebenar)

Nama Pegawai

PTJ

Tandatangan Pegawai

PTJ

Tandatangan

Juruaudit PA/PPA

Catatan

NO. SEMAKAN 02 03 NO. ISU 02 TARIKH KUATKUASA: 26/05/2017 19/06/2020 1 drp. 1

NO. SEMAKAN NO. ISU

: 02 : 02

TARIKH KUATKUASA: 01/07/2016


PEJABAT NAIB CANSELOR

Kod Dokumen: OPR/PNC-PSKK/GP06/BUKU HARIAN

Halaman: 1/3

No. Semakan: 03

No. Isu: 02

GARIS PANDUAN PENGURUSAN PENERBITAN BUKU HARIAN

Tarikh: 19/06/2020

1. Tujuan

Garis panduan ini bertujuan untuk menerangkan tentang pengurusan Penerbitan Buku Harian Tahunan UPM (Organizer) pada setiap tahun yang dilaksanakan oleh Pejabat Strategi Korporat dan Komunikasi (CoSComm) dan Penerbit UPM.

2. Latar belakang

Buku Harian merupakan penerbitan berkaitan kalendar/organizer yang diterbitkan setahun sekali, seperti :

i) Executive Planner, ii) Kalendar Meja, iii) Buku Nota (saiz B5), iv) Organizer Diary, v) Pocket Diary, vi) Table Planer, dan vii) Executive Diary (Eksklusif/Terhad).

Penerbitan Buku harian akan diterbitkan mengikut jenis-jenis buku berdasarkan keputusan Mesyuarat Pengurusan CoSComm.

Maklumat wajib yang perlu ada dalam setiap kategori Buku Harian adalah no. telefon Fakulti, Institut, Pusat dan Bahagian, Kolej (PTJ di UPM) serta Kementerian.

3. Panduan Pengurusan

(a) Maklumat penerbitan buku harian dimasukkan dalam Pelan Perancangan Penerbitan Korporat UPM mengikut format yang telah ditetapkan.

(b) CoSComm mengemukakan surat permohonan maklumat tempahan Buku Harian kepada Pusat Tanggung Jawab (PTJ) pada setiap awal tahun dan PTJ hendaklah mengemukakan jumlah tempahan Buku Harian mengikut jenis buku yang diterbitkan.

NO. SEMAKAN NO. ISU

: 02 : 02





Halaman: 2/3

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 19/06/2020

(c) PTJ dikehendaki mengemukakan maklumat tempahan Buku Harian mengikut jenis buku selewat-lewatnya sebulan dari tarikh surat yang dikeluarkan oleh CoSComm.

(d) Jumlah tempahan yang diterima oleh CoSComm akan dikira mengikut jenis

Buku Harian bagi memudahkan tempahan kepada pihak pembekal.

(e) Proses penilaian, semakan pruf dan percetakan buku harian adalah sepertimana terkandung dalam Prosedur Pengurusan Penerbitan Korporat Universiti (UPM/OPR/PNC-PSKK/P003).

(f) CoSComm akan memakluman kepada Pusat Tanggung Jawab (PTJ) melalui

surat atau email untuk proses pengagihan dan edaran Buku Harian setelah menerima tempahan tersebut daripada pihak pembekal.

1.0 TUJUAN

Garis panduan ini bertujuan untuk menerangkan tentang pengurusan Penerbitan Buku Harian Tahunan UPM (Diari) pada setiap tahun yang dilaksanakan oleh Pejabat Strategi Korporat dan Komunikasi (CoSComm) dan Penerbit UPM.

2.0 PANDUAN

Bil Tindakan Tanggungjawab

1. Penyediaan Kertas Kerja 1.1 Sediakan kertas kerja untuk pertimbangan dan

kelulusan Jawatankuasa Pengurusan Universiti

1.2 Sediakan maklumat jumlah unjuran cetakan dan kos percetakan bagi tahun sebelum untuk perbandingan

1.3 Sediakan cadangan tema dan justifikasi item yang

dicadangkan. 1.4 Cadangan jenis-jenis item seperti berikut:

1.4.1 Executive Planner,

Pejabat Strategi Korporat dan Komunikasi

NO. SEMAKAN NO. ISU

: 02 : 02





Halaman: 2/3

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 19/06/2020

1.4.2 Kalendar Meja, 1.4.3 Buku Nota (saiz B5), 1.4.4 Organizer Diary, 1.4.5 Pocket Diary, 1.4.6 Table Planner, dan 1.4.7 Executive Diary (Eksklusif/Terhad).

2. Sediakan Pelan Perancangan Penerbitan Buku Harian Tahunan UPM (Gantt Chart) dan tindakan mengikut Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti 2.1Sediakan takwim mesyuarat 2.2 Uruskan panggilan mesyuarat 2.3 Tetapkan tarikh-tarikh penting bagi proses penerbitan 2.4 Proses penilaian, semakan pruf dan percetakan

buku harian adalah sepertimana terkandung dalam Prosedur Pengurusan Penerbitan Korporat Universiti (UPM/OPR/PNC-PSKK/P003).


3. Uruskan urusan sebut harga dan reka bentuk Buku Harian Tahunan (UPM) 3.1 Uruskan urusan kewangan Universiti 3.2 Hantar reka bentuk untuk kelulusan

Penerbit

4. Uruskan maklumat jumlah cetakan dan proses agihan berdasarkan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti 4.1 Dapatkan maklumat terkini daripada Pejabat Pendaftar


NO. SEMAKAN NO. ISU

: 02 : 02





Halaman: 2/3

No. Semakan: 03

No. Isu: 02


Tarikh: 19/06/2020

5. Uruskan maklumbalas PTJ berkaitan hasil cetakan Buku Harian Tahunan (UPM)


NO. SEMAKAN NO. ISU

: 03 : 02

1 drp. 2 TARIKH KUATKUASA :01/07/2016



Kod Dokumen: UPM/OPR/PNC-PSKK/BR05/LAPORAN

LAWATAN

Halaman: 1/3

No. Semakan: 02 03

No. Isu: 02

BORANG LAPORAN LAWATAN Tarikh: 01/07/2016

19/06/2020

*Sila lampirkan atur cara acara majlis dan senarai pelawat bersama laporan ini

A) Latar belakang universiti / institusi / agensi / sekolah

i. Nama universiti/institusi/agensi/sekolah: universiti / institusi / agensi / sekolah:

ii. Kerajaan / Persendirian:

iii. Lain-lain yang boleh diutarakan:

B) Tujuan Lawatan:

NO. SEMAKAN NO. ISU

: 03 : 02





Halaman: 2/3

No. Semakan: 02 03

No. Isu: 02


19/06/2020

C) Cadangan kerjasama / program selanjutnya antara UPM dan pelawat:

Bil. Cadangan Kerjasama / Program Tindakan

D) Catitkan maklumat/bahan/cenderamata maklumat / bahan / cenderamata yang diberi

kepada pelawat:

NO. SEMAKAN NO. ISU

: 03 : 02





Halaman: 3/3

No. Semakan: 02 03

No. Isu: 02


19/06/2020

E) Masalah yang dihadapi semasa pengendalian lawatan:

Bil. Kenyataan Masalah Tindakan Yang Diambil (semasa majlis)

Syor Tindakan Pembaikan

F) Laporan Kajian Kepuasan Pelanggan (jika berkaitan):

Disediakan oleh : Tarikh :

Disahkan oleh Ketua Bahagian : Tarikh :

NO. SEMAKAN NO. ISU

: 04 : 02

1 drp. 2 TARIKH KUATKUASA : 01/07/2016



Kod Dokumen: UPM/OPR/PNC-PSKK/BR06/PELANGGAN

Halaman: 1/3

No. Semakan: 02 03

No. Isu: 02

BORANG KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN BAGI PELAWAT RASMI UNIVERSITI

Tarikh: 01/07/2016

19/06/2020

Nama Penilai / Pelanggan:

Tarikh Lawatan : _ Jawatan / Status:

BAHAGIAN A: MAKLUM BALAS BERKENAAN UPM SECARA UMUM

1. Pernahkah anda mendengar / tahu berkenaan UPM sebelum ini (sebelum membuat lawatan)?(Sila tanda pada

ruang yang disediakan)

Ya Tidak

2. Bagaimanakah anda tahu berkenaan UPM (sebelum membuat lawatan) [Anda boleh pilih lebih dari satu]

Internet Majalah Pelajar UPM

Laman Web UPM Televisyen Guru

Media Sosial Surat Khabar Keluarga

Shiksha.com Ejen Pengambilan Pelajar Radio Alumni

Hotcourses.com Brosur Rakan Pameran Pendidikan / Promosi

Lain-lain: Sila nyatakan

BAHAGIAN B: MAKLUM BALAS BERKENAAN LAWATAN

1. Dengan menggunakan skala di bawah ini, sila buat penilaian anda pada ruang berkenaan.

BAHAGIAN C: PERSEPSI UPM SEBAGAI UNIVERSITI PILIHAN

1. Adakah anda akan memilih UPM sebagai institusi pengajian anda? [sila nyatakan sebab pada ruang disediakan]

Ya, ___________________ Tidak, __________________

2. Adakah anda akan mengesyorkan rakan dan saudara mara anda agar memilih UPM?

Ya, ___________________ Tidak, __________________

Sekolah / Universiti / Institusi Pendidikan (Nyatakan:

Agensi Luar / Lain-lain (Nyatakan:

No Item Sangat Tidak memuaskan

Tidak Memuaskan

Agak Memuaskan

Memuaskan Sangat

Memuaskan

1

Kerjasama daripada Pegawai UPM sepanjang program lawatan (termasuk layanan dan pengurusan lawatan)

1

2

3

4

5

2 Pengisian program memenuhi objektif lawatan

1 2 3 4 5

3 Kepuasan daripada perbincangan / taklimat

1 2 3 4 5

4 Secara keseluruhannya, pengurusan lawatan ini adalah;

1 2 3 4 5

NO. SEMAKAN NO. ISU

: 04 : 02




Kod Dokumen: UPM/OPR/PNC-PSKK/BR06/PELANGGAN

Halaman: 1/3

No. Semakan: 02 03

No. Isu: 02

BORANG KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN BAGI PELAWAT RASMI UNIVERSITI

Tarikh: 01/07/2016

19/06/2020

BAHAGIAN D: Cadangan (jika ada)

.........................................................................................................................................................................

..........................................................................................................................................................................

...........................................................................................................................................................................

-Terima kasih kerana sudi meluangkan masa untuk menjawab borang kajian ini!-



Kod Dokumen: UPM/OPR/PNC-PSKK/BR07/CLIENT

Halaman: 1/3

No. Semakan: 02 03

No. Isu: 02

UNIVERSITY OFFICIAL VISITOR CLIENT SATISFACTION FORM

Tarikh: 01/07/2016 19/06/2020

Evaluator’s Name:

University/agency/institution/school: Date of Visit:

Using the scale below, kindly evaluate the following items. Evaluation:

1) Assistance from UPM officers throughout visit (including conduct and management of visit) 1 2 3 4 5

2) Efficiency of feedback during correspondence (mail/email/phone calls)

1 2 3 4 5

3) Programmes arranged fulfill visit’s objectives:

1 2 3 4 5

4) Satisfaction from discussions / briefings:

1 2 3 4 5

5) Overall, the managing of this visit is:

1 2 3 4 5

Recommendations (If Any)

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

.........................................................................................................................................................

-Thank you-

NO. SEMAKAN : 02 NO. ISU : 02

Very Unsatisfying

Unsatisfactory Average Satisfactory Very Satisfying

1 2 3 4 5



Kod Dokumen: UPM/OPR/PNC-PSKK/BR07/CLIENT

Halaman: 1/3

No. Semakan: 02 03

No. Isu: 02

UNIVERSITY OFFICIAL VISITOR CLIENT SATISFACTION FORM

Tarikh: 01/07/2016 19/06/2020

TARIKH KUATKUASA : 01/07/2016

NO. SEMAKAN NO. ISU

: 03 : 02




Kod Dokumen: UPM/OPR/PNC-PSKK/GP04/LAWATAN RASMI

Halaman: 1/3

No. Semakan: 02 03

No. Isu: 02

GARIS PANDUAN PENERIMAAN LAWATAN RASMI UNIVERSITI

Tarikh: 01/07/2016

19/06/2020

1.0 TUJUAN

Garis panduan ini bertujuan untuk menerangkan tentang berkenaan tatacara penerimaan

pelawat rasmi universiti. Ini termasuklah jawapan penerimaan permohonan / pertanyaan

daripada pelawat, dan kriteria yang digunakan dalam memberi jawapan lawatan.

2.0 PANDUAN

Bil. Tindakan Tanggungjawab

1. Bagi setiap permohonan lawatan yang diterima melalui surat, e-mel ataupun telefon (rekod perbualan di dalam buku log) di Pejabat Strategi Korporat dan Komunikasi, ianya perlulah diberi jawapan awal penerimaan permohonan melalui surat ataupun e-mel dalam tempoh 3 hari bekerja.

Pegawai Pejabat Strategi Korporat dan Komunikasi

2. Keputusan sama ada diterima, ditolak atau terdapat pindaan perlulah diberi kepada pemohon melalui surat, e-mel ataupun telefon dalam tempoh 7 hari 10 hari bekerja selepas jawapan awal diberi, berdasarkan kriteria di bawah, iaitu: i) Tarikh / masa lawatan adalah bersesuaian

dengan jadual aktiviti universiti; ii) Tarikh / masa lawatan adalah tidak berkonflik

dengan jadual pegawai yang berkenaan, iaitu yang perlu terlibat dalam program lawatan yang akan dirancang:

Contoh: - sekiranya pelawat adalah daripada

bidang nano-teknologi, maka perlu disemak terlebih dahulu jadual pakar nano-teknologi UPM sama ada bersesuaian tarikh/masa yang dicadangkan.

- bagi lawatan sekolah, perlu disemak jurusan kecenderungan iaitu seperti sastera, sains, perakaunan dan sebagainya.


NO. SEMAKAN NO. ISU

: 03 : 02





Halaman: 1/3

No. Semakan: 02 03

No. Isu: 02


Tarikh: 01/07/2016

19/06/2020

iii) Tujuan dan objektif lawatan tersebut bersesuaian dengan apa yang boleh ditawarkan oleh UPM dan dapat memberi faedah kepada kedua-dua belah pihak; dan

iv) Untuk kes-kes tertentu, sekiranya latar belakang pelawat atau tujuan lawatan adalah meragukan, PSKK perlulah merujuk kepada pihak tertentu (Pengurusan Universiti / KPT / Wisma Putra).

Contoh: Permohonan yang diterima adalah melalui agen ejen yang boleh dianggap meragukan dengan tidak menggunakan kepala surat rasmi.

3.

Sekiranya maklumat mengenai permohonan pelawat tersebut adalah tidak lengkap, dalam surat ataupun e-mel jawapan awal kepada pelawat adalah diminta untuk memberikan maklumat seperti berikut:

i) Bidang spesifik yang ingin dibincangkan dan PTJ yang ingin dilawati;

ii) Senarai nama pelawat dan jawatan (jika pelajar, maklumat program yang diikuti); dan

iii) Maklumat pegawai liaison semasa lawatan berlangsung atau ketua rombongan bersama nombor telefon untuk dihubungi dan maklumat kenderaan (jika berkaitan).

Pelawat

4. Tentukan terlebih dahulu ‘level’ pangkat hos yang bersesuaian bagi program tersebut merujuk pada pangkat pelawat yang diterima.

‘Level’ Pangkat Pelawat ‘Level’ Pangkat Hos

Menteri Naib Canselor dan Pengurusan Universiti

Naib Canselor / Rektor / Presiden / CEO dan yang setara dengannya

Pilihan 1: Naib Canselor Pilihan 2: Mana-mana pegawai pengurusan


NO. SEMAKAN NO. ISU

: 03 : 02





Halaman: 1/3

No. Semakan: 02 03

No. Isu: 02


Tarikh: 01/07/2016

19/06/2020

universiti yang berkaitan Pilihan 3: Dekan / Pengarah

Timbalan Naib Canselor / Timbalan Rektor / Timbalan Presiden / Pengarah Urusan dan yang setara dengannya

Pilihan 1: Mana-mana pegawai pengurusan universiti yang berkaitan Pilihan 2: Dekan / Pengarah Pilihan 3: Ketua Jabatan / Profesor yang berkaitan

Dekan / Pengurus / Pegawai Pengurusan / Profesor dan yang setara dengannya

Pilihan 1: Dekan / Pengarah Pilihan 2: Ketua Jabatan / Profesor yang berkaitan

Pegawai Biasa / Pelajar Pilihan 1: Ketua Jabatan / Profesor yang berkaitan

Pilihan 2: Pegawai Akademik /

Pentadbir

5. Sekiranya pelawat antarabangsa adalah tetamu kenamaan universiti, kemudahan-kemudahan berikut adalah dipertimbangkan: i) Kenderaan ii) Majlis keraian iii) Tempat penginapan iv) Lawatan ke tempat-tempat menarik

(meningkatkan penjenamaan Malaysia. Contoh: Kraf Malaysia, Melaka)




Kod Dokumen: UPM/OPR/PNC-AD/BR01/MRA

Halaman: 1/4

No. Semakan: 01 02

No. Isu: 02

BORANG MEMORANDUM RANCANGAN AUDIT Tarikh: 12/03/2015 19/06/2020

Nama PTJ

Kod Tugasan/Tugasan

Tempoh Yang Disemak

Jenis Audit

(Perancangan/Tambahan)

2 Pengecualian/Limitasi

3 Metadologi

4 Maklumat Auditi

a) Nama Ketua PTJ :

b) Nama Pegawai Tadbir :

c) Nama PYB :

d) Carta Organisasi :

e) Fungsi Jabatan/Seksyen/Unit :

1 Objektif

Jabatan/ Seksyen/Unit Fungsi/Peranan Nama Ketua




Halaman: 2/4

No. Semakan: 01 02

No. Isu: 02


5 Skop dan Penilaian Risiko

Area Skop/Kriteria Risiko

TAJUK PENGAUDITAN ISU-ISU AUDIT LEPAS

6 Polisi/Peraturan Yang Berkaitan

7 Isu Audit Yang Lepas

8 Jangkamasa Auditan




Halaman: 3/4

No. Semakan: 01 02

No. Isu: 02


Bil Nama Jawatan Tandatangan Ringkas

Disediakan oleh:

Diluluskan oleh:

Nama : Nama :

Jawatan : Jawatan :

Tarikh : Tarikh :

Ulasan KAD : _________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

9 Kumpulan Audit

10 Makluman IC dan Catatan Ketua Audit

Perlu IC

Tidak Perlu IC Maklumkan kepada auditi melalui surat

Laksanakan pengauditan tanpa IC




Halaman: 4/4

No. Semakan: 01 02

No. Isu: 02


Tarikh &

Masa

Tempat

Pegawai PTJ

Catatan

Tiada Pindaan

Ada Pindaan2

1Pindaan hendaklah mendapat kelulusan KAD 2 Sekiranya ada pindaan, nyatakan pindaan yang dibuat

11 Pindaan1 (Tambahan/ Pengurangan Skop)

Disediakan oleh: Diluluskan oleh:

Nama : Nama :

Jawatan : Jawatan :

Tarikh : Tarikh :

NO. SEMAKAN NO. ISU

: 02 : 02

TARIKH KUATKUASA :01/07/2016



Kod Dokumen: UPM/OPR/PNC-PSKK/BR09/PRUF

Halaman: 1/4

No. Semakan: 02 03

No. Isu: 02

BORANG SEMAKAN PRUF PENERBITAN

Tarikh: 01/07/2016 19/06/2020

Pegawai yang bertanggungjawab berkenaan pengurusan penerbitan perlulah menggunakan borang ini untuk tujuan memberi semakan dan kelulusan pruf terakhir bagi sesebuah penerbitan kepada pembekal/pencetak yang berkenaan.

Tajuk Penerbitan :

Bilangan : Tahun :

Jenis mock-up : 1 2 3

Bahagian A (diisi oleh Pegawai Penyelaras Penerbitan PSKK)

1. Nama Pembekal/Pencetak:

2. Keterangan Pembetulan/Pengubahsuaian/Penambahan Terhadap Pruf Akhir: 3. Syor Pembetulan

----------------------------------------------------------------------- Cop dan Tandatangan Pegawai Penyelaras Penerbitan

NO. SEMAKAN NO. ISU

: 02 : 02





Halaman: 2/4

No. Semakan: 02 03

No. Isu: 02


Tarikh: 01/07/2016 19/06/2020

Bahagian B (diisi oleh Jurugambar PSKK)

4. Pengesahan dan kelulusan foto di dalam penerbitan menggunakan sumber asli berkualiti yang dibekalkan:

---------------------------------------------------- Cop dan Tandatangan Jurugambar PSKK Tarikh: Bahagian C (untuk diisi oleh Pembekal/Pencetak berkaitan)untuk mock-up ke-3 sahaja sebagai jaminan kepada pencetak dan penerbit sebelum mock-up tersebut sedia untuk dicetak mengikut spesifikasi dalam mock-up ke-3

5. Ulasan Tindakan

----------------------------------------------------------------------- Nama, Tandatangan dan Cop Pembekal Tarikh:

NO. SEMAKAN NO. ISU

: 02 : 02





Halaman: 3/4

No. Semakan: 02 03

No. Isu: 02


Tarikh: 01/07/2016 19/06/2020

Bahagian D (Kelulusan Mock-up Akhir oleh Ketua Bahagian Perhubungan Korporat dan Komunikasi)

---------------------------------------------------- Cop dan Tandatangan Ketua Bahagian Perhubungan Korporat dan Komunikasi Tarikh:

NO. SEMAKAN NO. ISU

: 02 : 02





Halaman: 1/4

No. Semakan: 02 03

No. Isu: 02

BORANG LAPORAN PENILAIAN PENERBITAN KORPORAT

Tarikh: 01/07/2016 19/06/2020

Nama Pembekal/Pencetak:

Nama Terbitan :

Tarikh Penerbitan: (termasuk no. isu keluaran)

Dengan menggunakan skala di bawah ini, sila buat penilaian anda pada ruang berkenaan.

Nilaian:

1) Kerjasama daripada pembekal/ pencetak.

1 2 3 4 5

2) Ketepatan masa (mengikut jadual yang dirancang). 1 2 3 4 5

3) Penerbitan yang dicetak mengikut spesifikasi yang ditetapkan dalam borang kawalan khidmat urus kepada pencetak (kualiti).

1 2 3 4 5

4) Reka letak dan reka bentuk teks dan grafik yang dicetak mengikut spesifikasi yang ditetapkan (kualiti).

1 2 3 4 5

5) Foto yang dicetak sama seperti foto yang dibekalkan / menggunakan sumber betul

(kualiti). 1 2 3 4 5

6) Penerbitan yang dicetak sama seperti mock-up akhir yang dihantar oleh PSKK (kualiti) 1 2 3 4 5

7) Kualiti kertas, warna, percetakan dan atur huruf 1 2 3 4 5

Sangat tidak memuaskan

Tidak Memuaskan

Sederhana Memuaskan Sangat Memuaskan

1 2 3 4 5

NO. SEMAKAN NO. ISU

: 02 : 02





Halaman: 2/4

No. Semakan: 02 03

No. Isu: 02

BORANG LAPORAN PENILAIAN PENERBITAN KORPORAT

Tarikh: 01/07/2016 19/06/2020

P

Catatan untuk penambahbaik penerbitan seterusnya.

1. ..............................................................................................................

2. ..............................................................................................................

3. .............................................................................................................. 4. ..............................................................................................................

5. ..............................................................................................................

Pegawai Penilai :

Cop Pegawai : Tarikh :

Nota :

Sekiranya syarikat mendapat penilaian 1 dan 2, kontrak akan ditamatkan serta merta jika mendapat penilaian yang sama dalam laporan penilaian penerbitan Korporat bilangan berikutnya.

Penerbitan diluluskan tanpa syarat Penerbitan diluluskan dengan bersyarat

Syarat kelulusan penerbitan :

SENARAI DOKUMEN SKOP OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN (PEJABAT NAIB CANSELOR) YANG DIGUGURKAN BERKUATKUASA 19/06/2020

KATEGORI DOKUMEN : GARIS PANDUAN

BIL. KOD DOKUMEN TAJUK DOKUMEN NO. ISU

NO. SEMAKAN

TARIKH KUATKUASA

1. OPR/PNC-

AD/GP01/PENGAUDITAN GARIS PANDUAN PENGAUDITAN 02 00

03/01/2011

*(G)

2. OPR/PNC-PSKK/GP01/MAJLIS

RASMI

GARIS PANDUAN MAJLIS RASMI UNIVERSITI (UMUM)

02 03 01/07/2016

*(G)

3. OPR/PNC-PSKK/GP02/INAUGURAL

GARIS PANDUAN MAJLIS SYARAHAN INAUGURAL UNIVERSITI

02 02 01/07/2016

*(G)

4. OPR/PNC-PSKK/GP03/MOUMOA

GARIS PANDUAN MAJLIS MENANDATANGANI MOU/MOA

02 02 01/07/2016

*(G)

KATEGORI DOKUMEN :BORANG


NO. SEMAKAN

TARIKH KUATKUASA

1. OPR/PNC-BPK/BR01/ATUR ACARA

ATUR ACARA AUDIT AKREDITASI PROGRAM

02 01 09/05/2012

*(G)

2. OPR/PNC-PSKK/BR01/ PEMBETULAN

BORANG LAPORAN PEMBETULAN MAJLIS RASMI UNIVERSITI

02 03 01/07/2016

*(G)

3. OPR/PNC-PSKK/BR02/POST

MORTEM

BORANG LAPORAN PENILAIAN MAJLIS RASMI UNIVERSITI (POST

MORTEM)

02 02 01/07/2016

*(G)

4. OPR/PNC-PSKK/BR03/PELANGGAN

BORANG KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN BAGI MAJLIS RASMI

UNIVERSITI

02 02 01/07/2016

*(G)

5. OPR/PNC-PSKK/BR04/PTJ

BORANG KAJIAN KEPUASAN

PELANGGAN (PTJ) BAGI MAJLIS RASMI UNIVERSITI

02 03 01/07/2016

*(G)

KATEGORI DOKUMEN : SENARAI SEMAK


NO. SEMAKAN

TARIKH KUATKUASA

1. OPR/PNC-PSKK/SS05/AC SENARAI SEMAK ATUR ACARA MAJLIS

02 03 01/07/2016

*(G)

2. OPR/PNC-

PSKK/SS02/INAUGURAL

SENARAI SEMAK MAJLIS SYARAHAN

INAUGURAL 02 03

01/07/2016

*(G)

3. OPR/PNC-PSKK/SS04/BP SENARAI SEMAK BUKU PROGRAM 02 03 01/07/2016

*(G)

tarikh: 26/05/2017 prosedur pengauditan 19/06/2020reg.upm.edu.my/eiso/portal/dok_huraian...

Documents