taklimat pelaksanaan aplikasi hrmis & isu-isu pelaksanaan submodul

1Tarikh : 4 Mac 2008Bahagian Pengurusan Teknologi MaklumatBahagian Pengurusan Teknologi Maklumat

JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIAJABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

TAKLIMAT TAKLIMAT PELAKSANAAN PELAKSANAAN

APLIKASI HRMIS &APLIKASI HRMIS &

ISU-ISU PELAKSANAANISU-ISU PELAKSANAAN

SUBMODUL SUBMODUL

PENGURUSAN PERHUBUNGAN MAJIKAN-PENGURUSAN PERHUBUNGAN MAJIKAN-PEKERJA (MBJ)PEKERJA (MBJ)



KANDUNGANKANDUNGAN

1. Latar belakang

2. Tujuan

3. Faedah pelaksanaan Submodul

4. Fungsi dan Aliran Proses Submodul

5. Langkah-langkah Pelaksanaan Submodul

6. Jadual Pelaksanaan

7. Isu-Isu Pelaksanaan



Submodul Pengurusan Perhubungan Majikan

Pekerja merupakan salah satu submodul di

bawah Modul Pengurusan Pengurusan

Komunikasi dan Tatatertib Pekerja.

LATAR BELAKANGLATAR BELAKANG



Majlis Bersama Jabatan( MBJ )

Majlis Bersama Kebangsaan( MBK )



1. Menyediakan kemudahan kepada penjawat awam mengemukakan isu-isu berkaitan dengan urusan pentadbiran, perkhidmatan dan kebajikan anggota

secara dalam talian;

2. Memudahkan pengendalian dan pemantauan Mesyuarat

MBJ di peringkat agensi;

3. Meningkatkan keberkesanan pemantauan penubuhan, keaktifan dan isu-isu yang dibangkitkan oleh agensi.

TUJUANTUJUAN



1. Pemantauan dan pengawasan isu secara lebih

berkesan dan mudah

2. Perkongsian bersama maklumat

3. Persekitaran pekerjaan yang harmonis

FAEDAHFAEDAH



Fungsi dan Aliran ProsesMajlis Bersama Jabatan



Majlis Bersama Jabatan (MBJ)Majlis Bersama Jabatan (MBJ) Fungsi ini membolehkan pengguna mewujudkan

MBJ, menguruskan isu-isu dan mesyuarat, menyelenggara ahli-ahli wakil pegawai dan

pekerja serta menjana laporan pemantauan MBJ.

Mewujudkan MBJ Pengurusan Isu

Pengurusan Mesyuarat Selenggara Ahli-Ahli Wakil Pihak Pegawai dan

Pekerja Laporan Pemantauan MBJ

FUNGSI SUBMODUL PERHUBUNGAN MAJIKAN-PEKERJA



Urus setia MBJUrus setia MBJ (Agensi)(Agensi)

Permohonan Permohonan Mewujudkan Mewujudkan

MBJMBJTAMATTAMAT

Papar Status Papar Status Permohonan Permohonan

MBJ MBJ (Perlembagaan(Perlembagaan

) )

LulusLulus

Tidak Tidak LulusLulus

Meluluskan MBJMeluluskan MBJ

Hantar Hantar Pindaan Pindaan

(Perlembagaa(Perlembagaan) n)

Urus setia MBJUrus setia MBJ(Agensi Pusat)(Agensi Pusat)

MULAMULA

MEWUJUDKAN MAJLIS BERSAMA JABATAN



IsuIsu

(Pengesahan Isu)(Pengesahan Isu)BB

IsuIsu

(Log Isu)(Log Isu)AA

PengesahPengesahIsu Isu

PencadanPencadang Isu g Isu

PENGURUSAN ISU



IsuIsu

(Meluluskan (Meluluskan Isu)Isu)

AA

BB

Pelulus Pelulus IsuIsu



Urus setia Urus setia MBJMBJ

(Agensi)(Agensi)

MesyuaratMesyuarat

(Selenggara (Selenggara Mesyuarat)Mesyuarat)

MesyuaratMesyuarat

(Memo Panggilan (Memo Panggilan Mesyuarat)Mesyuarat)

MesyuaratMesyuarat

(Selenggara (Selenggara Agenda Agenda

Mesyuarat)Mesyuarat)

TAMATTAMAT

MesyuaratMesyuarat

(Selenggara (Selenggara Minit Mesyuarat)Minit Mesyuarat)

MesyuaratMesyuarat

(Penghantaran (Penghantaran Minit Minit

Mesyuarat)Mesyuarat)

BB

PENGURUSAN MESYUARAT



No Peranan Fungsi Subfungsi

1 Pencadang Isu Isu Log Isu Papar Status Log Isu

2 Pengesah Isu Isu Pengesahan Isu Papar Status Pengesahan Isu

3 Pelulus Isu Isu Meluluskan Isu Papar Status Kelulusan Isu

PERANAN PENGGUNA

MAJLIS BERSAMA JABATAN



No Peranan Fungsi Subfungsi

4 Urus setia MBJ (Agensi)

MBJ

Mesyuarat MBJ

Selenggara Wakil Pihak Pekerja

Mewujudkan MBJ Permohonan Mewujudkan MBJ Papar Status Permohonan MBJ

dan Hantar Pindaan Perlembagaan

Selenggara Kalender Selenggara Mesyuarat Selenggara Agenda Mesyuarat Memo Panggilan Mesyuarat Selenggara Minit Mesyuarat Penghantaran Minit Mesyuarat

PERANAN PENGGUNA



No Peranan Fungsi Sub-Fungsi

5. Urus setia MBJ (Agensi Pusat)

MBJ Mewujudkan MBJ Meluluskan MBJ Papar Status Kelulusan MBJ

Laporan Senarai Keseluruhan MBJ

Mengikut Kategori Senarai Keseluruhan MBJ

Mengikut Kementerian Kekerapan Mesyuarat Yang

Diadakan Bagi Agensi Status Penubuhan MBJ Bagi

Agensi Mengikut Kementerian Senarai MBJ Mengikut

Kementerian Senarai MBJ Mengikut Isu dan

Kementerian Senarai MBJ Yang Mendapat

Notis Peringatan Mesyuarat

PERANAN PENGGUNAPERANAN PENGGUNA



Pegawai yang terdiri daripada ahli wakil Pihak Pekerja di Kementerian/Jabatan/Pihak Berkuasa Badan Berkanun/Pihak Berkuasa Tempatan yang dipilih untuk log isu-isu yang dibangkitkan oleh Pihak Pekerja ke dalam aplikasi HRMIS bagi tujuan perbincangan di Mesyuarat MBJ. Isu-isu yang boleh dilogkan termasuk isu berkaitan sistem kerja, urusan pentadbiran, kebajikan pekerja dan perjalanan organisasi di kementerian, jabatan atau pejabat berkenaan.

PENCADANG ISU



Pegawai yang pilih sebagai Pengerusi Pihak Pekerja MBJ yang bertanggungjawab membincang, menyemak dan mengesahkan isu-isu yang perlu di bawa ke Mesyuarat MBJ.

PENGESAH ISU



Ketua Jabatan atau Ketua Pejabat selaku Pengerusi Mesyuarat MBJ bertanggungjawab menyemak dan meluluskan isu-isu yang akan dibawa ke Mesyuarat MBJ.

PELULUS ISU



Pegawai yang dilantik sebagai Setiausaha Pihak Majikan MBJ yang bertanggungjawab menguruskan aktiviti dan Mesyuarat MBJ termasuk penyelenggaraan panggilan mesyuarat, penyediaan dan penghantaran minit mesyuarat dan penyelenggaraan ahli-ahli wakil Pihak Pekerja dan Pihak Majikan MBJ.

URUSETIA MBJ – PERINGKAT AGENSI



Memastikan hanya pegawai yang telah dilantik dan diberi hak capaian untuk menguruskan aktiviti-aktiviti MBJ sahaja yang dapat melihat dan mentadbir data-data tersebut.

Menubuhkan Pasukan Teras Submodul Pengurusan Perhubungan Majikan-Pekerja bagi melicinkan pelaksanaan submodul ini.

TANGGUNG JAWAB KETUA JABATANTANGGUNG JAWAB KETUA JABATAN



Mengemukakan minit mesyuarat secara dalam talian melalui aplikasi HRMIS bagi setiap mesyuarat yang diadakan pada tahun berkenaan ke JPA bagi tujuan pemantauan isu.

Membuat penyesuaian tugas dan mengemas kini senarai tugas serta fail meja pegawai mengikut peranan dan tanggung jawab pelaksanaan HRMIS.

TANGGUNG JAWAB KETUA JABATANTANGGUNG JAWAB KETUA JABATAN



LANGKAH-LANGKAH LANGKAH-LANGKAH

PELAKSANAAN PELAKSANAAN



JADUAL PELAKSANAAN JADUAL PELAKSANAAN

27

MODULFEBRUARI MAC APRIL MEI JUN JULAI OGOS SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER

1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

Submodul Pengurusan Cuti

Submodul Perisytiharan Harta

Submodul Perhubungan Majikan Pekerja

Submodul Pembangu-nan Organisasi & RS1

Submodul Perolehan Sumber Manusia RS 2, 4, 5

Modul Penamatan Perkhidma-tan

Submodul Pengurusan Gaji

Integrasi Gaji HRMIS - GFMAS

PELAN PELAKSANAAN 2008 (KEMENTERIAN)PELAN PELAKSANAAN 2008 (KEMENTERIAN)

PETUNJUK:

PRAPELAKSANAAN

LATIHAN

SURAT ARAHAN PELAKSANAAN / SPP

PELAKSANAAN

PEMANTAUAN

PENGUATKUASAAN

28

PELAN PELAKSANAAN 2008 (SUK)PELAN PELAKSANAAN 2008 (SUK)

MODUL

FEBRUARI MAC APRIL MEI JUN JULAI OGOS SEPTEMBER

1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

Submodul Pengurusan Cuti

Submodul Perisytiharan Harta

Submodul Perhubungan Majikan Pekerja

Submodul Pembangunan Organisasi

Submodul Perolehan Sumber Manusia

Modul Perolehan Sumber Manusia (RS 2, 4 & 5)

Submodul Pengurusan Saraan

PETUNJUK:

PRAPELAKSANAAN

LATIHAN

SURAT ARAHAN PELAKSANAAN / SPP

PELAKSANAAN

PEMANTAUAN

PENGUATKUASAAN



ISU-ISU PELAKSANAAN ISU-ISU PELAKSANAAN



Pegawai yang dilatih bertukar tanpa penyerahan tugas yang teratur mengenai pentadbiran modul:

Penetapan Peranan dan Aliran Kerja Latihan yang berulang Cara Penggunaan Submodul yang kurang teratur

ISU PELAKSANAAN



Kestabilan sistem: Aliran Kerja yang tidak tepat Paparan yang kurang lengkap

* Perlu laporkan kepada HELPDESK Tahap 1 di JPA

ISU APLIKASI



Keperluan Penambahbaikan Keperluan Pengguna berdasarkan kepada To-Be-Detail

Design yang diluluskan. Model Generik berdasarkan kepada keperluan 10 agensi

perintis

• Log kepada HELPDESK keperluan penambahbaikan• Lengkapkan Borang Permohonan Penambahbaikan

(muaturun dari HRMIS)

ISU APLIKASI



Capaian yang lambat Aliran Penggunaan yang terganggu Proses pengurusan tidak dapat dilengkapkan dengan cepat

• Peningkatan server telah dilakukan. • Pemantauan capaian yang berterusan

ISU CAPAIAN DAN RANGKAIAN



LANGKAH SETERUSNYA LANGKAH SETERUSNYA


JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIAJABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA3535

Persediaan Pelaksanaan ModulPersediaan Pelaksanaan Modul Menetapkan Peranan dan Aliran Kerja Modul/ Menetapkan Peranan dan Aliran Kerja Modul/

Submodul Submodul

Mengemas kini Rekod Peribadi, Data Perjawatan, Mengemas kini Rekod Peribadi, Data Perjawatan, Profil Perkhidmatan dan data-data kritikal yang Profil Perkhidmatan dan data-data kritikal yang diperlukan bagi pelaksanaan sesuatu moduldiperlukan bagi pelaksanaan sesuatu modul

Menjadualkan sesi latihan untuk Menjadualkan sesi latihan untuk Jabatan/Bahagian di agensi masing-masingJabatan/Bahagian di agensi masing-masing

Melantik pegawai untuk menguruskan Meja Melantik pegawai untuk menguruskan Meja Bantuan Tahap 0 di agensiBantuan Tahap 0 di agensi

Langkah SeterusnyaLangkah Seterusnya



Persediaan Rangkaian HRMISPersediaan Rangkaian HRMIS Mengenal pasti jumlah tapak sebenar Mengenal pasti jumlah tapak sebenar

yang belum disambungkan ke EG*Net;yang belum disambungkan ke EG*Net;

Melengkapkan Borang SPD dan Melengkapkan Borang SPD dan mengemukakannya kepada BPTM, JPA.mengemukakannya kepada BPTM, JPA.




Mesyuarat Bersama Kementerian dan SUKMesyuarat Bersama Kementerian dan SUK


Bil. Tarikh Mesyuarat Pengerusi

1. 18 Februari Jawatankuasa Pemandu HRMIS

KPPA

2. 25 Mac Jawatankuasa Pemantauan HRMIS Bil. 1/2008

PBM

3. 27 Mei Jawatankuasa Pelaksanaan HRMIS Bil. 1/2008

TKPPA(O)

4. 29 Julai Jawatankuasa Pemantauan HRMIS Bil. 2/2008

PBM

5. 23 September

Jawatankuasa Pelaksanaan HRMIS Bil. 2/2008

TKPPA(O)

6. 24 Nov Jawatankuasa Pemantauan HRMIS Bil. 3/2008

PBM

38

TAMATTAMAT

TERIMA KASIH

taklimat pelaksanaan aplikasi hrmis & isu-isu pelaksanaan submodul

Documents