TAJUK PROJEK:

MENTRANSFORMASIKAN E-PR KE ARAH BADAN PROFESIONAL PERHUBUNGAN

AWAM MALAYSIA

KOD PROJEK:

I-EDU/3 (UKM-11)

IPTA:

UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA

KETUA PROJEK:

DR. CHANG PENG KEE

AKADEMIA:

DR. NORMAH MUSTAFFA

PUAN ARINA ANIS AZLAN

RAKAN INDUSTRI:

INSTITUT PERHUBUNGAN AWAM MALAYSIA

BIDANG TUMPUAN UTAMA:

1) PENDIDIKAN – MENINGKATKAN TAHAP PENDIDIKAN DI DAERAH-DAERAH

TERTENTU

2) PEMBANGUNAN KURIKULUM INDUSTRI YANG RELEVAN (UNTUK SEKTOR

IMPAK TINGGI)

TEMPOH PROJEK:

I JULAI 2011 – 31 DISEMBER 2012

1. RINGKASAN EKSEKUTIF

Matlamat projek adalah untuk memindahkan ilmu dengan mencipta sistem pengurusan maklumat

dalam talian, atau “pejabat maya” yang boleh diakses oleh ahli-ahli dengan semua maklumat yang

diperlukan boleh dicapai di dalam sistem secara teratur. Oleh itu, dengan kepakaran yang sedia ada,

UKM boleh memindahkan kepakaran pengurusan maklumat dalam talian bagi membantu IPRM

mengurus e-pejabatnya. Sebagai pertukaran, UKM memperoleh maklumat tentang keadaan semasa

yang berlaku dalam industri perhubungan awam di Malaysia dengan pelajar pasca siswazah dan

sarjana muda yang mempunyai pengalaman secara langsung menjadi komuniti dalam IPRM. Ilmu

yang dipindahkan melalui projek daripada UKM kepada IPRM ini akan menjadi sumber pengurusan

maklumat, terutamanya dari segi pengurusan maklumat dalam talian. IPRM juga memperoleh

pengetahuan arkib sistematik terhadap penerbitan dan dokumen mereka. Siswazah UKM menjadi

mahir dengan senario semasa perhubungan awam di Malaysia. Kurikulum menjadi lebih jitu, kemas

kini dan dipenuhi dengan contoh-contoh daripada senario perhubungan awam tempatan. Hal ini

seterusnya melahirkan siswazah yang boleh dipasarkan dan memenuhi keperluan industri

perhubungan awam.

2. IMPLEMENTASI PROJEK

PERKARA

BUTIRAN

OBJEKTIF

1) Untuk membantu IPRM mewujudkan satu sistem pengurusan maklumat dalam talian, “pejabat maya” untuk diakses oleh ahli-ahli bagi mendapatkan semua maklumat yang diperlukan di dalam sistem yang teratur.

2) Untuk membantu IPRM mencapai penerbitan mereka dengan cara yang teratur dan mesra pelanggan.

3) IPRM membantu meningkatkan kurikulum perhubungan awam di UKM untuk melahirkan lebih ramai graduan yang boleh dipasarkan dan memenuhi keperluan industri melalui penyerapan graduan UKM terus ke IPRM. IPRM mendapat kemudahan mengakses maklumat serta berkongsi bersama-sama dengan UKM.

4) Untuk membantu meningkatkan kualiti penerbitan IPRM dengan berkongsi kaedah yang sistematik dalam penulisan ilmiah.

AKTIVITI

1) Menyelidik dan mendiagnosis masalah semasa di universiti dan di industri PR perlu untuk e-pengurusan.

2) Universiti dan industri saling memindahkan pengetahuan dan kepakaran antara satu sama lain.

3) Mengumpul data dan menganalisis data selepas intervensi untuk memastikan keberkesanan pemindahan ilmu yang dijalankan.

4) Mereka bentuk kaedah untuk meningkatkan keberkesanan intervensi. 5) Malakukan penambahbaikan dilakukan sepanjang masa projek

dijalankan.

OUTPUT

Industri: 1) Penerbitan IPRM difailkan secara sistematik dan dikemas kini.

Penerbitan terkini diletakkan di laman web untuk dikongsi dengan masyarakat.

2) Lebih kurang 75% “pejabat maya” sudah bersedia dan boleh diakses oleh ahli-ahli mengenai pembaharuan maklumat organisasi, laman web interaktif dan promosi yang menyebabkan lebih ramai mengakses laman web ini. Usaha untuk menggalakkan dan meningkatkan ciri-ciri laman web masih diteruskan.

3) IPRM meningkatkan kualiti penerbitan dengan menggabungkan maklumat terkini dalam industri dengan metodologi intelektual yang tepat untuk memberi manfaat kepada pelajar.

4) Saluran untuk menghebahkan tentang IPRM dan aktiviti IPRM. 5) Proses menyalurkan maklumat kepada ahli-ahli IPRM dan ahli

menggunakan penerbitan yang berkaitan adalah lebih pendek, lebih mudah dan mesra.

6) Proses menyalurkan maklumat penting kepada ahli-ahli IPRM dan ahli menggunakan penerbitan yang berkaitan adalah lebih cepat.

7) Peluang bekerjasama dan berkongsi dengan ahli-ahli akademik dan graduan pelatih dengan pengetahuan yang sistematik.

8) Perhubungan awam di Malaysia lebih mengetahui perkara yang berlaku dalam industri dan jaringan sosial yang besar untuk manfaat keseluruhan industri.

IPTA:

1) Pemindahan ilmu oleh UKM mengenai pengurusan maklumat yang

sistematik dan penciptaan pengetahuan “pejabat maya” kepada IPRM.

2) Artikel yang diarkibkan dan senarai istilah membantu tugas atau kerja

pelajar dan mengukuhkan pemahaman mereka tentang PR.

3) Laman web menjadi saluran komunikasi dan rujukan bagi sebarang aktiviti dan proses mengemas kini.

Pembangunan Modal Insan:

1) Graduan pelatih yang terlatih dan serba boleh mampu untuk mengendalikan pengurusan maklumat, perhubungan awam dan juga pembangunan laman web.

2) Graduan pelatih diserap ke dalam IPRM untuk sekurang-kurangnya 6 bulan, yang membolehkan semakin banyak pengetahuan ditambah dengan mengakses maklumat dan rangkaian dilakukan melalui IPRM yang dijadikan sebagai panduan.

3) IPRM, akademia dan graduan pelatih telah saling belajar dan memperoleh pengetahuan baharu daripada satu sama lain.

4) IPRM menyumbang kepada usaha membentuk sikap graduan pelatih supaya lebih mudah dipasarkan.

PEMEGANG TARUH & AGENSI

1) Universiti Kebangsaan Malaysia 2) Institut Perhubungan Awam Malaysia

KEBERHASILAN

Industri: 1) Pembangunan jaringan yang berterusan dengan tokoh-tokoh

berpengaruh dan profesional dalam industri perhubungan awam untuk membantu graduan pelatih selepas projek ini.

2) Graduan pelatih membantu industri mengekalkan laman web e-PR dan bekerjasama dengan pakar web profesional untuk e-PR yang sentiasa dikemas kini dan kekal relevan.

3) Laman web digunakan sebagai cara berkesan untuk komunikasi. 4) Kaedah yang paling pantas untuk mencari ahli. 5) Saluran komunikasi yang berkesan. 6) Mutu perkhidmatan bertambah baik secara signifikan.

IPTA: 1) Graduan pelatih menjadikan projek ini sebagai laluan kerjaya yang

lebih terjamin. 2) Sukatan pelajaran yang mampu melahirkan graduan pelatih yang

memenuhi permintaan pasaran pekerjaan. 3) Peningkatan mutu sukatan pelajaran komunikasi massa berpandukan

nasihat daripada pegawai perhubungan awam yang profesional. Pembangunan Modal Insan:

1) Graduan pelatih bukan sahaja terlatih, tetapi mempunyai rangkaian, kemahiran dan pengetahuan yang diperlukan untuk menjadi profesional dalam bidang perhubungan awam.

3. LAPORAN KEMAJUAN PROJEK

A) Laporan Berkala Oleh Ketua Projek

PROPOSAL 3

BULAN 6

BULAN 9

BULAN 12

BULAN 15

BULAN 18

BULAN LAPORAN

AKHIR

B) Laporan Berkala Oleh Industri

6 BULAN 9 BULAN 12 BULAN 15 BULAN 18 BULAN LAPORAN

AKHIR

Laporan dihantar Laporan tidak dihantar

4. PENILAIAN PROJEK

Rakan Industri : Institut Perhubungan Awam Malaysia Tarikh Lawatan : 2 Disember 2014 Panel Penilai : 1) Encik Mohd Amin Bin Mohamad (UTEM) 2) Puan Hajah Che Asniza Binti Osman (UITM)

ANALISIS KESELURUHAN PENILAIAN (Item A hingga D dinilai oleh Panel Penilai daripada KTP Pemantauan manakala Item E adalah penilaian oleh pihak Industri)

SEKSYEN ITEM PENILAI 1 PENILAI 2

A PENCAPAIAN PROJEK (40%) 25% 23%

B AKADEMIA (10%) 6% 6%

C GRADUAN PELATIH (10%) 6% 6%

D ORGANISASI INDUSTRI/KOMUNITI (10%) 6% 7%

E LAPORAN DARIPADA INDUSTRI (30%) 19% 19%

MARKAH KESELURUHAN (%) 62% 61%

MARKAH SELEPAS KUMULATIF 62%

PENILAIAN OLEH INDUSTRI A) Penilaian Terhadap Akademia

BIL

PENILAIAN AKADEMIA

SKALA PENILAIAN

1.

Keberkesanan ilmu yang dipindahkan oleh akademia kepada industri

3/5

2.

Keupayaan akademia untuk membimbing bagi menyelesaikan masalah seperti mana yang dikehendaki oleh industri

3/5

3.

Pengetahuan akademia terhadap projek

3/5

4.

Komitmen akademia terhadap projek 3/5

B) Penilaian Terhadap Ilmu Yang Dipindahkan

BIL

PENILAIAN ILMU YANG DIPINDAHKAN

SKALA PENILAIAN

1.

Sasaran objektif projek yang telah dicapai

4/5

2.

Hasil yang dicapai berbanding sumbangan yang disalurkan oleh industri

4/5

C) Penilaian Terhadap Graduan Pelatih

BIL

PENILAIAN GRADUAN PELATIH

SKALA PENILAIAN

1.

Pengetahuan yang diperoleh graduan pelatih daripada projek

3/5

2.

Keberkesanan graduan pelatih menyampaikan ilmu

2/5

3.

Kemahiran graduan pelatih berkomunikasi, berfikir, merancang, memimpin, dan kerja berpasukan

3/5

4.

Etika kerja graduan pelatih terhadap projek 3/5

Maklum Balas Keseluruhan Daripada Pihak Industri Terhadap Projek Institut Perhubungan Awam Malaysia amat berpuas hati daripada hasil projek. Menyemak semula isu yang

timbul bagi kemampanan projek. Penilaian semula masa graduan pelatih di IPRM supaya keperluan untuk

proses pemindahan ilmu menjadi lebih baik dan berkesan.

Komen Daripada Panel Pakar KTP Pemantauan

Berdasarkan penilaian keseluruhan, projek ini berada di kategori merah. Projek ini telah memperkenalkan perkhidmatan dalam talian atau “pejabat maya” bagi pengurusan sistem maklumat yang lebih sistematik. Namun begitu, projek ini masih di peringkat penyelidikan dan perlu dipertingkatkan lagi melalui proses pemindahan ilmu bagi memperoleh hasil yang boleh diukur oleh industri yang terlibat.

LAMPIRAN

Projek rintis Program Pemindahan Ilmu ini telah bermula pada 1 Julai 2011

Lawatan panel penilai KTP Pemantauan: Ketua projek sedang menerangkan projek yang telah dijalankan

Laman web IPRM yang baru diperkenalkan

Lawatan ke Jabatan Penerangan Malaysia