surat pekeliling bendahari - laman rasmi · pdf filepengurusan pesanan rasmi 3.1 surat...

No. Ruj : UMS/BN3.1/P5/3 (17) Tarikh : 29 Januari 2009

SURAT PEKELILING BENDAHARI

Semua Dekan Sekolah / Pusat, Semua Pengarah Institut/Jabatan Semua Ketua Unit Semua Pemegang Waran Pusat Tanggungjawab.

SURAT PEKELILING BENDAHARI BIL. 2 TAHUN 2009

PENGELUARAN DAN PENGGUNAAN BORANG PESANAN RASMI DI UNIVERSITI MALAYSIA SABAH [UMS]

Surat Pekeliling ini bertujuan untuk memberi penjelasan lanjut kepada semua Pusat Tanggungjawab (PTJ) mengenai pengeluaran dan penggunaan borang pesanan rasmi di Universiti Malaysia Sabah (UMS) serta menekankan keperluan pengurusan yang lebih terkawal dalam penggunaan borang tersebut. 2. Kawalan yang ditetapkan dalam surat pekeliling ini adalah sebagai tindakan pemantauan atas pengurusan kewangan di PTJ serta langkah perlindungan daripada kehilangan dan kerugian atas harta universiti. 3. Pengurusan Pesanan Rasmi

3.1 Surat Pekeliling Bendahari Bil 1 Tahun 2008, Perlaksanaan Proses Perolehan dan Pembayaran Pembekal/ Kontraktor Secara Berkomputer Di Universiti Malaysia Sabah, telah menetapkan bahawa PTJ hendaklah menggunakan pesanan rasmi yang dicetak melalui Modul Perolehan SAGA berkuatkuasa pada pada 14 Januari 2008 (tarikh surat pekeliling). Borang pesanan rasmi tersebut [Borang KW-3 (Pin 1/08)] adalah dokumen terkawal dan semua PTJ telah diminta untuk menyimpan borang-borang tersebut dengan selamat.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Surat Pekeliling Bendahari Bil. 2 Tahun 2009

2

3.2 Merujuk kepada para 3.1, surat pekeliling Bendahari tersebut,

pihak PTJ perlu mengemukakan salinan ketiga (warna merah) kepada Seksyen Pengurusan Perolehan, Jabatan Bendahari UMS untuk simpanan. Namun hanya beberapa PTJ sahaja yang membuat pelaporan perolehan dan mengemukakan salinan pesanan rasmi tersebut ke jabatan ini.

3.3 Sehubungan itu, semua PTJ adalah dikehendaki untuk

menyediakan laporan perolehan PTJ mengikut format di lampiran A dan hendaklah dikemukakan bersama salinan ketiga borang pesanan rasmi PTJ untuk tujuan pemantauan. Pelaporan dan salinan pesanan rasmi tersebut hendaklah dikemukakan kepada Seksyen Pengurusan Perolehan, Jabatan Bendahari UMS seperti berikut:-

Laporan & Dokumen Tarikh Akhir Penghantaran

Laporan Perolehan PTJ dan salinan ketiga borang pesanan rasmi bagi tahun 2008

16 Februari 2009

Laporan Perolehan PTJ dan salinan ketiga borang pesanan rasmi bagi tahun 2009 dan seterusnya.

- suku tahun pertama - suku tahun kedua - suku tahun ketiga - suku tahun keempat

15 April tahun semasa 15 Julai tahun semasa

15 Oktober tahun semasa 15 Januari tahun berikut

3.4 Para 8.2, Surat Pekeliling Bendahari Bil 1 Tahun 2008 turut

menyatakan bahawa ‘dengan berkuatkuasa surat pekeliling tersebut, penggunaan borang pesanan rasmi UMS secara manual adalah dimansuhkan’. Perkataan ‘dimansuhkan’ disini bermakna penggunaan pesanan rasmi UMS secara manual oleh pihak PTJ adalah tidak dibenarkan.

3.5 Pihak PTJ tidak dibenarkan untuk menyimpan borang-borang

pesanan rasmi manual yang belum/tidak digunakan dan adalah diarahkan untuk mengembalikan borang-borang pesanan rasmi yang masih ada di PTJ kepada Seksyen Pentadbiran Am, jabatan Bendahari dengan segera.

4. Kelemahan dalam penggunaan pesanan rasmi

4.1 Berdasarkan kepada semakan dan penelitian jabatan ini, samada

semasa pemeriksaan mengejut ke PTJ atau melalui dokumen-


3

dokumen yang dikemukakan ke jabatan ini, didapati terdapat beberapa kelemahan yang tidak sepatutnya berlaku di UMS berhubung penggunaan pesanan rasmi universiti seperti berikut:-

a. Maklumat Pesanan

Borang pesanan tidak diisikan sewajarnya di mana maklumat- maklumat penting tidak dilengkapkan seperti :- i. tarikh siap dipersetujui bagi bekalan/ perlaksanaan

perkhidmatan

ii. spesifikasi/ butiran barangan atau perkhidmatan yang dipesan

b. Perakuan

Ruangan perakuan penerimaan oleh PTJ pada salinan asal pesanan rasmi tidak dilengkapkan dengan sewajarnya.

c. Perakuan Mengenai Mutu

Ruangan telah dipenuhkan dengan lengkap oleh pembekal walaupun kerja/ bekalan/ perkhidmatan belum selesai dan bekalan belum dibuat sepenuhnya. Pesanan rasmi yang asal tersebut masih disimpan di PTJ.

d. Pembayaran

Proses bayaran bagi pesanan rasmi tidak diuruskan walaupun barangan atau perkhidmatan yang dipesan telah dibekalkan atau dilaksanakan dan pihak pembekal telahpun mengeluarkan tuntutan melalui bil, inbois atau seumpama. Kelemahan dalam pengurusan bayaran ini boleh menimbulkan gejala tidak sihat seperti rundingan bayaran saguhati/ komisen daripada pembekal bagi tujuan mempercepatkan proses bayaran. Oleh itu, pembekal mungkin mengenakan harga yang lebih tinggi bagi bekalan seterusnya dengan mengambil kira kelemahan dalam pengurusan proses bayaran.

4.2 Amalan mengeluarkan ’Pesanan Rasmi Terbang’

Amalan mengeluarkan ’Pesanan Rasmi Terbang’ haruslah dielakkan bagi menjamin ketelusan dalam pengurusan perolehan PTJ. Perkara-perkara yang dikategorikan sebagai ’pesanan rasmi terbang’ adalah seperti berikut :-

i. tarikh yang terdapat dalam pesanan rasmi hanya direka-

reka,


4

ii. tarikh yang dicatatkan di dalam pesanan rasmi dibelakangkan (back dated),

iii. tiada tarikh yang tercatat di dalam pesanan rasmi,

iv. pesanan rasmi dikeluarkan setelah perkhidmatan/

bekalan diterima. Pesanan rasmi perlu diluluskan sebelum pembekal meneruskan proses bekalan/ perkhidmatan.

v. jumlah kuantiti barang yang dibekalkan tidak sama

dengan kuantiti barang yang dicatat di dalam Pesanan Rasmi,

vi. tiada sebarang bekalan barang dibuat namun pihak

pembekal membuat tuntutan,

vii. bekalan barangan berbeza dari pesanan barangan serta yang dinyatakan dalam spesifikasi pesanan rasmi. Penerimaan bekalan hendaklah menepati jenis alat yang telah tercatit di dalam pesanan rasmi.

viii. pesanan rasmi dikeluarkan untuk pesanan yang tidak

pernah wujud/ diterima,

ix. pesanan rasmi dikeluarkan walaupun tidak ada peruntukan,

x. pesanan rasmi dikeluarkan bagi pembelian ’accesories’/

alat kelengkapan dan barangan yang telah diambil kira / dibayar berdasarkan harga pakej peralatan yang telah diperolehi yang mana kos secara menyeluruh adalah termasuk ’accesories’/ alat kelengkapan yang dibekalkan bersama-sama barangan yang telah dibeli itu,

xi. pesanan rasmi dikeluarkan bagi pembelian alat-alat ganti

(spare parts) di dalam urusan penyelenggaraan walaupun alat-alat lama tidak diganti dengan alat-alat ganti baru di dalam penyelenggaraan tersebut,

xii. pembekal menetapkan harga yang tinggi tanpa diskaun

dan harga ini dipersetujui dan dicatatkan dalam pesanan rasmi dan seterusnya merugikan kerajaan kerana gagal membuat perbandingan harga yang sewajarnya atau kemungkinan terdapat rundingan bayaran saguhati/ komisen daripada pembekal daripada jumlah perolehan,

xiii. penipuan pembekal dalam bekalan barangan dengan

kuantiti yang sedikit (short supply) tetapi telah membuat tuntutan kos penuh seperti yang tercatat di dalam pesanan rasmi samada kerana kelemahan kakitangan


5

awam dalam menyemak dan membuat pengesahan penerimaan barangan/ perkhidmatan atau kemungkinan terdapat rundingan dengan kakitangan awam untuk penyaluran saguhati/ komisen daripada nilai bekalan yang tidak disempurnakan.

5. Kerjasama semua ketua PTJ adalah dipohon untuk memastikan agar kelemahan-kelemahan seperti yang dinyatakan di atas diberi perhatian yang serius dan dapat diatasi dengan sewajarnya. Amalan-amalan yang berunsur penipuan, penyelewengan serta mengakibatkan kerugian dan kehilangan kepada universiti wajib dielakkan kerana sekiranya berterusan boleh memudaratkan imej Universiti Malaysia Sabah. 6. Ketua dan pihak pengurusan PTJ hendaklah juga sentiasa memantau pengeluaran pesanan rasmi dan pengurusan perolehan serta para kakitangan yang terlibat dalam proses perolehan dan bayaran di PTJ untuk mengelakkan penyalahgunaan dan penyelewangan. Laporan hendaklah dikemukakan kepada jabatan Bendahari dengan segera sekiranya terdapat kes keraguan. Tindakan tatatertib dan surcaj mengikut peruntukan undang-undang akan dikenakan sekiranya terdapat kes yang kukuh atas kakitangan UMS sebagai pegawai perkhidmatan awam.

7. Surat Pekeliling Bendahari ini berkuasa serta merta mulai tarikh ianya dikeluarkan. Adalah menjadi tanggungjawab ketua pusat tanggungjawab untuk memastikan pengurusan kewangan dan perakaunan di PTJ terkawal dan mengikut peraturan yang berkuat kuasa. Sekian, terima kasih.

s.k

Y. Bhg. Naib Canselor UMS Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan Dan Inovasi) Timbalan Naib Canselor (Akademik Dan Pengantarabangsaan) Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar Dan Alumni) Pendaftar Bahagian Audit Dalam UMS Bahagian / Seksyen Kewangan Jabatan Bendahari UMS


6

LAPORAN PEROLEHAN PUSAT TANGGUNGJAWAB BAGI

TAHUN______________ / SUKU ______ TAHUN __________*

Nama PTJ :_________________________________

Kod PTJ :__________________ Bil No. Siri

Borang 1 No.

Pesanan Rasmi

Tajuk / Rujukan Perolehan Nama / ID Pembekal

Nilai Yang Ditawarkan

(RM)

Tempoh Perlaksanaan

Negera Asal

Barang

Catatan

* sila potong mana yang tidak berkaitan

Disediakan oleh :_______________________________ Disemak oleh :___________________________________ Disahkan oleh :_____________________________

Nama & Cop Nama & Cop Nama & Cop Jawatan Jawatan Jawatan

1 Sila senaraikan nombor siri borang pesanan rasmi mengikut urutan. Pesanan rasmi yang dibatalkan perlu turut disenaraikan dan dinyatakan sebagai ’batal’ dalam ruang catatan.

Surat Pekeliling Bendahari Bil 2/2009 Lampiran A

surat pekeliling bendahari - laman rasmi · pdf filepengurusan pesanan rasmi 3.1 surat...

Documents