2.5 Surat Panggilan Mesyuarat

Sekolah Kebangsaan Tumpat

16200 Tumpat,Kelantan.

Tel/Faks: 09-7257325

SKT.800-4/1/3 ( )

16 Disember 2012

Ke majlis,

Semua Guru SKT.

Tuan/Puan,

MESYUARAT AJK UNIT KOKURIKULUM KALI PERTAMA

Sukacita dimaklumkan, mesyuarat tersebut akan diadakan sebagaimana maklumat berikut:

TARIKH : 26.12.2012 (RABU)

TEMPAT : BILIK GERAKAN SK TUMPAT

MASA : 9.00 PAGI

2. Majlis ini sangat penting bagi memantapkan lagi pengurusan Kokurikulum sesi 2013.

17

3. Moga pihak tuan/puan dapat meluangkan masa untuk hadir ke majlis tersebut. Tanpa kehadiran tuan/puan sudah tentu perjalanan majlis tidak sempurna. Dengan kehadiran tuan/puan itu didahului dengan ucapan setinggi-tinggi terima kasih.

Sekian, terima kasih.

’BERKHIDMAT UNTUK NEGARA KERANA ALLAH’

Yang menurut perintah.

(AZHAR BIN MOHD YUSOFF)

Penolong Kanan Kokurikulum,

Sekolah Kebangsaan Tumpat.

Sk: 1.PPDT (Unit Ko)

2.Fail

27

Lampiran

BIL NAMA JAWATANANGKA

PEJABAT

NO KAD

PENGENALAN

NO

TELEFON

1 TN. HJ. CHE MOHD SHAMSHUDIN B. YUSOFF GB D18547 611006-03-5259 012-9607332

2 EN. MOHAMED B. AWANG TEH PK.1 D17336 560606-03-5503 012-9498584

3 EN. MOHD AZLAN B. AB RAHMAN PK.HEM D26854 680409-03-5711 019-9595096

4 EN. AZHAR B. MOHD YUSOFF PK.KO D37318 700504-03-5395 013-9378774

5 EN. BOHARI B. RAJAB GP D41733 710323-03-5109 017-9378110

6 EN. HADI B. ABDULLAH GP D33359 721003-03-5445 019-9827098

7 EN. HANAFI B. HASSAN GP D43345 690113-03-5631 019-9078587

8 EN. MASYIJIMI B. MOHD ZAIN GP D36227 730310-03-5335 017-9701640

9 EN OTHMAN BIN ABDUL AZIZ GP D47049 730301-03-5771 0199477109

10 EN. MOHD ASRI B. YUSOFF GP D44731 740406-03-6059 014-8414942

11 EN. MOHD SUKARDI B. MAMAT GP D41586 711003-03-5585 017-9782072

12 EN. MOKHTAR B. ISMAIL GP D27889 611207-03-5263 014-8466233

13 EN. SAUFI B. CHE HARUN GP D30874 620911-03-5149 014-7940719

14 TN. HJ. WAN AHMAD B. WAN YUSOFF GP D26599 570712-03-6453 014-2171812

15 EN. WAN MOHD FADHIL B. WAN JUSOH GP D51623 730612-03-5613 019-9889770

16 EN. ZAINAL ABIDIN B. SULAIMAN GP D40622 750114-03-5141 019-9444224

17 PN NORELA BT ADAM GP D37399 710820-05-5572 013-6713700

18 CIK MAZIAH BT. SAHAK GP D36323 671125-03-5088 013-7608729

19 PN. FAIZAH BT. AB RAHMAN GP D44358 810507-03-5128 019-9763454

20 PN. FAIZATI BT. ABDULLAH GP D40406 761014-03-5690 017-9010176

21 PN. HAMIDAH BT. HAMID GP D32502 680921-03-5358 013-9119607

22 PN. HJH. FARIDAH BT. AHMAD GP D19015 611106-03-5408 013-9334026

23 PN. HJH. WAN JARADAH BT. WAN IBRAHIM GP D13855 580927-03-5262 019-9572396

24 PN. MASLIZA BT. MOHAMED GP D46218 740111-03-6174 019-9309672

25 PN. MAZIATI BT. MUHAMMAD GP D40143 721022-03-5766 019-9924382

37

26 PN. NIK SAFURA BT. NIK KASIM GP D35390 691208-03-5196 013-9645608

27 PN. NIK SHARIJAH BT. NIK HUSAIN GP D39744 710820-03-5396 017-9818168

28 PN. NORHASIAH BT. MOHD JAMIL GP D41248 750201-03-5182 017-9170208

29 PN.HJH. NOR HASHIMAH BT. ABDULLAH GP D17832 610310-03-5574 013-9389910

30 PN. NORAINI BT. MOHAMED GP D44643 721003-11-5170 019-9475176

31 PN. NORIZA BT. MOHAMED YUSOFF GP D33281 720630-03-5108 017-9241750

32 PN. NORULHAYATI BT. OMAR GP D48295 740201-03-5810 013-9640405

33 PN. ROSLINA BT. YAACOB GP D37604 761119-03-5638 012-9294070

34 PN. ROSNIWATI BT. JAAFAR GP D30635 721121-03-5016 013-4266935

35 PN. RUSLINA BT. YUSOFF GP D52557 700103-03-6960 019-9544005

36 PN. SITI RADZIAH BT. MUHAMAD GP D38764 700105-03-5208 017-9333244

37 PN. SITI ZUBAIDAH BT. MAT GP D34729 730802-03-5446 019-9949692

38 PN. WAN ROSLINA BT. WAN AB GHANI GP D32192 700109-03-5248 012-9584442

39 EN. MOHD NASHIHIN B. AWANG ALI J-QAF D49751 760503-03-5371 012-2517007

40 PN. ZAINAB BT. SETAPA J-QAF D53093 800523-03-5276 019-9592715

41 PN. AISHAH BT. AZMAN J-QAF D49750 701010-71-5408 012-9524240

42 PN. X J-QAF D

43 CIK SYARIFAH BT. GHAZALI J-QAF D56748 771012-03-6656 017-9121406

47

CHECK LIST MESYUARAT PENGURUSAN KALI PERTAMA SESI 2013

Tarikh : 26/12/2012

BIL PERKARA CATATAN

1 Surat jemputan

2 Kehadiran

3 Agenda

a. Ajk induk

b. Setiap unit

c. Analisa guru

d. Perancangan

e. Bidang tugas

f. Umum

5 Pekeliling ikhtisas KPM

6 Selepas mesyuarat

a. Minit mesyuarat

b. Senarai kehadiran

7 Fail untuk mesyuarat

57

KEHADIRAN MESYUARAT AJK UNIT KOKURIKULUM

Tarikh : 26 Disember 2012 (Rabu)Tempat : Bilik Gerakan SKTMasa : 9.00 pagi

Bil Nama guru Tandatangan

67

77

2.6 Sistem fail

Fail merupakan folder atau tempat menyimpan surat-surat atau dokumen-dokumen yang

penting .Setiap folder akan dilabelkan mengikut tajuk atau nombor panggilan. Ia merupakan alat

rujukan bagi sesuatu proses pengurusan sesebuah organisasi.

Sistem fail pula cara atau kaedah penyimpanan data, rekod dan dokumen yang tersusun

dan kemas.Ia juga merupakan satu proses klasifikasi, penyusunan, penyimpanan dan

pelupusan rekod.Ia berfungsi untuk pelaporan, pelaksanaan dan proses tindakan susulan

Antara ciri fail adalah mudah disimpan, dicari dengan cepat dan difahami . Ia tidak

kompleks dan mengelirukan. Fail seharusnya memenuhi keperluan organisasi dan mempunyai

sistem rujukan atau carian.

Terdapat 4 jenis sistem fail. Sebagai contoh, pengkelasan mengikut abjad , pengkelasan

mengikut perkara , pengkelasan mengikut angka dan pengkelasan mengikut tempat atau

kawasan.

Selain itu , kod sistem fail juga diamalkan untuk melancarkan proses ini. Sebagai contoh,

Kod sistem ditulis di bahagian bawah garisan selepas alamat dan logo. Terdapat 2 kod fail iaitu,

Ruj. Kami (kod fail pengiring0 dan Ruj. Tuan (rujukan agensi luar). Sampul kecil digunakan

87

untuk fail sementara (sekiranya fail asal hilang). Kertas minit kecil dikepilkan pada helaian

depan fail untuk perhatian dan makluman.

Dalam pada itu , warna fail juga memainkan peranan dalam perkara – perkara yang tetentu.

Sebagai contoh , putih bermaksud terbuka dan terhad , hijau pula bermaksud SULIT (fail

peribadi) , merah jambu bermaksud rahsia (dokumen negara) , Kuning pula rahsia besar

dimana fail tersebut ber rpalang merah di sebelah luar kulit dan akhir sekali, Sampul Kecil

yang bermaksud fail sementara dimana fail asal hilang dan akan dipindah semula ke fail asal

setelah dijumpai.

Dalam sistem ini , terdapat beberapa proses yang harus dipatuhi. Pertama , namakan fail

ikut tajuk atau perkara. Kedua ,nomborkan ikut sistem SMSS 01/05/01. Ketiga, tebuk lubang 1

inci dengan penebuk dan tampal kertas minit disebelah kiri kulit (rujukan). Akhir sekali,

dokumen disebelah kanan perlu dimasukkan dalam lubang yang bertali dandisusun mengikut

tarikh terkini.

Sekiranya , sesebuah fail itu hendak ditutup , ia harus dilakukan setelah dokumen ada 100

helai atau bersamaan tebal fail satu inci . Fail baru dimulai dengan jilid 2 (cth: JPNS 3552/26/Jld

2(24). Fail lama diikat dengan tali putih dan disimpan bersama dengan fail baru.

Sesebuah fail akan disimpan bagi tempoh lima tahun mengikut keperluan dan garis

panduan. Sekiranya fail itu hendak dilupus, kkita perlu maklum pada arkid negara selepas 5

tahun . Sekiranya tiada jawapan, tindakan adalah disimpan di tempat yang ditetapkan untuk

rujukan. Seharusnya sesebuah fail itu dimusnahkan apabila dapat kebenaran dari pihak

berwajib atau kerajaan .

97