standard iso9001.pdf

SISTEM PENGURUSAN

KUALITI (Quality Management Systems – QMS )

STANDARD

ISO 9001 : 2008

SEKTOR JAMINAN KUALITI

JABATAN PELAJARAN PERAK

4.1 KEPERLUAN

UMUM

4.2 KEPERLUAN

DOKUMENTASI

4. SISTEM PENGURUSAN KUALITI

4. SPK

4 Sistem Pengurusan Kualiti

4.1 Keperluan

Am.

• Mewujud

• Mendokumen

• Melaksana

• Menyenggara SPK

• serta sentiasa menambahbaik keberkesanannya

Perlu mewujud, mendokumen, melaksana dan menyenggara SPK.

Tentukan turutan dan hubungkait di antara proses-proses

Tentukan kriteria dan kaedah bagi menilai SPK

Memantau dan menilai SPK

4.1 Keperluan Am

• Prosesnya hendaklah dikawal

• Dikenal pasti perlu untuk SPK

• Hendaklah memenuhi kehendak pelanggan, mematuhi peraturan dan perundangan

• Proses-proses perolehan dikawal

Sekiranya menggunakan khidmat luar (outsource)

4.1 Keperluan Am

Khidmat Luar (Outsource process)

Sistem Komputer

Khidmat luar Sub-kontrak

Khidmat luar Penyelenggaraan

Khidmat luar Reka Bentuk & Pembangunan

Khidmat luar Pengurusan

Khidmat luar Pemeriksaan dan Pengujian

Bangunan/Infrastruktur

Cleaning services

Manpower/Staff services

Calibration

4.2.1 Keperluan Dokumentasi

Dasar Kualiti & Kualiti Objektif

Manual Kualiti

6 Prosedur Wajib Iso 9001

Prosedur Sokongan Untuk Perancangan, Operasi Dan Kawalan Proses.

4.2 Keperluan Dokumentasi

4.2 Keperluan Dokumentasi

• Struktur Dokumentasi dinyatakan dlm MQ

• Skop pelaksanaan

• Dasar Q

• Objektif Q

• Rujukan kepada Prpsedur

• Standard ISO 9001:2008

• Perundangan & Peraturan yang digunapakai

• Prosedur prosedur

4.2.2 Manual Kualiti (MQ)

MQ

Prosedur Q

Dokumen

Sokongan

Borang dan

Rekod Rekod

4.2.3 Kawalan Dokumen

Dokumen dalam SPK perlu dikawal:

• Dokumen Baru – Diluluskan

• Dikemaskini

• Status terkini/dipinda

• Dapat dirujuk

• Dokumen luaran dikenalpasti (ditentukan oleh organisasi untuk perancangan dan pengoperasian SPK)

• Dokumen usang dilupus

• Prosedur Kawalan Dokumen

MQ Prosedur Q

Arahan

Kerja

4.2.4 Kawalan Rekod

• Bukti tugas/sistem telah dilaksanakan

Rekod

• Kenalpasti

• Menerima

• Mengumpul

• Mengindeks

• Memfail

• Menyimpan

• Menyelenggara

• Menghantar

• Melupus

• Tempoh simpanan Rekod

• Mematuhi peraturan, Undang Undang, Arahan – Arkib Negara

Prosedur

4.2.2 MANUAL KUALITI

4.2.3 Kawalan Dokumen

4.2.4 Kawalan Rekod

5. TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

5

TANGGUGJAWAB

PENGURUSAN

5.1

Komitmen

Pengurusan

5.2

Fokus kepada

Pelanggan

5.3

Dasar Kualiti

5.4

Perancangan

5.5

Tanggungjawab,

kuasa dan

Komunikasi

5.6

Kajian Semula

Pengurusan

5 Tanggungjawab Pengurusan

5.1 Komitmen Pengurusan

• Sampaikan pentingnya memenuhi kehendak pelanggan

• Wujud Dasar Q

• Wujud Objektif Q

• Kajian Semula Pengurusan

• Sediakan sumber yang diperlukan

Pengarah

Ketua

Bhg

Ketua

Bhg

Ketua

Bhg


5.2

Tumpuan kpd Pelanggan

• Kenalpasti kehendak

pelanggan

• Piagam Pelanggan

• Pengukuran pencapaian

Piagam Pelanggan

5.3

Dasar Kualiti

• Wujud

• Disebarkan & difahami oleh

keseluruhan anggota

5.3 Dasar Kualiti


5.4

• 5.4.1 – Objektif Q

Boleh diukur dan memberi impak kepada pelanggan

(Prinsip SMART)

5.5

5.5.1 Tanggungjawab & Kuasa

Senarai Tugas Terkini

Carta Organisasi Terkini

• Provide turnkey solutions to our customers

• Continuously improve product quality and process efficiency

• Reduce warranty costs by 10% per year

• Reduce our manufacturing costs by 5% per year

• Release at least 2 new products per year

• Have a least 2 people trained or qualified for every task

• Maintain a fair and creative work environment that respects new ideas and hard work

• Reduce the Engineering Change Order (ECO) cycle time to 3 days

• Reduce cost of non-conforming materials (scrap and rework) by 15%

5.4.1 Objektif Kualiti

5.5.1 Tanggungjawab dan Kuasa


5.5.2

Wakil Pengurusan

• Dilantik oleh pengurusan atasan

• Memastikan SPK diwujud, dilaksana dan disenggara

• Melapor prestasi SPK

• Hubungan dengan pihak luar mengenai SPK

5.5.3

Komunikasi dlm Organisasi

• Menyampaikan maklumat kepada semua anggota organisasi tentang keberkesanan SPK

• Memastikan proses penyampaian maklumat diwujudkan

5.5.3 Komunikasi Dalaman


5.6

Kajian Semula Pengurusan

(KSP)

• Sekurang-kurangnya

sekali setahun

• Dipengerusikan oleh

Ketua Agensi jika tiada -

tangguhkan

• Ahli – Pegawai Kanan

• Keputusan disampaikan

kepada staf

5.6.2

Input Kajian Semula Pengurusan

• Penemuan audit

• Maklum balas pelanggan

• Prestasi proses penyampaian

perkhidmatan

• Status tindakan pembetulan dan

tindakan pencegahan

• Tindakan susulan daripada KSP yang

lepas

• Perubahan-perubahan yang memberi

kesan kepada SPK

• Cadangan-cadangan penambahbaikan

5.6 Kajian Pengurusan

LAPORAN

KAJIAN

PENGURUSAN

MINIT MESYUARAT

Hasil Audit

Aduan

Pelangan

Prestasi Proses dan

Keakuran penyampaian

produk/perkhidmatan

Status CA & PA Tindakan susulan

dari Kajian

Pengurusan lepas

Yang memberi

kesan ke atas SPK

Cadangan

Pembaikan TINDAKAN DAN

KEPUTUSAN

6.1 Penyediaan

Sumber

6. PENGURUSAN SUMBER

6.3

Infrastruktur

6. PENGURUSAN

SUMBER

6.1 Peruntukan Sumber

PEKERJA/KAKITANGAN

PERALATAN/MESIN

6 Pengurusan Sumber

6.2 Sumber Manusia

– Tentukan Kompetensi (yang memberi kesan langsung / tidak langsung)

– Merancang Latihan

– Memberi Latihan

– Penilaian keberkesanan Latihan – Kacamata peserta & pihak Pengurusan

6.3 Infrastruktur

– Tempat & ruang kerja & kemudahan berkaitan-perabut

– Peralatan – hardware & software

– Kemudahan sokongan – pengangkutan @ komunikasi (termasuk sistem maklumat)

6.4 Persekitaran Kerja

– Suasana kerja yang menyokong

– Motivasi

– Kepuasan hati bekerja

– Persekitaran kerja yang menggalakkan (fizikal, persekitaran- suhu, pengudaraan, pencahayaan, bunyi bising)

6.2.1 Am

Pekerja memberi kesan kepada proses penyampaian produk/perkhidmatan

melalui asas kepada pendidikan, latihan, kemahiran dan pengalaman.

6.2.2 Kecekapan, Latihan dan Kesedaran

T Matrix Training Program


6.3 Infrastruktur, bangunan, ruang kerja

6.3 Infrastruktur Associates utilities

6.3 Proses Peralatan (hardware and software)

6.3 Kemudahan sokongan, Infrastruktur,

Pengangkutan

6.3 Kemudahan Sokongan Komunikasi

6.3 Kemudahan Sokongan Sistem Maklumat

Intranet

Internet

Pangkalan

Data/Server/LAN Sistem maklumat

E-Perolehan

Sistem maklumat

Pengurusan Sumber

Manusia E-HRMIS

6.4 Persekitaran Kerja

7. REALISASI PRODUK/

PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN

7.1

Perancangan

proses

penyampaian

perkhidmatan

7.2

Proses yang

berkaitan dengan

pelanggan

7.5

Penyediaan

Produk atau

Perkhidmatan

7.3

Pembangunan

Rekabentuk

7.4

Perolehan

7

PROSES

PENYAMPAIAN

PERKHIDMATAN

7.1 Perancangan

Penyampaian Produk/Perkhidmatan

Perancangan Kualiti Projek

Perancangan Belanjawan Perancangan Aktiviti

Perancangan Pengurusan

Perancangan Kualiti Produk

Perancangan P & P

Perancangan Sumber

Manusia / Peralatan

Perancangan Kualiti Proses

Perancangan Program /

Kursus Perancangan Penyelidikan

dan Pembangunan

Perancangan Pembangunan

Latihan dan Kecekapan Takwim/Kalender tahunan

7 Penyampaian Perkhidmatan

7.2 Proses Berkaitan dengan Pelanggan

• Menentukan Keperluan Perkhidmatan yang hendak disampaikan.

– Kehendak Pelanggan yang Tersurat & Tersirat

– Keperluan Undang Undang & Peraturan berkaitan dgn perkhidmatan

– Keperluan keperluan yang ditentukan oleh organisasi

• Komunikasi dengan Pelanggan

– Maklumat Perkhidmatan – brosur, Web site, pertanyaan

– Maklumbalas & Aduan Pelanggan

NOTA : Aktiviti selepas penyampaian perkhidmatan (post delivery)-tindakan dalam tempoh jaminan, tanggungjawab penyelenggaraan dan khidmat sokongan – kitar semula dan pelupusan.

7.2.1 Proses berkaitan Pelanggan melalui

penentuan kepada keperluan produk/perkhidmatan

Keperluan

produk/perkhidmatan

yang dinyatakan oleh

pelanggan

Keperluan Undang-

undang dan

Peraturan terhadap

produk/perkhidmatan

Keperluan

produk/perkhidmatan

yang tidak dinyatakan

oleh pelanggan

Keperluan tambahan

lain yang perlu bagi

organisasi

7.2.2 Proses berkaitan Pelanggan melalui semakan

kepada keperluan produk/perkhidmatan

Keperluan

produk/perkhidmatan

yang tepat

Keperluan

produk/perkhidmatan yang

disemak dapat diuruskan

oleh organisasi

Keperluan

produk/perkhidmatan

yang berbeza

sebelumnya

diselesaikan

Perjanjian Penerimaan

Penyerahan Tender

Kontrak / Perjanjian

Perubahan Perjanjian

Surat Akur Janji

Surat Persetujuan

LOA

Surat Perlantikan

Peraturan Akademik

Spesifikasi / Lukisan & etc.

Peraturan/Garis panduan

/Akta yang berkuatkuasa

7.2.3 Komunikasi dengan Pelanggan

Penyediaan Maklumat

berkaitan

Produk/Perkhidmatan

Maklumbalas pelanggan

termasuk aduan

Pertanyaan,

Perjanjian. Kontrak

termasuk perubahan

Borang aduan

Kaji selidik

Temujanji

Surat

Email

Fax

Garispanduan

Borang maklumbalas

Media Electronic Website

7.3 Rekabentuk dan Pembangunan

D

E

S

I

G

N

S

INPUT 7.3.2

PERANCANGAN 7.3.1

VERIFIKASI 7.3.5

OUTPUT 7.3.3

SEMAKAN 7.3.4

VALIDASI 7.3.6

KAWALAN

PERUBAHAN

7.3.7

7.3 Rekabentuk dan Pembangunan

7.4 Perolehan

• Prosedur

• Mematuhi Arahan Perbendaharaan

• Pembekal – Lalui proses pemilihan

• Pembekal – senarai pembekal yang diluluskan

• Pemantauan & penilaian ke atas prestasi pembekal

7.4 Perolehan

Proses Perolehan

Maklumat Perolehan

Verifikasi perolehan

Pemilihan

Penilaian

Penilaian semula

Audit Pembekal

MRF

Nota Minta

Sebut harga

Purchase Order

Pesanan Kerajaan

Pesanan Tempatan

Approval

Delivery Order

Invoice

Spesifikasi

C.O.C

Guarantee Letter

7.5 Proses Penyediaan Pemberian

Perkhidmatan

7.5.1 Kawalan ke atas proses pemberian perkhidmatan

Prosedur, Jadual, Instrumen, senarai semak

7.5.2 Identifikasi & Kemudahkesanan

– No: Fail, Kod, tag, nama, no K/P

7.5.4 Harta Hakmilik Pelanggan

– Menjaga – jika rosak/hilang – perlu maklum kpd pelanggan

Harta milik pelanggan termasuk harta intelek dan data personel

7.5.5 Pemuliharaan

– Identifikasi

– Pengendalian

– Pembungkusan

– penyimpanan

7.5 Penyampaian Produk dan Perkhidmatan

Kawalan

Penyampaian

Perkhidmatan

/Produk

7.5.1

Validasi

7.5.2

Identifikasi

& Kemudah

Kesanan

7.5.3

Harta

Pelanggan

7.5.4

Pemuliharaan

Produk

7.5.5

-Maklumat

-Ciri-ciri

-AK/WI

-VA

-PF

-Peralatan

-Pemantauan

-Pengukuran

-Kriteria

semakan

-Kelulusan

-Kelulusan

peralatan

-Kaedah

-Prosedur

-Rekod

-Revalidasi

-Kawalan

Rekod

-Coding

-Label

-Sticker

-Tagging

-Indexing

-Filing

-No. siri

-Kad

-Bagde

-WO/JO/SP

-Intelek

-Data Softcopy

&

-Hardcopy

-Premis

-Peralatan

-Mesin

-Data peribadi

-Identifikasi

-Pengendalian

-Pembungkusan

-Penyimpanan

-Perlindungan

7.6 Kawalan Peralatan Pengukuran &

Pemantauan

• Pemantauan & Penilaian – perlu dibuat

• Jika peralatan digunakan utk pengukuran dimana perlu

peralatan perlu dikaliberasi/ditentukur

• Tujuan – keputusan adalah tepat

NOTA :

Peralatan termasuk keupayaan komputer dan perisiannya.

7.6 Kawalan Pemantauan dan Pengukuran Peralatan.

8. PENGUKURAN, ANALISIS DAN

PENAMBAHBAIKAN.

8.1 Am

8.2

Pemantauan &

Pengukuran

8.5

Penambahbaikan

8.3 Kawalan ke

atas proses tidak

memenuhi

keperluan

8.4 Analisis

Data

8 Pengukuran, Penganalisisan &

Penambahbaikan

8.2 Memantau & Mengukur

– Kepuasan Hati Pelanggan

– Audit Dalaman

8.3 Kawalan atas Produk yg tidak memenuhi keperluan

– Menghapuskan ketidakpatuhan - kembalikan

– Beri kuasa untuk penggunaannya / concession- syarat

– Tidak menggunakan – dimusnah, ditangguh, ditolak

– Mengambil tindakan menentukan kesan / kesan yang berpotensi –kecacatan selepas penghantaran

8.4 Analisis Data

– Kepuasan Hati Pelanggan

– Objektif Q

– Prestasi pembekal

– Trend proses

8.5 Penambahbaikan Menyeluruh

– Tindakan Pembetulan

– Tindakan Pencegahan

– Mengkaji semula keberkesanan tindakan pembetulan dan tindakan pencegahan

8.2.2 Audit Dalam

Jadual Audit Tahunan

Jadual Aktiviti Audit

Memo

Surat Perlantikan

Senarai Semak

Ketidakpatuhan

Laporan Audit

8.2.3 ,8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Proses dan

Produk/Perkhidmatan

PROSES PRODUK/

PERKHIDMATAN

Kaedah-kaedah

Prosedur kerja

Semakan

Kaji selidik

Pemerhatian

-Pengujian dan Pemeriksaan

Pengesahan

8.3 Kawalan Produk/Perkhidmatan yang tidak memenuhi

spesifikasi

8.2.1 Kepuasan Pelanggan

KAJI SELIDIK

KEPUASAN

PELANGGAN

KAJI SELIDIK

PENDAPAT

PENGGUNA

ANALISA

RUGI

PERNIAGAAN

DATA PELANGGAN TERHADAP

PRODUK/PERKHIDMATAN YANG TELAH DI HANTAR

PUJI-PUJIAN

TUNTUTAN

WARANTI

LAPORAN

PENJUAL

8.4 Analisa Data

1. Kepuasan

Pelanggan

4. Pembekal

2. Kepatuhan

keperluan produk /

perkhidmatan

3. Ciri-ciri + Trend proses

dan produk/perkhidmatan

termasuk peluang tindakan

pencegahan

8.5.1 Penambahbaikan Berterusan

PENAMBAHBAIKAN

Lokasi : Kawasan Laluan 1

Aktiviti: Selenggara kotak dokumen yang tidak berlabel

Sebelum Selepas √ X Waktu di antara

PENAMBAHBAIKAN

Lokasi : Kaunter Perkhidmatan

Aktiviti: Memperbaiki dan mempertingkatkan infrastruktur yang rosak

Sebelum Selepas

64

√ X

#@...**

**&&&

Bila kerusi da

banyak lama la

pulak nak

menunggu..

..amoi tolong

aku..

Beratnya

kauorang ni

macam batu

la..adoi…

8.5.2 Tindakan Pembetulan

2. Ambil tindakan penyelesaian

serta merta mengatasi masalah

3. Siasat Punca-Punca

1. Masalah….. ? 4. Ambil tindakan

menghapuskan punca-punca

6. Tindakan susulan / Verification

7. Kaji KEBERKESANAN tindakan

pembetulan yang di ambil

8.5.3 Tindakan Pencegahan

Kenalpasti tindakan untuk menghapuskan punca-punca ketidakpatuhan yang berpotensi / dijangka akan berlaku.

Kaji KEBERKESANAN tindakan pencegahan yang diambil.

8.5.3 Tindakan Pencegahan

TERIMA KASIH

SEKIAN

standard iso9001.pdf

Documents