sistem pendaftaran id ispeks (idspeks)
TRANSCRIPT
SISTEM PENDAFTARAN ID iSPEKS (idSPEKS) ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI PULAU PINANG (AIKNPP) 2020
JABATAN KEWANGAN NEGERI
PULAU PINANG
2
1
1.0 PENGENALAN
1.1 Latar Belakang Jabatan Kewangan Negeri Pulau Pinang (JKNPP)
Sejarah
Perbendaharaan Negeri mula beroperasi pada tahun 1948 di sebuah bangunan di
Lebuh Pantai yang sekarang ini dikenali sebagai Bangunan Ban Hin Lee
Bank. Ianya diketuai oleh seorang Akauntan dengan dibantu oleh 9 kakitangan
sokongan iaitu 1 Pembantu Pejabat, 1 Shroff, 4 Peon, 1 Office Keeper, 1
Operator/Typist dan 1 Temporary Clerk. Belanjawan Negeri ketika itu di kenali
sebagai `Penang Settlement Estimates 1948` dan disediakan melalui
Perbendaharaan Negeri.
Pada tahun 1957, Perbendaharaan Negeri diketuai oleh Pegawai Kewangan
Negeri dan dikenali sebagai Pejabat Kewangan Negeri.
Pada tahun 1963, Pejabat Kewangan Negeri telah berpindah ke Tingkat 7,
Bangunan Tuanku Syed Putra, Lebuh Downing, Pulau Pinang. Seterusnya pada
tahun 1983, Pejabat Kewangan Negeri telah berpindah ke Tingkat 23, Komtar,
Pulau Pinang dan dikenali sebagai Jabatan Kewangan Negeri Pulau Pinang
(JKNPP).
Fungsi
JKNPP yang merupakan Custodian of State Finance di mana hasil dapat dikutip
dan kewangan sediada diuruskan supaya sentiasa mencukupi untuk membiayai
perbelanjaan negeri. Tanggungjawab ini dilaksanakan oleh JKNPP melalui tiga
bahagian dengan fungsi utama seperti berikut, iaitu Pengurusan Kewangan,
Pengurusan Perakaunan dan Khidmat Pengurusan.
Peranan Unit
Unit SPEKS adalah sebuah unit yang berada di bawah Bahagian Pengurusan
Perakaunan Jabatan Kewangan Negeri Pulau Pinang. Salah satu fungsi Unit
SPEKS ialah memberi khidmat nasihat mengenai penggunaan Sistem SPEKS.
Dalam Pelaksanaan Sistem iSPEKS, Unit SPEKS adalah unit yang bertindak
sebagai pemudah cara kepada semua Jabatan Negeri yang akan dijadikan
rujukan dan menguruskan semua prose permohonan yang berkaitan ID iSPEKS,
Kod Pembekal dan Kod Pelanggan di dalam Sistem iSPEKS.
2
Unit ICT pula adalah salah satu unit di Bahagian Khidmat Pengurusan. Unit ini
berfungsi untuk membangun dan menyelenggara sistem pengurusan kewangan
Negeri secara berkomputer disamping melihat keperluan-keperluan ICT yang
perlu untuk JKNPP. Dalam memudahkan proses kerja sesuatu unit di dalam
JKNPP, Unit ICT membantu untuk menyediakan platform yang sesuai dan
berkesan dalam menyelesaikan masalah.
Piagam Pelanggan JKNPP
Di dalam mencapai kepuasan pelanggan-pelanggan JKNPP, berikut disenaraikan
Piagam Pelanggan yang telah ditetapkan:-
1. Menyediakan Buku Belanjawan Negeri yang kemas, tepat dan jumlah naskah
yang mencukupi, 14 hari sebelum tarikh persidangan Dewan Undangan
Negeri.
2. Memproses permohonan pindah peruntukan dan memberi jawapan dalam
tempoh 14 hari dari tarikh permohonan diterima.
3. Memproses bayaran dalam tempoh 7 hari dari tarikh baucar bayaran diterima
dengan syarat ianya lengkap dan teratur.
4. Memastikan gaji kakitangan Kerajaan Negeri dibayar mengikut jadual yang
ditetapkan.
5. Menyediakan Penyata Kewangan Kerajaan Negeri yang lengkap dan teratur
sebelum 31 Mei.
6. Memproses permohonan pendahuluan diri dan memberi jawapan dalam
temnpoh 5 hari dari tarikh permohonan diterima dengan syarat ianya lengkap
dan teratur.
7. Memastikan permohonan pinjaman kederaan dan komputer
dipertimbangkan dan memberi jawapan dalam tempoh 14 hari dari tarikh
permohonan diterima.
8. Memastikan jawapan kepada permohonan pengecualian Duti Hiburan diberi
dalam tempoh 6 hari bekerja dari tarikh permohonan diterima.
9. Mempertimbangkan permohonan tawaran perolehan secara rundingan terus,
terpilih atau terhad dan perlantikan perunding dalam tempoh 14 hari dari
tarikh permohonan diterima.
10. Memproses permohonan pelupusan/hapus kira yang lengkap dan sempurna
dalam tempoh 30 hari dari tarikh permohonan diterima.
11. Memberi ulasan kepada kertas-kertas Majlis Mesyuarat Kerajaan dalam masa
5 hari bekerja.
3
12. Memperakukan penerimaan surat menyurat/permohonan dalam tempoh 3
hari bekerja dan memberi jawapan/keputusan dalam tempoh 5 hari bekerja
daripada tarikh maklumat lengkap dan keputusan diperoleh.
13. Memberi layanan dan khidmat nasihat yang jujur, adil dan mesra kepada
semua pelanggan.
Piagam pelanggan yang ke Sembilan (9) adalah berkaitan perolehan yang
diproses dan tempoh proses pertimbangannya. Penguran Perolehan Kerajaan
Negeri secara amnya menggunakan Sistem sysP sebagai medium membantu
mencapai piagam pelanggan ini. Walaubagaimanapun tiada piagam pelanggan
yang khusus berkaitan dengan projek inovasi ini.
Dasar Kualiti
Pengurusan Atasan JKNPP bertanggungjawab menggubal Dasar Kualiti seperti
berikut:
“Jabatan Kewangan Negeri Pulau Pinang komited dalam mengurus dan
mengawal sumber kewangan negeri secara cekap, berakauntabiliti dan telus
bagi memastikan kedudukan kewangan yang kukuh demi pembangunan
negeri yang mampan. Kepuasan pelanggan sentiasa ditingkatkan
berdasarkan pematuhan kepada keperluan peraturan berkaitan dan
penambahbaikan berterusan Sistem Pengurusan Kualiti”.
1. Dasar ini dicapai melalui pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti berasaskan
MS ISO 9001:2015.
2. Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti dipastikan kesesuaian dan
keberkesanannya setiap masa selaras dengan visi, misi dan objektif JKNPP.
Dasar ini dihebahkan dan difahami kepada anggota JKNPP dan dikaji semula
secara berkala bagi memastikan kesesuaian pelaksanaannya sepanjang masa.
4
1.2 Pengenalan Inovasi
Pengurusan ID SPEKS sebelum ini adalah menggunakan Sistem iSPEKS
Kerajaan Negeri Pulau Pinang sejak 2012. Pada tahun 2018, Sistem Perakaunan
Akruan 1SPEKS yang dibina oleh Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM)
telah ditukar nama kepada Sistem iSPEKS. Bagi mengelakkan kekeliruan kepada
nama sistem, Sistem iSPEKS sedia ada ditukarkan kepada nama Sistem
iDSPEKS.
Sistem Perakaunan Akruan Kerajaan Negeri Pulau Pinang (iSPEKS) telah mula
dicadangkan oleh Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM) pada tahun 2015.
Sistem ini dicadangkan untuk menggantikan Sistem Perakaunan SPEKS sedia
ada yang telah digunakan di semua Negeri di Semenanjung Malaysia kecuali
Sabah dan Sarawak serta Wilayah Persekutuan.
Penggunaan Sistem iSPEKS di seluruh Kerajaan Negeri yang teribat adalah pada
tahun 2017. Walaubagaimanapun, setelah mengalami pelbagai isu dan masalah,
Kerajaan Negeri Johor telah menjadi Negeri pertama dan dilantik menjadi Negeri
Pilot. Setelah itu diikuti Negeri Perlis, Kedah, Perak, Selangor, Negeri Sembilan
dan Melaka. Kerajaan Negeri Pulau Pinang dicadangkan pada mulanya untuk
menggunakan Sistem iSPEKS ini pada 1 April 2020. Oleh kerana pengumumun
Perintah Kawalan Pergerakan (PKP), pelaksanaan Sistem iSPEKS di Pulau
Pinang telah bermula pada 1 September 2020.
Permulaan Fasa Pelaksanaan iSPEKS di Negeri Pulau Pinang, taklimat migrasi
data dan sistem telah dilaksanakan bermula pada Jun 2019. Di antara factor
terpenting data yang hendak di migrat dari Sistem SPEKS ke Sistem iSPEKS ialah
data Kod Pembekal. Bagi data pengguna sistem, Pihak JANM telah memberi
borang seperti di Lampiran 1 untuk diisi oleh pemohon yang perlu mengakses
Sistem iSPEKS.
Pendaftaran dicadangkan oleh JANM adalah secara Pengguna menisci borang
secara manual dan dikumpulkan di Unit SPEKS. Borang ini kemudiannya akan
disahkan oleh Ketua Jabatan sebelum dihantar ke Unit SPEKS untuk diluluskan
oleh Bendahari Negeri. Setelah kelulusan, Unit ICT akan mewujudkan ID iSPEKS
di Sistem iSPEKS Kerajaan Negeri Pulau Pinang.
Bagi memudahkan pendaftaran ID iSPEKS ini, Unit ICT telah mewujudkan satu
modul khas untuk membantu pendaftaran secara atas talian. Modul Pendaftaran
ID iSPEKS telah dibina bertujuan membantu mempercepatkan urusan
pendaftaran ID iSPEKS di Sistem iSPEKS.
5
Setelah pelaksanaan Sistem iSPEKS, Sistem iDSPEKS ditambahbaikan dan
proses pendaftaran ID iSPEKS dilaksanakan di atas talian sepenuhnya. Modul
Pendaftaran Kod Pembekal dan Kod Pelanggan juga diwujudkan untuk
memudahkan proses kedua-dua kod ini didaftarkan di dalam Sistem iSPEKS.
Unit ICT telah menetapkan untuk membina modul dan menaiktaraf sistem
IDSPEKS untuk menyokong permohonan ID iSPEKS secara atas talian. Berikut
adalah objektif keseluruhan Sistem iDSPEKS ini:
i. Permohonan Pendaftaran/Kemaskini ID iSPEKS secara atas talian
sepenuhnya.
ii. Permohonan Pendaftaran/Kemaskini Kod Pembekal secara secara atas
talian.
iii. Permohonan Pendaftaran/Kemaskini Kod Pelanggan iSPEKS secara
atas talian.
iv. Mempercepatkan urusan permohonan bagi ketiga-tiga permohonan di
atas.
v. Membantu meningkatkan kualiti perkhidmatan pembayaran dengan
mempercepatkan proses pendaftaran Kod Pembekal dan Kod
Pelanggan Sistem iSPEKS.
Oleh kerana pendaftaran ID SPEKS sebelum ini menggunakan pendaftaran
secara atas talian, proses pendaftaran untuk ID iSPEKS juga haruslah
dilaksanakan secara atas talian. Mesyuarat Kick-Off Sistem iSPEKS yang telah
diadakan pada 5 November 2019 yang dikendalikan Bahagian Khidmat Perunding
(BKP) Jabatan Akauntan Negara telah menetapkan Proses Pendaftaran
Pengguna iSPEKS ke dalam sistem iSPEKS adalah bermula pada 1 Februari 2020
hingga 20 Mac 2020.
Modul Pendaftaran ID iSPEKS di dalam Sistem iSPEKS mula dibina secara in-
house oleh Unit ICT berdasarkan format borang yang berada di Lampiran 1. Bagi
peringkat permulaan Modul ini hanyalah pengisian borang atas talian bagi semua
pengguna Jabatan Negeri. Borang perlu dicetak dan seterusnya dihantar ke Unit
SPEKS untuk diuruskan Pendaftaran ID iSPEKS ke dalam Sistem iSPEKS.
Bahagian Bendahari memerlukan borang secara manual untuk permulaan
pendaftaran bagi menyimpan rekod secara fizikal maklumat-maklumat pengguna
iSPEKS. Modul permulaan ini telah selesai dibina pada 31 Januari 2020 dan
bersedia untuk menerima pendaftaran pengguna ID iSPEKS.
6
Borang daripada Sistem IDSPEKS ini akan diluluskan oleh Bendahari Negeri dan
seterusnya ID iSPEKS akan diwujudkan di dalam Sistem iSPEKS. Oleh kerana
pelaksanaan Perintah Kawalan Pergerakan (PKP) selama hamper 3 bulan,
Pendaftaran ID iSPEKS ke Sistem iSPEKS yang sepatutnya selesai sebelum 26
Februari 2020 telah dilanjutkan sehingga 31 Julai 2020.
Selepas itu, Modul ini dinaiktaraf untuk kesediaan penggunaan bagi secara atas
talian sepenuhnya bagi memudahkan proses permohonan selepas penggunaan
Sistem iSPEKS pada 1 September 2020. Maka pada 1 September 2020
bersamaan dengan rasminya penggunaan Sistem Akruan iSPEKS di Kerajaan
Negeri Pulau Pinang, Sistem IDSPEKS versi 2.0 telah siap dibina dan digunakan
yang mengandungi tiga (3) modul utama iaitu:-
i. Modul Pendaftaran/Kemaskini ID iSPEKS
ii. Modul Pendaftaran/Kemaskini Kod Pembekal iSPEKS
iii. Modul Pendaftaran/Kemaskini Kod Pelanggan iSPEKS
Secara keseluruhannya Fasa pelaksanaan sistem ini terbahagi kepada dua
bahagian iaitu:
i. Fasa Sebelum iSPEKS Go-Live : tertumpu kepada Modul Pendaftaran ID
iSPEKS.
ii. Fasa Pasca iSPEKS Go-Live iaitu bermula 1 September 2020.
Peringkat Pelaksanaan
Cetusan idea untuk inovasi ini daripada perbincangan di dalam Mesyuarat Kick-
Off yang diadakan pada 5 November 2020, apabila dimaklumkan pendaftaran ID
iSPEKS perlu menggunakan borang secara manual. Dalam mesyuarat itu juga
dimaklumkan, empat (4) negeri yang sudah melaksanakan Sistem iSPEKS ini juga
mendaftarkan penggunan menggunakan kaedah sama iaitu borang manual.
Memandangkan Negeri Pulau Pinang sudah melaksanakan pendaftaran ID
SPEKS secara atas talian,Pendaftaran ID iSPEKS menggunakan borang manual
adalah langkah yang keterbelakang dan boleh melambatkan proses yang selama
ini sudah lancar dengan menggunakan Sistem IDSPEKS.
Pihak BKP JANM telah memberi contoh borang yang perlu diisi yang terdiri
daripada borang untuk Pentadbir Sistem, borang untuk Pejabat Kewangan dan
Bendahari Negeri dan borang untuk Jabatan dan Pejabat Tanggungjawab (PTJ).
7
Kajian keperluan dilaksanakan dengan membuat kajian mengenai borang dan
maklumat yang perlu.
Setelah selesai kajian borang, maklumat borang dikeluarkan dan rekabentuk
model untuk modul Pendaftaran/Kemaskini ID iSPEKS dilakar dan dibentuk dalam
bentuk gambarajah proses aliran. Modul dibina dan diuji untuk memasti ianya
selari dengan kehendak pengguna. Ujian modul dilaksanakan diperingkat
pembinaan sistem. Ujian diperingkat pembinaan sistem adalah untuk memastikan
kesalahan proses aliran sistem dapat diminimumkan. Selain itu Unit SPEKS
menguji dengan melaksanakan proses permohonan sehingga ke peringkat
pengwujudan ID iSPEKS di Sistem iSPEKS.
Input-input cadangan daripada ujian yang telah dibuat digunakan untuk
penambahbaikkan sistem secara berterusan. Penggunaan metadologi Agile
dalam proses pembinaan sistem ini memastikan Sistem iDSPEKS ini sentiasa
ditambahbaik mengikut keperluan pengguna.
Setelah pelaksanaan Sistem Fasa 1 selesai, Sistem IDSPEKS perlu dinaiktaraf
untuk memastikan sistem ini releven untuk penggunaan semasa. Sistem sedia ada
mengandungi modul pendaftaran ID SPEKS dan pendaftaran Kod Pembekal
SPEKS. Jika Fasa 1, Modul Pendaftaran ID iSPEKS hanya mengautomasikan
proses daftar ID iSPEKS dan tidak mengautomasikan proses pengesahan hingga
pengwujudan ID iSPEKS. Bagi Fasa 2, Sistem iDSPEKS dinaiktaraf ke versi 2.
Bagi fasa ini Modul Pendaftaran/Kemaskini ID iSPEKS telah menggunakan proses
atas talian sepenuhnya. Selain penambahan dua (2) modul yang penting iaitu
Modul Pendaftaran/Kemaskini Kod Pembekal iSPEKS dan
Pendaftaran/Kemaskini Kod Pelanggan iSPEKS.
Kumpulan Sasar dan Skop Sistem
Pengguna Sistem ini terdiri adalah seperti berikut :
i. Pengguna Jabatan/PTJ yang memerlukan akses kepada Sistem iSPEKS.
ii. Pengguna Jabatan/PTJ yang perlu mendaftarkan penerima bayaran di
Sistem iSPEKS.
iii. Ketua Jabatan
iv. Bendahari Negeri
v. Kakitangan di Bahagian Pengurusan Perakaunan.
vi. Unit ICT Jabatan Kewangan Negeri Pulau Pinang.
Oleh kerana sistem ini memberi sokongan kepada pengguna yang sama
menggunakan Sistem iSPEKS, skop akses sistem hanya boleh diakses melalui
8
intranet, iaitu melalui talian dalaman Penang Gov dan tidak boleh diakses oleh
Pengguna Internet.
Implikasi Kewangan
Tiada implikasi kewangan terlibat dalam pembinaan Sistem ini kerana Sistem
IDSPEKS ini dibina sepenuhnya menggunakan platform Open Source iaitu Centos
6.0. Server Virtual disediakan oleh Bahagian Teknologi Maklumat dan Komunikasi
Negeri (BTMKN) tanpa sebarang kos. Bahasa pengaturcaraan menggunakan php
dan pengkalan data menggunakan teknlogi MySQL.
Sistem Perolehan Kerajaan Negeri Pulau Pinang (sysP) versi 2.1 telah dibina
secara in-house oleh Unit ICT Jabatan Kewangan Negeri Pulau Pinang (JKNPP)
tanpa sebarang kos sama seperti versi terdahulu. Penyelenggaraan dan
penambahbaikkan untuk sistem ini juga dilaksanakan secara in-house oleh Unit
ICT JKNPP.
Platform sistem ini adalah menggunakan platform open-source iaitu Linux Centos
6.0 sebagai asas platform. Bahasa pengaturcaraan menggunakan php dan
pengkalan data menggunakan teknologi MySQL.
9
2.0 IMPAK SEBELUM DAN SELEPAS INOVASI DIHASILKAN
Sebelum Inovasi Dihasilkan
Dalam mesyuarat Kick-off Sistem iSPEKS pada 5 November 2020, telah
memaklumkan bahawa pendaftaran ID iSPEKS perlu dilaksanakan sebelum
Sistem iSPEKS Go-live pada 1 April 2020 yang kemudiannya ditangguh ke 1
September 2020 akibat Perintah Kawalan Pergerakan (PKP).
Wakil Bahagian Khidmat Perunding(BKP), Jabatan Akauntan Negara (JANM)
Malaysia telah memaklumkan empat negeri sebelum ini yang melaksanakan
Sistem iSPEKS, perlu memastikan semua pengguna yang akan mengakses
Sistem iSPEKS perlu menghantar borang kepada Bendahari Negeri untuk
kelulusan dan setelah itu ID akan diwujudkan oleh Unit ICT di dalam Sistem
iSPEKS. Cadangan proses kerja adalah seperti Rajah 2.1.
Rajah 2.1: Proses Kerja Cadangan Sebelum Inovasi
Pemohon Memuat
turun borang di
lamab web
Ketua Jabatan
Unit SPEKS
Lengkap Tidak
Lengkap
Bendahari
Negeri
Tidak Lulus Lulus
Unit ICT
Tamat
10
Bagi memastikan kelancaran pendaftaran ID iSPEKS ini, Unit ICT akan
menyediakan modul Pendaftaran ID iSPEKS di Sistem IDSPEKS sedia ada. Modul
ini akan memudahkan Pengguna untuk mendaftar secara atas talian. Pengguna
perlu mencetak borang dan seterusnya mendapatkan kelulusan Ketua Jabatan.
Setelah Ketua Jabatan mengesahkan, permohonan akan dihantar ke Unit SPEKS
Jabatan Kewangan Negeri Pulau Pinang (JKNPP) untuk dikumpulkan. Setelah itu,
borang akan diluluskan oleh Bendahari Negeri dan akan dihantar ke Unit ICT untuk
diproses di Sistem iSPEKS. Rajah 2.2 menunjukkan Cadangan proses bagi
memudahkan pendaftaran pengguna kali pertama.
Rajah 2.1: Proses Kerja Cadangan Sebelum Inovasi
Ketua Jabatan
Unit SPEKS
Lengkap Tidak
Lengkap
Bendahari
Negeri
Tidak Lulus Lulus
Unit ICT
Tamat
Pemohon isi
permohonan dan
cetak
Sistem iSPEKS emel
Status Permohonan
11
Bagi fasa ini, Bendahari Negeri mohon Unit ICT menyediakan borang secara
online dan cetakan dibuat oleh Jabatan yang memohon. Kelulusan Ketua Jabatan
perlu dan setelah itu borang dihantar bersama Salinan kad pengenalan. Setelah
itu, Jabatan perlu menghantar ke Unit SPEKS untuk dikumpulkan semua borang.
Borang yang telah diluluskan akan diberi ke Unit ICT untuk tindakan lanjut. Setelah
itu Sistem IDSPEKS akan menghantar emel kepada Pemohon mengenai status
permohonan bersama kata laluan untuk mengakses Sistem iSPEKS.
Selepas Pelaksanaan Inovasi
Walaupun inovasi ini telah bermula awal dengan menambah Modul
Pendaftaran/Kemaskini ID iSPEKS di dalam Sistem IDSPEKS, tetapi tindakan
untuk menaiktaraf sistem ini sepenuhnya perlu dilaksanakan bagi memastikan
proses pendaftaran lebih efisen dan lancar.
Setelah naik taraf Sistem IDSPEKS 2.0 telah menyediakan sepenuhnya automasi
pendaftaran ID iSPEKS, Kod Pembekal dan Kod Pelanggan. Kesan penggunaan
online sepenuhnya berjaya mempercepatkan permohonan setiap ID iSPEKS, Kod
Pembekal dan Kod Pelanggan. Sistem ini telah mula digunakan pada 1 September
2020 bagi memberi sokongan kepada Sistem iSPEKS yang Go-Live pada 8
September 2020.
Pendaftaran/Kemaskini ID iSPEKS secara online telah membantu Jabatan/PTJ
untuk mendapat ID iSPEKS dalam tempoh masa sehari. Permohon akan mengisi
borang di Sistem IDSPEKS, kemudian akan disahkan oleh pentadbir sistem
Jabatan/PTJ. Di peringkat ini, pentadbir boleh melengkapkan dan
memperbetulkan sekiranya borang pemohon tidak tepat. Selepas pengesahan,
Ketua Jabatan perlu meluluskan permohonan. Emel notifikasi akan dihantar
kepada Ketua Jabatan untuk tindakan selanjutnya. Bendahari Negeri akan diberi
notifikasi sekiranya ada permohonan yang perlu diluluskan. Setelah mendapat
kelulusan, permohonan akan dihantar ke Unit ICT untuk tindakan
pengwujudan/kemaskinian ID iSPEKS. Emel notifikasi kepada pemohon akan
dimaklumkan sekiranya ID sudah diwujudkan atau ditolak. Proses ini lebih teratur
dan semua tidak menggunakan sebaran permohonan manual. Ini dapat mengelak
penggunaan kertas. Rajah 2.3 menerangkan proses sistem secara ringkas.
12
Rajah 2.3: Aliran proses Sistem Pendaftaran/iSPEKS ID iSPEKS
Bagi pendaftaran/Kemaskinian Kod Pembekal dan Pelanggan adalah satu modul
yang penting untuk memastikan proses bayaran di Sistem iSPEKS lancar. Sistem
iSPEKS memerlukan setiap penerima bayaran perlulah diambil daripada data Kod
Pembekal atau Pelanggan yang disediakan di dalam Sistem iSPEKS. Bagi negeri
yang sudah melaksanakan Sistem iSPEKS, pendaftaran dan permohonan untuk
memasukkan kod ini adalah dengan mengisi borang secara manual dan dihantar
ke Unit SPEKS untuk diwujudkan. Purata jumlah bayaran pembayaran sehari ialah
lebh 500 baucar. Sekiranya 90% nama penerima tidak didaftarkan di Sistem
iSPEKS, proses pembayaran akan tertangguh dan ini akan menjejaskan Prestasi
Bayaran Kerajaan Negeri yang telah ditetapkan untuk menyelesaikan pembayaran
dalam tempoh 7 hari. Prestasi Pembayaran Bil Kerajaan Negeri dipantau
sepenuhnya oleh YB Setiausaha Kerajaan Negeri dan YB Pegawai Kewangan
Negeri dan akan dilaporkan secara bulanan kepada Ketua Setiausaha Negara.
Dengan wujudnya Modul Pendaftaran/Kemaskinian Kod Pembekal dan Kod
Pelanggan ini, Pentadbir Jabatan hanya perlu mengisi permohonan secara atas
talian dan permohonan akan terus dihantar ke Unit SPEKS/Unit ICT untuk diambil
tindakan lanjut. Proses ini akan lebih cepat dan dapat membantu Jabatan/Agensi
menyediakan baucar bayaran di Sistem iSPEKS lebih pantas.
Dalam tempoh pelaksanaan pada September 2020 yang lalu, permohonan untuk
Kod Pembekal dan Pelanggan pernah mencecah 500 permohonan sehari.
Dengan penggunaan sistem ini, proses ini dapat dipermudahkan dan
pengwujudan di Sistem iSPEKS dapat dicepatkan. Rajah 2.4 ialah aliran proses
untuk Modul Pendaftaran/Kemaskinian Kod Pembekal dan Kod Pelanggan. Emel
notifikasi juga akan dihantar untuk setiap proses ini.
Pemohon Pentadbir
Jabatan
Ketua Jabatan
Bendahari Negeri Unit ICT Tamat
13
Rajah 2.4: Aliran proses Modul Pendaftaran/Kemaskinian Kod Pembekal dan
Pelanggan
Unit
SPEKS/ICT
Pentadbir
Jabatan
Tamat
14
3.0 IMPAK INOVASI
i. Agensi / Jabatan Perkhidmatan
Pelaksanaan Sistem IDSPEKS membatu Jabatan Negeri, Jabatan
Kewangan Negeri terutamanya Bahagian Pengurusan Perakaunan dan
Unit ICT untuk menguruskan pendaftaran ID iSPEKS, Kod Pembekal dan
Kod Pelanggan.
ii. Awam Rakyat / Perniagaan
Secara tidak langsung Sistem IDSPEKS menyokong Sistem Akruan
iSPEKS. Proses pegwujudan ID iSPEKS, Kod Pembekal dan Kod
Pelanggan membantu Jabatan melakun proses penyampaian
perkhidmatan kepada rakyat dengan lebih cepat dan berkesan.
iii. Kumpulan Sasar
Kumpulan Sasar untuk dibantu dalam inovasi ini ialah penggunan Jabatan
Negeri yang menggunakan Sistem iSPEKS.
15
4.0 ELEMEN INOVASI
i. Inovatif /Kreativiti
Penyelesaian masalah menggunakan teknologi ICT adalah sesuatu yang
biasa di era digital ini. Kepakaran dan kesediaan teknologi yang sudah
tersedia memudahkan proses penyelesaian masalah.
Cadangan menggunakan borang ID iSPEKS secara manual adalah satu
langkah keterbelakang untuk Kerajaan Negeri Pulau Pinang yang telah
ada sistem pendaftaran ID SPEKS secara online. Modul
Pendaftaran/Kemaskini ID iSPEKS menyelesaikan masalah pendaftaran
ID di peringkat Jabatan/PTJ. Borang ini bukan sahaja memerlukan
pengguna mengisi butiran pemohon, tetapi telah menyediakan ruang dan
verifikasi modul yang sepatutnya dipilih oleh pemohon. Kombinasi modul
adalah selari dengan kod modul di Sistem iSPEKS. Ini memudahkan Unit
ICT untuk melakukan pendaftaran ID iSPEKS di Sistem iSPEKS. Contoh
borang permohonan online adalah seperti di Rajah 2.5. contoh borang
yang belum diisi dan Rajah 2.6 ialah contoh borang yang sudah lengkap
diisi.
Rajah 2.5: Contoh borang Pendaftaran ID iSPEKS Sistem IDSPEKS
16
Rajah 2.6: Contoh borang Pendaftaran ID iSPEKS Sistem iSPEKS yang
lengkap diisi
17
Proses pengesahan daripada Pentadbir Jabatan akan memastikan
pemohon memohon akses modul yang sepatunya untuk Sistem iSPEKS.
Peringkat ini, pentadbir masih boleh mengemaskini jenis akses modul
yang diperlukan. Setelah pengesahan, Ketua Jabatan perlu meluluskan
permohonan melalui sistem. Setelah kelulusan Ketua Jabatan, Bendahari
Negeri akan memberi kelulusan sama ada permohonan boleh diteruskan
atau ditolak. Setelah mendapat kelulusan Bendahari Negeri, Unit ICT akan
mewujudkan ID iSPEKS atau kemaskini akses modul bagi pemohon.
Semua proses ini aka nada notifikasi emel di setiap peringkat. Rajah 2.7
menunjukkan senarai permohonan ID iSPEKS yang disenaraikan untuk
tindakan pengguna yang terlibat.
Rajah 2.7: Senarai permohonan ID iSPEKS
Modul Pendaftaran/Kemaskini Kod pembekal adalah salah satu modul
yang dibina untuk menyokong dan memudahkan pendaftaran Kod
Pembekal di Sistem iSPEKS. Pembekal yang berurusan dengan Kerajaan
Negeri Pulau Pinang perlu didaftarkan di sistem iSPEKS dan pendaftaran
hanya boleh dilakukan oleh Pentadbir Sistem iSPEKS. Borang
pendaftaran perlu dilengkakan oleh Pentadbir Jabatan dan dihantar
melalui Sistem IDSPEKS. Rajah 2.8 adalah contoh untuk Borang Kod
Pembekal di dalam Sistem IDSPEKS.
18
Rajah 2.8: Contoh Borang Kod Pembekal Sistem IDSPEKS
Sistem iSPEKS juga memperkenalkan Kod Pelanggan yang digunakan
untuk semua penerima bayaran Kerajaan Negeri Pulau Pinang.
Penggunaan Kod Pelanggan adalah keperluan baharu dan Modul ini
diwujudkan di Sistem IDSPEKS untuk menyokong dan membatu Jabatan
dan Unit SPEKS/ICT mendaftarkan kod Pelanggan di dalam Sistem
iSPEKS. Contoh Borang adalah seperi Rajah 2.9.
19
Rajah 2.9: Contoh borang Pendaftaran Kod Pelanggan Sistem IDSPEKS
Proses pengwujudan Kod Pembekal dan Kod pelanggan tidak serumit
Pendaftaran ID iSPEKS. Pentadbir Jabatan akan mengisi borang
permohonan dan permohonan akan sampai terus ke Unit ICT/SPEKS
Jabatan Kewangan Negeri Pulau Pinang untuk Tindakan lanjut. Rajah
2.10 adalah contoh senarai permohonan Kod Pelanggan.
Rajah 2.10: Senarai Permohonan Kod Pelanggan
20
ii. Keberkesanan
Faedah ketara penggunaan Sistem IDSPEKS ini adalah kepada Unit
SPEKS dan Unit ICT. Matlamat utama sistem ini adalah untuk
mengautomasikan proses pendaftaran ID iSPEKS, Daftar Kod Pembekal
dan Kod Pelanggan. Sekiranya sistem ini tiada sudah pasti penggunaan
Borang Manual akan digunakan.
Proses penggunaan Borang Manual akan melambatkan penyampaian
perkhidmatan secara tidak langsung. Pemohon perlu mengisi borang dan
mendapat pengesahan oleh Ketua Jabatan. Pengesahan Ketua Jabatan
bergantung kepada keberadaan Ketua Jabatan tersebut. Selepas borang
dihantar ke JKNPP pula, proses untuk mewujudkan ID perlu melalui
beberapa peringkat secara manual.
Proses menggunakan Sistem boleh menjimatkan masa. Ketua Jabatan ,
Bendahari Negeri dan sesiapa sahaja boleh mengakses sistem secara
atas talian dan kelulusan juga boleh diberi di dalam sistem tanpa perlu
borang fizikal.
Sistem ini sangat berkesan dan menjimatkan masa semasa proses
Migrasi Sistem SPEKS ke iSPEKS. Pendaftaran hampir 800 pengguna
boleh dilakukan dengan cepat dan berkesan. Pendaftaran rekod ke
SIstem iSPEKS pula lebih cepat dengan hanya menyalin data daripada
Sistem IDSPEKS ke Sistem iSPEKS. Tidak perlu menaip semula
maklumat di Sistem iSPEKS. Sekiranya penggunaan Borang Manual,
semestinya maklumat perlu dikunci masuk dan ini juga akan melambatkan
proses pendaftaran.
Proses Pendaftaran Kod Pembekal dan Kod Pelanggan juga sekiranya
dilaksanakan dengan kaedah manual, akan memakan masa yang
Panjang dan menjejaskan proses pembayaran Jabatan/PTJ. Setelah
sebulan Sistem ini digunakan, sebanyak lebih 5,000 permohonan kod
pelanggan dan pembekal diterima. Sekiranya tiada sistem yang dapat
menguruskan proses ini, pastinya akan menjejaskan proses bayaran
kepada penerima oleh Kerajaan Negeri dan sekaligus menjejaskan
prestasi Pembayaran dalam masa 7 hari yang telah ditetapkan sebelum
ini.
21
iii. Signifikan
Penggunaan Sistem IDSPEKS versi 2.0 adalah kesinambungan
penggunaan daripada versi 1.0 yang memberi sokongan sebelum ini
kepada Sistem SPEKS. Sistem ini telah biasa digunaka oleh Jabatan/PTJ
yang terlibat sebelum ini. Sistem yang mesra pengguna dengan
mengekalkan elemen keselamatan data Jabatan/Agensi. Pengguna perlu
log masuk untuk mengurus data Jabatan/Agensi.
Notifikasi melalui emel dan Mesej di Sistem membantu pengguna
menyelesaikan tugasan sekiranya ada permohonan yang memerlukan
tindakan pengguna tersebut. Pembinaan Sistem secara Agile, memberi
peluang kepada Pengguna dan Pembina Sistem sentiasa terbuka untuk
penambahbaikkan berterusan.
Sistem Akruan iSPEKS Kerajaan Negeri yang dibina oleh JANM tidak
menyediakan proses penuh untuk permohonan ID iSPEKS tetapi itu bukan
alas an untuk menggunakan method manual untuk Pendaftaran ID
iSPEKS, Kod Pembekal dan Kod Pelanggan. Pembinaan Sistem
IDSPEKS 2.0 ini memberi telah banyak membatu dalam proses
penyampaian perkhidmatan yang lebih berkesan. Sistem IDSPEKS
adalah sistem sokongan yang sangan signifikan penggunaannya kepada
JKNPP bagi membantu semua pengguna Sistem iSPEKS.
Penjimatan yang sangat ketara apabila menggunakan sistem ini ialah
penjimata kos kertas dan setem untuk menghantar borang ke JKNPP.
Walaupun boleh menggunakan emel, tetapi borang fizikal wajib juga
dihantar kerana pengesahan tandatangan Ketua Jabatan adalah
keperluan. Sekiranya kos satu permohonan ialah RM 0.30, bayangkan
sekiranya terdapat 50 permohonan sehari. Kos sehari ialah RM25.00 dan
sekiranya kos ini dihimpunkan sebulan ianya boleh mencecah RM750.00.
Perkiraan ini dikira sekiranyan 50 permohonan sehari. Tetapi permohonan
mungkin kurang dan lebih. Penjimatan tenaga manusia juga dapat
dihasilkan dengan penggunaan sistem atas talian.
Objektif sistem untuk mempercepatkan proses pendaftaran bagi ketiga-
tiga jenis permohonan ini tercapai dengan penggunaan Sistem IDSPEKS
versi 2.0.
22
iv. Relevan
Sistem IDSPEKS versi 2.0 merupakan sistem sokongan yang diwujudkan
oleh Jabatan Kewangan Negeri Pulau Pinang untuk membantu proses
pengwujudan dan kemaskini ID iSPEKS, Kod Pembekal dan Kod
Pelanggan di dalam Sistem iSPEKS. Sistem ini amat berguna untuk
membantu proses keseluruhan Kewangan yang diuruskan oleh Sistem
iSPEKS.
Sebagai contoh, seorang pegawai kewangan yang dilantik oleh Kerajaan
Negeri, memerlukan ID iSPEKS yang merupakan tanggungjawab utama
beliau untuk menyediakan baucar bayaran. Sekiranya proses pendaftaran
borang secara manual dilakukan, beliau akan menunggu masa yang lama
untuk mendapatkan ID iSPEKS. Proses permohonan kod pembekal dan
kod pelanggan bagi penerima bayaran juga dapat dipercepatkan.
Walaupun hanya proses sokongan sahaja untuk Sistem iSPEKS tetapi
kepentingan dan releven sistem ini kepada pengguna-penguna Sistem
iSPEKS tidak dapat dipertikaikan.
Proses pelaksanaan Sistem Akruan iSPEKS masih berbaki tiga buah
negeri. Sistem IDISPEKS versi 2.0 ini sangat releven dicadangkan untuk
setiap Kerajaan Negeri yang menggunakan Sistem iSPEKS. Proses
perkongsian ini juga dapat membantu Negeri-Negeri lain dalam
melaksanakan proses yang sama seperti di Negeri Pulau Pinang.
5.0 PENGIKTIRAN DITERIMA
Sistem IDSPEKS versi 2.0 masih baru dan belum menerima sebarang
pengiktirafan. Proses untuk memperkenalkan Sistem ini ke setiap negeri yang
menggunakan Sistem iSPEKS boleh dilaksanakan dengan persetujuan Jabatan
Akauntan Negara(JANM) selaku pemilik Sistem iSPEKS. Perkongsian ini akan
menguntungkan banyak pihak dan menjimatkan banyak kos.
23
6.0 PENUTUP
Sistem IDSPEKS versi 2.0 ialah sistem yang dibina untuk menyokong Sistem
Perakaunan Akruan Negeri (iSPEKS) yang dibina oleh Jabatan Akauntan Negara
Malaysia (JANM). Pelaksanaan Sistem iSPEKS di Kerajaan Negeri Pulau Pinang pada
mulanya ialah 1 April 2020. Oleh kerana Perintah Kawalan Pergerakan (PKP)
pelaksanaan sistem ini telah ditangguh ke 1 September 2020. Pengurusan Pendaftaran
ID iSPEKS, Kod Pembekal dan Kod Pelanggan untuk sistem iSPEKS perlu
menggunakan borang secara manual. Memandangkan proses pendaftaran ID SPEKS
sebelum ini telah menggunakan Sistem iDSPEKS, Kerajaan Negeri Pulau Pinang tidak
boleh melangkah kebelakang semula menggunakan proses Manual.
Proses Pendaftaran ID iSPEKS perlu dilaksanakan secara online tetapi Sistem iSPEKS
yang dibekalkan tidak menyediakan gerbang untuk membenarkan pengguna berdaftar
secara atas talian terus ke Sistem iSPEKS. Unit ICT perlu memudahkan proses ini
dengan menaik taraf sistem sedia ada dalam tempoh yang singkat. Modul-modul yang
hendak digunakan perlu dikenalpasti dengan menjalankan Kajian Keperluan Penggunna
kepada keperluan yang disediakan oleh Borang ID iSPEKS.
Bagi memastikan Pendaftaran ID iSPEKS sebelum Sistem iSPEKS Go-Live, Sistem
iDSPEKS perlu lah berkemampuan menyediakan satu modul untuk memudahkan proses
ini. Modul Pendaftaran/Kemaskini ID iSPEKS telah diwujudkan di Sistem IDSPEKS sedia
ada. Modul ini mengautomasikan proses Pendaftaran tetapi proses untuk kelulusan perlu
dilaksanakan secara manual.
Setelah Sistem iSPEKS Go-Live pada 1 September 2020, Sistem IDSPEKS versi 2 telah
berfungsi untuk menyokong Pendaftaran/Kemaskinian ID iSPEKS secara online
sepenuhnya. Selain itu Modul pendaftaran/kemaskinian untuk Kod Pembekal dan
Pelanggan juga boleh digunakan untuk menyokong operasi Sistem iSPEKS.
Pelaksanaan Sistem IDSPEKS membatu Jabatan Negeri, Jabatan Kewangan Negeri
terutamanya Bahagian Pengurusan Perakaunan dan Unit ICT untuk menguruskan
pendaftaran ID iSPEKS, Kod Pembekal dan Kod Pelanggan.
Sistem ini sangat berkesan dan menjimatkan masa semasa proses Migrasi Sistem
SPEKS ke iSPEKS. Pendaftaran hampir 800 pengguna boleh dilakukan dengan cepat
dan berkesan. Pendaftaran rekod ke SIstem iSPEKS pula lebih cepat dengan hanya
menyalin data daripada Sistem IDSPEKS ke Sistem iSPEKS. Tidak perlu menaip semula
maklumat di Sistem iSPEKS. Sekiranya penggunaan Borang Manual, semestinya
maklumat perlu dikunci masuk dan ini juga akan melambatkan proses pendaftaran.
24
Proses pelaksanaan Sistem Akruan iSPEKS masih berbaki tiga buah negeri. Sistem
IDISPEKS versi 2.0 ini sangat releven dicadangkan untuk setiap Kerajaan Negeri yang
menggunakan Sistem iSPEKS. Proses perkongsian ini juga dapat membantu Negeri-
Negeri lain dalam melaksanakan proses yang sama seperti di Negeri Pulau Pinang.
Sistem IDSPEKS versi 2.0 masih baru dan belum menerima sebarang pengiktirafan.
Proses untuk memperkenalkan Sistem ini ke setiap negeri yang menggunakan Sistem
iSPEKS boleh dilaksanakan dengan persetujuan Jabatan Akauntan Negara(JANM)
selaku pemilik Sistem iSPEKS. Perkongsian ini akan menguntungkan banyak pihak dan
menjimatkan banyak kos.