SISTEM FAIL, REKOD-REKOD&PENDOKUMENTASIAN

SISTEM FAIL

PENGERTIAN SISTEM FAIL

Satu proses mengklasifikasi, menyusun dan menyimpan semua surat, rekod mahupun maklumat

KEPENTINGAN

1.Sistem ini perlu supaya rekod dapat diperoleh dengan segera apabila dikehendaki2.Semua rekod dapat disimpan secara terurus dan sistematik.3.Sistem fail yang sistematik akan memudahkan pengurus atau pun pengganti mengambil alih tugas-tugas yang ditinggalkan

SESEORANG PENGURUS MESTI TAHU :(a) teknik penyimpanan fail(b) rekod- rekod pentadbiran(c) sistem penyimpanan rekod yang patut diamalkan(d) peralatan yang patut diberi(e) personel yang menyelenggarakan fail

SISTEM FAIL DI SEKOLAH

Semua sekolah ada sistem fail. Tetapi terdapat beberapa perbedaan :(a)cara mengelas tajuk besar dan pecahan tajuk

(b)nombor fail untuk tajuk berbeda

(c) kulit fail dan cara penulisan fail berbeda

MASALAH SISTEM FAIL DI SEKOLAH

1.Tajuk / Perkara yang boleh digolongkan dalam satu TAJUK besar diasingkan - wujud fail yang bercampur aduk 2.Ada kecenderungan menambah nombor fail baru kepada nombor yang sedia ada. 3.Sukar mencari fail. Terpaksa membaca daripada Daftar Fail (Surat Keluar-Surat Masuk ) 4.Penyimpanan rekod yang kurang kemas 5.Pengetua / Guru Besar / Pembantu Tadbir yang baru mengambil masa yang panjang untuk memahami sistem fail yang digunakan.

PRINSIP-PRINSIP SISTEM FAIL

1.Fail berkulit nipis berwarna putih 2.Mudah disediakan dan disimpan3.Murah dan mudah didapati4.Mudah diperluas dan dipakai berterusan - Jilid 1 dan seterusnya5.Beri tanda apabila dikeluarkan6. Pengedaran fail secara bersistem

CIRI- CIRI SISTEM FAIL

1.Kepadatan - menggunakan ruang yang minima 2.Assesibiliti - mudah untuk dirujuk (Kertas Minit ) 3.Ekonomi - kos yang minima 4.Keanjalan - pembesaran ruang pada masa depan 5.Lokasi - diletakkan di tempat yang mudah diperoleh 6.Rujukan - kemudahan untuk mengesan silang dokumen lain yang berkaitan - rekod dapat dicari dengan berbagai- bagai tajuk 7.Retention - fail yang tidak aktif dapat dipindahkan (Sampul Kecil Kuning) 8.Klasifikasi - mudah untuk membuat rujukan

PENGELASAN SISTEM FAIL

1.TAJUK FAIL

(a) Kurikulum(b) Kokurikulum(c) Hal Ehwal Pelajar(d) Perjawatan dan Perkhidmatan Kakitangan(e) Kewangan dan Akaun(f) Pentadbiran Am Sekolah(g) Perhubungan Masyarakat(h) Kemudahan Fizikal(i) Asrama(j) Audit

TEKNIK MENGELAS & MEMBERI KOD SISTEM FAIL

1Fail hendaklah dikelas dan diberikan kod yang sesuai.

2Fail akan disusun mengikut TAJUK besar ( Level 1)

3.Tiap-tiap TAJUK besar akan dipecahkan kepada PERKARA / tajuk kecil ( Level 2 )( Nombor Level 2 : 01 - 99 )

4.PERKARA atau tajuk kecil akan dipecahkan kepada aktiviti (Level 3 )( Nombor Level 3 : 001 - 999 )

PENGKELASAN FAILA. KURIKULUM (LEVEL 1 )

01 / 01 - Pekeliling dan Surat Siaran Kurikulum01 / 02 - Sukatan Pelajaran01 / 03 - Jadual Waktu01 / 04 - Sumber Pelajaran01 / 05 - Panitia Mata Pelajaran01 / 06 - Peperiksaan01 / 07 - Laporan Lawatan01 / 08 - ..01 / 09 - ..

LEVEL 2

01 / 04 - Sumber Pelajaran

01 / 04 / 001 - Pekeliling Ikhtisas /Perkhidmatan 01 / 04 / 002 - Pekeliling Kewangan 01 / 04 / 003 - Anggaran Perbelanjaan 01 / 04 / 004 - Penyata Kewanganl 01 / 04 / 005 - SAP / Invois / Bil

CONTOH:

1. TAJUK BESAR : Kurikulum : 012. PERKARA : Sumber Pelajaran : 043. AKTIVITI : Program Bacaan : 012

Oleh itu KOD FAIL :

01 / 04 / 012

PENDAFTARAN , PENGELUARAN & PENYEMAKAN

(a)Pendaftaran - Cara merekod semua fail yang telah dibuka (b)Jenis Pendaftaran(i)Sistem Doket(ii)Sistem Kad- 3 perkara penting yang dicatat iaitu nombor rujukan, tajuk dan tarikh dibuka(iii)Sistem Buku(iv)Sistem Komputer

DUA sistem boleh digunakan di sekolah iaitu :

SISTEM KAD / FAIL dan SISTEM BUKU

PERKARA-PERKARA LAIN DALAM FAIL 1.Sampul kecil Satu fail sementara dibuka kerana failasalnya tidak ditemukan.Fail ini hanya mengandungi satu tajuk sahaja .Apabila sudah digunakan, fail ini mesti ditutup dan dimasukkan ke dalam fail besarFail ini tidak aktif.

Sampul kecil berwarna kuning dan bercopSAMPUL KECIL

2.KERTAS MINITSetiap fail perlu ada Kertas MinitTujuannya ialah untuk merekodkan penerimaan dan penghantaran keluar suratSetiap surat yang dihantar keluar atau diterima masuk akan diberikan nombor rujukanKertas Minit ditampalkan di sebelah kiri fail

* Surat/ kandungan masuk - dakwat MERAH* Surat/ kandungan keluar - dakwat BIRU / HITAM

Nombor turutan kandungan mesti ditulis sebelah kiri garisan dan dibulatkan.Nombor yang sama ditulis pada surat / kandungan di sudut sebelah atas kanan

CONTOH KERTAS MINIT :

1. Surat dari . bertarikh dikandung pada . Ruj. nombor.

2. Surat kepada . bertarikh .. dikandung pada ..Ruj. No. 12

3.FAIL TIMBUL Fail yang mengandungi dua atau tiga tajuk / perkara yang hanya timbul sekali-sekala dan tidak aktif.

Perkara / tajuk yang terdapat di situ tidak boleh dimasukkan dalam mana-mana fail yang ada.

ARAHAN PENUTUPAN FAIL

1.Fail hendaklah ditutup apabila mengandungi 100 kandungan atau apabila difikirkan terlalu tebal 2.Setelah fail penuh, catatkan bilangan jilid pada nombor rujukannya,.Buka fail lain dengan menggunakan Jilid 2.Nombor yang sama masih digunakanHanya bilangan kandungan dimulakan dengan nombor baru.Mulakan dengan nombor 1.

Fail yang memerlukan tindakan segera , maka tanda-tanda bercetak seperti :

TINDAKAN SERTA-MERTA atau SEGERA

perlu disematkan pada kulit fail.

PERINGKAT KESELAMATAN FAIL

Jenis

Untuk

Warna

RAHSIA BESAR

Keselamatan Negara

Kuning Berpalang, Merah Depan dan belakang

RAHSIA

Tender

Pink Berpalang Depan Belakang

SULIT

Laporan Salah Laku

Hijau

TERHAD

Fail Peribadi

Putih

BIASA

Terbuka / Harian

Putih

Pusat Sumber Sekolah hanya menggunakan Fail Berwarna Putih jenis biasa untuk Terbuka / HarianFAIL PUSAT SUMBER SEKOLAH

PENGELASAN DAN KOD FAIL PUSAT SUMBER SEKOLAH

Perkara Kod Singkatan Nama Sekolah SMKJR

Singkatan Pusat Sumber Sekolah PSS

TAJUK Besar - Kurikulum 01

Perkara - Sumber Pelajaran 04

Aktiviti - Pekeliling PSPN 001

Jilid 1 / 2 / 3 Jil. 1 & seterusnya

Bil. Surat (01) ... seterusnya

CARA MENULIS:

Rujukan Kami : SMKJR-PSS 01 / 04 / 001/ Jil.1(01)

FAIL-FAIL PSS YANG PERLU ADA

01 / 04 / 001-Pekeliling Ikhtisas/ Perkhidmatan 01 / 04 / 002-Pekeliling Kewangan 01 / 04 / 003 -Anggaran Perbelanjaan 01 / 04 / 004- Penyata Kewangan 01 / 04 / 005- Sijil Akuan Penerimaan (SAP) / Invois/ Bil 01 / 04 / 006-Penyelaras PSS 01 / 04 / 007 -Profil Guru PSS 01 / 04 / 008 -Kerani

01 / 04 / 009 -Pengawas PSS 01 / 04 / 010 -Perancangan dan Laporan Aktiviti 01/ 04 / 011-Mesyuarat 01 / 04 / 012-Program Bacaan Sekolah 01 / 04 / 013-Kursus dan Bengkel 01 / 04 / 014-Projek Khas 01 / 04 / 015-Fail Timbul

REKOD-REKOD

PENGERTIAN

1.Catatan yang dibuat untuk rujukan atau ingatan

PRINSIP- PRINSIP REKOD

Memudahkan semua pihak khususnya Penyelaras mendapatkan maklumat.

Data dan statistik yang diperlukan dapat diperoleh dengan mudah dan cepat

KEPENTINGAN.

1.Menjadi bahan rujukan utama untuk mendapatkan sesuatu maklumat

2.Dapat menjimatkan masa untuk memperoleh maklumat yang diperlukan

3.Semua urusan penyimpanan maklumat atau data akan kemas kini

4.Mengelakkan berlakunya pembelian bertindih atau pemilikan bahan yang sama

5.Memudahkan urusan penyemakan stok atau menghapus buang bahan

6.Menjadi asas untuk merancang aktiviti atau program pada masa depan

JENIS-JENIS REKOD

1.Rekod Penggunaan2.Rekod Peminjaman3.Rekod Perolehan4.Rekod Laporan Bertugas Pengawas5. Rekod lain yang difikirkan sesuai

REKOD PENGGUNAAN BILIK-BILIK

(i)Perpustakaan(ii)Bilik Alat Pandang Dengar(iii)Bilik Rujukan(iv)..

REKOD TEMPAHAN BILIK-BILIK KHAS

(i)Perpustakaan(ii)Bilik Alat Pandang Dengar(iii)Bilik Cyber(iv)Bilik Rujukan(v)Bilik Bahasa

REKOD PENGGUNAAN BAHAN/ PERALATAN

(i)Bahan Bantuan Mengajar(ii)Peralatan ( Hard ware )(iii)Radio TV Pendidikan(iv)ASTRO

REKOD PEROLEHAN

(i)Bahan Buku(ii)Bahan Bukan Buku(iii)Perabot(iv)Peralatan (Hard ware)(v)Bahan Luak

REKOD PEMINJAMAN

(i)Bahan buku(ii)Bahan buku rujukan(iii)Bahan bukan buku(iv)Buku Berkelompok

REKOD PELAWATDigunakan untuk merekod kedatangan lawatan pelawat ke PSS

REKOD / LAPORAN BERTUGAS PENGAWAS PSS

Digunakan untuk merekodkan aktiviti pengawas semasa mereka bertugas harian

PENDOKUMENTASIAN

PENGERTIAN :

Merupakan usaha untuk mengumpul, menyusun atau merakam sesuatu hasil kerja atau aktiviti

KEPENTINGAN

1.Pendokumentasi penting sebagai bukti bahawa sesuatu kegiatan telah dilaksanakan.

2.Penting juga sebagai satu rangsangan kepada mereka yang terlibat dalam usaha menjayakan sesuatu projek

3.Mendokumentasikan sesuatu hasil usaha itu merupakan satu cara untuk melihat kekuatan mahupun kelemahan sesuatu projek yang telah dijalankan (langkah post-mortem)

4.Hasil dokumentasi ini dapat dijadikan asas bagi sesuatu kajian akan datang

CONTOH PENDOKUMENTASIAN

1.Gambar foto 2.Rakaman Audio-Video 3.Koleksi kertas cadangan / kertas kerja /laporan sesuatu kegiatan 4.Koleksi Majalah Sekolah 5. Sudut Dokumentasi PSS

BUTIRAN DOKUMENTASI

Mesti mengandungi :(I)Kertas cadangan(ii)Pelaksanaan(iii)Laporan Pelaksanaan(iv)Lampiran ( Gambar , Borang . )

Mestilah dibuat sekurang-kurangnya 3 salinan(I)Sudut Dokumentasi(ii)Fail PSS(iii)Orang yang bertanggungjawab