Panduan Penggunaan Portal Pegawai

UNIVERSITAS GADJAH MADA2013

1

PENGANTARPortal Pegawai kembali hadir sebagai layanan kepegawaian yang

disediakan oleh Direktorat Sumber Daya Manusia (SDM) bagi pegawai di lingkungan UGM. Melalui portal ini, pegawai dapat mengakses dan melakukan verifikasi data kepegawaian yang tersimpan di Direktorat Sumber Daya Manusia (SDM). Data yang bersifat "Riwayat" dapat langsung diperbaharui melalui Portal Pegawai. Data yang bersifat "Mutasi" merupakan rekaman berkas formal, sehingga jika dijumpai data yang belum tepat dapat diinformasikan melalui petugas SDM di masing-masing unit kerja.

Portal Pegawai telah terintegrasi dengan Direktorat Akademik dan LPPM. Data riwayat mengajar bersumber dari SIA (Sistem Informasi Akademik) - Direktorat Akademik. Data penelitian, publikasi dan pengabdian masyarakat bersumber dari AIR ( Academic Information Resources ) -LPPM. Data riwayat tersebut, sekiranya dipandang belum lengkap, dapat menghubungi enumerator aplikasi di masing-masing unit kerja. Saat ini hanya beberapa unit kerja yang belum terintegrasi dengan SIA UGM (FEB, Fak. Psikologi, Fak. Pertanian dan Fak. Kedokteran). Semoga dalam waktu dekat akan bergabung dengan aplikasi SIA UGM. Sekiranya tidak dijumpai data riwayat mengajar, perlu dipastikan kesesuaian NIP yang tersimpan pada SIA.

Pegawai dapat mengakses Portal Pegawai dengan menggunakan login sesuai email UGM. Seluruh pengguna email @ugm.ac.id, @mail.ugm.ac.id serta @law.ugm.ac.id dapat mengakses Portal Pegawai. Bagi pengguna email lainnya (misal: feb.ugm.ac.id, tsipil.ugm.ac.id) masih dalam proses integrasi dengan layanan email UGM (PSDI). Bagi pengguna email UGM yang terkendala login, perlu memastikan kebenaran informasi nama yang terdaftar di email UGM.

Pada masa mendatang, Portal Pegawai akan terus disempurnakan, diintegrasikan dengan sistem informasi lainnya, serta diperkaya dengan berbagai layanan mandiri. Semoga bermanfaat.

Seksi Data dan StatistikDirektorat SDM

2

Daftar IsiPENGANTAR............................................................................................................................2PENDAHULUAN......................................................................................................................4....................................................................................................................................................4

Email UGM............................................................................................................................4Register User..........................................................................................................................4

DATA PRIBADI....................................................................................................................................................5

Dokumen................................................................................................................................5Ubah Dokumen...................................................................................................................5Tampilkan Dokumen..........................................................................................................5Simpan dokumen................................................................................................................5

Data Ringkas..........................................................................................................................5Daftar Riwayat Hidup............................................................................................................5Data Pegawai .........................................................................................................................5

RIWAYAT...................................................................................................................................5Pekerjaan................................................................................................................................5

Tambah Riwayat Pekerjaan..............................................................................................5Ubah Riwayat Pekerjaan....................................................................................................6Hapus Riwayat Pekerjaan...................................................................................................6

Pengabdian Masyarakat..........................................................................................................6Pendidikan..............................................................................................................................6Penghargaan ..........................................................................................................................6Penelitian................................................................................................................................6Dosen Mengajar di Luar.........................................................................................................6

Tambah Riwayat Dosen Mengajar di Luar.........................................................................6Ubah Riwayat Dosen Mengajar di Luar.............................................................................6Hapus Riwayat Dosen Mengajar di Luar...........................................................................6

Organisasi...............................................................................................................................6Tambah Data Organisasi.....................................................................................................6Ubah Data Organisasi.........................................................................................................7Hapus Data Organisasi.......................................................................................................7

Pelatihan ................................................................................................................................7Kunjungan Ke Luar Negeri ...................................................................................................7Mengajar.................................................................................................................................7

MUTASI.....................................................................................................................................7

3

Masa Kerja Penyesuaian........................................................................................................7Kenaikan Gaji Berkala...........................................................................................................7Hukuman................................................................................................................................7Pangkat/Golongan..................................................................................................................7Jabatan Struktural...................................................................................................................7Jabatan Fungsional.................................................................................................................7Satuan Kerja...........................................................................................................................7DP3.........................................................................................................................................7

PRESENSI.................................................................................................................................7Rekapitulasi............................................................................................................................8

Log out.......................................................................................................................................8

4

PENDAHULUAN

Portal pegawai dapat diakses melalui http://portal.simaster.ugm.ac.id. Agar dapat menggunakan portal pegawai, setiap pegawai di lingkungan UGM dapat menggunakan username dan password email UGM. Ketentuan mengenai penggunaan email ini telah diatur dalam Peraturan Rektor UGM Nomor 21/P/SK/HT/2009 tentang Layanan Email, Hosting, dan Identitas Tunggal Universitas.

Email UGMCara untuk mendapatkan email UGM adalah sebagai berikut :1. Calon Pengguna/Pendaftar dapat mendaftarkan pemintaan

alamat Email/Hosting dengan cara melakukan Pendaftaran Email/Hosting melalui formulir online Pendaftaran Email di http://mail.ugm.ac.id/wmail.

2. Pengguna harus memilih identitas akun (user ID untuk login) yang memuat bagian dari nama Pengguna.

3. Formulir yang telah diisi akan diperiksa keabsahan datanya oleh Petugas Layanan. Pemeriksaan ini dilakukan dengan cara:

a. Dosen/Karyawan yang telah sebagai Pegawai Negeri Sipil, verifikasi dapat dilakukan oleh Petugas Pelayanan dengan mencocokkan data yang ada di HRIS. Bila data sesuai, maka Petugas Pelayanan akan memberikan persetujuan dan melakukan aktifasi akun tanpa perlu meminta kehadiran Pengguna. Bila data tidak sesuai atau tidak

5

ditemukan maka Pengguna harus hadir di PSDI untuk melengkapi kekurangan data yang diperlukan untuk aktifasi.

b. Pengguna dengan status sebagai tenaga honorer dengan SK dekan/lembaga tetap diminta untuk menunjukkan surat/kartu pegawai dari unitnya masing-masing ke front desk agar akun mail/hosting di antrian segera bisa disetujui dan digunakan.

4. Bila lebih dari dua bulan dari saat pengajuan pengguna belum melengkapi kekurangan data yang berakibat akun belum diaktifkan, maka akun mail/hosting yang ada di antrian akan dihapus.

Berikut adalah langkah-langkah untuk mendaftarkan email :1. Buka laman http://mail.ugm.ac.id/wmail

2. Pilih Email Formulir, maka akan ditampilkan form Formulir Pendaftaran Email

6

3. Isikan data yang dibutuhkan kemudian klik tombol aksi

Daftar. Penamaan email mempunyai ketentuan harus memuat nama pegawai yang tercantum dalam SK pengangkatan. Misal terdapat pegawai yang mempunyai nama Fajar Nur Ridlo Utomo maka nama emailnya fajar.nur.r.u@ugm.ac.id. Tidak diperkenankan membuat format nama lainnya kecuali username telah digunakan.4. Email yang baru saja didaftarkan akan masuk pada daftar antrian email. Petugas layanan email akan melakukan verifikasi apakah pengguna telah terdaftar di HRIS jika sudah maka statusnya akan segera diaktifkan dan pengguna langsung dapat menggunakan email, apabila data pengguna belum terdapat di HRIS maka diperkenan untuk melengkapi berkas (SK Pengangkatan, dan sebagainya) untuk ditunjukkan ke PSDI sebagai syarat aktivasi email.

Register UserPortal pegawai mengharuskan setiap pegawai memiliki email UGM

agar dapat login ke portal pegawai. Setelah login pengguna akan diberikan form untuk registrasi supaya mempunyai hak untuk mengakses portal pegawai.

7

Isikan data yang dibutuhkan kemudian klik tombol aksi Konfirmasi.

8

DATA PRIBADI

Menu Data Pribadi terdiri dari submenu Dokumen, Data Ringkas, Daftar Riwayat Hidup dan Data Pegawai. Menu ini digunakan untuk mengelola informasi data pribadi pegawai yang bersangkutan.

DokumenSubmenu Dokumen merupakan fasilitas yang disediakan untuk

mengubah, menampilkan dan menyimpan berkas data pribadi yang telah diunggah.

Ubah DokumenBerikut ini adalah langkah untuk mengubah Dokumen pegawai di

portal pegawai :1. Klik icon Ubah maka akan muncul tampilan form untuk

mengubah data

9

2. Lakukan perubahan pada data yang dimaksud kemudian klik tombol

Ubah3. Jika telah terdapat konfirmasi berarti pengubahan data berhasil

dilakukan

Tampilkan DokumenBerikut ini adalah langkah untuk menampilkan Dokumen pegawai :

1. Klik icon Tampilkan maka akan ditampilkan dokumen yang dipilih untuk ditampilkan. Pada contoh ditampilkan dokumen yang berupa berkas kartu GMC.

2. Klik icon Kembali untuk kembali ke halaman daftar dokumen.

10

Simpan dokumenMenu Simpan dokumen digunakan untuk mengunduh berkas dan

menyimpannya di lokal komputer. Berikut ini adalah langkah untuk menyimpan Dokumen pegawai dari portal pegawai :

1. Klik icon Simpan maka akan muncul jendela informasi untuk menyimpan berkas ke lokal komputer

2. Klik tombol OK maka berkas akan tersimpan di lokal komputer.

Data RingkasMenu Data Ringkas merupakan fasilitas untuk menampilkan informasi

pegawai secara ringkas. Pilih Menu Data Pribadi Data Ringkas, maka akan tampil data ringkas pegawai yang dipilih.

Pada submenu ini dapat juga dilakukan pencarian data ringkas pegawai berdasarkan kriteria-kriteria tertentu. Dengan cara memilih

11

tombol maka akan ditampilkan opsi-opsi untuk melakukan pencarian berdasarkan kriteria tertentu.

Jika kriteria-kriteria telah dipilih lakukan klik tombol aksi maka akan ditampilkan informasi data ringkas mengenai pegawai yang telah dipilih.

Daftar Riwayat HidupSub menu Daftar Riwayat Hidup merupakan fasilitas yang diberikan

untuk menampilkan informasi pribadi pegawai secara lengkap. Pilih Menu Daftar Pribadi Daftar Riwayat Hidup.

12

Pada bagian bawah terdapat menu-menu mengenai hal-hal yang terkait dengan riwayat pegawai yang bersangkutan. Klik pada salah satu opsi maka akan ditampilkan informasi detailnya.

Data Pegawai Pada sub menu Data Pegawai akan ditampilkan informasi terkait data

kepegawaian pegawai yang bersangkutan.

Tombol aksi Ubah digunakan untuk mengubah data jika di kemudian hari terdapat perubahan data. Pegawai yang bersangkutan dapat mengubah datanya sendiri.

13

RIWAYATMenu Riwayat terdiri dari sub menu Pekerjaan, Pengabdian

Masyarakat, Pendidikan, Penghargaan, Penelitian, Organisasi, Pelatihan , Dosen Mengajar, Seminar, Pelatihan, Kunjungan Ke Luar Negeri, Keahlian, Mengajar, dan Membimbing. Data yang bersifat "Riwayat" dapat langsung diperbaharui melalui Portal Pegawai ini.

PekerjaanSub menu Pekerjaan merupakan menu untuk mengelola riwayat

pekerjaan pegawai meliputi riwayat Nama Unit, Jabatan, periode pekerjaan.

Tambah Riwayat PekerjaanBerikut adalah langkah-langkah untuk menambah riwayat pekerjaan :

1. Klik tombol aksi Tambah, maka akan ditampilkan form tambah Riwayat Pekerjaan

2. Tambahkan data riwayat pekerjaan yang akan ditambahkan kemudian klik tombol aksi Tambah. Pastikan kolom yang bertanda bintang telah terisi datanya.

14

3. Jika konfirmasi tambah data telah ditampilkan maka data telah tersimpan dalam sistem

Ubah Riwayat PekerjaanBerikut adalah langkah-langkah untuk mengubah riwayat pekerjaan :

1. Klik tombol aksi Ubah, maka akan ditampilkan form ubah Riwayat Pekerjaan

2. Lakukan perubahan data riwayat pekerjaan kemudian klik tombol aksi Ubah. Pastikan kolom yang bertanda bintang telah terisi datanya.

3. Jika konfirmasi perubahan data telah ditampilkan maka data telah tersimpan kembali dalam sistem

Hapus Riwayat PekerjaanBerikut adalah langkah-langkah untuk menghapus riwayat

pekerjaan :1. Klik icon maka akan tampil form konfirmasi hapus data

mutasi pekerjaan pegawai

15

2. Apabila telah yakin bahwa data akan dihapus maka klik tombol aksi Hapus

3. Jika konfirmasi tambah hapus telah ditampilkan maka data telah terhapus dalam sistem

Pengabdian MasyarakatPendidikan

Sub menu Pendidikan merupakan fasilitas yang disediakan untuk melihat riwayat pendidikan pegawai.

Klik icon aksi Detail maka akan ditampilkan informasi lengkap mengenai tingkat pendidikan yang ditempuh pegawai yang bersangkutan.

16

Penghargaan PenelitianDosen Mengajar di Luar

Sub menu Dosen Mengajar di Luar merupakan fasilitas untuk menampilkan riwayat Dosen mengajar di luar UGM.

Tambah Riwayat Dosen Mengajar di LuarBerikut adalah langkah-langkah untuk menambah data riwayat

dosen mengajar di luar :1. Klik tombol aksi maka akan tampil form untuk

menambahkan data riwayat dosen mengajar di luar.

17

2. Lakukan pengisian data terutama pada kolom yang bertanda bintang kemudian klik tombol aksi Tambah

3. Jika konfirmasi penambahan data telah tampil maka data telah tersimpan di sistem.

Ubah Riwayat Dosen Mengajar di LuarBerikut adalah langkah-langkah untuk mengubah data riwayat

dosen mengajar di luar :1. Klik icon Ubah maka akan tampil form untuk mengubah

data riwayat dosen mengajar di luar.

2. Lakukan perubahan data riwayat dosen mengajar di luar

kemudian klik tombol aksi Ubah.3. Jika konfirmasi bahwa perubahan data telah berhasil berarti

proses pengubahan data telah berhasil dilakukan.

Hapus Riwayat Dosen Mengajar di LuarBerikut adalah langka-langkah untuk menghapus data riwayat dosen mengajar di Luar :

1. Klik tombol icon Hapus maka akan tampil konfirmasi bahwa yang dipilih akan dihapus.

18

2. Klik tombol Hapus maka data yang dipilih akan dihapus dari sistem

OrganisasiSub menu Organisasi merupakan fasilitas yang disediakan untuk

melihat riwayat organisasi pegawai.

Tambah Data OrganisasiBerikut adalah langkah-langkah untuk menambah data organisasi

pada portal pegawai.1. Klik timbol aksi maka akan tampil form tambah data

organisasi2. Isikan data yang diperlukan, kolom bertanda bintang harus

diisikan datanya kemudian klik tombol aksi Tambah

19

3. Jika konfirmasi bahwa penambahan data telah berhasil berarti proses penambahan data telah berhasil dilakukan.

Ubah Data OrganisasiBerikut adalah langkah untuk mengubah data organisasi pada porta pegawai :

1. Klik tombol icon Ubah maka akan muncul form untuk mengubah data organisasi

2. Lakukan perubahan data organisasi kemudian klik tombol aksi Ubah.

3. Jika konfirmasi bahwa pengubahan data telah berhasil berarti proses pengubahan data telah berhasil dilakukan.

20

Hapus Data OrganisasiBerikut adalah langkah-langkah untuk menghapus data organisasi

dari portal pegawai :1. Klik tombol icon Hapus maka akan tampil konfirmasi data

akan dihapus2. Apabila telah memastikan bahwa data akan dihapus maka klik

tomnol aksi Hapus

3. Jika konfirmasi bahwa penghapusan data telah berhasil berarti proses pengubahan data telah berhasil dilakukan.

Pelatihan Kunjungan Ke Luar Negeri Mengajar

Sub menu mengajar merupakan fasilitas untuk menampilkan riwayat mengajar pegawai yang bersangkutan.

21

Informasi yang ditampilkan merupakan data yang berasal dari Sistem informasi Akademik. Data tersebut hanya bisa dibaca, jika menginginkan perubahan dapat menghubungi Direktorat Akademik.

Pada kolom Semester pilih periode semester untuk menampilkan

mata ajar untuk ditampilkan kemudian klik tombol aksi Cari maka akan ditampilkan rincian data mengenai data yang dimaksud.

22

MUTASIMenu Mutasi terdiri dari sub menu Masa Kerja Penyesuaian, Kenaikan

Gaji Berkala, Hukuman, Pangkat/Golongan, Jabatan struktural, Jabatan Fungsional, Satuan Kerja, dan DP3.

Masa Kerja PenyesuaianKenaikan Gaji Berkala

Sub menu Kenaikan Gaji Berkala merupakan fasilitas yang disediakan untuk melihat riwayat kenaikan gaji berkala pegawai yang bersangkutan.

Klik tombol icon Detail untuk melihat informasi rinci mengenai data Kenaikan Gaji Berkala,

23

dan klik tombol icon untuk mengunduh berkas Surat Keputusan terkait Kenaikan Gaji Berkala tersebut.

HukumanPangkat/Golongan

Sub menu Pangkat/Golongan merupakan fasilitas untuk menampilkan riwayat mengenai pangkat/golongan pegawai yang bersangkutan.

24

Klik tombol Detail untuk menampilkan informasi lengkap mengenai Pangkat/Golongan pegawai yang bersangkutan.

dan klik tombol Lihat SK untuk mengunduh berkas terkait Surat Keputusan Pangkat/Golongan tersebut.

Jabatan StrukturalJabatan FungsionalSatuan KerjaDP3

Sub menu DP3 merupakan fasilitas untuk menampilkan riwayat DP3 pegawai yang bersangkutan.

25

Klik tombol Detail untuk menampilkan informasi rinci mengenai DP3.

PRESENSIMenu presensi digunakan untuk mengelola presensi pegawai. Modul

presensi telah terhubung dengan alat perekam sidik jari yang telah terintegrasi di seluruh UGM sehingga pegawai dapat presensi dengan alat perekam sidik jari di seluruh UGM tidah harus di unit yang bersangkutan.

Pilih periode bulan yang akan diunduh rekapitulasinya kemudian klik

tombol aksi Cari maka akan tampil data yang dimaksud.

26

Tombol digunakan untuk mengunduh berkas untuk disimpan ke lokal komputer.

Rekapitulasi

Log outKeluar dari sistem

27

PENGANTARPENDAHULUANEmail UGMRegister User

DATA PRIBADIDokumenUbah DokumenTampilkan DokumenSimpan dokumen

Data RingkasDaftar Riwayat HidupData Pegawai

RIWAYATPekerjaanTambah Riwayat PekerjaanUbah Riwayat PekerjaanHapus Riwayat Pekerjaan

Pengabdian MasyarakatPendidikanPenghargaanPenelitianDosen Mengajar di LuarTambah Riwayat Dosen Mengajar di LuarUbah Riwayat Dosen Mengajar di LuarHapus Riwayat Dosen Mengajar di Luar

OrganisasiTambah Data OrganisasiUbah Data OrganisasiHapus Data Organisasi

PelatihanKunjungan Ke Luar NegeriMengajar

MUTASIMasa Kerja PenyesuaianKenaikan Gaji BerkalaHukumanPangkat/GolonganJabatan StrukturalJabatan FungsionalSatuan KerjaDP3

PRESENSIRekapitulasi

Log out