SESI TAKLIMAT PEROLEHAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN/KERJA SECARA

PEMBELIAN TERUS

Bahagian Pengurusan Perolehan

Pejabat Bendahari Universiti Teknologi Mara

Shah Alam

pejabat bendahari

polis

i 5S

P

engu

rusa

n pe

rnol

ehan

P

engu

rusa

n pe

rnol

ehan

KAEDAH PEROLEHAN KONTRAK PUSAT

RUNDINGAN TERUS

TENDER (Bagi perolehan yang Melebihi RM500,000)

SEBUTHARGA(Bagi perolehan melebihi RM50,000 sehingga RM500,00)

PEMBELIAN TERUS (Bagi perolehan bekalan Dan perkhidmatan tidak melebihi RM50,000 dan Perolehan kerja Tidak melebihi RM20,000

PEMBELIAN DARURAT

KAEDAH PEROLEHAN

Penyediaan  Penentuan  

Perancangan  Perolehan  

Mengenalpas4  Perolehan  

Penyediaan  Peruntukan  

Kajian  Pasaran  

Pesanan   Urusan  Perolehan  

Penyediaan  Jadual  

Bayaran  

Penerimaan  

Pemantauan  

Penggunaan  

Penggan4an  

Pen

guru

san

pern

oleh

an PROSES PEROLEHAN

pejabat bendahari

“Perolehan” adalah proses mendapatkan bekalan, perkhidmatan atau kerja-kerja untuk memenuhi keperluan Universiti bagi menjalankan fungsi dan operasinya dengan terkawal dan berkesan. “Bekalan” adalah barangan yang dibekal bagi menjalankan sesuatu aktiviti, program atau projek agensi Kerajaan. Contoh bekalan ialah seperti peralatan makmal / penyelidikan, bahan binaan, makanan, pakaian, kenderaan dan kelengkapan pejabat. “Perkhidmatan” adalah khidmat tenaga manusia atau kepakaran untuk melaksanakan dan menyiapkan sesuatu projek tertentu dan boleh dikategorikan seperti berikut: (a)  Perkhidmatan Fasiliti Perkhidmatan yang berkaitan dengan bangunan,

kemudahan, infrastruktur, kawasan luaran seperti perkhidmatan mencuci bangunan, penyelenggaraan kawasan luaran, infrastruktur dan seumpamanya.

(b)  Perkhidmatan Am Perkhidmatan yang lain selain daripada perkhidmatan fasiliti

dan perkhidmatan perunding seperti sewa mesin fotostat, makanan bermasak, pengiklanan dan seumpamanya.

TAKRIFAN

Takrifan  

1.   Jawatankuasa  teknikal  •   yang  dilan4kan  oleh  Naib  Canselor  atau  mana  mana  pegawai  yang  diturunkan  kuasa  untuk-­‐:  

•  Menyedia/menyemak/meluluskan  spesifikasi  teknikal  dan  anggaran  jabatan  harga  PTJ.  

•  Membuat  syor  teknikal  dan  harga  penender  .  •  Menerima  bekalan  dan  membuat  pengesahan  mengikut  spesifikasi  tawaran.  

“Pembelian Terus” bermaksud perolehan bekalan atau perkhidmatan bagi sesuatu PTJ, yang bernilai sehingga RM50,000.00 setahun bagi setiap jenis item.

“Garis panduan berkenaan kaedah perolehan bagi bekalan dan perkhidmatan secara pembelian terus boleh dirujuk melalui Pekeliling Bendahari Bilangan 4 tahun 2012. Pekeliling ini boleh dirujuk secara

atas talian melalui laman web http://bendahari.uitm.edu.my/.”  

………..TAKRIFAN

PROSES PELAWAAN SEBUT HARGA

“Sebut harga diperolehi sebagai satu kaedah kajian pasaran untuk menentukan bahawa bekalan dan perkhidmatan yang

diperolehi adalah sesuai dan menguntungkan dengan mengambilkira kualiti, harga, kegunaan dan prinsip-prinsip

perolehan di atas.”

Kenapa perlu dibuat pelawaan sebut harga?  

Melalui pekeliling berkenaan berikut adalah prinsip yang perlu dipatuhi dalam proses perolehan secara pembelian terus: 1) Akauntabiliti Awam Urusan perolehan yang diamanahkan hendaklah dilaksanakan secara bertanggungjawab dengan mengikut dasar dan peraturan yang ditetapkan. 2) Diuruskan Secara Telus Semua dasar, peraturan dan proses perolehan yang dilaksanakan hendaklah jelas, diketahui dan difahami serta mengikut dasar dan peraturan yang ditetapkan.

3) Nilai Faedah YangTerbaik Pengurusan perolehan hendaklah memberi pulangan yang terbaik bagi setiap ringgit yang dibelanjakan. 4) Saingan Terbuka Proses perolehan hendaklah memberi peluang terbuka kepada semua pihak yang layak bersaing. 5) Adil dan Saksama Sesuatu perolehan itu dipelawa, diproses dan dipertimbangkan dengan adil dan saksama berasaskan dasar dan peraturan yang ditetapkan.

.............prinsip yang perlu dipatuhi dalam proses perolehan secara pembelian terus  

PERATURAN PELAWAAN PEMBELIAN TERUS. BUKAN item daripada: •  item yang boleh dibekalkan oleh panel vendor Kementerian Kewangan, atau •  item kontrak pusat Perbendaharaan, atau •  item yang mesti diperoleh daripada vendor yang berdaftar dengan Kementerian

Kewangan, atau •  item kontrak pusat UiTM dan item stor UiTM, Sebut harga hendaklah diperolehi daripada mana-mana vendor (sama ada ada berdaftar dengan Kementerian Kewangan atau tidak, atau bertaraf Bumiputera ataupun tidak) yang diketahui sentiasa menawarkan harga yang berpatutan serta memastikan perolehan tidak tertumpu kepada vendor tertentu.

Bil Jenis Perolehan Nilai Perolehan

Sebut harga minimum

1 Bekalan Sehingga RM10,000

1

2 Perkhidmatan Sehingga RM20,000

1

3 Bekalan Melebihi RM10,000 – RM50,000

2

4 Perkhidmatan Melebihi RM20,000 – RM50,000

2

Buat pelawaan kepada vendor tempatan. Gunakan Lampiran 2A dan 2B spt yang terdapat dalam pekeliling Bendahari bil.4 tahun 2012. Bilangan sebut harga minimum yang perlu diperolehi adalah seperti berikut:

1

Borang-borang ini BOLEH dihantar

kepada vendor melalui emel/faks/surat. Boleh juga buat pemakluman

melalui laman web.

•  Setiap pelawaan yang ingin dibuat perlu dimaklumkan kepada pihak bendahari.

•  Pihak Bendahari akan sediakan senarai pembekal yang telah berdaftar

dengan pihak UiTM mengikut jenis bidang. Ini bagi membuka peluang kepada semua vendor yang telah berdaftar dengan UiTM.

•  Tempoh pelawaan sebut harga ialah di antara dua (2) hingga tujuh (7)

hari bekerja dari tarikh fax / surat / e-mel kepada vendor. •  Vendor tidak boleh hantar borang sebutharga melalui faks/emel. •  Dokumen sebutharga perlu dihantar didalam peti sebutharga yang

terdapat di Pejabat Bendahari/PTJ. •  (Perlu wujudkan peti sebutharga-2 kunci akses untuk buka peti dan

perlu dipegang oleh staf berbeza. Perlu buat surat pelantikan pemegang kunci)

PROSES PEMBUKAAN DOKUMEN SEBUT HARGA

•  Membuka sebut harga bagi setiap pelawaan secara serentak pada hari yang telah ditetapkan dan disaksikan oleh seorang pegawai dari PTJ yang sama.

•  Perlu buka sejurus tarikh tamat hantar sebut harga. •  Tandatangan, nama dan tarikh kedua-dua pegawai yang membuka

sebut harga mesti diturunkan di atas dokumen sebut harga. •  Menulis kod vendor di muka hadapan setiap dokumen sebut harga

sebelum ditandatangani.

•  Gunakan borang LAMPIRAN 3 untuk buat analisa.

Pengesahan oleh Jawatankuasa Teknikal yang berkenaan pada Jadual Analisa adalah diperlukan bagi pembelian barang atau perkhidmatan yang berbentuk teknikal jika

Ketua PTJ bukan ahli Jawatankuasa Teknikal .

TAJUK : CADANGAN MEMBEKAL, MENGHANTAR, MEMASANG, MENGUJILARI DAN MENYELENGGARA ………………………….…… No Sebut Harga : No Item : Nama Item : Anggaran Harga Seunit :

Bil Kod Syarikat Status Syk Pendaftaran

Kem. Kewangan Pendaftaran

PKK Jenama dan Model Negara Pembuat

Tempoh Jaminan ( Tahun )

Tempoh Serahan

( Minggu ) Kuantiti ( Unit )

Harga/Unit (RM) Kenaan GST

Jumlah Harga (RM)

Dengan GST Catatan

1

2

3

Kod Analisa:

0 - Tidak mengikut spesifikasi 6 - Contoh tidak disertakan 12 - Kesilapan perkiraan harga 19 Harga tidak berpatutan

1 - Mengikut spesifikasi 7 - Kualiti diragui 13 - Tempoh jaminan tidak dicatat 20 Harga tidak diisi

2 - Katalog disertakan 8 - Mempunyai pengalaman berkaitan 14 - Tempoh serahan minimum 21 Tidak Isi Borang SebutHarga

3 - Tiada sebarang katalog disertakan 9

- Tidak mempunyai pengalaman berkaitan 15 - Tempoh serahan terlalu lama 22 Terima Dokumen Selepas Masa Tutup

4 - Katalog berbeza daripada tawaran 10

- Prestasi Pembekalan Syarikat memuaskan 16 - Tempoh serahan tidak dicatat 23 Disyorkan

5 - Contoh disertakan 11 - Prestasi Pembekalan Syarikat tidak 17 - Harga terendah

memuaskan 18 - Harga berpatutan Nota : 1. Jadual Analisa hendaklah disusun mengikut urutan harga terendah hingga tertinggi 2. Sila catitkan Kod Analisa yang berkaitan (0-23) di ruangan Catatan dengan Kod Analisa 0 atau 1 WAJIB pada setiap ruang Catatan 3 Sila sediakan satu analisa bagi setiap item kecuali jika tawaran hendak dibuat secara pakej Disediakan Oleh: Disahkan Oleh: Disahkan oleh J/kuasa Teknikal Berkenaan Diluluskan Oleh Ketua PTJ Tandatangan Tandatangan Tandatangan Tandatangan Nama Nama Nama Nama Jawatan Jawatan Jawatan Jawatan

Cadangan penambahbaikan Lampiran 3  

“Jawatankuasa Teknikal ” adalah jawatankuasa yang dilantik oleh Naib Canselor atau mana-mana pegawai yang diturunkan kuasa untuk :- a.  Menyedia / menyemak / meluluskan spesifikasi teknikal dan anggaran

harga PTJ;

b.  Mengkaji, menilai serta membuat syor teknikal dan harga penyebutharga / petender kepada mana-mana pihak yang akan meluluskan perolehan tersebut.

c.  Mengesahkan penerimaan bekalan / perkhidmatan / kerja, mengikut spesifikasi tawaran yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi atau Lembaga Perolehan atau mana-mana pihak lain yang telah diberi kuasa untuk meluluskan sesuatu perolehan.

PROSES PERMOHONAN/PENYEDIAAN

PESANAN TEMPATAN

Selepas analisa dibuat, PTJ perlu kemukakan dokumen berkenaan kepada pejabat bendahari bagi tujuan pesanan tempatan: -  Borang Peruntukan PB 3/80 (Pindaan 1 / 2002 ) yang telahditandatangani oleh

Ketua PTJ.(bagi permohonan menggunakan peruntukan bajet pengurusan. Bagi permohonan menggunakan bajet amanah, tidak perlu isi borang PB 3/80 memadai dengan surat kelulusan peruntukan oleh Jawatankuasa Tabung Amanah).

-  Dokumen sebut harga yang asal. -  Lampiran 3 - Jadual Analisa Harga (jika sebut harga disertai lebih daripada satu

vendor) yang telah disahkan oleh Ketua PTJ dan / atau jawatankuasa berkenaan. -  Dokumen kelulusan / pengesahan harga Ketua PTJ bagi sebut harga yang disertai

oleh satu penyebutharga(jika ada) -  Lampiran A mengesahkan harga yang ditawarkan oleh vendor adalah munasabah

bagi perolehan yang melibatkan penerimaan satu sebut harga.

-  Senarai Semakan (Lampiran B) bagi semua Pembelian Terus yang bernilai melebihi RM1,000.00 sehingga RM50,000.00 bagi setiap pelawaan.

-  Borang pengesahan GST.

PESANAN  JABATAN  

•  Dikeluarkan  dalam  tempoh  5  hari  bekerja  selepas  proses  permohonan  pembelian  diluluskan.  

•  Ketua  PTJ  atau  wakil  dilarang  untuk  membuat  pesanan/  tempahan  bekalan  /perkhidmatan  tanpa  pengeluaran  Pesanan  Jabatan  kecuali  dalam  keadaan  yang  dibenarkan.  

Kelulusan  Pembelian  Terus  Ketua PTJ -: •  Sehingga RM 50 ribu bagi setiap pelawaan

yang melibatkan beberapa jenis item atau sejenis item yang sama dalam setahun.

•  Menentukan tawaran kepada vendor dibuat secara pakej atau setiap item.

•  Meluluskan penerimaan 1 sebutharga dengan membuat pengesahan pada borang Lampiran A dan Senarai Semakan Lampiran B.

KELULUSAN  KHAS  •  Ketua  PTJ  boleh  membuat  pengesahan  harga  yang  ditawarkan  oleh  vendor  adalah  munasabah  jika  jumlah  minimun  sebut  harga  4dak  dapat  pada  borang  lampiran  A  dan  Senarai  Semakan  Lampiran  B.  

•  Kuasa  meluluskan  Pembelian  terus  Khas  bagi  penerimaan  bekalan/perkhidmatan  tanpa  pengeluaran  Pesanan  Jabatan  sehingga  RM50  ribu  diberikan  kepada-­‐:  

•  Ketua  PTJ  ,jika    peraturan  4dak  dipatuhi  oleh  staf.  •  Bendahari  UiTM,jika  peraturan  4dak  dipatuhi  oleh  Ketua  PTJ/Rektor  cawangan.  

Dokumen  kelulusan  Khas  

•  Invois  yang  lengkap  •  Surat  penjelasan  ke4dahpatuhan  perolehan.  •  Lampiran  A.  •  Borang  Penerimaan  Barang/  pengesahan  Perkhidmatan  Kerja.  

PERINGATAN!!  

•  Sekiranya  berlaku  terimaan  bekalan/perkhidmatan  bernilai  melebihi  RM  50  ribu  atau  perkhidmatan  yang  4dak  mematuhi  syarat  item  kontrak  Pusat  ,  minta  pemohon  berhubung  terus  dengan  Ketua  Kewangan  untuk  4ndakan  selanjutnya.  

Arahan  Perbendaharaan  59  

•  Pegawai  yang  terlibat  perlu  memohon  pendahuluaan  diri  mengikut  nilai  bekalan/perkhidmatan  yang  diterima  supaya  pihak  Bendahari  boleh  membuat  bayaran  kepada  vendor  ysng  telah  menyempurnakan  bekalan  /  perkhidmatan.  

PENGECUALIAN KHAS DALAM PERATURAN PEMBELIAN TERUS Pelawaan sebut harga adalah tidak diwajibkan dan penggunaan Senarai Semakan(Lampiran B) adalah DIKECUALIKAN bagi perolehan berikut:- (a)  Bekalan/perkhidmatan di mana kadar harga telah ditetapkan oleh UiTM seperti kadar keraian bagi

perkhidmatan makanan bermasak, - (b) Bekalan/perkhidmatan di mana kadar harga telah ditetapkan secara umum (published rate) oleh vendor seperti surat khabar tempatan, kadar yuran penyertaan seminar/kursus/yuran badan akreditasi/profesional, kadar-kadar hotel, tambang kapal terbang dan seumpamanya. Memadai dengan mendapatkan senarai kadar harga daripada vendor yang berkenaan,; - (c) Perolehan bahan di mana setiap satu pembeliannya bernilai sehingga RM1,000.00 dan keperluan bagi setiap PTJ adalah secara kecil-kecilan seperti alat tulis, bahan kimia khusus, ubat khusus, bahan penyelidikan; - (d) Perolehan barangan mesin /peralatan (kecuali perabot) yang tidak kerap dan tidak banyak, di mana setiap satu unit kurang dari RM500.00 dan setiap satu pembelian bernilai sehingga RM1,000.00 seperti mesin penebuk lubang heavy duty, mesin stapler heavy duty,; - (e) Perolehan perkhidmatan / pembaikan yang setiap satu nilai perkhidmatan / pembaikan bernilai sehingga RM5,000.00 seperti pembaikan kerosakan peralatan/mesin pejabat/makmal (termasuk alat ganti). -

BOLEH DIKECUALIKAN UNTUK PENGELUARAN PESANAN TEMPATAN tetapi Pesanan Tempatan boleh dikeluarkan jika

ia merupakan syarat yang ditetapkan oleh vendor.

Perlu wujudkan sistem giliran pelawaan- Prinsip no.5(adil dan saksama) – Senarai vendor akan dibekalkan.

Tanggungjawab  Ketua  PTJ  

•  Memas4kan  kajian  pasaran  dibuat  oleh  pemohon.  

•  Memasrikan  semua  urusan  pembelian  terus  dilaksana  dengan  telus,  saingan  terbuka,  adil  dan  saksama.  

•  Teguran  dibuat  jikan  pemohon  melanggara  peraturan  perolehan.  

Tanggungjawab  PTJ  

•  Perancangan  perolehan  •  Memas4kan  4ada  4ndakan  memecahkecil  pengursan  perolehan  barang/perkhidmatan.  

•  Pemiliah  vendor  yang  adil  dan  terbuka  •  Memas4kan  kelulusan  jawatankuasa  berkaitan  diperolehi  jika  perlu.  

•  Dokumen  wajib  dilampirkan  •  Lan4kan  pembuka  sebutharga  dilan4k.  

Senarai  jawatankuasa    PERKARA  

•  Peralatan,  perisian  dan  perkhidmatan  ICT  dan  Alat  Pandang  Dengar  serta  Peralatan  elektronik.  

•  Peralatan  Makmal  Sains  dan  Teknologi  

•  Kenderaan  •  Lain  lain  Peralatan  dan  

Perkhidmatan  

Jawatankuasa  

•  Jawatankuasa  IT  dan  elektronik.  

•  Jawatankuasa  Teknikal  Peralatan  Sains  dan  Teknologi  mengikut  bidang  PTJ  yang  berkenaan.  

•  Naib  Canselor  •  Jawatankuasa  yang  dilan4k  mengikut  

keperluan  dari  semasa  ke  semasa.  

PERANAN ANDA  

1.  Memastikan peraturan/ pekeliling di patuhi

2.  Bersama sama menyemak dokumen sebelum sesuatu proses dibuat.

3.  Membantu PTJ mendapatkan maklumat yang tepat

4.  Memastikan kaedah porolehan yang sesuai mengikut kepada peraturan sedia ada.

5.  Memantau aktiviti perolehan sehingga proses bayaran dibuat.

6.  Sentiasa berkongsi dengan PTJ mengenai Pekeliling Baru.

TAMAT