salinan dokumen terkawal - ad.uitm.edu.my · tarikh no. pindaan no. para muka surat ringkasan...

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

FSSR

PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN

No. Rujukan : PK. UITM.FSSR.(P). 02

No. Keluaran : 02

PROSEDUR KAWALAN REKOD

No. Pindaan : 02

Tarikh Kuatkuasa

: 22/09/2013

Muka Surat : 1/10

1

SALINAN DOKUMEN TERKAWAL

PROSEDUR KAWALAN REKODPK.UiTM.FSSR.(P).02

Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh

T/tangan

Nama Pn. Azliah Othman Dr. Arba’iyah Ab. Aziz Prof. Dr. Hj. D’zul Haimi Md Zain (A.I.S)

Jawatan Timbalan Pendaftar Timbalan Dekan (Akademik) Dekan

Tarikh 12/01/2016 12/01/2016 12/01/2016

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

FSSR



No. Keluaran : 02


No. Pindaan : 02

Tarikh Kuatkuasa

: 22/09/2013

Muka Surat : 2/10

2


REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL

Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen untuk memastikan salinan dokumen

ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan.

MUKA SURAT DIPINDA Tarikh No.

Pindaan No. Para

Muka surat

Ringkasan Pindaan Diluluskan

21/9/2013 01 1 4 Penambahbaikkan pada objektif.

21/9/2013 01 2 4 Penambahbaikkan pada skop.

21/9/2013 01 4 5 Definisi

21/9/2013 01 6 7 Tanggungjawab tindakan

21/9/2013 01 7 10 Perubahan pada tempoh

simpanan rekod kualiti

12/01/2016 02 hadapan Nama Timbalan Pendaftar baru

dimasukkan dan Tanda tangan

digital dimasukkan

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

FSSR



No. Keluaran : 02


No. Pindaan : 02

Tarikh Kuatkuasa

: 22/09/2013

Muka Surat : 3/10

3


ISI KANDUNGAN MUKASURAT

1. Objektif 4

2. Skop 4

3. Dokumen Rujukan 4-5

4. Definisi 5

5. Singkatan 6

6. Tanggungjawab dan Tindakan 7-9

7. Rekod Kualiti 10

8. Lampiran 10

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

FSSR



No. Keluaran : 02


No. Pindaan : 02

Tarikh Kuatkuasa

: 22/09/2013

Muka Surat : 4/10

4


1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan bagaimana semua rekod di FSSR

dapat disediakan, dikawal dengan teratur dan sistematik.

2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai di FSSR untuk menyedia, menyimpan, dan mengawal

semua rekod bagi memastikan sistem pengurusan rekod lebih kemas dan

berkualiti.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN MK. FSSR. 02 - Manual Kualiti

Seksyen 4.2.3 - Kawalan Dokumen

Seksyen 4.2.4 - Kawalan Rekod

DOKUMEN SOKONGAN DS.UITM.FSSR.05 - Perintah-perintah Am dan Arahan

Perkhidmatan – Arahan Perkhidmatan Bab 3

dan 4.

DS.UiTM.FSSR.03 - Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 1997 –

Peraturan Pemeliharaan Rekod-rekod

Kerajaan.

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

FSSR



No. Keluaran : 02


No. Pindaan : 02

Tarikh Kuatkuasa

: 22/09/2013

Muka Surat : 5/10

5


DS.UiTM.FSSR.06 - Panduan Perlaksanaan Fail Klasifikasi

Perkara UiTM.

DS.UiTM.FSSR.07 - Akta Rahsia Rasmi

4.0 DEFINISI 4.1 Rekod :

Rekod yang disediakan untuk tujuan rujukan dan sebagai objective evidence

yang disimpan, dikawal dan dilupuskan (jika perlu) dalam meaksanakan Sistem

Kualiti.

4.2 Pelupusan : Proses melupus rekod/dokumen kualiti yang melebihi tempoh yang telah

ditetapkan, sebagaimana yang tercatat di dalam Akta Arkib Negara 1996.

4.3 Mengindeks : Proses penyusunan rekod supaya ia lebih sistematik dan teratur.

4.4 Klasifikasi Rekod :

Nombor rujukan yang ditentukan berdasar kepada klasifikasi dan identifikasi

rekod.

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

FSSR



No. Keluaran : 02


No. Pindaan : 02

Tarikh Kuatkuasa

: 22/09/2013

Muka Surat : 6/10

6


5.0 SINGKATAN D - Dekan

TP - Tombalan Pendaftar

PE - Pegawai Eksekutif

DS - Dokumen Sokongan

PTO - Pembantu Tadbir Operasi

PYB - Pegawai yang berkenaan

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

FSSR



No. Keluaran : 02


No. Pindaan : 02

Tarikh Kuatkuasa

: 22/09/2013

Muka Surat : 7/10

7


5.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

D 1. Mengarahkan PYB untuk mengenalpasti dan

mewujudkan Sistem Rekod Kualiti mengikut Arahan

Perkhidmatan Bab 4 dan Bab 5.

PYB 2. Menerima arahan daripada D untuk mewujudkan

Sistem Rekod.

3. Mengenalpasti rekod dan fail yang perlu diadakan.

4. Mengarah PTO yang berkenaan untuk membuka fail

baru sekiranya diperlukan.

PTO A. Pembukaan Fail 5. Buka fail hijau bagi kategori Sulit dan fail putih bagi

kategori Terbuka.

6. Tentukan nombor fail berdasarkan kepada system fail

UiTM. Nombor dan tajuk perkara dicatatkan di kulit fail.

7. Fail-fail diklasifikasikan kepada 6 kategori:

100 – Pentadbiran

200 – Bangunan dan Harta

300 – Peralatan dan Harta

400 – Kewangan

500 – Perjawatan

600 – Hal Ehwal Peperiksaan dan Fungsi Khas

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

FSSR



No. Keluaran : 02


No. Pindaan : 02

Tarikh Kuatkuasa

: 22/09/2013

Muka Surat : 8/10

8


8. Memastikan fail baru yang dibuka mempunyai kertas

minit dan tali hijau yang tersedia.

9. Failkan surat dan dokumen yang berkaitan serta

catatkan dalam kertas minit.

10. Kemaskini Senarai Rekod Fail (Lampiran 1).

11. Pastikan rekod disimpan di Bilik Fail.

PTO B. Pengedaran Fail 12. Terima arahan daripada PYB untuk mendapatkan fail

yang dikehendaki.

13. Dapatkan fail berkenaan dari Bilik Fail dan catatkan

pergerakan fail pada kulit dan doket fail (Lampiran 2).

14. Pastikan doket disusun mengikut kategori yang telah

ditetapkan.

15. Serahkan fail yang diperlukan kepada PYB.

16. Pastikan fail yang berkenaan dikembalikan.

C. Pemulangan / Penyerahan Fail 17. Terima fail daripada PYB.

18. Catatkan penerimaan fail pada kulit dan doket fail.

19. Pastikan fail disiman di tempat yang telah disediakan.

PTO D. Penutupan Fail, Pembukaan Jilid Baru dan Pembukaan Fail Sementara / Sampul Kecil.

20. Tutup fail yang telah mencapai had kandungan 100

helaian kertas atau melebihi ketebalan 2.5 cm (yang

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

FSSR



No. Keluaran : 02


No. Pindaan : 02

Tarikh Kuatkuasa

: 22/09/2013

Muka Surat : 9/10

9


mana lebih awal).

21. Fail yang telah ditutup disimpan dalam Bilik Fail yang

telah disediakan.

22. Buka fail jilid susulan.

23. Buka fail sementara/ sampul kecil jika fail asal tidak

dapat dikesan setelah usaha-usaha pengesanan

dibuat.

24. Masukkan fail sementara/ sampul kecil ke dalam fail

asal apabila fail asal ditemui.

TP/ PE E. Pelupusan Fail 25. Kenalpasti dan arahkan PTO untuk senaraikan fail

yang perlu dilupuskan seperti Lampiran 3. Rujuk

PK.UiTM.FSSR. (P). 11.

26. PTO menghantar fail ke bahagian Arkib UiTM.

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

FSSR



No. Keluaran : 02


No. Pindaan : 02

Tarikh Kuatkuasa

: 22/09/2013

Muka Surat : 10/10

10


7.0 REKOD KUALITI

Bil Jenis Rekod Rujukan Lokasi Tempoh

1 Sistem Fail dan Perlaksanaan (Rekod Fail)

100-FSSR (PT.38/9) Bahagian Pentadbiran

10 tahun

2 Fail Rekod Aktif 100-FSSR (PT.38/9/1) Bahagian Pentadbiran

10 tahun

3 Fail Rekod Tutup 100-FSSR (PT.38/9/2) Bahagian Pentadbiran

10 tahun

4 Fail Rekod Pelupusan

100-FSSR (PT.38/9/3) Bahagian Pentadbiran

10 tahun

8.0 LAMPIRAN

8.1 Contoh Kad Keluar Fail - Lampiran 1

8.2 Contoh Kertas Minit Fail - Lampiran 2

8.3 Contoh Senarai Tutup Fail - Lampiran 3

8.4 Contoh Senarai Rekod Fail - Lampiran 4

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

11


CARTA ALIR PROSEDUR KAWALAN REKOD PK.UITM. FSSR (P). 02

Tanggung

jawab Carta Alir

Proses Proses Kerja Rekod

MULA

D

Penyediaan Dokumen Kualiti Arahkan PYB mengenalpasti dan mewujudkan Sistem rekod Kualiti mengikut Arahan Perkhidmatan Bab 4 dan 5.

PYB Terima arahan daripada D untuk mewujudkan Sistem Rekod. Kenalpasti rekod dan fail yang perlu diwujudkan. Arah PTO yang berkenaan untuk membuka fail baru apabila diperlukan.

PTO

Pembukaan Fail Buka fail hijau bagi kategori Sulit dan fail putih bagi kategori Terbuka.

PTO Tentukan nombor fail berdasarkan system fail UiTM. Nombor dan tajuk perkara dicatatkan di kulit fail. Fail-fail diklasifikasikan kepada 6 kategori.

PTO Pastikan fail baru yang dibuka mempunyai kertas minit dan tali hijau yang tersedia. Failkan surat dan dokumen yang berkaitan serta catatkan pada kertas minit. Kemaskini Senarai Rekod Fail. Pastikan rekod disimpan di Bilik Fail.

PTO

Sambungan

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

12


Tanggung

jawab Carta Alir

Proses Proses Kerja Rekod

PTO

Sambungan

PTO

Pengedaran Fail Terima arahan daripada PYB untuk mendapatkan fail

PTO Dapatkan fail berkenaan dari Bilik Fail dan catatkan pergerakan fail pada kulit fail dan doket fail.

PTO

Pastikan fail yang berkenaan dikembalikan setelah digunakan.

PTO Pemulangan / Penyerahan Fail Terima arahan daripada PYB untuk mendapatkan fail.

PTO Catatkan terimaan fail pada kulit fail dan doket fail. Pastikan fail disimpan di tempat yang disediakan.

PTO

Penutupan Fail, Pembukaan Jilid Baru dan Pembukaan Fail Sementara / Sampul Kecil Tutup fail yang telah mencapai had kandungan 100 helaian kertas atau melebihi ketebalan 2.5 cm (yang mana lebih awal).

PTO Fail tutup disimpan dalam Bilik Fail yang telah disediakan. Buka fail jilid susulan.

PTO Buka fail sementara/sampul kecil jika fail asal tidak dapat dikesan setelah usaha-usaha pengesanan dibuat.

PTO Sambungan

SALINAN D

OKUMEN TERKAWAL

13


Tanggung jawab

Carta Alir Proses

Proses Kerja Rekod

PTO

Sambungan

PTO

Pelupusan Fail Kenalpasti dan arahkan PTO untuk senaraikan fail yang perlu dilupuskan. PTO menghantar fail ke Bahagian Arkib UiTM.

PK. UITM. FSSR. (P). 11

PTO TAMAT

salinan dokumen terkawal - ad.uitm.edu.my · tarikh no. pindaan no. para muka surat ringkasan...

Documents