PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)03

NO. KELUARAN

: 01

PEMPROSESAN BAHAN PERPUSTAKAAN DI BAHAGIAN

PERANCANGAN & PENGURUSAN KOLEKSI

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 1/13

PROSEDUR PEMPROSESAN BAHAN PERPUSTAKAAN

DI BAHAGIAN PERANCANGAN & PENGURUSAN KOLEKSI

PK.PPAS(O)03

NAMA T/TANGAN TARIKH DISEDIAKAN

OLEH SITI SALIHA BT MOHD SAID

Penolong Pustakawan 01/06/2017

DISEMAK OLEH NIHAYAH HJ EBNI HAJAR Pengurus Kualiti 01/06/2017

DILULUSKAN OLEH

MASTURA BT HJ MUHAMAD Pengarah PPAS 01/06/2017

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)03

NO. KELUARAN

: 01

PEMPROSESAN BAHAN PERPUSTAKAAN DI BAHAGIAN

PERANCANGAN & PENGURUSAN KOLEKSI

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 2/13

REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk mempastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya

HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Diluluskan

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)03

NO. KELUARAN

: 01

PEMPROSESAN BAHAN PERPUSTAKAAN DI BAHAGIAN

PERANCANGAN & PENGURUSAN KOLEKSI

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 3/13

BIL KANDUNGAN MUKA SURAT 1. Objektif 4

2. Skop 4

3. Rujukan 4

4. Isu-Isu Risiko 4

5. Definisi 5 – 6

6. Singkatan 6

7. Tindakan dan Tanggungjawab 7 – 8

8. Carta Aliran Kerja 9 – 11

9. Rekod Kualiti 12

10. Lampiran 13

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)03

NO. KELUARAN

: 01

PEMPROSESAN BAHAN PERPUSTAKAAN DI BAHAGIAN

PERANCANGAN & PENGURUSAN KOLEKSI

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 4/13

1. OBJEKTIF Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan bahan

yang diterima diberi nombor perolehan secara sistematik dan

betul.

2. SKOP Prosedur ini diguna pakai di Bahagian Pembangunan dan

Pengurusan Koleksi (KOL) PPAS semasa bahan perpustakaan

diberi nombor perolehan.

3. RUJUKAN 3.1 MK.PPAS.01

Seksyen 6.1

-

-

Manual Kualiti MS ISO 9001:2015

Tindakan untuk Menangani Aspek-Aspek Risiko

Seksyen 8.4.3 - Verifikasi Bekalan Dan Perkhidmatan

Seksyen 8.5.1 - Kawalan Bagi Pelaksanaan Proses-Proses

Seksyen 8.5.2 - Identifikasi dan Kemudahkesanan

Seksyen 8.5.4 - Pemuliharaan Produk

Seksyen 9.1 - Pemantauan Dan Pengukuran Produk

4. ISU-ISU RISIKO 4.1 Label kod bar nombor perolehan tidak boleh dicetak kerana

mesin cetak rosak

4.2 Sistem Smart Item Distribution tidak dapat digunakan kerana

masalah server down

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)03

NO. KELUARAN

: 01

PEMPROSESAN BAHAN PERPUSTAKAAN DI BAHAGIAN

PERANCANGAN & PENGURUSAN KOLEKSI

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 5/13

5. DEFINISI 5.1 BAHAN

Bahan Monograf terdiri daripada buku, ensiklopedia, kamus,

direktori, atlas, buku manual, kertas persidangan, tesis, peta,

poster dan brosur.

Bahan Pandang Dengar terdiri daripada VCD, DVD, CD-

ROM, Blu Ray, kaset, gambar, filem dan slaid.

Bahan Terbitan Bersiri terdiri daripada majalah, jurnal,

laporan tahunan, indeks, abstrak warta kerajaan dan akta.

5.2 PROSES Kaedah bagi memproses bahan-bahan perpustakaan di

Bahagian Pembangunan Koleksi meliputi bahan monograf

dan bahan media bagi tujuan menetapkan nombor

identifikasi.

5.3 SENARAI PESANAN Dokumen yang mengandungi judul bahan, nama pengarang,

penerbit, tahun penerbitan, tempat penerbitan, harga, ISBN,

kuantiti bahan yang dipesan, nama pembekal, nombor

pesanan, tarikh pesanan dan syarat pembekalan bahan.

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)03

NO. KELUARAN

: 01

PEMPROSESAN BAHAN PERPUSTAKAAN DI BAHAGIAN

PERANCANGAN & PENGURUSAN KOLEKSI

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 6/13

5.4 KOD BAR Jalur nombor yang ditampal pada setiap bahan sebagai

nombor perolehan. Bagi setiap nombor perolehan baru, kod

barnya mempunyai nombor berturutan.

6. SINGKATAN PPAS - Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor

KOL - Bahagian Pembangunan & Pengurusan Koleksi

PMP - Bahagian Perkhidmatan Maklumat & Penyelidikan

DOK - Bahagian Pendokumentasian

PP - Penolong Pustakawan

PemP - Pembantu Pustakawan

PT - Pembantu Tadbir

PO - Pembantu Operasi

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)03

NO. KELUARAN

: 01

PEMPROSESAN BAHAN PERPUSTAKAAN DI BAHAGIAN

PERANCANGAN & PENGURUSAN KOLEKSI

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 7/13

7. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN T/JAWAB

A. MEMASUKKAN PENEMPATAN BAHAN KE DALAM SISTEM PERPUSTAKAAN

1. Agih dan tulis Kod Bar Nombor Perolehan pada setiap

belakang Slip Aliran Kerja (bahagian Barcode).

2. Masukkan ke dalam Sistem Smart Item Distribution. (Rujuk

Manual Penggunaan Sistem Smart Item Distribution).

3. Lakukan operasi secara manual sekiranya berlaku server

down(tindakan risiko)

PemP

B. MENJANA KOD BAR 4. Terima Invois dan Nota Hantaran daripada PemP.

5. Semak dan pastikan butiran pada Invois dan Nota Hantaran

sama pada Slip Aliran Kerja.

6. Jana Kod Bar Nombor Perolehan (Rujuk AK/PPAS/05).

PT

C. MENAMPAL KOD BAR 7. Padankan Slip Aliran Kerja dengan Kod Bar Nombor

Perolehan

8. Buat pemeriksaan bahan. Rujuk tindakan Pemeriksaan

Fizikal Bahan PK.PPAS(O)02.

9. Cop ‘Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor’ pada

tepi buku.

10. Tampal Kod Bar Nombor Perolehan. (Lampiran:

PK.PPAS(O)03(L1))

PO

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)03

NO. KELUARAN

: 01

PEMPROSESAN BAHAN PERPUSTAKAAN DI BAHAGIAN

PERANCANGAN & PENGURUSAN KOLEKSI

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 8/13

TINDAKAN T/JAWAB Buku

a. Di muka surat 21 setiap buku, termasuk buku tulisan jawi

(untuk mengelakkan risiko hilang)

b. Di muka surat 7 jika buku kurang dari 21 muka surat,

termasuk buku tulisan jawi.

c. Di muka surat berikutnya yang terdapat ruangan kosong

jika didapati muka surat 7 dan 21 dipenuhi maklumat

d. Di muka surat hitungan 7 dan 21 bagi buku berset (muka

surat berturutan)

e. Di sudut atas sebelah kiri, belakang kulit buku.

PO

Bahan Pandang Dengar a. Di sudut atas sebelah kanan permukaan depan sarung

bahan

b. Di sudut atas sebelah kiri permukaan belakang sarung

bahan

c. Di atas permukaan depan bahan

Majalah a. Di sudut atas sebelah kiri muka depan majalah.

b. Di muka surat 21 atau di muka surat 7 jika majalah

kurang dari 21 muka surat.

11. Uruskan penghantaran bahan:

a. Buku dan bahan media - DOK

b. Majalah - PMP

PO

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)03

NO. KELUARAN

: 01

PEMPROSESAN BAHAN PERPUSTAKAAN DI BAHAGIAN

PERANCANGAN & PENGURUSAN KOLEKSI

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 9/13

8. CARTA ALIRAN KERJA

A. MEMASUKKAN PENEMPATAN BAHAN KE DALAM SISTEM PERPUSTAKAAN

TINDAKAN T/JAWAB

PemP - Agih dan tulis kod bar pada belakang slip aliran kerja

- Masukkan ke dalam Sistem Smart

Item Distribution

MULA

TAMAT

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)03

NO. KELUARAN

: 01

PEMPROSESAN BAHAN PERPUSTAKAAN DI BAHAGIAN

PERANCANGAN & PENGURUSAN KOLEKSI

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 10/13

B. MENJANA KOD BAR TINDAKAN T/JAWAB

PT - Terima invois & nota hantaran

- Semak & pastikan butiran yang

diperlukan sama pada slip aliran kerja

- Butiran sama? - Jana kod bar

- Kepilkan slip aliran kerja dengan kod bar

Pulangkan kepada pembekal

Ya

MULA

TAMAT

Tidak

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)03

NO. KELUARAN

: 01

PEMPROSESAN BAHAN PERPUSTAKAAN DI BAHAGIAN

PERANCANGAN & PENGURUSAN KOLEKSI

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 11/13

C. MENAMPAL KOD BAR TINDAKAN T/JAWAB

PO - Padankan slip aliran kerja dengan kod bar

- Periksa fizikal bahan

- Memenuhi spesifikasi?

- Cop dan tampal kod bar

- Hantar bahan i) Buku - DOK

ii) Majalah - PMP

Pulangkan kepada pembekal

Ya

MULA

Tidak

TAMAT

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)03

NO. KELUARAN

: 01

PEMPROSESAN BAHAN PERPUSTAKAAN DI BAHAGIAN

PERANCANGAN & PENGURUSAN KOLEKSI

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 12/13

9. REKOD KUALITI

Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh Penyimpanan

9.1

9.2

Modul pemerosesan kod bar

Fail Pengurusan Risiko

KOL

KOL

Sepanjang masa

5 tahun

PROSEDUR OPERASI

NO. RUJUKAN

: PK.PPAS(O)03

NO. KELUARAN

: 01

PEMPROSESAN BAHAN PERPUSTAKAAN DI BAHAGIAN

PERANCANGAN & PENGURUSAN KOLEKSI

NO. PINDAAN

: 00

TARIKH KUATKUASA

: 01/06/2017

MUKA SURAT : 13/13

10. LAMPIRAN Bil. Jenis Lampiran Lampiran

10.1

Kod Bar

PK.PPAS(O)03(L1)