PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)03
NO. KELUARAN
: 01
PEMPROSESAN BAHAN PERPUSTAKAAN DI BAHAGIAN
PERANCANGAN & PENGURUSAN KOLEKSI
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 1/13
PROSEDUR PEMPROSESAN BAHAN PERPUSTAKAAN
DI BAHAGIAN PERANCANGAN & PENGURUSAN KOLEKSI
PK.PPAS(O)03
NAMA T/TANGAN TARIKH DISEDIAKAN
OLEH SITI SALIHA BT MOHD SAID
Penolong Pustakawan 01/06/2017
DISEMAK OLEH NIHAYAH HJ EBNI HAJAR Pengurus Kualiti 01/06/2017
DILULUSKAN OLEH
MASTURA BT HJ MUHAMAD Pengarah PPAS 01/06/2017
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)03
NO. KELUARAN
: 01
PEMPROSESAN BAHAN PERPUSTAKAAN DI BAHAGIAN
PERANCANGAN & PENGURUSAN KOLEKSI
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 2/13
REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk mempastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang dinyatakan di dalamnya
HALAMAN DIPINDA Tarikh No. Para Muka Surat Bentuk Pindaan Diluluskan
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)03
NO. KELUARAN
: 01
PEMPROSESAN BAHAN PERPUSTAKAAN DI BAHAGIAN
PERANCANGAN & PENGURUSAN KOLEKSI
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 3/13
BIL KANDUNGAN MUKA SURAT 1. Objektif 4
2. Skop 4
3. Rujukan 4
4. Isu-Isu Risiko 4
5. Definisi 5 – 6
6. Singkatan 6
7. Tindakan dan Tanggungjawab 7 – 8
8. Carta Aliran Kerja 9 – 11
9. Rekod Kualiti 12
10. Lampiran 13
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)03
NO. KELUARAN
: 01
PEMPROSESAN BAHAN PERPUSTAKAAN DI BAHAGIAN
PERANCANGAN & PENGURUSAN KOLEKSI
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 4/13
1. OBJEKTIF Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan bahan
yang diterima diberi nombor perolehan secara sistematik dan
betul.
2. SKOP Prosedur ini diguna pakai di Bahagian Pembangunan dan
Pengurusan Koleksi (KOL) PPAS semasa bahan perpustakaan
diberi nombor perolehan.
3. RUJUKAN 3.1 MK.PPAS.01
Seksyen 6.1
-
-
Manual Kualiti MS ISO 9001:2015
Tindakan untuk Menangani Aspek-Aspek Risiko
Seksyen 8.4.3 - Verifikasi Bekalan Dan Perkhidmatan
Seksyen 8.5.1 - Kawalan Bagi Pelaksanaan Proses-Proses
Seksyen 8.5.2 - Identifikasi dan Kemudahkesanan
Seksyen 8.5.4 - Pemuliharaan Produk
Seksyen 9.1 - Pemantauan Dan Pengukuran Produk
4. ISU-ISU RISIKO 4.1 Label kod bar nombor perolehan tidak boleh dicetak kerana
mesin cetak rosak
4.2 Sistem Smart Item Distribution tidak dapat digunakan kerana
masalah server down
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)03
NO. KELUARAN
: 01
PEMPROSESAN BAHAN PERPUSTAKAAN DI BAHAGIAN
PERANCANGAN & PENGURUSAN KOLEKSI
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 5/13
5. DEFINISI 5.1 BAHAN
Bahan Monograf terdiri daripada buku, ensiklopedia, kamus,
direktori, atlas, buku manual, kertas persidangan, tesis, peta,
poster dan brosur.
Bahan Pandang Dengar terdiri daripada VCD, DVD, CD-
ROM, Blu Ray, kaset, gambar, filem dan slaid.
Bahan Terbitan Bersiri terdiri daripada majalah, jurnal,
laporan tahunan, indeks, abstrak warta kerajaan dan akta.
5.2 PROSES Kaedah bagi memproses bahan-bahan perpustakaan di
Bahagian Pembangunan Koleksi meliputi bahan monograf
dan bahan media bagi tujuan menetapkan nombor
identifikasi.
5.3 SENARAI PESANAN Dokumen yang mengandungi judul bahan, nama pengarang,
penerbit, tahun penerbitan, tempat penerbitan, harga, ISBN,
kuantiti bahan yang dipesan, nama pembekal, nombor
pesanan, tarikh pesanan dan syarat pembekalan bahan.
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)03
NO. KELUARAN
: 01
PEMPROSESAN BAHAN PERPUSTAKAAN DI BAHAGIAN
PERANCANGAN & PENGURUSAN KOLEKSI
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 6/13
5.4 KOD BAR Jalur nombor yang ditampal pada setiap bahan sebagai
nombor perolehan. Bagi setiap nombor perolehan baru, kod
barnya mempunyai nombor berturutan.
6. SINGKATAN PPAS - Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor
KOL - Bahagian Pembangunan & Pengurusan Koleksi
PMP - Bahagian Perkhidmatan Maklumat & Penyelidikan
DOK - Bahagian Pendokumentasian
PP - Penolong Pustakawan
PemP - Pembantu Pustakawan
PT - Pembantu Tadbir
PO - Pembantu Operasi
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)03
NO. KELUARAN
: 01
PEMPROSESAN BAHAN PERPUSTAKAAN DI BAHAGIAN
PERANCANGAN & PENGURUSAN KOLEKSI
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 7/13
7. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB TINDAKAN T/JAWAB
A. MEMASUKKAN PENEMPATAN BAHAN KE DALAM SISTEM PERPUSTAKAAN
1. Agih dan tulis Kod Bar Nombor Perolehan pada setiap
belakang Slip Aliran Kerja (bahagian Barcode).
2. Masukkan ke dalam Sistem Smart Item Distribution. (Rujuk
Manual Penggunaan Sistem Smart Item Distribution).
3. Lakukan operasi secara manual sekiranya berlaku server
down(tindakan risiko)
PemP
B. MENJANA KOD BAR 4. Terima Invois dan Nota Hantaran daripada PemP.
5. Semak dan pastikan butiran pada Invois dan Nota Hantaran
sama pada Slip Aliran Kerja.
6. Jana Kod Bar Nombor Perolehan (Rujuk AK/PPAS/05).
PT
C. MENAMPAL KOD BAR 7. Padankan Slip Aliran Kerja dengan Kod Bar Nombor
Perolehan
8. Buat pemeriksaan bahan. Rujuk tindakan Pemeriksaan
Fizikal Bahan PK.PPAS(O)02.
9. Cop ‘Perbadanan Perpustakaan Awam Selangor’ pada
tepi buku.
10. Tampal Kod Bar Nombor Perolehan. (Lampiran:
PK.PPAS(O)03(L1))
PO
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)03
NO. KELUARAN
: 01
PEMPROSESAN BAHAN PERPUSTAKAAN DI BAHAGIAN
PERANCANGAN & PENGURUSAN KOLEKSI
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 8/13
TINDAKAN T/JAWAB Buku
a. Di muka surat 21 setiap buku, termasuk buku tulisan jawi
(untuk mengelakkan risiko hilang)
b. Di muka surat 7 jika buku kurang dari 21 muka surat,
termasuk buku tulisan jawi.
c. Di muka surat berikutnya yang terdapat ruangan kosong
jika didapati muka surat 7 dan 21 dipenuhi maklumat
d. Di muka surat hitungan 7 dan 21 bagi buku berset (muka
surat berturutan)
e. Di sudut atas sebelah kiri, belakang kulit buku.
PO
Bahan Pandang Dengar a. Di sudut atas sebelah kanan permukaan depan sarung
bahan
b. Di sudut atas sebelah kiri permukaan belakang sarung
bahan
c. Di atas permukaan depan bahan
Majalah a. Di sudut atas sebelah kiri muka depan majalah.
b. Di muka surat 21 atau di muka surat 7 jika majalah
kurang dari 21 muka surat.
11. Uruskan penghantaran bahan:
a. Buku dan bahan media - DOK
b. Majalah - PMP
PO
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)03
NO. KELUARAN
: 01
PEMPROSESAN BAHAN PERPUSTAKAAN DI BAHAGIAN
PERANCANGAN & PENGURUSAN KOLEKSI
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 9/13
8. CARTA ALIRAN KERJA
A. MEMASUKKAN PENEMPATAN BAHAN KE DALAM SISTEM PERPUSTAKAAN
TINDAKAN T/JAWAB
PemP - Agih dan tulis kod bar pada belakang slip aliran kerja
- Masukkan ke dalam Sistem Smart
Item Distribution
MULA
TAMAT
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)03
NO. KELUARAN
: 01
PEMPROSESAN BAHAN PERPUSTAKAAN DI BAHAGIAN
PERANCANGAN & PENGURUSAN KOLEKSI
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 10/13
B. MENJANA KOD BAR TINDAKAN T/JAWAB
PT - Terima invois & nota hantaran
- Semak & pastikan butiran yang
diperlukan sama pada slip aliran kerja
- Butiran sama? - Jana kod bar
- Kepilkan slip aliran kerja dengan kod bar
Pulangkan kepada pembekal
Ya
MULA
TAMAT
Tidak
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)03
NO. KELUARAN
: 01
PEMPROSESAN BAHAN PERPUSTAKAAN DI BAHAGIAN
PERANCANGAN & PENGURUSAN KOLEKSI
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 11/13
C. MENAMPAL KOD BAR TINDAKAN T/JAWAB
PO - Padankan slip aliran kerja dengan kod bar
- Periksa fizikal bahan
- Memenuhi spesifikasi?
- Cop dan tampal kod bar
- Hantar bahan i) Buku - DOK
ii) Majalah - PMP
Pulangkan kepada pembekal
Ya
MULA
Tidak
TAMAT
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)03
NO. KELUARAN
: 01
PEMPROSESAN BAHAN PERPUSTAKAAN DI BAHAGIAN
PERANCANGAN & PENGURUSAN KOLEKSI
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 12/13
9. REKOD KUALITI
Bil Jenis Rekod Lokasi Tempoh Penyimpanan
9.1
9.2
Modul pemerosesan kod bar
Fail Pengurusan Risiko
KOL
KOL
Sepanjang masa
5 tahun
PROSEDUR OPERASI
NO. RUJUKAN
: PK.PPAS(O)03
NO. KELUARAN
: 01
PEMPROSESAN BAHAN PERPUSTAKAAN DI BAHAGIAN
PERANCANGAN & PENGURUSAN KOLEKSI
NO. PINDAAN
: 00
TARIKH KUATKUASA
: 01/06/2017
MUKA SURAT : 13/13
10. LAMPIRAN Bil. Jenis Lampiran Lampiran
10.1
Kod Bar
PK.PPAS(O)03(L1)