projek inovasi perkeso kuala lumpur...

Sistem Pengurusan Kompaun (SysCOM) KL CLAWS

PROJEK INOVASI PERKESO KUALA LUMPUR 1

PROJEK INOVASI PERKESO

KUALA LUMPUR 2014

PROJEK : Sistem Pengurusan Kompaun

(SysCOM)

KUMPULAN : KL Claws

PEJABAT : PERKESO Kuala Lumpur



KUMPULAN KL CLAWS

PENAUNG PENASIHAT

EN MOHAMAD ASRI NGOSMAN EN HAJI AZHAR BIN MD NADZRI

(PENGARAH PEJ NEG KUALA LUMPUR) (TIMB PENGARAH PEJ NEG KUALA LUMPUR)

PN ZURAIDAH BINTI ZAKARIA

(PEN PENGARAH PENGUATKUASAAN)

PN ROSIMAH BINTI ARSAH

(PEN PENGARAH FAEDAH)

KETUA KUMPULAN KETUA PROJEK

EN KHAIRULLAH BIN MAHFUD EN MOHD AMIR ABDUL WAHAB

PENOLONG KETUA KUMPULAN PENOLONG KETUA PROJEK

EN MUHAMMAD HANAFI CHE ABDULLAH EN RAJASEGARAN AL MURALI DARAN

SETIAUSAHA

CIK NURSHAZATUL AMIRA BINTI SHARIFUDDIN

CIK AZLINA BINTI HAPIP



PENGENALAN

LATAR BELAKANG PERKHIDMATAN

Pertubuhan Keselamatan Sosial (PERKESO) ditubuhkan pada tahun 1971

di bawah Kementerian Sumber Manusia untuk melaksana dan

mentadbir Skim-skim keselamatan Sosial dan menguatkuasa Akta

Keselamatan Sosial Pekerja, 1969, iaitu Skim Insurans Bencana Pekerjaan

dan Skim Pencen Ilat dan Peraturan-peraturan Am Keselamatan Sosial

Pekerja,1971. Di bawah skim-skim ini, pekerja diberi perlindungan

berkaitan bencana pekerjaan termasuk kemalangan semasa

menjalankan pekerjaan, penyakit khidmat, keilatan dan kematian.

Di antara fungsi yang dilaksanakan PERKESO ialah mendaftar majikan

dan pekerja, memproses tuntutan dan membayar faedah kepada

pekerja yang ditimpa malang dan orang tanggungannya. Di samping iu,

PERKESO juga menyediakan faedah pemulihan jasmani dan vokasional

serta memupuk kesedaran keselamatan dan kesihatan pekerjaan. Selain

itu, perlindungan keselamatan yang diberikan meliputi rawatan

perubatan, bayaran tunai, bekalan anggota palsu dan juga rawatan

pemulihan.

Pada Julai 1985, status PERKESO sebagai jabatan kerajaan telah diubah

kepada sebuah badan berkanun. Manakala, pada 1Januari 1992,

PERKESO telah melasanakan sistem saraanya sendiri, iaitu Sistem Saraan

Baru PERKESO (SSBP).

Bagi memudahkan pekerja mendapatkan maklumat dan membuat

tuntutan PERKESO telah membuka 46 pejabat tempatan di seluruh

negara.



MISI

Memberi perlindungan keselamatan sosial pekerja dan tanggungan

mereka menerusi Skim-skim Keselamatan Sosial serta meningkatkan

kesedaran keselamatan dan kesihatan pekerjaan demi meningkatkan

kesejahteraan sosial pekerja.

VISI

Peneraju Keselamatan Sosial Yang Unggul Dan Cemerlang.

OBJEKTIF

Menyediakan perlindungan keselamatan sosial kepada semua pekerja

dan tanggungan mereka menerusi skim-skim insurans keselamatan sosial

berasaskan konsep masyarakat penyayang selaras dengan Dasar

Pembangunan Negara (DPN) dan Wawasan 2020 untuk menjadikan

Malaysia sebuah negara maju menjelang tahun 2020.



PENGOPERASIAN PEJABAT

Carta Organisasi Ibu Pejabat PERKESO

Carta Organisasi Bahagian Operasi PERKESO



Carta Organisasi PPN Kuala Lumpur



Secara amnya, operasi Pejabat PERKESO Negeri Kuala Lumpur (PPN

Kuala Lumpur) terbahagi kepada beberapa unit iaitu Unit Pentadbiran,

Kewangan, Faedah dan Penguatkuasaan. Pejabat PPN Kuala Lumpur

adalah merupakan salah sebuah pejabat besar di Malaysia. Unit

Pendakwaan dan Kompaun PPN Kuala Lumpur berperanan menjalankan

aktiviti penguatkuasaan antaranya adalah pengesanan, OPS Kesan dan

pengkompaunan.

Bagi memantapkan tindakan pengkompaunan ke atas majikan,

PERKESO telah melaksanakan tindakan pengkompaunan di bawah Akta

Keselamatan Sosial Pekerja 1969 dan Peraturan-peraturan (Am)

Keselamatan Sosial Pekerja 1971. Langkah ini bertujuan untuk

memastikan majikan mematuhi Akta dan Peraturan bagi menjamin

keselamatan sosial pekerja mereka.

Di bawah Akta Keselamatan Sosial Pekerja,1969, majikan boleh dikenakan

denda tidak lebih daripada RM 10,000.00 atau dua (2) tahun penjara atau

kedua-duanya sekali jika disabitkan antara kesalahan-kesalahan berikut :

Gagal Mendaftar Perusahaan

Gagal Mendaftar Pekerja

Gagal Melaporkan Kemalangan



LAPORAN INOVASI

TUJUAN PROJEK INOVASI

Unit Pendakwaan dan Kompaun adalah antara unit yang berperanan

dalam menguatkuasakan Akta dan Peraturan dan ia menjadi tunjang

utama pejabat PPN Kuala Lumpur dalam memastikan pematuhan

majikan ke atas AKSP 1969 dan Peraturan-peraturan Am 1971. Kegagalan

majikan mematuhi AKSP 1969 dan Peraturan-peraturan Am 1971

menyebabkan tindakan pengkompaunan dijalankan ke atas mereka.

Bidang utama yang menjadi tumpuan dalam inovasi dibawah PPN Kuala

Lumpur ini adalah tertumpu kepada proses pengkompaunan dari mula

sehingga selesai dengan hasil kerja yang berkualiti.

Justeru itu, bagi memastikan tindakan pengkompaunan dapat dibuat

dengan efisien dan berkesan, satu sistem pengurusan yang berlandaskan

aplikasi Sistem Pengkalan Data menggunakan bahasa pengaturcaraan

PHP dan sistem pengkalan data MYSQL telah dipilih bagi merealisasikan

SysCOM ini.

Sistem SysCOM



Seterusnya, tujuan projek inovasi ini dilaksanakan adalah untuk

memberikan impak positif terhadap pematuhan Akta PERKESO oleh

majikan dan memastikan hak pekerja-pekerja sentiasa terjamin serta

terpelihara.

Dengan penggunaan aplikasi SysCOM ini, secara tidak langsung,

tindakan dapat diambil ke atas majikan-majikan yang gagal menjalankan

tanggungjawab terhadap pekerja dan bagi majikan-majikan yang tidak

mematuhi AKSP 1969 dan Peraturan-peraturan Am 1971.



Maksud LOGO SysCOM

Bulatan : Kerja berkumpulan yang melibatkan semua

anggota di pelbagai unit (Penguatkuasaan,

Pentadbiran, Kewangan & Faedah)

Bangunan PPN KL : Pengukuhan matlamat yang selari dalam

usaha menguatkuasakan AKSP 1969 dan

Peraturan- peraturan Am 1971

Perkataan SysCOM : Singkatan perkataan Sistem Pengurusan

Kompaun

Warna LOGO SysCOM

Biru : Semangat harmoni berpasukan dalam

menjalankan tanggungjawab

Kuning : Adil dan saksama dalam pelaksanaan

Merah : Keberanian dalam melaksanakan AKSP 1969

dan Peraturan-peraturan Am 1971



Kronologi pemilihan aplikasi SysCOM

Januari 2014 : Satu kumpulan inovasi telah ditubuhkan bagi

membincangkan lambakan kes-kes berpotensi untuk dikompaun yang

diterima daripada Cawangan Faedah

Mesyuarat pertama diadakan bagi mengenalpasti punca-punca dan

langkah-langkah untuk mengatasi masalah ini

Februari 2014 : Mesyuarat kedua telah diadakan dan bersetuju

untuk membangunkan satu sistem yang dikenali sebagai SysCOM

Mesyuarat ketiga diadakan bagi mengenalpasti ciri-ciri dan keperluan

kepada sistem yang hendak dibangunkan

Proses pembangunan sistem telah dimulakan

Mac 2014 : Mesyuarat keempat diadakan bagi membincangkan

perkembangan pembangunan sistem

April 2014 : Proses ujikaji sistem dijalankan dari masa ke semasa

Mei 2014 : Aplikasi SysCOM telah dilancarkan dan

komputer anggota dijadikan sebagai server sementara

Jun 2014 : Beberapa penambahbaikan telah dibuat dari

masa ke semasa berdasarkan keperluan pejabat

Ogos 2014 : Permohonan server ke Ibu Pejabat telah dibuat dan

telah mendapat kelulusan seminggu dari tarikh permohonan

September 2014: Aplikasi SysCOM telah berjaya sepenuhnya

dipindahkan ke server baru



PROSES PERLAKSANAAN INOVASI

Aplikasi SysCOM ini adalah merupakan projek yang dijalankan secara “in-

house” dan tidak melibatkan kos tambahan dalam pelaksanaannya.

Tambahan pula, ianya dihasilkan oleh anggota PPN Kuala Lumpur sendiri

tanpa bantuan dari pihak luar PERKESO. Ianya ternyata telah banyak

membantu proses kerja hakiki anggota. Justeru itu, aplikasi SysCOM ini

adalah mudah dan sangat realistik untuk diaplikasikan di semua pejabat

PERKESO seluruh negara tanpa memerlukan kos tambahan.

Selepas pelaksanaan aplikasi SysCOM, kerja-kerja dapat dilakukan

dengan tepat, cepat dan memudahkan semua anggota yang terbabit

sekaligus dapat menjimatkan kos, masa dan tenaga selain memastikan

pelaksanaan pengkompaunan dan memastikan pematuhan AKSP di

tahap yang memuaskan.

Melalui aplikasi SysCOM ini, setiap kes yang melibatkan kesalahan lewat

lapor kemalangan, gagal daftar perusahaan dan gagal daftar pekerja

akan lebih mudah dikesan dan direkodkan dalam satu pengkalan data

berpusat untuk tindakan pengkompaunan dan pendakwaan. Dengan

perlaksanaan idea inovasi ini akhirnya dapat meningkatkan kualiti kerja

sekaligus menaikkan imej organisasi dan memudahkan proses kerja di

semua peringkat.

Secara amnya, aplikasi SysCOM ini dapat dilihat keberkesanannya

apabila perbandingan sebelum dan selepas dibuat. Ini bagi

memperlihatkan satu penemuan dan penghasilan gaya cipta tersendiri

selain mesra pengguna.



PROSES SEBELUM INOVASI DILAKSANAKAN

Sebelum aplikasi SysCOM dilaksanakan, PPN Kuala Lumpur menghadapi

masalah lambakan kes-kes ketidakpatuhan majikan terhadap AKTA yang

terlalu tinggi, tidak terkawal dan tidak dapat diselesaikan sebaiknya. Di

antara penyebab kepada masalah ini ialah :

1. Kesukaran untuk mengesan dan merekodkan kes-kes kesalahan

lewat lapor kemalangan. Tiada Workbasket dan anggota khas

yang diperuntukkan. Terlepas pandang kes-kes yang boleh

dikompaun.

2. Tiada suatu sistem kawalan yang dapat mengesan dan

menapis pertindihan kes yang sama sebelum dibawa ke

mesyuarat jawatankuasa kompaun.

3. Memerlukan masa yang panjang untuk penyediaan dokumen

pengkompaunan kerana perlu mengumpul maklumat dari

pelbagai sumber secara manual.

4. Penyediaan dokumen kompaun yang kurang sempurna di

sebabkan kesilapan fakta dan butiran kes.

5. Suasana tempat kerja menjadi tidak terurus kerana banyak

dokumen kertas kompaun yang berselerakkan di atas meja.

6. Mengalami kesukaran untuk mengemaskini dan memantau

majikan yang dikompaun.

7. Ketidakcekapan yang berlaku akibat kekerapan kesalahan

dalam menyediakan kertas kerja kompaun menyebabkan notis

kompaun lewat dihantar kepada majikan.

8. Kesukaran menyediakan statistik kompaun disebabkan

anggota terpaksa mengumpul dan menganalisa maklumat

secara manual.



SUASANA KERJA SEBELUM INOVASI



Sebelum aplikasi SysCOM ini dilaksanakan, suasana tempat kerja anggota

adalah tidak terurus dan kurang kemas. Malah anggota mengalami

masalah untuk menyediakan kertas kerja kompaun dalam masa yang

dikehendaki kerana kesukaran mendapatkan fail.

Anggota juga tidak dapat membahagikan masa dan adakalanya

terpaksa bekerja sehingga lewat petang serta perlu datang bekerja pada

hari cuti untuk menyiapkan kertas kerja kompaun. Oleh yang demikian,

waktu rehat yang diperlukan anggota adalah amat terhad. Suasana ini

telah menjejaskan motivasi anggota dalam menjalankan tugas.



DATA KOMPAUN SEBELUM PENGGUNAAN sYsCOM

Sebelum aplikasi SysCOM ini diperkenalkan, anggota terpaksa

melengkapkan kes-kes yang disyorkan terlebih dahulu sebelum dibawa ke

jawatankuasa kompaun. Proses ini dilakukan secara manual dan

memerlukan masa yang panjang.



KEDUDUKAN SELEPAS PERLAKSANAAN INOVASI

PERKESO amat menitikberatkan produktiviti di samping kualiti serta

peningkatan mutu kerja yang berkesan dalam mencapai mutu

perkhidmatan yang cemerlang. Atas dasar kesedaran tentang perlunya

sesuatu kerja dilakukan dengan tepat, cepat dan cekap, maka usaha

telah dijalankan untuk membangunkan aplikasi berlandaskan Sistem

Pengkalan Data berasaskan web.

Aplikasi SysCOM ini menggunakan bahasa pengaturcaraan PHP dan

sistem pengkalan data MYSQL kerana bahasa pengaturcaraan tersebut

menggunakan sumber terbuka dan ianya adalah percuma. Aplikasi

SysCOM ini juga sesuai diperluaskan penggunaannya di pejabat

PERKESO seluruh negara.

Sila lihat gambarajah 1 & 2 untuk makluman.

Gambarajah 1



Gambarajah 2



SUASANA KERJA SELEPAS INOVASI

Setelah aplikasi SysCOM diperkenalkan, sistem penyediaan kertas kerja

pengkompaunan menjadi lebih tersusun dan lebih sistematik. Anggota

tidak lagi perlu menyemak dokumen dan data secara manual.

Masa bekerja anggota dapat dijimatkan dan tidak perlu bekerja melebihi

masa.

Hasil penggunaan aplikasi SysCOM, kesilapan terlepas pandang terhadap

majikan yang sepatutnya dikompaun dapat dielakkan.



Suasana tempat kerja juga menjadi lebih kemas, teratur dan

membolehkan anggota untuk menumpukan perhatian kepada kerja

hakiki yang lain hasil daripada penjimatan masa yang terhasil dari

penggunaan aplikasi SysCOM.



ELEMEN PENURUNAN KUASA

Surat permohonan untuk membangunkan aplikasi SysCOM dari PUKD



Surat kebenaran membangunkan aplikasi SysCOM dari Pengarah Negeri



Borang permohonan Virtual Machine dari Bahagian Teknologi Maklumat

PERKESO



IMPAK INOVASI TERHADAP KUMPULAN SASAR / PERKHIDMATAN /

JABATAN / AGENSI / NEGARA

Dengan aplikasi SysCOM ini kelebihan yang amat ketara adalah aplikasi

SysCOM memenuhi keperluan pengguna masakini serta ia mudah untuk

digunapakai di setiap pejabat. Untuk merealisasikan inovasi ini, tiada

perisian tambahan yang diperlukan malah ianya boleh digunakan

dengan sistem komputer yang sedia ada di seluruh pejabat PERKESO

yang dihubungkan kepada sistem rangkaian PERKESO.

Melalui Sistem Pengkalan Data juga, kita dapat menjalankan tugas

penyediaan kertas kerja kompaun dengan lebih tersusun dan

memudahkan proses membuat keputusan di peringkat Jawatankuasa

Pengkompaunan. Selain dapat menjimatkan masa dan tenaga ianya

juga memastikan data dapat dimasukkan dengan tepat serta

memudahkan penyediaan statistik pada bila-bila masa.

Semua maklumat dan rekod akan tersimpan dengan sistematik dan

selamat. Kesannya, pematuhan majikan terhadap AKSP 1969 dan

Peraturan-peraturan Am 1971 telah dapat ditingkatkan.

Beban kerja anggota terbabit dapat dikurangkan dan mendorong

mereka untuk bekerja lebih bersemangat.

Dari sudut penjimatan sumber manusia, sistem ini juga telah dapat

menyediakan suatu struktur kerja baru yang mana kerja-kerja yang

dilakukan oleh anggota Gred 19 kini boleh dilakukan oleh angoota

Gred12 khususnya dalam penyediaan dokumen pengkompaunan.

Aplikasi SysCOM juga dapat meningkatkan jumlah kes-kes kompaun yang

dapat diselesaikan seperti yang disasarkan oleh Ibu Pejabat.



1. ELEMEN INOVATIF / KREATIVITI

1.1 Penciptaan Nilai / Elemen Baru / Tambah Baik

Aplikasi SysCOM ini dicetuskan hasil daripada perbincangan

sekumpulan anggota di PPN Kuala Lumpur ke atas isu-isu

kelemahan sistem kerja yang diamalkan secara manual. Sistem

yang sedia ada mempunyai kelemahan seperti kekangan masa,

kelemahan pemantauan dan kesukaran menjana statistik.

Melalui aplikasi SysCOM ini, kerja-kerja di Unit Pendakwaan dan

Kompaun menjadi lancar di mana kes-kes dapat dikesan dan

diselesaikan dalam masa yang singkat, menyelia semua proses

tindakan dari awal hingga akhir dengan lebih berkesan dan

penyediaan data-data bagi tujuan untuk perancangan strategik

mudah diperolehi.

Lebih membanggakan, aplikasi SysCOM ini dihasilkan sendiri oleh

anggota PPN Kuala Lumpur sepenuhnya.



1.2 Elemen Mempermudahkan / Penyelesaian Masalah

Aplikasi SysCOM merupakan Sistem Pengkalan Data yang dicipta

khas untuk melancarkan proses kerja anggota Unit Pendakwaan

dan Kompaun PPN Kuala Lumpur secara keseluruhannya dalam

proses menyelesaikan kes-kes kompaun yang dikenakan ke atas

majikan yang ingkar. Di antara keupayaan aplikasi SysCOM

adalah seperti berikut:-

1. Memudahkan untuk mengesan dan merekod kes-kes bagi

disyorkan ke Jawatankuasa kompaun.

2. Mempercepatkan proses semakkan dan pemantauan

maklumat berkaitan status kes kompaun terkini.

3. Berupaya menyimpan data atau maklumat kompaun yang

sediakan oleh PPN Kuala Lumpur.

4. Mampu menyingkatkan proses kerja anggota semasa

penyediaan kertas kerja kompaun.

5. Memudahkan Jawatankuasa Kompaun untuk membuat

keputusan dengan cepat dan tepat.

6. Memudahkan dan mempercepatkan untuk mendapat

maklumat berkaitan statistik.

7. Berupaya menyimpan data atau maklumat yang berkaitan

dengan SPPPA pada akhir tahun tersebut

1.3 Rekabentuk Antaramuka Aplikasi SysCOM Yang Kreatif

Rekabentuk antaramuka aplikasi SysCOM ini telah diilhamkan

sendiri oleh anggota PPN Kuala Lumpur bagi memberikan nilai

tambah pada aplikasi SysCOM dengan mengambil kira pelbagai

aspek di antaranya maklumat yang mudah dicapai, mesra

pengguna, tidak terlalu padat dan mudah difahami.



2. ELEMEN KEBERKESANAN

2.1 Gambaran Faedah Yang Nyata Diperolehi (Impak Kepada

Negara)

Dengan adanya aplikasi SysCOM tindakan kompaun dapat di

ambil terhadap majikan-majikan yang gagal dalam mematuhi

Akta Keselamatan Sosial PERKESO (AKTA 4) tanpa ada majikan

yang terlepas sekaligus menjamin keadilan sosial pekerja di seluruh

Malaysia terjamin dan terbela.

Aplikasi SysCOM ini memberi impak dari segi pematuhan undang-

undang di kalangan majikan terhadap Akta Keselamatan Sosial

Pekerja 1969 dan Peraturan – Peraturan ( Am ) Keselamatan Sosial

Pekerja 1971. Secara tidak langsung, orang berinsurans dapat

dijamin hak mereka untuk mendapat perlindungan dan faedah

yang adil dan saksama.

2.2 Peningkatan Produktiviti / Kepuasan

2.2.1 Peningkatan Kepuasan Pelanggan

Aplikasi SysCOM dapat memastikan nasib pekerja terbela

apabila tindakan kompaun dan dakwa dapat dilaksanakan

dengan cepat dan pantas terhadap majikan yang ingkar.

Hasil aplikasi SysCOM ini juga dapat meningkatkan

pengetahuan majikan dan seterusnya mengurangkan

bilangan majikan yang gagal mematuhi undang-undang.

Secara tidak langsung, kepercayaan pekerja kepada

majikan juga meningkat dan menghasilkan suasana kerja

yang harmoni.



2.2.2 Peningkatan Produktiviti

Pelaksanaan aplikasi SysCOM ini telah meningkatkan kualiti

hasil kerja di mana ianya dapat memotivasikan dan

menambah produktiviti anggota melalui :

1. Menurunkan kadar kesilapan pada tahap paling minima

(kesilapan SIFAR)

2. Meningkatkan bilangan kes kompaun yang dapat

diselesaikan

3. Mengurangkan kos peralatan dan tadbir urus sumber

manusia



2.3 Penjanaan Pendapatan

Penggunaan aplikasi SysCOM di PPN Kuala Lumpur telah

memberikan banyak impak positif dari segi kelancaran proses

kerja, memudahkan jawatankuasa kompaun untuk membuat

keputusan yang tepat dan cepat sekaligus dapat menjana

kutipan kompaun dan caruman yang tinggi.

Penggunaan aplikasi SysCOM secara meluas di seluruh PERKESO

juga akan dapat menjana pendapatan tahunan PERKESO kerana

tiada majikan yang gagal mematuhi Akta PERKESO akan terlepas

pandang begitu sahaja.

Aplikasi SysCOM ini juga dapat meningkatkan pengetahuan

majikan mengenai keperluan pematuhan Akta dan peraturan

serta kesedaran pentingnya membayar caruman mengikut kadar

dan tempoh masa yang telah ditetapkan.

Bilangan Kes dan Kutipan Kompaun PPN Kuala Lumpur bagi tahun 2014

TEMPOH (2014) BIL KES AMAUN KOMPAUN

JAN HINGGA MAC 84

92,000.00

APRIL HINGGA JUN 134

158,000.00



Carta berbezaan bilangan kes yang diselesaikan sebelum dan selepas

penggunaan SysCOM

Carta berbezaan Jumlah kutipan kompaun yang diperolehi sebelum dan

selepas penggunaan SysCOM



3. ELEMEN SIGNIFIKAN

3.1 Bagaimana Perkhidmatan Boleh Mesra Pelanggan

Aplikasi SysCOM dicipta mengikut kehendak pengguna (user-friendly).

Pengguna hanya perlu memasukkan maklumat majikan yang

melakukan kesalahan yang perlu dikompaun. Setelah menentukan

semua keperluan tersebut, pengguna hanya perlu memasukkan data

dan maklumat yang berkaitan.

3.2 Penjimatan Kos

KOS OPERASI PERALATAN SEBELUM SysCOM

a. Purata penggunaan kertas A4 untuk menyediakan 1 kes kompaun

PROSES KOS

1 Rim (Double A) = RM 10 = 500 helaian RM 0.02 sehelai

1 kes kompaun = 25 helaian A4 yang

dicetak

RM 0.50

b. Purata penggunaan toner printer untuk menyediakan 1 kes kompaun

PROSES KOS

1 Toner = RM 680 = 3000 cetakan RM 0.22 sehelai


dicetak

RM5.50

( 25 helaian yang dicetak – Surat makluman Pematuhan Kompaun , Surat Rayuan , Surat

Peringatan , salinan imej SIKAP dan Memo Ke Ibu Pejabat )

Kos operasi sebelum inovasi (RM 0.50 + RM 5.50) = RM 6.00

RM 6.00 X 2 (ANGGARAN KEKERAPAN PEMBETULAN DATA YANG

DIMASUKKAN SECARA MANUAL) = RM 12.00



KOS OPERASI PERALATAN SELEPAS SysCOM

c. Purata penggunaan kertas A4 untuk menyediakan 1 kes kompaun

PROSES KOS

1 Rim (Double A) = RM 10 = 500 helaian RM 0.02 sehelai


dicetak

RM 0.50

d. Purata penggunaan toner printer untuk menyediakan 1 kes kompaun

PROSES KOS

1 Toner = RM 680 = 3000 cetakan RM 0.22 sehelai


dicetak

RM 5.50

(25 helaian yang dicetak – Surat makluman Pematuhan Kompaun , Surat Rayuan , Surat

Peringatan , salinan imej SIKAP dan Memo Ke Ibu Pejabat )

Kos operasi selepas inovasi dengan data yang lebih tepat dan betul

(kesilapan sifar) = (RM 0.50 + RM 5.50 ) = RM 6.00

RM 12.00 – RM 6.00 = JIMAT RM 6.00

PENJIMATAN KOS OPERASI PERALATAN

Pada kebiasaannya, dalam proses penyediaan sesuatu fail kompaun,

seperti yang telah ditunjukkan di dalam pengiraan kos peralatan di atas,

berlakunya pembaziran kos secara berlebihan iaitu dari segi

penggunaan kertas A4 dan ‘toner printer’, kerana cetakan yang dibuat

secara kerap akibat kesalahan-kesalahan yang dilakukan semasa

menaip maklumat-maklumat penting di dalam kertas kompaun tersebut

secara berulangkali, tetapi dengan terhasilnya inovasi ini secara tidak

langsung dapat membantu mengurangkan penggunaan kos peralatan .

Di samping itu proses kerja dapat dilakukan dengan lebih sistematik dan

lebih lancar .



3.3 Penjimatan Masa

PENJIMATAN MASA YANG DIPEROLEHI MELALUI SysCOM

PROSES

(UNTUK SETIAP SATU KES)

TEMPOH MASA

SEBELUM SysCOM

(SAAT / MINIT)

TEMPOH MASA

SELEPAS SysCOM

(SAAT / MINIT)

PENJIMATAN

MASA

(SAAT / MINIT)

1. Pengesyoran Oleh

Pelulus Sikap 30 Saat 10 Saat 20 Saat

2. Pendaftaran Kes

15 Minit 2 Minit 13 Minit

3. Semakan Dan

Pemilihan Kes Untuk

Mesyuarat

Jawatankuasa

5 Minit 30 Saat 4 Minit 30 Saat

4. Penyediaan Kes Untuk

Dibawa Mesyuarat

Jawatankuasa


5. Penyediaan Notis

Kompaun Dan

Makluman

Pematuhan Majikan

5 Minit 1 Minit 4 Minit

6. Semakan Status

Bayaran Kompaun 2 Minit 30 Saat 1 Minit 30 Saat

7. Penyediaan Rayuan

Kompaun Ke

Ibupejabat


8. Semakan Dan

Pemantauan Kes

Kompaun


9. Syor Kepada

Pendakwaan Untuk

Majikan Engkar


JUMLAH PENJIMATAN

41 MINIT 30 SAAT 6 MINIT 10 SAAT 35 MINIT 20

SAAT



Kos masa yang dapat dijimatkan

= JIMAT 35 MINIT 20 SAAT

PENJIMATAN MASA YANG DIPEROLEHI DARIPADA SysCOM

Merujuk kepada proses kerja penyediaan kompaun sebelum aplikasi

SysCOM dilaksanakan, anggota perlu melakukan proses kerja yang

mengambil masa selama lebih setengah jam akan tetapi selepas aplikasi

SysCOM ini dilaksanakan suatu proses kerja hanya mengambil masa kurang

dari 7 minit untuk disiapkan.



3.4 Penjimatan Sumber Manusia

PENJIMATAN KOS SUMBER MANUSIA YANG DIPEROLEHI MELALUI SysCOM

PROSES KOS SUMBER

MANUSIA

SEBELUM SysCOM

(RM)

KOS SUMBER

MANUSIA

SELEPAS SysCOM

(RM)

PENJIMATAN

DIPEROLEHI

(RM)

Gaji Kerani

(Sambilan)

RM1634.60 RM1634.60

Bilangan hari

bekerja

20 20

Bilangan jam

(8 jam/hari x 20

hari)

160 jam 160 jam

Gaji @ 1 jam

(1634.60 160)

RM 10.22 RM 10.22

Gaji @ 1 minit

(RM10.22/60minit)

RM 0.17 sen RM 0.17 sen

Kos Gaji untuk

penyediaan 1 kes

kompaun

RM 7.05

(RM 0.17 x 41.5

minit)

RM 1.05

(RM 0.17 x 6.14

minit)

RM 6.00

KOS SUMBER MANUSIA YANG DAPAT DIJIMATKAN

Sumber Manusia = RM 7.055 – RM 1.05 = JIMAT RM 6.00 SETIAP KES



PENJIMATAN SUMBER MANUSIA YANG DIPEROLEHI MELALUI SysCOM

Seterusnya melalui mekanisma penggunaan aplikasi SysCOM ini, ia

sekaligus dapat mengurangkan kos tenaga kerja anggota kerana ia tidak

melibatkan kerja lebihan masa selain memberikan kebaikan terhadap

pengurusan masa bekerja serta penggunaan kos yang minima.

Kos untuk menyiapkan sebuah fail kompaun sebelum aplikasi SysCOM

dilaksanakan ialah RM 7.055, manakala selepas ianya dilaksanakan kos

sumber manusia menurun menjadi RM 1.05 sahaja.



RUMUSAN PENJIMATAN KOS

Kos Sumber Manusia - JIMAT RM 6.00

Kos Peralatan - JIMAT RM 6.00

Penjimatan Keseluruhan - JIMAT RM 12.00

Bermakna 1 Penyediaan Kes Kompaun melalui SysCOM telah

menjimatkan sebanyak = RM 12.00

TEMPOH (2014) BIL KES AMAUN KOMPAUN

JAN HINGGA MAC 84

92,000.00

APRIL HINGGA JUN 134

158,000.00

Secara keseluruhan Penjimatan KOS di PPN Kuala Lumpur

RM 12.00 x 134 kes kompaun (Apr - Jun 14) = RM 1608.00



3.5 Sejauh Mana Ianya Memenuhi Objektif Inisiatif Ini Diambil

Dengan terlaksananya sistem ini, ianya telah dapat :

1. Mempercepatkan urusan penyediaan kertas kerja

pengkompaunan dan mengelakkan kesilapan

maklumat dan butiran kes.

2. Segala maklumat dan rekod tersimpan dengan

sistematik dan memudahkan proses pencarian.

3. Beban kerja anggota yang terbabit dapat

dikurangkan.

4. Pengurangan aktiviti proses kerja dapat

mengurangkan penglibatan anggota yang

berlebihan.

5. Menyelia semua proses tindakan dari awal hingga

akhir dengan lebih berkesan.



4. ELEMEN RELEVAN

4.1 Sumbangan Kepada Agensi Organisasi / Nasional

Aplikasi SysCOM dapat membantu organisasi di mana

penggunaannya seragam oleh seluruh anggota PERKESO. Ia juga

memberi kesan kepada anggota untuk meningkatkan prestasi

kerja dan bermotivasi kerana proses kerja pengkompaunan kini

menjadi lebih cepat dan efisien. Malah aplikasi SysCOM akan

mengharumkan nama PERKESO di peringkat Nasional di sebabkan

keberkesanannya.

Pematuhan majikan kepada Akta dapat dipertingkatkan di mana

secara tidak langsung sistem yang diperkenalkan telah dapat

mendidik dan memberikan kesedaran kepada majikan betapa

pentingnya kerjasama kepada PERKESO dalam memastikan

keadilan sosial kepada orang berinsurans perlu diberikan.

4.2 Peningkatan Diterima

Projek ini diterima baik dan mendapat sokongan padu oleh pihak

pengurusan PPN Kuala Lumpur terutamanya ahli-ahli

Jawatankuasa kompaun dan semua anggota di Unit Pendakwaan

dan Kompaun.

Sejak terlaksananya aplikasi SysCOM bilangan kes kompaun yang

disediakan meningkat secara mendadak.



4.3 Gambar-gambar Berkaitan

Mesyuarat bersama Penaung berkaitan perlaksanaan aplikasi SysCOM

Pegawai Kerani sedang menggunakan aplikasi SysCOM



4.4 Implikasi Kewangan

Aplikasi SysCOM ini memberi impak yang besar daripada segi

kewangan di mana pelbagai kos dapat dikurangkan antaranya

kos sumber manusia, kos masa dan kos operasi yang lain. Hasil

pengurangan kos-kos ini, pihak pengurusan PERKESO dapat

menyalurkan lebihan perbelanjaan pengurusan ke atas aktiviti

pengoperasian yang lain. Selain itu juga, projek ini dapat

membantu dalam peningkatan dana PERKESO bagi jangkamasa

panjang.

Kutipan kompaun meningkat hasil dari penggunaan SysCOM



RUMUSAN

Inovasi bermaksud kaedah mencari jalan untuk menghasilkan produk

atau perkhidmatan yang lebih baik sama ada melalui pengubahsuaian

atau penambahbaikan. Ia adalah hasil cetusan idea-idea yang kreatif

dan inovatif dalam mana-mana aspek kerja yang dapat meningkatkan

kualiti dan produktiviti organisasi.

Atas semangat kerja berpasukan anggota PPN Kuala Lumpur, aplikasi

SysCOM telah dibangunkan untuk menghasilkan suatu kaedah kerja yang

unik, mudah, menjimatkan kos, dapat membantu menyelesaikan masalah

lambakan kerja dan memberi nilai kepada kualiti hasil kerja serta

meningkatkan produktiviti.

PPN Kuala Lumpur terkenal sebagai sebuah „lubuk emas‟ berdasarkan

keadaan persekitaran yang strategik, dan mempunyai lebih 70,000 buah

majikan berdaftar. Senario bebanan kerja yang wujud itu dipandang

secara positif seiring dengan arus persekitaran semasa dan menyelusuri

harapan tinggi setiap pelanggannya.

Aplikasi SysCOM terbukti mampu menjawab semua persoalan isu

berkenaan. Ianya amat praktis, „user friendly‟ dan relevan dengan

kehendak dan keperluan matlamat serta objektif cawangan

Penguatkuasaan PPN Kuala Lumpur iaitu antaranya bagi memastikan

kehendak Akta Keselamatan Sosial Pekerja 1969 dan Peraturan-

peraturannya dipatuhi dengan sempurna oleh semua majikan dan

pekerja.



Penggunaan aplikasi SysCOM dapat menjimatkan kos sumber manusia,

dengan menjadikan penggunaan sumber manusia yang lebih optima,

melahirkan pekerja yang bermotivasi dan membantu menyediakan

persekitaran kerja yang lebih teratur dan kemas. Yang jelas produktiviti

kompaun dapat ditingkatkan dengan begitu ketara sekali dalam suku

tahun kedua 2014.

Dari aspek penjimatan peralatan pula , ianya dapat menyumbang

kepada pengurusan perbelanjaan berkhemah pejabat Perkeso Kuala

Lumpur. Manakala penjimatan masa yang diperolehi daripada

penggunaan aplikasi SysCOM ini, memberikan manfaat kepada anggota

untuk bekerja dengan lebih efisien dan progresif. Ianya terbukti dengan

peningkatan kualiti kerja dan produktiviti kes kompaun yang bertambah

dengan ketara pada suku tahun kedua 2014.



PANDUAN PENGGUNA SISTEM PENGURUSAN KOMPAUN

(SysCOM)

PENGENALAN

Sistem Pengurusan Kompanun(SysCOM) mempunyai 2 modul, iaitu modul

Faedah bagi kes-kes kompaun faedah dan Penguatkuasaan bagi kes-kes

kompaun serta-merta dan Ops Kesan.

Untuk menggunakan sistem ini, pengguna perlu menggunakan browser

yang sesuai dan disyorkan menggunakan ‘Mozilla Firefox’ versi yang

terbaru. Pengguna perlu akses ke url http://10.8.50.241/ dan paparan

seperti dibawah akan keluar.

Pengguna akan dipaparkan muka hadapan system apabila telah berjaya

log masuk system ini. Seperti paparan dibawah.

http://10.8.50.241/



Pengguna yang menggunakan system ini dibahagi kepada beberapa

kategori mengikut keperluan serta tugas pengguna tersebut. Berikut adalah

kategori pengguna:

Kerani

Pegawai Siasat

Pentadbir/Pengurusan

Menu Kerani

Menu Pegawai Siasat

Menu Pentadbir/Pengurusan



MODUL FAEDAH

Pengguna yang diberi kuasa untuk membuat pengesyoran kes ialah

Pengarah PERKESO Negeri (PPN), Timbalan Pengarah PERKESO Negeri

(TPPN) dan Penolong Pengarah Faedah (PPF). Mereka ini sahaja

dibenarkan untuk membuat pengesyoran kes faedah untuk dikompaun.

Paparan seperti dibawah.

Apabila sesuatu kes telah dibuat pengesyoran, kes-kes tersebut akan

dipaparkan pada dibawah akan dipaparkan beserta nama pengesyor.

Pada peringkat ini, Pegawai kerani akan membuat kemaskini maklumat

kes tersebut sebelum tindakan seterusnya boleh diambil.



Pegawai kerani akan memasukkan maklumat yang diperlukan untuk

dikemaskini. Bagi maklumat majikan, system ini hanya memerlukan kod

majikan sahaja dan system akan paparkan lain-lain maklumat mengenai

majikan tersebut. Ini kerana, system ini telah menyimpan maklmumat

majikan dari System E-pemeriksaan. Pegawai Kerani juga perlu

menyediakan fail fizikal yang akan digunakan semasa mesnyuarat

jawatankuasa kumpaun.

Semakan terhadap tugas yang telah dilakukan oleh Pegawai Kerani akan

dilakukan oleh Ketua Unit Pendakwaan dan Kompaun dimana pada fasa

ini, segala maklumat akan dipastikan lengkap sebelum tindakan

penetapan tarikh mesyuarat Jawatankuasa Kompaun dibuat. Sekiranya

maklumat tidak lengkap, siasatan semula kes akan dilakukan. Ketua Unit

Pendakwaan dan Kompaun akan memindahkan kes ini ke ‘Workbasket’

Siasat.

Siasatan semula perlu dibuat.



Sebelum tarikh mesyuarat ditetapkan, Lampiran 2b perlu dicetak dan

diletakkan pada fail kompaun yang telah disediakan oleh Pegawai

Kerani.



Senarai kes yang dibawa untuk mesyuarat jawatankuasa kompaun boleh

dilihat seperti dipaparan.

Keputusan mesyuarat boleh dimasukkan terus ketika mesyuarat sedang

berlansung. Sekiranya kes diluluskan untuk dikompaun, kes tersebut akan

dimasukkan ke senarai untuk cetakan notis kompaun manakala bagi kes

yang akan ditangguhkan antaranya perlukan siasatan semula, kes

tersebut akan dimasukkan ke ‘workbasket’ siasat.



Senarai kes yang telah diluluskan untuk cetakan notis kompaun. Pegawai

Kerani mempunyai akses untuk menu ini dan cetakan akan dibuat

menggunakan mesin cetak dot matrik.



Cetakan notis akan dikeluarkan dalam bentuk fail PDF.

Senarai status kompaun akan dipaparkan bagi mengetahui status majikan

yang telah dikenakan kompaun sekiranya kompaun masih belum

dijelaskan. Dipaparkan juga tarikh tamat notis untuk diambil tindakan

susulan sekiranya perlu.



Sekiranya kompaun telah dijelaskan, kemaskini status dan kes telah selesai.

Bagi majikan yang membuat rayuan diatas kompaun yang dikenakan.

Maklumat rayuan akan dikemaskini dan kes akan dihantar untuk proses

rayuan.

Senarai majikan yang membuat rayuan akan dipaparkan seperti

dibawah.



Maklumat rayuan akan dilengkapkan oleh Ketua Unit Pendakwaan dan

Kompaun dan kemudiannya akan diberi ulasan oleh Pengarah PERKESO

Negeri.



Cetakan lampiran 5 akan dibuat sebelum rayuan dihantar ke ibu pejabat

untuk tindakan lanjut.



Senarai rayuan yang telah dihantar ke ibu pejabat boleh disemak seperti

dipaparan berikut.



Kemaskini keputusan rayuan sebelum maklumkan majikan mengenai

keputusan rayuan.

Sekiranya majikan masih tidak berpuas hati dengan keputusan rayuan

dan ingin membuat rayuan untuk kali kedua, langkah yang sama akan

diambil menggunakan menu rayuan kedua dan ketiga.

Majikan tersebut akan dimasukkan ke senarai kes syor pendakwaan

sekiranya masih gagal menjelaskan kompaun selepas tamat tempoh

kompaun atau rayuan.



MODUL PENGUATKUASAAN

Modul ini dibuat untuk memproses kompaun bagi kes kompaun serta-

merta serta Ops Kesan. Pendaftaran kompaun akan dilakukan oleh

Pegawai Kerani apabila suatu kompaun telah dikeluarkan.

Modul ini dibahagi kepada 2 kategori mengikut seksyen kesalahan iaitu

seksyen 4 dan seksyen 5.



Seksyen 4

Seksyen 4 AKSP 1969 adalah bagi kesalahan gagal mendaftar

perusahaan. Senarai kompaun bagi kesalahan seksyen ini akan

dipaparkan pada menu Seksyen 4.

Tarikh daftar perusahaan diperlukan sekiranya majikan ingin membuat

bayaran atau rayuan kompaun. Ini kerana rayuan kompaun bagi

kesalahan ini akan dikira berdasarkan bilangan hari kelewatan

pendaftaran dari tarikh kompaun dikeluarkan.

Jumlah yang perlu dibayar oleh majikan akan dikira secara automatik

apabila tarikh pendaftaran majikan dimasukkan.



Seksyen 5

Seksyen 5 AKSP 1969 adalah bagi kesalahan gagal mendaftar pekerja.

Senarai kompaun bagi kesalahan seksyen ini akan dipaparkan pada

menu Seksyen 5.

Seperti kompaun Seksyen 4, tarikh daftar pekerja diperlukan sekiranya

majikan ingin membuat bayaran atau rayuan kompaun. Ini kerana rayuan

kompaun bagi kesalahan ini akan dikira berdasarkan bilangan hari

kelewatan pendaftaran dari tarikh kompaun dikeluarkan.

Jumlah yang perlu dibayar oleh majikan akan dikira secara automatik

apabila tarikh pendaftaran majikan dimasukkan.



WORKBASKET

Menu ini digunakan sekiranya siasatan tambahan untuk kes faedah

diperlukan sebelum sesuatu kompaun itu diluluskan.

Terdapat 3 sub-menu pada ‘Workbasket’ iaitu

Siasat

Pegawai

Selesai

Menu Siasat

Menu ini akan memaparkan senarai kes yang memerlukan siasatan

semula.



Senarai pegawai pemeriksa dan siasat boleh dipilih bagi siasatan semula

dapat dijalankan. Pemberitahuan melalui emel juga akan dibuat selepas

butang ditekan. Emel tersebut akan dihantar kepada pegawai yang

berkenaan dan salinan kepada ketua unit. Ketua Unit boleh memantau

sama ada pegawai berkenaan telah menjalankan siasatan atau tidak.

Sekiranya siasatan telah selesai, pegawai yang menyiasat perlulah

mengemaskini maklumat yang diperlukan pada paparan berikut.



Sekiranya siasatan telah selesai, kes tersebut akan dipaparkan pada

senarai kes selesai dan Ketua Unit Pendakwaan dan Kompaun perlu

mengesahkan penerimaan dokumen fizikal siasatan tersebut.

Apabila dokuman fizikal telah diterima, kes tersebut akan dimasukkan

semula ke senarai syor kompaun untuk dijadualkan ke mesyuarat

Jawatankuasa Kompaun.



STATISTIK

Menu ini akan memaparkan statistik yang diperlukan antaranya Lampiran

3 dan Lampiran 4. Pilihan tahun serta bulan untuk memaparkan statistic

tersebut. Fungsi statistik ini akan di tambah mengikut keperluan semasa.

(sekiranya di perlukan)

Statistik ini akan dipaparkan dalam bentuk PDF.

Lampiran 3

Lampiran 4



RUJUKAN

Rujukan-rujukan berkaitan ada dilampirkan dimenu ini dimana, pengguna

boleh memuat turun mana-mana dokumen yang diperlukan sebagai

rujukan.

ADMIN (PENTADBIR)

Menu ini akan digunakan oleh pentadbir untuk urusan pentadbiran

system. Pantadbir boleh membuat pendaftaran pengguna baru,

mengemaskini maklumat pengguna, mendaftar Ahli Jawatankuasa

Kompaun serta menghantar emel untuk panggilan mesyuarat

Jawatankuasa Kompaun.

projek inovasi perkeso kuala lumpur...

Documents