program studi diploma iii administrasi bisnis jurusan
TRANSCRIPT
PEMBUATAN STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)
PENANGANAN SURAT DI SUBBAGIAN TATA USAHA PIMPINAN DAN
KEPEGAWAIAN SEKRETARIAT DAERAH KOTA CIMAHI
Making Standard Operating Procedure (SOP) Of Handling The Letter In Subbagian Tata Usaha Pimpinan dan Kepegawaian Sekretariat Daerah Kota
Cimahi
TUGAS AKHIR
Laporan ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat menyelesaikan pendidikan Diploma III Program Studi Administrasi Bisnis Jurusan Administrasi Niaga
Oleh:
Alsella Eka Putri
145213006
PROGRAM STUDI DIPLOMA III ADMINISTRASI BISNIS
JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
POLITEKNIK NEGERI BANDUNG
2017
LEMBAR PERSEMBAHAN
“Alhamdulillah, serta rasa syukur kepada Allah SWT yang telah memberikan kekuatan, serta memberikan limpahan ilmu pengetahuan sehingga Laporan Tugas
Akhir ini dapat terselesaikan.
Kupersembahkan karya sederhana ini kepada orang yang sangat kukasihi dan kusayangi….
Mama dan Ayah Tercinta
Sebagai tanda terima kasih serta hormatku terhadap kasih sayang, semangat, dan doa yang mama dan ayah berikan, ku persembahkan karya kecil ku ini kepada
mamaku Hermayanti dan Ayahku Nasirwan. Semoga ini menjadi bekalku untuk membuat mama dan Ayah bahagia, karena aku sadar selama ini belum bisa
memberikan sebuah hal yang lebih untuk Ayah dan Ibu. Terima kasih mamaku dan Ayahku…
Adik-adik Ku Tersayang
Untuk Adik-adikku, terimakasih atas semangat dan doa yang kalian berikan. Terimakasih atas canda tawa yang kalian berikan kepada kakak kalian ini. Semoga
kelak kita akan berhasil bersama-sama..
Dosen Pembimbing Tugas Akhirku
Terima kasih bu Dra. Maya Setiawardani, M.Pd selaku dosen pembimbing Tugas Akhir yang selalu menyemangati dan memotivasi saya selama pelaksanaan Tugas
Akhir yang telah dilakukan. Terima kasih atas arahan ibu kepada saya dalam proses pembuatan Tugas Akhir. Karya ini saya persembahkan untuk Ibu, terima kasih
Mom…
Seluruh Pegawai Subbagian Tata Usaha Pimpinan Dan Kepegawaian Setda
Pemerintah Daerah Kota Cimahi
Terima Kasih untuk seluruh pembimbing saya selama melakukan pembuatan proyek Tugas Akhir di Subbagian Tata Usaha Pimpinan dan Kepegawaian Sekretariat
Daerah Pemerintah Daerah Kota Cimahi. Terima kasih atas motivasi yang telah Berikan…
Teman-temanku
Buat teman-temanku yang telah menyemangati ku dan memotivasi ku dalam pembuatan Tugas Akhir ini, Teruntuk teman-teman kelas D3 Administrasi Bisnis
Kerma Siak, terima kasih atas waktu dan semangatnya, teruntuk Arif, Ochi, Wanda, Narda, Windi, Weni terima kasih atas canda tawa yang kalian berikan kepada ku
untuk menghiburku dan motivasi untuk sukses bersama-sama..”
ABSTRAK
Standar Operasional Prosedur (SOP) ialah suatu panduan proses kerja yang digunakan untuk merapihkan, memudahkan serta menertibkan pekerjaan yang dilakukan. Pelaksanaan penanganan surat pada suatu organisasi atau instansi haruslah tepat dan berdasarkan prosedur, sehingga diperlukan suatu Standar Operasional Prosedur (SOP) yang efektif dan efisien untuk menangani surat – surat tersebut. Kondisi awal kegiatan penanganan surat di Subbagian Tata Usaha Pimpinan dan Kepegawaian Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Cimahi masih belum efektif, hal ini dapat dilihat dari lambatnya penanganan surat yang dilakukan. SOP yang dibuat ialah SOP untuk penanganan surat masuk dan surat keluar. Setelah dibuatnya Standard Operating Procedure penanganan surat, maka SOP dimplementasikan pada Subbagian Tata Usaha Pimpinan dan Kepegawaian Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Cimahi. Hasil dari implementasi tersebut ialah SOP ini dapat digunakan dengan baik oleh Subbagian Tata Usaha Pimpinan dan Kepegawaian Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Cimahi.
Kata Kunci : Standar Operasional Prosedur, Penanganan Surat Masuk, Penanganan Surat Keluar
ABSTRACT
Standard Operating Procedure (SOP) is a guide used to tidy up, facilitate and control the work. Implementation of handling the letter in an organization or institute must be appropriate and based on the procedure, so necessary an effective and efficient Standard Operating Procedure (SOP) to handle the letters. The existing condition of handling letter in the Sub-Division Tata Usaha Pimpinan dan Kepegawaian Sekretariat Daerah Kota Cimahi is not effective, this can be seen from the slowly handling of the letter. SOP is made are for handling incoming and outgoing letter. After making Standard Operating Procedure of letter handling, SOP is implemented in Sub-Division Tata Usaha Pimpinan dan Kepegawaian Sekretariat Daerah Kota Cimahi. The result of this implementation is this SOP can be used well by Sub-Division Tata Usaha Pimpinan dan Kepegawaian Sekretariat Daerah Kota Cimahi. Keywords: Standard Operational Procedure, Handling Incoming Letter, Handling Outgoing Letter
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan yang Maha Esa yang telah
melimpahkan segala nikmat dan rahmat-Nya khususnya nikmat kesehatan, sehingga
penulis dapat menyelesaikan proposal tugas akhir ini dengan baik dan tepat waktu.
Laporan tugas akhir ini berjudul “Pembuatan Standard Operating Procedure
(SOP) Pada penanganan Surat Di Subbagian Tata Usaha Pimpinan dan Kepegawaian
Sekretariat Daerah Kota Cimahi”. Laporan tugas akhir ini disusun untuk memenuhi
syarat dalam penyusunan tugas akhir Diploma III Program Studi Administrasi Bisnis.
Dengan selesainya laporan ini penulis ucapkan terima kasih kepada:
1. Allah SWT atas nikmat, karunia kelancaran dan kemudahan yang telah
dilimpahkan kepada penulis
2. Mama dan Ayah yang selalu memberikan dukungan serta nasihat baik
3. Ibu Maya Setiawardani selaku pembimbing Tugas Akhir dan seluruh dosen
pengajar program studi D3 Administrasi Bisnis.
4. Bapak Faisal selaku pembimbing lapangan dan seluruh pegawai Subbagian
Tata Usaha Pimpinan dan Kepegawaian Sekretariat Daerah Kota Cimahi.
5. Semua pihak yang telah ikut terlibat dan membantu menyelesaikan tugas ini
yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.
Harapan penulis semoga Tugas Akhir ini dapat diterima dengan baik dan dapat
bermanfaat bagi pihak yang membutuhkan. Penulis menyadari bahwa laporan ini tidak
lepas dari ketidaksempurnaan, maka dari itu penulis mengharapkan masukan, saran
maupun kritik agar menjadi lebih baik dalam penulisan selanjutnya.
Bandung, Juni 2017
Penulis
DAFTAR ISI
Halaman
LEMBAR PENGESAHAN ................................... Error! Bookmark not defined.
LEMBAR PERNYATAAN PENULIS LAPORAN TUGAS AKHIR .......... Error!
Bookmark not defined.
CURICULLUM VITAE ........................................ Error! Bookmark not defined.
LEMBAR PERSEMBAHAN ................................................................................. 4
ABSTRAK .............................................................................................................. 8
ABSTRACT .............................................................................................................. 9
KATA PENGANTAR .......................................................................................... 10
DAFTAR ISI ......................................................................................................... 11
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ 14
DAFTAR TABEL ................................................................................................. 16
BAB I PENDAHULUAN ...................................... Error! Bookmark not defined.
1.1 Latar Belakang ........................................... Error! Bookmark not defined.
1.2 Perumusan Masalah ................................... Error! Bookmark not defined.
1.3 Tujuan Proyek ............................................ Error! Bookmark not defined.
1.4 Manfaat Proyek .......................................... Error! Bookmark not defined.
1.5 Ruang Lingkup dan Batasan Masalah ........ Error! Bookmark not defined.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ............................ Error! Bookmark not defined.
2.1 Mengenal Standard Operating Procedure (SOP) .... Error! Bookmark not
defined.
2.1.1 Pengertian Standard Operating Procedure (SOP)Error! Bookmark not
defined.
2.1.2 Tujuan dan Manfaat Standard Operating Procedure (SOP) ....... Error!
Bookmark not defined.
2.1.3 Fungsi Standard Operating Procedure (SOP) ... Error! Bookmark not
defined.
2.1.4 Prinsip-prinsip Standard Operating Procedure (SOP)Error! Bookmark
not defined.
2.1.5 Simbol-Simbol dalam Pembuatan Standard Operating
Procedure (SOP) .................................. Error! Bookmark not defined.
2.1.6 Tim Penyusun Standard Operating Procedure (SOP)Error! Bookmark
not defined.
2.1.7 Buku Pedoman Standard Operating Procedure (SOP)Error! Bookmark
not defined.
2.2 Panduan Mengenai Standard Operating Procedure (SOP)Error! Bookmark
not defined.
2.2.1 Teknik Membuat dan Memperbaiki Standard Operating
Procedure (SOP) ................................... Error! Bookmark not defined.
2.2.2 Teknik Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP) ........ Error!
Bookmark not defined.
2.2.3 Pengujian Standard Operating Procedure (SOP)Error! Bookmark not
defined.
2.3 Mengenal Penanganan Surat ...................... Error! Bookmark not defined.
2.3.1 Pengertian Surat ................................... Error! Bookmark not defined.
2.3.2 Fungsi Surat ......................................... Error! Bookmark not defined.
2.3.3 Jenis-jenis Surat ................................... Error! Bookmark not defined.
2.3.4 Pengertian Penanganan Surat ............... Error! Bookmark not defined.
2.3.5 Pentingnya Penanganan Surat .............. Error! Bookmark not defined.
2.3.6 Penggunaan Buku Agenda dan Kartu Kendali Pada Penanganan
Surat ..................................................... Error! Bookmark not defined.
2.3.7 Penanganan Surat Masuk ..................... Error! Bookmark not defined.
2.3.8 Penanganan Surat Keluar ..................... Error! Bookmark not defined.
BAB III HASIL PROYEK DAN PEMBAHASANError! Bookmark not defined.
3.1 Gambaran Umum Perusahaan .................... Error! Bookmark not defined.
3.1.1 Sejarah Pemerintahan Kota Cimahi ..... Error! Bookmark not defined.
3.1.2 Visi dan Misi Kota Cimahi Tahun 2007-2012 ... Error! Bookmark not
defined.
3.1.3 Logo dan Arti Logo .............................. Error! Bookmark not defined.
3.1.4 Struktur Pemerintahan Kota Cimahi ... Error! Bookmark not defined.
3.1.5 Sejarah Subbagian Tata Usaha Pimpinan dan Kepegawaian ....... Error!
Bookmark not defined.
3.1.6 Struktur Subbagian Tata Usaha Pimpinan dan Kepegawaian ...... Error!
Bookmark not defined.
3.1.7 Fungsi Subbagian Tata Usaha Pimpinan dan Kepegawaian ........ Error!
Bookmark not defined.
3.1.8 Uraian Tugas Subbagian Tata Usaha dan KepegawaianError! Bookmark
not defined.
3.2 Metode Pengumpulan Data Proyek ............ Error! Bookmark not defined.
3.3 Rancangan Proyek ...................................... Error! Bookmark not defined.
3.3.1 Prosedur Kerja ...................................... Error! Bookmark not defined.
3.3.2 Kondisi Awal ....................................... Error! Bookmark not defined.
3.3.3 Rancangan Proyek ................................ Error! Bookmark not defined.
3.3.4 Rancangan Pembuatan Buku Pedoman SOP ..... Error! Bookmark not
defined.
3.4 Hasil Proyek ............................................... Error! Bookmark not defined.
3.5 Pembahasan ................................................ Error! Bookmark not defined.
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ............... Error! Bookmark not defined.
4.1 Kesimpulan ................................................ Error! Bookmark not defined.
4.2 Saran ........................................................... Error! Bookmark not defined.
DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 18
LAMPIRAN
DAFTAR GAMBAR
Nomor Judul Gambar Halaman
2.1 Simbol Bagan Arus Dasar 18
2.2 Simbol Bagan Arus Kegiatan Rinci Prosedur 19
2.3 Contoh Buku Agenda 33
2.4 Contoh Kartu Kendali 34
2.5 Contoh Stempel Agenda 37
3.1 Logo Pemerintah Kota Cimahi 45
3.2 Struktur Pemerintahan Kota Cimahi 47
3.3 Struktur Organisasi Subbagian Tata Usaha Pimpinan dan Kepegawaian Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Cimahi
49
3.4 Prosedur Kerja 53
3.5 Penanganan Surat Masuk di Subbagian Tata Usaha Pimpinan dan Kepegawaian Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Cimahi
58
3.6 Penanganan Surat Keluar di SubbagianTata Usaha Pimpinan dan Kepegawaian Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Cimahi
64
3.7 Tata Hubungan Kerja di Lingkungan Pemerintah Kota Cimahi
65
3.8 Flowchart Rancangan Penanganan Surat Masuk di Subbagian Tata Usaha Pimpinan dan Kepegawaian Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Cimahi
69
3.9 Flowchart Rancangan Penanganan Surat Masuk di Subbagian Tata Usaha Pimpinan dan Kepegawaian Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Cimahi
72
DAFTAR TABEL
Nomor Judul Tabel Halaman
1.1 Jumlah Surat Yang Ditangani Oleh Subbagian Tata Usaha Pimpinan dan Kepegawaian Sekretariat Daerah Kota Cimahi
4
2.1 Perbandingan Penggunaan Buku Agenda dan Kartu Kendali
35
3.1 Simbol Dalam Pembuatan SOP 78
3.2 Perbandingan Kondisi Awal dan Kondisi Setelah Adanya SOP Penanganan Surat
98
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran Nama Lampiran
A Surat Permohonan Izin Penelitian/Pembuatan Proyek Tugas Akhir
B Surat Rekomendasi
C Surat Balasan Izin Penelitian/Pembuatan Proyek Tugas Akhir
D Surat Keterangan dari Instansi
E Hasil Wawancara Awal
F Hasil Wawancara Akhir
G Absensi Kehadiran Bimbingan Tugas Akhir
H Bukti Kehadiran Sidang
I Hasil Turnitin
J Buku Panduan Standard Operating Procedure (SOP) Penanganan Surat
DAFTAR PUSTAKA
Ali, Adlan dan Tanzili. (2006). Panduan Lengkap Menulis Surat. Jakarta: Kawan Pustaka
Atmoko, Tjipto. (2012). Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah. [Skripsi]. Jakarta
Churchman, W. (2010). Sistem Informasi. Jakarta: Salemba Empat
Darmono. (2007). Perpustakaan Sekolah: Pendekatan Aspek Manajemen dan Tata Kerja. Jakarta: Grasindo
Dewi, Irra Chrisyanti. (2011). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Prestasi Pustakarya
Ekotama, Suryono. (2011). Cara Mudah Bikin SOP agar Bisnis Lebih Praktis. Yogyakarta: Media Presindo
Ekotama, Suryono. (2013). Cara Mudah Bikin SOP agar Bisnis Lebih Praktis. Yogyakarta: Media Presindo
Hartatik, Indah Puji. (2014). Buku Pintar Membuat SOP. Jakarta: Flashbooks
Lawalata, Caroline, F.Ch. (2012). Panduan Lengkap Pekerjaan Sekretaris. Padang: Akademia
Moekijat. (2012). Penyusunanan Standard Operatng Procedures (SOP). Bandung: Pionir Jaya
Moekijat. (2008). Administrasi Perkantoran. Bandung: CV Mandar Maju
Nuraida, Ida. (2014). Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius
PermenPAN Nomor PER/21/M.PAN/11/2008
Purwanto, Djoko. (2011). Korespondensi Bisnis Modern. Jakarta: Erlangga
Sailendra, A. (2015). Langkah-langkah Praktik Membuat SOP. Yogyakart: Trans Idea Publishing
Santosa, J. D. (2014). Lebih Memahami SOP. Surabaya: Kata Pena
Sedarmayanti. (2009). Sumber Daya Manusia dan Produktivitas Kerja. Bandung: Mandar Maju
Sedarmayanti. (2014). Tugas dan Pengembangan Sekretaris Profesional Untuk Meraih Keberhasilan. Bandung: CV Mandar Maju
Suparjati. (2012). Surat Menyurat Dalam Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius
Tambunan, R. M. (2013). Pedoman Penyusunan Standard Operating Procedures (SOP). Jakarta: Maiestas Publishing
Wijaya, Sandrina. (2009). Surat-Surat Kesekretariatan. Yogyakarta: Pustaka Grhatama
Wursanto. (2003). Kearsipan 1. Yogyakarta: Kanisius
Yatimah, Durotul. (2009). Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran, Pengembangan Sumber Daya Manusia. Bandung: Pustaka Setia
www.cimahikota.go.id (diakses tanggal 3 April 2017)