PK11 Pengurusan Perolehan / Pembelian

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 1 Mac 2011 - Keluaran 02 | Pindaan 00

Muka Surat | 1

SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI KE ARAH MS ISO 9001:2008

PENGURUSAN PEMBELAJARAN DAN PENGAJARAN SEKOLAH-SEKOLAH NEGERI JOHOR

SEKTOR JAMINAN KUALITI JABATAN PELAJARAN JOHOR

PK 11

PENGURUSAN PEROLEHAN / PEMBELIAN

PK11 Pengurusan Perolehan / Pembelian

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 1 Mac 2011 - Keluaran 02 | Pindaan 00

Muka Surat | 2

1. OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk memastikan perolehan dibuat secara cekap, berkesan dengan mematuhi Arahan Perbendaharaan dan Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah tanpa teguran audit untuk pembelajaran dan pengajaran.

2. SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh sekolah-sekolah negeri Johor dalam menguruskan perolehan melalui :

2.1 Perolehan 2.2 Pembelian Terus 2.3 Sebut Harga

3. RUJUKAN

3.1 Manual Kualiti 3.2 Arahan Perbendaharaan 3.3 Pekeliling Perbendaharaan 3.4 Surat Pekeliling Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa 3.5 Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah.

4. DEFINISI

Sila rujuk Definisi Singkatan Perkataan (Manual SPSK)

4.1 Perolehan : Suatu kaedah bagi mendapatkan bekalan, perkhidmatan dan kerja yang diperlukan dari kontrak pusat yang ditetapkan oleh Kementerian Pelajaran Malaysia, Jabatan Pelajaran Negeri Johor dan Pejabat Pelajaran Daerah.

4.2 Pembelian Terus : Kaedah perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja mengikut penilaian tidak melebihi RM 10,000.00 bagi satu item setahun. Bagi bekalan yang melebihi RM10,000.00 hingga RM50,000.00 setiap jenis item, pembelian adalah dari syarikat bumiputera tempatan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan.

4.3 Sebut Harga : Kaedah perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja yang melebihi RM50,000.00 hingga RM100,000.00 dengan mendapat senarai harga sekurang-kurangnya dari 5 buah syarikat.

4.4 Kontrak Pusat : Kaedah perolehan bekalan berasaskan Pekeliling Kontrak Perbendaharaan yang berkuatkuasa dan tiada had nilai perolehan.

4.5 Bekalan : Barangan/peralatan yang diperlukan bagi menjalankan sesuatu aktiviti.

4.6 Kerja : Pembinaan/pembaikan melibatkan kerja kejuruteraan awam, elektrikal dan mekanikal.

4.7 Perkhidmatan : Adalah tenaga manusia, kepakaran dan kemahiran yang diperoleh dalam melaksanakan sesuatu kerja.

PK11 Pengurusan Perolehan / Pembelian

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 1 Mac 2011 - Keluaran 02 | Pindaan 00

Muka Surat | 3

5. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN RUJUKAN

P/GB

KPT/PT

P/GB/KP/KPT/PT

P/GB

KPT/PT

P/GB/KPT/PT

A. Pembelian Terus

5.1 Mengadakan mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun Sekolah bagi membuat perancangan pembelian dan penetapan dasar-dasar pembelian.

5.2 Membuat pembelian berdasarkan : a) Keperluan. b) Kedudukan kewangan mencukupi

dengan jumlah tanggungan diambilkira.

c) Pembekal/Syarikat yang mendaftar sahaja.

d) Kedudukan stok, kuantiti berdasarkan: - Baki stok - Penggunaan bulanan - Kekerapan keperluan - Tarikh barangan dapat dibekalkan

5.3 Mengisi nota minta

5.4 Memilih pembekal/syarikat yang telah mendaftar dalam senarai pembekal yang memenuhi kriteria dan diluluskan oleh sekolah.

5.5 Menggunakan Pesanan Sekolah bagi pembelian yang melebihi RM100.00. Pembelian yang kurang daripada RM100.00 boleh dibuat melalui Panjar Wang Runcit.

5.6 Memohon kebenaran daripada Ketua Pusat Tanggungjawab bagi pembelian: a) Satu jenis item yang melebihi RM10,000.00 setahun. b) Peralatan Komputer (kecuali PCG) c) Penggunaan Peruntukan Sewa

Kantin/Pelbagai selain yang dibenarkan.

d) Pembelian harta modal menggunakan peruntukan PCG

Minit Mesyuarat SPK Bil 8/2010 PK 11/1: Anggaran Belanja Mengurus

Buku tunai

Buku Stok/ Kew PS4

PK 11/2: Nota Minta Surat : KP1602/900/A-1/SJ6 Jilid 2 (33)

PK 11/3: Borang Pendaftaran Pembekal / Syarikat

Borang Pesanan

Surat Kebenaran

JP/ICT/JPN

Invois SPK Bil 8/2010

PK11 Pengurusan Perolehan / Pembelian

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 1 Mac 2011 - Keluaran 02 | Pindaan 00

Muka Surat | 4

KPT/PT

KPT/PT

KPT/PT

5.7 Memastikan perkara-perkara berikut apabila menerima barang-barang : a) Sesalinan asal Pesanan Sekolah

yang telah ditandatangan oleh pembekal.

b) Bil/invois asal disertakan c) Semak barang-barang dengan nota

serahan dan bandingkan dengan borang Pesanan Sekolah asal.

d) Perakuan penerima di dalam Pesanan Sekolah disahkan (tandatangan dan cap)

e) Mengisi Borang Penilaian Prestasi Pembekal/Syarikat sebaik sahaja menerima perkhidmatan

5.8 Merekod stok/inventori.

5.9 Rekod urusan pembelian.

Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah

PK 11/4: Borang Penilaian Prestasi Pembekal

Kew PA 2, Kew PA 3, Kew PA 4, Kew PA 5

Buku daftar bil.

KPT/PT

B. Penerimaan Bekalan Barang-barang

5.10 Menerima dan menyemak semua perolehan yang dibekalkan menepati spesifikasi. Seterusnya P/GB mengesahkan perolehan yang diterima.

5.11 Merekod stok/inventori.

5.12 Membuat analisis penilaian prestasi pembekal/syarikat sekali setahun. Pembekal/Syarikat yang berprestasi lemah dikeluarkan daripada senarai pembekal yang diluluskan.

5.13 Sekiranya terdapat langkah-langkah yang tidak mematuhi spesifikasi, ambil tindakan pembetulan merujuk kepada PK 15: Pengurusan Kawalan Perkhidmatan Yang Tidak Akur.

SAP

Kew PA 2, Kew PA 3, Kew PA 4, Kew PA 5

PK 11/5: Analisis Prestasi Pembekal

PK 15

PK11 Pengurusan Perolehan / Pembelian

Hak Cipta Terpelihara Sektor Jaminan Kualiti, Jabatan Pelajaran Johor | 1 Mac 2011 - Keluaran 02 | Pindaan 00

Muka Surat | 5

6. REKOD KUALITI

BIL JENIS REKOD TEMPOH LOKASI

1 Invois 7 tahun Pejabat Sekolah 2 Baucer 7 tahun Pejabat Sekolah 3 Borang Pesanan 7 tahun Pejabat Sekolah 4 Kad Inventori 7 tahun Pejabat Sekolah 5 Daftar Inventori 7 tahun Pejabat Sekolah 6 Borang Penilaian Prestasi Pembekal 3 tahun Pejabat Sekolah 7 Analisis Penilaian Prestasi Pembekal 3 tahun Pejabat Sekolah