perkara muka surat - perbendaharaan …ppnk.kedah.gov.my/userfiles/files/download/dokumen...arkib...

Arkib Negara Malaysia

PERKARA MUKA SURAT

1. Prakata i

2. NotaPenjelasan ii

3. PengenalanJadual iii-vi

3.1. Tujuan

3.2. Skop

3.3. PengecualianPemakaianJadual

3.4. KajianSemulaJadual

3.5. TanggungjawabPegawaiPengawal

3.6. Tafsiran/Deinisi 3.6.1.JadualPelupusanRekodKewangandanPerakaunan

3.6.2.TajukSiri

3.6.3.PerihalRekod

3.6.4.TamatTindakan

3.6.5.TindakanPelupusan

3.6.6.Pelupusan

3.6.7.Pemusnahan

4. TatacaraPelupusanRekodKewangandanPerakaunan vii-x

4.1. PermohonanPelupusanSecaraPemusnahanBagi

Kumpulan1–RekodKewangandanPerakaunan

4.2. PermohonanPelupusanSecaraPemusnahanBagi

Kumpulan2–RekodAmKewangandanPerakaunan

4.3. KaedahPemusnahanRekod

4.4. PermohonanPelupusanRekodSecaraPemindahan

4.5. KaedahPemindahanRekod

5. JadualPelupusanRekodKewangandanPerakaunan

Kumpulan 1 : Rekod Kewangan dan Perakaunan

5.1. LejardanRekodKhas 1-2

5.2. LejardanRekodPerakaunanUtamaPerbendaharaan,Buku 2-12

Tunai,JurnalBesar,RingkasandanLejarKecil

5.3. SistemPerakaunan

5.3.1.SistemManual 12-19

5.3.2.SistemElektronik 19-20

5.4. PenyataPemungutTermasukResitRasmiPendua 20-21

5.5. BukuWangTunaiHarian,BukuBayaranPosdansebagainya 22

5.6. PenduaatauKaunterfoildalambentukbuku 22

5.7. LaporanatauSenaraiKecilKomputerataumaklumat 22-42

berkenaanyangdirekoddandisimpansecaramikrograikatau mediaelektronik

5.8. AsetdanInventori 42-43

KANDUNGAN


PERKARA MUKA SURAT

Kumpulan 2 : Rekod Am Kewangan dan Perakaunan

5.9. Akaun

5.9.1.AcaraPerakaunan 44

5.9.2.AkaunAntaraJabatan 44

5.9.3.AkaunDeposit 44

5.9.4.AkaunTerimaan 44

5.9.5.AkaunPendahuluan 45

5.9.6.AkaunPanjar 45

5.9.7.PenutupanAkaun 45

5.9.8.AkaunAwam 45

5.9.9.JawatankuasaPengurusanKewangandanAkaun 46

5.10. SistemAplikasi

5.10.1.SistemPerakaunanBerkomputer 46

5.10.2.SistemPerolehanBerkomputer 46

5.11. Audit

5.11.1.JawatankuasaAudit 46

5.11.2.Pemerhatian/PertanyaanAudit 47

5.12. Bank

5.12.1.AkaunBank 47

5.13. Bayaran

5.13.1.UrusanEmolumen 47

5.13.2.BayaranPerbelanjaandibawahAP58(a)dan59 47

5.12.3.AkaunPukal 48

5.14. Bajet

5.14.1.BajetMengurus 48

5.14.2.BajetPembangunan 48

5.14.3.WaranPeruntukanMengurus/Pembangunan 49

5.15. BonPelaksanaan 49

5.16. UrusanCek 49

5.17. Aset

5.17.1.UrusanAsetdanInventori 49

5.18. KumpulanWangDisatukan

5.18.1.AkaunHasil 50

5.18.2.AkaunAmanah 50

5.18.3.AkaunPinjaman 51

5.19. PenurunanKuasa

5.19.1.AP11danAP69 51

5.19.2.SuratKuasaMenandatanganiDokumenKontrak 51


PERKARA MUKA SURAT

5.20. PerolehanBekalan,PerkhidmatandanKerja

5.20.1.PembelianTerus 52

5.20.2.Sebutharga 52

5.20.3.JawatankuasaSebutharga 52

5.20.4.Tender 52

5.20.5.JawatankuasaTender 53

5.20.6.LembagaPerolehan 53

5.20.7.KontrakPusat 53

5.20.8.PembelianDarurat 53

5.20.9.PembelianGotong-Royongdanlain-lainjenis 54

pembeliansepertiundian,pusingandansebagainya

5.21. YuranKeahlian 54

6. Lampiran

Lampiran1:BorangPermohonanBagiPemusnahan 55

RekodKewangandanPerakaunan

(Kewangan-Arkib4/08)

Lampiran2:BorangPenentusahanPemusnahanRekod 56

KewangandanPerakaunan

(Kewangan-Arkib13/08)

Lampiran3:BorangPermohonanBagiPemindahan 57

RekodAwam(Arkib11/08)

Lampiran4:CartaAliranPelupusanRekodKewangan 58

danPerakaunan

Lampiran5:CartaAliranPelupusanRekodAmKewangandan 59

Perakaunan

i


1. PRAKATA

Rekodkewangandanperakaunanyang terdapatdiKementerian, JabatandanAgensi

Kerajaan adalah dalam pelbagai jenis dan media. Jumlah rekod-rekod ini sentiasa

bertambah disebabkan peningkatan aktiviti dan transaksi kewangan dan perakaunan

kerajaanyangdilaksanakansecarakonvensionaldanelektronikmelaluisistemaplikasi

kewangandanperakaunan.

Rekodiniperludisimpanuntuktempohwaktuyangtertentubagikeperluanperakaunan,

pengauditandanmematuhiperaturandanperundanganberkaitandenganpengurusannya.

Keperluan penyimpanan ini memerlukan ruang simpanan tambahan serta kaedah

pelupusan yang cekap dan teratur. Oleh yang demikian, Jadual Pelupusan Rekod

Kewangan dan Perakaunan perlu disediakan bagi menetapkan tempoh penyimpanan

rekodsertapenetapantindakanpelupusannya.

Bagitujuanini,JadualPelupusanRekodKewangandanPerakaunaninitelahdisediakan

olehJawatankuasaPenyediaanJadualPelupusanRekodKewangandanPerakaunanyang

dianggotaiolehpegawai-pegawaidaripada ArkibNegara;BahagianPengurusanAudit

Dalam,JabatanAkauntanNegara;BahagianKhidmatNasihatPengurusanKewangan,

KementerianKewanganMalaysia;JabatanAuditNegaradanBahagianSiasatan,Badan

PencegahRasuah.Tanpapenglibatandankerjasamayangeratini,sayapercayajadual

yangkomprehensifinitidakdapatdisediakandengansempurna.

Saya mengucapkan tahniah dan syabas kepada semua pihak yang terlibat dalam

penyediaan Jadual ini. Dengan terhasilnya Jadual ini, satu kaedah pelupusan rekod

yang efektif dapat disediakan untuk pelupusan hampir keseluruhan rekod kewangan

danperakaunan.Adalahmenjadiharapansaya,JadualPelupusanRekodinidigunakan

supayarekodyangtelahtamat tindakandapatdimusnahkandengansegeramanakala

yangbernilaikekalataumasihpentingbagipentadbiranjabatandisimpandandikendalikan

denganbaik.PenggunaanJadualPelupusanRekodinijugaakanmeningkatkankecekapan

Penyampaian PerkhidmatanbagiurusankewangandanperakaunandiKementerian,

JabatandanAgensiKerajaandiMalaysia.

SIDEK BIN JAMIL

Ketua Pengarah


November 2008

ii


2. NOTA PENJELASAN

Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan adalah satu jadual yang umum

(generic)bagipelupusanrekodkewangandanperakaunandisemuaKementerian,Jabatan

danAgensi Kerajaan di seluruh Malaysia. Jadual ini disediakan untuk memudahkan

danmenyelaraspelupusanrekodkewangandanperakaunan.Jadualinimengambilkira

peraturan-peraturandankeperluan-keperluanberikut:

(i) AktaArkibNegara2003[Akta629];

(ii) ArahanPerbendaharaan(AP)150-SuratPekelilingPerbendaharaanBil.4

Tahun2007;

(iii) KeperluanpengauditanJabatanAuditNegara;dan

(iv) KeperluansiasatanBadanPencegahRasuah.

Jadualinimeliputidua(2)kumpulanRekodKewangandanPerakaunan:

Kumpulan 1: Rekod Kewangan dan Perakaunanadalahrekodawamyangdiwujudkan

dan diterima, hasil daripada transaksi dan pelaksanaan aktiviti pengurusan kewangan

danperakaunanKementerian,JabatandanAgensiKerajaandalampelbagaibentukatau

media.Kumpulaninimeliputilapan(8)tajuksiriutama.

Kumpulan 2: Rekod Am Kewangan dan Perakaunan adalah rekod awam yang

diwujudkan dan diterima untuk menyokong transaksi pengurusan kewangan dan

perakaunan Kementerian, Jabatan dan Agensi Kerajaan dalam pelbagai bentuk atau

media.Kumpulaninimeliputitigabelas(13)tajuksiriutama.

JadualinitelahdikemukakanolehJawatankuasaPenyediaanJadualPelupusanRekod

KewangandanPerakaunanuntukkelulusanKetuaPengarah,ArkibNegara,dandiluluskan

pada 27 Disember 2007 selaras dengan Seksyen 27 (2), Akta Arkib Negara 2003

(Akta629).

iii


3. PENGENALAN JADUAL

3.1. Tujuan

Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan ini adalah untuk

menetapkan tempoh simpanan rekod kewangan dan perakaunan sebelum

dilupuskan secara pemusnahan atau pemindahan ke Arkib Negara setelah

tamat tindakan.Oleh ituKementerian,JabatandanAgensiKerajaanhendaklah

memohon pelupusan bagi rekod yang telah tamat tindakan dan mematuhi

tempohsimpananyangditetapkan

3.2. Skop

JadualPelupusanRekodKewangandanPerakaunaninihendaklahdigunapakai

oleh Kementerian, Jabatan danAgensi Kerajaan. Ianya meliputi semua rekod-

rekod kewangan dan perakaunan yang diwujudkan secara konvensional atau

secaraelektronikdalamapajuabentukdanmedia.

3.3. Pengecualian Pemakaian Jadual

3.3.1. Jadualinitidakterpakaibagipelupusan:

(i) Rekod kewangan fungsian yang mengawalselia urusan

kewangan, perakaunan dan penyeliaan projek-projek

pembangunanjabatanlain;dan

(ii) Rekod Kewangan dan Perakaunan serta Rekod Am Kewangan

dan Perakaunan yang diwujudkan pada dan sebelum 31

Disember 1948 di Kementerian, Jabatan dan Agensi di

Semenanjung Malaysia, serta bertarikh pada dan sebelum 30

September 1963 bagi rekod-rekod Persekutuan di Sabah dan

Sarawak. Rekod-rekod ini hendaklah disimpan kekal di Arkib

Negara(ibupejabat)atauArkibNegaraCawanganNegeriselaras

dengan keputusan yang dibuat oleh Lembaga Penasihat Arkib

Negara pada 15 November 1974 (Minit Mesyuarat Ketujuh

LembagaPenasihatArkibNegara).

3.4. Kajian Semula Jadual

Jadual ini boleh dikaji semula dan dikemaskini apabila timbul keperluan.

Sebarang pindaan kepada Jadual ini hendaklah dirujuk semula kepada

Jawatankuasa Penyediaan Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan

Perakaunan.

iv


3.5. Tanggungjawab Pegawai Pengawal

PegawaiPengawaladalahbertanggungjawab terhadappermohonanpelupusan

RekodKewangandanPerakaunansertaRekodAmKewangandanPerakaunan

yang telah tamat tindakan dan mematuhi tempoh simpanan yang ditetapkan

dalamJadual.

3.6. Tafsiran/Deinisi 3.6.1 Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan

Jadual Pelupusan Rekod bermaksud Jadual yang mengenalpasti rekod

yang mempunyai nilai arkib untuk dipelihara dan membenarkan

pemusnahan rekodyang tinggal selepas luput tempohpengekalanyang

ditentukan[Seksyen27(3),AktaArkibNegara2003].

3.6.2 Tajuk Siri

Merujukkepadabukuatau rekodyangberkaitandengansesuatu fungsi

atau aktiviti pengurusan kewangan dan perakaunan dalam pelbagai

format/bentuk.

3.6.3. Perihal Rekod

Perihal rekod merujuk kepada kod dan nombor borang, buku, laporan

atau penjelasan ringkas tentang isi kandungan, konteks pewujudan dan

sifat siri rekod. Perihal rekod ini juga merujuk kepada pewujudannya

dari segi perundangan dan peraturan kewangan dan perakaunan yang

digunapakaiolehKementerian,JabatandanAgensiKerajaan.

3.6.4. Tamat Tindakan

Penetapan yang menjelaskan penyelesaian segala urusan atau tiada

tindakanlanjutdikehendakidiambil tentangrekodtersebut.Dalamjadual

ini, tamat tindakan merujuk kepada segala tindakan telah selesai yang

bermaksudsamaada:

(i) Penyelesaianakhirsegalaurusan;

(ii) Penutupanakaunterakhir;

(iii) Telahselesaikerjapenyalinan(mikroilemdsb);dan (iv) Tidak lagi diperlukan sebagai bukti oleh pihak-pihak

berkepentingan seperti Ketua Audit Negara, Polis Diraja

Malaysia, Badan Pencegah Rasuah, Jawatankuasa Kira-Kira

WangAwam,ParlimenatauDewanUndanganNegeri.

v


3.6.5. Tindakan Pelupusan

Penetapan tempohsimpanansesuatu tajuksiri rekodbermuladaripada

tamattindakansebelumpemusnahanataupemindahanrekodkewangan

dan perakaunan dilaksanakan. Rekod dimusnahkan apabila tidak

diperlukan lagi oleh Kementerian, Jabatan dan Agensi Kerajaan atau

dipindahkankeArkibNegarajikamempunyainilaikearkiban.

3.6.6. Pelupusan

Cara menguruskan pengasingan rekod dengan tujuan pemusnahan,

pemindahanatauselainnya[Seksyen2,AktaArkibNegara2003].

3.6.7. Pemusnahan

Perbuatan memusnahkan atau menghapuskan apa-apa jenis rekod

mengikutproseduryangditetapkan.

vi


4. TATACARA PELUPUSAN REKOD

KEWANGAN DAN PERAKAUNAN

Kementerian, Jabatan dan Agensi Kerajaan hendaklah membuat pengasingan bagi

rekod-rekod yang telah tamat tindakan serta telah mematuhi tempoh simpanan yang

ditetapkandalamjadualdanmemohonuntukpelupusansepertiberikut:

4.1. Permohonan Pelupusan Rekod Secara Pemusnahan Bagi Kumpulan 1

- Rekod Kewangan dan Perakaunan

4.1.1. Rekod-rekod yang telah dikenalpasti untuk permohonan pelupusan

secara pemusnahan, hendaklah disenaraikan dalam Borang

Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Kewangan dan Perakaunan

(Kewangan - Arkib 4/08) seperti di Lampiran 1. Sesalinan borang

ini hendaklah dikemukakan kepada Ketua Pengarah Arkib Negara dan

Ketua Audit Negara atau Ketua Audit Negeri. Setelah mendapat

kebenaran daripada kedua-dua Jabatan tersebut, kemudiannya

dimajukan kepada Akauntan Negara atau Bendahari Negeri untuk

kelulusanmuktamad.KetuaPengarahArkibNegara,KetuaAuditNegara

atau Ketua Audit Negeri dan Akauntan Negara atau Bendahari Negeri

hendaklah membuat semakan dan pengesahan izikal ke atas rekod sekiranyaperlu.

4.1.2. Surat Kebenaran PemusnahandaripadaKetuaPengarahArkibNegara

dan Surat Kelulusan Pemusnahan daripada KetuaAudit Negara atau

Ketua Audit Negeri dikemukakan kepada pemohon dan satu salinan

surat inidikemukakankepadaAkauntanNegaraatauBendahariNegeri.

Seterusnya Akauntan Negara, Akauntan Negeri atau Bendahari Negeri

akanmemberiSurat Kelulusan Pemusnahan kepadapemohon.Rujuk

CartaAliranPelupusanRekodKewangandanPerakaunandiLampiran 4.

4.2. Permohonan Pelupusan Rekod Secara Pemusnahan Bagi Kumpulan 2

- Rekod Am Kewangan dan Perakaunan


secara pemusnahan, hendaklah disenaraikan dalam Borang

Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Kewangan dan Perakaunan

(Kewangan - Arkib 4/08) seperti di Lampiran 1. Sesalinan borang ini

hendaklah dikemukakan kepada Ketua Pengarah Arkib Negara dan

KetuaAudit Negara atau Ketua Audit Negeri secara serentak. Ketua

Pengarah Arkib Negara dan Ketua Audit Negara atau Ketua Audit

Negeri hendaklah membuat semakan dan pengesahan izikal ke atas

rekodsekiranyaperlu.

vii


4.2.2. Surat Kebenaran Pemusnahan daripada Ketua PengarahArkib Negara

dan Surat Kelulusan Pemusnahan daripada KetuaAudit Negara atau

KetuaAudit Negeri dikemukakan kepada pemohon. Rujuk CartaAliran

PelupusanRekodAmKewangandanPerakaunandiLampiran 5.

4.3. Kaedah Pemusnahan Rekod

SetelahmemperolehiSurat Kebenaran PemusnahandaripadaKetuaPengarah

Arkib Negara / Surat Kelulusan Pemusnahan daripada Ketua Audit Negara

atau Ketua Audit Negeri dan Akauntan Negara atau Bendahari Negeri bagi

rekod-rekod Kumpulan 1 dan 2, Pegawai Pengawal hendaklah mengambil

tindakanberikut:

4.3.1. Rekod hendaklah dimusnahkan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh

Surat Kebenaran Ketua Pengarah Arkib Negara / Surat Kelulusan

KetuaAuditNegaraatauKetuaAuditNegeridanAkauntanNegaraatau

BendahariNegeri.

4.3.2. Sekiranya pemusnahan tidak dapat dijalankan dalam tempoh tiga (3)

bulan yang ditetapkan, permohonan secara bertulis hendaklah dibuat

kepadaKetuaPengarahArkibNegaradandisalinkankepadaKetuaAudit

NegaraatauKetuaAuditNegeridanAkauntanNegara,AkauntanNegeri

atauBendahariNegeriuntuklanjutantempohpemusnahanrekod.

4.3.3. Kaedah pemusnahan rekod hendaklah dilaksanakan sama ada secara

dirincih, ditanam, dikitar semula atau apa-apa cara yang bersesuaian,

berdasarkan garis panduan yang telah ditetapkan oleh Surat

Kementerian Kewangan rujukan KB557/97/54 Jilid. 4 (47) bertarikh

3 November 1993.

4.3.4. Kaedah pemusnahan rekod elektronik hendaklah mengikut peraturan,

arahandanpanduanyangditetapkanolehArkibNegara.

4.3.5. PengesahanpemusnahanRekodKewangandanPerakaunanhendaklah

dikemukakan kepada Ketua Pengarah Arkib Negara, Ketua Audit

Negara atau Ketua Audit Negeri, Akauntan Negara, Akauntan Negeri

atau Bendahari Negeri dalam tempoh (1) satu bulan selepas

pemusnahandilaksanakandenganmenggunakanBorang Penentusahan

Pemusnahan Rekod Kewangan dan Perakaunan (Kewangan -

Arkib 13/08) sepertidi Lampiran 2.

4.4. Permohonan Pelupusan Rekod Secara Pemindahan


secara pemindahan, hendaklah disenaraikan dalam Borang

viii


Permohonan Bagi Pemindahan Rekod Awam (Arkib 11/08) seperti

diLampiran 3.Duasalinanborang ini hendaklahdikemukakankepada

Ketua Pengarah Arkib Negara bagi mendapatkan Surat Kebenaran

Pemindahan.

4.4.2. Surat Kebenaran Pemindahan Rekod daripada Ketua PengarahArkib

Negaradikemukakankepadapemohon.

4.5. Kaedah Pemindahan Rekod

Setelah mendapat Surat Kebenaran Pemindahan Rekod daripada Ketua

Pengarah Arkib Negara, Pegawai Pengawal hendaklah mengambil tindakan

berikut:

4.5.1. Rekod berkenaan hendaklah dipindahkan ke Arkib Negara (Pusat

PerkhidmatanRekoddiPetalingJaya) /ArkibNegaraCawanganNegeri

atau mana-mana tempat yang ditetapkan oleh Ketua Pengarah Arkib

Negara;dan

4.5.2. Rekod berkenaan hendaklah dipindahkan dalam tempoh satu (1) bulan

dari tarikh Surat Kebenaran Pemindahan Rekod atau tempoh lain

yang ditetapkan oleh Ketua Pengarah Arkib Negara. Sekiranya

pemindahan tidak dapat dijalankan dalam tempoh satu (1) bulan yang

ditetapkan,permohonansecarabertulishendaklahdibuatkepadaKetua

PengarahArkibNegarauntuklanjutantempohpemindahanrekod.

1

Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan

BIL TAJUK SIRI PERIHAL REKOD TAMAT TINDAKAN

TINDAKAN PELUPUSAN


TINDAKAN PELUPUSAN

KUMPULAN 1: REKOD KEWANGAN DAN PERAKAUNAN

1. Lejar dan

Rekod Khas

• DaftarPeganganCukai

Taksiran

• DaftarPindahMilik

• DaftarPinjamanPejabat

HutangAwam

• LejarSubsidiariPinjamanLuar

Negeri/Persekutuan(ZFLLJR)

• LaporanTerperinciPinjaman

DalamNegeri(ZRLMLTDL)

• LaporanPenerimaanDan

PembayaranPinjamanLuar

Negeri(ZPYTTNB)

• LejarSubsidiariPinjaman

Persekutuan(ZFLLJR)

Sistem SPEKS

• KedudukanStatusMatang

PinjamanKerajaanNegeri

denganKerajaan

Persekutuan(KSMP)

• KedudukanTanggungan

HutangKerajaanNegeri

denganKerajaan

Persekutuan (KTKN)Persekutuan(KTKN)

• KedudukanTanggungan

HutangKerajaanNegeri

denganAgensi/Badan

Berkanun(KTKB)

• PenyataHutangKerajaan

NegeridenganKerajaan

Persekutuan

(PHKN)

Selepas

penyelesaian

akhirsegala

urusandan

penutupan

akaun

terakhir.

Selepas

penyelesaian

akhirsegala

urusandan

penutupan

akaun

terakhir.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

20tahun

diKementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

20tahun

diKementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

2



TINDAKAN PELUPUSAN

2.

( sambungan )

Lejar Dan

Rekod

Perakaunan

Utama

Perbendaharaan,

Buku Tunai,

Jurnal Besar,

Ringkasan

dan Lejar

Kecil

• PenyataHutangKerajaan

NegeridenganAgensi/Badan

Berkanun(PHAB)

• PenyataLengkapPinjaman

BolehDituntut

• PenyataLengkapHutang

KerajaanNegeri

• PenyataBayaranBalik

TerkumpulKerajaanNegeri

(PBBTKN)

• LaporanUrusniagaTerimaan

PinjamanTanpaMaklumat

YangLengkap(LUTP)

• LaporanAkaunLejarSubsidiari

Pinjaman(LALPD)

• LaporanAkaunLejarPinjaman

(Pinjamanyangdiberi)(LALP)

• SenaraiPinjaman(Pinjaman

YangDiberi)(SP)

• SenaraiPinjaman(Pinjaman

YangDiterima)(SP)

• AkaunTerimaanyangbelum

dijelaskan

• BelanjaMengurus-Objek

LanjutdanObjekSebagai

(KK004)

• BelanjaMengurus–Subsidi

(KK022)

• BelanjaMengurus–Vot

(KK020)

• BelanjaMengurusMengikut

Sektor(KK008)

Selepas

penyelesaian

akhirsegala

urusandan

penutupan

akaunterakhir.

Selepas

penyelesaian

akhirsegala

urusandan

penutupan

akaun

terakhir.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

20tahun

diKementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

7tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

3



TINDAKAN PELUPUSAN

( sambungan ) • BelanjaPembangunan–

ObjekLanjut(KK004P)

• BelanjaPembangunan–

Subsidi(KK022P)

• BelanjaPembangunan

MengikutSektor(KK010)

• BorangPemadananRekod

Bank(Dokumen92)

• BorangPindahanFailBank

(Dokumen91)

• BorangPindahanWang

AntaraAkaunBank

(Dokumen90)

• BukuTunaiCerakinan

(Kew248/249)

• BukuTunaiHarian–

BayaranC400

(ZRGL031)


TerimaanC410

(ZRGL024)

• BukuVot(Kew88)

• C/FTrans.C491

• CekAsalTelahDitunaikan

• CekYangTerbatal/Rosak

• Cek-cekTidakDiambilkira

olehPejabatPerakaunan

C345(CekTerbatal)

• DaftarBil(Kew296)

• DaftarPembatalanCek

• KedudukanSimpananTetap

MengikutAmanah

(ZRTR006)

Selepas

penyelesaian

akhirsegala

urusandan

penutupan

akaunterakhir.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

7tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

4



TINDAKAN PELUPUSAN

( sambungan ) • LaporanAmanahAKB

(ZRCC045)

• LaporanBayaranBaki

Tertunggak(ZAL009)

• LaporanBukuTunai

(ZRGL031)

• LaporanBukuVot(BV381)

• LaporanDaftarBil(BV340)

• LaporanHasil–Pejabat

Perakaunan(KK014A)

• LaporanHasil(KK015)

• LaporanHasilPerubahan

SimpananTetap

(ZRTR015)

• LaporanHasilSukuTahun–

PejabatPerakaunan

(KK014B)

• LaporanHasil/FaedahYang

Diterima(ZRTR009)

• LaporanJumlahSimpanan

Tetap(ZRTR018)

• LaporanKedudukanAmanah

Berperuntukan–

111AB(ZRCC001)

• LaporanKedudukanBaki

Pinjaman(ZAL0008)

• LaporanKedudukan

SimpananTetap(ZRTR007)

• LaporanKhasKelebihan

AkaunDepositDanWang

AmanahYangLain(A464)

• LaporanKhasKelebihan

PerbelanjaanAkaunAmanah

Berperuntukan(A463)

Selepas

penyelesaian

akhirsegala

urusandan

penutupan

akaunterakhir.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

7tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

5



TINDAKAN PELUPUSAN

( sambungan ) • LaporanLengkapSimpanan

Tetap(ZRTR017/ZRTR019)

• LaporanPemindahanC430

• LaporanPenyataBayaran

(ZALCHO)


Pinjaman–Berhenti/Bersara

(ZARL01)

• LaporanPindahCatat

C440(ZRGL011)

• LaporanPindahanKe

AkaunHasil(ZAL013)

• LaporanRingkasanAmanah

(JAB)C361(ZRGL007)

• LaporanStatusBayaran

Peminjam/Pendahuluan

Dikeluarkan(ZAL007)

• LaporanSukuTahunBelanja

Mengurus–ObjekLanjut

(KK006)


Mengurus–Subsidi(KK024)


Mengurus–Vot(KK020A)


Pembangunan–ObjekLanjut

(KK007)

• LaporanSukuTahun

Pembangunan–Subsidi

(KK024P)

• LaporanSukuTahunHasil

(KK012)

• LaporanTerperinciAmanah

C350(ZRGL012)

Selepas

penyelesaian

akhirsegala

urusandan

penutupan

akaunterakhir.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

7tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

6



TINDAKAN PELUPUSAN

( sambungan ) • LaporanTerperinciAmanah

MengikutKodAmanah

C351(ZRGL012)

• LaporanTerperinciHasil

C330(ZRC002)

• LaporanTerperinciHasil

MengikutKodHasilC331

(ZRC004)

• LaporanTerperinci

PerbelanjaanMengurus

C231B(ZRFM038)


PerbelanjaanVot–C239

(ZRFM008)


PerbelanjaanVot

Pembangunan

C232P(ZRF038)

• LaporanTerperinciVot

TertanggungC230

(ZRF038)

• LejarBankC420

• MaklumatIndukPinjaman/

Pendahuluan(ZAL022)

• PembatalanAutomatik

Cek-cekTamatTempohLaku

C525

• PenyataAkaunAmanah

mengikutPejabatPerakaunan

(A442)

• PenyataBankHarian

• PenyataGajiBulanan

(salinanjabatan)(R4)

• PenyataPenyesuaianBank

Selepas

penyelesaian

akhirsegala

urusandan

penutupan

akaunterakhir.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

7tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

7



TINDAKAN PELUPUSAN

( sambungan ) • PenyataPenyesuaianBuku

Vot/Hasil/Amanah/Deposit

• PerbelanjaanPerjalananDan

SaraHidup(KK002)

• ResitRasmiKerajaanMalaysia

• SenaraiCek-cek&EFTYang

Dikeluarkanmengikut

KelompokmengikutPTJ

C600(ZAP002)

• SenaraiCek-CekYang

DibatalkanC610(ZRAP031)

• SijilGajiAkhir(LPC)

Kew101(ZRPY033)

• SenaraiKod(ZRPY054)

• SuratPelepasanTuntutan

HakMilik(ZRAL001)

• WaranPeruntukan

(Kew308/308E)

Laporan SPEKS


Bayaran(L010)


Terimaan(L011)

• Butir–ButirHasilMengikut

ObjekLanjut–FormatAH2

• LaporanBakiAmanahYang

DibawaKeHadapan(L701)

• LaporanBakiDibawa

KehadapanAkaunAmanah

• LaporanBakiSemasaAkaun

Amanah

Selepas

penyelesaian

akhirsegala

urusandan

penutupan

akaunterakhir.

Selepas

penyelesaian

akhirsegala

urusandan

penutupan

akaunterakhir.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

7tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

7tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

8



TINDAKAN PELUPUSAN

( sambungan ) • LaporanBakiSemasa

AkaunAmanah(L702)

• LaporanBayaranKemajuan

Kontrak

• LaporanBukuTunai

CerakinanMengikutTarikh

• LaporanDaftarCekTakLaku

• LaporanHarianBukuVot

• LaporanKedudukanPinjaman

MengikutJAB(SL340R)

• LaporanKumpulanWang

AmanahAwam(M007)


AmanahKerajaan(M006)


BekalanAir(M008)


Kontrak

• LaporanPenyataTerimaan

DanBayaranAkaunAmanah

PTJ

• LaporanPenyesuaianAkaun

LejerKecilMengikutJAB

(SL1302)


LejerKecilMengikutPTJ

(SL1301)


Vot(FormatA)


Vot(FormatA1)

Selepas

penyelesaian

akhirsegala

urusandan

penutupan

akaunterakhir.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

7tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

9



TINDAKAN PELUPUSAN

( sambungan ) • LaporanPenyesuaian

AkaunVot(FormatA2)

• LaporanPenyesuaianBank

- SenaraiCekEFTYang

Ditunaikan(L500)

- SenaraiUrusniagaBank

TiadaDalamBukuTunai

(L510)

- SenaraiUrusniagaKontra

Bank(L515)

- SenaraiCekLuputYang

BelumDitunaikan(L520)

- SenaraiCekYang

DibatalkanSecaraAutomatik

(L525)

- SenaraiCek/EFTBelum

Ditunaikan(L530)

- SenaraiCek/EFTYang

Dibatalkan(L540)

- SenaraiCekLuputYang

DitunaikanOlehBank

(L541)

- SenaraiCekYang

DibatalkanTetapiDitunaikan

OlehBank(L542)

- SenaraiEFTDitolak/

DipulangkanOlehBank

(L555)

- SenaraiPenyataPemungut

YangDiambilkira(L560)

- SenaraiPenyataPemungut

DiBukuTunaiTiada

DiBank(L580)

Selepas

penyelesaian

akhirsegala

urusandan

penutupan

akaunterakhir.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

7tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

10



TINDAKAN PELUPUSAN

( sambungan ) - PenyataPenyesuaianBank

(L590)

- RekodYangDitolakDariPita

Bank(L591)

- LaporanRingkasanPenyata

PitaBank(L595)

• LaporanPerbelanjaan

PembangunanMengikut

Jabatan(M027)

• LaporanSenaraiCekTak

LakuYangBelumDiganti

• LaporanSenaraiPerubahan

MaklumatDaftarBayaran

Kontrak


(L401)


MengikutJab/PTJ(L405)

• PenyataLengkapAkaun

AmanahMengikutKod

(L402)

• PenyataPerbelanjaanBagi

Projek-ProjekTahapYang

Dilaksanakan

• PenyataPinjamanKenderaan/

Komputer/Perumahan

(SlBAKI)

• PenyataRingkasan

PemberianTahap

PembangunanEkonomi

InfrastrukturDan

KesejahteraanHidup

• RingkasanHasilMengikut

ObjekSebagai–Format

AH1

Selepas

penyelesaian

akhirsegala

urusandan

penutupan

akaunterakhir.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

7tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

11



TINDAKAN PELUPUSAN

( sambungan ) • SenaraiCekMengikut

Jabatan/PTJ(L009)

• SenaraiKedudukanPinjaman

Kenderaan/Komputer/

Perumahan(SL332R)

• SenaraiRekodPinjaman

MengikutNo.Akaun

(SL341R)

• UrusniagaAkaunBank

(L370)

• Waran

- Pra-CetakWaran

Peruntukan

- WaranAmKumpulan

PembangunanBil.1(1)

- WaranAmKumpulan

PembangunanBil.1(2)

- WaranAmKumpulan

PembangunanBil.1(3)

- WaranAmKumpulan

WangPinjamanBil.1(2)

- WaranAmKumpulan

WangPinjamanBil.1(3)

- WaranAmBil.1(1)

- WaranAmBil.1(2)

- WaranAmBil.1(3)

- WaranAmBil.2(1)

- WaranAmBil.2(2)

- WaranAmBil.2(3)

- WaranPerbekalanAir(1)

Selepas

penyelesaian

akhirsegala

urusandan

penutupan

akaunterakhir.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

7tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

12



TINDAKAN PELUPUSAN

3.

( sambungan )

Sistem

Perakaunan

a) Sistem

Manual

i) Baucar

Bayaran

Dengan

Kontrak

ii) Baucar-

baucar Lain



• BaucarBayaran

(Kew304)

• BaucarBayaran

(L001/L001T)

• BaucarBayaran

(PerihalCekBerganda)

(Kew304A)

• BaucarBayaran

(PerihalDrafBank/T.T)

(Kew304B)

• BaucarJurnal(Kew306)

• Bonpelaksanaan/insuran

keatasjaminankontrak

• BorangKawalanKelompok

(Kew302)

• BorangPerihalPenerima

(Kew303)

• JurnalSemua(L013/L013T)

• BaucarBayaran

(L001/L001T)

• BaucarBayaranBagi

Potongan(G020)

• BaucarBayaranBagi

PotonganDanKreditKe

Bank(G021)

Selepas

penyelesaian

akhirsegala

urusandan

penutupan

akaunterakhir.

Selepas

penutupan

akaun.

Segalatindakan

telahselesai.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempoh simpanan

7tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

7tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

4tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

13



TINDAKAN PELUPUSAN

( sambungan ) • BaucarBayaran(Kew304)

• BaucarBayaran

(PerihalCekBerganda)

(Kew304A)

• BaucarBayaran

(PerihalDrafBank/T.T)

(Kew304B)

• BaucarBayaranGaji

(PAP052)R2(ZRCC009)

• BaucarBayaranuntuk

PotongandanKreditkeBank

(PAP056)R56

• BaucarJurnal(PAP055)R55

• BaucarJurnalPukal(BP10)

• BilRasmiKerajaanAm115

• BorangA(KWSP)&

Ringkasan(SalinanJabatan)

• BorangKawalanKelompok

(Kew302)

• BorangPelarasan(Pick Up

Form)(Kew321/SG50)

• BorangPerihalPenerima

(Kew303)

• BorangPermintaan(Kew44)

(PAP051)R1

• BorangPermintaanKew44

(G022)

• BorangPerubahanGaji

(Kew320/SG20)

• BukuPesananKerajaan(LO)

Am75/Am75E

• Butir-ButirBorangPermintaan

CekR100A

Segalatindakan

telahselesai.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

4tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

14



TINDAKAN PELUPUSAN

( sambungan ) • IndenMinyakAm367

• JurnalBayaranGaji

(G017&018)

• JurnalPelarasanGaji

(G019)

• JurnalSemua(L013/L013T)

• LaporanBaucarBayaran

YangDisediakan/

Dikeluarkan

• LaporanBayaranPukal

BP11(ZRAP003/ZRAP0026)

• LaporanDaftarCekTerbatal

- DaftarAkaunPenyelesaian

CekTerbatal(L015)

- LaporanBakiIndividu

AkaunPenyelesaianCek

Terbatal(L017)

- LaporanAkaun

PenyelesaianCekTerbatal

(L015)

• LaporanEFT

- LaporanPerbandingan

FailEFTDenganFailAK

(AK01)

- SenaraiEFTYangTelah

DihantarKeBank(M023)

- LaporanPembayaranBagi

Tempoh(M043)

- LaporanEFTDitolak/

DipulangkanBank


PanjarWangRuncit

• LaporanPenyesuaian

TransaksiBank

• LaporanPerbezaanGaji

- LaporanMaklumat

Pekerja

Segalatindakan

telahselesai.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

4tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

15



TINDAKAN PELUPUSAN

( sambungan ) • LaporanPukal(BP01–BP08)

- LaporanAuditPembayaran

(Debit)

-Diterima(BP01)

- LaporanAuditPembayaran

(Debit)

- Ditolak(BP02)

- LaporanBaucarJurnal

(BP03)

- LaporanRingkasan

BaucarJurnal(BP04)

- LaporanBilBayaran

(BP05)

- LaporanBilYangDibayar

(BP06)

- LaporanBilYangDitolak

(BP07)

- LaporanTerperinci

(BP08)

• LaporanRingkasanSenarai

Bil-BilPembekalTerlewat

Bayar

• LaporanSenaraiBaucar

JurnalDikeluarkan

• LaporanSenaraiProses

• LaporanTerperinciPukal

BP21

• Last Pay Certiicate

(SlipGajiAkhir)

• LembaranGaji(G025)

• PanduanRingkasanGaji

(PAP009)R24(ZRPY023)

Segalatindakan

telahselesai.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

4tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

16



TINDAKAN PELUPUSAN

( sambungan ) • Pay Slip

• Payroll Master Listing

(PAP078)R2(ZRPY025)

• PengemaskinianFailPusat

BayaranR100

• PenyataPendapatan

Tahunan(UntukLembaga

Hasil)R82(ZRPY024)

• PenyataPerubahan

Pendapatan(Kew8)

• PenyataTahunan(G027)

• PermintaanCekTunai

(R100B)

• RingkasanGajiDan

KeperluanTunai(G024)

• RingkasanPotonganGaji

KWSPMengikutJabatan/

PTJ(G007)

• RingkasanPTJMengikut

Potongan(G006)

• SenaraiBankKreditR68

(ZRPY019)

• SenaraiBaucarBayaran

KeFI

• SenaraiBaucarGantian

• SenaraiBaucarJurnal

DiprosesC260

(ZRGL006)

• SenaraiBayaranGaji

YangDikreditKeBank

(G016)

• SenaraiCekKeBank

(L010A)

Segalatindakan

telahselesai.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

4tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

17



TINDAKAN PELUPUSAN

( sambungan ) • SenaraiCekImbuhan

Pengerusi/Timbalan

Pengerusi/SetiausahaJSR

MengikutKodKampung

(G032)

• SenaraiCekImbuhan

Pengerusi/Tim.Pengerusi/

SetiausahaJSRMengikut

Cek(G033)

• SenaraiCekUntuk

TandatanganKeTiga

(L012)

• SenaraiImbuhanPengerusi/

TimbalanPengerusi/

SetiausahaJSR(G030)

• SenaraiInputBorangGaji

YangDiterima(G005)

• SenaraiKedudukan

PendahuluanDiri/Pelbagai

(SL333R)

• SenaraiNamaPenerima

Nafkah(G001)

• SenaraiPekerja-Pekerja

DibayarGaji(PAP058)

R5(ZRPY019)

• SenaraiPenerimaNafkah

MengikutCaraBayaran

(G002a)

• SenaraiPenerima-Penerima

DibayarGajiDikreditkan

TeruskeAkaunBank

MengikutJabatan/

PTJ(G013)


GajiDibayarSecaraCek

(G015)


GajiDibayarSecaraTunai

(G014)

Segalatindakan

telahselesai.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

4tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

18



TINDAKAN PELUPUSAN

( sambungan ) • SenaraiPotonganBulanan

DariGaji(SL301R)

• SenaraiPotonganCukai

Pendapatan(PAP066)

R23(ZRPY046)

• SenaraiPotonganCukai

Pendapatan(G010)

• SenaraiPotonganGaji

MengikutNo.Gaji(G028)

• SenaraiPotonganKWSP


• SenaraiPotonganLembaga

TabungHajiMengikutNo.

Rujukan(G009)

• SenaraiPotongan

PendahuluanKerajaan,

PinjamanPerumahan,BPA

danLain-lain(PAP062/063)

R7/R9(ZRPY021)

• SenaraiPotonganSewa

RumahdanPerabut


• SenaraiRingkasan

PotonganBulananYang

ManaKadLejarBelum

Diwujudkan(SL336R)

• SenaraiSemakan/Edit

BayaranTunggakanGaji

(R620)

• SijilPenerimaandan

PembayaranGaji

(PAP052)R3

• UrusniagaBiroPerkhidmatan

Angkasa(BPA)YangDiterima

(G011)

• UrusniagaBiroPerkhidmatan

Angkasa(BPA)YangDitolak

(G012)

Segalatindakan

telahselesai.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

4tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

19



TINDAKAN PELUPUSAN

iii) Bayaran di

bawah AP 96

b) Sistem

Elektronik

i) Dokumen

Secara

Hardcopy

• Penyataperakuanterimaan

wang

• BaucarBayaran(Kew304E)

• BaucarBayaran(Perihal

Cek/EFTBerganda)

Kew304AE

• BaucarBayaran(Perihal

DrafBank/Pindahan

Telegraf)Kew304BE

• BaucarJurnal(Kew306E)

• Bil/Invois

• Cek-cekDipersetujuiC500

• LaporanCek-cekTidak

DipersetujuiC510

• LaporanResit-resit

DipersetujuiC520

• LaporanTerperinciPukal

BP21

• LaporanCek-cekTamat

TempohC520

• NotaMinta

• NotaPelarasanKredit/Debit

• NotaTerimaBarang


BagiAkaunTerimaanC591

Segalatindakan

telahselesai.

Segalatindakan

telahselesai.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

4tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

4tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

20



TINDAKAN PELUPUSAN

4.

(sambungan)

ii) Dokumen

Secara

Softcopy

Penyata

Pemungut

Termasuk

Resit

Rasmi

Pendua


C590

Back-Updataurusniaga

perakaunanyangdijanaoleh

sistemelektronikyangdiluluskan

dalambentuksoftcopybagi

sistemPAYROLL,BAS,eSPKB,

ePerolehan,SPHT,SAGA,

SPEKS,ePBTdan

sebagainya.

• Download File ForeSPKB

(ZRPY056)

• LaporanHRCek(ZRPY057)

• Cheque PrintingHR

(ZRPY059)

• TabungHaji(ZRPY0060)

• SenaraiCek-Cekyangdibuka

• e – Terimaan

• Kira-KiraDiserahkanUntuk

Audit(Kew.253)

• LaporanKutipanSewa

RumahAwamKosRendah

MengikutDaerah

• LaporanKutipanSewa

RumahAwamKosRendah

MengikutProjek

• LaporanMaklumatJualan

SPS2

• LaporanNotaKontrak

• LaporanPengagihanHasil

JualanSPS2

Selepas

penutupan

akaun.

Selepas

penutupan

akaun.

Selepas

penutupan

akaun.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

4tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

7tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

3tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

21



TINDAKAN PELUPUSAN

.

(sambungan) • LaporanPenyataPemungut

• LaporanSenaraiResitYang

Dibatalkan

• LaporanTerimaanHasil

Jualan(PosKeFI-AR)

• LejarIndividuBayaranSewa

RumahAwamKosRendah

• PenyataMengenaiBorang

HasilYangDikawal

(Kew.67/68)

• PenyataPemungut

(Kew305/305E)

• Resit(salinanjabatan)

(Kew.38)&resitdari

PejabatPerakaunan

• Resit-ResitKhasJabatan

(atauseumpamanya)

• SenaraiJualanSPS2

• SenaraiJualanHakSaham

(Right)

• SenaraiJualanPukal

• SenaraiMaklumat

TerimaanTT

• SenaraiPungutanSecara

ElektronikTiadaDiBank

• SenaraiPungutanSecara

ElektronikTiadaDiPTJ

Kewangan

• SenaraiSPSyangdipindah

keWTD

Selepas

penutupan

akaun.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

3tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

22



TINDAKAN PELUPUSAN

5.

6.

7.

Buku Wang

Tunai Harian,

Buku Bayaran

Pos dan

sebagainya

Pendua atau

Kaunterfoil

dalam bentuk

buku

Laporan atau

Senarai Kecil

Komputer

atau maklumat

berkenaan

yang direkod

dan disimpan

secara

mikrograik atau media

elektronik lain.

• Audit Roll

• BukuWangRuncit(salinan)

(Kew.249A)

• Doketpengeposanmel

francking(PosMel35-01)

• DutiSetem

• BukuLogKenderaan

(Am362)

• PenyataGajiBulanan

(salinan)

• WaranPerjalananFeri,Bas

dansebagainya.

• WaranPerjalananUdara

Awam(salinan)

(Kew301/301E)

• WaranTiketKeretapi

(salinan)Am355

Laporan BAS/GFMAS

• BAOCodes and Description

TablesV1

• Cash Flow

• DataValidation For SG20

Form –ZRPY042

• Departmental Coding Proiles Table V9

• Document Codes and

Description TableV10

• Document MonitoringC780

• Economic Object Codes

and Description TableV3

• Economic Sector Codes


Selepas

penutupan

akaun.

Selepas

penyelesaian

akhirsegala

urusandan

penutupan

akaunterakhir.

Selepas

penyelesaian

akhirsegala

urusandan

penutupan

akaunterakhir.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

1tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

1tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

1tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

23



TINDAKAN PELUPUSAN

( sambungan ) • HasilC480(ZRGL015)

• ImbanganDugaA451

(ZRGL022-ZRGL029)

• ImbanganDuga

C450(ZRGL011)

• JadualAkaun/KodYang

DipertanggungkanBP20

• LaporanBil-BilYang

DibayarBP12

• LaporanBil-BilYang

DitolakBP13

• LaporanCatatanSebelah

KesalahanImbanganDuga

(JikaImbanganDugaTidak

Sama)450B(ZRGL011)

• LaporanEditBaucar

BayaranE102


BayaranE202


JurnalE104

• LaporanEditPenyata

PemungutE103

• LaporanEditPindahanWang

AntaraAkaunBankE106

• LaporanEditWaran

PeruntukanE101

• LaporanKedudukanBaucar

BayaranC910


KelompokC900


PeruntukanDidahulukan

daripadaKWLJ-Mengurus

A461(ZRFM027)

Selepas

penyelesaian

akhirsegala

urusandan

penutupan

akaunterakhir.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

1tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

24



TINDAKAN PELUPUSAN

( sambungan ) • LaporanKedudukan

PeruntukanDidahulukan

daripadaSLJ-

Pembangunan(A461P)


PeruntukanMengurus

A411(ZRFM018)


Peruntukan

PembangunanA411P

(ZRFM018)


PeruntukanVot


PeruntukanVotMengurus

110B(ZRFM010)



111B(ZRCC005)



YangDiwujudkanTanpa

Amaun100B(ZRFM007)


PeruntukanVotPembangunan

110P(ZRFM010)



C111P(ZRCC005)



yangdiwujudkantanpaamaun

C100P(ZRFM007)


PeruntukanVotTertanggung

C111T(ZRCC005)



110T(ZRFM010)



YangDiwujudkanTanpa

Amaun100T(ZRM007)

Selepas

penyelesaian

akhirsegala

urusandan

penutupan

akaunterakhir.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

1tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

25



TINDAKAN PELUPUSAN

( sambungan ) • LaporanKenaikanGaji(R77A)

• LaporanPengagihanHasil

Pengambilalihan

• LaporanPenolakan

PembayaranEFT–ZRAP030

• LaporanPenyataPemungut

YangDiprosesC320

• LaporanPerbelanjaanArahan

Perbendaharaan58(A)C240

(ZRCC003)


MelebihiPeruntukanMengurus

A462A1(ZRFM024)

• LaporanPerbelanjaanMelebihi

PeruntukanPembangunan

A462A2(ZRFM025)


MengurusMengikutProgram/

AktivitiA424(ZRCC011)

• LaporanPrestasiBaucar

BayaranDiproses–ZRAP020/

ZRAP050


C362


MengikutJabatanC361


MengikutPTJ/PKC360

(ZRGL008)

• LaporanRingkasanHasil

MengikutJabatan

C341(ZRFM009)


MengikutPejabatPerakaunan

C342(ZRGL015)


MengikutPTJC340

(ZRFM009)

Selepas

penyelesaian

akhirsegala

urusandan

penutupan

akaunterakhir.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

1tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

26



TINDAKAN PELUPUSAN

( sambungan ) • LaporanRingkasan

Perbelanjaan–ZRCC006

(C112-127)

• LaporanRingkasanTempoh

BaucarBayaranDiproses

–ZRAP019/ZRAP049


ProsesBaucarBayaran


C782B


ProsesPenyataPemungut


C782C

• LaporanStatusPermohonan

SPS2

• LaporanTerimaanHasilA432

(ZRGL030)

• LaporanTerperinciBayaran

Pukal–ZRAP006

• LaporanUpdateBaucar

JurnalE204

• LaporanUpdatePemindahan

WangAntaraAkaunBank

E206

• LaporanUpdateWaran

PeruntukanE201

• LaporanVot

• LejarPerbelanjaanMengurus

A421(ZRFM011)

• LejarPerbelanjaan

Pembangunan

(P421/ZRFM011)

• List of Rate Payment

VouchersC781

• Ministry/Department Codes


Selepas

penyelesaian

akhirsegala

urusandan

penutupan

akaunterakhir.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

1tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

27



TINDAKAN PELUPUSAN

( sambungan ) • PenghantaranDataKeIbu

PejabatW001

• PenyataA–ZRGL035


DisatukanE–ZRGL014

• PenyataAkaunAmanah,

Tunai,Pelaburandan

Pinjaman–JabatanA443/

KodAkaunA441

(ZRFM012)

• PenyataAkaunHasil–Akaun

A433(ZRGL030)

• PenyataAkaunHasil–Jabatan

A431(ZRCC007)

• PenyataAkaunHasilDisatukan

CZRGL020

• PenyataAkaunMemorandum

PelaburanF2–ZRTR020

• PenyataAkaunPinjaman

DisatukanD–ZRTR046

• PenyataHasilC1(ZRGL021)

• PenyataHasilTerperinci

• PenyataKumpulanAmanah

KerajaanE1–ZRGL038

• PenyataKumpulanWang

AmanahAwamE2-

ZRGL036


PembangunanE1a–

ZRGL016


PinjamanPerumahan

E1b-ZRGL049

• PenyataLengkapPerbelanjaan

MengurusA499(ZRCC008)

• PenyataLengkap

PerbelanjaanPembangunan

A499P(ZRFM029)

Selepas

penyelesaian

akhirsegala

urusandan

penutupan

akaunterakhir.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

1tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

28



TINDAKAN PELUPUSAN

( sambungan ) • PenyataPelaburanB

–ZRGL013

• PenyataPelaburanB1

–ZRTR022

• PenyataPelaburanB2

–ZRTR021

• PenyataPelbagaiKumpulan

WangAmanahKerajaanE1c

-ZRGL039

• PenyataPenerimaan&

PembayaranWangTunai

–ZRGL043

• PenyataPerbelanjaan

MengurusC2–ZRGL040


PembangunanE1ai

–ZRGL042


PembangunanTerperinci

• PenyataWangDepositE3

–ZRGL041

• PenyataWangTunaiA1

–ZRGL037

• Program/Activity Codes and

Description TableV5

• PTDDetail Trial Balance

• RCCC/Collector Codes and

Description TableV4

• Reporting The Duration of

Unprocessed Payment

Vouchers C920

• RingkasanAkaunBankC460

• RingkasanAkaunVotC470

(ZRFM013)

• RingkasanBASkeCISD005A

• RingkasanPerbelanjaan

MengurusdanPembangunan

mengikutObjekAm/Objek

Sebagai-ZZRFM023(A425)

Selepas

penyelesaian

akhirsegala

urusandan

penutupan

akaunterakhir.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

1tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

29



TINDAKAN PELUPUSAN

( sambungan ) • SenaraiArahanPotonganKe

HR–ZRAL0028

• SenaraiBaucarIndukDipos

C760

• SenaraiBaucarJurnalDiproses

C260

• SenaraiBaucar-Baucar

MelebihiPeruntukanDiluluskan

C250(ZRFM006)

• SenaraiCek-CekDiminta

UntukDibukaC770

• SenaraiEditR10/11

• SenaraiPembayaranProjek

PinjamanLuarNegaraC280

• SenaraiTerperinciBaucar

BayaranDiprosesDalamMasa

5Hari–ZRAP018/ZRAP048

• Setia/Project Codesand

Description TableV7

• SistemBayaranPukal:Bil-bil

YangDitolak–ZRAP028

• StatusFail-failDipancarkanke

IbuPejabatD008

• Status of Batches 4 Days Not

Processed and 6 Days with AEF

or But NotJC930

• Subsidiary Reconciliation

Transaction ListC800

• System Message and Codes

TableV12

• Transaction Codes and

Description TableV11

• Trust Code and Description

TableV6

• Trust Revenue OverallLT1C

Selepas

penyelesaian

akhirsegala

urusandan

penutupan

akaunterakhir.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

1tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

30



TINDAKAN PELUPUSAN

( sambungan ) • Trust/Revenue Debit Sample

List LV-2C

• Trust / Revenue High / Low /

Overall Sample ListLV-2C

• Trust / Revenue High-Risk /

Low RiskLV7A/7B

• Votehead Overall LV-1C

• Votehead Overall Sample

AnalysisLV-6A/6B

• YTDTrial Balance

Laporan SPEKS

• RingkasanPerbelanjaan

Program/AktivitiMengikut

ObjekSebagai–FormatBM5

• PrestasiPerbelanjaan

MengurusMengikutSektor

• PrestasiPembangunan

MengikutSektor

• PenyataBelanjawanProjek

• PenyataBelanjawanProjek

YangDiluluskan

• RingkasanBaucarBayaran

(L008)

• ImbanganDugaHarian

MengikutJenisAkaun(L600)

• ImbanganDugaHarian

MengikutJenisTransaksi

(L602)

• CetakBaucar

• PrestasiBaucarBayaran

(L900)

Selepas

penyelesaian

akhirsegala

urusandan

penutupan

akaunterakhir.

Selepas

penyelesaian

akhirsegala

urusandan

penutupan

akaunterakhir.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

1tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

1tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

31



TINDAKAN PELUPUSAN

( sambungan ) • LembaranImbangan

• LaporanBulanan(KodA–G)

• LaporanIntegrasie-Syariah

• LaporanPemungutYang

Diterima

• LaporanBilYangDiterima

• LaporanJurnalYangDiterima

e-Tanah

• LaporanJurnalYangDiterima


Pembangunan(A499)


Pengurusan(A499P)


Peruntukan/Perbelanjaan

MengikutVot(L200)

• LaporanUrusniagaAkaun

PerbelanjaanVot(L201)


Peruntukan/Perbelanjaan

MengikutVot/Jab(L203)

• PenyataPrestasiPerbelanjaan

PembangunanMengikutVot/

Projek(L204)

• PenyataAkaunBelanja

Mengurus(L205)

• LaporanUrusniagaHasil

(L300)

• PenyataAkaunHasil(L301)

• PenyataLengkapAkaunHasil

MengikutKod(L302)

Selepas

penyelesaian

akhirsegala

urusandan

penutupan

akaunterakhir.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

1tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

32



TINDAKAN PELUPUSAN

( sambungan ) • ImbanganDugaBulanan

(L603)

• PerbelanjaanMengurus

(JadualC1)

• PerbelanjaanPembangunan

(JadualD1)

• AkaunAmanah(E1)

• TerimaanHasilPada

31/Mm/Yyyy(JadualB)

• TerimaanHasil(JadualB1)

• ImbanganDugaPada

Xx/Xx/XxLengkap(Jadual)

• LaporanWangTunaiDalam

TanganDanBank(JadualA)

• KutipanHasilNegeriBerakhir

(L605)


Berakhir(L606)


NegeriBerakhir(L607)

• PerbelanjaanPembangunan

Berakhir(L608)

• SenaraiPeruntukanBulanan–

PerbelanjaanMengurus

(L609)

• SenaraiPeruntukanBulanan–

PerbelanjaanPembanguan

(L610)

• PenyataLengkapPerbelanjaan

Mengurus(L611)

• KedudukanHasilNegeri–

Amanah(L612)

• KedudukanHasilNegeri–

Hasil(L613)

Selepas

penyelesaian

akhirsegala

urusandan

penutupan

akaunterakhir.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

1tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

33



TINDAKAN PELUPUSAN

( sambungan ) • LaporanBakiAmanahYangDi

BawaKeDepan(Ringkasan)

(L701)

• LaporanBakiSemasaAkaun

Amanah(Ringkasan)(L702)

• LaporanEditNotaMinta

• LaporanEditDaftarBayaran

TanpaPT/PenyataTuntutan

• LaporanEditPesanan

Tempatan

• Laporan EditBilInvois

DenganPesananTempatan

• SenaraiNotaDebit/Kredit/

Diskaun

• SenaraiUrusniagaHarian

BukuVot

• LaporanBulananVot

Mengurus

• LaporanBulananVot

Pembangunan

• LaporanTanggunganBelum

Selesai

• LaporanKutipanHarian

MengikutOperator


MengikutJenis


MengikutResit


MengikutBentukBayaran

• LaporanPenyataAkaun

AmanahTerpilih

• LaporanAkaunAmanahDan

Hasil

• LaporanPenyataBakiIndividu

AkaunDepositPTJ

Selepas

penyelesaian

akhirsegala

urusandan

penutupan

akaunterakhir.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

1tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

34



TINDAKAN PELUPUSAN

( sambungan ) • LaporanLejarAkaunDeposit

PTJ

• LaporanPenyataTahunan

SewaBeliRumahAwam

• SenaraiEditPembayaran

Bonus(G004)

• SenaraiEditPotonganCukai

BagiBonus(G)

• Senarai EditKenaikanGaji

• SenaraiEditMaklumat

PinjamanKenderaan/

Komputer


Perumahan


Pendahuluan

• SenaraiEditMaklumatSewa

Rumah/Perabot

• SenaraiEditAkaunPinjaman

• SenaraiEditAkaun

Pendahuluan

• SenaraiEditAkaunSewa

Rumah/Perabot

• SenaraiRingkasanPotongan

BulananYangTidak

Dipotong(SL335R)

• SenaraiEditPendaftaran

Pinjaman(PinjamanYang

Diberi)(SEPYD)

• SenaraiEditPendaftaran

Pinjaman(PinjamanYang

Diterima)(SEPP)

• PrestasiPengeluaran

Pinjaman(Pinjamanyang

diberi)(PPP)

• PrestasiPengeluaran


diterima)(PPPYD)

Selepas

penyelesaian

akhirsegala

urusandan

penutupan

akaunterakhir.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

1tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

35



TINDAKAN PELUPUSAN

• PrestasiBayaranBalik


diberi)(PBBP)

• PrestasiBayaranBalik


diterima)(PBPYD)

SPEKS – Pelaburan

• LaporanBonusDanTerbitan

Hak(LBT–08)

• LaporanCadanganDeposit

DanPasaranWang

(DPWA-01)


DanPasaranWangAkan

Matang(DPWB–04)


DanPasaranWangBelum

Matang(DPWB–03)


DanPasaranWangMatang

(DPWA-02)

• LaporanCadanganJualan

Saham(LA–10)

• LaporanCadanganPembelian

Saham(LA–09)

• LaporanCadanganTerbitan

Hak/Bonus(LA–11)

• LaporanDepositDanPasaran

WangBelumDikemaskini

(DPWA-03)


WangMengikutAkaun

Pelaburan


WangMengikutBank

(DPWA-04)

Selepas

penyelesaian

akhirsegala

urusandan

penutupan

akaunterakhir.

Selepas

penyelesaian

akhirsegala

urusandan

penutupan

akaunterakhir.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

1tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

1tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

36



TINDAKAN PELUPUSAN

( sambungan ) • LaporanDepositDanPasaran

WangMengikutBankDan

Tempoh(DPWB–01)

• LaporanJumlahPelaburan

Keseluruhan(SP01)

• LaporanKedudukanBelian

SahamYangBelum

Dikemaskini(LA–06)

• LaporanKedudukanJualan

SahamYangBelum

Dikemaskini

(LA–07)

• LaporanKedudukanPelaburan

MengikutPengurusDana

(LBT–04)

• LaporanKelayakanDividen,

TerbitanBonusDanTerbitan

HakBagiBulanBerakhir

(LBT–06)

• LaporanKemaskini

PendapatanPortfolio

PengurusanPelaburan

(LA–14)

• LaporanKemaskini

PerbelanjaanPortfolio

PengurusanPelaburan

(LA–15)

• LaporanKeuntungan

Diterima(DPWB–05)

• LaporanKeuntunganKeatas

Pelaburan(SP02)

• LaporanPendapatanDividen

(LA–03)

• LaporanPendapatan

PengurusDana(LBT–05)

• LaporanPengeluaranDeposit

DanPasaranWang

• LaporanPenilaianPelaburan

(LBT–07)

Selepas

penyelesaian

akhirsegala

urusandan

penutupan

akaunterakhir.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

1tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

37



TINDAKAN PELUPUSAN

( sambungan ) • LaporanPesananBelian/

JualanHarian(LA–04)

• LaporanPortfolioPengurusan

Pelaburan(LA–16)

• LaporanPrestasiPelaburan

MengikutPengurusDana

(LBT–03)

• LaporanRingkasan

KedudukanPelaburanSaham

KeseluruhanMengikutSektor

(LBT–01)

• LaporanRingkasanKedudukan

PelaburanSahamKeseluruhan

MengikutSektor(LBT–02)

• LaporanStatistikPelaburan

Keseluruhan(LA–05)

• LaporanTahunanPendapatan

PengurusanSaham

(LBT–09)

• LaporanTuntutanBalikCukai

AtasDividenPasaranSaham

(LA–08)

• LaporanUrusniagaBelian

Saham(LA–01)

• LaporanUrusniagaJualan

Saham(LA–02)

• LaporanPergerakanDeposit

DanPasaranWang

(DPWB–02)

• NotisDepositDanPasaran

Wang(NotisCadanganBaru)


Wang(NotisPembaharuan)


Wang(NotisPengeluaran)

• NotisPelaburanSaham

(NotisBelianSaham)

Selepas

penyelesaian

akhirsegala

urusandan

penutupan

akaunterakhir.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

1tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

38



TINDAKAN PELUPUSAN

( sambungan ) • NotisPelaburanSaham

(NotisJualanSaham)

• PenyataMemorandum

Pelaburan(LBT–12)

• PenyataPelaburanAm-

DepositDanPasaranWang

(DPWB–06)

• PenyataPelaburanAm–

Saham(LBT–10)

• PenyataPelaburanKumpulan

AmanahKhas(LBT–11)

• PenyataPelaburanKumpulan

WangAmanahKhas-

DepositDanPasaranWang

(DPWB–07)

• SenaraiMaklumatDividen

Saham(LA–12)

• SenaraiMaklumatTerbitan

Hak/Bonus(LA–13)

SPEKS-MIS

• APenyataWangTunai

• AnalisaKontraktor/

PembekalM011

• AnalisaKontraktor/Pembekal

MengikutJabatan/PTJM010


MengikutObjekSebagaiM012


MengikutProjekM013

• BPenyataPelaburan

• CPenyataAkaunHasil

Disatukan

• C1PenyataHasil

Selepas

penyelesaian

akhirsegala

urusandan

penutupan

akaunterakhir.

Selepas

penyelesaian

akhirsegala

urusandan

penutupan

akaunterakhir.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

1tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

1tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

39



TINDAKAN PELUPUSAN

( sambungan ) • C2PenyataPerbelanjaan

Mengurus

• DPenyataAkaunPinjaman

Disatukan

• EPenyataAkaunAmanah

Disatukan

• E1PenyataKumpulanWang

AmanahKerajaan

• E1aPenyataKumpulanWang

Pembangunan

• E1aiPenyataPerbelanjaan

Pembangunan

• E1bPenyataKumpulanWang

AmanahBekalanAir

• E1cPenyataPelbagai

KumpulanWangAmanah

Kerajaan

• E2PenyataKumpulanWang

AmanahAwam

• E3PenyataAkaunWang

Deposit

• FPenyataAkaunMemorandum

Aset

• F1PenyataAkaun

MemorandumPinjamanBoleh

Dituntut

• F2PenyataAkaun

MemorandumPelaburan

• GPenyataAkaunMemorandum

Liabiliti

• G1PenyataAkaun

MemorandumHutangAwam

• ImbanganDugaM001

• LaporanAliranWangTunai

NegeriM002

Selepas

penyelesaian

akhirsegala

urusandan

penutupan

akaunterakhir.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

1tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

40



TINDAKAN PELUPUSAN

( sambungan ) • LaporanAnalisaPinjaman

MengikutJenisM028

• LaporanAnalisaSistemLejar

SubsidiariM029

• LaporanAnalisisKenaikan

GajiM017

• LaporanAnalisisPembayaran

BonusM018

• LaporanAnalisisPrestasi

KutipanHasilM021

• LaporanAnggaranKedudukan

Tunai

• LaporanAnggaranTunaiM005

• LaporanBelanjaMengurus

M026

• LaporanDaftarBayaranLewat

M014

• LaporanEkonomiNegeri


AmanahAwamM007


AmanahKerajaanM006


BekalanAirM008


HasilYangDisatukan

M019


PembangunanNegeriM009

• LaporanKutipanHasil

MengikutJabatanM020

• LaporanPeganganSaham

M032

• LaporanPenyataHasilDan

PerbelanjaanM025

Selepas

penyelesaian

akhirsegala

urusandan

penutupan

akaunterakhir.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

1tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

41



TINDAKAN PELUPUSAN

( sambungan ) • LaporanPerbelanjaanBekalan

AirM023

• LaporanPerbelanjaanGaji,

ElaunDanPerjawatanNegeri

M031


MengurusDanTanggungan

MengikutJabatanM024


PembangunanMengikut

JabatanM027

• LaporanPeruntukan,

TanggunganDan

PerbelanjaanM005

• LaporanPrestasiBaucar

BayaranM015

• LaporanPrestasiPungutan/

TerimaanM016

• LaporanSenaraiBaucarYang

DibayarMengikutAP58(A)

M033

• LaporanSenaraiBaucarYang

DibayarMengikutAP96(A)

M034

• LembaranImbangan

• PenyataAkaunMemorandum

• PenyataPenerimaanDan

PembayaranWangTunai

• RingkasanHasilMengikut

SumberM022

• SenaraiPerjawatanNegeri

MengikutSkimM030

Selepas

penyelesaian

akhirsegala

urusandan

penutupan

akaunterakhir.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

1tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

42



TINDAKAN PELUPUSAN

8.

( sambungan )

Aset dan

Inventori

Laporan e-SPKB

• LaporanBaucar-BaucarYang

BelumDibayarolehPejabat

PembayaranBV501

• LaporanUrusniagaDiAkaun

VotYangTidakTerdapatDi

LaporanTerperinci

PerbelanjaanBV502

• LaporanUrusniagaDiLaporan

TerperinciperbelanjaanYang

TidakTerdapatDiAkaunVot

BV503

• LaporanPerbezaanAmaunDi

BP21danAkaunVotDebit

BV504

• LaporanPerbezaanAmaunDi

BP21danAkaunVotKredit

BV505

• Laporanataulistingkecil

komputersepertidiatasyang

dijanaolehsistemperakaunan

elektronikyangdiluluskanoleh

Perbendaharaanseperti

SPEKS,SPHT,SAGA,ePBT

dansebagainya.

• DaftarHartaModal

(KEW.PA2)

• DaftarInventori(KEW.PA3)

• LaporanTahunanHartaModal

DanInventori(KEW.PA8)

• DaftarPenyelenggaraanHarta

Modal(KEW.PA14)

• PerakuanPelupusanAsetAlih

Kerajaan(KEW.PA16)

• LaporanLembagaPemeriksa

AsetAlihKerajaan

(KEW.PA17)

Selepas

penyelesaian

akhirsegala

urusandan

penutupan

akaunterakhir.

Asetdan

inventori

dilupuskan.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

1tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

3tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

43



TINDAKAN PELUPUSAN

( sambungan ) • LaporanLembagaPemeriksa

AsetAlihKerajaan

(KEW.PA.20)

• KenyataanTawaranTender

PelupusanAsetAlihKerajaan

(KEW.PA21)

• BorangTenderPelupusan

AsetAlihKerajaan

(KEW.PA22)

• JadualTenderPelupusan

AsetAlihKerajaan

(KEW.PA23)

• KenyataanTawaran

SebuthargaPelupusanAset

AlihKerajaan(KEW.PA24)

• BorangSebutharga


(KEW.PA25)

• JadualSebutharga


(KEW.PA26)

• SenaraiAsetYangDilelong

[KEW.PA27(A)]

Asetdan

inventori

dilupuskan.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

3tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

44



TINDAKAN PELUPUSAN


TINDAKAN PELUPUSAN

KUMPULAN 2 : REKOD AM KEWANGAN DAN PERAKAUNAN

1. Akaun

1.1. Acara

Perakaunan

1.2. Akaun

Antara

Jabatan

1.3. Akaun

Deposit

1.4. Akaun

Terimaan

• Surat-menyuratmengenai

pentadbirankewangan,

peraturan-peraturan

perakaunandan

sistem-sistemperakaunan.

• Surat-menyuratdaripada

AkauntanNegaramengenai

kod-kodakaunbagiJabatan/

PTJdanlain-lainurusanyang

berkaitandengannya.


terimaandanbayaranantara

Kementerian/Jabatan/Agensi.


pewujudan,pengauditan

akaun,cagaranwangdeposit,

penyatapenyesuaian,sijil

danlaporanpengesahan.

• Suratmenyuratberkaitan

denganaktivitiakaun

terimaanpersendirian,

kutipanpembayaran,bil-bil,

akaun-akaunyangbelum

dijelaskansertaurusan

yangberkaitandengannya.

• Surat-menyuratberkaitan

denganbayaranbalikgaji,

votdanlain-lainterimaan.

Segalatindakan

telahselesai.

Segalatindakan

telahselesai.

Segalatindakan

telahselesai.

Segalatindakan

telahselesai.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

5tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

2tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

2tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

7tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

45



TINDAKAN PELUPUSAN

1.5. Akaun

Pendahuluan

1.6. Akaun

Panjar

1.7. Penutupan

Akaun

1.8. Akaun

Awam

Surat-menyuratmengenai

pembiayaandanoperasiwang

pendahuluanyangbelum/sudah

dijelaskanberkaitandengan

wangpanjar,pendahuluan

pelbagaidanurusanlainyang

berkaitandengannya.

Surat-menyuratberkaitanakaun

panjar,mengenaipembiayaan

danoperasiwangpendahuluan

yangbelum/sudahdijelaskan

berkaitandenganwangpanjar,

laporandanlain-lainurusan

berkaitandengannya.


ArahanAkauntan/APbagi

penutupanakaunbulanan/

tahunan.


maklumathasildan

perbelanjaanbagi

penyediaanbuku

AkaunAwam.

Segalatindakan

telahselesai.

Segalatindakan

telahselesai.

Akaunditutup

dansegala

tindakantelah

selesai.

Akaunditutup

dansegala

tindakantelah

selesai.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

5tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

2tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

2tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

2tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

46



TINDAKAN PELUPUSAN

2.

3.

1.9. Jawatankuasa

Pengurusan

Kewangan

danAkaun

Sistem Aplikasi

2.1. Sistem

Perakaunan

Berkomputer

2.2. Sistem

Perolehan

Berkomputer

Audit

3.1. Jawatankuasa

Audit

• Surat-menyurat,laporan

kewanganbulanan,suku

tahunJabatan,minit

mesyuarat,laporan

maklumbalasdansebagainya.


kawalan,penggunaandan

perlaksanaansistem

perakaunanberkomputer

eSPKB/SPEKS/SAGA

dansistem-sistem

berkomputeryanglain.


kawalan,penggunaandan

perlaksanaansistemperolehan

berkomputerseperti

ePerolehan.


pengurusanJawatankuasa

Audit.

Segalatindakan

telahselesai.

Segalatindakan

telahselesai.

Segalatindakan

telahselesai.

Segalatindakan

telahselesai.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

7tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

5tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

5tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

7tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

47



TINDAKAN PELUPUSAN

4.

5.

3.2. Pemerhatian/

Pertanyaan

Audit

Bank

4.1. AkaunBank

Bayaran

5.1. Urusan

Emolumen

5.2. Bayaran

Perbelanjaan

dibawah

AP58(a)

dan59

• Surat-menyuratdanlaporan

pemerhatian/pertanyaanyang

dikeluarkanolehKetuaAudit

Negara/KetuaAuditDalam,

permohonankelulusanharga,

penurunankuasauntukAP69

danAP70danurusanlainyang

berkaitandengannya.


urusanbanksepertikebenaran

membukaakaunsimpanan/

tetap,contohtandatangan

untukmenandatanganicek,

kawalanpengeluaran,

penyimpanandanpelupusan

bukucekdankuasatetap

menguruskira-kirakewangan

bank.


urusanpembayarangajidan

semuajeniselaun,

pembayaranKWSP,kadar

carumanpekerja,sumbangan

majikan,potongan

pemberhentiancarumandan

sebagainya.


pembayarandibawah

AP58(a)danAP59,seperti

pembayaransucihati,khidmat

pakarrunding,penceramah,

penterjemahdll.

Segalatindakan

telahselesai.

Segalatindakan

telahselesai.

Segalatindakan

telahselesai.

Segalatindakan

telahselesai.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

7tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

7tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

7tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

4tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

48



TINDAKAN PELUPUSAN

6.

5.3.Akaun

Pukal

Bajet

6.1. Bajet

Mengurus

6.2.Bajet

Pembangunan


pewujudanakaununtuk

syarikat-syarikatpembekal

sepertiMAS,TNB,SPANCO,

TM,SYABASdansegala

urusanyangberkaitan

dengannya.


garispanduan,arahan

penyediaandankelulusan

anggaranbelanjawan

mengurus.


permohonantambah/pindah

dankelulusanperuntukan

mengurus.


garispanduan,arahan

penyediaandankelulusan

anggaranperbelanjaan

pembangunan.


permohonantambah/pindah

dankelulusanperuntukan

pembangunan.

Segalatindakan

telahselesai.

Segalatindakan

telahselesai.

Segalatindakan

telahselesai.

Segalatindakan

telahselesai.

Segalatindakan

telahselesai.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

5tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

7tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

4tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

5tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

7tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

49



TINDAKAN PELUPUSAN

7.

8.

9.

6.3.Waran

Peruntukan

Mengurus/

Pembangunan

Bon

Pelaksanaan

Urusan Cek

Aset

9.1. Urusan

Asetdan

Inventori

• Surat-menyuratdanborang

permohonanserta

perbelanjaanwaranperuntukan

mengurus/pembangunandan

waranperuntukantambahan.


cagaran,jaminanbankdan

jaminaninsuran.

Surat-menyuratmengenai

urusancek,termasuksemakan

penyerahancek,pemulangancek

yangtidaklaku,pembatalancek,

laporandanmaklumat

kehilangancek,cekpalsu

danlain-lainurusanyang

berkaitandengannya.

• Surat-menyurat,arahan,

peraturandanlaporan

pengurusanasetdaninventori.

Segalatindakan

telahselesai.

Segalatindakan

telahselesai.

Segalatindakan

telahselesai.

Segalatindakan

telahselesai.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

7tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

7tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

7tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

7tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

50



TINDAKAN PELUPUSAN

10. Kumpulan

Wang

Disatukan

10.1. Akaun

Hasil

10.2. Akaun

Amanah

• Suratmenyuratmengenai

pengurusanKumpulan

WangHasilDisatukan

berasaskanFasal97

dan104Perlembagaan

Persekutuan.

• Suratmenyuratberkaitan

pengendalianpinjaman/

pembiayaankenderaan,

perumahan,komputer,

pendahuluandiri

(Seksyen10,AktaAcara

Kewangan1957)

danpenyatapenyesuaian

bakiakaunamanahserta

arahanpemotongangaji

bagimendapatkanbaki

danpelarasan.


pengendalianakaunamanah

(Seksyen9,AktaAcara

Kewangan)sepertipenyata

kira-kiraakaun,salinan

penyatapemungutdanaudit,

penyataterimaandanbayaran

akaundansegalaurusanlain

yangberkaitandengannya.

Penyelesaian

akhirsegala

urusandan

penutupan

akaunterakhir.

Segalatindakan

telahselesai,

telahdiaudit

dantiadalagi

tindakanlanjut

keatasnya.

Akaunditutup

dandisifarkan.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

5tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

5tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

5tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

51



TINDAKAN PELUPUSAN

11.

10.3.Akaun

Pinjaman

Penurunan

Kuasa

11.1.AP11dan

AP69

11.2.Surat

Kuasa

Menanda-

tangani

Dokumen

Kontrak

• Suratmenyuratmengenai

pengendaliandankawalan

AkaunPinjamanyang

digunakanuntukmembiayai

programdanaktiviti

Kementerian/Jabatan/Agensi.


tanggungankewangandan

bayaranbalikolehKementerian

/Jabatan/Agensi,surat-

menyuratberkaitandengan

perjanjian-perjanjiankewangan

sertaaturan-aturanantara

kerajaan-kerajaan

persekutuan,kerajaan-

kerajaannegeri,agensi-agensi

danorganisasilain.

• Surat-menyuratpenurunan

kuasadaripadaPegawai

Pengawalkepadapegawai/

kakitanganmengenaiurusan

pengambilancek,

menandatanganiBaucar,

Resit,PesananTempatan

WaranPerjalananUdara,

meluluskanPindahPeruntukan

/PendahuluanDiri/Perolehan

TerusdanPembelianRuncit.


penurunankuasadaripada

MenterikepadaPegawai

untukmenandatangani

dokumenkontrak.

Penyelesaian

akhirsegala

urusandan

penutupan

akaunterakhir.

Suratbaru

pemberian

kuasa

dikeluarkan.

Suratbaru

pemberian

kuasa

dikeluarkan.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

5tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

1tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

7tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

52



TINDAKAN PELUPUSAN

12. Perolehan

Bekalan,

Perkhidmatan

dan Kerja

12.1.Pembelian

Terus

12.2.Sebutharga

12.3.Jawatankuasa

Sebutharga

12.4.Tender


perolehanbekalan,

perkhidmatandankerja

mengikuthadyang

ditetapkan.


perolehanperkhidmatandan

bekalan,dokumensebutharga,

jadualsebutharga,laporan

sebuthargadanlampiranQ

sertaurusanperlanjutan/

perubahankontraktermasuk

urusanpenyewaan.

• Suratperlantikanjawatankuasa

berkaitansebutharga,laporan,

minitmesyuaratdan

keputusanjawatankuasa

sebutharga.


perolehanperkhidmatandan

bekalan,iklan,dokumen

tender,jadualtenderdan

laporantender.


dokumenperjanjiankontrak

sertaurusanperlanjutan/

perubahankontrak,

termasukurusan

penyewaan.

Segalatindakan

telahselesai.

Segalatindakan

telahselesai.

Segalatindakan

telahselesai.

Segalatindakan

telahselesai.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

7tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

7tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

7tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

7tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

53



TINDAKAN PELUPUSAN

12.5.Jawatankuasa

Tender

12.6.Lembaga

Perolehan

12.7.Kontrak

Pusat

12.8.Pembelian

Darurat

• Surat-menyuratperlantikan

jawatankuasaberkaitan

tender,laporan,minit

mesyuaratdankeputusan

jawatankuasatender.

• Surat-menyuratperlantikan

Lembagaberkaitan

perolehan,laporan,

minitmesyuaratdan

keputusanLembaga

Perolehan.


perolehanbarang-barang

gunasamayangmerujuk

kepadaPekelilingKontrak

Perbendaharaandan

suratpermohonan

pengecualianpembelian

kontrakpusat.

• Surat-menyuratpembelian

segeraatauserta-merta

yangmanakelewatan

perolehanakanmemudaratkan

danmenjejaskanperkhidmatan

dankepentinganawam,

laporanpembelian

darurat,penyiasatan

danpengauditan.

Segalatindakan

telahselesai.

Segalatindakan

telahselesai.

Segalatindakan

telahselesai.

Segalatindakan

telahselesai.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

7tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

7tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

7tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

7tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

54



TINDAKAN PELUPUSAN

13.

12.9. Pembelian

Gotong-

Royong

dan

lain-lain

jenis

pembelian

seperti

undian,

pusingan

dsb.

Yuran Keahlian


perolehanbagiprojek-projek

kecilmengikuthadperolehan

dantempohsiapkerjayang

ditetapkanyangmelibatkan

penduduktempatan&

bercorakkemasyarakatan,

kertaskerja,minitmesyuarat

danlaporan.

• Surat-menyuratdan

pembayaranyuran

keahliandansumbangan

tahunankepadapertubuhan,

persatuandanlain-lain

dalamdanluarnegeri.

Segalatindakan

telahselesai.

Segalatindakan

telahselesai.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

4tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

Rekod

dimusnahkan

selepastamat

tindakandan

tempohsimpanan

1tahundi

Kementerian/

Jabatan/Agensi

dipatuhi.

55


BORANG PERMOHONAN BAGI PEMUSNAHANREKOD KEWANGAN DAN PERAKAUNAN

BUTIR-BUTIR JABATAN

(1) Kementerian / Jabatan / Agensi : (2) Bahagian / Cawangan / Unit

MAKLUMAT MENGENAI REKOD

BIL.(3)

Tajuk Siri(4)

Tahun Diliputi(5)

Tempoh Pengekalan yangditentukan dalam Jadual

(6)

Meter PanjangRekod

(7)

Daripada Kepada

(8) Mengikut seksyen 25 dan 26 Akta Arkib Negara 2003 [ Akta 629 ] dan Arahan Perbendaharaan 150, saya mengemukakanpermohonan ini bagi pemusnahan rekod di atas.

Nama Pegawai : Tandatangan dan Meteri / Cap Jabatan :

Jawatan : Tarikh :

Lampiran 1

Kewangan-Arkib4/08

56


PENENTUSAHAN PEMUSNAHAN

REKOD KEWANGAN DAN PERAKAUNAN

BUTIR-BUTIR JABATAN

(1) Kementerian / Jabatan / Agensi : (2) Bahagian / Cawangan / Unit

MAKLUMAT MENGENAI PERMUSNAHAN

(3) Kelulusan bagi PemusnahanArkib Negara Malaysia, No. Rujukan : Tarikh :Audit Negara Malaysia, No. Rujukan : Tarikh :Akauntan Negara Malaysia, No. Rujukan : Tarikh :

(4) Meter Panjang Rekod yang Dimusnahkan :

(5) Kaedah Pemusnahan : (6) No. Resit ( Jika Dijual ) : ___________

Dibakar Dirincih Dikitar semula Dipadamkan

(7) Tarikh Pemusnahan : (8) Tempat Pemusnahan :

PEGAWAI YANG MENJALANKAN PEMUSNAHAN

(9) Nama Pegawai :Tandatangan :Jawatan :

(10) Nama Saksi :Tandatangan :Jawatan :

PENENTUSAHAN

(11) Saya mengesahkan bahawa rekod di atas telah dimusnahkan dengan sewajarnya mengikut seksyen 25 dan 26 Akta Arkib Negara

2003 [ Akta 629 ] dan Arahan Perbendaharaan 150.


Jawatan : Tarikh :

Dijual

Lampiran 2

Kewangan-Arkib13/08

57


Arkib 11/08

BORANG PERMOHONAN BAGI PEMINDAHAN REKOD AWAM

BUTIR-BUTIRJABATAN

(1) Kementerian / Jabatan / Agensi : (2) Bahagian / Cawangan / Unit :

MAKLUMAT MENGENAI REKOD

(3) No. Penerimaan : (4) Nama dan No. Jadual Pelupusan Rekod :

(5) Tarikh Diliputi :(6) Ukuran Rekod : __________

( meter panjang / unit / lembar )

(7) Peringkat Keselamatan : (8) Jenis dan Format Rekod :

Tarikh(12)Bil.

(9)No. Fail / Rujukan / No. Siri

(10)Tajuk / Perkara

(11)

Daripada Kepada

Bil.Lampiran/ Lembar

/ Unit(13)

(14) Mengikut seksyen 28 (1) dan (2) Akta Arkib Negara 2003 [ Akta 629 ], saya mengemukakan permohonan ini bagi pemindahanrekod di atas.


Jawatan : Tarikh :

UntukKegunaanArkibNegara

TarikhTerima:

JumlahRekod:

No.Penerimaan:

Lampiran 3

Arkib11/08

58


Lampiran 4

CARTA ALIRAN PELUPUSAN REKOD KEWANGAN DAN PERAKAUNANDI PUSAT TANGGUNGJAWAB ( PTJ )

Arkib Negara /Arkib Negara

Cawangan Negeri

Audit Negara /Audit Negeri

Akauntan Negara /Akauntan Negeri /Bendahari Negeri

PTJ Mengasingkan Rekod Kewangan danPerakaunan yang telah tamat tindakan dan telahmemenuhi tempoh pengekalan dalam jadual

PTJ Mengisi Borang Permohonan BagiPemusnahan Rekod Kewangan danPerakaunan ( Kewangan – Arkib 4/08 )

PTJ Menghantar Borang Permohonan keAgensi yang berkaitan

PTJ Menerima Surat Kebenaran / SuratKelulusan Daripada Ketua Pengarah ArkibNegara / Arkib Negara Cawangan Negeridan Ketua Audit Negara / Audit Negeri

PTJ memajukan Surat Kebenaran / Surat Kelulusan Arkib Negara / ArkibNegara Cawangan Negeri dan Audit Negara / Audit Negeri ke AkauntanNegara / Akauntan Negeri / Bendahari Negeri untuk Kelulusan Muktamad

PTJ melaksanakan Pemusnahan Rekod setelah menerimaKelulusan muktamad daripada Akauntan Negara / AkauntanNegeri / Bendahari Negeri

PTJ menghantar Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Kewangan dan

Perakaunan ( Kewangan – Arkib 13/08 ) ke Akauntan Negara / Bendahari Negeri,Arkib Negara / Arkib Negara Cawangan Negeri dan Audit Negara / Audit Negeri

Sesalinan Borang Penentusahan Pemusnahan RekodKewangan dan Perakaunan Disimpan Di dalam Fail PTJ

PTJ Mengisi BorangPermohonan Bagi PemindahanRekod Awam ( Arkib 11/08 )

Surat Kebenaran Arkib

Negara kepada PTJ bagikebenaran pemindahanrekod

Rekod Dipindahkan keArkib Negara atau tempatlain yang ditetapkan oleh

Ketua Pengarah ArkibNegara

Sesalinan Dokumen

Kebenaran disimpan didalam Fail PTJ

PELUPUSAN SECARA PEMUSNAHAN PELUPUSAN SECARA PEMINDAHAN

59


Lampiran 5

CARTA ALIRAN PELUPUSAN REKOD AM KEWANGAN DAN PERAKAUNANDI PUSAT TANGGUNGJAWAB ( PTJ )

Arkib Negara /Arkib Negara

Cawangan Negeri

Audit Negara /Audit Negeri

PTJ Mengasingkan Rekod Am Kewangan danPerakaunan yang telah tamat tindakan dan telahmemenuhi tempoh pengekalan dalam jadual

PTJ Mengisi Borang Permohonan BagiPemusnahan Rekod Kewangan danPerakaunan ( Kewangan – Arkib 4/08 )

PTJ Menghantar Borang Permohonan keAgensi yang berkaitan

PTJ Menerima Surat Kebenaran / SuratKelulusan Daripada Ketua Pengarah ArkibNegara / Arkib Negara Cawangan Negeridan Ketua Audit Negara / Audit Negeri

PTJ melaksanakan Pemusnahan Rekod

PTJ menghantar Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Kewangan danPerakaunan ( Kewangan – Arkib 13/08 ) ke Arkib Negara / Arkib Negara CawanganNegeri dan Audit Negara / Audit Negeri

Sesalinan Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod AwamDisimpan Di dalam Fail PTJ

PTJ Mengisi BorangPermohonan Bagi PemindahanRekod Awam ( Arkib 11/08 )

Surat Kebenaran ArkibNegara kepada PTJ bagi

kebenaran pemindahanrekod

Rekod Dipindahkan keArkib Negara atau tempatlain yang ditetapkan olehKetua Pengarah ArkibNegara

Sesalinan DokumenKebenaran disimpan didalam Fail PTJ

PELUPUSAN SECARA PEMUSNAHAN PELUPUSAN SECARA PEMINDAHAN

perkara muka surat - perbendaharaan …ppnk.kedah.gov.my/userfiles/files/download/dokumen...arkib...

Documents