Perincian Maklumat Q&A Unit Bayaran, JANM Negeri Johor

1) Perolehan

Sebutharga / Pembelian Terus

Mohon penjelasan mengenai urusan perolehan berikut :

a) Sebutharga bertulis dibuka bagi anggaran perolehan RM60,000 bagi membekal 20 jenis

ubat

b) 5 pembekal telah kemuka sebutharga dan keputusan memihak kpd pembekal A yang hanya

mampu membekal 15 jenis ubat dengan jumlah RM48,000

c) Baki 5 jenis ubat berjumlah RM12,000 dibeli secara terus daripada pembekal B (setelah

kajian pasaran dibuat)

Soalan:

i) Adakah perlu proses sebutharga secara bertulis diteruskan termasuk penyediaan dokumen

kontrak bagi pembekalan ubat berjumlah RM48,000 daripada pembekal A.

ii) Adakah pecahan pembelian di atas mempunyai unsur-unsur pecih kecil pembelian bagi

mengelakkan perolehan secara sebutharga.

Jawapan:

Pembelian untuk 15 jenis ubat yang berjumlah RM48,000 boleh diteruskan kerana pembekal A

telah pun menyertai sebut harga tersebut dan mereka hanya mampu membekalkan ubatan

tersebut. Manakala baki 5 jenis ubat lain berjumlah RM12,000 boleh dibeli terus daripada

pembekal B (laksana kajian pasaran & ikut peraturan semasa yang masih berkuatkuasa ).

Oleh yang demikian definisi pecah kecil tidak terpakai kerana menepati prinsip-prinsip

perolehan sejak ianya mula dilaksanakan.

Pengangkutan kerana Pertukaran dan Perpindahan.

Mohon pandangan mengenai prosedur perolehan untuk pengangkutan (OS 22000). Sebagai contoh,

sekiranya perkhidmatan tersebut melibatkan pengangkutan barangan untuk 10 org pegawai ke

pelbagai destinasi seperti Kedah, KL, JB, Pahang dan sebagainya. Adakah perlu perolehan dibuat

secara sebut harga sekiranya nilai perolehan melebihi RM50 ribu?

Jawapan

Jika nilai perolehan melebihi RM50 ribu untuk keseluruhan 10 org pegawai dan melibatkan

pelbagai destinasi seperti Kedah, KL, JB dan sebagainya ia boleh ditafsirkan sebagai item

yang berbeza kerana destinasi yang dituju adalah berlainan tempat (berbeza). Oleh yang

demikian boleh dipecahkecilkan perolehan tersebut tertakluk kepada pekeliling SPP 12/2007.

Tetapi jika destinasi yang sama dan nilai perolehan melebihi RM50 ribu perlu dibuat

perolehan secara sebut harga

Perolehan berpakej secara pembelian terus

Soalan :

Apakah yang dimaksudkan dengan perolehan berpakej?.

Jawapan:

Perolehan berpakej adalah kombinasi daripada mana-mana item kemudahan seperti

penginapan, makan, sewa dewan, bilik latihan, peralatan, cenderamata dan lain-lain bahan-

bahan yang berkaitan Kursus / Mesyuarat tersebut di bawah satu pembekal. Perolehan ini

perlu mendapat kelulusan khas Pengawai Pengawal Kementerian/Jabatan bagi

membolehkan baucer dibayar. Sekiranya melibatkan Majlis Rasmi (perasmian jabatan baru,

karnival, sambutan hari perkhidmatan, seumpamanya dll) untuk faedah jabatan, kelulusan

Pengawai Pengawal juga diperlukan. Kelulusan yang diperolehi perlu dicatatkan dalam

baucer bayaran.

2) Elaun Lebih Masa

Soalan:

Pegawai telah diarah untuk menjalankan tugas lebih masa diluar waktu kerja yang sepatutnya.

Sekiranya peruntukan tidak mencukupi ,adakah pegawai layak diberi cuti sebagai gantian ELM

tersebut?

Jawapan:

Sekiranya pegawai diarahkan untuk melaksanakan tugas lebih masa mengikut skop bidang

tugas , maka pegawai layak dibayar elaun lebih masa mengikut kadar yang ditetapkan.

Adalah menjadi tanggungjawab Ketua Jabatan untuk memastikan peruntukan bagi maksud

ini mencukupi. Sekiranya tidak mencukupi, peruntukan tambahan hendaklah dipohon atau

diberi cuti gantian yang sepatutnya (jika praktikal dan berfaedah).

3) Tuntutan Perjalanan

Tuntutan Tambang Perjalanan

Soalan:

Jika terdapat seorang pegawai diarahkan untuk menjadi urusetia bagi satu Karnival peringkat

jabatan / kementerian . Pegawai menuntut tambang teksi sebanyak RM 250.00 untuk kadar pergi

dan balik dari rumah pegawai ke destinasi tugas rasmi berkenaan (andaian perjalanan sehala

RM250.00 x 2 hala = RM500.00).

Beliau juga telah lampirkan justifikasi penggunaan teksi untuk perjalanan pegawai.(alasannya

membawa beberapa peralatan yang tidak boleh dibawa melalui kapal terbang iaitu plak alumni,

cenderahati VVIP, LCD, laptop dan printer selain daripada itu, kenderaan jabatan tidak disediakan

kerana telah penuh ditempah untuk karnival tersebut oleh pegawai lain. Resit teksi juga disertakan)

Bolehkah pegawai ini dibayar tuntutan perjalanan?

Jawapan:

Seseorang pegawai yang tidak menggunakan kenderaan sendiri atau kenderaan yang

disediakan oleh Kerajaan atau Penganjur bagi menjalankan tugas rasmi, sama ada di dalam

atau di luar Ibu Pejabatnya, adalah layak menuntut Tambang Pengangkutan Awam dengan

syarat perjalanan tersebut telah mendapat kelulusan daripada Ketua Jabatan dan disokong

dengan resit . (Rujuk PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 3 TAHUN 2003 dan PP 8/2010)

Menuntut Elaun Harian

Soalan:

Jika seseorang pegawai menghadiri kursus / tugas rasmi (mengikut jarak yang ditetapkan)

bertolak pada pukul 7.00 pagi dan pulang pada jam 5.30 petang berulang-alik selama 2 hari.

Pegawai telah menuntut elaun harian untuk 2 hari tersebut sedangkan dalam aturcara program

makan ada disediakan pada waktu pagi, tengahari dan petang. Adakah pegawai ini layak dibayar

elaun harian seperti yang dituntut. Mohon penjelasan berkenaan perkara ini.

Jawapan:

Untuk menjawab pertanyaan ini, sila rujuk Perintah Am Bab „B‟ para 4.1.3 , “Elaun Makan

tidak layak dituntut jika kemudahan makan disediakan oleh Kerajaan atau Penganjur”. Oleh

itu Elaun Harian yang kadarnya hanya separuh dari Elaun Makan juga tidak layak dituntut jika

kemudahan makanan disediakan oleh Kerajaan atau Penganjur.

Tuntutan Perjalanan

Soalan

i) Pegawai diarahkan untuk menghadiri kursus di Kedah pada 17 Oktober 2013 sehingga 19

Oktober 2013. Beliau telah pergi pada 16 Oktober 2013 dan pulang pada 23 Oktober 2013

kerana mengambil cuti rehat untuk pulang ke kampung yang berdekatan dengan tempat

beliau berkursus. Adakah beliau layak menuntut elaun perjalanan pulang pada 23 Oktober

2013?

ii) Sekiranya jabatan tidak mempunyai peruntukan yang mencukupi untuk membayar tuntutan

perjalanan, adakah ketua jabatan berhak untuk menghadkan tuntutan perjalanan seseorang

pegawai mengikut peruntukan yang ada?

Jawapan:

i) Beliau layak menuntut elaun perjalanan pulang mengikut PP PP 3/2003 & PP

3/2005 serta arahan kewangan semasa yang ditetapkan.

ii) Ketua Jabatan sebenarnya bertanggungjawab untuk mengawal peruntukan di

bawah jagaan beliau. Ini termasuklah boleh menghadkan tuntutan perjalanan,

mengesah & menentukan perjalanan yang perlu diikuti serta cara yang hendak

digunakan untuk menjalani tugas rasmi/kursus supaya tuntutan yang

dikemukakan adalah teratur, munasabah dan berpatutan.

Definisi Elaun Harian dan Tuntutan Perjalanan

Soalan:

i. Adakah pengiraan untuk kelayakan elaun harian berkait juga dengan pengiraan kilometer?

Adakah dihadkan jarak perjalanan tersebut dan Apakah yang dimaksudkan dengan "di luar ibu

pejabat"?

ii. Pegawai dikehendaki mengikuti lawatan ke Luar Negeri di China atau Canada, maka beliau

perlu membuat Visa untuk ke tempat tersebut. Adakah pegawai layak menuntut perjalanan atas

urusan mendapatkan visa tersebut, dimana pegawai menuntut perjalanan dari rumah / pejabat ke

kedutaan China dan kedutaan Canada di kuala lumpur? Adakah itu adalah tugas rasmi?

Jawapan:

i. Jika bertugas melebihi 25km (jalanraya) dan tempoh bekerja melebihi 8 jam maka

pegawai layak menuntut Elaun Harian. Ini adalah berdasarkan PP.3/2003, PP. 3/2005

seseorang pegawai yang menjalankan tugas rasmi di luar Ibu Pejabatnya bagi tempoh

melebihi 8 jam tetapi kurang dari 24 jam layak menuntut Elaun Harian. Definisi Luar Ibu

Pejabat adalah melebihi 25 km atau (mengikut jarak yang ditetapkan arahan kewangan).

ii. Jika pegawai dikehendaki mengikuti lawatan ke China atas urusan rasmi Kerajaan

maka beliau boleh membuat tuntutan perjalanan bagi membuat visa tersebut (tertakluk

kepada kelulusan Pengawai Pengawal).

4) Kemudahan

Bayaran Balik Letak Kenderaan

Soalan:

Bolehkah saya membuat tuntutan Bayaran Balik Letak kenderaan di pejabat tempat saya bertugas?

Jawapan:

Merujuk SPP Bil. 2 Tahun 2011 (Kemudahan Bayaran Balik Letak Kereta) (KBBLK) adalah

diberi dengan tujuan untuk membantu pegawai Perkhidmatan Awam (mengikut ketetapan

Jabatan) yang menggunakan kenderaan sendiri untuk menjalankan tugas rasmi dan

menyewa petak letak kenderaan yang terletak di persekitaran pejabat. Tugas rasmi yang

dimaksudkan adalah tugas yang berkaitan tugas pejabat selain kursus yang memerlukan

pegawai kerap kali keluar masuk pejabat. Syarat kelayakan pegawai yang menuntut

kemudahan ini adalah seperti di para 5 pekeliling tersebut. Cara tuntutan adalah dengan

mengepilkan resit sewaan bulanan bersama-sama tuntutan perjalanan bulanan pegawai

berkenaan. Jika pada bulan tersebut tiada sebarang tuntutan perjalanan bulanan (OS 21000),

maka pegawai layak dibayar dengan mengemukakan borang tuntutan tempat letak

kenderaan (Borang Dalaman) dan dicaj dibawah OS 15000.

Tambang Mengunjungi Wilayah Asal

Soalan;

Seseorang pegawai yang berasal dari Kuantan telah berkahwin dan mempunyai suami juga seorang

penjawat awam yang berasal dari Sarawak. Kedua-dua mereka bertugas di Sabah. Bolehkah

mereka menggunakan Kemudahan Tambang Mengunjungi Wilayah Asal dalam tempoh tahun yang

sama?

Jawapan:

Merujuk Pekeliling Perkhidmatan Bil. 22 Tahun 2008 para 4(i) “menyatakan Bagi Pegawai dan

Isteri atau suami yang kedua-duanya layak bertukar wilayah, hanya seorang sahaja layak

menggunakan kemudahan Tambang Mengunjungi Wilayah Asal untuk membawa keluarga

mengunjungi wilayah asal dalam sesuatu tahun manakala suami atau isterinya boleh

menggunakan kemudahan tambang tersebut pada kadar bujang mengikut kelayakan yang

ditetapkan dalam tempoh yang sama”

Mengikut perenggan 4(i) pekeliling tersebut, salah seorang (cthnya suami) boleh

menggunakan kemudahan ini untuk membawa keluarga melawat kawasan asalnya di

Serawak pada tahun ini. Isteri pula tidak layak menggunakan kemudahan ini untuk membawa

keluarga melawat kawasan asal di kuantan dalam tempoh tahun yang sama. Jika ingin balik

juga ke Kuantan pada tempoh tahun yang sama, isteri hanya layak menggunakan kemudahan

ini untuk diri sendiri sahaja atas kadar bujang mengikut kelayakan yang ditetapkan dalam

tahun semasa. Kos suami dan anak-anak adalah dibawah tanggungan sendiri.

Bayaran Elaun Penceramah Selain Penjawat Awam

Mohon penjelasan mengenai SPP 19/2002 berhubung dengan Tatacara Perolehan Perkhidmatan

Pengendalian Kursus dan latihan. Bagi maksud perenggan 3(g), bayaran kepada penceramah /

pensyarah selain sektor awam, kadar yang dikenakan adalah berdasarkan kelayakan akademik.

Persoalannya:

i) Adakah fasilitator /moderator/ sesi dialog /pembentang kertas kerja jemputan selain daripada

penjawat awam menuntut elaun dalam SPP ini?

ii) Sekiranya penceramah jemputan mengadakan sesi ceramah melebihi 1 jam, contohnya 1

jam 15 minit,adakah tempoh 15 minit itu dikira?

Jawapan:

i) Utk makluman SPP 19/2002 digunakan bagi perolehan perkhidmatan pengendalian

kursus / latihan secara pakej. Bayaran kepada penceramah / pensyarah selain daripada

penjawat awam (warganegara) hendaklah berasaskan kepada perenggan 3(g). Oleh yang

demikian bayaran kepada fasilitator / moderator / sesi dialog / pembentang kertas kerja boleh

dimasukkan dalam pakej tersebut . Tetapi bayaran perkhidmatan itu yg ditawarkan oleh

mereka maka perlu mengikut peraturan perolehan semasa. Sekiranya penceramah itu adalah

bukan warganegara Malaysia, kelulusan dari MOF,KLN, KDN dan Pengawal Pengawal perlu

diperolehi terlebih dahulu sebelum kursus dijalankan. Kelulusan perlu dicatatkan dalam

baucer bayaran.

ii. Untuk soalan mengenai sesi ceramah yg berlanjutan hendaklah memperincikan di dan

berdasarkan persetujuan masing-masing. Sekiranya jumlah masa syarahan yang ditetapkan

adalah 2 jam tetapi masa syarahan mengambil masa 2 jam 30 minit. bayaran hanya dibuat

berasaskan 2 jam sahaja.

5) Pembayaran di bawah pengurusan AP 58 (a)

Soalan:

Apakah yang di maksudkan dengan pengurusan AP58 (a) dan apakah implikasinya?

Jawapan;

Ianya merupakan tanggungan bekalan dan pekhidmatan di bawah peruntukan belanja

mengurus tahun lalu (umpamanya tahun 2012) yang perlu dibayar selepas tamat tempoh AKB

(Akaun Belum Bayar) dan pebelanjaan itu akan dicaj dengan menggunakan peruntukan

belanja mengurus tahun semasa (tahun 2013). Pembayaran bagi maksud ini perlu mendapat

kelulusan khas dan perlu dicatatkan dalam baucer bayaran. Kesan daripada pembayaran

AP58 (a) ini akan menjejaskan perancangan perolehan tahun semasa (tahun 2013) kerana

kekurangan peruntukan akibat perbelanjaan tersebut dicaj dibawah peuntukan tahun semasa

(tahun 2013) dan pegawai bertanggungjawab boleh terdedah kepada AP59 iaitu tindakan

surcaj, sekiranya berlaku perolehan tanpa peruntukan ataupun melebihi siling peruntukan

tahun berkenaan (tahun 2012).Pengurusan bayaan AP58(a) kini merupakan KPI setiap

kementerian. Jika melibatkan pembayaran emolumen, kelulusan Kew-8 diperlukan & AP58(a)

bergantung kepada tarikh kelulusan Kew 8 ditandatangani. Pengurusan AP 58(a) tidak terikat

dengan dibawah Peruntukan Pembangunan dan Amanah.

6) Pentadbiran Kontrak

Soalan:

Jabatan ingin mendapatkan perkhidmatan penyewaan mesin fotostat dari pembekal di

kalangan tempatan untuk tempoh 3 tahun bernilai RM49,900. Adakah terikat dengan

pentadbiran kontrak dan bagaimanakah caranya?

Jawapan:

Jabatan yang berhasrat untuk mendapatkan perkhidmatan penyewaan (termasuk

penyelenggaraan) mesin fotostat adalah terikat dengan pentadbiran kontrak

meskipun nilai perolehan keseluruhan adalah kurang RM50,000. Pihak jabatan perlu

membuat kajian pasaran, penilian speksifikasi/harga dan menghantar dokumen

berkenaan secara rasmi kepada pihak kementerian melalui jabatan untuk

mendapatkan Surat Setuju Terima (SST) bagi menyatakan maksud perolehan

berkenaan. Setelah SST diterima dari pihak kementerian, SST berkenaan perlu

ditandatangani oleh pembekal, maka satu ikatan kontrak perlu wujud dan perlu

mendapat pengesahan dan semakan daripada Penasihat Undang-Undang (PUU)

kementerian bagi menjamin dan memastikan kepentingan kerajaan terpelihara.

Penyediaan kontrak perlu ditandatangani pegawai (kerajaan) yang diberi kuasa oleh

Menteri selaras dengan Akta Kontrak 1949. Satu nombor siri kontrak hendaklah

diwujudkan & dicatatkan dalam baucer bayaran. Berdasarkan peraturan semasa,

penyediaan kontrak juga perlu diselesaikan dalam tempoh 4 bulan (termasuk matikan

setem) dari tarikh SST dikeluarkan.