PENGURUSAN BUKA TENDER KANTIN SEKOLAHDISEDIAKAN OLEH :UNIT HEMPEJABAT PENDIDIKAN DAERAH KERIAN

PERKARA PENTING YANG PERLU DIBERI PERHATIAN SEMASA MESYUARAT BUKA TENDER KANTIN SEKOLAH

Ahli mesyuarat yang terlibat dengan permohonan tender tidak boleh berada dalam sesi mesyuarat buka tender kantin supaya tidak timbul isu (mempengaruhi) atau prasangka daripada pihak lain.

Penender yang dipilih tidak boleh terlibat dengan kepentingan pihak sekolah secara langsung atau tidak langsung.

Pemilihan penender tidak boleh bergantung kepada tender tertinggi sahaja tetapi perlu ada pengalaman, modal, dan tidak bergantung kepada sesuatu jantina. Bergantung kepada budi bicara pihak sekolah.

Pihak sekolah perlu mengenali penender yang dipilih. Jika penender yang dipilih tidak pernah menghadiri kursus maka pihak sekolah hendaklah menggalakkan penender supaya mengikuti kursus.

Tender kantin mesti mengikut jangka masa yang ditetapkan. Pihak sekolah perlu memaklumkan segera kepada penender yang berjaya dan tidak berjaya.

Memulangkan semula wang deposit kepada penender yang tidak berjaya.

Minit Mesyuarat Buka Tender Kantin perlu dihantar ke Pejabat Pelajaran Daerah dengan kadar segera beserta surat iringan.

Pihak sekolah perlu memberi nasihat dan penjelasan semasa taklimat awal kepada penender kantin yang berjaya mengenai syarat-syarat perjanjian sebelum memeterai perjanjian. Jelaskan dengan tegas dan terperinci kepada penender kantin “apa yang boleh” dan “apa yang tidak boleh”. Memastikan dan menegaskan kepada penender bahawa tawaran tender boleh ditamatkan bila-bila masa, jika penender gagal mematuhi syarat-syarat perjanjian.

Memastikan perjanjian kantin dilaksanakan mengikut ketetapan jabatan dan kementerian.

Pihak sekolah perlu mensyaratkan bahawa wang pertaruhan (deposit) dikenakan kepada setiap penender dalam bentuk wang pos atau cek (bukan wang tunai) dalam syarat-syarat tawaran tender kantin.

Penender yang gagal menyertakannya dalam permohonan tender kantin sekolah hendaklah ditolak.

Pihak sekolah perlu menegaskan supaya penender kantin dapat memenuhi kehendak atau kepentingan murid-murid terlebih dahulu disamping memenuhi kehendak guru dan pentadbiran.

Pihak sekolah perlu menetapkan penjualan makanan (menu) yang berkhasiat supaya tidak timbul penjualan makanan yang tidak berkhasiat. Makanan ringan tidaK boleh dijual di kantin sekolah.

Menu harian hendaklah dipapar di tempat yang boleh dilihat oleh murid-murid dan guru-guru.

Pihak sekolah perlu memantau atau menyelia dari segi menu kebersihan pekerja dan persekitaran kantin sekolah. Jika tidak berpuashati dengan makanan yang dijual, maka pihak sekolah boleh berbincang atau memberi teguran. Jika boleh catatkan dalam buku penyeliaan kantin dengan butiran yang lengkap.

Pihak pentadbir, guru-guru dan penender kantin mesti mempunyai hubungan yang baik antara satu sama lain.

MEMBUKA PETI TENDER DAN PROSES PEMILIHAN PENENDER KANTIN SEKOLAH

Setelah peti tender dibuka (pastikan semua borang tender berada dalam peti tender dan dalam keadaan ”seal”) , maka perkara berikut hendaklah diikuti :-

Catatkan 1/4, 2/4, ¾ dan 4/4 pada setiap sampul dan borang permohonan penender dan ditandatangani oleh ahli mesyuarat buka tender.

Ahli mesyuarat buka tender kantin jika boleh diwakili oleh Pengetua/Guru Besar, Guru Penolong Kanan 1, Guru Penolong Kanan HEM, Guru Penolong Kanan Kokurikulum, seorang guru pencatat dan seorang pegawai (wakil) Pejabat Pendidikan Daerah sebagai saksi pada mesyuarat buka tender kantin(Untuk Sekolah Rendah sahaja).

Membuat catatan dengan menyediakan ruangan seperti di bawahBil Nama, Alamat dan

Kad PengenalanPengalaman dan Modal Kadar

SebulanCatatan

1. Muhamad Aman bin AminKP : 666666666666

Berniaga Kantin SK Tawar, Tawar selama 3 Tahun / Modal RM15,000.00

RM350.00 Menang anugerah kantin terbersih

PERTIMBANGAN DAN PEMILIHAN TENDER

Ahli Jawatankuasa dikehendaki membuat keputusan yang tegas sama ada menolak atau menerima permohonan tender dalam mesyuarat yang diadakan. Pilih satu sahaja penender yang benar-benar layak.

Kriteria-kriteria yang perlu dipertimbangkan untuk pemilihan tender :

Semak dokumen penender. Perlu diteliti dokumen seperti borang permohonan, menu, sijil kursus, penyata akaun bank, sijil ROC dan sebagainya bagi memudahkan pihak sekolah membuat pilihan.

Kadar sewa kantin sebulan. Jika terlalu tinggi atau terlalu rendah hendaklah ditolak.

Modal yang dimiliki penender.

Mempunyai pengalaman sebagai pengusaha kantin sekolah.

Tidak ada kepentingan dengan pihak sekolah.

Borang tender diisi dengan lengkap dan betul.

Latar belakang penender.

Penender mempunyai sijil kursus yang berkaitan.

Penender mempunyai akaun bank dan penyata bank disertakan.

Bagi sekolah yang membuka sebut harga baru, tempoh perjanjian hendaklah dibuat mulai 2 januari 2014 hingga 30 November 2015 iaitu selama 23 bulan sahaja. Sewaan boleh dibayar hanya 23 bulan iaitu dikecualikan bulan Disember 2015 tetapi bil air dan elektrik mesti dijelaskan untuk bulan Disember tersebut.

Cara Pengiraan (Bil.murid + kakitangan) x (kadar seorang) x (Hari bersekolah) ÷ 11 bulan

200 x 0.04 sen x 190 hari ÷ 11 bulan = RM138.18 sebulan

SELAMAT BERTUGAS