PIHAK BERKUASA KEMAJUAN PEKEBUN KECIL PERUSAHAAN GETAH

(RISDA)

(KEMENTERIAN HAL EHWAL EKONOMI)

MANUAL PENGGUNA

‘Accountability Index Monitoring System’

(AIMS) RISDA

Bahagian Inspektorat dan Audit Dalam (BIAD)

Ibu Pejabat RISDA

Kuala Lumpur

Cetakan 2019

SENARAI KANDUNGAN

BIL TAJUK MUKA SURAT

-Perutusan Ketua Pengarah RISDA

- -Ucapan Aluan Pengarah Bahagian Inspektorat dan Audit

Dalam (BIAD)

- -Penghargaan

i

ii

iii

1.0 PENDAHULUAN

Definisi 1

Tujuan 1

Modul AIMS 2

Perlaksanaan AIMS 2

Objektif AIMS 2

Penarafan, Takrifan Skor dan Bintang 3

2.0 GARIS PANDUAN MANUAL AIMS

Login AIMS 7

Pendaftaran Pengguna AIMS 8

Login ID Pengguna 11

3.0 MANUAL PENYEDIA PUSAT TANGGUNGJAWAB

Menu Utama 13

Cetak Senarai Semak 15

Submenu Cetak Soalan 16

Menu Jawab Soalan 18

Peringatan 24

Keluar Dari Sistem 24

4.0 MANUAL PENGESAH PUSAT TANGGUNGJAWAB

Menu Utama 26

Submenu Cetak Soalan 28

Menu Semak Jawapan 29

Menu Pengesahan 30

Peringatan 32

Keluar Dari Sistem 33

5.0 CARTA ALIR 35

6.0 LAMPIRAN 43

i

PERUTUSAN

KETUA PENGARAH RISDA

Assalamualaikum warahmatullahi-wabarakatuh,

dan Salam Sejahtera.

Alhamdullilah saya bersyukur ke hadrat Allah SWT kerana dengan inayat dan

izinNya serta berkat usaha Bahagian Inspektorat dan Audit Dalam dengan kerjasama

Bahagian Teknologi Maklumat dan Bahagian Audit Dalam dan Siasatan Am

(BADSA), Kementerian Pertahanan telah berjaya membangunkan Sistem Auditan

Indek Akauntabiliti Pengurusan Kewangan Pusat Tanggungjawab RISDA melalui

kaedah G2G yang di panggil ‘Accountability Index Monitoring System’( AIMS).

Seterusnya saya juga mengambil peluang di sini melahirkan rasa gembira dengan

penerbitan buku Manual Pengguna ‘Accountability Index Monitoring System’( AIMS)

RISDA untuk digunapakai oleh Pusat Tanggungjawab. Manual pengguna ini

disediakan bertujuan untuk memberi panduan yang lengkap dan cepat serta dapat

membantu Pusat Tanggungjawab dalam penggunaan sistem AIMS.

Akhir kata saya mengucapkan SYABAS dan TAHNIAH kepada seluruh pihak yang

terlibat di dalam menjayakan manual pengguna ini serta dapat berkongsi manfaat

bersama.

Sekian, terima kasih.

YBHG. DATO’ WAN AHMAD SHABRI ZAINUDDIN BIN WAN MOHAMAD

Ketua Pengarah RISDA

i

ii

PERUTUSAN

PENGARAH BAHAGIAN

INSPEKTORAT DAN AUDIT DALAM

Bismillahhirahmannirrahim

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Alhamdullilah syukur ke hadrat Illahi dengan izinNya, Manual Pengguna

‘Accountability Index Monitoring System’ (AIMS) ini dapat dihasilkan dan diterbitkan.

Manual Pengguna ini amat membantu pengguna sistem AIMS bagi memastikan

perlaksanaanya berjalan dengan teratur.

Manual pengguna AIMS ini merupakan yang pertama yang dihasilkan oleh Bahagian

Inspektorat dan Audit Dalam sebagai inisiatif penting dalam meningkatkan

pemahaman pengguna AIMS.

Justeru, penerbitan manual ini diharapkan dapat menjadi rujukan kepada Pengguna

AIMS yang terlibat. Semoga dengan adanya manual ini, dapat melancarkan

perlaksanaan AIMS seterusnya meningkatkan indek akauntabiliti pengurusan

kewangan Pusat Tanggungjawab.

Sekian, terima kasih.

ALIAS BIN JAPRI

Pengarah

Bahagian Inspektorat & Audit Dalam

ii

iii

Penghargaan

Setinggi-tinggi penghargaan dan terima kasih diberikan kepada Pengarah Bahagian

Inspektorat Dan Audit Dalam (BIAD) yang telah memberikan idea dan bimbingan

serta tunjuk ajar yang jitu bagi menghasilkan Manual Pengguna “Accountability Index

Monitoring System”

Penghargaan khas dan terima kasih juga diberikan kepada Puan Hajah Kamarul’Aini

Binti Awang Ansari dan Cik Shahratul Ida Binti Mohd Shaidan atas sumbangan

dalam menjayakan program AIMS ini.

Penghargaan dan tahniah juga ditujukan kepada semua pegawai dan kakitangan

Unit Audit Kewangan (BIAD) serta Bahagian Teknologi Maklumat yang telah berjaya

memberi sumbangan dan kerjasama dalam pembangunan AIMS dan penyediaan

manual pengguna ini.

Penasihat : Tuan Haji Alias Bin Japri

Pengarah Bahagian Inspektorat Dan Audit Dalam

Ketua Unit : En Putera Bin Sidek

Timbalan Pengarah Bahagian Inspektorat Dan Audit Dalam/

Ketua Unit Audit Kewangan

En Wan Ahmad Muzzammil Arief Bin Wan Mohd Mahidin

Timbalan Pengarah Bahagian Teknologi Maklumat/

Ketua Unit Penyelidikan & Pembangunan Sistem

Ahli : Puan Norfazilah Binti Ahmad

Encik Huzaifah Bin Sidek (BTM)

Encik Wan Mohammad Izzul Bin Wan Adnan

Puan Normala Binti Mohd Yusop

Encik Azman Bin Mohd Shukor

Encik Marwan Bin Mad Zin

Encik Mohd Jeffreen Bin Mohd Khadzri

Encik Mohamed Hani Bin Tajuddin

En Muhammad Amirul Haiqal Bin Roslin

iii

1

1.0 PENGENALAN

1.1 Definisi

AIMS adalah Singkatan bagi ‘Accountability Index Monitoring System’.

Sistem ini berasaskan web yang digunakan untuk melaksanakan

pengauditan pengurusan kewangan PT secara online. Sistem yang

dibangunkan oleh BADSA menggunakan konsep self

assessment. Melalui kaedah "G2G", sistem ini kemudian digunapakai

oleh RISDA dalam memudahkan proses auditan Bahagian Inspektorat

dan Audit Dalam (BIAD) dalam menilai prestasi pengurusan kewangan

Pusat Tanggungjawab (PT).

1.2 Tujuan

Pelaksanaan AIMS adalah untuk meningkatkan kesedaran kepada

Pusat Tanggungjawab (PT) untuk mengesah semula kerja-kerja yang

telah dilaksanakan oleh mereka melalui soalan AIMS yang disediakan.

Proses ini memberi ruang kepada PT untuk melaksanakan pengauditan

sendiri secara dalaman yang menjadikan mereka lebih

bertanggungjawab dan meningkatkan komitmen terhadap tugasan yang

dilaksanakan. Tahap integriti yang tinggi amat diperlukan bagi

menjamin keberkesanan pelaksanaan AIMS.

AIMS

2

1.3 Modul AIMS

Melibatkan lima (5) modul soalan berkaitan dengan auditan kewangan

Pusat Tanggungjawab (PT) iaitu :

1.3.1 Bahagian 1 Kawalan Pengurusan

1.3.2 Bahagian 2 Kawalan Bajet

1.3.3 Bahagian 3 Kawalan Terimaan

1.3.4 Bahagian 4 Kawalan Perbelanjaan

1.3.5 Bahagian 5 Kawalan Pengurusan Aset Alih dan Stor

1.4 Perlaksanaan AIMS

Sistem AIMS ini perlu dijawab oleh Pusat Tanggungjawab (PT)

sepertimana arahan perlaksanaan yang dikeluarkan oleh Pengarah

BIAD mengikut tempoh yang ditetapkan dan boleh dicapai sepanjang

tempoh pelaksanaan audit termasuk hari Sabtu dan Ahad.

1.5 Objektif AIMS

1.5.1 Memastikan PT mematuhi undang-undang dan peraturan

semasa.

1.5.2 Meningkatkan awareness dalam pengurusan kewangan dengan

melaksanakan self audit di PT masing-masing.

1.5.3 Memastikan pengurusan kewangan dan kawalan dalaman PT

berada di tahap cemerlang sepanjang masa.

1.5.4 Membantu RISDA mengurangkan kos pengauditan tetapi

dalam masa yang sama meningkatkan akauntabiliti PT

3

berasaskan pada elemen kepercayaan yang memerlukan sikap

ketelusan dan integriti .

1.5.5 Memastikan RISDA mencapai sasaran Zero Financial

Mismanagement ke arah usaha-usaha membanteras rasuah.

1.5.6 Memastikan RISDA mengekalkan pencapaian Sijil Bersih

Penyata Kewangan RISDA dan mendapatkan 5 star rating bagi

indeks akauntabiliti pengurusan kewangan pada masa akan

datang

1.6 Penarafan, Takrifan Skor dan Bintang

Penarafan Skor dan bintang dbuat bagi memberi RATING PRESTASI

kepada PT. Apabila PT selesai menjawab kesemua soalan dan

disahkan oleh Ketua PT (Pengesah AIMS), sistem akan mengira

markah dan seterusnya memberikan rating prestasi seperti berikut:

SKOR MARKAH

PENARAFAN BINTANG

TAHAP TAFSIRAN

95-100

SANGAT BAIK

Objektif setiap elemen yang dinilai sentiasa dicapai dan memberi impak yang baik.

Pematuhan sepenuhnya kepada undang-undang dan peraturan.

Perlaksanaan melebihi piawaian ditetapkan.

Pengagihan tugas diberi teratur, jelas dan seimbang termasuk pemberian dalam penurunan kuasa sepertimana peraturan.

Kawalan dalaman secara keseluruhannya berkesan dan boleh dicontohi.

Pemantauan/ penyeliaan keseluruhannya berkesan dan boleh dicontohi.

4

SKOR MARKAH

PENARAFAN BINTANG

TAHAP TAFSIRAN

95-100

SANGAT BAIK

Ada melaksanakan inovasi/ pembaharuan bagi meningkatkan kualiti/ produktiviti kerja.

Tiada keperluan untuk ambil tindakan pembetulan

Boleh dijadikan penanda aras bagi Kementerian/ Jabatan dan agensi lain.

Pengagihan tugas diberi dengan teratur, jelas dan seimbang termasuk pemberian /penurunan kuasa sepertimana peraturan

Kawalan dalaman dibuat secara berkesan dan dipatuhi

Pemantauan/ penyeliaan keseluruhannya berkesan dan baik.

Tiada perlu tindakan pembetulan memadai dengan tindakan penambahbaikan.

85-94

SEDERHANA

BAIK

Objektif setiap elemen yang dinilai sentiasa dicapai

Memenuhi keperluan undang-undang dan peraturan yang ditetapkan

Perlaksanaan memenuhi piawaian yang ditetapkan

Pengagihan tugas diberi dengan teratur, jelas dan seimbang termasuk pemberian /penurunan kuasa sepertimana peraturan

Kawalan dalaman dibuat secara berkesan dan dipatuhi.

Pemantauan/ penyeliaan keseluruhannya berkesan dan baik.

Tiada perlu tindakan pembetulan memadai dengan tindakan penambahbaikan.

5

SKOR MARKAH

PENARAFAN BINTANG

TAHAP TAFSIRAN

65-84

BAIK

Objektif setiap elemen yang dinilai sentiasa dicapai.

Memenuhi pematuhan yang sederhana kepada undang-undang dan peraturan.

Perlaksanaan memenuhi piawaian yang ditetapkan.

Pengagihan tugas berada dalam tahap baik dan teratur termasuk pemberian /penurunan kuasa.

Kawalan dalam yang tidak dilaksanakan secara konsisten

Pemantauan/ penyeliaan dibuat terhadap aktiviti utama sahaja

Tindakan susulan, pembetulan perlu diambil oleh Pegawai diberi tanggungjawab

64-41

MEMUASKAN

Sebahagian Objektif dalam elemen yang dinilai tidak dicapai.

Patuh kepada undang-undang dan sebahagian peraturan utama yang ditetapkan.

Perlaksanaan kadangkala memenuhi piawaian ditetapkan.

Pengagihan tugas dan kuasa diberi hanya beberapa elemen sahaja dan tidak dikemaskini.

Kawalan dalam yang tidak dilaksanakan secara konsisten

Pemantauan/ penyeliaan dibuat terhadap aktiviti utama sahaja

Tindakan susulan, pembetulan perlu diambil oleh Pegawai diberi tanggungjawab

6

SKOR MARKAH

PENARAFAN BINTANG

TAHAP TAFSIRAN

40 dan ke bawah

TIDAK MEMUASKAN

Semua atau sebahagian besar objektif elemen yang dinilai tidak dicapai

Tidak mematuhi sebahagian besar daripada undang-undang dan peraturan yang ditetapkan

Pelaksanaan lazimmya tidak memenuhi piawaian yang ditetapkan

Pengagihan tugas dan kuasa diberi tidak teratur dan tidak jelas serta tidak dikemaskini.

Kawalan dalaman utama yang lemah dan tidak/ sebahagian sahaja dilaksanakan menyebabkan keadaan tidak terkawal.

Pemantauan/ penyeliaan hanya sedikit/ tiada atau tidak konsisten terhadap aktiviti utama menyebabkan kerugian/ pembaziran

Tindakan susulan dan pembetulan perlu diambil segera dan dirujuk kepada pengurusan.

7

2.0 MANUAL PENGGUNA AIMS

2.1 Login AIMS

2.1.1 Langkah-langkah Login kepada ‘Accountability Index Monitoring

System’ (AIMS).

Langkah 1 Buka Mozilla Firefox atau Google Chrome terbaru.

Langkah 2 Taip URL Sistem AIMS ke dalam kotak alamat iaitu

http://www2.risda.gov.my/aims ke dalam kotak

alamat dan tekan ENTER. Seterusnya pengguna

akan melihat paparan skrin seperti Rajah 1.1 di

bawah.

Rajah 1.1

Kotak alamat / url

http://www2.risda.gov.my/aims

8

2.2 Pendaftaran Pengguna AIMS

2.2.1 Semakan ID Pengguna perlu dilakukan terlebih dahulu

Langkah 3 Klik butang LOG MASUK dan masukkan ID

PENGGUNA dengan menggunakan No My Kad

dan klik LOG MASUK seperti di Rajah 1.2 untuk

menyemak ID pengguna telah didaftar sebelum ini

atau tidak. Jika tiada Sistem akan memaklum

sepertimana dipaparan dalam Rajah 1.3.

Langkah 4 Sila Klik butang DAFTAR/ KEMASKINI ID DISINI

seperti di Rajah 1.4 dan daftar No. Mykad Klik

SEMAK untuk semakan sekali lagi paparan adalah

sepertimana Rajah 1.5 dan 1.6.

Rajah 1.2

Rajah 1.3

1. Klik disini untuk

Log Masuk.

9

Rajah 1.6

Nota Penting:

2.2.2 PT perlu menyediakan surat kuasa kepada penyedia (Penolong

Akauntan atau individu yang diberi kuasa) dan pengesah (Ketua PT)

yang terlibat dengan AIMS terlebih dahulu dan di tandatangani oleh

Ketua Pusat Tanggungjawab (KPT), seterusnya membuat pendaftaran

dalam sistem dan diemailkan kepada aims.admin@risda.gov.my untuk

mendapatkan makluman kata laluan daripada pihak pentadbir AIMS.

Rajah 1.4

Rajah 1.5

10

Langkah 5 Lengkapkan maklumat seperti di Rajah 1.7 dan Klik

DAFTAR. Pendaftaran berjaya akan terpapar

seperti di Rajah 1.8

Rajah 1.7

Rajah 1.8

* Setelah selesai pendaftaran sila pastikan langkah di perkara 2.2.2

dilaksanakan sepenuhnya.

11

2.3 Login ID Pengguna

2.3.1 Setelah menerima Kata Laluan,

Langkah 6 Masukkan ID PENGGUNA dan KATALALUAN

seterusnya Klik LOG MASUK untuk meneruskan

penggunaan SISTEM AIMS seperti di Rajah 1.4 di

atas.

12

13

3.0 MANUAL PENYEDIA PT

3.1 Menu Utama

3.1.1 Di peringkat Penyedia, terdapat hanya tiga (3) pilihan Menu Utama

yang akan digunakan iaitu RUJUKAN, JAWAB SOALAN dan CETAK

JAWAPAN.

3.1.2 Di menu utama ini juga dipaparkan tempoh untuk Penyedia

melaksanakan sesi menjawab soalan melalui sistem sebelum tahap

capaian masuk ke dalam sistem disekat. Paparan dapat dilihat pada

Rajah 1.9.

Rajah 1.9 Pilihan Menu dan Tempoh menjawab sebelum sistem disekat

Pilihan yang boleh

dicapai oleh penyedia

di PT tiga (3) Menu

Utama

Tempoh Menjawap oleh penyedia

di PT

14

3.1.3 Di pilihan Menu Utama ini terdapat Submenu yang terlibat dengan

penyedia PT seperti dalam jadual dibawah. Paparan dapat dilihat pada

Rajah 1.10.

3.1.4 Submenu yang terlibat dengan penyedia PT adalah :

3.1.4.1 Menu Rujukan

Pekeliling &

peraturan :

Mengandungi Peraturan dan arahan

Pekeliling Yang Berkuatkuasa yang

diterima pakai bagi tujuan auditan atau

rujukan kepada Pusat Tanggungjawab.

Manual

pengguna :

Penyedia PT boleh membuat rujukan

penggunaan sistem di submenu ini

dengan memuat turun manual pengguna

yang disediakan. Di manual ini, penyedia

dapat mengetahui langkah-langkah yang

perlu dilaksanakan sepanjang tempoh

menjawab soalan-soalan.

Cetak Soalan :

Penyedia PT dikehendaki MENCETAK

terlebih dahulu setiap modul soalan untuk

dijadikan rujukan dan permulaan

menjawab.

Sub Menu yang terlibat

dan boleh dicapai oleh

Penyedia di PT

Rajah 1.10

15

Soalan Lazim : Maklumat atau perkara tentang Sistem

Aims.

Senarai

Semak :

Borang sebagai Panduan dan proses

ringkas untuk dicetak oleh Penyedia PT.

3.1.4.2 Menu Jawab Soalan - Jawab Soalan (Bahagian 1 - Bahagian 5).

3.1.4.3 Menu Cetak Jawapan - Menu Cetakan Jawapan boleh dicetak

apabila PEGAWAI PENGESAH telah membuat pengesahan ke

atas semua soalan. Setiap Modul Jawapan yang dicetak adalah

dalam bentuk PDF.

3.2 Cetak Senarai Semak

3.2.1 Borang senarai semak perlu dicetak terlebih dahulu sebelum

sebagai panduan dan proses ringkas oleh Penyedia PT.

Langkah 7 Klik SENARAI SEMAK dalam menu rujukan

untuk di cetak seperti di Rajah 1.11 dan

format seperti di lampiran.

Rajah 1.11

Rajah 1.11 Klik ikon cetak atau muat turun borang senarai

semak

16

3.3 Submenu Cetak Soalan

Langkah 8 Klik CETAK SOALAN dalam menu rujukan bagi setiap

soalan mengikut bahagian-bahagian yang telah ditetapkan

oleh Pihak Auditi. Lima (5) bahagian soalan yang perlu

dicetak adalah dalam bentuk PDF dan modul-modul

tersebut adalah seperti di Rajah 1.12 - 1.14.

Klik ikon PDF untuk cetak

soalan

Rajah 1.12 – Klik Icon PDF untuk cetakan soalan mengikut bahagian

Rajah 1.13

17

* Nota Penting Modul soalan (Bahagian 1 - 5) yang telah dicetak seperti

di langkah Rajah 1.12 hingga 1.14 diagihkan kepada

pegawai yang bertanggungjawab dan dikumpulkan

semula oleh penyedia PT sebelum menjawab dalam

sistem.(Lihat Senarai Semak).

Rajah 1.14 – Cetakan soalan

18

3.4 Menu Jawab Soalan

3.4.1 Langkah 9 Klik JAWAB SOALAN. Pada menu ini penyedia PT

hendaklah menyemak maklumat PT terlebih

dahulu sebelum menjawab soalan seperti paparan

di Rajah 1.15.

3.4.2 Langkah 10 Klik LINK PERATURAN sekiranya merujuk

pekeliling seperti di Rajah 1.16.

Rajah 1.15

Klik link bahagian pekeliling

untuk melihat Peraturan

yang terlibat

Rajah 1.16 – Pautan Peraturan yang diguna

19

3.4.3 Langkah 11 Langkah-langkah menjawab Soalan Sistem AIMS

seperti dibawah

3.4.3.1 Klik menu JAWAB SOALAN. PILIH bahagian 1 seperti di

langkah Rajah 1.17 dan penyedia diharuskan menjawab

semua soalan-soalan yang berkaitan. Penyedia hanya

perlu memilih satu (1) pilihan jawapan sahaja samaada

YA, TIDAK atau TIDAK TERLIBAT.

3.4.3.2 Di setiap bahagian soalan, terdapat senarai bab yang

perlu dijawab oleh penyedia sebelum menjawab bahagian

modul soalan yang seterusnya seperti Rajah 1.18.

3.4.3.3 Penyedia perlu menjawab KESEMUA bab yang ada pada

setiap bahagian soalan sebelum menjawab soalan

bahagian seterusnya. Klik butang SIMPAN untuk ke bab

seterusnya dalam setiap bahagian seperti Rajah 1.19 dan

1.20.

3.4.3.4 Setelah selesai menjawab, penyedia perlu memberitahu

kepada pengesah bahawa jawapan yang telah dibuat

perlu disahkan untuk dihantar ke pihak auditi (BIAD). Ini

kerana Penyedia PT tidak boleh mencetak jawapan

sehingga di sahkan oleh Pengesah PT seperti Rajah 1.21

20

Rajah 1.17 – Senarai Bahagian dan Bab Soalan

Soalan-soalan yang perlu dijawab

oleh penyedia dengan hanya satu

jawapan sahaja bagi setiap

soalan

memilih satu (1) pilihan

jawapan sahaja sama ada

YA, TIDAK atau TIDAK

TERLIBAT.

Klik Link untuk

menjawab soalan

mengikut bahagian

21

Rajah 1.19 – Soalan selesai dijawab

Senarai bab yang perlu

dijawab sebelum ke bahagian

soalan lain

Senarai soalan Bab yang

selesai dijawab

Rajah 1.18

22

3.0 PERINGATAN: Sekiranya pihak penyedia TIDAK MENJAWAB soalan-soalan

atau TIDAK MEMASUKI SISTEM dalam tempoh yang diberi, sistem akan

MENAMATKAN tahap capaian PT seperti Rajah 2.0 berkenaan dan PT

perlulah MENGEMUKAKAN SURAT RAYUAN kepada pihak audit untuk

mendapatkan kebenaran mengakses sistem semula atau MENGEMUKAKAN

SURAT TUNJUK SEBAB kepada Pengarah BIAD.

selesai menjawab

klik simpan

Data telah disimpan

dan klik disini untuk

soalan seterusnya

dijawab

Rajah 1.20 - Paparan setelah jawapan mengikut bab telah disimpan untuk ke bab

seterusnya.

23

Rajah 1.21

24

3.5 Peringatan

Sekiranya pihak penyedia TIDAK MENJAWAB soalan-soalan atau TIDAK

MEMASUKI SISTEM dalam tempoh yang diberi, sistem akan

MENAMATKAN capaian Pusat Tanggungjawab berkenaan seperti di

paparan Rajah 2.1.

3.6 Keluar Dari Sistem

Langkah 11 Kik LOG KELUAR untuk keluar daripada sistem seperti

Rajah 3.1.

Klik link LOG KELUAR untuk

keluar dari sistem

Rajah 2.1 Paparan yang menunjukkan tahap capaian sistem PT telah disekat

sekiranya tidak memasuki sistem dalam tempoh yang telah ditetapkan oleh

pihak audit.

25

26

4.0 MANUAL PENGESAH PT

4.1 Menu Utama

4.1.1 Di Peringkat Pegawai Pengesah, hanya terdapat tiga (3) Menu

Utama yang akan digunakan iaitu RUJUKAN, SEMAK

JAWAPAN dan PENGESAHAN JAWAPAN.

4.1.2 Di menu utama juga dipaparkan tempoh untuk Pegawai

Pengesah melaksanakan sesi pengesahan setiap Bahagian

Modul soalan yang telah dijawab oleh peringkat penyedia di PT

melalui sistem sebelum tahap capaian masuk ke dalam sistem

disekat. Paparan dapat dilihat pada Rajah 4.1.

Pilihan Menu Utama

Yang Boleh Dicapai

Oleh Pengesah Di PT

Tempoh Yang Masih Ada Untuk Membuat

Pengesahan

Rajah 4.1- Menu Utama dan tempoh mengesah Di Peringkat Pegawai

Pengesah di PT

27

4.1.3 Menu Utama ini terdapat beberapa Submenu seperti Rajah 4.2

yang terlibat dengan peringkat Pegawai Pengesah PT iaitu :

4.1.3.1 Menu Rujukan

Makluman :

Mengandungi Peraturan dan arahan

Pekeliling Yang Berkuatkuasa yang diterima

pakai bagi tujuan auditan atau rujukan

kepada Pusat Tanggungjawab.

Manual

pengguna :

Pegawai Pengesah PT boleh membuat

rujukan penggunaan sistem di submenu ini

dengan memuat turun manual pengguna

yang disediakan. Di manual ini, Pegawai

Pengesah PT dapat mengetahui

langkah-langkah yang perlu dilaksanakan

sepanjang tempoh menjawab soalan-soalan.

Cetak

Soalan :

Pegawai Pengesah PT juga boleh

MENCETAK setiap modul soalan untuk

dijadikan rujukan.

Soalan

Lazim : Maklumat atau perkara tentang Sistem Aims.

4.1.3.2 Menu Semak Jawapan :

Pengesah menyemak Jawapan (bahagian 1 - 5).

4.1.3.3 Menu Pengesahan Jawapan :

Untuk Membuat Pengesahan oleh Pegawai Pengesah di

Pusat Tanggungjawab.

28

4.2 Submenu Cetak Soalan

Langkah 12 Klik CETAK SOALAN dalam menu rujukan seperti Rajah

4.3 bagi setiap soalan mengikut bahagian-bahagian yang

telah ditetapkan oleh Pihak Auditi. Lima (5) bahagian

soalan yang perlu dicetak adalah dalam bentuk PDF.

Rajah 4.2 - Menu Utama Di Peringkat Pegawai Pengesah di PT

29

4.3 Menu Semak Jawapan

Langkah 13 Klik SEMAK JAWAPAN dan paparan seperti Rajah 4.4

akan meminta Pegawai Pengesah PT untuk menyemak

maklumat Pusat Tanggungjawab terlebih dahulu sebelum

menyemak soalan yang telah dijawab oleh penyedia PT.

Langkah 14 Klik SEMAK JAWAPAN dan PILIH BAHAGIAN 1 hingga

seterusnya . Pegawai pengesah akan dipaparkan senarai

bab yang belum dijawab serta senarai bab yang

terkandung dalam setiap bahagian seperti Rajah 4.5

Nota : Langkah Objektif utama menu ini adalah untuk melihat semula

jawapan yang telah disediakan oleh Peringkat Penyedia adalah benar dan

tepat sebelum pengesahan dilakukan oleh Peringkat Pegawai Pengesah.

Pegawai Pengesah dapat melihat semua jawapan yang telah dimasukkan

dan juga jawapan atau bab di dalam modul-modul soalan yang masih

belum dijawab atau tertinggal.

Rajah 4.4

30

4.4 Menu Pengesahan

4.4.1 Langkah-langkah sebelum Pegawai Pengesah membuat

pengesahan AIMS adalah seperti dibawah:

4.4.2 Pegawai Pengesah dikehendaki MEMERIKSA semua terlebih

dahulu setiap jawapan yang terdapat di modul soalan seperti di

perkara 2.0.

4.4.3 Pegawai Pengesah boleh melihat senarai bahagian-bahagian

mahupun bab soalan yang masih tidak dijawab di peringkat penyedia

seperti di Rajah 4.5 dan masih berpeluang untuk mengubah jawapan

sebelum pengesahan dilakukan.

4.4.4 Setelah semua jawapan yang disediakan didapati memuaskan, pihak

Pengesah perlu membuat pengesahan di ruang yang disediakan.,

Pegawai Pengesah dikehendaki mengikut Langkah 15 dibawah.

Rajah 4.5 - Paparan senarai bahagian dan bab yang telah dijawab oleh

peringkat Penyedia.

Klik link bahagian untuk

melihat jawapan yang telah

dibuat oleh penyedia

Senarai bab yang belum

dijawab akan dapat dikesan

Contoh jawapan yang telah

disediakan oleh penyedia

31

Langkah 15 KLIK KOTAK yang disediakan untuk melakukan

pengesahan seterusnya KLIK HANTAR seperti

Rajah 4.6.

4.4.5 Setelah selesai menjawab, Paparan seperti Rajah 4.7 memaklumkan pengesahan telah berjaya dilaksanakan.

Langkah 16 Pegawai Pengesah perlu mencetak pengesahan Jawapan. KLIK CETAK JAWAPAN untuk disimpan sebagai rujukan sekiranya pihak Audit (BIAD) membuat pemeriksaan susulan.

Rajah 4.6 – Paparan untuk pengesahan dilakukan.

Rajah 4.7- cetakan selepas pengesahan berjaya dibuat

Rajah 4.6

32

4.5 Peringatan

4.5.1 Setelah semua jawapan yang disediakan didapati memuaskan, pihak

Pengesah perlu membuat pengesahan di ruang yang disediakan.

Apabila pihak Pengesah KLIK butang HANTAR, pihak pengesah

TIDAK DAPAT melakukan SEBARANG PERUBAHAN ke atas

jawapan-jawapan yang telah dibuat seperti di Rajah 5.1.

4.5.2 Sekiranya pihak PENGESAH TIDAK MEMBUAT PENGESAHAN ke

atas jawapan-jawapan tersebut atau TIDAK MEMASUKI SISTEM

dalam tempoh yang diberikan, sistem akan MENAMATKAN tahap

capaian Pusat Tanggungjawab berkenaan seperti di paparan Rajah

5.2. TINDAKAN SURAT AMARAN kepada PT yang gagal menjawap

AIMS akan dikeluarkan Oleh Pengarah BIAD.

Rajah 5.1 – Makluman pegesahan telah dibuat dan tidak boleh dipinda

jawapan

33

4.6 Keluar Dari Sistem

Langkah 17 Klik menu LOG KELUAR setelah selesai membuat

pengesahan atau untuk keluar daripada sistem seperti

Rajah 5.3.

Paparan yang menunjukkan tahap capaian sistem PT telah disekat

sekiranya tidak memasuki sistem dalam tempoh yang telah ditetapkan

oleh pihak audit.

Klik link LOG KELUAR

untuk keluar dari sistem

Rajah 5.3 – Menu keluar dari sistem

Rajah 5.2

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44