1. PENDAHULUAN

1.1. Rekod awam merupakan nadi kepada jentera pentadbiran kerajaan. Ia adalah sumber maklumat dan pengetahuan yang strategik. Fungsi dan peranan sesebuah Jabatan/ Agensi Kerajaan akan lumpuh tanpa pengurusan rekod yang berkesan dan efisien. Rekod awam yang diwujudkandan digunakan semasa menjalankan urusan rasmi adalah dokumen bukti kepada apa yang telah berlaku dan yang telah dilaksanakan. Oleh itu, rekod yang sahih dan lengkap adalah asas kepada akauntabiliti dan integriti sesebuah Jabatan/ Agensi Kerajaan.

1.2. Rekod awam yang telah tamat tindakan atau tidak lagi diperlukan untuk rujukan hendaklah ditutup. Rekod ini hendaklah dibuat pengasingan dan dianggap sebagai rekod tidak aktif. Rekod ini hendaklah disimpan di Jabatan/ Agensi Kerajaan sementara menunggu permohonan pelupusan atau bagi mematuhi tempoh pengekalan yang ditetapkan di dalam Jadual Pelupusan Rekod.

1.3. Pelupusan rekod yang cekap akan membantu Jabatan/ Agensi Kerajaan mengatasi masalah pengurusan, penyimpanan dan penjagaan timbunan rekod yang tidak aktif. Pelupusan rekod yang cekap juga akan mempastikan rekod-rekod yang bernilai kekal atau yang tindakan pelupusannya telah ditetapkan dalam Jadual Pelupusan Rekod sebagai pindah dapat dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia (ANM) dengan segera.

2. TUJUAN

Panduan ini disediakan untuk menjelaskan tatacara :

- Permohonan pemusnahan rekod awam yang dinyatakan dalamJadual Pelupusan Rekod

- Permohonan pelupusan rekod awam yang tidak dinyatakan dalam Jadual Pelupusan Rekod

- Permohonan pemindahan rekod awam ke Arkib NegaraMalaysia

- Penentusahan pemusnahan rekod awam