pejabat timbalan naib canselor no. semakan: 07...

PERKHIDMATAN UTAMA PRASISWAZAH

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/PS/P013

Halaman: 1/7

No. Semakan: 07

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGENDALIAN PELAJAR BERMASALAH

Tarikh: 11/08/2014

Dokumen yang dicetak adalah DOKUMEN TIDAK TERKAWAL’

1.0 TUJUAN

Prosedur ini menerangkan cara menangani pelajar yang bermasalah.

2.0 SKOP

Prosedur ini merangkumi langkah mengenal pasti pelajar yang bermasalah, tindakan

pembetulan dan pemantauan bagi pelajar program pengajian prasiswazah tidak

termasuk Program Asasi Sains Pertanian, Program Pendidikan Jarak Jauh (PJJ) dan

Program Pengajian Mod Eksekutif.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Kod Dokumen Tajuk Dokumen

UPM/PGR/MK/001 Manual Kualiti Universiti Putra Malaysia

- Quality Management Systems – requirements MS ISO 9001:2008

PU/PS/GP003 Garis Panduan Sistem Penasihat

-

Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971, Perlembagaan Universiti Putra Malaysia (Pindaan 2010), Kaedah Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005)

4.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN

AKD : Bahagian Urus Tadbir Akademik BHEP : Bahagian Hal Ehwal Pelajar Ketua PTJ : Dekan Fakulti, Pengarah Pusat Kokurikulum dan Pembangunan Pelajar dan

Pengarah Pusat Pemajuan Kompetensi Bahasa KJ : Ketua Jabatan di Fakulti KPAA : Ketua Pentadbiran (Akademik dan Antarabangsa)



Halaman: 2/7

No. Semakan: 07

No. Isu: 02


Tarikh: 11/08/2014


5.0 TANGGUNGJAWAB TNC (A&A), Ketua PTJ, KPAA dan KBAKD bertanggungjawab memastikan Prosedur

Pengendalian Pelajar Bermasalah ini dilaksanakan.

Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi prosedur ini.

Masalah Akademik

: Gagal dalam peperiksaan, kehadiran dalam aktiviti pengajaran kurang daripada 80%, kesilapan mendaftar kursus, tidak menghadiri ujian/peperiksaan, tidak membuat/menghantar tugasan, PNGK kurang daripada 2.50, ujian kurang daripada 40%/50% (tertakluk kepada markah lulus kursus), tidak menjalankan latihan industri, tidak melengkapkan projek ilmiah tahun akhir, gagal pakej/posting/peperiksaan profesional

Masalah Bukan Akademik

: Masalah kesihatan, kewangan, peribadi, dan sebagainya

PA : Penasihat Akademik pelajar PB : Pelajar bermasalah Pensyarah : Pensyarah yang mengajar kursus berkenaan PK : Penyelaras Kursus PKU : Pusat Kesihatan Universiti Program Pengajian Prasiswazah

: Program Bacelor dan Diploma

PT : Pegawai Tadbir Bahagian Urus Tadbir Akademik PT PTJ : Pegawai Tadbir Pusat Tanggungjawab PT(P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) Bahagian Urus

Tadbir Akademik PT(P/O) PTJ : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) Pusat

Tanggungjawab TDA : Timbalan Dekan (Akademik)/ Timbalan Pengarah yang

menguruskan hal Akademik TNC (A & A) : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) UPM : Universiti Putra Malaysia



Halaman: 3/7

No. Semakan: 07

No. Isu: 02


Tarikh: 11/08/2014


6.0 PROSES TERPERINCI

Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen

Rujukan

PK/Pensyarah/ PA

6.2

Tentukan kategori pelajar PB Akademik dan Bukan Akademik

a) Tentukan kategori PB Akademik dan Bukan Akademik.

b) Jika PB Akademik, ikut langkah 6.3

c) Jika PB Bukan Akademik, ikut langkah 6.10

PK/Pensyarah

PA PK/Pensyarah/

PA

PK/Pensyarah/

PA

PK/Pensyarah

TDA

PK/Pensyarah/ PA

PK/Pensyarah/

PA

6.3

6.4

6.5

Kenal pasti PB Akademik Kenal pasti PB Akademik melalui :

i. Markah ujian <40%/<50% (tertakluk

kepada markah lulus kursus dalam program)

ii. Kehadiran kuliah <80% dibuat pada akhir minggu keduabelas (12)

iii. PNGK <2.50

iv. Lain-lain masalah akademik.

Edar senarai PB kepada PA berkenaan

a) Edarkan senarai PB kepada PA yang berkenaan dan sesalinan kepada TDA PB. (sekiranya masalah berkenaan dikenalpasti oleh PK/Pensyarah)

b) Bentangkan senarai PB dalam Mesyuarat Fakulti untuk makluman dan tindakan.

Bincang dengan PB untuk kenalpasti punca masalah

a) Bincang dengan pelajar untuk mengenalpasti punca masalah yang dihadapi dan beri khidmat nasihat yang bersesuaian. Catitkan ringkasan perbincangan dalam Borang Pengendalian Pelajar Bermasalah atau secara online dalam SMP Modul Sistem Penasihatan Akademik.

b) Jika pelajar tidak datang selepas dipanggil dan

diberi peringatan pelajar dianggap tidak berminat mendapat pertolongan. Catit dalam Borang Pengendalian Pelajar Bermasalah. Ikut langkah 6.12

Borang Pengendalian

Pelajar Bermasalah

(PU/PS/BR05/ PEP)

Borang

Pengendalian Pelajar

Bermasalah (PU/PS/BR05/

PEP)

6.1 Mula

6.2 Tentukan kategori PB Akademik dan Bukan

Akademik

6.3 Kenalpasti PB Akademik

6.4 Edar senarai PB kepada PA berkenaan

6.5 Bincang dengan PB untuk kenalpasti punca

masalah

A



Halaman: 4/7

No. Semakan: 07

No. Isu: 02


Tarikh: 11/08/2014


PK/Pensyarah

PK/Pensyarah

PK/Pensyarah

PT

PK/Pensyarah

Dekan

PK/Pensyarah/

PA

PK/Pensyarah/

PA

PK/Pensyarah/

PA

6.6

6.7

c) Jika kehadiran kuliah pelajar <80%, maklumkan kepada pelajar kesan ketidakhadiran ke kuliah iaitu pelajar adalah dilarang menduduki peperiksaan akhir dan akan diberikan markah sifar. Tindakan yang perlu diambil adalah seperti berikut:

i. Buat semakan statistik kehadiran pelajar selewat-lewatnya pada akhir minggu keduabelas.

ii. Jika didapati kehadiran pelajar <80%,

maklumkan kepada pelajar mengenai peratusan kekurangan kehadiran melalui email/ telefon/surat atau memo pada akhir minggu keduabelas.

iii. Maklumkan kepada pelajar untuk

menyemak peratus kehadiran dengan pensyarah pada minggu keduabelas.

iv. Maklumkan kepada pelajar untuk

mengemukakan rayuan kepada Dekan Fakulti sekiranya mempunyai alasan yang munasabah selewat-lewatnya pada minggu ketigabelas.

v. Maklumkan kepada pelajar dan Bahagian

Urus Tadbir Akademik keputusan rayuan menduduki peperiksaan akhir.

Jalankan tindakan pembetulan

a) Buat tindakan pembetulan seperti;

i) Pelajar berjumpa pensyarah kursus untuk pengajaran tambahan, pelajar berjumpa kaunselor, atau lain-lain yang difikirkan sesuai.

b) Catitkan tindakan yang perlu diambil dalam

Borang Pengendalian Pelajar Masalah.

Jalankan pemantauan dan tindakan susulan a) Jalankan pemantauan dan tindakan susulan

berdasarkan perkara berikut : i. Laporan bertulis daripada pihak dirujuk.

ii. Perbincangan semula dengan pelajar.

Bahagian C –

Sistem Akademik dan

Kuliah (Bab III – Kehadiran ke Kuliah ) Akta

Universiti dan Kolej Universiti

1971 Perlembagaan Universiti Putra

Malaysia (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005)

Laporan

Kehadiran Pelajar – Modul

Pensyarah dalam Sistem SMP

Borang Pengendalian

Pelajar Masalah (PU/PS/BR05/

PEP)

6.6 Jalankan tindakan pembetulan

6.7 Jalankan pemantauan dan tindakan susulan

A

B



Halaman: 5/7

No. Semakan: 07

No. Isu: 02


Tarikh: 11/08/2014


PK/Pensyarah/ PA

PK/Pensyarah/

PA

PK/Pensyarah/ PA

PK/Pensyarah/ PA

PA

KJ

KJ

6.8

6.9

6.10

6.11

b) Catitkan hasil pemantauan dan tindakan susulan dalam Borang Pengendalian Pelajar Bermasalah (PU/PS/BR05/PEP) dan serahkan borang berkenaan kepada TDA.

Tentukan tindakan pembetulan berkesan Tentukan keberkesanan berdasarkan hasil pemantauan pada ujian/semester berikutnya mengikut masalah yang dihadapi oleh pelajar.

Berkesan ?

a) Jika tindakan pembetulan tidak berkesan ikut langkah 6.5.

b) Jika tindakan pembetulan berkesan ikut langkah 6.12.

Kenalpasti PB Bukan Akademik a) Kenalpasti PB bukan akademik berdasarkan

masalah pelajar.

b) Buat perjumpaan dan adakan perbincangan dengan pelajar. Maklumkan hasil perbincangan kepada Ketua PTJ/TDA/Ketua Jabatan/Penyelaras Kursus/Pensyarah yang berkenaan.

Tindakan PTJ berkenaan

a) Minta pelajar rujuk kepada PTJ berpandukan kepada masalah seperti berikut: i. Masalah peribadi rujuk ke Seksyen

Kaunseling Bahagian Hal Ehwal Pelajar

ii. Masalah kesihatan rujuk ke Pusat Kesihatan Universiti.

iii. Masalah kewangan rujuk ke Seksyen

Kebajikan Pelajar Bahagian Hal Ehwal Pelajar

iv. Masalah lain rujuk kepada Ketua PTJ.

b) Rekodkan perbincangan dengan pelajar.

Borang Pengendalian

Pelajar Bermasalah

(PU/PS/BR05/ PEP)

Borang Pengendalian

Pelajar Bermasalah

(PU/PS/BR05/ PEP)

6.10 Kenalpasti PB Bukan Akademik

6.9 Berkesan ?

6.12 Tamat

Tidak

6.11 Tindakan PTJ berkenaan

B

6.8 Tentukan tindakan pembetulan berkesan



Halaman: 6/7

No. Semakan: 07

No. Isu: 02


Tarikh: 11/08/2014


7.0 REKOD KUALITI

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan

Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

1. UPM/600-7/1/1 Pengendalian Pelajar Bermasalah

Borang Pengendalian Pelajar Bermasalah (PU/PS/BRO5/PEP)

Laporan Prestasi Pelajar

Laporan-laporan berkaitan

Surat-surat berkaitan

PT(P/O) PTJ PT PTJ Pusat Dokumen dan Rekod

PTJ

Sehingga pelajar

bergraduat atau tamat pengajian

Ketua PTJ

Rincih

8.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu

No. Semakan

No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan

Disemak

Dilulus/ diluluskan

semula

Tarikh Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama untuk

persijilan TNC (A&A) WP 03/01/2011

02 01 22/2011 Mesyuarat Pengurusan

Akademik 5/2011 TNC (A&A) WP 08/08/2011








Akademik 7/2012 (Khas) TNC (A&A) WP 14/08/2012





Halaman: 7/7

No. Semakan: 07

No. Isu: 02


Tarikh: 11/08/2014




pejabat timbalan naib canselor no. semakan: 07...

Documents